Wskazówki dotyczące Skype'a dla zespołów zdalnych

Toptal ma co najmniej silną kulturę zdalną. Aby nadążyć za sobą, potrzebujemy narzędzia do synchronizacji członków zespołu, dzięki któremu możemy w każdej chwili skontaktować się z każdą inną osobą.

Kiedy zaczynaliśmy, w 2010 roku, fajnych dzieciaków, takich jak Slack, nie było w pobliżu, więc naturalnym wyborem był Skype. Chociaż od tego czasu przyjęliśmy Slacka jako naszą podstawową platformę społecznościową, nadal używamy Skype jako głównego kanału komunikacji wśród podstawowego zespołu Toptal.

Z biegiem lat Skype bardzo się rozwinął i stał się wszechstronnym narzędziem, którego można używać na wszystkich urządzeniach jednocześnie, synchronizując między nimi czat i zapewniając prosty sposób dzwonienia i udostępniania ekranów. Pomimo swoich dziwactw jest to narzędzie, z którego codziennie korzystamy w naszych wewnętrznych operacjach.

Jako użytkownicy Skype'a zauważyliśmy kilka rzeczy, które mogą nie być dla wszystkich jasne. Oto kilka wskazówek, jak Ty i Twój zdalny zespół możecie w pełni wykorzystać Skype'a.

Dostępna jest wersja internetowa!

Tak, jest w wersji beta, ale już działa całkiem dobrze na czacie. Klient przeglądarki Skype, web.skype.com, zapewnia podstawową funkcjonalność Skype bez konieczności instalowania samodzielnej aplikacji. Niektórzy twierdzą, że działa tylko w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie, ale w Toptal używamy go bez żadnych problemów z Ameryki Południowej, Europy i części Azji. Jeśli zainstalujesz wtyczkę specyficzną dla przeglądarki, możesz nawet wykonywać połączenia za pośrednictwem przeglądarki.

Wersja internetowa to świetna opcja oszczędzania czasu, ułatwiająca korzystanie ze Skype'a nawet wtedy, gdy jesteś z dala od głównego komputera. Na przykład, jeśli rozmowa w telefonie jest na tyle duża, że ​​wymaga użycia klawiatury, możesz zalogować się z najbliższego dostępnego komputera, aby porozmawiać.

Czaty grupowe stanowią idealną bazę dla Twojego zdalnego zespołu.

Mając setki członków podstawowego zespołu, nie dałoby się nic zrobić, gdybyśmy wszyscy rozmawiali na tym samym czacie. Oddzielne czaty grupowe ułatwiają organizowanie członków naszego zespołu i efektywną współpracę.

Czaty grupowe są łatwe do skonfigurowania; po prostu utwórz nową rozmowę, dodaj członków zespołu i nadaj grupie nazwę, która jest jasna i łatwa do zapamiętania. Czat grupowy może służyć jako centralne miejsce spotkań zespołu, umożliwiając członkom zespołu synchronizację ze sobą, prowadzenie rozmów grupowych oraz skuteczną i wydajną komunikację. Dobrze zarządzany czat grupowy może żyć wiecznie. Wiele grup, które stworzyliśmy, kiedy zakładaliśmy Toptal, jest nadal używanych codziennie.

Nowa, oparta na chmurze architektura Skype'a uprościła role grupowe tylko do dwóch: administratora i mówcy . Prelegent ma standardowe uprawnienia, takie jak publikowanie wiadomości i uczestniczenie w rozmowach, podczas gdy administrator może robić takie rzeczy, jak wyrzucanie osób z grupy.

Czaty grupowe można dostosować do potrzeb Twojego zespołu.

Niedawny dodatek do grup Skype umożliwia tworzenie unikalnego łącza, które można udostępniać innym, dodając je do grupy, gdy odwiedzają łącze. Dzięki temu wszyscy twoi koledzy z drużyny znajdują się w tym samym miejscu. Możesz na przykład umieścić link w centralnym dokumencie orientacyjnym dla zespołu, aby nowi członkowie zespołu mogli go łatwo znaleźć. Aby utworzyć i włączyć łącze, musisz być administratorem grupy i możesz używać poleceń tekstowych („/get uri”) lub uzyskać do niego dostęp z profilu grupy (kliknij ikonę grupy).

Kolejną nową i przydatną funkcją grup jest możliwość kontrolowania, kto może zobaczyć historię czatów. Gdy to ustawienie jest włączone, osoby, które dołączają po rozpoczęciu rozmowy, mogą wrócić i nadrobić to, co już zostało omówione, co ułatwia szybkie rozpoczęcie rozmowy.

