جعل برنامجك يعمل من أجلك: برنامج تعليمي لتنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

ملخص تنفيذي

مقدمة

في حياة أي مؤسسة متنامية تقريبًا ، تأتي مرحلة زمنية تصبح فيها الأنظمة والعمليات التي خدمتها منذ البداية غير كافية. تميل الشركات في المرحلة المبكرة إلى النمو باستخدام أنظمة برمجية أساسية ومنخفضة التكلفة والاعتماد الشديد على جهود وقدرات عدد قليل من الموظفين الإداريين الرئيسيين. ومع ذلك ، في مرحلة ما ، لا يستطيع البرنامج مواكبة الأعمال ، ويصبح الموظفون الموثوق بهم مرهقين ، مما يتسبب في فجوة في القدرات حيث تحتاج المؤسسة إلى اتخاذ خطوات لتلبية احتياجات العمل. إذا لم يتم اتخاذ إجراء لتحسين العمليات ، فسوف تتسع فجوة القدرات هذه وتعيق قدرة الشركة على النمو والمنافسة.

بالنسبة لمعظم المؤسسات في نقطة الانعطاف الرئيسية هذه ، يتم اختيار تنفيذ برنامج قوي لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، والذي يدمج جميع مجالات العمل ويساعد على التغلب على فجوة القدرات المذكورة أعلاه. هذا قرار ذو أهمية كبيرة في حياة الشركة ويجب التعامل معه بتركيز مستمر على إدارة المخاطر. على الرغم من أن تخطيط موارد المؤسسات قد لا يكون مثيرًا ، إلا أنه ذو أهمية قصوى لنمو الأعمال التجارية ولا ينبغي تجاهله.

بصفتي مراقبًا ماليًا منذ فترة طويلة ، ومؤخراً كمدير عام لشركة ، عملت على العديد من التطبيقات ، باستخدام ثلاث حزم برامج مختلفة على مستوى النظام بأكمله والوحدة النمطية. من الواضح أن الشركات الحديثة تحتاج إلى تخطيط موارد المؤسسات ، وأنا بالتأكيد أؤيد الاستفادة منها. ومع ذلك ، من الأهمية بمكان أن يركز القادة على التنفيذ الدقيق طوال العملية. نظرًا لأن كل نتيجة لمشروع تنفيذ البرنامج ستؤثر على الأعمال في المستقبل ، فإن هذه المقالة تزود قادة المؤسسات بفوائد ومخاطر تخطيط موارد المؤسسات بالإضافة إلى دليل تنفيذ مفصل خطوة بخطوة.

ما هو تخطيط موارد المؤسسات ولماذا يتم استخدامه؟

ما هو تخطيط موارد المؤسسات؟

يشير تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إلى مجموعة من الأنظمة التي تربط جميع العمليات التجارية للمؤسسة معًا وتمكن من تدفق البيانات بين العمليات والوظائف. يساعد على توحيد العمليات وتبسيطها ودمجها عبر الموارد البشرية والتمويل والتوزيع وسلسلة التوريد - دمج الجوانب المختلفة للشركة في نظام شامل واحد. يستخدم البرنامج الأساسي منصة متكاملة وتعريفات بيانات مشتركة. اليوم ، توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ذكاء الأعمال وأتمتة قوة المبيعات وأتمتة التسويق. في الواقع ، ترتبط معظم مواقع التجارة الإلكترونية الآن ارتباطًا وثيقًا ببعض أشكال الواجهة الخلفية لتخطيط موارد المؤسسات (ERP). لا يتطلب التنفيذ الفعال لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) البرنامج المناسب فحسب ، بل يتطلب أيضًا توثيقًا شاملاً وشراء من أصحاب المصلحة الرئيسيين والتواصل مع البائعين وتدريب الموظفين.

على الرغم من عدم وجود إطار زمني قياسي لتنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، فقد يستغرق الأمر ما بين ستة أشهر وسنتين. تختلف التأثيرات على الجدول الزمني حسب الشركة ولكن يمكن أن تشمل حجم الشركة ونقل البيانات من الأنظمة القديمة وتعقيد النظام الذي يتم تثبيته. على عكس العديد من القرارات الإستراتيجية التي يمكن الابتعاد عنها لاحقًا ، من غير المعتاد أن تمر مؤسسة بأكثر من تنفيذ واحد لتخطيط موارد المؤسسات.

ما هي فوائد تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟

يمكن أن يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كل شيء بدءًا من الإنتاجية المتزايدة وأمن البيانات إلى قابلية التوسع وتوفير التكاليف ، مع الأسباب الرئيسية الموضحة أدناه. عندما تكون عمليات الأعمال والبيانات مؤتمتة ومركزية ، سيجد الموظفون أن لديهم عملًا يدويًا أقل ، ويكتسبون إمكانات أسهل لإعداد التقارير ، ويمكنهم إدارة العمليات بشكل استباقي مع عدد أقل من الاضطرابات.

