Solutions à distance pour des rétrospectives agiles efficaces

Lors des rétrospectives, les équipes Agile se réunissent pour examiner en coopération leurs performances et identifier les domaines à améliorer lors du prochain sprint. Partie explicite du cadre Scrum, les rétros sont sans aucun doute utiles, mais elles peuvent être inconfortables pour les équipes : les gens n'aiment pas toujours revoir le travail qu'ils viennent de faire, et encore moins évaluer ce travail de manière critique.

L'année et demie écoulée a exacerbé les défis habituels auxquels sont confrontés les chefs d'équipe Agile et les facilitateurs. Alors que les environnements de travail distribués sont devenus la norme, le désengagement et le manque de sécurité psychologique sont devenus des facteurs importants pouvant entraver le succès des rétrospectives.

Savoir quand et comment utiliser certaines fonctionnalités d'un logiciel de visioconférence peut aider les animateurs à rendre les équipes plus sûres et plus motivées. Le résultat? Des rétrospectives à distance qui peuvent être encore plus productives que celles réalisées en présentiel.

Tirez parti des outils pour façonner votre agenda

Même lorsqu'elles sont menées en personne, les rétros qui suivent une formule de réunion unique et ne traitent que de ce qui s'est bien ou mal passé pendant le sprint peuvent amener les gens à vérifier mentalement. La nature routinière des séances rend plus probable que les participants les considèrent comme une corvée et aient du mal à rester engagés. Un programme à la fois bien planifié et suffisamment flexible pour être personnalisé pour les rétros individuels encouragera l'engagement et la collaboration d'équipe.

Commencez une rétrospective à distance en laissant un peu plus de temps aux gens pour discuter que vous ne le feriez pour une réunion en personne. Votre rétrospective à distance se déroule à la fin d'un sprint intense, et les équipes hybrides et distantes n'auront pas partagé les mêmes interactions informelles entre elles que celles qui sont basées dans un bureau. (De plus, les problèmes techniques sont parfois inévitables, donc ces quelques minutes peuvent être un tampon utile en cas de problème.)

Pour maximiser l'engagement, commencez chaque session par une nouvelle activité de team building virtuelle. Cela empêche les rétrospectives de devenir stéréotypées ou prévisibles. Un lieu de réunion numérique rend les activités brise-glace particulièrement faciles, que ce soit via des jeux multijoueurs en ligne ou un simple écran partagé.

Le minimalisme d'un format rétro typique - ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné, ce qui pourrait être amélioré la prochaine fois - laisse aux animateurs beaucoup de place pour la créativité en adaptant la structure simple à un éventail d'activités en ligne. Par exemple, Parabol, une société qui fournit des logiciels pour les équipes distribuées, recommande un jeu de cuirassés agiles pour démontrer la valeur de l'ajustement de la stratégie en réponse aux commentaires précoces et fréquents.

Lorsque vous commencez l'agenda rétro principal, choisissez parmi des outils de collaboration interactifs tels que Miro ou Mural qui permettent aux participants d'écrire sur des notes autocollantes virtuelles et de participer à des activités pratiques. J'ai eu du succès avec une matrice d'apprentissage simple : mettre en place une grille à quatre quadrants : en haut à gauche, un pouce levé pour les choses qui se sont bien passées, en haut à droite, un pouce baissé pour les choses qui ne se sont pas bien passées, en bas laissé une ampoule pour de nouvelles idées, et en bas à droite un trophée d'appréciation, puis laissez l'équipe le remplir avec des notes autocollantes. Le coach Agile basé aux Pays-Bas, Ben Linders, a une boîte à outils utile d'idées si vous avez besoin d'inspiration supplémentaire.

Évitez le jeu du blâme

Pendant les rétros, les membres de l'équipe peuvent se sentir vulnérables et exposés, alors créez un espace de sécurité psychologique. Qu'elle soit lointaine ou non, la rétrospective doit être un lieu où personne ne se sentira puni ou humilié pour des erreurs, des questions ou des opinions.