Skype na iOS był kiedyś koszmarem, ale już nie.

Korzystałem ze Skype'a dawno temu, kiedy pojawiła się pierwsza wersja iPhone'a i od tego czasu przeszłam długą drogę. Starsze wersje były ledwo nadające się do użytku, siejąc spustoszenie w czasie pracy na baterii, zapewniając jednocześnie niesamowicie niską wydajność i brak wielu podstawowych funkcji, takich jak wyszukiwanie kontaktów. Jednak znaczące ulepszenia zarówno Skype'a, jak i iOS sprawiły, że te problemy należą już do przeszłości, a dzięki baterii tak dużej, jak w iPhone'ie 6 Plus, możesz ją uruchomić przez cały dzień bez żadnych problemów.

Przez długi czas te ulepszenia nigdy nie dotarły do ​​wersji na iPada, co doprowadzało mnie do szaleństwa, ponieważ klawiatura iPad-plus jest świetnym rozwiązaniem dla cyfrowego nomady. Mogę nosić go ze sobą i wykonać sporo pracy, jeśli chodzi o wiadomości błyskawiczne z moim zespołem, pracę nad Dokumentami Google i pocztę e-mail. Ku mojej uldze, to, co najlepsze w Skype, w końcu dotarło do iPada wraz z niedawnym uruchomieniem Skype 6. Ta wersja poprawiła interfejs iOS, aby był bliższy standardowym aplikacjom na iOS, i zaktualizowała klienta iPada, czyniąc go świeżym i użytecznym . Wyszukiwanie działa teraz w grupach, użytkownikach i treści Twoich czatów.

Polecenia tekstowe pozwalają trzymać palce na klawiaturze.

Ta funkcja jest wciąż nieznana wielu użytkownikom Skype, nawet tym, którzy używają jej regularnie. Jeśli wpiszesz „/help” na czacie, otrzymasz informacje o poleceniach, które możesz uruchomić, aby czat był jeszcze lepszy (nie martw się, te polecenia nie są wysyłane do grupy po ich wprowadzeniu). Oto kilka pomocnych:

• /topic nazwa_grupy — pozwala zmienić nazwę grupy, aby była prosta i użyteczna.
• /get admins — pokaże ci, kto pełni rolę administratora w danej grupie.
• /setrole skypename admin - Jeśli jesteś administratorem grupy, możesz też nadać uprawnienia komuś innemu.
• s/ oldword / newword / - Jest to świetny sposób na szybkie poprawianie drobnych literówek w właśnie napisanym tekście. Zasadniczo możesz edytować słowo swojej ostatniej wiadomości, używając formatu s/ stare słowo / nowe słowo /. (Tego nie mogłem nawet znaleźć w dokumentacji Skype'a. Odkryłem go przez przypadek dawno temu, kiedy pracowałem w Vimie i przez pomyłkę wpisałem do Skype'a! Wygląda na to, że nie działa na wersjach mobilnych, ale działa na Skype dla Mac.)

Polecenia jest znacznie więcej, o których więcej możesz przeczytać tutaj.

W każdej chwili możesz dołączyć do rozmowy grupowej.

Nie jest to najnowsza funkcja, ale jest szczególnie przydatna. Jeśli trwa połączenie i z jakiegoś powodu początkowo nie dołączyłeś, możesz to zrobić później. Pamiętaj, że jeśli dopiero uruchamiasz Skype, prawidłowa synchronizacja stanów grup i ustalenie, że trwa połączenie, do którego można dołączyć, zajmie kilka sekund po zalogowaniu. Nie idź na całość, klikając przycisk połączenia w grupie, o której wiesz, że trwa rozmowa; może to rozpocząć nowe połączenie i zmylić wszystkich. Poczekaj, aż przycisk Zadzwoń stanie się przyciskiem Dołącz.

Skype może być Twoim głównym numerem telefonu niezależnie od tego, gdzie jesteś.

Skype ma cały zestaw niesamowitych funkcji, które pozwalają używać go jak zwykłego telefonu, bez względu na to, gdzie jesteś:

Dzięki numerowi Skype możesz wybrać lokalny numer telefonu w ponad 20 krajach, a połączenia z tym numerem będą trafiać bezpośrednio na Twoje konto Skype. Dzięki temu lokalna rodzina, przyjaciele lub klienci mogą łatwo dotrzeć do Ciebie, bez względu na to, dokąd podróżujesz.

