Faceți ca software-ul dvs. să funcționeze pentru dvs.: un tutorial de implementare ERP

Rezumat

Introducere

În viața aproape oricărei întreprinderi în creștere, vine un moment în care sistemele și procesele care au servit-o încă de la înființare devin insuficiente. Afacerile aflate în stadiu incipient tind să crească cu sisteme software de bază și cu costuri reduse și cu o dependență puternică de eforturile și abilitățile câtorva angajați administrativi cheie. Cu toate acestea, la un moment dat, software-ul nu poate ține pasul cu afacerea, iar angajații de încredere devin suprasolicitați, provocând un decalaj de capacitate în care întreprinderea trebuie să ia măsuri pentru a satisface nevoile afacerii. Dacă nu se iau măsuri pentru îmbunătățirea proceselor, acest decalaj de capacitate se va extinde și va împiedica capacitatea afacerii de a crește și de a concura.

Pentru majoritatea întreprinderilor aflate în acest punct cheie de inflexiune, se alege să implementeze un software robust de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), care integrează toate domeniile afacerii și ajută la depășirea decalajului de capabilități menționat mai sus. Aceasta este o decizie extrem de importantă în viața unei afaceri și trebuie abordată cu un accent neîntrerupt pe managementul riscului. Deși ERP poate să nu fie sexy, este de maximă importanță pentru afacerile în creștere și nu trebuie ignorat.

În calitate de controlor financiar de lungă durată și, mai recent, director general al unei afaceri, am lucrat la mai multe implementări, folosind trei pachete software diferite atât la nivelul întregului sistem, cât și la nivel de modul. Este clar că afacerile moderne au nevoie de ERP, iar eu sunt cu siguranță în favoarea utilizării lui. Cu toate acestea, este de o importanță capitală ca liderii să se concentreze pe execuția precisă pe tot parcursul procesului. Deoarece fiecare rezultat al unui proiect de implementare a software-ului va afecta afacerea în viitor, acest articol oferă liderilor întreprinderilor beneficiile și riscurile ERP, precum și un ghid detaliat de implementare pas cu pas.

Ce este ERP și de ce să-l folosești?

Ce este ERP?

ERP se referă la un set de sisteme care leagă împreună toate procesele de afaceri ale întreprinderii și permite fluxul de date între procese și funcții. Ajută la standardizarea, eficientizarea și integrarea proceselor din HR, finanțe, distribuție, lanțul de aprovizionare - integrând diferitele fațete ale unei companii într-un singur sistem cuprinzător. Software-ul de bază utilizează o platformă integrată și definiții comune de date. Astăzi, sistemele ERP oferă chiar și business intelligence, automatizarea forței de vânzări și automatizarea marketingului. De fapt, majoritatea site-urilor de comerț electronic sunt acum strâns legate de o formă de back-end ERP. O implementare eficientă a ERP necesită nu doar software-ul potrivit, ci și documentație amănunțită, acceptarea părților interesate cheie, comunicarea cu furnizorii și instruirea angajaților.

Deși nu există un interval de timp standard pentru implementarea unui ERP, aceasta poate dura oriunde între șase luni și doi ani. Influențele asupra cronologiei variază în funcție de companie, dar pot include dimensiunea companiei, transferul de date din sistemele vechi și complexitatea sistemului instalat. Spre deosebire de multe decizii strategice de care mai târziu pot fi îndepărtate, este neobișnuit ca o întreprindere să treacă prin mai mult de o implementare ERP.

Care sunt beneficiile ERP?

ERP poate oferi totul, de la productivitate crescută și securitate a datelor până la scalabilitate și economii de costuri, cu principalele motive indicate mai jos. Atunci când procesele și datele de afaceri sunt automatizate și centralizate, angajații vor descoperi că au mai puțină muncă manuală, vor obține capabilități de raportare mai ușoare și pot gestiona în mod proactiv operațiunile generale cu mult mai puține întreruperi.

