Consejos de Skype para equipos remotos

Toptal tiene una fuerte cultura remota, por decir lo menos. Para mantenernos al día, necesitamos una herramienta para mantener sincronizados a los miembros del equipo, donde podamos comunicarnos con cualquier otra persona en cualquier momento.

Cuando empezamos, allá por 2010, no había chicos geniales como Slack, así que la elección natural fue Skype. Si bien desde entonces hemos adoptado Slack como nuestra principal plataforma comunitaria, todavía usamos Skype como nuestro principal canal de comunicación entre el equipo central de Toptal.

A lo largo de los años, Skype ha crecido mucho y se ha convertido en una herramienta versátil que se puede usar en todos sus dispositivos a la vez, sincronizando el chat entre ellos y proporcionando una forma sencilla de llamar y compartir pantallas. A pesar de sus peculiaridades, es una herramienta que aprovechamos todos los días para nuestras operaciones internas.

Como grandes usuarios de Skype, hemos notado algunas cosas que pueden no estar claras para todos. Aquí hay algunos consejos sobre cómo usted y su equipo remoto pueden aprovechar al máximo Skype.

¡Hay una versión web!

Sí, está en beta, pero ya funciona bastante bien para chatear. El cliente del navegador de Skype, web.skype.com, le brinda la funcionalidad principal de Skype sin necesidad de instalar una aplicación independiente. Algunas personas han informado que solo funcionaría para EE. UU. y Canadá, pero en Toptal lo estamos usando sin ningún problema en América del Sur, Europa y partes de Asia. Si instala el complemento específico del navegador, incluso puede recibir llamadas a través de su navegador.

La versión web es una excelente opción para ahorrar tiempo, lo que facilita el uso de Skype incluso cuando no está en su computadora principal. Por ejemplo, si una conversación en su teléfono es lo suficientemente grande como para exigir un teclado, puede iniciar sesión desde la computadora disponible más cercana para hablar.

Los chats grupales son una base de operaciones perfecta para su equipo remoto.

Con cientos de miembros del equipo central, sería imposible hacer nada si todos habláramos en la misma sala de chat. Los chats grupales separados facilitan la organización de los miembros de nuestro equipo y la colaboración efectiva.

Los chats grupales son fáciles de configurar; simplemente cree una nueva conversación, agregue los miembros del equipo y asigne al grupo un nombre que sea claro y fácil de recordar. El chat grupal puede servir como el punto de encuentro central para su equipo, lo que permite que los miembros del equipo se sincronicen entre sí, realicen llamadas grupales y se comuniquen de manera efectiva y eficiente. Un chat grupal bien administrado puede vivir para siempre. Muchos de los grupos que creamos cuando comenzamos Toptal todavía se usan a diario.

La nueva arquitectura basada en la nube de Skype ha simplificado los roles de grupo a solo dos: administrador y orador . Un orador tiene los permisos estándar, como publicar mensajes y participar en llamadas, mientras que un administrador puede hacer cosas como expulsar a personas del grupo.

Los chats grupales se pueden ajustar a las necesidades de su equipo.

Una adición reciente a los grupos de Skype le permite crear un enlace único para compartir con otros, agregándolos al grupo cuando visitan el enlace. Esto ayuda a que todos tus compañeros de equipo estén en el mismo lugar. Podría, por ejemplo, incluir el enlace en un documento de orientación central para el equipo, para que los nuevos miembros del equipo puedan encontrarlo fácilmente. Para crear y habilitar el enlace, debe ser administrador del grupo y puede usar comandos de texto ("/get uri") o acceder a él desde el perfil del grupo (haga clic en el icono del grupo).

Otra característica nueva y útil de los grupos es la capacidad de controlar quién puede ver el historial de chat. Cuando esta configuración está habilitada, aquellos que se unen después de que la conversación ya haya comenzado pueden regresar y ponerse al día con lo que ya se ha discutido, lo que facilita ponerse al día.

