Far funzionare il tuo software per te: un tutorial sull'implementazione di ERP

Sintesi

introduzione

Nella vita di quasi tutte le imprese in crescita, arriva un momento in cui i sistemi e i processi che l'hanno servita sin dall'inizio diventano insufficienti. Le aziende in fase iniziale tendono a crescere con sistemi software di base ea basso costo e una forte dipendenza dagli sforzi e dalle capacità di alcuni dipendenti amministrativi chiave. Tuttavia, a un certo punto, il software non riesce a tenere il passo con il business e i dipendenti fidati diventano sovraccarichi, causando un divario di capacità in cui l'azienda deve adottare misure per soddisfare le esigenze aziendali. Se non si interviene per migliorare i processi, questo gap di capacità si amplierà e ostacolerà la capacità dell'azienda di crescere e competere.

Per la maggior parte delle aziende in questo punto di svolta chiave, viene fatta la scelta di implementare un solido software ERP (Enterprise Resource Planning), che integra tutte le aree dell'attività e aiuta a superare il divario di capacità sopra menzionato. Questa è una decisione estremamente consequenziale nella vita di un'azienda e deve essere affrontata con un'attenzione ininterrotta sulla gestione del rischio. Sebbene l'ERP possa non essere sexy, è della massima importanza per le aziende in crescita e non dovrebbe essere ignorato.

In qualità di controllore finanziario di lunga data e, più recentemente, direttore generale di un'azienda, ho lavorato su diverse implementazioni, utilizzando tre diversi pacchetti software sia a livello di intero sistema che di modulo. È chiaro che le aziende moderne hanno bisogno di ERP e sono decisamente favorevole a sfruttarlo. Tuttavia, è di fondamentale importanza che i leader si concentrino sull'esecuzione precisa durante tutto il processo. Poiché ogni risultato di un progetto di implementazione del software influenzerà l'azienda in futuro, questo articolo fornisce ai leader aziendali i vantaggi e i rischi dell'ERP, nonché una guida dettagliata all'implementazione.

Cos'è l'ERP e perché usarlo?

Cos'è l'ERP?

ERP si riferisce a un insieme di sistemi che collegano tutti i processi aziendali dell'impresa e consentono il flusso di dati tra processi e funzioni. Aiuta a standardizzare, semplificare e integrare i processi nelle risorse umane, finanza, distribuzione e supply chain, integrando le diverse sfaccettature di un'azienda in un unico sistema completo. Il software sottostante utilizza una piattaforma integrata e definizioni di dati comuni. Oggi i sistemi ERP forniscono anche business intelligence, automazione della forza vendita e automazione del marketing. In effetti, la maggior parte dei siti Web di eCommerce è ora strettamente collegata a una qualche forma di back-end ERP. Un'efficace implementazione ERP richiede non solo il software giusto, ma anche una documentazione completa, il consenso delle principali parti interessate, la comunicazione con i fornitori e la formazione dei dipendenti.

Sebbene non ci sia un lasso di tempo standard per un'implementazione ERP, può richiedere da sei mesi a due anni. Le influenze sulla sequenza temporale variano a seconda dell'azienda, ma possono includere le dimensioni dell'azienda, il trasferimento di dati da sistemi legacy e la complessità del sistema installato. A differenza di molte decisioni strategiche da cui in seguito possono essere svincolate, è insolito per un'azienda passare attraverso più di un'implementazione ERP.

Quali sono i vantaggi dell'ERP?

ERP può fornire qualsiasi cosa, dall'aumento della produttività e della sicurezza dei dati alla scalabilità e al risparmio sui costi, con i motivi principali indicati di seguito. Quando i processi e i dati aziendali sono automatizzati e centralizzati, i dipendenti scopriranno di avere meno lavoro manuale, ottenere funzionalità di reporting più semplici e possono gestire in modo proattivo le operazioni complessive con molte meno interruzioni.