O implementare software notabilă pe care am condus-o a fost adăugarea unui modul de automatizare a conturi de plătit (AP) integrat într-un mediu Oracle. Modulul a fost separat de sistemul ERP, dar a folosit aceleași baze de date și a fost complet integrat. Eram noul controlor al unui grup de companii de 500 de milioane de dolari, iar sistemul existent era arhaic. Am fost șocat să constat că echipa de conturi plătibile amesteca hârtie literală în aproximativ 20 de birouri diferite, verifică inițialele de aprobare pe hârtie, făcea 100% din plăți pe cecuri fizice și apoi mă punea să semnez manual fiecare cec. Facturile pe hârtie au fost, de asemenea, stocate în cutii de fișiere timp de șapte ani sau mai mult.

În general, a fost o implementare curată: am identificat o oportunitate clară de îmbunătățire, am decis să o urmăm în mod agresiv cu cea mai bună soluție software disponibilă și apoi am pus bazele timpurii pentru gestionarea riscului, documentând procesele noastre în detaliu și căutând acceptarea managementului. Rezultatele au inclus costuri de tranzacție reduse drastic și o capacitate îmbunătățită de a investiga natura cheltuielilor. Vreau să subliniez faptul că buy-in-ul a fost important. Deși eram nou în organizație și simțeam că echipa de contabilitate ar trebui să-și stabilească propria politică, CFO m-a pus pe bună dreptate să vând directorii generali ai fiecărei afaceri constitutive cu privire la implementare. Am executat cu sprijinul majorității liderilor de afaceri cheie, în special a celor care nu au fost colocați cu echipa de contabilitate. În cele din urmă, acel software AP, care în 2014 era doar în domeniul de aplicare pentru SUA și Canada (65% din totalul afacerii), a fost ulterior extins la nivel global în întreaga companie.

Acum, să ne aprofundăm în pașii implementării ERP.

Pasul 1 – Evaluarea gradului de pregătire pentru implementarea ERP

După cum sa menționat anterior, uneori o întreprindere se află într-un punct de inflexiune clar în care este evident că ERP este necesar:

• Întreprinderea se confruntă cu o creștere rapidă a veniturilor, stocurilor sau diversității liniei de produse. În general, creșterea conduce la creșterea complexității afacerii de-a lungul timpului și poate fi o idee bună să treceți înaintea unei potențiale probleme din aval.
• Sistemele moștenite (în special cele care sunt foarte dependente de Excel sau Access) se prăbușesc sub greutatea unei afaceri din ce în ce mai complexe. Dacă nu ați implementat sisteme adecvate în timp ce a avut loc creșterea, puteți ajunge la un punct în care capacitatea de afaceri a sistemului dvs. moștenit se defectează.
• Întreprinderea trebuie să demonstreze procese mai solide, controale interne sau capacitate de raportare financiară pentru a obține acces la finanțare bancară. Uneori, băncile vor face din profesionalizarea funcției financiare a întreprinderii o condiție pentru împrumuturi noi sau sporite. Aceasta poate include adoptarea de noi sisteme, precum și contractarea serviciilor de asigurare.
• Întreprinderea a adăugat locații suplimentare dincolo de site-ul său fondator. Având mai mult de o locație, gestionarea datelor în timp real este foarte dificilă, iar sistemele ERP ajută foarte mult în acest sens.
• Există probleme cu sistemele existente utilizate. Furnizorii de software încetează, în general, să susțină sau să actualizeze un sistem de afaceri mai vechi la un moment dat, ceea ce poate duce la probleme de funcționalitate și securitate.

Cu toate acestea, implementarea ERP este un efort fundamental riscant. Un eșec complet poate paraliza o afacere pentru o perioadă lungă de timp, în timp ce un eșec parțial poate crea ineficiențe greu de remediat. Cel mai bun mod în care pot explica enormitatea deciziei ERP este că va fi aproape sigur un element permanent pentru companie. Investiția monetară este de obicei destul de mare, deși poate varia, în general, în conformitate cu cele mai mari cheltuieli de capital pe care o afacere le-a făcut până în prezent. Pentru o companie mică care iese din foile de calcul Excel și implementează Microsoft Dynamics GP, poate că este de 100.000 USD. Pentru o companie mai mare, poate costa câteva milioane de dolari. În plus, este o investiție majoră din partea angajaților, în ceea ce privește taxa emoțională și cheltuielile de efort suplimentar.