Familiarisez-vous avec le modèle Tuckman, en particulier lorsque vous guidez des équipes distribuées nouvellement formées. Au début de la « formation », votre équipe est encore en train d'établir la confiance et d'apprendre à gérer les conflits. Votre travail en tant que Scrum Master est de les aider à surmonter la frustration ou la colère qui peuvent s'installer au cours de la deuxième étape, la "tempête", les éloignant des arguments ou de la tentation de blâmer les autres pour les revers. Dans votre rôle de leader-serviteur, vous souhaitez renforcer leur confiance en leurs propres capacités et celles de leurs coéquipiers, en les amenant à l'étape de la « performance », lorsque davantage de tâches peuvent être déléguées et qu'ils peuvent travailler ensemble efficacement avec peu de direction.

Après un sprint particulièrement éprouvant - peut-être un où l'objectif du sprint n'a pas été atteint - les tensions peuvent être élevées. Avec des membres d'équipe dans des environnements disparates, la nature déconnectée du travail à distance peut rendre particulièrement facile le pointage du doigt, mais vous avez des outils à votre disposition pour éviter cela.

Une chose simple que vous pouvez faire est de rappeler à votre équipe la principale directive de Norm Kerth sur les rétrospectives de sprint : « Indépendamment de ce que nous découvrons, nous comprenons et croyons sincèrement que chacun a fait le meilleur travail possible, compte tenu de ce qu'il savait à l'époque, de ses compétences. et capacités, les ressources disponibles et la situation actuelle. Envoyez cette déclaration dans un e-mail avant la rétro, affichez-la sur une diapositive ou lisez-la à haute voix en haut de chaque réunion pour souligner que la rétro est un espace sûr pour analyser et apprendre des travaux récents. Amener les gens à adopter l'état d'esprit de la directive principale demande de la pratique et de la répétition, mais cela en vaudra la peine.

Pour donner un ton positif, demandez à chaque membre ce sur quoi il a aimé travailler et demandez-lui d'afficher des notes autocollantes sur un tableau numérique. Plus tard, lorsque l'équipe s'est installée dans la session, pivotez et posez des questions sur les aspects qui n'ont pas fonctionné. En tant que Scrum Master, c'est un moment où je tombe d'abord sur ma propre épée et exprime quelque chose que j'aurais aimé faire mieux. Cela désamorce les tensions et rend plus sûr pour les autres de faire de même sans reproche.

En outre, ceci est essentiel : n'enregistrez pas la session. Linders recommande d'informer les membres de l'équipe de la règle de Las Vegas : ce qui se passe dans la rétrospective reste dans la rétrospective. L'enregistrement de la session peut amener les participants à craindre que des personnes extérieures aient une visibilité sur les débats de la réunion. Prendre des notes méticuleuses pourrait avoir le même effet, si les membres de l'équipe s'inquiètent de savoir qui peut y avoir accès. Le but d'une rétro est de proposer une ou deux choses à corriger lors du prochain sprint. Ainsi, les seules choses écrites et conservées devraient être ces idées ou ces solutions.

Soyez flexible quant à l'utilisation de l'appareil photo

La fatigue du zoom est devenue un effet secondaire répandu pour l'ère COVID-19. Les chercheurs de l'Université de Stanford ont détaillé quatre raisons pour lesquelles les chats vidéo sont physiquement et mentalement épuisants :

• Contact visuel rapproché excessif
• Affichage persistant de soi à l'écran
• mobilité réduite
• Augmentation de la charge cognitive

Atténuez cet épuisement pendant les rétros en donnant aux membres de votre équipe des options en ce qui concerne la façon dont vous utilisez le temps passé devant la caméra. N'oubliez pas que toutes les réunions sont passées au virtuel, pas seulement vos rétros. S'attendre à des performances optimales devant la caméra pendant des heures par jour sur plusieurs tâches peut augmenter la pression et conduire au ressentiment. Laissez chaque membre de l'équipe décider du niveau d'interaction avec lequel il est à l'aise. Si les gens n'ont pas envie d'être filmés pendant toute la durée de la réunion, ne forcez pas le problème. Laissez-les éteindre leur caméra jusqu'à ce que ce soit leur tour de parler.