Un'implementazione software notevole che ho guidato è stata l'aggiunta di un modulo di automazione della contabilità fornitori (AP) in un ambiente Oracle. Il modulo era separato dal sistema ERP ma utilizzava gli stessi database ed era completamente integrato. Ero il nuovo controllore di un gruppo di società da 500 milioni di dollari e il sistema esistente era arcaico. Sono rimasto scioccato nello scoprire che il team della contabilità fornitori stava rimescolando letteralmente la carta in 20 diversi uffici, controllando le iniziali di approvazione sulla carta, effettuando il 100% dei pagamenti su assegni fisici e poi facendomi firmare a mano ogni assegno. Anche le fatture cartacee sono state conservate in archivi per sette anni o più.

Nel complesso, è stata un'implementazione pulita: abbiamo individuato una chiara opportunità di miglioramento, abbiamo deciso di perseguirla in modo aggressivo con la migliore soluzione software disponibile e quindi abbiamo gettato le basi per gestire il rischio documentando a fondo i nostri processi e cercando l'adesione del management. I risultati includevano una riduzione drastica dei costi di transazione e una migliore capacità di indagare sulla natura delle spese. Voglio sottolineare che il buy-in è stato importante. Sebbene fossi nuovo nell'organizzazione e ritenessi che il team di contabilità dovesse determinare la propria politica, il CFO giustamente mi ha fatto vendere i direttori generali di ciascuna attività costituente sull'implementazione. Abbiamo eseguito con il supporto della maggior parte dei leader aziendali chiave, in particolare quelli che non erano co-locati con il team di contabilità. Alla fine, quel software AP, che nel 2014 era disponibile solo per Stati Uniti e Canada (65% del business totale), è stato successivamente ampliato a livello globale in tutta l'azienda.

Ora, immergiamoci nei passaggi dell'implementazione ERP.

Passaggio 1: valutare la tua preparazione per l'implementazione ERP

Come accennato in precedenza, a volte un'impresa si trova in un chiaro punto di svolta in cui è ovvio che è necessario un ERP:

• L'azienda sta registrando una rapida crescita dei ricavi, delle scorte o della diversità della linea di prodotti. In generale, la crescita determina una maggiore complessità aziendale nel tempo e può essere una buona idea anticipare un potenziale problema a valle.
• I sistemi legacy (soprattutto quelli che dipendono molto da Excel o Access) stanno crollando sotto il peso di un'attività sempre più complessa. Se non hai implementato i sistemi appropriati durante la crescita, puoi raggiungere un punto in cui la capacità aziendale del tuo sistema legacy si interrompe.
• L'impresa deve dimostrare processi più solidi, controlli interni o capacità di rendicontazione finanziaria per accedere ai finanziamenti bancari. A volte, le banche faranno della professionalizzazione della funzione finanziaria dell'impresa una condizione per nuovi o maggiori prestiti. Ciò può includere l'adozione di nuovi sistemi e l'appalto di servizi assicurativi.
• L'azienda ha aggiunto ulteriori sedi oltre al suo sito di fondazione. Avere più di una posizione può rendere molto difficile la gestione dei dati in tempo reale e i sistemi ERP aiutano molto in questo.
• Ci sono problemi con i sistemi esistenti in uso. I fornitori di software generalmente smettono di supportare o aggiornare un sistema aziendale precedente a un certo punto, il che può portare a problemi di funzionalità e sicurezza.

Tuttavia, l'implementazione dell'ERP è un'impresa fondamentalmente rischiosa. Un fallimento completo può paralizzare un'azienda per un lungo periodo di tempo, mentre un fallimento parziale può creare inefficienze difficili da rimediare. Il modo migliore per spiegare l'enormità della decisione ERP è che quasi sicuramente sarà un appuntamento fisso per l'azienda. L'investimento monetario è in genere piuttosto elevato, sebbene possa variare, generalmente in linea con le maggiori spese in conto capitale che un'azienda ha effettuato fino ad oggi. Per una piccola azienda che abbandona i fogli di calcolo Excel e implementa Microsoft Dynamics GP, forse sono $ 100.000. Per un'azienda più grande, può costare diversi milioni di dollari. Inoltre, è un investimento importante da parte dei dipendenti, in termini di pedaggio emotivo e dispendio di sforzi extra.