Pasul 1A: Identificați ceea ce aveți de câștigat

Gândiți-vă în termeni de management al riscului și identificați cu sobru ce sperați să obțineți dintr-o implementare ERP. Măsurați-l față de costul unei implementări eșuate. Este posibil ca răspunsul corect să fie să vă păstrați procesele curente și să amânați implementarea ERP. Există momente în care tehnologia inferioară are sens, iar câștigul asociat cu noul software nu justifică costul. De exemplu, am ales odată să folosesc un programator independent cu sediul internațional pentru a automatiza o metodă obositoare de procesare a cheltuielilor existente. Din fericire, acest efort a generat doar o taxă unică de 50 USD, inclusiv un bacșiș de 20 USD, în loc de o actualizare lungă și costisitoare a sistemului.

Dacă decideți asupra unei implementări ERP, vă recomand să răspundeți în scris la următoarele întrebări:

• Cum arată afacerea la 90 de zile după lansare?
• Ce probleme de afaceri ar fi rezolvate ca urmare a implementării?

Luați acele răspunsuri și folosiți-le pentru a elabora în mod explicit obiectivele proiectului de implementare. Vor exista momente în timpul procesului în care vi se va spune că o presupunere trebuie schimbată sau că trebuie făcut un compromis. Având o vedere clară asupra cerințelor proiectului, veți fi mult mai puțin probabil să faceți un compromis care să cauzeze daune semnificative.

Pasul 1B: Înțelegeți cum ar putea arăta eșecul

Odată ce ați articulat clar de ce implementați ERP și ați stabilit că acest lucru merită riscurile inerente, este esențial să alegeți instrumentul ERP potrivit și să îl implementați cu succes. Aproximativ 75% dintre implementările ERP nu reușesc să-și atingă pe deplin obiectivele și vom face tot ce putem pentru a îmbunătăți șansele de succes prin utilizarea celor mai bune practici.

Pasul 2 – Documentați procesele de afaceri

Odată ce ați decis să urmați ERP, cea mai importantă sarcină este să vă asigurați că procesele dvs. de afaceri sunt bine documentate și că sunt compilate într-un singur loc. Aceasta include procesele majore evidente, cum ar fi achiziționarea la plată și ordinea în numerar, dar ar trebui să acopere și cele mai granulare activități recurente, cum ar fi integrarea angajaților sau aprobarea cardurilor de pontaj. Trebuie să faceți acest lucru înainte de a lua orice alte măsuri, deoarece fiecare proces nedocumentat devine o presupunere și fiecare presupunere implică riscuri. În plus, această documentație oferă conducerii o perspectivă clară asupra sferei, complexității și cerințelor minime ale proiectului.

Un element cheie al proiectului dumneavoastră de documentare este identificarea explicită a părților interesate de informații la fiecare pas al fiecărui proces de afaceri. Implementările eșuează la cele mai joase niveluri ale companiilor atunci când procesele nu se traduc pe deplin sau când echipa de conducere executivă nu ia în considerare efectele din aval. Am văzut acest tip de eșec de nenumărate ori. În cea mai recentă implementare a mea, echipa de servicii pentru clienți a subliniat că există un domeniu cheie de preferințe ale clienților în sistemul moștenit, care era vital pentru a oferi un nivel înalt obișnuit de servicii. Cu toate acestea, managerul de proiect IT a presupus în mod incorect că domeniul nu este esențial, renunțând la cerință. Acest lucru a condus direct la mai multe probleme legate de serviciul clienți prin eliminarea funcționalității cheie din procesul de asigurare a calității.

Majoritatea întreprinderilor aflate în stadiu incipient nu au documentația adecvată și este recomandabil să solicitați ajutor extern de la CPA sau consultanți profesioniști pentru a obține aceste informații. Este posibil ca echipa ta internă să nu aibă timpul și capacitatea de a face acest lucru, mai ales că întreprinderile private lean și agile văd exercițiul ca fiind antitetic față de agilitate.

