Kiat Skype untuk Tim Jarak Jauh

Toptal memiliki budaya terpencil yang kuat, untuk sedikitnya. Untuk mengikuti satu sama lain, kita memerlukan alat untuk menjaga agar anggota tim tetap sinkron, di mana kita dapat menjangkau orang lain kapan saja.

Ketika kami memulai, pada tahun 2010, anak-anak keren seperti Slack tidak ada, jadi pilihan yang wajar adalah Skype. Meskipun kami telah mengadopsi Slack sebagai platform komunitas utama kami, kami masih menggunakan Skype sebagai saluran komunikasi utama kami di antara tim inti Toptal.

Selama bertahun-tahun, Skype telah berkembang pesat, dan telah menjadi alat serbaguna yang dapat digunakan di semua perangkat Anda sekaligus, menyinkronkan obrolan di antara mereka, dan menyediakan cara sederhana untuk menelepon dan berbagi layar. Terlepas dari keunikannya, ini adalah alat yang kami manfaatkan setiap hari untuk operasi internal kami.

Sebagai pengguna berat Skype, ada beberapa hal yang kami perhatikan yang mungkin tidak jelas bagi semua orang. Berikut adalah beberapa tips tentang bagaimana Anda dan tim jarak jauh Anda bisa mendapatkan hasil maksimal dari Skype.

Ada versi webnya!

Ya, ini dalam versi beta, tetapi sudah berfungsi dengan baik untuk mengobrol. Klien browser Skype, web.skype.com, memberi Anda fungsionalitas inti Skype tanpa perlu menginstal aplikasi mandiri. Beberapa orang telah melaporkan itu hanya akan bekerja untuk AS dan Kanada, tetapi di Toptal kami menggunakannya tanpa masalah dari Amerika Selatan, Eropa, dan sebagian Asia. Jika Anda menginstal plugin khusus browser, Anda bahkan dapat melakukan panggilan melalui browser Anda.

Versi web adalah opsi hemat waktu yang tepat, membuatnya mudah untuk menggunakan Skype bahkan saat Anda jauh dari komputer utama. Misalnya, jika percakapan di ponsel Anda cukup besar untuk membutuhkan keyboard, Anda dapat masuk dari komputer terdekat yang tersedia untuk berbicara.

Obrolan grup membuat basis rumah yang sempurna untuk tim jarak jauh Anda.

Dengan ratusan anggota tim inti, tidak mungkin menyelesaikan apa pun jika kita semua berbicara di ruang obrolan yang sama. Obrolan grup terpisah memudahkan untuk mengatur anggota tim kami dan berkolaborasi secara efektif.

Obrolan grup mudah diatur; cukup buat percakapan baru, tambahkan anggota tim, dan beri nama grup yang jelas dan mudah diingat. Obrolan grup dapat berfungsi sebagai titik pertemuan utama untuk tim Anda, memungkinkan anggota tim untuk saling menyinkronkan, mengadakan panggilan grup, dan berkomunikasi secara efektif dan efisien. Obrolan grup yang dikelola dengan baik dapat berlangsung selamanya. Banyak grup yang kami buat saat kami memulai Toptal masih digunakan setiap hari.

Arsitektur baru Skype yang berbasis cloud telah menyederhanakan peran grup menjadi hanya dua: Admin dan Speaker . Pembicara memiliki izin standar, seperti memposting pesan dan berpartisipasi dalam panggilan, sementara Admin dapat melakukan hal-hal seperti mengeluarkan orang dari grup.

Obrolan grup dapat disesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.

Penambahan terbaru ke grup Skype memungkinkan Anda membuat tautan unik untuk dibagikan dengan orang lain, menambahkan mereka ke grup saat mereka mengunjungi tautan tersebut. Ini membantu mendapatkan rekan tim Anda semua di tempat yang sama. Anda dapat, misalnya, menyertakan tautan pada dokumen orientasi pusat untuk tim, sehingga anggota tim baru dapat menemukannya dengan mudah. Untuk membuat dan mengaktifkan tautan, Anda harus menjadi admin grup, dan dapat menggunakan perintah teks (“/get uri”), atau mengaksesnya dari profil grup (klik ikon grup).

Fitur grup baru dan berguna lainnya adalah kemampuan untuk mengontrol siapa yang dapat melihat riwayat obrolan. Saat pengaturan ini diaktifkan, mereka yang bergabung setelah percakapan dimulai dapat kembali dan mengikuti apa yang telah dibahas, sehingga memudahkan untuk mendapatkan kecepatan.

