Sfaturi Skype pentru echipele de la distanță

Toptal are o cultură puternică la distanță, cel puțin. Pentru a ține pasul unul cu celălalt, avem nevoie de un instrument care să îi mențină sincronizați pe membrii echipei, unde putem contacta orice altă persoană în orice moment.

Când am început, în 2010, copii cool precum Slack nu erau prin preajmă, așa că alegerea naturală a fost Skype. Deși de atunci am adoptat Slack ca platformă comună principală, încă folosim Skype ca principal canal de comunicare printre echipa de bază a Toptal.

De-a lungul anilor, Skype a crescut foarte mult și a devenit un instrument versatil care poate fi folosit pe toate dispozitivele dvs. simultan, sincronizând chat-ul între ele și oferind o modalitate simplă de a apela și de a partaja ecrane. În ciuda particularităților sale, este un instrument pe care îl folosim în fiecare zi pentru operațiunile noastre interne.

În calitate de utilizatori mari Skype, există câteva lucruri pe care le-am observat care ar putea să nu fie clare pentru toată lumea. Iată câteva sfaturi despre cum tu și echipa ta de la distanță poți profita la maximum de Skype.

Există o versiune web!

Da, este în versiune beta, dar funcționează deja destul de bine pentru chat. Clientul browser Skype, web.skype.com, vă oferă funcționalitatea de bază a Skype fără a fi nevoie să instalați o aplicație autonomă. Unii oameni au raportat că ar funcționa numai pentru SUA și Canada, dar la Toptal îl folosim fără probleme din America de Sud, Europa și părți ale Asiei. Dacă instalați pluginul specific browserului, puteți chiar să primiți apeluri prin browser.

Versiunea web este o opțiune excelentă de economisire a timpului, ușurând utilizarea Skype chiar și atunci când sunteți departe de computerul principal. De exemplu, dacă o conversație pe telefon devine suficient de mare pentru a solicita o tastatură, vă puteți conecta de la cel mai apropiat computer disponibil pentru a vorbi.

Conversațiile de grup reprezintă baza perfectă pentru echipa ta de la distanță.

Cu sute de membri ai echipei de bază, ar fi imposibil să facem ceva dacă am vorbi cu toții în aceeași cameră de chat. Chaturile de grup separate facilitează organizarea membrilor echipei noastre și colaborarea eficientă.

Chaturile de grup sunt ușor de configurat; pur și simplu creați o conversație nouă, adăugați membrii echipei și dați grupului un nume clar și ușor de reținut. Chatul de grup poate servi drept punct central de întâlnire pentru echipa ta, permițând membrilor echipei să se sincronizeze între ei, să țină apeluri de grup și să comunice eficient și eficient. Un chat de grup bine gestionat poate trăi pentru totdeauna. Multe dintre grupurile pe care le-am creat când am început Toptal sunt încă folosite zilnic.

Noua arhitectură bazată pe cloud a Skype a simplificat rolurile de grup la doar două: Admin și Speaker . Un vorbitor are permisiunile standard, cum ar fi postarea de mesaje și participarea la apeluri, în timp ce un administrator poate face lucruri cum ar fi să dea afară persoane din grup.

Chaturile de grup pot fi adaptate la nevoile echipei tale.

O adăugare recentă la grupurile Skype vă permite să creați un link unic pentru a fi partajat cu alții, adăugându-le la grup atunci când accesează linkul. Acest lucru vă ajută să-i aduceți pe toți colegii de echipă în același loc. Puteți, de exemplu, să includeți linkul într-un document central de orientare pentru echipă, astfel încât noii membri ai echipei să îl găsească cu ușurință. Pentru a crea și a activa linkul, trebuie să fiți un administrator al grupului și puteți fie să utilizați comenzi text („/get uri”), fie să îl accesați din profilul grupului (faceți clic pe pictograma grupului).

O altă caracteristică nouă și utilă a grupurilor este capacitatea de a controla cine poate vedea istoricul chat-urilor. Când această setare este activată, cei care se alătură după ce conversația a început deja se pot întoarce și pot ajunge la curent cu ceea ce s-a discutat deja, facilitând trecerea la curent.

Skype pentru iOS era un coșmar, dar nu mai este.

