Conseils Skype pour les équipes distantes

Toptal a une forte culture à distance, c'est le moins qu'on puisse dire. Pour rester en contact les uns avec les autres, nous avons besoin d'un outil pour garder les membres de l'équipe synchronisés, où nous pouvons joindre toute autre personne à tout moment.

Lorsque nous avons commencé, en 2010, les enfants cool comme Slack n'étaient pas là, donc le choix naturel était Skype. Bien que nous ayons depuis adopté Slack comme plate-forme communautaire principale, nous utilisons toujours Skype comme principal canal de communication au sein de l'équipe principale de Toptal.

Au fil des ans, Skype a beaucoup grandi et est devenu un outil polyvalent qui peut être utilisé sur tous vos appareils à la fois, synchronisant le chat entre eux et offrant un moyen simple d'appeler et de partager des écrans. Malgré ses bizarreries, c'est un outil que nous utilisons chaque jour pour nos opérations internes.

En tant qu'utilisateurs intensifs de Skype, nous avons remarqué certaines choses qui pourraient ne pas être claires pour tout le monde. Voici quelques conseils sur la façon dont vous et votre équipe distante pouvez tirer le meilleur parti de Skype.

Il existe une version Web !

Oui, il est en version bêta, mais il fonctionne déjà assez bien pour le chat. Le client de navigateur Skype, web.skype.com, vous offre les fonctionnalités de base de Skype sans avoir à installer une application autonome. Certaines personnes ont signalé que cela ne fonctionnerait que pour les États-Unis et le Canada, mais chez Toptal, nous l'utilisons sans aucun problème depuis l'Amérique du Sud, l'Europe et certaines parties de l'Asie. Si vous installez le plugin spécifique au navigateur, vous pouvez même recevoir des appels via votre navigateur.

La version Web est une excellente option pour gagner du temps, ce qui facilite l'utilisation de Skype même lorsque vous êtes loin de votre ordinateur principal. Par exemple, si une conversation sur votre téléphone devient suffisamment importante pour nécessiter un clavier, vous pouvez vous connecter à partir de l'ordinateur disponible le plus proche pour parler.

Les discussions de groupe constituent une base idéale pour votre équipe distante.

Avec des centaines de membres de l'équipe principale, il serait impossible de faire quoi que ce soit si nous parlions tous dans le même salon de discussion. Les discussions de groupe séparées facilitent l'organisation des membres de notre équipe et une collaboration efficace.

Les discussions de groupe sont faciles à configurer ; créez simplement une nouvelle conversation, ajoutez les membres de l'équipe et donnez au groupe un nom clair et facile à retenir. La discussion de groupe peut servir de point de rencontre central pour votre équipe, permettant aux membres de l'équipe de se synchroniser les uns avec les autres, de tenir des appels de groupe et de communiquer de manière efficace et efficiente. Une discussion de groupe bien gérée peut durer éternellement. De nombreux groupes que nous avons créés lorsque nous avons lancé Toptal sont encore utilisés quotidiennement.

La nouvelle architecture basée sur le cloud de Skype a simplifié les rôles de groupe à seulement deux : Admin et Speaker . Un haut-parleur dispose des autorisations standard, telles que la publication de messages et la participation à des appels, tandis qu'un administrateur peut faire des choses comme expulser des personnes du groupe.

Les discussions de groupe peuvent être adaptées aux besoins de votre équipe.

Un ajout récent aux groupes Skype vous permet de créer un lien unique à partager avec d'autres, en les ajoutant au groupe lorsqu'ils visitent le lien. Cela aide à rassembler vos coéquipiers au même endroit. Vous pouvez, par exemple, inclure le lien sur un document d'orientation central pour l'équipe, afin que les nouveaux membres de l'équipe puissent le trouver facilement. Pour créer et activer le lien, vous devez être administrateur du groupe, et pouvez soit utiliser des commandes textuelles ("/get uri"), soit y accéder depuis le profil du groupe (cliquez sur l'icône du groupe).

Une autre fonctionnalité nouvelle et utile des groupes est la possibilité de contrôler qui peut voir l'historique des discussions. Lorsque ce paramètre est activé, ceux qui se joignent après le début de la conversation peuvent revenir en arrière et rattraper ce qui a déjà été discuté, ce qui facilite la mise à niveau.