Skype untuk iOS dulunya adalah mimpi buruk, tetapi sekarang tidak lagi.

Saya menggunakan Skype sejak versi iPhone pertama keluar, dan itu telah berjalan jauh sejak saat itu. Versi yang lebih lama hampir tidak dapat digunakan, mendatangkan malapetaka pada masa pakai baterai, sementara memberikan kinerja yang sangat lambat dan tidak memiliki banyak fungsi mendasar, seperti mencari kontak. Namun, peningkatan besar pada Skype dan iOS telah membuat masalah ini menjadi masa lalu, dan dengan baterai sebesar yang ada di iPhone 6 Plus, Anda dapat tetap menjalankannya sepanjang hari tanpa masalah.

Untuk waktu yang lama, peningkatan ini tidak pernah mencapai versi iPad, yang membuat saya gila karena iPad-plus-keyboard adalah faktor bentuk yang bagus untuk pengembara digital. Saya dapat membawanya ke mana-mana dan menyelesaikan banyak pekerjaan terkait IM dengan tim saya, mengerjakan Google Documents, dan email. Saya lega, Skype yang terbaik akhirnya mencapai iPad dengan peluncuran Skype 6 baru-baru ini. Versi ini meningkatkan antarmuka iOS agar lebih dekat dengan aplikasi iOS standar, dan memperbarui klien iPad, menjadikannya segar dan dapat digunakan . Pencarian sekarang berfungsi di seluruh grup, pengguna, dan konten obrolan Anda.

Perintah teks memungkinkan Anda menjaga jari Anda tetap di keyboard.

Fitur ini masih belum diketahui banyak pengguna Skype, bahkan mereka yang menggunakannya secara rutin. Jika Anda mengetik "/help" ke dalam obrolan, Anda akan mendapatkan informasi tentang perintah yang dapat Anda jalankan untuk membuat obrolan menjadi lebih baik (jangan khawatir, perintah ini tidak disiarkan ke grup saat Anda memasukkannya). Berikut adalah beberapa yang bermanfaat:

• /topic groupname - Ini memungkinkan Anda mengubah nama grup agar sederhana dan berguna.
• /get admin - Ini akan menunjukkan siapa yang memiliki peran admin untuk grup tertentu.
• /setrole skypename admin - Jika Anda adalah admin grup, Anda juga dapat menjadikan orang lain sebagai admin.
• s/ oldword / newword / - Ini adalah cara yang bagus untuk memperbaiki kesalahan ketik kecil dengan cepat pada sesuatu yang baru saja Anda tulis. Pada dasarnya Anda dapat mengedit kata dari pesan terbaru Anda menggunakan format s/ oldword / newword /. (Ini adalah salah satu yang bahkan tidak dapat saya temukan di dokumentasi Skype. Saya menemukannya secara tidak sengaja sejak lama, ketika saya bekerja di Vim dan mengetik di Skype secara tidak sengaja! Tampaknya tidak berfungsi pada versi seluler tetapi berhasil di Skype untuk Mac.)

Ada banyak lagi perintah, yang dapat Anda baca lebih lanjut di sini.

Anda dapat bergabung dengan panggilan grup kapan saja.

Ini bukan fitur terbaru tetapi sangat berguna. Jika panggilan sedang berjalan dan Anda tidak bergabung pada awalnya karena alasan apa pun, Anda dapat melakukannya nanti. Ingatlah bahwa jika Anda baru memulai Skype, diperlukan beberapa detik setelah Anda masuk untuk menyinkronkan status grup dengan benar dan menentukan bahwa ada panggilan yang dapat bergabung yang sedang berlangsung. Jangan pergi semua memicu senang mengklik tombol panggilan dari grup yang Anda tahu memiliki panggilan yang sedang berlangsung; ini bisa memulai panggilan baru dan membingungkan semua orang. Tunggu saja tombol Call menjadi tombol Join.

Skype dapat menjadi nomor telepon utama Anda di mana pun Anda berada.

Skype memiliki serangkaian fitur luar biasa yang memungkinkan Anda menggunakannya seperti telepon biasa, di mana pun Anda berada:

Dengan Nomor Skype, Anda dapat memilih nomor telepon lokal di lebih dari 20 negara, dan panggilan ke nomor ini akan langsung masuk ke akun Skype Anda. Ini memungkinkan keluarga, teman, atau pelanggan lokal menghubungi Anda dengan mudah, ke mana pun Anda bepergian.

