เคล็ดลับ Skype สำหรับทีมระยะไกล

Toptal มีวัฒนธรรมระยะไกลที่แข็งแกร่ง พูดน้อย เพื่อให้ทันกัน เราจำเป็นต้องมีเครื่องมือเพื่อให้สมาชิกในทีมมีข้อมูลตรงกัน ซึ่งเราสามารถเข้าถึงบุคคลอื่นได้ตลอดเวลาที่แจ้งให้ทราบ

เมื่อเราเริ่มต้นใช้งาน ย้อนกลับไปในปี 2010 เด็กเจ๋งๆ อย่าง Slack ไม่ได้อยู่ใกล้ๆ ดังนั้นทางเลือกที่เป็นธรรมชาติคือ Skype แม้ว่าเราจะนำ Slack เป็นแพลตฟอร์มชุมชนหลักไปแล้ว เราก็ยังคงใช้ Skype เป็นช่องทางการสื่อสารหลักของเราในทีมหลักของ Toptal

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา Skype เติบโตขึ้นอย่างมาก และได้กลายเป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่สามารถใช้ได้บนอุปกรณ์ทุกเครื่องของคุณพร้อมกัน ซิงค์การแชทระหว่างพวกเขา และให้วิธีง่ายๆ ในการโทรและแบ่งปันหน้าจอ แม้จะมีความแปลก แต่ก็เป็นเครื่องมือที่เราใช้ประโยชน์ทุกวันสำหรับการดำเนินงานภายในของเรา

ในฐานะผู้ใช้ Skype จำนวนมาก มีบางสิ่งที่เราสังเกตเห็นที่อาจไม่ชัดเจนสำหรับทุกคน ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีที่คุณและทีมระยะไกลสามารถใช้ประโยชน์จาก Skype ได้อย่างเต็มที่

มีเวอร์ชั่นเว็บแล้ว!

ใช่ มันอยู่ในรุ่นเบต้า แต่ใช้งานได้ดีสำหรับการแชทอยู่แล้ว ไคลเอ็นต์เบราว์เซอร์ Skype คือ web.skype.com ให้ฟังก์ชันการทำงานหลักของ Skype แก่คุณโดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปแบบสแตนด์อโลน บางคนรายงานว่าใช้งานได้เฉพาะในสหรัฐอเมริกาและแคนาดา แต่ที่ Toptal เราใช้โดยไม่มีปัญหาใดๆ จากอเมริกาใต้ ยุโรป และบางส่วนของเอเชีย หากคุณติดตั้งปลั๊กอินเฉพาะเบราว์เซอร์ คุณยังสามารถโทรผ่านเบราว์เซอร์ของคุณได้

เวอร์ชันเว็บเป็นตัวเลือกที่ช่วยประหยัดเวลาได้ดี ทำให้ใช้งาน Skype ได้ง่าย แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ที่คอมพิวเตอร์หลักก็ตาม ตัวอย่างเช่น หากการสนทนาทางโทรศัพท์มีขนาดใหญ่พอที่จะต้องใช้แป้นพิมพ์ คุณสามารถเข้าสู่ระบบจากคอมพิวเตอร์ที่ใกล้ที่สุดเพื่อพูดคุยได้

การแชทเป็นกลุ่มสร้างฐานบ้านที่สมบูรณ์แบบสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกลของคุณ

ด้วยสมาชิกในทีมหลักหลายร้อยคน เป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำทุกอย่างหากเราพูดคุยกันในห้องสนทนาเดียวกัน การแชทเป็นกลุ่มแยกกันทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบสมาชิกในทีมและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

แชทกลุ่มตั้งค่าได้ง่าย เพียงสร้างการสนทนาใหม่ เพิ่มสมาชิกในทีม และตั้งชื่อกลุ่มที่ชัดเจนและง่ายต่อการจดจำ การแชทเป็นกลุ่มสามารถทำหน้าที่เป็นจุดนัดพบส่วนกลางสำหรับทีมของคุณ ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถซิงค์กัน จัดการโทรแบบกลุ่ม และสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล การแชทเป็นกลุ่มที่มีการจัดการที่ดีจะคงอยู่ตลอดไป หลายกลุ่มที่เราสร้างขึ้นเมื่อเราเริ่ม Toptal ยังคงใช้ทุกวัน

สถาปัตยกรรมบนคลาวด์ใหม่ของ Skype ทำให้บทบาทของกลุ่มง่ายขึ้นเหลือเพียงสอง: ผู้ ดูแลระบบ และ ลำโพง ผู้พูดมีสิทธิ์มาตรฐาน เช่น การโพสต์ข้อความและการเข้าร่วมการโทร ในขณะที่ผู้ดูแลระบบสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้ เช่น เตะคนออกจากกลุ่ม