Passaggio 1A: Identifica ciò che devi guadagnare

Pensa in termini di gestione del rischio e identifica con sobrietà ciò che speri di ottenere da un'implementazione ERP. Misuralo rispetto al costo di un'implementazione fallita. È possibile che la risposta giusta sia attenersi ai processi attuali e rinviare l'implementazione dell'ERP. Ci sono momenti in cui una tecnologia inferiore ha senso e il guadagno associato al nuovo software non giustifica il costo. Ad esempio, una volta ho scelto invece di utilizzare un programmatore freelance con sede a livello internazionale per automatizzare un metodo di elaborazione delle spese esistente e noioso. Fortunatamente, questo sforzo ha prodotto solo un addebito una tantum di $ 50, inclusa una mancia di $ 20, invece di un lungo e costoso aggiornamento del sistema.

Se decidi su un'implementazione ERP, ti consiglio di rispondere per iscritto alle seguenti domande:

• Che aspetto ha l'attività 90 giorni dopo il lancio?
• Quali problemi aziendali sarebbero risolti a seguito dell'implementazione?

Prendi quelle risposte e usale per definire in modo esplicito gli obiettivi del progetto di implementazione. Ci saranno momenti durante il processo in cui ti verrà detto che un presupposto deve essere modificato o che è necessario raggiungere un compromesso. Avendo una visione chiara dei requisiti del progetto, sarà molto meno probabile che tu scenda a compromessi che causano danni significativi.

Passaggio 1B: capire come potrebbe essere un errore

Dopo aver articolato chiaramente il motivo per cui stai implementando l'ERP e aver stabilito che ciò vale i rischi intrinseci, è fondamentale scegliere lo strumento ERP giusto e implementarlo con successo. Ben il 75% delle implementazioni ERP non riesce a raggiungere pienamente i propri obiettivi e faremo tutto il possibile per migliorare le probabilità di successo attraverso l'uso delle migliori pratiche.

Passaggio 2: documentare i processi aziendali

Una volta deciso di perseguire l'ERP, il compito più importante è garantire che i processi aziendali siano ben documentati e che siano compilati in un unico posto. Ciò include gli ovvi processi principali come procure-to-pay e order-to-cash, ma dovrebbe anche coprire anche le attività ricorrenti più granulari come l'onboarding dei dipendenti o l'approvazione dei cartellini orari. Devi farlo prima di intraprendere qualsiasi altro passo perché ogni processo non documentato diventa un presupposto e ogni presupposto comporta dei rischi. Inoltre, questa documentazione fornisce alla dirigenza una visione chiara dell'ambito, della complessità e dei requisiti minimi del progetto.

Un elemento chiave del vostro progetto di documentazione è l'identificazione esplicita degli stakeholder delle informazioni in ogni fase di ogni processo aziendale. Le implementazioni falliscono ai livelli più bassi delle aziende quando i processi non vengono completamente tradotti o quando il team dirigenziale non considera gli effetti a valle. Ho visto questo tipo di fallimento innumerevoli volte. Nella mia implementazione più recente, il team del servizio clienti ha sottolineato che esisteva un campo chiave delle preferenze del cliente nel sistema legacy che era vitale per fornire il nostro consueto alto livello di servizio. Tuttavia, il project manager IT ha ritenuto erroneamente che il campo non fosse essenziale, facendo cadere il requisito. Ciò ha portato direttamente a molteplici problemi del servizio clienti rimuovendo le funzionalità chiave dal processo di garanzia della qualità.

La maggior parte delle aziende in fase iniziale non dispone di documentazione adeguata ed è consigliabile cercare l'aiuto esterno di CPA o consulenti professionisti per raccogliere queste informazioni. È probabile che il tuo team interno non abbia il tempo e le capacità per farlo, soprattutto perché le aziende private snelle e agili considerano l'esercizio come antitetico all'agilità.