Furnizarea documentației distribuitorului dvs. cu valoare adăugată (VAR)

În plus, trebuie să precizați în mod clar tot ceea ce face afacerea, deoarece veți transmite acele informații către reseller-ul cu valoare adăugată (VAR), care gestionează partea tehnică a implementării și vă ajută să vă personalizați software-ul. Cu cât poți oferi mai multe informații unui VAR, cu atât ei vor face treaba mai bună. Dacă nu oferiți multe informații unui VAR, ei vor face presupuneri pentru a umple golul în cunoștințe. Aceste presupuneri se pot baza pe propriile experiențe sau pe o scurtă conversație cu un angajat care nu are întreaga imagine. VAR-urile au termene strânse și este imperativ pentru ei să obțină resurse în și în afara locurilor de muncă. Și, deoarece majoritatea companiilor implementează de obicei ERP doar o singură dată, nu sunt neapărat motivate de afaceri repetate.

Gândiți-vă la riscul astfel: un VAR care înțelege doar 30% din afacerea dvs. este probabil să vă ofere o soluție care să răspundă la 30% din nevoile dvs. Prin producerea unei documentații complete și precise înainte de finalizarea contractului cu un VAR, minimizați acest risc. Acest lucru se întâmplă în mai multe moduri importante:

• VAR-ul este lăsat să facă mai puține presupuneri.
• Cerințele cheie ale procesului sunt planificate și executate pe tot parcursul procesului.
• Resursele tale interne se simt auzite, iar contribuția lor este luată în considerare.
• Poți fi foarte precis în contractarea cu VAR.

Într-una dintre experiențele mele cele mai nefericite, echipa de afaceri nu a reușit să specifice cerințele de implementare pentru o soluție ERP/eCommerce strâns legată. Am primit un site web care era practic inutilizabil pentru clienții noștri. Presupunerea VAR a fost că aspectul și senzația site-ului nostru orientat către clienți nu a contat atâta timp cât era strâns legat de sistemul ERP. La nivel de afaceri, nu am văzut site-ul decât după două săptămâni după ce trebuia să fie pus în funcțiune. Pentru a corecta acest lucru, am petrecut luni de zile făcând lucrări de îmbunătățire și zeci de mii de dolari în costuri suplimentare. Nu lăsați niciodată VAR-ul să-și asume.

Pasul 3 – Identificați VAR și soluția software pe care o veți implementa

Selectarea pachetului de software potrivit este crucială pentru succesul ERP, dar este una dintre părțile cele mai grele ale procesului. Nu este ușor să faci cercetări pentru că este în interesul VAR să păstreze lucrurile opace. Astfel, vă recomand să transformați documentația robustă a procesului într-o descriere concisă a cerințelor specifice și să cereți VAR să vorbească în mod specific cu aceste cerințe în prezentările lor. Din nou, cu cât ești mai specific, cu atât VAR-ul va fi mai specific.

De asemenea, sugerez să întrebați VAR-urile ce alte companii similare folosesc software-ul pe care îl vând și cu care VAR a lucrat. Ar trebui să ascultați indicii că VAR vă înțelege afacerea și a mai lucrat cu cerințe similare. Dacă VAR-ul vă spune că o afacere diferită este similară, fiți sceptici.

Un alt aspect cheie este dacă există ceva nestandard în modelul dvs. de afaceri care va necesita personalizarea sistemului. Dacă da, este cu adevărat necesară această caracteristică nestandard? O mulțime de procese și practici suboptime tind să se instaleze în primii ani ai întreprinderilor mici și mijlocii. Gândiți-vă la personalizarea în sistemul dvs. ERP ca la riscuri și costuri încorporate. Asta pentru că, cu fiecare actualizare a sistemului mai mare, este posibil să fie necesare actualizări unice în partea personalizată a software-ului. Utilizați această implementare ca un moment pentru a regândi, îmbunătăți și simplifica procesele existente.