แชทกลุ่มสามารถปรับเปลี่ยนตามความต้องการของทีมได้

การเพิ่มกลุ่ม Skype ล่าสุดทำให้คุณสามารถสร้างลิงก์ที่ไม่ซ้ำกันเพื่อแชร์กับผู้อื่น โดยเพิ่มลงในกลุ่มเมื่อพวกเขาไปที่ลิงก์ ซึ่งจะช่วยให้เพื่อนร่วมทีมของคุณอยู่ในที่เดียวกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถรวมลิงก์ในเอกสารการปฐมนิเทศส่วนกลางสำหรับทีม เพื่อให้สมาชิกใหม่ในทีมสามารถค้นหาได้ง่าย ในการสร้างและเปิดใช้งานลิงก์ คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบของกลุ่ม และสามารถใช้คำสั่งข้อความ (“/get uri”) หรือเข้าถึงได้จากโปรไฟล์กลุ่ม (คลิกที่ไอคอนกลุ่ม)

คุณลักษณะใหม่และมีประโยชน์อีกอย่างของกลุ่มคือความสามารถในการควบคุมว่าใครสามารถดูประวัติการแชทได้บ้าง เมื่อเปิดใช้งานการตั้งค่านี้ ผู้ที่เข้าร่วมหลังจากการสนทนาได้เริ่มต้นไปแล้วสามารถย้อนกลับและติดตามสิ่งที่ได้พูดคุยไปแล้ว ทำให้ง่ายต่อการติดตาม

Skype สำหรับ iOS เคยเป็นฝันร้าย แต่ไม่ใช่อีกต่อไป

ฉันใช้ Skype ย้อนกลับไปเมื่อ iPhone รุ่นแรกออกมา และมันมาไกลมากตั้งแต่นั้นมา เวอร์ชันเก่าแทบใช้งานไม่ได้ ทำลายอายุการใช้งานแบตเตอรี่ ในขณะที่ให้ประสิทธิภาพที่ช้าจนแทบหยุดหายใจ และขาดฟังก์ชันพื้นฐานมากมาย เช่น การค้นหาผู้ติดต่อ อย่างไรก็ตาม การปรับปรุงครั้งใหญ่ของทั้ง Skype และ iOS ได้ทำให้ปัญหาเหล่านี้กลายเป็นอดีตไปแล้ว และด้วยแบตเตอรี่ที่ใหญ่เท่ากับแบตเตอรี่ใน iPhone 6 Plus คุณจึงสามารถใช้งานได้ตลอดทั้งวันโดยไม่มีปัญหาใดๆ

เป็นเวลานาน ที่การปรับปรุงเหล่านี้ไม่เคยมาถึงเวอร์ชันของ iPad เลย ซึ่งทำให้ฉันต้องคลั่งไคล้เพราะแป้นพิมพ์ iPad บวกเป็นฟอร์มแฟคเตอร์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้เร่ร่อนทางดิจิทัล ฉันสามารถพกติดตัวไปและทำงานให้เสร็จลุล่วงได้เมื่อใช้ IM กับทีม ทำงานใน Google เอกสาร และอีเมล เพื่อความโล่งใจของฉัน สิ่งที่ดีที่สุดของ Skype ในที่สุดก็มาถึง iPad ด้วยการเปิดตัว Skype 6 เวอร์ชันล่าสุดนี้ เวอร์ชันนี้ปรับปรุงอินเทอร์เฟซ iOS ให้ใกล้เคียงกับแอป iOS มาตรฐานมากขึ้น และทำให้ไคลเอ็นต์ iPad เป็นเวอร์ชันล่าสุด ทำให้ใช้งานได้ใหม่และใช้งานได้ . ขณะนี้การค้นหาใช้ได้กับกลุ่ม ผู้ใช้ และเนื้อหาการแชทของคุณ

คำสั่งข้อความช่วยให้คุณวางนิ้วไว้บนแป้นพิมพ์ได้

ผู้ใช้ Skype หลายคนยังไม่รู้จักคุณลักษณะนี้ แม้แต่ผู้ที่ใช้เป็นประจำ หากคุณพิมพ์ “/help” ลงในแชท คุณจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งที่คุณสามารถเรียกใช้เพื่อทำให้การแชทดียิ่งขึ้น (อย่ากังวล คำสั่งเหล่านี้จะไม่เผยแพร่ไปยังกลุ่มเมื่อคุณเข้าสู่กลุ่ม) ต่อไปนี้คือบางส่วนที่เป็นประโยชน์:

