Suggerimenti Skype per i team remoti

Toptal ha una forte cultura remota, per non dire altro. Per stare al passo l'uno con l'altro, abbiamo bisogno di uno strumento per mantenere sincronizzati i membri del team, in cui possiamo raggiungere qualsiasi altra persona in qualsiasi momento.

Quando abbiamo iniziato, nel 2010, ragazzi fantastici come Slack non erano presenti, quindi la scelta naturale è stata Skype. Anche se da allora abbiamo adottato Slack come piattaforma principale della community, continuiamo a utilizzare Skype come canale di comunicazione principale nel team principale di Toptal.

Nel corso degli anni, Skype è cresciuto molto ed è diventato uno strumento versatile che può essere utilizzato su tutti i tuoi dispositivi contemporaneamente, sincronizzando le chat tra di loro e fornendo un modo semplice per chiamare e condividere schermi. Nonostante le sue stranezze, è uno strumento che sfruttiamo ogni giorno per le nostre operazioni interne.

Come utenti Skype pesanti, ci sono alcune cose che abbiamo notato che potrebbero non essere chiare a tutti. Ecco alcuni suggerimenti su come tu e il tuo team remoto potete ottenere il massimo da Skype.

C'è una versione web!

Sì, è in versione beta, ma funziona già abbastanza bene per la chat. Il client del browser Skype, web.skype.com, ti offre le funzionalità principali di Skype senza dover installare un'app standalone. Alcune persone hanno riferito che funzionerebbe solo per gli Stati Uniti e il Canada, ma in Toptal lo stiamo utilizzando senza problemi dal Sud America, dall'Europa e da parti dell'Asia. Se installi il plug-in specifico del browser, puoi anche effettuare chiamate tramite il tuo browser.

La versione web è un'ottima opzione per risparmiare tempo, rendendo facile l'utilizzo di Skype anche quando sei lontano dal tuo computer principale. Ad esempio, se una conversazione sul tuo telefono diventa abbastanza grande da richiedere una tastiera, puoi accedere dal computer disponibile più vicino per parlare.

Le chat di gruppo sono una base perfetta per il tuo team remoto.

Con centinaia di membri del team principale, sarebbe impossibile fare qualcosa se parlassimo tutti nella stessa chat room. Le chat di gruppo separate semplificano l'organizzazione dei membri del nostro team e la collaborazione efficace.

Le chat di gruppo sono facili da configurare; crea semplicemente una nuova conversazione, aggiungi i membri del team e assegna al gruppo un nome chiaro e facile da ricordare. La chat di gruppo può fungere da punto di incontro centrale per il tuo team, consentendo ai membri del team di sincronizzarsi tra loro, tenere chiamate di gruppo e comunicare in modo efficace ed efficiente. Una chat di gruppo ben gestita può vivere per sempre. Molti dei gruppi che abbiamo creato quando abbiamo avviato Toptal sono ancora utilizzati quotidianamente.

La nuova architettura basata su cloud di Skype ha semplificato i ruoli di gruppo a due soli: amministratore e relatore . Un oratore dispone delle autorizzazioni standard, come pubblicare messaggi e partecipare alle chiamate, mentre un amministratore può eseguire operazioni come espellere le persone dal gruppo.

Le chat di gruppo possono essere ottimizzate in base alle esigenze del tuo team.

Una recente aggiunta ai gruppi Skype consente di creare un collegamento univoco da condividere con gli altri, aggiungendoli al gruppo quando visitano il collegamento. Questo aiuta a mettere tutti i tuoi compagni di squadra nello stesso posto. Ad esempio, potresti includere il collegamento in un documento di orientamento centrale per il team, in modo che i nuovi membri del team possano trovarlo facilmente. Per creare e abilitare il collegamento, devi essere un amministratore del gruppo e puoi utilizzare i comandi di testo ("/get uri") o raggiungerlo dal profilo del gruppo (fare clic sull'icona del gruppo).

Un'altra caratteristica nuova e utile dei gruppi è la possibilità di controllare chi può vedere la cronologia delle chat. Quando questa impostazione è abilitata, coloro che si uniscono dopo che la conversazione è già iniziata possono tornare indietro e recuperare ciò che è già stato discusso, facilitando così l'aggiornamento.

