Skype-Tipps für Remote-Teams

Toptal hat, gelinde gesagt, eine starke Remote-Kultur. Um miteinander Schritt zu halten, brauchen wir ein Tool, mit dem wir die Teammitglieder auf dem Laufenden halten und jederzeit andere Personen erreichen können.

Als wir 2010 anfingen, gab es noch keine coolen Kids wie Slack, also fiel die natürliche Wahl auf Skype. Obwohl wir seitdem Slack als unsere primäre Community-Plattform eingeführt haben, verwenden wir Skype immer noch als unseren Hauptkommunikationskanal im Kernteam von Toptal.

Im Laufe der Jahre ist Skype stark gewachsen und hat sich zu einem vielseitigen Tool entwickelt, das auf allen Ihren Geräten gleichzeitig verwendet werden kann, um Chats zwischen ihnen zu synchronisieren und eine einfache Möglichkeit zum Anrufen und Teilen von Bildschirmen zu bieten. Trotz seiner Macken ist es ein Tool, das wir jeden Tag für unsere internen Abläufe nutzen.

Als intensive Skype-Nutzer sind uns einige Dinge aufgefallen, die vielleicht nicht jedem klar sind. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie und Ihr Remote-Team Skype optimal nutzen können.

Es gibt eine Webversion!

Ja, es ist in der Beta-Phase, aber es funktioniert bereits recht gut für den Chat. Der Skype-Browser-Client, web.skype.com, bietet Ihnen die Kernfunktionalität von Skype, ohne dass Sie eine eigenständige App installieren müssen. Einige Leute haben berichtet, dass es nur für die USA und Kanada funktionieren würde, aber bei Toptal verwenden wir es ohne Probleme aus Südamerika, Europa und Teilen Asiens. Wenn Sie das browserspezifische Plugin installieren, können Sie sogar über Ihren Browser telefonieren.

Die Webversion ist eine großartige Option, um Zeit zu sparen, da sie es einfach macht, Skype zu verwenden, selbst wenn Sie sich nicht an Ihrem Hauptcomputer befinden. Wenn beispielsweise ein Gespräch auf Ihrem Telefon groß genug wird, um eine Tastatur zu erfordern, können Sie sich vom nächsten verfügbaren Computer aus anmelden, um zu sprechen.

Gruppenchats sind eine perfekte Basis für Ihr Remote-Team.

Mit Hunderten von Mitgliedern des Kernteams wäre es unmöglich, etwas zu erledigen, wenn wir alle im selben Chatroom sprechen würden. Separate Gruppenchats erleichtern die Organisation unserer Teammitglieder und die effektive Zusammenarbeit.

Gruppenchats sind einfach einzurichten; Erstellen Sie einfach eine neue Konversation, fügen Sie die Teammitglieder hinzu und geben Sie der Gruppe einen Namen, der klar und leicht zu merken ist. Der Gruppenchat kann als zentraler Treffpunkt für Ihr Team dienen, sodass Teammitglieder sich miteinander synchronisieren, Gruppenanrufe führen und effektiv und effizient kommunizieren können. Ein gut geführter Gruppenchat kann ewig leben. Viele der Gruppen, die wir zu Beginn von Toptal erstellt haben, werden immer noch täglich verwendet.

Die neue Cloud-basierte Architektur von Skype hat die Gruppenrollen auf nur zwei vereinfacht: Admin und Sprecher . Ein Sprecher hat die Standardberechtigungen, wie z. B. das Posten von Nachrichten und die Teilnahme an Anrufen, während ein Administrator Dinge wie das Rauswerfen von Personen aus der Gruppe tun kann.

Gruppenchats können an die Bedürfnisse Ihres Teams angepasst werden.

Eine neue Ergänzung zu Skype-Gruppen ermöglicht es Ihnen, einen eindeutigen Link zu erstellen, der mit anderen geteilt werden kann, indem Sie sie der Gruppe hinzufügen, wenn sie den Link besuchen. Dies hilft, Ihre Teamkollegen alle am selben Ort zu haben. Sie könnten den Link beispielsweise in ein zentrales Orientierungsdokument für das Team aufnehmen, damit neue Teammitglieder ihn leicht finden können. Um den Link zu erstellen und zu aktivieren, müssen Sie ein Administrator der Gruppe sein und können entweder Textbefehle („/get uri“) verwenden oder ihn über das Gruppenprofil erreichen (klicken Sie auf das Gruppensymbol).

Eine weitere neue und nützliche Funktion von Gruppen ist die Möglichkeit zu steuern, wer den Chatverlauf sehen kann. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können diejenigen, die beitreten, nachdem das Gespräch bereits begonnen hat, zurückgehen und das bereits Besprochene nachholen, was es einfach macht, sich auf den neuesten Stand zu bringen.

Skype für iOS war früher ein Albtraum, aber nicht mehr.