• /topic groupname - ให้คุณเปลี่ยนชื่อกลุ่มเพื่อให้ง่ายและมีประโยชน์
• /get admins - จะแสดงให้คุณเห็นว่าใครมีบทบาทผู้ดูแลระบบสำหรับกลุ่มนั้นๆ
• /setrole skypename admin - หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบสำหรับกลุ่ม คุณสามารถกำหนดให้คนอื่นเป็นผู้ดูแลระบบได้เช่นกัน
• s/ oldword / newword / - นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแก้ไขข้อผิดพลาดเล็กน้อยในสิ่งที่คุณเพิ่งเขียน โดยพื้นฐานแล้ว คุณสามารถแก้ไขคำในข้อความล่าสุดได้โดยใช้รูปแบบ s/ oldword / newword / (นี่คือสิ่งที่ฉันหาไม่เจอในเอกสารของ Skype ฉันค้นพบโดยบังเอิญเมื่อนานมาแล้ว ตอนที่ฉันทำงานใน Vim และพิมพ์ลงใน Skype โดยไม่ได้ตั้งใจ! ดูเหมือนว่าจะใช้งานไม่ได้ในเวอร์ชันมือถือ แต่ใช้งานได้ บน Skype สำหรับ Mac)

มีคำสั่งอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งคุณสามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่

คุณสามารถเข้าร่วมการโทรแบบกลุ่มได้ตลอดเวลา

นี่ไม่ใช่คุณลักษณะใหม่ล่าสุด แต่มีประโยชน์อย่างยิ่ง หากมีการโทรอยู่และคุณไม่ได้เข้าร่วมในตอนแรกด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณสามารถทำได้ในภายหลัง โปรดทราบว่าหากคุณเพิ่งเริ่มต้น Skype จะใช้เวลาสองสามวินาทีหลังจากที่คุณเข้าสู่ระบบเพื่อซิงค์สถานะกลุ่มอย่างถูกต้องและพิจารณาว่ามีการโทรที่เข้าร่วมได้อย่างต่อเนื่อง อย่าเพิ่งรีบคลิกปุ่มโทรของกลุ่มที่คุณรู้ว่ามีการโทรอยู่ นี้อาจเริ่มต้นการโทรใหม่และทำให้ทุกคนสับสน เพียงรอให้ปุ่มโทรกลายเป็นปุ่มเข้าร่วม

Skype สามารถเป็นหมายเลขโทรศัพท์หลักของคุณได้ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน

Skype มีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมมากมายที่ให้คุณใช้งานได้เหมือนโทรศัพท์ทั่วไป ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนในโลก:

ด้วยหมายเลข Skype คุณสามารถเลือกหมายเลขโทรศัพท์ท้องถิ่นในกว่า 20 ประเทศ และการโทรไปที่หมายเลขนี้จะส่งตรงไปยังบัญชี Skype ของคุณ ซึ่งช่วยให้ครอบครัว เพื่อน หรือลูกค้าในพื้นที่สามารถเข้าถึงคุณได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าคุณจะเดินทางไปที่ใด

และหากคุณกำลังเดินทางหรืออยู่นอกระยะการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร คุณสามารถตั้งค่าบัญชีของคุณสำหรับการส่งต่อ Skype ไปยังหมายเลขโทรศัพท์มือถือของคุณ เมื่อคุณออฟไลน์หรือไม่รับสายเรียกเข้าบน Skype พวกเขาจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังมือถือของคุณโดยอัตโนมัติ!

บริการทั้งสองมีค่าธรรมเนียมเล็กน้อย แต่ราคาสมเหตุสมผลและควรเหมาะสมกับงบประมาณธุรกิจ ฉันเก็บหมายเลข Skype ในเมืองพาโลอัลโต แคลิฟอร์เนีย เพื่อให้ลูกค้า Toptal และสมาชิกในทีมหลักในสหรัฐอเมริกาสามารถติดต่อฉันได้อย่างง่ายดาย เมื่อฉันเดินทางไปต่างประเทศ ฉันเพียงแค่ใส่ซิมการ์ดในโทรศัพท์ของฉัน และตั้งค่าการส่งต่อ Skype ไปยังหมายเลขนั้น โว้ว! ฉันสามารถติดต่อได้ตลอดเวลาไม่ว่าฉันจะอยู่ที่ไหน คุ้มกว่าจ่ายค่าโทรต่างประเทศแน่นอน!

