Dicas do Skype para equipes remotas

Toptal tem uma forte cultura remota, para dizer o mínimo. Para acompanhar uns aos outros, precisamos de uma ferramenta para manter os membros da equipe em sincronia, onde possamos alcançar qualquer outra pessoa a qualquer momento.

Quando começamos, em 2010, garotos legais como o Slack não existiam, então a escolha natural foi o Skype. Embora tenhamos adotado o Slack como nossa principal plataforma de comunidade, ainda usamos o Skype como nosso principal canal de comunicação entre a equipe principal da Toptal.

Ao longo dos anos, o Skype cresceu muito e se tornou uma ferramenta versátil que pode ser usada em todos os seus dispositivos de uma só vez, sincronizando o bate-papo entre eles e fornecendo uma maneira simples de ligar e compartilhar telas. Apesar de suas peculiaridades, é uma ferramenta que aproveitamos todos os dias para nossas operações internas.

Como usuários pesados ​​do Skype, notamos algumas coisas que podem não estar claras para todos. Aqui estão algumas dicas sobre como você e sua equipe remota podem aproveitar ao máximo o Skype.

Existe uma versão web!

Sim, está em beta, mas já funciona muito bem para chat. O cliente de navegador do Skype, web.skype.com, oferece a funcionalidade principal do Skype sem a necessidade de instalar um aplicativo independente. Algumas pessoas relataram que funcionaria apenas para os EUA e Canadá, mas na Toptal estamos usando sem problemas da América do Sul, Europa e partes da Ásia. Se você instalar o plug-in específico do navegador, poderá até receber chamadas pelo navegador.

A versão web é uma ótima opção de economia de tempo, facilitando o uso do Skype mesmo quando você está longe do computador principal. Por exemplo, se uma conversa em seu telefone for grande o suficiente para exigir um teclado, você poderá fazer login no computador disponível mais próximo para conversar.

Os bate-papos em grupo são a base perfeita para sua equipe remota.

Com centenas de membros da equipe principal, seria impossível fazer qualquer coisa se todos conversássemos na mesma sala de bate-papo. Os bate-papos em grupo separados facilitam a organização dos membros da nossa equipe e a colaboração eficaz.

Os bate-papos em grupo são fáceis de configurar; basta criar uma nova conversa, adicionar os membros da equipe e dar ao grupo um nome claro e fácil de lembrar. O bate-papo em grupo pode servir como ponto de encontro central para sua equipe, permitindo que os membros da equipe se sincronizem, façam chamadas em grupo e se comuniquem de forma eficaz e eficiente. Um bate-papo em grupo bem gerenciado pode durar para sempre. Muitos dos grupos que criamos quando começamos o Toptal ainda são usados ​​diariamente.

A nova arquitetura baseada em nuvem do Skype simplificou as funções de grupo para apenas duas: Admin e Speaker . Um alto-falante tem as permissões padrão, como postar mensagens e participar de chamadas, enquanto um administrador pode fazer coisas como expulsar pessoas do grupo.

Os bate-papos em grupo podem ser ajustados às necessidades da sua equipe.

Uma adição recente aos grupos do Skype permite que você crie um link exclusivo para ser compartilhado com outras pessoas, adicionando-as ao grupo quando elas acessarem o link. Isso ajuda a colocar todos os seus companheiros de equipe no mesmo lugar. Você pode, por exemplo, incluir o link em um documento de orientação central para a equipe, para que os novos membros da equipe possam encontrá-lo facilmente. Para criar e ativar o link, você deve ser um administrador do grupo e pode usar comandos de texto (“/get uri”) ou acessá-lo a partir do perfil do grupo (clique no ícone do grupo).

Outro recurso novo e útil dos grupos é a capacidade de controlar quem pode ver o histórico de bate-papo. Quando essa configuração está habilitada, aqueles que ingressarem após a conversa já ter começado podem voltar e acompanhar o que já foi discutido, facilitando a atualização.