Skype per iOS era un incubo, ma non più.

Ho usato Skype molto tempo fa quando è uscita la prima versione di iPhone e da allora ha fatto molta strada. Le versioni precedenti erano a malapena utilizzabili, causando il caos sulla durata della batteria, offrendo prestazioni estremamente lente e mancando di molte funzionalità fondamentali, come la ricerca dei contatti. Tuttavia, importanti miglioramenti sia a Skype che a iOS hanno reso questi problemi un ricordo del passato e, con una batteria grande come quella dell'iPhone 6 Plus, puoi tenerlo in funzione tutto il giorno senza problemi.

Per molto tempo, questi miglioramenti non hanno mai raggiunto la versione iPad, il che mi ha fatto impazzire poiché l'iPad-plus-keyboard è un ottimo fattore di forma per un nomade digitale. Posso portarlo in giro e portare a termine una buona parte del lavoro quando si tratta di messaggistica istantanea con il mio team, lavoro su documenti Google ed e-mail. Con mio sollievo, il meglio di Skype ha finalmente raggiunto l'iPad con il recente lancio di Skype 6. Questa versione ha migliorato l'interfaccia iOS per essere più vicina a quella delle app iOS standard e ha aggiornato il client iPad, rendendolo fresco e utilizzabile . La ricerca ora funziona su gruppi, utenti e contenuti delle tue chat.

I comandi di testo ti consentono di tenere le dita sulla tastiera.

Questa funzionalità è ancora sconosciuta a molti utenti Skype, anche a coloro che la utilizzano regolarmente. Se digiti "/help" in una chat, otterrai informazioni sui comandi che puoi eseguire per migliorare ulteriormente la chat (non preoccuparti, questi comandi non vengono trasmessi al gruppo quando li inserisci). Eccone alcuni utili:

• /topic nomegruppo - Questo ti permette di cambiare il nome del gruppo per renderlo semplice e utile.
• /get admins - Questo ti mostrerà chi ha il ruolo di amministratore per il particolare gruppo.
• /setrol skypename admin - Se sei un amministratore di un gruppo, puoi anche nominare qualcun altro un amministratore.
• s/ oldword / newword / - Questo è un ottimo modo per correggere rapidamente piccoli errori di battitura in qualcosa che hai appena scritto. In sostanza puoi modificare una parola del tuo messaggio più recente usando il formato s/ oldword / newword /. (Questo è uno che non riuscivo nemmeno a trovare nella documentazione di Skype. L'ho scoperto per caso molto tempo fa, quando stavo lavorando in Vim e ho digitato Skype per errore! Non sembra funzionare su versioni mobili ma funziona su Skype per Mac.)

Ci sono molti altri comandi, di cui puoi leggere di più qui.

Puoi partecipare a una chiamata di gruppo in qualsiasi momento.

Questa non è la funzionalità più recente, ma è particolarmente utile. Se è in corso una chiamata e non ti sei unito inizialmente per qualsiasi motivo, puoi farlo in un secondo momento. Tieni presente che se stai appena avviando Skype, ci vorranno alcuni secondi dopo aver effettuato l'accesso per sincronizzare correttamente gli stati del gruppo e determinare che è in corso una chiamata unibile. Non andare tutti a scattare felice facendo clic sul pulsante di chiamata di un gruppo che sai ha una chiamata in corso; questo potrebbe iniziare una nuova chiamata e confondere tutti. Attendi che il pulsante Chiama diventi il ​​pulsante Partecipa.

Skype può essere il tuo numero di telefono principale indipendentemente da dove ti trovi.

Skype ha un'intera suite di fantastiche funzionalità che ti consentono di usarlo proprio come un normale telefono, indipendentemente da dove ti trovi nel mondo:

Con un numero Skype, puoi scegliere un numero di telefono locale in più di 20 paesi e le chiamate a questo numero andranno direttamente al tuo account Skype. Ciò consente a familiari, amici o clienti locali di raggiungerti facilmente, indipendentemente da dove viaggi.