Fornire documentazione al tuo rivenditore a valore aggiunto (VAR)

Inoltre, devi specificare chiaramente tutto ciò che fa l'azienda perché passerai tali informazioni al tuo rivenditore a valore aggiunto (VAR), che gestisce l'aspetto tecnico dell'implementazione e ti aiuta a personalizzare il tuo software. Più informazioni puoi fornire a un VAR, migliore sarà il lavoro che faranno. Se non fornisci molte informazioni a un VAR, faranno ipotesi per colmare il divario di conoscenza. Questi presupposti potrebbero essere basati sulle proprie esperienze o su una breve conversazione con un dipendente che non ha il quadro completo. I VAR hanno tempi stretti ed è fondamentale che ottengano risorse dentro e fuori dal lavoro. E, poiché la maggior parte delle aziende in genere implementa ERP solo una volta, non sono necessariamente motivate da affari ripetuti.

Pensa al rischio in questo modo: è probabile che un VAR che comprende solo il 30% della tua attività fornisca una soluzione che soddisfi il 30% delle tue esigenze. Attraverso la produzione di una documentazione completa e accurata prima di finalizzare il contratto con un VAR, riduci al minimo questo rischio. Ciò avviene in diversi modi importanti:

• Il VAR è lasciato a fare meno ipotesi.
• I requisiti chiave del processo sono pianificati ed eseguiti durante tutto il processo.
• Le tue risorse interne si sentono ascoltate e il loro contributo viene preso in considerazione.
• Puoi essere molto preciso nei contratti con il VAR.

In una delle mie esperienze più sfortunate, il team aziendale non è riuscito a specificare i requisiti di implementazione per una soluzione ERP/eCommerce strettamente collegata. Abbiamo ricevuto un sito Web praticamente inutilizzabile per i nostri clienti. Il presupposto del VAR era che l'aspetto del nostro sito rivolto ai clienti non aveva importanza finché era strettamente collegato al sistema ERP. A livello aziendale, non abbiamo visto il sito fino a due settimane dopo che doveva essere pubblicato. Per correggere questo problema, abbiamo trascorso mesi a fare lavori di miglioramento e decine di migliaia di dollari in costi aggiuntivi. Non lasciare mai che il VAR presuppone.

Passaggio 3: identifica il VAR e la soluzione software che implementerai

La selezione del pacchetto software giusto è fondamentale per il successo dell'ERP, ma è una delle parti più complesse del processo. Non è facile fare ricerche perché è nell'interesse dei VAR mantenere le cose opache. Pertanto, ti consiglio di trasformare la tua solida documentazione di processo in una descrizione concisa dei requisiti specifici e di chiedere ai VAR di parlare specificamente di tali requisiti nelle loro presentazioni. Ancora una volta, più sei specifico, più specifico sarà il VAR.

Suggerisco anche di chiedere ai VAR quali altre società simili utilizzano il software che vendono e con quali VAR ha lavorato. Dovresti prestare attenzione alle indicazioni che il VAR comprende la tua attività e ha già lavorato con requisiti simili. Se il VAR ti dice che un'attività diversa è simile, sii scettico.

Un'altra considerazione chiave è se c'è qualcosa di non standard nel tuo modello di business che richiederà la personalizzazione del sistema. In tal caso, è davvero necessaria quella funzionalità non standard? Molti processi e pratiche non ottimali tendono a prendere piede nei primi anni delle piccole e medie imprese. Pensa alla personalizzazione del tuo sistema ERP come al rischio e al costo integrati. Questo perché, con ogni aggiornamento del sistema più grande, è probabile che siano necessari aggiornamenti una tantum nella parte personalizzata del software. Usa questa implementazione come momento per ripensare, migliorare e semplificare i processi esistenti.