Pasul 4 – Negociați Contractul cu VAR

Te poți scuti de multă durere și nemulțumire negociind bine contractul. Pentru că ați investit în proiectul de documentare, puteți articula clar cum arată „finalizarea cu succes”. Vă recomand cu căldură să definiți în mod explicit cum arată succesul în contract, cel puțin ca un addendum - dacă adaugă 50 de pagini cu mai multe diagrame și diagrame, așa să fie. În mod obișnuit, VAR-ul dorește să mențină cerințele contractate cât mai vagi posibil și vor să vă factureze pe oră. De asemenea, vor să fie cei care declară finalizarea procesului și sunt bucuroși să perceapă taxe suplimentare pentru a face munca care ar fi trebuit făcută de la început. Încercați să evitați acordul general al VAR și implicați-vă propriul consilier. Un rezultat optim de la finalul dvs. ar fi un contract ferm cu preț fix, cu semnarea finală ce revine dvs. Dar dacă un VAR este inflexibil în termeni, încercați să găsiți un alt furnizor al aceluiași software care este mai susceptibil de negociere.

Pasul 5 – Definiți în mod clar strategia internă și căutați o acceptare largă

În acest moment, o echipă cheie de proiect ar trebui să fie formată pentru a ajuta la lansarea software-ului. Echipa ar trebui să includă un sponsor executiv și un manager de proiect intern. Sponsorul executiv ar trebui să fie foarte înalt, ar trebui să mențină supravegherea la nivel înalt și responsabilitatea pentru obiectivele proiectului și ar trebui să articuleze strategia generală pentru ca echipa de zi cu zi să o execute. Managerul de proiect intern ar trebui să fie o persoană cu abilități demonstrate de management de proiect. Managementul proiectelor poate fi dificil deoarece membrii echipei sunt, în general, atrași dintr-un număr de domenii funcționale. Managerul de proiect îi lipsește de obicei autoritatea tradițională de supraveghere asupra oricăruia dintre oamenii pe care îi administrează. Un manager de proiect eficient este capabil să depășească această provocare și să realizeze obiectivele proiectului. O persoană care este certificată ca Project Management Professional (PMP) de către Project Management Institute este probabil să posede abilitățile necesare.

Chiar și peste nivelul sponsorului executiv, trebuie să existe un angajament de implementare de la cele mai înalte grade din organizație. Dacă un președinte sau un CEO este indiferent față de proiect sau chiar dezagajat în mod vizibil, le semnalează celorlalți din organizație că rezistența poate fi acceptabilă și poate crea riscuri.

De exemplu, într-o poziție de controlor financiar pe care am ocupat-o, am făcut eforturi pentru implementarea conturilor automate de plăți și am obținut aprobarea internă de consens pentru aceasta. Pe măsură ce am lansat software-ul și le-am arătat managerilor de mijloc cum să aprobe facturile, mai mulți au refuzat să participe. CEO-ul a refuzat să se implice și să ofere îndrumări acestor manageri intransigenți, iar rezultatul a fost că aprobarea a fost delegată angajaților non-manageri, cărora aproape sigur lipseau cunoștințele sau perspectiva pentru a evalua în mod adecvat cheltuielile de plătit.

Sponsorul executiv și managerul de proiect trebuie să aibă obiective și termene clare de gestionat. Ar trebui să urmăriți cea mai lentă perioadă a anului într-o afacere sezonieră și să faceți ca data inițială de lansare să cadă la începutul acelei perioade. Este foarte probabil ca proiectul general să se desfășoare mai mult decât așteptările inițiale și nu doriți să fiți prinși că trebuie să vă lansați într-o perioadă proastă a anului.

Pasul 6 – Concentrați-vă pe prioritățile cheie înainte de lansare

Ultimul moment în care puteți minimiza riscul este în perioada imediat anterioară lansării. Trei activități cruciale au loc în acest moment (testare, instruire și versiune de date). Asigurați-vă că fiecăruia i se acordă suficientă atenție.

Testare

Legăturile dintre module și sisteme trebuie testate pe larg pentru a se asigura că datele sunt create și transferate conform intenției. De exemplu, atunci când o factură este generată către un client în condiții, doriți să vă asigurați că modulul Conturi de încasat face ca înregistrările corecte să fie făcute în modulul Carte mare. Merită să rulați tranzacții paralele în sistemul moștenit, precum și în noua soluție ERP, pentru a vă asigura că există o funcționalitate echivalentă. Fiți amănunțit cu testarea și examinați rezultatele în detaliu. Dacă vreo parte a sistemului nu funcționează conform planului, nu vă angajați să o lansați.