Skype para iOS solía ser una pesadilla, pero ya no.

Utilicé Skype cuando salió la primera versión para iPhone, y ha recorrido un largo camino desde entonces. Las versiones anteriores apenas se podían usar, causando estragos en la duración de la batería, al tiempo que ofrecían un rendimiento terriblemente lento y carecían de muchas funcionalidades fundamentales, como la búsqueda de contactos. Sin embargo, las importantes mejoras tanto en Skype como en iOS han hecho que estos problemas sean cosa del pasado, y con una batería tan grande como la del iPhone 6 Plus, puedes mantenerlo funcionando todo el día sin ningún problema.

Durante mucho tiempo, estas mejoras nunca llegaron a la versión para iPad, lo que me volvió loco, ya que el iPad con teclado es un gran factor de forma para un nómada digital. Puedo llevarlo consigo y hacer una buena parte del trabajo cuando se trata de mensajes instantáneos con mi equipo, trabajo en documentos de Google y correo electrónico. Para mi alivio, lo mejor de Skype finalmente llegó al iPad con el reciente lanzamiento de Skype 6. Esta versión mejoró la interfaz de iOS para estar más cerca de las aplicaciones estándar de iOS y actualizó el cliente de iPad, haciéndolo fresco y utilizable. . La búsqueda ahora funciona en grupos, usuarios y contenido de sus chats.

Los comandos de texto le permiten mantener los dedos sobre el teclado.

Esta característica aún es desconocida para muchos usuarios de Skype, incluso para aquellos que la usan regularmente. Si escribe “/ayuda” en un chat, obtendrá información sobre los comandos que puede ejecutar para mejorar aún más el chat (no se preocupe, estos comandos no se transmiten al grupo cuando los ingresa). Aquí hay algunos útiles:

• /topic groupname : esto le permite cambiar el nombre del grupo para que sea simple y útil.
• /get admins : esto le mostrará quién tiene el rol de administrador para el grupo en particular.
• /establecer administrador de nombre de skype : si es administrador de un grupo, también puede convertir a otra persona en administrador.
• s/ oldword / newword / - Esta es una excelente manera de corregir rápidamente pequeños errores tipográficos en algo que acaba de escribir. Esencialmente, puede editar una palabra de su mensaje más reciente usando el formato s/ oldword / newword /. (Este es uno que ni siquiera pude encontrar en la documentación de Skype. Lo descubrí por accidente hace mucho tiempo, cuando estaba trabajando en Vim y escribí en Skype por error. No parece funcionar en versiones móviles, pero funciona en Skype para Mac).

Hay muchos más comandos, sobre los que puedes leer más aquí.

Puede unirse a una llamada de grupo en cualquier momento.

Esta no es la característica más nueva, pero es particularmente útil. Si se está ejecutando una llamada y no se unió inicialmente por cualquier motivo, puede hacerlo más tarde. Tenga en cuenta que si recién está iniciando Skype, tomará unos segundos después de iniciar sesión para sincronizar correctamente los estados del grupo y determinar que hay una llamada en curso que se puede unir. No se ponga feliz haciendo clic en el botón de llamada de un grupo que sabe que tiene una llamada en curso; esto podría iniciar una nueva llamada y confundir a todos. Solo espere a que el botón Llamar se convierta en el botón Unirse.

Skype puede ser tu número de teléfono principal sin importar dónde te encuentres.

Skype tiene un conjunto completo de características increíbles que te permiten usarlo como un teléfono normal, sin importar en qué parte del mundo te encuentres:

Con un número de Skype, puede elegir un número de teléfono local en más de 20 países y las llamadas a este número irán directamente a su cuenta de Skype. Esto permite que familiares, amigos o clientes locales se comuniquen con usted fácilmente, sin importar a dónde viaje.