Alternativement, vous pouvez conseiller aux participants de retirer leurs vidéos du plein écran, de désactiver leur fenêtre d'auto-affichage ou de s'éloigner physiquement de l'écran périodiquement et de simplement écouter. Même dans ce cas, ils peuvent toujours ne pas vouloir être devant la caméra lorsqu'ils parlent.

N'oubliez pas que le but d'une rétrospective est d'améliorer les performances de l'équipe, pas de maintenir tout le monde dans un format rigide mais arbitraire. Un peu de flexibilité visant à augmenter le confort de chacun peut créer un environnement où les membres de l'équipe sont plus engagés et plus productifs.

Utiliser les salles de sous-commission

Lors de l'exécution d'une rétro dans une salle physique, il est difficile (voire impossible) de fournir du temps loin de l'ensemble du groupe. Il est tout aussi difficile de rendre compte de la diversité des personnalités parmi les membres du groupe. En ligne, cependant, les salles de sous-commission et les discussions privées (Zoom, Webex et d'autres en ont tous) sont l'un des outils les plus puissants d'un Scrum Master pour favoriser la discussion dans des unités plus petites.

Les salles de sous-commission sont robustes et relativement faciles à mettre en place, mais pour les utiliser efficacement, vous devez avoir une bonne idée de qui sont les introvertis et comment mélanger et assortir les membres de l'équipe. Les introvertis se sentent souvent vulnérables en partageant leurs opinions, ce qui peut être un obstacle à la création d'échanges significatifs. Divisez l'équipe en modules de deux personnes et demandez-leur de discuter du sprint en dehors du contexte d'un groupe plus large. Dans cet environnement, les membres timides de l'équipe parleront plus librement. Ensuite, invitez une personne de chaque module à présenter ses réflexions à l'équipe. Alternativement, ils peuvent partager les résultats de leur discussion avec vous en privé et vous pouvez afficher les résultats à l'écran, de manière anonyme, si cela est justifié.

En tant que Scrum Master, vous devez toujours rechercher une participation totale. Un membre de l'équipe particulièrement grégaire peut dominer, involontairement ou non, une réunion de groupe. Les salles de sous-commission, les fonctions de chat et les commentaires anonymes ou les annotations d'écran peuvent garantir que la voix de chacun est entendue. Au fur et à mesure que l'équipe continuera à travailler ensemble, la confiance grandira et vous pourrez organiser ces sessions comme un seul grand groupe.

Transformez la télécommande à votre avantage

Les approches Scrum traditionnelles ont été conçues à une époque où les logiciels de visioconférence n'étaient pas technologiquement réalisables et certainement pas dans l'utilisation courante que nous voyons aujourd'hui. L'intégration de cette technologie dans vos rétrospectives nécessitera de l'innovation et de l'expérimentation - certaines méthodes fonctionneront mieux pour votre équipe que d'autres. Ici, la transparence est essentielle, alors faites savoir à votre équipe que vous essayez de nouvelles façons de garder une collaboration intéressante et de renforcer la confiance.

Le développement sur un calendrier de sprint serré est un exploit intrinsèquement stressant, et une partie de votre efficacité en tant que facilitateur d'équipe dépend de votre capacité à éliminer les facteurs de stress du processus lorsque cela est possible. Au milieu de la pandémie de COVID-19, il peut être tentant de considérer les réunions à distance comme une solution de contournement temporaire sur le chemin du retour au bureau. Mais que vos équipes soient entièrement distribuées, hybrides ou sur site, une bonne stratégie de rétrospective à distance peut aider à créer une session fluide et productive où tous les membres de l'équipe se sentent en sécurité et engagés, et les résultats qu'ils produisent sont peut-être encore plus précieux que s'ils se rencontraient en personne.