Un caz clasic al unui ERP eșuat a fost Hershey, care a intrat în funcțiune cu o soluție SAP și alte două sisteme bolt-on, începând din 1996. VAR a recomandat un proces de 48 de luni, dar Hershey a insistat să intre în funcțiune în 30 de luni, pentru a finalizați tranziția înainte de Y2K. Implementarea unui singur sistem ERP este destul de complicată, dar includerea unei soluții separate pentru lanțul de aprovizionare și o soluție separată de management al relațiilor cu clienții (CRM) a fost, de asemenea, un semn de orgoliu. Hershey a luat decizia de a sacrifica timpul de testare pentru a-și atinge termenul-limită neconsiderat. Implementarea lor a fost un dezastru; Hershey nu a reușit să onoreze comenzile clienților în timpul sezonului de vârf și, ca urmare, a pierdut 100 de milioane de dolari din vânzări în 1999.

Instruire

Unele instruiri vor avea loc simultan cu testarea, deoarece un utilizator cheie sau doi din fiecare zonă funcțională vor participa în general. Este o greșeală, totuși, să te bazezi pe acești testeri pentru a fi formatorii altor lucrători din zonele lor. Trebuie desfășurat un program de instruire bine planificat, cu suficient timp alocat pentru a permite tuturor membrilor echipei să învețe. Înțelegeți că oameni diferiți vor avea stiluri diferite de învățare. De obicei, oamenii învață cel mai bine atunci când pot lega noul sistem de procesele vechi. Adesea, activitățile sunt același lucru cu un alt nume.

Nu aveți încredere oarbă că oamenii sunt suficient de bine pregătiți. De cele mai multe ori, prima dată când VAR-ul îți spune că afacerea este gata de lansare, nu este așa. De asemenea, nu fi surprins dacă un sistem mai robust necesită mai multe clicuri și mai mult timp pe sarcină decât sistemele vechi. Procesele pot dura mai mult și pot necesita mai mulți oameni să le execute zilnic. Ar fi grozav dacă ați putea fi siguri că cumpărați întotdeauna economii de costuri de muncă cu ERP, dar uneori, nu sunteți. De fapt, tranzacționați costuri cu forța de muncă ceva mai mari pentru capacități îmbunătățite și/sau controale interne. Pentru multe companii, aceasta este o tranzacție care merită, dar așteptați-vă că aceasta este o posibilitate.

Conversia datelor

Există un proces care are loc spre sfârșitul fiecărei implementări ERP, numit conversie de date, care sună relativ simplu și benign. De obicei, este mult mai problematic decât se aștepta, totuși și este o cauză comună a întârzierilor și a problemelor post-lansare. Conversia datelor este în mare parte o muncă manuală și plictisitoare și, de obicei, necesită lucru din resurse funcționale, care sunt cel mai familiarizate cu natura datelor. Micile greșeli pot crea probleme mari, odată ce datele sunt migrate, așa că cel mai bine este să vă asigurați că aveți o abordare solidă a asigurării calității.

Într-o implementare, ne-am bazat pe echipa IT internă pentru a prelua datele de inventar granulare din sistemul moștenit și a le mapa corect la câmpurile echivalente din soluția ERP nou-implementată. Pe măsură ce datele au fost manipulate într-o foaie de calcul, elementele acestora s-au aliniat greșit între rânduri și au fost atribuite atribute complet incorecte miilor de articole de inventar specifice. Acest lucru a cauzat ineficiențe de îndeplinire de zi cu zi pe măsură ce inventarul a fost comandat și un proiect manual de curățare în curs de desfășurare, care a durat șase luni.

O parte importantă a conversiei datelor este curățarea datelor. Sistemele vechi au o modalitate de a acumula date inutile în timp, care nu merită adusă în noul mediu de sistem. Câteva exemple în acest sens sunt cotații de preț nefinalizate și informații despre produse învechite.