Dan jika Anda sedang bepergian, atau berada di luar jangkauan koneksi internet yang stabil, Anda dapat mengatur akun Anda untuk Penerusan Skype ke nomor ponsel Anda. Saat Anda offline, atau tidak menjawab panggilan masuk di Skype, panggilan tersebut akan secara otomatis dialihkan ke ponsel Anda!

Kedua layanan datang dengan biaya kecil, tetapi harganya masuk akal dan harus dengan mudah masuk ke dalam anggaran bisnis. Saya menyimpan Nomor Skype di Palo Alto, California, sehingga klien Toptal dan anggota tim inti di AS dapat menghubungi saya dengan mudah. Ketika saya bepergian ke negara lain, saya cukup memasukkan kartu SIM lokal di telepon saya, dan mengatur Penerusan Skype ke nomor itu. Voila! Saya dapat dihubungi kapan saja, di mana pun saya berada. Itu pasti mengalahkan membayar untuk panggilan internasional!

Anda dapat melakukan panggilan simultan di perangkat yang berbeda.

Jika Anda sibuk seperti saya, ini luar biasa. Jika Anda telah memulai panggilan grup dan perlu pergi selama beberapa menit untuk melakukan panggilan lain, Anda dapat tetap menjalankan panggilan di perangkat utama Anda dan menggunakan ponsel Anda atau perangkat berkemampuan Skype lainnya untuk melakukan panggilan kedua. Ini bagus, karena pilihan Anda yang lain adalah mematikan panggilan grup, dan meminta semua orang memulai ulang panggilan tanpa Anda.

Pastikan Anda memiliki koneksi yang baik, terutama jika Anda adalah tuan rumah panggilan grup.

Skype berubah dari arsitektur jaringan P2P ke Cloud Based, tetapi jika Anda mengadakan panggilan grup, kualitas koneksi host tetap penting. Jika koneksi host tidak ideal, kualitas panggilan akan buruk untuk semua peserta. Jika tuan rumah memiliki koneksi yang solid, kualitas panggilan akan baik untuk semua orang dan hanya orang yang memiliki masalah koneksi yang mungkin memiliki kualitas buruk.

Mematikan diri sendiri adalah kunci untuk kualitas panggilan

Yang satu ini sederhana. Jika Anda tidak berbicara, bisukan diri Anda sendiri.

Pada awalnya mungkin terasa seperti Anda akan kehilangan waktu ketika menanggapi orang lain dan membuat panggilan itu terasa tidak wajar, tetapi hanya perlu sedikit latihan untuk menyadari bahwa ini bukan masalah besar. Anda benar-benar dapat berkontribusi pada kualitas panggilan dengan cara ini karena kebisingan latar belakang Anda dapat membuat kualitas panggilan menjadi buruk dan mencegah orang lain berbicara atau mendengar apa yang dikatakan. Ini sangat penting pada panggilan grup. Dan jangan berpikir orang tidak akan tahu itu Anda! Skype untuk Mac dan Windows akan dengan jelas menunjukkan siapa yang "berbicara", atau yang paling berisik, sehingga semua orang akan tahu bahwa Anda sedang mencuci piring saat berbicara di Skype.

Jika Anda menggunakan desktop atau laptop, tombol pintas Push to Talk (PTT) Skype adalah cara yang bagus untuk menangani ini. Bisukan diri Anda saat panggilan dimulai. Kemudian, kapan pun Anda ingin berbicara, tahan saja kombinasi tombol pintas. Saat Anda menahan tombol, sebuah indikator di layar Anda memberi sinyal bahwa Anda tidak lagi dibisukan. Di Mac, kombinasi tombol PTT adalah [control]+[option]+[command]+[up arrow] . Di Windows, hotkey dapat diaktifkan dan dikonfigurasi dengan mengikuti petunjuk ini.

Jika Anda menggunakan ponsel, saya sarankan Anda menggunakan headphone sehingga Anda dapat dengan cepat menghidupkan dan mematikan headphone selama panggilan.

Pikiran Akhir

Skype adalah alat hebat yang telah berevolusi dari aplikasi VOIP sederhana menjadi alat kolaborasi tangguh yang memungkinkan tim jarak jauh bekerja sama dengan mulus dan tetap sinkron. Selama lebih dari lima tahun terakhir, kami memiliki banyak kesempatan untuk menguji batas Skype, dan menganggapnya sebagai layanan yang dapat diandalkan yang dapat kami andalkan. Skype terus meningkat, mengikuti perubahan ekosistem internet.

Skype sangat bagus untuk Toptal. Jika Anda bekerja dalam tim terdistribusi, saya sangat menyarankan untuk menjadikannya bagian integral dari organisasi Anda.