คุณสามารถโทรพร้อมกันบนอุปกรณ์ต่างๆ ได้

ถ้าคุณยุ่งเหมือนฉัน งานนี้ยอดเยี่ยมมาก หากคุณเริ่มการโทรแบบกลุ่มแล้วและต้องการออกไปอีกสองสามนาทีเพื่อโทรออกอีกครั้ง คุณสามารถทำการโทรต่อไปในอุปกรณ์หลักของคุณ และใช้โทรศัพท์หรืออุปกรณ์ที่เปิดใช้งาน Skype อื่นๆ เพื่อโทรครั้งที่สอง นี่เป็นสิ่งที่ดี เนื่องจากตัวเลือกอื่นของคุณคือ ฆ่าการโทรแบบกลุ่ม และให้ทุกคนเริ่มการโทรใหม่โดยไม่มีคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการเชื่อมต่อที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นโฮสต์ของการโทรแบบกลุ่ม

Skype กำลังเปลี่ยนจาก P2P เป็นสถาปัตยกรรมเครือข่ายบนคลาวด์ แต่ถ้าคุณโฮสต์การโทรแบบกลุ่ม คุณภาพของการเชื่อมต่อโฮสต์ก็ยังมีความสำคัญ หากการเชื่อมต่อโฮสต์ไม่เหมาะ คุณภาพการโทรจะไม่ดีสำหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมด หากโฮสต์มีการเชื่อมต่อที่มั่นคง คุณภาพการโทรจะดีสำหรับทุกคน และเฉพาะผู้ที่มีปัญหาในการเชื่อมต่อเท่านั้นที่อาจมีคุณภาพไม่ดี

การปิดเสียงตัวเองเป็นกุญแจสำคัญสำหรับคุณภาพการโทร

อันนี้ง่าย ถ้าคุณไม่พูด ให้ปิดเสียงตัวเอง

ในตอนแรกอาจรู้สึกว่าคุณกำลังจะเสียเวลาโต้ตอบกับผู้อื่นและทำให้การโทรรู้สึกผิดธรรมชาติ แต่ต้องใช้เวลาฝึกฝนเพียงเล็กน้อยจึงจะรู้ว่านี่ไม่ใช่ปัญหาใหญ่ คุณสามารถมีส่วนร่วมในคุณภาพการโทรได้ด้วยวิธีนี้ เนื่องจากเสียงพื้นหลังของคุณอาจทำให้คุณภาพการโทรแย่มาก และป้องกันไม่ให้ผู้อื่นพูดหรือได้ยินสิ่งที่กำลังพูด นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการโทรแบบกลุ่ม และอย่าคิดว่าคนอื่นจะไม่รู้ว่าเป็นคุณ! Skype สำหรับ Mac และ Windows จะแสดงให้ชัดเจนว่าใครกำลัง "พูด" หรือส่งเสียงดังที่สุด ดังนั้นทุกคนจะรู้ว่าคุณกำลังพยายามล้างจานขณะที่คุณพูดผ่าน Skype

หากคุณใช้เดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อป ฮอตคีย์ Push to Talk (PTT) ของ Skype เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการกับสิ่งนี้ ปิดเสียงตัวเองเมื่อเริ่มการโทร จากนั้น เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการพูด ให้กดคีย์ลัดค้างไว้ ในขณะที่คุณกดปุ่มค้างไว้ ตัวบ่งชี้บนหน้าจอของคุณจะส่งสัญญาณว่าคุณไม่ได้ปิดเสียงอีกต่อไป บน Mac การกดแป้น PTT คือ [control]+[option]+[command]+[up arrow] บน Windows คุณสามารถเปิดใช้งานและกำหนดค่าปุ่มลัดได้โดยทำตามคำแนะนำเหล่านี้

หากคุณใช้มือถือ เราขอแนะนำให้คุณใช้หูฟังเพื่อให้คุณสามารถเปิดและปิดการปิดเสียงของหูฟังได้อย่างรวดเร็วระหว่างการโทร

ความคิดสุดท้าย

Skype เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่พัฒนาจากแอปพลิเคชัน VOIP ธรรมดาไปสู่เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้ทีมที่อยู่ห่างไกลสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นและซิงค์กัน ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา เรามีโอกาสมากมายที่จะทดสอบขีดจำกัดของ Skype และพบว่าเป็นบริการที่เชื่อถือได้ที่เราวางใจได้ Skype มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ตามระบบนิเวศอินเทอร์เน็ตที่เปลี่ยนแปลงไป

Skype นั้นยอดเยี่ยมสำหรับ Toptal หากคุณกำลังทำงานในทีมแบบกระจาย เราขอแนะนำให้คุณทำให้เป็นส่วนสำคัญในองค์กรของคุณ