Cealaltă parte cheie a procesului este traducerea datelor. Există informații cheie în sistemul moștenit care trebuie mapate la câmpuri echivalente din noul sistem. De multe ori, alinierea imediată a celor două sisteme nu este perfectă sau simplă. Un sistem ERP bun va avea câmpuri definite de utilizator care vor permite capturarea și migrarea datelor necesare.

Cuvânt rapid de avertizare

Deoarece părțile din amonte ale procesului durează mai mult decât se aștepta, procesul total devine de obicei întârziat. În majoritatea implementărilor, există o tentație ca activitățile din etapa ulterioară să fie comprimate. VAR, care are nevoie de obicei de oamenii săi pentru a trece la următorul proiect, va adăuga adesea presiune pentru a se grăbi. Nu ceda acestei tentații și/sau presiuni. Ar trebui să începeți cu mentalitatea că intervalul de timp pentru testare, instruire și conversie a datelor nu poate fi scurtat din niciun motiv și că poate fi prelungit dacă este necesar.

Prin implicare, aceasta înseamnă că data de lansare poate fi prelungită în mod liber, după caz. De asemenea, data planificată de lansare nu ar trebui să fie niciodată legată de nicio altă dată cheie, cum ar fi sfârșitul unui trimestru sau al unui an fiscal. A face acest lucru implică riscuri masive. Cel mai bun lucru pe care îl poate face un CFO sau un alt lider executiv pentru a minimiza riscul într-o implementare ERP este să mențină disciplina în timpul cronologic și să se asigure că lansarea are loc numai atunci când există mult confort că oamenii și software-ul sunt pregătiți.

Pasul 7 – Intră în direct cu noul software

Când este timpul să lansați, cel mai bine este să comunicați întregii organizații că toată lumea trebuie să fie maxim flexibilă și disponibilă. Recomand să anunți tuturor celor implicați că vor trebui să fie disponibili pentru a lucra multe ore suplimentare în primele zile, inclusiv în primul weekend. Oricât de bună ar fi pregătirea, vor apărea câteva provocări neașteptate.

În cea mai recentă implementare a mea (pentru o unitate de afaceri achiziționată într-o companie mai mare), am descoperit la mijlocul lansării că cantitățile de articole puteau merge doar cu două zecimale, din cauza unei setări de sistem global care fusese stabilită cu 20 de ani mai devreme. Acest lucru ne-a forțat să ne schimbăm din mers structura prețurilor și a unităților de măsură, deoarece ne-am dat seama că nu putem vinde sau urmări cu exactitate o uncie (0,0625 de lire sterline) din produsul nostru în vrac. Acesta a fost un mic detaliu care ne-a dat înapoi câteva zile.

Ar trebui să acordați prioritate încărcării exacte și imediate a bilanţului dvs. de început la data limită. Există multe moduri în care acest lucru poate fi o provocare, din cauza detaliilor necesare pentru a urmări cu acuratețe și complet activele și pasivele în registrele subsidiare. Stocurile și conturile de încasat tind să fie cele mai riscante conturi.

Încărcările de date ar trebui revizuite în detaliu granular, deoarece erorile în această etapă pot fi foarte dificile și consumatoare de timp de corectat.

Odată ce operați în noul sistem ERP, o capacitate de asistență continuă îmbunătățită trebuie menținută cel puțin pentru primele două luni. Este oportun să se organizeze apeluri regulate, în care problemele restante sunt discutate și actualizate.

Gânduri de despărțire

Deși există multe beneficii de câștigat din utilizarea unui sistem ERP, implementarea acestuia este, desigur, riscantă. Cu toate acestea, prin folosirea celor mai bune practici și prin gestionarea corectă a procesului, riscurile pot fi minimizate. Demersul din această postare nu ar trebui să fie o colecție de motive pentru a nu implementa ERP, ci mai degrabă câteva idei pentru îmbunătățirea șanselor de succes.

Potrivit autorilor Howard Smith și Peter Fingar, „Nu toate problemele de integrare a proceselor sunt tehnice și nu toate sunt legate de IT. Integrarea sistemelor informatice nu este același lucru cu integrarea afacerii.”