Passaggio 4 – Negoziare il contratto con il VAR

Puoi risparmiarti un sacco di dolore e insoddisfazione negoziando bene il contratto. Poiché hai investito nel progetto di documentazione, puoi articolare chiaramente l'aspetto del "completamento riuscito". Consiglio vivamente di definire in modo esplicito come appare il successo nel contratto, almeno come addendum, se aggiunge 50 pagine con più diagrammi di flusso e diagrammi, così sia. In genere, il VAR desidera mantenere i requisiti contrattuali il più vaghi possibile e desidera fatturare su base oraria. Vogliono anche essere quelli che dichiarano il completamento del processo e sono felici di addebitare costi aggiuntivi per svolgere il lavoro che avrebbe dovuto essere svolto dall'inizio. Cerca di evitare l'accordo standard del VAR e coinvolgi il tuo stesso avvocato. Un risultato ottimale dalla tua parte sarebbe un contratto a prezzo fisso fisso, con l'approvazione finale che spetta a te. Ma se un VAR non è flessibile in termini di termini, prova a trovare un fornitore diverso dello stesso software che sia più suscettibile di negoziazione.

Passaggio 5: definire chiaramente la strategia interna e cercare un ampio buy-in

A questo punto, dovrebbe essere formato un team di progetto chiave per aiutare con l'implementazione del software. Il team dovrebbe includere uno sponsor esecutivo e un project manager interno. Lo sponsor esecutivo dovrebbe essere molto anziano, dovrebbe mantenere un controllo e una responsabilità di alto livello per gli obiettivi del progetto e dovrebbe articolare la strategia generale che il team quotidiano deve eseguire. Il project manager interno dovrebbe essere una persona con comprovate capacità di gestione del progetto. La gestione del progetto può essere difficile perché i membri del team provengono generalmente da una serie di aree funzionali. Il project manager in genere non dispone dell'autorità di supervisione tradizionale su tutte le persone che sta gestendo. Un project manager efficace è in grado di superare questa sfida e raggiungere gli obiettivi del progetto. È probabile che una persona certificata come Project Management Professional (PMP) dal Project Management Institute possieda le competenze necessarie.

Anche al di sopra del livello dello sponsor esecutivo, deve esserci un impegno per l'attuazione dai più alti ranghi dell'organizzazione. Se un presidente o un amministratore delegato è indifferente al progetto o addirittura notevolmente disimpegnato, segnala agli altri nell'organizzazione che la resistenza può essere accettabile e può creare rischi.

Ad esempio, in una posizione di controllore finanziario che ho ricoperto, ho spinto per l'implementazione della contabilità fornitori automatizzata e ho ottenuto l'approvazione interna del consenso per questo. Quando abbiamo implementato il software e mostrato ai dirigenti intermedi come approvare le fatture, molti si sono rifiutati di partecipare. L'amministratore delegato ha rifiutato di farsi coinvolgere e fornire indicazioni a questi dirigenti intransigenti, e il risultato è stato che l'approvazione è stata delegata a dipendenti non dirigenti, che quasi certamente non avevano le conoscenze o la prospettiva per valutare adeguatamente le spese da pagare.

Lo sponsor esecutivo e il project manager devono avere obiettivi chiari e scadenze da gestire. Dovresti puntare al periodo più lento dell'anno in un'attività stagionale e fare in modo che la data di inizio attività cada all'inizio di quel periodo. È molto probabile che il progetto complessivo duri più a lungo delle aspettative originali e non vuoi essere sorpreso a dover partire in un brutto momento dell'anno.

Passaggio 6: concentrarsi sulle priorità chiave prima del go-live

L'ultima volta in cui è possibile ridurre al minimo il rischio è nel periodo di tempo appena prima del go-live. In questo momento si verificano tre attività cruciali (test, formazione e versione dei dati). Assicurati che a ciascuno venga data sufficiente attenzione.

Test

I collegamenti tra moduli e sistemi devono essere testati a lungo per garantire che i dati vengano creati e trasferiti come previsto. Ad esempio, quando viene generata una fattura per un cliente in base alle condizioni, si desidera assicurarsi che il modulo Contabilità clienti faccia eseguire le voci corrette nel modulo Contabilità generale. Vale la pena eseguire transazioni parallele nel sistema legacy, così come nella nuova soluzione ERP, per garantire che siano disponibili funzionalità equivalenti. Sii accurato con i test e rivedi i risultati in dettaglio. Se una qualsiasi parte del sistema non funziona come previsto, non impegnarti ad andare in diretta.

