Советы по Skype для удаленных команд

У Toptal, мягко говоря, сильная удаленная культура. Чтобы идти в ногу друг с другом, нам нужен инструмент для синхронизации членов команды, где мы можем связаться с любым другим человеком в любой момент.

Когда мы только начинали, в 2010 году, таких крутых ребят, как Slack, не было рядом, поэтому естественным выбором был Skype. Хотя с тех пор мы приняли Slack в качестве нашей основной платформы сообщества, мы по-прежнему используем Skype в качестве основного канала связи между основной командой Toptal.

За прошедшие годы Skype значительно вырос и стал универсальным инструментом, который можно использовать на всех ваших устройствах одновременно, синхронизируя чат между ними и предоставляя простой способ звонить и делиться экранами. Несмотря на свои особенности, это инструмент, который мы используем каждый день для наших внутренних операций.

Как активные пользователи Skype, мы заметили несколько вещей, которые могут быть непонятны всем. Вот несколько советов о том, как вы и ваша удаленная команда можете максимально эффективно использовать Skype.

Есть веб-версия!

Да, это бета-версия, но уже достаточно хорошо работает для чата. Браузерный клиент Skype, web.skype.com, предоставляет основные функции Skype без необходимости установки отдельного приложения. Некоторые люди сообщают, что он будет работать только в США и Канаде, но мы в Toptal без проблем используем его в Южной Америке, Европе и некоторых частях Азии. Если вы установите подключаемый модуль для браузера, вы даже сможете совершать звонки через браузер.

Веб-версия — отличный способ сэкономить время, упрощая использование Skype, даже если вы находитесь вдали от основного компьютера. Например, если разговор на вашем телефоне становится достаточно большим, чтобы потребовать клавиатуру, вы можете войти в систему с ближайшего доступного компьютера, чтобы поговорить.

Групповые чаты — идеальная база для вашей удаленной команды.

С сотнями основных членов команды было бы невозможно что-либо сделать, если бы мы все разговаривали в одном чате. Отдельные групповые чаты позволяют легко организовывать членов нашей команды и эффективно сотрудничать.

Групповые чаты легко настроить; просто создайте новую беседу, добавьте членов команды и дайте группе понятное и легко запоминающееся имя. Групповой чат может служить центральным местом встречи для вашей команды, позволяя членам команды синхронизироваться друг с другом, проводить групповые звонки и эффективно и результативно общаться. Хорошо управляемый групповой чат может жить вечно. Многие из групп, которые мы создали при запуске Toptal, до сих пор используются ежедневно.

Новая облачная архитектура Skype упростила групповые роли до двух: администратора и спикера . Спикер имеет стандартные разрешения, такие как публикация сообщений и участие в звонках, в то время как администратор может делать такие вещи, как удаление людей из группы.

Групповые чаты можно настроить под нужды вашей команды.

Недавнее дополнение к группам Skype позволяет создавать уникальные ссылки, которыми можно поделиться с другими, добавляя их в группу, когда они переходят по ссылке. Это помогает собрать всех ваших товарищей по команде в одном месте. Вы можете, например, включить ссылку на центральный ориентировочный документ для команды, чтобы новые члены команды могли легко его найти. Чтобы создать и активировать ссылку, вы должны быть администратором группы и можете либо использовать текстовые команды («/get uri»), либо получить доступ к ней из профиля группы (нажмите на значок группы).

Еще одна новая и полезная функция групп — возможность контролировать, кто может видеть историю чата. Когда этот параметр включен, те, кто присоединяются после того, как беседа уже началась, могут вернуться и наверстать упущенное, что уже обсуждалось, что упрощает ввод в курс дела.

Skype для iOS раньше был кошмаром, но теперь это не так.

Я использовал Skype еще тогда, когда вышла первая версия iPhone, и с тех пор он прошел долгий путь. Старые версии были практически непригодны для использования, наносили ущерб заряду батареи, при этом обеспечивали мучительно низкую производительность и отсутствовали многие фундаментальные функции, такие как поиск контактов. Тем не менее, значительные улучшения в Skype и iOS сделали эти проблемы делом прошлого, и с батареей такой же большой, как у iPhone 6 Plus, вы можете без проблем работать весь день.

Долгое время эти улучшения не доходили до версии для iPad, что сводило меня с ума, поскольку клавиатура iPad-plus — отличный форм-фактор для цифрового кочевника. Я могу носить его с собой и выполнять большую часть работы, когда речь идет об обмене мгновенными сообщениями с моей командой, работе с документами Google и электронной почте. К моему облегчению, лучшее, что есть в Skype, наконец-то добралось до iPad с недавним запуском Skype 6. В этой версии улучшен интерфейс iOS, чтобы он стал ближе к интерфейсу стандартных приложений iOS, и был обновлен клиент iPad, что сделало его свежим и удобным в использовании. . Поиск теперь работает по группам, пользователям и содержимому ваших чатов.

Текстовые команды позволяют держать пальцы на клавиатуре.