O Skype para iOS costumava ser um pesadelo, mas não é mais.

Eu usei o Skype quando a primeira versão do iPhone foi lançada, e ela percorreu um longo caminho desde então. As versões mais antigas eram quase inúteis, causando estragos na vida útil da bateria, ao mesmo tempo em que ofereciam um desempenho terrivelmente lento e careciam de muitas funcionalidades fundamentais, como a busca de contatos. No entanto, grandes melhorias no Skype e no iOS tornaram esses problemas uma coisa do passado, e com uma bateria tão grande quanto a do iPhone 6 Plus, você pode mantê-lo funcionando o dia todo sem problemas.

Por muito tempo, essas melhorias nunca chegaram à versão para iPad, o que me deixou louco, pois o iPad-mais-teclado é um ótimo fator de forma para um nômade digital. Posso carregá-lo e fazer uma boa parte do trabalho quando se trata de mensagens instantâneas com minha equipe, trabalho no Google Documents e e-mail. Para meu alívio, o melhor do Skype finalmente chegou ao iPad com o recente lançamento do Skype 6. Esta versão melhorou a interface do iOS para ficar mais próxima da dos aplicativos iOS padrão e atualizou o cliente do iPad, tornando-o novo e utilizável . A pesquisa agora funciona em grupos, usuários e conteúdo de seus bate-papos.

Os comandos de texto permitem que você mantenha os dedos no teclado.

Esse recurso ainda é desconhecido para muitos usuários do Skype, mesmo aqueles que o utilizam regularmente. Se você digitar “/help” em um bate-papo, obterá informações sobre comandos que você pode executar para tornar o bate-papo ainda melhor (não se preocupe, esses comandos não são transmitidos para o grupo quando você os insere). Aqui estão alguns úteis:

• /topic groupname - Isso permite que você altere o nome do grupo para torná-lo simples e útil.
• /get admins - Isso mostrará quem tem a função de administrador para o grupo específico.
• /setrole skypename admin - Se você é um administrador de um grupo, você também pode tornar outra pessoa um administrador.
• s/ oldword / newword / - Esta é uma ótima maneira de corrigir rapidamente pequenos erros de digitação em algo que você acabou de escrever. Essencialmente, você pode editar uma palavra de sua mensagem mais recente usando o formato s/ oldword / newword /. (Este é um que eu nem consegui encontrar na documentação do Skype. Descobri por acidente há muito tempo, quando estava trabalhando no Vim e digitei no Skype por engano! Parece não funcionar em versões móveis, mas funciona no Skype para Mac.)

Existem muitos outros comandos, sobre os quais você pode ler mais aqui.

Você pode participar de uma chamada em grupo a qualquer momento.

Este não é o recurso mais novo, mas é particularmente útil. Se uma chamada estiver em execução e você não ingressou inicialmente por qualquer motivo, poderá fazê-lo mais tarde. Lembre-se de que, se você estiver iniciando o Skype, levará alguns segundos após o login para sincronizar corretamente os status do grupo e determinar que há uma chamada em andamento. Não fique feliz em clicar no botão de chamada de um grupo que você sabe que tem uma chamada em andamento; isso pode iniciar uma nova chamada e confundir a todos. Apenas espere o botão Chamar se tornar o botão Entrar.

O Skype pode ser seu número de telefone principal, independentemente de onde você esteja.

O Skype tem um conjunto completo de recursos incríveis que permitem que você o use como um telefone comum, não importa onde você esteja no mundo:

Com um número Skype, você pode escolher um número de telefone local em mais de 20 países, e as chamadas para esse número vão direto para sua conta Skype. Isso permite que familiares, amigos ou clientes locais cheguem até você facilmente, não importa para onde você viaje.