Am folosit Skype cu mult timp în urmă, când a apărut prima versiune pentru iPhone și a parcurs un drum lung de atunci. Versiunile mai vechi erau abia utilizabile, făcând ravagii asupra duratei de viață a bateriei, oferind în același timp performanțe extrem de lente și lipsind o mulțime de funcționalități fundamentale, cum ar fi căutarea de contacte. Cu toate acestea, îmbunătățirile majore atât la Skype, cât și la iOS au făcut ca aceste probleme să treacă din trecut și, cu o baterie la fel de mare ca cea de pe iPhone 6 Plus, o poți menține să funcționeze toată ziua fără probleme.

Multă vreme, aceste îmbunătățiri nu au ajuns niciodată la versiunea iPad, ceea ce m-a înnebunit deoarece tastatura iPad-plus este un factor de formă grozav pentru un nomad digital. Pot să-l duc și să fac o bună parte de lucru atunci când vine vorba de mesaje instant cu echipa mea, de lucru la Documente Google și de e-mail. Spre ușurarea mea, cele mai bune din Skype au ajuns în sfârșit pe iPad odată cu lansarea recentă a Skype 6. Această versiune a îmbunătățit interfața iOS pentru a fi mai aproape de cea a aplicațiilor standard iOS și a adus la zi clientul iPad, făcându-l proaspăt și utilizabil. . Căutarea funcționează acum în grupuri, utilizatori și conținutul chat-urilor dvs.

Comenzile text vă permit să țineți degetele pe tastatură.

Această caracteristică este încă necunoscută pentru mulți utilizatori Skype, chiar și pentru cei care o folosesc în mod regulat. Dacă tastați „/help” într-un chat, veți obține informații despre comenzile pe care le puteți rula pentru a face chatul și mai bun (nu vă faceți griji, aceste comenzi nu sunt transmise grupului atunci când le introduceți). Iată câteva utile:

• /topic groupname - Acest lucru vă permite să schimbați numele grupului pentru a-l face simplu și util.
• /get admins - Acest lucru vă va arăta cine are rolul de administrator pentru grupul respectiv.
• /setrole skypename admin - Dacă sunteți administrator pentru un grup, puteți face și pe altcineva administrator.
• s/ oldword / newword / - Aceasta este o modalitate excelentă de a remedia rapid greșelile minore din ceva ce tocmai ai scris. În esență, puteți edita un cuvânt din cel mai recent mesaj folosind formatul s/ oldword / newword /. (Acesta este unul pe care nici măcar nu l-am putut găsi în documentația Skype. L-am descoperit întâmplător cu mult timp în urmă, când lucram în Vim și am tastat din greșeală în Skype! Nu pare să funcționeze pe versiunile mobile, dar funcționează pe Skype pentru Mac.)

Există multe alte comenzi, despre care puteți citi mai multe aici.

Vă puteți alătura oricând la un apel de grup.

Aceasta nu este cea mai nouă caracteristică, dar este deosebit de utilă. Dacă un apel este în curs și nu v-ați alăturat inițial din orice motiv, puteți face acest lucru mai târziu. Rețineți că, dacă tocmai porniți Skype, va dura câteva secunde după ce vă autentificați pentru a sincroniza corect stările grupului și a determina că există un apel care poate fi alăturat în curs. Nu declanșați cu bucurie făcând clic pe butonul de apel al unui grup despre care știți că are un apel în curs; acest lucru ar putea începe un nou apel și ar putea deruta pe toată lumea. Așteptați doar ca butonul de apelare să devină butonul de alăturare.

Skype poate fi numărul tău de telefon principal, indiferent de locul în care te afli.

Skype are o suită întreagă de funcții extraordinare care vă permit să-l utilizați la fel ca un telefon obișnuit, indiferent unde vă aflați în lume:

Cu un număr Skype, poți alege un număr de telefon local în mai mult de 20 de țări, iar apelurile către acest număr vor fi direct în contul tău Skype. Acest lucru permite familiei, prietenilor sau clienților locali să vă ajungă cu ușurință, indiferent unde călătoriți.

Și dacă sunteți în mișcare sau în afara razei unei conexiuni stabile la internet, vă puteți configura contul pentru redirecționarea Skype către numărul dvs. de telefon mobil. Când sunteți offline sau nu răspundeți la apelurile primite pe Skype, acestea vor fi redirecționate automat către mobil!