E se sei in movimento o fuori dalla portata di una connessione Internet stabile, puoi configurare il tuo account per l'inoltro Skype sul tuo numero di cellulare. Quando sei offline o non rispondi alle chiamate in arrivo su Skype, queste verranno automaticamente reindirizzate al tuo cellulare!

Entrambi i servizi sono dotati di piccole commissioni, ma i prezzi sono ragionevoli e dovrebbero adattarsi facilmente a un budget aziendale. Ho un numero Skype a Palo Alto, in California, in modo che i clienti Toptal e i membri del team principale negli Stati Uniti possano contattarmi facilmente. Quando viaggio in altri paesi, inserisco semplicemente una scheda SIM locale nel mio telefono e configuro l'inoltro Skype a quel numero. Ecco! Posso essere raggiunto in qualsiasi momento, non importa dove mi trovi. È sicuramente meglio pagare per le chiamate internazionali!

È possibile effettuare chiamate simultanee su dispositivi diversi.

Se sei impegnato come me, questo è fantastico. Se hai avviato una chiamata di gruppo e devi allontanarti per alcuni minuti per effettuare un'altra chiamata, puoi semplicemente mantenere la chiamata in esecuzione sul dispositivo principale e utilizzare il telefono o un altro dispositivo abilitato per Skype per effettuare la seconda chiamata. Questo va bene, dal momento che l'altra opzione sarebbe quella di interrompere la chiamata di gruppo e fare in modo che tutti gli altri riavviino la chiamata senza di te.

Assicurati di avere una buona connessione, soprattutto se sei l'ospite di una chiamata di gruppo.

Skype sta passando dall'architettura di rete P2P a quella basata su cloud, ma se ospiti una chiamata di gruppo la qualità della connessione host è ancora importante. Se la connessione host non è ideale, la qualità della chiamata sarà negativa per tutti i partecipanti. Se l'host ha una connessione solida, la qualità della chiamata sarà buona per tutti e solo la persona che ha problemi di connessione potrebbe avere una qualità scadente.

Disattivare l'audio è la chiave per la qualità delle chiamate

Questo è semplice. Se non stai parlando, muti te stesso.

All'inizio potrebbe sembrare che perderai tempo nel rispondere agli altri e rendere la chiamata innaturale, ma ci vuole solo un po' di pratica per rendersi conto che questo non è un grosso problema. Puoi davvero contribuire alla qualità della chiamata in questo modo poiché il rumore di fondo può rendere la qualità della chiamata terribile e impedire ad altri di parlare o ascoltare ciò che viene detto. Ciò è particolarmente importante nelle chiamate di gruppo. E non pensare che la gente non saprà che sei stato tu! Skype per Mac e Windows mostrerà chiaramente chi sta "parlando" o fa più rumore, così tutti sapranno che stai cercando di lavare i piatti mentre parli su Skype.

Se sei su un desktop o un laptop, il tasto di scelta rapida Push to Talk (PTT) di Skype è un ottimo modo per gestirlo. Disattiva l'audio quando inizia la chiamata. Quindi, ogni volta che vuoi parlare, tieni premute le combinazioni di tasti di scelta rapida. Mentre tieni premuti i tasti, un indicatore sullo schermo segnala che non sei più disattivato. Su Mac, la combinazione di tasti PTT è [controllo]+[opzione]+[comando]+[freccia su] . In Windows, il tasto di scelta rapida può essere abilitato e configurato seguendo queste istruzioni.

Se sei sul cellulare ti consiglio di utilizzare le cuffie in modo da poter attivare e disattivare rapidamente l'audio delle cuffie durante la chiamata.

Pensieri finali

Skype è un ottimo strumento che si è evoluto da una semplice applicazione VOIP a un solido strumento di collaborazione che consente ai team remoti di lavorare insieme senza problemi e rimanere sincronizzati. Negli ultimi cinque anni e più, abbiamo avuto ampie opportunità di testare i limiti di Skype e scoprirlo come un servizio affidabile su cui possiamo contare. Skype è in costante miglioramento, al passo con l'ecosistema Internet in evoluzione.

Skype è stato eccellente per Toptal. Se stai lavorando in un team distribuito, ti consiglio vivamente di renderlo parte integrante della tua organizzazione.