Y si está en movimiento, o fuera del alcance de una conexión a Internet estable, puede configurar su cuenta para el reenvío de Skype a su número de teléfono móvil. Cuando no esté conectado o no responda las llamadas entrantes en Skype, ¡se redirigirán automáticamente a su teléfono móvil!

Ambos servicios vienen con tarifas pequeñas, pero los precios son razonables y deberían ajustarse fácilmente al presupuesto de una empresa. Mantengo un número de Skype en Palo Alto, California, para que los clientes de Toptal y los miembros del equipo central en los EE. UU. puedan comunicarse conmigo fácilmente. Cuando viajo a otros países, simplemente coloco una tarjeta SIM local en mi teléfono y configuro el reenvío de Skype a ese número. ¡Voila! Me pueden localizar en cualquier momento, sin importar dónde me encuentre. ¡Seguro que es mejor que pagar por llamadas internacionales!

Puede realizar llamadas simultáneas en diferentes dispositivos.

Si estás tan ocupado como yo, este es fantástico. Si ha iniciado una llamada grupal y necesita alejarse unos minutos para realizar otra llamada, puede mantener la llamada activa en su dispositivo principal y usar su teléfono u otro dispositivo habilitado para Skype para realizar la segunda llamada. Esto es bueno, ya que su otra opción sería cancelar la llamada grupal y hacer que todos los demás reinicien la llamada sin usted.

Asegúrate de tener una buena conexión, especialmente si eres el anfitrión de una llamada grupal.

Skype está cambiando de P2P a una arquitectura de red basada en la nube, pero si realiza una llamada grupal, la calidad de la conexión del host sigue siendo importante. Si la conexión del host no es ideal, la calidad de la llamada será mala para todos los participantes. Si el host tiene una conexión sólida, la calidad de la llamada será buena para todos y solo la persona que tenga problemas de conexión podría tener una mala calidad.

Silenciarse es clave para la calidad de las llamadas

Este es sencillo. Si no está hablando, muévase.

Al principio, puede parecer que va a perder tiempo al responder a los demás y hacer que la llamada se sienta poco natural, pero solo se necesita un poco de práctica para darse cuenta de que esto no es un gran problema. Realmente puede contribuir a la calidad de la llamada de esta manera, ya que el ruido de fondo puede hacer que la calidad de la llamada sea terrible e impedir que otros hablen o escuchen lo que se dice. Esto es especialmente importante en llamadas grupales. ¡Y no creas que la gente no sabrá que fuiste tú! Skype para Mac y Windows mostrará claramente quién está "hablando" o haciendo más ruido, para que todos sepan que estás tratando de lavar los platos mientras hablas por Skype.

Si está en una computadora de escritorio o portátil, la tecla de acceso rápido Push to Talk (PTT) de Skype es una excelente manera de manejar esto. Silénciate cuando comience la llamada. Luego, cuando quiera hablar, simplemente mantenga presionadas las combinaciones de teclas de acceso rápido. Mientras mantiene presionadas las teclas, un indicador en su pantalla indica que ya no está silenciado. En Mac, la combinación de teclas PTT es [control]+[opción]+[comando]+[flecha arriba] . En Windows, la tecla de acceso rápido se puede habilitar y configurar siguiendo estas instrucciones.

Si está en el móvil, le recomiendo que use auriculares para que pueda activar y desactivar rápidamente el silencio de sus auriculares durante la llamada.

Pensamientos finales

Skype es una gran herramienta que ha evolucionado de una simple aplicación VOIP a una sólida herramienta de colaboración que permite a los equipos remotos trabajar juntos sin problemas y mantenerse sincronizados. Durante los últimos cinco años o más, hemos tenido amplias oportunidades de probar los límites de Skype y encontrar que es un servicio confiable con el que podemos contar. Skype está mejorando constantemente, manteniéndose al día con el cambiante ecosistema de Internet.

Skype ha sido excelente para Toptal. Si está trabajando en un equipo distribuido, le recomiendo que lo convierta en una parte integral de su organización.