Ich habe Skype vor langer Zeit verwendet, als die erste iPhone-Version herauskam, und seitdem hat es einen langen Weg zurückgelegt. Die älteren Versionen waren kaum nutzbar, was die Akkulaufzeit verwüstete, während sie eine unerträglich langsame Leistung lieferten und viele grundlegende Funktionen, wie die Suche nach Kontakten, vermissen ließen. Große Verbesserungen sowohl bei Skype als auch bei iOS haben diese Probleme jedoch der Vergangenheit angehören lassen, und mit einem so großen Akku wie dem des iPhone 6 Plus können Sie es problemlos den ganzen Tag am Laufen halten.

Lange Zeit erreichten diese Verbesserungen nie die iPad-Version, was mich verrückt machte, da das iPad-plus-Tastatur ein großartiger Formfaktor für einen digitalen Nomaden ist. Ich kann es herumtragen und einen guten Teil der Arbeit erledigen, wenn es um IMs mit meinem Team, die Arbeit an Google-Dokumenten und E-Mails geht. Zu meiner Erleichterung erreichte das Beste von Skype endlich das iPad mit der kürzlichen Einführung von Skype 6. Diese Version verbesserte die iOS-Oberfläche, um sie näher an die von Standard-iOS-Apps anzugleichen, und brachte den iPad-Client auf den neuesten Stand, wodurch er frisch und benutzerfreundlich wurde . Die Suche funktioniert jetzt über Gruppen, Benutzer und Inhalte Ihrer Chats hinweg.

Mit Textbefehlen können Sie Ihre Finger auf der Tastatur lassen.

Diese Funktion ist vielen Skype-Nutzern noch unbekannt, auch denen, die sie regelmäßig nutzen. Wenn Sie „/help“ in einen Chat eingeben, erhalten Sie Informationen zu Befehlen, die Sie ausführen können, um den Chat noch besser zu machen (keine Sorge, diese Befehle werden nicht an die Gruppe gesendet, wenn Sie sie eingeben). Hier sind ein paar hilfreiche:

• /topic groupname - Hiermit können Sie den Gruppennamen ändern, um es einfach und nützlich zu machen.
• /get admins - Dies zeigt Ihnen, wer die Admin-Rolle für die jeweilige Gruppe hat.
• /setrole skypename admin – Wenn Sie ein Admin einer Gruppe sind, können Sie auch jemand anderen zum Admin machen.
• s/ oldword / newword / - Dies ist eine großartige Möglichkeit, kleinere Tippfehler in etwas, das Sie gerade geschrieben haben, schnell zu korrigieren. Im Wesentlichen können Sie ein Wort Ihrer letzten Nachricht im Format s/ altes Wort / neues Wort / bearbeiten. (Dies ist eine, die ich nicht einmal in der Skype-Dokumentation finden konnte. Ich habe sie vor langer Zeit zufällig entdeckt, als ich in Vim gearbeitet und versehentlich Skype eingegeben habe! Es scheint nicht auf mobilen Versionen zu funktionieren, aber es funktioniert auf Skype für Mac.)

Es gibt noch viele weitere Befehle, über die Sie hier mehr lesen können.

Sie können jederzeit an einem Gruppenanruf teilnehmen.

Dies ist nicht das neueste Feature, aber es ist besonders nützlich. Wenn ein Anruf läuft und Sie aus welchen Gründen auch immer zunächst nicht beigetreten sind, können Sie dies später tun. Denken Sie daran, dass es, wenn Sie Skype gerade erst starten, einige Sekunden dauert, nachdem Sie sich angemeldet haben, um den Gruppenstatus ordnungsgemäß zu synchronisieren und festzustellen, dass ein ansprechbarer Anruf im Gange ist. Gehen Sie nicht alle Auslöser glücklich, indem Sie auf die Anruftaste einer Gruppe klicken, von der Sie wissen, dass sie gerade telefoniert; dies könnte einen neuen Anruf starten und alle verwirren. Warten Sie einfach, bis die Schaltfläche „Anrufen“ zur Schaltfläche „Beitreten“ wird.

Skype kann Ihre Haupttelefonnummer sein, unabhängig davon, wo Sie sich befinden.

Skype hat eine ganze Reihe fantastischer Funktionen, mit denen Sie es wie ein normales Telefon verwenden können, egal wo auf der Welt Sie sich befinden:

Mit einer Skype-Nummer können Sie eine lokale Telefonnummer in mehr als 20 Ländern auswählen, und Anrufe an diese Nummer werden direkt an Ihr Skype-Konto weitergeleitet. Auf diese Weise können Sie lokale Verwandte, Freunde oder Kunden problemlos erreichen, egal wohin Sie reisen.

Und wenn Sie unterwegs sind oder sich außerhalb der Reichweite einer stabilen Internetverbindung befinden, können Sie Ihr Konto für die Skype-Weiterleitung an Ihre Mobiltelefonnummer einrichten. Wenn Sie offline sind oder eingehende Anrufe auf Skype nicht entgegennehmen, werden diese automatisch auf Ihr Handy umgeleitet!