Skype pour iOS était un cauchemar, mais plus maintenant.

J'ai utilisé Skype il y a longtemps lorsque la première version de l'iPhone est sortie, et cela a parcouru un long chemin depuis lors. Les anciennes versions étaient à peine utilisables, faisant des ravages sur la durée de vie de la batterie, tout en offrant des performances atrocement lentes et manquant de nombreuses fonctionnalités fondamentales, telles que la recherche de contacts. Cependant, des améliorations majeures apportées à Skype et à iOS ont fait de ces problèmes une chose du passé, et avec une batterie aussi grosse que celle de l'iPhone 6 Plus, vous pouvez la faire fonctionner toute la journée sans aucun problème.

Pendant longtemps, ces améliorations n'ont jamais atteint la version iPad, ce qui m'a rendu fou car l'iPad-plus-clavier est un excellent facteur de forme pour un nomade numérique. Je peux le transporter et faire une bonne partie du travail en ce qui concerne les messageries instantanées avec mon équipe, travailler sur Google Documents et envoyer des e-mails. À mon grand soulagement, le meilleur de Skype a finalement atteint l'iPad avec le lancement récent de Skype 6. Cette version a amélioré l'interface iOS pour se rapprocher de celle des applications iOS standard et a mis à jour le client iPad, le rendant frais et utilisable. . La recherche fonctionne désormais sur les groupes, les utilisateurs et le contenu de vos discussions.

Les commandes de texte vous permettent de garder vos doigts sur le clavier.

Cette fonctionnalité est encore méconnue de nombreux utilisateurs de Skype, même ceux qui l'utilisent régulièrement. Si vous tapez "/help" dans un chat, vous obtiendrez des informations sur les commandes que vous pouvez exécuter pour rendre le chat encore meilleur (ne vous inquiétez pas, ces commandes ne sont pas diffusées au groupe lorsque vous les entrez). En voici quelques-unes utiles :

• /topic groupname - Cela vous permet de changer le nom du groupe pour le rendre simple et utile.
• /get admins - Cela vous montrera qui a le rôle d'administrateur pour le groupe particulier.
• /setrole skypename admin - Si vous êtes administrateur d'un groupe, vous pouvez également désigner quelqu'un d'autre comme administrateur.
• s/ oldword / newword / - C'est un excellent moyen de corriger rapidement les fautes de frappe mineures dans quelque chose que vous venez d'écrire. Essentiellement, vous pouvez modifier un mot de votre message le plus récent en utilisant le format s/ ancien mot / nouveau mot /. (C'est celui que je n'ai même pas pu trouver dans la documentation de Skype. Je l'ai découvert par accident il y a longtemps, alors que je travaillais dans Vim et que j'ai tapé dans Skype par erreur ! Il ne semble pas fonctionner sur les versions mobiles mais il fonctionne sur Skype pour Mac.)

Il existe de nombreuses autres commandes, dont vous pouvez en savoir plus ici.

Vous pouvez rejoindre un appel de groupe à tout moment.

Ce n'est pas la fonctionnalité la plus récente mais elle est particulièrement utile. Si un appel est en cours et que vous ne l'avez pas rejoint initialement pour une raison quelconque, vous pouvez le faire plus tard. Gardez à l'esprit que si vous venez de démarrer Skype, il faudra quelques secondes après votre connexion pour synchroniser correctement les statuts du groupe et déterminer qu'il y a un appel joignable en cours. Ne vous contentez pas de cliquer sur le bouton d'appel d'un groupe dont vous savez qu'il a un appel en cours ; cela pourrait démarrer un nouvel appel et confondre tout le monde. Attendez simplement que le bouton Appel devienne le bouton Rejoindre.

Skype peut être votre numéro de téléphone principal, où que vous soyez.

Skype propose toute une suite de fonctionnalités impressionnantes qui vous permettent de l'utiliser comme un téléphone ordinaire, où que vous soyez dans le monde :

Avec un numéro Skype, vous pouvez choisir un numéro de téléphone local dans plus de 20 pays, et les appels vers ce numéro seront directement dirigés vers votre compte Skype. Cela permet à la famille, aux amis ou aux clients locaux de vous joindre facilement, peu importe où vous voyagez.