E se você estiver em movimento ou fora do alcance de uma conexão de internet estável, você pode configurar sua conta para o Skype Forwarding para seu número de celular. Quando você estiver offline ou não atender chamadas no Skype, elas serão redirecionadas automaticamente para o seu celular!

Ambos os serviços vêm com pequenas taxas, mas os preços são razoáveis ​​e devem caber facilmente no orçamento de uma empresa. Eu mantenho um número Skype em Palo Alto, Califórnia, para que os clientes Toptal e os membros da equipe principal nos EUA possam me contatar facilmente. Quando viajo para outros países, simplesmente coloco um cartão SIM local no meu telefone e configuro o Encaminhamento do Skype para esse número. Voilá! Eu posso ser alcançado a qualquer momento, não importa onde eu esteja. Com certeza é melhor pagar por chamadas internacionais!

Você pode realizar chamadas simultâneas em diferentes dispositivos.

Se você está tão ocupado quanto eu, este é ótimo. Se você iniciou uma chamada em grupo e precisa se afastar por alguns minutos para fazer outra chamada, basta manter a chamada em execução no seu dispositivo principal e usar seu telefone ou outro dispositivo habilitado para Skype para fazer a segunda chamada. Isso é bom, pois sua outra opção seria interromper a chamada em grupo e fazer com que todos os outros reiniciem a chamada sem você.

Certifique-se de ter uma boa conexão, especialmente se você for o anfitrião de uma chamada em grupo.

O Skype está mudando de P2P para arquitetura de rede baseada em nuvem, mas se você hospedar uma chamada em grupo, a qualidade da conexão do host ainda será importante. Se a conexão do host não for ideal, a qualidade da chamada será ruim para todos os participantes. Se o host tiver uma conexão sólida, a qualidade da chamada será boa para todos e somente a pessoa com problemas de conexão poderá ter uma qualidade ruim.

Silenciar a si mesmo é fundamental para a qualidade da chamada

Este é simples. Se você não estiver falando, silencie-se.

No começo, pode parecer que você vai perder tempo ao responder aos outros e fazer com que a ligação pareça pouco natural, mas é preciso apenas um pouco de prática para perceber que isso não é um grande problema. Você pode realmente contribuir para a qualidade da chamada dessa maneira, pois o ruído de fundo pode tornar a qualidade da chamada terrível e impedir que outras pessoas falem ou ouçam o que está sendo dito. Isso é especialmente importante em chamadas em grupo. E não pense que as pessoas não saberão que foi você! O Skype para Mac e Windows mostrará claramente quem está “falando” ou fazendo mais barulho, para que todos saibam que você está tentando lavar a louça enquanto fala no Skype.

Se você estiver em um desktop ou laptop, a tecla de atalho Push to Talk (PTT) do Skype é uma ótima maneira de lidar com isso. Silencie-se quando a chamada for iniciada. Então, sempre que você quiser falar, mantenha pressionadas as combinações de teclas de atalho. Enquanto você mantém as teclas pressionadas, um indicador na tela sinaliza que você não está mais silenciado. No Mac, a combinação de teclas PTT é [control]+[option]+[command]+[seta para cima] . No Windows, a tecla de atalho pode ser habilitada e configurada seguindo estas instruções.

Se você estiver no celular, recomendo que use fones de ouvido para ativar e desativar rapidamente o mudo dos fones de ouvido durante a chamada.

Pensamentos finais

O Skype é uma ótima ferramenta que evoluiu de um simples aplicativo VOIP para uma ferramenta de colaboração robusta que permite que equipes remotas trabalhem juntas e permaneçam sincronizadas. Nos últimos cinco anos, tivemos muitas oportunidades de testar os limites do Skype e descobrir que é um serviço confiável com o qual podemos contar. O Skype está melhorando constantemente, acompanhando o ecossistema da Internet em constante mudança.

O Skype tem sido excelente para a Toptal. Se você estiver trabalhando em uma equipe distribuída, é altamente recomendável torná-la parte integrante de sua organização.