Beide Dienste sind mit geringen Gebühren verbunden, aber die Preise sind angemessen und sollten problemlos in ein Geschäftsbudget passen. Ich habe eine Skype-Nummer in Palo Alto, Kalifornien, damit Toptal-Kunden und Kernteammitglieder in den USA mich leicht erreichen können. Wenn ich in andere Länder reise, lege ich einfach eine lokale SIM-Karte in mein Telefon und richte die Skype-Weiterleitung an diese Nummer ein. Voila! Ich bin jederzeit erreichbar, egal wo ich bin. Es ist sicher besser als das Bezahlen für Auslandsgespräche!

Sie können gleichzeitig auf verschiedenen Geräten telefonieren.

Wenn Sie so beschäftigt sind wie ich, ist dieser hier großartig. Wenn Sie einen Gruppenanruf gestartet haben und für ein paar Minuten weg müssen, um einen weiteren Anruf zu tätigen, können Sie den Anruf einfach auf Ihrem Hauptgerät laufen lassen und Ihr Telefon oder ein anderes Skype-fähiges Gerät verwenden, um den zweiten Anruf zu tätigen. Dies ist gut, da Ihre andere Option darin besteht, den Gruppenanruf zu beenden und alle anderen den Anruf ohne Sie neu starten zu lassen.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine gute Verbindung haben, insbesondere wenn Sie der Gastgeber eines Gruppenanrufs sind.

Skype wechselt von P2P zu Cloud-basierter Netzwerkarchitektur, aber wenn Sie einen Gruppenanruf hosten, ist die Qualität der Hostverbindung immer noch wichtig. Wenn die Host-Verbindung nicht optimal ist, wird die Gesprächsqualität für alle Teilnehmer schlecht. Wenn der Host eine solide Verbindung hat, ist die Anrufqualität für alle gut und nur die Person mit Verbindungsproblemen hat möglicherweise eine schlechte Qualität.

Sich selbst stummzuschalten ist der Schlüssel für die Gesprächsqualität

Dieser ist einfach. Wenn Sie nicht sprechen, schalten Sie sich stumm.

Am Anfang mag es sich anfühlen, als würdest du Zeit verlieren, wenn du auf andere antwortest, und den Anruf unnatürlich erscheinen lassen, aber es braucht nur ein wenig Übung, um zu erkennen, dass dies kein großes Problem ist. Auf diese Weise können Sie wirklich zur Anrufqualität beitragen, da Ihre Hintergrundgeräusche die Anrufqualität verschlechtern und andere daran hindern können, zu sprechen oder zu hören, was gesagt wird. Dies ist besonders wichtig bei Gruppenrufen. Und glauben Sie nicht, dass die Leute nicht wissen, dass Sie es waren! Skype für Mac und Windows zeigt deutlich, wer „spricht“ oder den meisten Lärm macht, sodass jeder weiß, dass Sie versuchen, den Abwasch zu erledigen, während Sie über Skype sprechen.

Wenn Sie sich auf einem Desktop oder Laptop befinden, ist der Push-to-Talk-Hotkey (PTT) von Skype eine großartige Möglichkeit, dies zu handhaben. Schalten Sie sich selbst stumm, wenn der Anruf beginnt. Wenn Sie dann sprechen möchten, halten Sie einfach die Hotkey-Kombinationen gedrückt. Während Sie die Tasten gedrückt halten, signalisiert eine Anzeige auf Ihrem Bildschirm, dass Sie nicht mehr stummgeschaltet sind. Auf dem Mac lautet die PTT-Tastenkombination [Strg]+[Option]+[Befehl]+[Pfeil nach oben] . Unter Windows kann der Hotkey aktiviert und konfiguriert werden, indem Sie diesen Anweisungen folgen.

Wenn Sie mobil sind, empfehle ich Ihnen, Kopfhörer zu verwenden, damit Sie die Stummschaltung Ihrer Kopfhörer während des Anrufs schnell ein- und ausschalten können.

Abschließende Gedanken

Skype ist ein großartiges Tool, das sich von einer einfachen VOIP-Anwendung zu einem robusten Tool für die Zusammenarbeit entwickelt hat, das es Remote-Teams ermöglicht, nahtlos zusammenzuarbeiten und synchron zu bleiben. In den letzten mehr als fünf Jahren hatten wir reichlich Gelegenheit, die Grenzen von Skype auszutesten und festzustellen, dass es sich um einen zuverlässigen Dienst handelt, auf den wir uns verlassen können. Skype wird ständig verbessert und hält mit dem sich verändernden Internet-Ökosystem Schritt.

Skype war für Toptal hervorragend. Wenn Sie in einem verteilten Team arbeiten, empfehle ich dringend, es zu einem integralen Bestandteil Ihrer Organisation zu machen.