Un classico caso di un ERP fallito è stato Hershey, che è andato online con una soluzione SAP e altri due sistemi bolt-on, a partire dal 1996. Il VAR ha raccomandato un processo di 48 mesi, ma Hershey ha insistito per andare online in 30 mesi, per completare la transizione prima dell'anno 2000. L'implementazione di un sistema ERP è già abbastanza complicato, ma includere contemporaneamente una soluzione separata per la catena di approvvigionamento e una soluzione separata per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) era un segno di arroganza. Hershey ha deciso di sacrificare il tempo dei test per rispettare la scadenza sconsiderata. La loro attuazione è stata un disastro; Hershey non è stata in grado di soddisfare gli ordini dei clienti durante l'alta stagione e di conseguenza ha perso $ 100 milioni di vendite nel 1999.

Formazione

Alcuni corsi di formazione avverranno contemporaneamente ai test, poiché generalmente parteciperanno uno o due utenti chiave per ciascuna area funzionale. È un errore, tuttavia, fare affidamento su quei tester come formatori di altri lavoratori nelle loro aree. È necessario condurre un programma di formazione ben pianificato, con tempo sufficiente per consentire a tutti i membri del team di apprendere. Comprendi che persone diverse avranno stili di apprendimento diversi. In genere, le persone imparano meglio quando possono mettere in relazione il nuovo sistema con i vecchi processi. Spesso le attività sono la stessa cosa con un nome diverso.

Non avere una fede cieca che le persone siano abbastanza ben addestrate. Il più delle volte, la prima volta che il VAR ti dice che l'attività è pronta per andare in diretta, non lo è. Inoltre, non sorprenderti se un sistema più robusto richiede più clic e tempo per l'attività rispetto ai sistemi legacy. I processi potrebbero richiedere più tempo e potrebbero richiedere più persone per eseguirli su base giornaliera. Sarebbe fantastico se potessi essere certo che stai sempre acquistando risparmi sui costi di manodopera con ERP, ma a volte non lo sei. In realtà stai scambiando costi di manodopera leggermente più elevati con capacità e/o controlli interni migliorati. Per molte aziende, questo è un mestiere che vale la pena, ma aspettati che questa sia una possibilità.

Conversione dei dati

C'è un processo che si verifica verso la fine di ogni implementazione ERP chiamato conversione dei dati che sembra relativamente semplice e benigno. Di solito è molto più problematico del previsto, tuttavia, ed è una causa comune di ritardi e problemi post-lancio. La conversione dei dati è in gran parte un lavoro manuale e noioso e di solito richiede il lavoro delle risorse funzionali, che hanno più familiarità con la natura dei dati. Piccoli errori possono creare grossi problemi, una volta che i dati sono stati migrati, quindi è meglio assicurarsi di avere un approccio solido all'assicurazione della qualità.

In un'implementazione, ci siamo affidati al team IT interno per prelevare dati di inventario granulari dal sistema legacy e mapparli correttamente su campi equivalenti nella soluzione ERP appena implementata. Man mano che i dati venivano manipolati in un foglio di calcolo, gli elementi di esso risultavano disallineati tra le righe e gli attributi completamente errati venivano assegnati a migliaia di articoli di inventario specifici. Ciò ha causato inefficienze quotidiane di evasione degli ordini in quanto l'inventario è stato ordinato e un progetto di pulizia manuale in corso che ha richiesto sei mesi per essere completato.

Una parte importante della conversione dei dati è la pulizia dei dati. I sistemi legacy hanno un modo per accumulare dati inutili nel tempo che non vale la pena portare nel nuovo ambiente di sistema. Alcuni esempi sono preventivi incompleti e informazioni su prodotti obsoleti.