Ambele servicii vin cu taxe mici, dar prețurile sunt rezonabile și ar trebui să se încadreze cu ușurință într-un buget de afaceri. Păstrez un număr Skype în Palo Alto, California, astfel încât clienții Toptal și membrii echipei de bază din SUA să mă poată contacta cu ușurință. Când călătoresc în alte țări, pur și simplu pun o cartelă SIM locală în telefon și configurez Skype Forwarding la acel număr. Voila! Pot fi contactat oricând, indiferent unde mă aflu. Cu siguranță este mai bine să plătești pentru apeluri internaționale!

Puteți efectua apeluri simultane pe diferite dispozitive.

Dacă ești la fel de ocupat ca mine, acesta este grozav. Dacă ați început un apel de grup și trebuie să plecați câteva minute pentru a efectua un alt apel, puteți pur și simplu să păstrați apelul pe dispozitivul dvs. principal și să utilizați telefonul sau alt dispozitiv compatibil Skype pentru a efectua al doilea apel. Acest lucru este bun, deoarece cealaltă opțiune ar fi să omorâți apelul de grup și să îi lăsați pe toți ceilalți să repornească apelul fără dvs.

Asigurați-vă că aveți o conexiune bună, mai ales dacă sunteți gazda unui apel de grup.

Skype se schimbă de la arhitectura de rețea P2P la cea bazată pe cloud, dar dacă găzduiești un apel de grup, calitatea conexiunii gazdă este încă importantă. Dacă conexiunea gazdă nu este ideală, calitatea apelului va fi proastă pentru toți participanții. Dacă gazda are o conexiune solidă, calitatea apelului va fi bună pentru toată lumea și numai persoana care are probleme de conexiune ar putea avea o calitate proastă.

Dezactivarea sunetului este cheia pentru calitatea apelurilor

Acesta este simplu. Dacă nu vorbiți, opriți-vă.

La început s-ar putea să simți că vei pierde timpul când răspunzi altora și vei face apelul să pară nefiresc, dar este nevoie doar de puțină practică pentru a realiza că nu este o problemă mare. Puteți contribui cu adevărat la calitatea apelului în acest fel, deoarece zgomotul dvs. de fundal poate face ca calitatea apelului să fie groaznică și poate împiedica pe alții să vorbească sau să audă ceea ce se spune. Acest lucru este deosebit de important pentru apelurile de grup. Și să nu crezi că oamenii nu vor ști că ești tu! Skype pentru Mac și Windows va arăta în mod clar cine „vorbește” sau care face cel mai mult zgomot, astfel încât toată lumea să știe că încercați să spălați vasele în timp ce vorbiți pe Skype.

Dacă sunteți pe un desktop sau laptop, tasta rapidă Push to Talk (PTT) de la Skype este o modalitate excelentă de a gestiona acest lucru. Dezactivați sunetul când începe apelul. Apoi, ori de câte ori doriți să vorbiți, țineți apăsat combinațiile de taste rapide. În timp ce țineți apăsate tastele, un indicator de pe ecran vă semnalează că nu mai sunteți dezactivat. Pe Mac, combinația de taste ASV este [control]+[opțiune]+[comandă]+[săgeată sus] . Pe Windows, tasta rapidă poate fi activată și configurată urmând aceste instrucțiuni.

Dacă sunteți pe mobil, vă recomand să folosiți căști, astfel încât să puteți activa și dezactiva rapid sunetul căștilor în timpul apelului.

Gânduri finale

Skype este un instrument grozav care a evoluat de la o simplă aplicație VOIP într-un instrument robust de colaborare care permite echipelor de la distanță să lucreze împreună și să rămână sincronizate. În ultimii peste cinci ani, am avut o oportunitate suficientă de a testa limitele Skype și de a găsi că este un serviciu de încredere pe care ne putem baza. Skype se îmbunătățește constant, ținând pasul cu ecosistemul internet în schimbare.

Skype a fost excelent pentru Toptal. Dacă lucrați într-o echipă distribuită, vă recomand să o faceți parte integrantă a organizației dumneavoastră.