A jeśli jesteś w ruchu lub jesteś poza zasięgiem stabilnego połączenia internetowego, możesz skonfigurować konto do przekazywania Skype na swój numer telefonu komórkowego. Gdy jesteś offline lub nie odbierasz połączeń przychodzących przez Skype, zostaną one automatycznie przekierowane na Twój telefon komórkowy!

Obie usługi wiążą się z niewielkimi opłatami, ale ceny są rozsądne i powinny z łatwością zmieścić się w budżecie biznesowym. Posiadam numer Skype w Palo Alto w Kalifornii, aby klienci Toptal i członkowie głównego zespołu w USA mogli łatwo się ze mną skontaktować. Kiedy podróżuję do innych krajów, po prostu wkładam lokalną kartę SIM do telefonu i konfiguruję przekazywanie Skype na ten numer. Voila! Można się ze mną skontaktować w każdej chwili, bez względu na to, gdzie się znajduję. To z pewnością bije na głowę płacenie za połączenia międzynarodowe!

Możesz prowadzić jednoczesne rozmowy na różnych urządzeniach.

Jeśli jesteś tak zajęty jak ja, ten jest wspaniały. Jeśli rozpoczęłeś rozmowę grupową i musisz uciec na kilka minut, aby wykonać kolejną rozmowę, możesz po prostu kontynuować rozmowę na głównym urządzeniu i użyć telefonu lub innego urządzenia obsługującego Skype, aby wykonać drugie połączenie. To dobrze, ponieważ inną opcją byłoby zakończenie połączenia grupowego i ponowne rozpoczęcie połączenia bez Ciebie.

Upewnij się, że masz dobre połączenie, zwłaszcza jeśli jesteś gospodarzem połączenia grupowego.

Skype zmienia architekturę sieciową z P2P na opartą na chmurze, ale jeśli prowadzisz rozmowę grupową, jakość połączenia hosta jest nadal ważna. Jeśli połączenie hosta nie jest idealne, jakość połączenia będzie zła dla wszystkich uczestników. Jeśli host ma solidne połączenie, jakość połączenia będzie dobra dla wszystkich i tylko osoba mająca problemy z połączeniem może mieć złą jakość.

Wyciszanie siebie jest kluczem do jakości połączeń

Ten jest prosty. Jeśli nie mówisz, wycisz się.

Na początku może się wydawać, że tracisz czas, odpowiadając innym i sprawiając, że telefon wydaje się nienaturalny, ale wystarczy trochę praktyki, aby zdać sobie sprawę, że nie jest to duży problem. W ten sposób możesz naprawdę przyczynić się do poprawy jakości połączenia, ponieważ hałas w tle może pogorszyć jakość połączenia i uniemożliwić innym mówienie lub słyszenie tego, co się mówi. Jest to szczególnie ważne w przypadku połączeń grupowych. I nie myśl, że ludzie nie będą wiedzieć, że to ty! Skype dla komputerów Mac i Windows wyraźnie pokaże, kto „mówi” lub robi najwięcej hałasu, dzięki czemu wszyscy będą wiedzieć, że próbujesz zmywać naczynia podczas rozmowy przez Skype.

Jeśli korzystasz z komputera stacjonarnego lub laptopa, klawisz skrótu Skype'a Push to Talk (PTT) jest świetnym sposobem na poradzenie sobie z tym. Wycisz się po rozpoczęciu połączenia. Następnie, gdy chcesz mówić, przytrzymaj kombinację klawiszy skrótu. Gdy przytrzymujesz klawisze, wskaźnik na ekranie sygnalizuje, że nie jesteś już wyciszony. Na Macu kombinacja klawiszy NIM to [control]+[option]+[command]+[strzałka w górę] . W systemie Windows klawisz skrótu można włączyć i skonfigurować, postępując zgodnie z tymi instrukcjami.

Jeśli korzystasz z telefonu komórkowego, polecam używać słuchawek, dzięki czemu możesz szybko włączać i wyłączać wyciszenie słuchawek podczas rozmowy.

Końcowe przemyślenia

Skype to świetne narzędzie, które ewoluowało od prostej aplikacji VOIP do solidnego narzędzia do współpracy, które umożliwia zdalnym zespołom bezproblemową współpracę i synchronizację. W ciągu ostatnich pięciu lat mieliśmy wiele okazji, aby przetestować ograniczenia Skype i przekonać się, że jest to usługa, na którą możemy liczyć. Skype stale się rozwija, nadążając za zmieniającym się ekosystemem internetowym.

Skype był doskonały dla Toptal. Jeśli pracujesz w zespole rozproszonym, gorąco polecam uczynienie go integralną częścią Twojej organizacji.