Et si vous êtes en déplacement ou hors de portée d'une connexion Internet stable, vous pouvez configurer votre compte pour le transfert Skype vers votre numéro de mobile. Lorsque vous êtes hors ligne ou que vous ne répondez pas aux appels entrants sur Skype, ils seront automatiquement redirigés vers votre mobile !

Les deux services sont payants, mais les prix sont raisonnables et devraient s'intégrer facilement dans le budget d'une entreprise. Je garde un numéro Skype à Palo Alto, en Californie, afin que les clients de Toptal et les membres de l'équipe principale aux États-Unis puissent me joindre facilement. Lorsque je voyage dans d'autres pays, je mets simplement une carte SIM locale dans mon téléphone et configure le transfert Skype vers ce numéro. Voila ! Je suis joignable à tout moment, où que je sois. C'est mieux que de payer pour les appels internationaux !

Vous pouvez effectuer des appels simultanés sur différents appareils.

Si vous êtes aussi occupé que moi, celui-ci est formidable. Si vous avez lancé un appel de groupe et que vous devez vous éloigner pendant quelques minutes pour passer un autre appel, vous pouvez simplement maintenir l'appel en cours sur votre appareil principal et utiliser votre téléphone ou un autre appareil compatible Skype pour passer le deuxième appel. C'est bien, car votre autre option serait de mettre fin à l'appel de groupe et de demander à tous les autres de redémarrer l'appel sans vous.

Assurez-vous d'avoir une bonne connexion, surtout si vous êtes l'hôte d'un appel de groupe.

Skype passe d'une architecture réseau P2P à une architecture réseau basée sur le cloud, mais si vous hébergez un appel de groupe, la qualité de la connexion hôte est toujours importante. Si la connexion hôte n'est pas idéale, la qualité de l'appel sera mauvaise pour tous les participants. Si l'hôte dispose d'une connexion solide, la qualité de l'appel sera bonne pour tout le monde et seule la personne ayant des problèmes de connexion pourrait avoir une mauvaise qualité.

La mise en sourdine est la clé de la qualité des appels

Celui-ci est simple. Si vous ne parlez pas, mettez-vous en sourdine.

Au début, vous pourriez avoir l'impression que vous allez perdre du temps à répondre aux autres et que l'appel ne semble pas naturel, mais il suffit d'un peu de pratique pour réaliser que ce n'est pas un gros problème. Vous pouvez vraiment contribuer à la qualité de l'appel de cette façon, car votre bruit de fond peut rendre la qualité de l'appel terrible et empêcher les autres de parler ou d'entendre ce qui se dit. Ceci est particulièrement important pour les appels de groupe. Et ne pense pas que les gens ne sauront pas que c'était toi ! Skype pour Mac et Windows montrera clairement qui "parle" ou fait le plus de bruit, afin que tout le monde sache que vous essayez de faire la vaisselle pendant que vous parlez sur Skype.

Si vous utilisez un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable, le raccourci clavier Push to Talk (PTT) de Skype est un excellent moyen de gérer cela. Mettez-vous en sourdine lorsque l'appel commence. Ensuite, chaque fois que vous voulez parler, maintenez simplement les combinaisons de touches de raccourci enfoncées. Tant que vous maintenez les touches enfoncées, un indicateur sur votre écran vous signale que vous n'êtes plus en mode muet. Sur Mac, la combinaison de touches PTT est [control]+[option]+[command]+[up arrow] . Sous Windows, le raccourci clavier peut être activé et configuré en suivant ces instructions.

Si vous êtes sur mobile, je vous recommande d'utiliser des écouteurs afin de pouvoir activer et désactiver rapidement la sourdine de vos écouteurs pendant l'appel.

Dernières pensées

Skype est un excellent outil qui est passé d'une simple application VOIP à un outil de collaboration robuste qui permet aux équipes distantes de travailler ensemble de manière transparente et de rester synchronisées. Au cours des cinq dernières années et plus, nous avons eu amplement l'occasion de tester les limites de Skype et de constater qu'il s'agit d'un service fiable sur lequel nous pouvons compter. Skype s'améliore constamment, suivant l'évolution de l'écosystème Internet.

Skype a été excellent pour Toptal. Si vous travaillez dans une équipe distribuée, je vous recommande fortement d'en faire une partie intégrante de votre organisation.