Эта функция до сих пор неизвестна многим пользователям Skype, даже тем, кто пользуется ею регулярно. Если вы наберете «/help» в чате, вы получите информацию о командах, которые вы можете использовать, чтобы сделать чат еще лучше (не волнуйтесь, эти команды не транслируются группе, когда вы их вводите). Вот несколько полезных:

• / topic имя группы — это позволяет вам изменить название группы, чтобы сделать его простым и полезным.
• /get admins — это покажет вам, у кого есть роль администратора для конкретной группы.
• /setrole skypename admin — если вы являетесь администратором группы, вы также можете сделать администратором кого-то другого.
• s/ oldword / newword / — это отличный способ быстро исправить мелкие опечатки в том, что вы только что написали. По сути, вы можете отредактировать слово вашего последнего сообщения, используя формат s/ oldword / newword /. (Это то, что я даже не смог найти в документации Skype. Я обнаружил его случайно давным-давно, когда работал в Vim и по ошибке набрал в Skype! Похоже, что это не работает в мобильных версиях, но работает) в Скайпе для Mac.)

Есть еще много команд, о которых вы можете прочитать здесь.

Вы можете присоединиться к групповому вызову в любое время.

Это не самая новая функция, но она особенно полезна. Если вызов идет, а вы по какой-то причине не присоединились изначально, вы можете сделать это позже. Имейте в виду, что если вы только запускаете Skype, потребуется несколько секунд после входа в систему, чтобы должным образом синхронизировать статусы группы и определить, есть ли текущий вызов, к которому можно присоединиться. Не делайте все триггеры счастливым нажатием кнопки вызова группы, в которой, как вы знаете, продолжается вызов; это может начать новый вызов и запутать всех. Просто подождите, пока кнопка «Позвонить» станет кнопкой «Присоединиться».

Skype может быть вашим основным номером телефона независимо от того, где вы находитесь.

Skype обладает целым набором замечательных функций, которые позволяют использовать его как обычный телефон, где бы вы ни находились:

С номером Skype вы можете выбрать местный номер телефона в более чем 20 странах, и звонки на этот номер будут поступать прямо на вашу учетную запись Skype. Это позволяет местной семье, друзьям или клиентам легко связаться с вами, где бы вы ни находились.

А если вы находитесь в пути или находитесь вне зоны действия стабильного интернет-соединения, вы можете настроить свою учетную запись для переадресации Skype на свой номер мобильного телефона. Когда вы не в сети или не отвечаете на входящие звонки в Skype, они будут автоматически перенаправлены на ваш мобильный телефон!

Обе услуги предоставляются с небольшими сборами, но цены разумны и легко вписываются в бюджет бизнеса. У меня есть номер Skype в Пало-Альто, штат Калифорния, чтобы клиенты Toptal и члены основной команды в США могли легко связаться со мной. Когда я путешествую по другим странам, я просто вставляю в свой телефон местную SIM-карту и настраиваю Skype Forwarding на этот номер. Вуаля! Со мной можно связаться в любое время, независимо от того, где я нахожусь. Это определенно лучше, чем платить за международные звонки!

Вы можете совершать одновременные звонки на разных устройствах.

Если вы так же заняты, как и я, это потрясающе. Если вы начали групповой вызов и вам нужно отлучиться на несколько минут, чтобы сделать еще один вызов, вы можете просто продолжить вызов на своем основном устройстве и использовать свой телефон или другое устройство с поддержкой Skype, чтобы сделать второй вызов. Это хорошо, так как другим вариантом может быть завершение группового вызова и повторение вызова всеми остальными без вас.

Убедитесь, что у вас хорошее соединение, особенно если вы являетесь организатором группового звонка.

Skype переходит от P2P к облачной сетевой архитектуре, но если вы проводите групповой вызов, качество соединения с хостом по-прежнему важно. Если соединение с хостом не идеальное, качество связи будет плохим для всех участников. Если у хоста стабильное соединение, качество связи будет хорошим для всех, и плохое качество может быть только у человека, у которого есть проблемы с соединением.

Отключение звука — ключ к качеству звонков

Это просто. Если вы не говорите, отключите звук.

Поначалу может показаться, что вы потеряете время, отвечая другим, и сделаете звонок неестественным, но достаточно немного попрактиковаться, чтобы понять, что это не большая проблема. Таким образом, вы действительно можете внести свой вклад в качество звонка, поскольку ваш фоновый шум может сделать качество звонка ужасным и помешать другим говорить или слышать, что говорят. Это особенно важно при групповых звонках. И не думайте, что люди не узнают, что это были вы! Skype для Mac и Windows четко покажет, кто «говорит» или производит больше всего шума, поэтому все будут знать, что вы пытаетесь помыть посуду во время разговора по Skype.

Если вы работаете на настольном компьютере или ноутбуке, горячая клавиша Skype «Нажми и говори» (PTT) — отличный способ справиться с этим. Отключите звук, когда начнется звонок. Затем, когда вы хотите говорить, просто удерживайте комбинации горячих клавиш. Пока вы удерживаете клавиши, индикатор на экране сигнализирует о том, что звук больше не отключен. На Mac комбинация клавиш PTT: [control]+[option]+[command]+[стрелка вверх] . В Windows горячую клавишу можно включить и настроить, следуя этим инструкциям.

Если вы пользуетесь мобильным телефоном, я рекомендую вам использовать наушники, чтобы вы могли быстро включать и выключать звук в наушниках во время разговора.

Последние мысли

Skype — отличный инструмент, который превратился из простого приложения VOIP в надежный инструмент для совместной работы, который позволяет удаленным командам беспрепятственно работать вместе и синхронизироваться. За последние пять с лишним лет у нас было достаточно возможностей протестировать возможности Skype и убедиться, что это надежный сервис, на который мы можем положиться. Skype постоянно совершенствуется, следуя за меняющейся интернет-экосистемой.

Skype был превосходен для Toptal. Если вы работаете в распределенной команде, я настоятельно рекомендую сделать ее неотъемлемой частью вашей организации.