L'altra parte fondamentale del processo è la traduzione dei dati. Ci sono informazioni chiave nel sistema legacy che devono essere mappate a campi equivalenti nel nuovo sistema. Molte volte, l'allineamento immediato dei due sistemi non è perfetto o semplice. Un buon sistema ERP avrà campi definiti dall'utente che consentiranno l'acquisizione e la migrazione dei dati necessari.

Parola di avvertimento veloce

Poiché le parti a monte del processo richiedono più tempo del previsto, il processo totale di solito viene ritardato. Nella maggior parte delle implementazioni, c'è la tentazione di comprimere le attività della fase successiva. Il VAR, che in genere ha bisogno delle sue persone per passare al loro prossimo progetto, spesso aggiungerà pressione per affrettarsi. Non cedere a questa tentazione e/o pressione. Dovresti iniziare con la mentalità che i tempi di test, formazione e conversione dei dati non possono essere ridotti per nessun motivo e che possono essere allungati se necessario.

Di conseguenza, ciò significa che la data di inizio attività può essere liberamente prorogata, se necessario. Inoltre, la data di inizio programmata non dovrebbe mai essere collegata a nessun'altra data chiave, come la fine di un trimestre o dell'anno fiscale. In questo modo si invitano a rischi enormi. La cosa migliore che un CFO o un altro dirigente esecutivo può fare per ridurre al minimo il rischio in un'implementazione ERP è mantenere la disciplina sulla sequenza temporale e garantire che il go-live avvenga solo quando c'è molto conforto che le persone e il software siano pronti.

Passaggio 7: vai in diretta con il nuovo software

Quando è il momento di andare in diretta, è meglio comunicare all'intera organizzazione che tutti devono essere massimamente flessibili e disponibili. Consiglio di far sapere a tutte le persone coinvolte che dovranno essere disponibili a fare molti straordinari durante i primi giorni, compreso il primo fine settimana. Non importa quanto sia buona la preparazione, ci saranno alcune sfide inaspettate.

Nella mia implementazione più recente (per un'unità aziendale acquisita all'interno di un'azienda più grande), abbiamo scoperto a metà del lancio che le quantità degli articoli potevano arrivare solo a due cifre decimali, a causa di un'impostazione di sistema globale che era stata impostata 20 anni prima. Questo ci ha costretto a cambiare al volo la nostra struttura dei prezzi e dell'unità di misura perché ci siamo resi conto che non potevamo vendere o tracciare accuratamente un'oncia (0,0625 libbre) del nostro prodotto sfuso. Questo è stato un piccolo dettaglio che ci ha fatto tornare indietro di diversi giorni.

Dovresti dare la priorità al caricamento accurato e immediato del tuo bilancio iniziale alla data di chiusura. Ci sono molti modi in cui questo può essere difficile, a causa dei dettagli richiesti per tracciare in modo accurato e completo le attività e le passività nei libri mastri sussidiari. Inventario e conti attivi tendono ad essere i conti più rischiosi.

I caricamenti di dati devono essere esaminati in modo dettagliato perché gli errori in questa fase possono essere molto difficili e richiedere molto tempo da correggere.

Una volta che si opera nel nuovo sistema ERP, è necessario mantenere una capacità di supporto continuo migliorata almeno per i primi due mesi. È opportuno tenere regolari convocazioni, in cui vengono discusse e aggiornate le questioni in sospeso.

Pensieri di separazione

Sebbene ci siano molti vantaggi da ottenere dall'utilizzo di un sistema ERP, la sua implementazione è certamente rischiosa. Tuttavia, utilizzando le migliori pratiche e gestendo bene il processo, i rischi possono essere ridotti al minimo. Il risultato di questo post non dovrebbe essere una raccolta di motivi per non implementare l'ERP, ma piuttosto alcune idee per migliorare le possibilità di successo.

Secondo gli autori Howard Smith e Peter Fingar, “Non tutti i problemi di integrazione dei processi sono tecnici e non riguardano solo l'IT. Integrare i sistemi informatici non è la stessa cosa che integrare il business”.