كان تنفيذ البرامج الملحوظ الذي قادته هو إضافة وحدة أتمتة الحسابات الدائنة (AP) في بيئة أوراكل. كانت الوحدة منفصلة عن نظام تخطيط موارد المؤسسات ولكنها تستخدم نفس قواعد البيانات وتم دمجها بالكامل. كنت المتحكم الجديد في مجموعة شركات بقيمة 500 مليون دولار ، وكان النظام الحالي قديمًا. لقد صُدمت عندما اكتشفت أن فريق الحسابات الدائنة كان يخلط الأوراق الحرفية حول 20 مكتبًا مختلفًا ، ويتحقق من الأحرف الأولى للموافقة على الورق ، ويسدد 100 ٪ من المدفوعات على الشيكات المادية ، ثم يجعلني أوقع يدويًا على كل شيك. تم تخزين الفواتير الورقية أيضًا في صناديق ملفات لمدة سبع سنوات أو أكثر.

بشكل عام ، كان تنفيذًا نظيفًا: لقد حددنا فرصة واضحة للتحسين ، وقررنا متابعتها بقوة باستخدام أفضل حل برمجي متاح ، ثم وضعنا الأساس المبكر لإدارة المخاطر من خلال توثيق عملياتنا بدقة والسعي للحصول على موافقة الإدارة. تضمنت النتائج انخفاضًا جذريًا في تكلفة المعاملات وتحسين القدرة على التحقيق في طبيعة النفقات. أريد التأكيد على أن الشراء كان مهمًا. على الرغم من أنني كنت جديدًا في المؤسسة وشعرت أن فريق المحاسبة يجب أن يحدد سياستهم الخاصة ، إلا أن المدير المالي جعلني بحق أبيع المديرين العامين لكل عمل مكوِّن على التنفيذ. نفذناها بدعم من معظم قادة الأعمال الرئيسيين ، لا سيما أولئك الذين لم يكونوا متواجدين في نفس الموقع مع فريق المحاسبة. في نهاية المطاف ، تم توسيع برنامج AP هذا ، الذي كان في عام 2014 فقط في نطاق الولايات المتحدة وكندا (65٪ من إجمالي الأعمال) ، فيما بعد على مستوى العالم عبر الشركة.

الآن ، دعنا نتعمق في خطوات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

الخطوة 1 - تقييم مدى استعدادك لتنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

كما ذكرنا سابقًا ، في بعض الأحيان تكون المؤسسة في نقطة انعطاف واضحة حيث يكون من الواضح أن تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ضروري:

• تشهد المؤسسة نموًا سريعًا في الإيرادات أو المخزون أو تنوع خط الإنتاج. بشكل عام ، يؤدي النمو إلى زيادة تعقيد الأعمال بمرور الوقت ، وقد يكون من الجيد المضي قدمًا في مواجهة مشكلة محتملة في المصب.
• الأنظمة القديمة (خاصة تلك التي تعتمد بشكل كبير على Excel أو Access) تنهار تحت وطأة الأعمال المعقدة بشكل متزايد. إذا لم تقم بتنفيذ الأنظمة المناسبة أثناء حدوث النمو ، فيمكنك الوصول إلى نقطة تتعطل فيها القدرة التجارية لنظامك القديم.
• تحتاج المؤسسة إلى إظهار عمليات أكثر قوة ، أو ضوابط داخلية ، أو قدرة على إعداد التقارير المالية للوصول إلى التمويل المصرفي. في بعض الأحيان ، تجعل البنوك إضفاء الطابع المهني على الوظيفة المالية للمؤسسة شرطا للاقتراض الجديد أو المتزايد. يمكن أن يشمل ذلك اعتماد أنظمة جديدة وكذلك التعاقد على خدمات الضمان.
• أضافت المؤسسة مواقع إضافية خارج موقع التأسيس. يمكن أن يؤدي وجود أكثر من موقع إلى جعل إدارة البيانات في الوقت الفعلي صعبة للغاية ، وتساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات كثيرًا في ذلك.
• هناك مشاكل مع الأنظمة الحالية المستخدمة. يتوقف بائعو البرامج عمومًا عن دعم أو تحديث نظام عمل قديم في مرحلة ما ، مما قد يؤدي إلى مشاكل في الوظائف والأمان.

ومع ذلك ، فإن تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات هو مسعى محفوف بالمخاطر بشكل أساسي. يمكن أن يؤدي الفشل الكامل إلى شل نشاط تجاري لفترة طويلة من الوقت بينما يمكن أن يؤدي الفشل الجزئي إلى عدم كفاءة يصعب علاجها. أفضل طريقة يمكنني من خلالها شرح ضخامة قرار تخطيط موارد المؤسسات هو أنه من شبه المؤكد أنه سيكون عنصرًا ثابتًا دائمًا للشركة. عادة ما يكون الاستثمار النقدي مرتفعًا للغاية ، على الرغم من أنه يمكن أن يتراوح ، بشكل عام بما يتماشى مع أكبر نفقات رأس المال التي حققتها الشركة حتى الآن. بالنسبة لشركة صغيرة تخرج من جداول بيانات Excel وتنفذ Microsoft Dynamics GP ، ربما تكون قيمتها 100،000 دولار. بالنسبة لشركة أكبر ، يمكن أن تكلف عدة ملايين من الدولارات. بالإضافة إلى ذلك ، فهو استثمار كبير من الموظفين ، من حيث الخسائر العاطفية وإنفاق الجهد الإضافي.

الخطوة 1 أ: حدد ما يجب أن تكسبه

فكر فيما يتعلق بإدارة المخاطر وحدد بوقاحة ما تأمل في تحقيقه من تطبيق تخطيط موارد المؤسسات (ERP). قم بقياسه مقابل تكلفة التنفيذ الفاشل. من المحتمل أن تكون الإجابة الصحيحة هي التمسك بعملياتك الحالية وتأجيل تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP). هناك أوقات يكون فيها استخدام التكنولوجيا الأقل منطقيًا ، والمكاسب المرتبطة بالبرامج الجديدة لا تبرر التكلفة. على سبيل المثال ، اخترت بدلاً من ذلك استخدام مبرمج مستقل قائم على المستوى الدولي لأتمتة طريقة معالجة مصروفات حالية ومملة. لحسن الحظ ، لم ينتج عن هذا الجهد سوى رسوم لمرة واحدة قدرها 50 دولارًا ، بما في ذلك إكرامية بقيمة 20 دولارًا - بدلاً من ترقية النظام الطويلة والمكلفة.

إذا قررت تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، فأوصيك بالإجابة على الأسئلة التالية كتابةً:

• كيف يبدو العمل التجاري بعد 90 يومًا من الإطلاق؟
• ما هي مشاكل العمل التي سيتم حلها نتيجة للتنفيذ؟

خذ هذه الإجابات واستخدمها لصياغة أهداف مشروع التنفيذ بشكل صريح. ستكون هناك أوقات خلال العملية حيث سيتم إخبارك أنه يجب تغيير أحد الافتراضات أو أنه يجب إجراء حل وسط. من خلال الحصول على رؤية واضحة لمتطلبات المشروع ، ستكون أقل احتمالًا لتقديم حل وسط يسبب ضررًا كبيرًا.

الخطوة 1 ب: افهم ما قد يبدو عليه الفشل

بمجرد توضيح سبب تنفيذك لتخطيط موارد المؤسسات ، وتحديد أن القيام بذلك يستحق المخاطر الكامنة ، فمن الأهمية بمكان أن تختار أداة تخطيط موارد المؤسسات المناسبة وأن تقوم بتنفيذها بنجاح. ما يصل إلى 75٪ من تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات تفشل في تحقيق أهدافها بالكامل ، وسنبذل قصارى جهدنا لتحسين احتمالات النجاح من خلال استخدام أفضل الممارسات.

الخطوة 2 - توثيق عمليات الأعمال

بمجرد أن تقرر متابعة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، فإن أهم مهمة هي التأكد من أن عمليات عملك موثقة جيدًا وأن يتم تجميعها في مكان واحد. يتضمن ذلك العمليات الرئيسية الواضحة مثل الشراء حتى الدفع والطلب إلى النقود ، ولكن يجب أيضًا أن يغطي حتى الأنشطة المتكررة الأكثر دقة مثل إعداد الموظفين أو الموافقة على بطاقات الوقت. يجب عليك القيام بذلك قبل اتخاذ أي خطوات أخرى لأن كل عملية غير موثقة تصبح افتراضًا ، وكل افتراض ينطوي على مخاطر. بالإضافة إلى ذلك ، توفر هذه الوثائق للقيادة رؤية واضحة لنطاق المشروع وتعقيده والحد الأدنى من متطلباته.

العنصر الأساسي لمشروع التوثيق الخاص بك هو التحديد الواضح لأصحاب المصلحة في المعلومات في كل خطوة من كل عملية تجارية. تفشل عمليات التنفيذ في أدنى مستويات الشركات عندما لا تتم ترجمة العمليات بالكامل أو عندما لا يأخذ فريق القيادة التنفيذية في الاعتبار التأثيرات النهائية. لقد رأيت هذا النوع من الفشل مرات لا تحصى. في أحدث تطبيق لي ، أكد فريق خدمة العملاء أن هناك مجالًا رئيسيًا لتفضيل العملاء في النظام القديم والذي كان حيويًا لتوفير مستوى عالٍ من الخدمة المعتادة. ومع ذلك ، فقد افترض مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات بشكل غير صحيح أن المجال غير ضروري ، مما أدى إلى إسقاط المتطلب. أدى هذا بشكل مباشر إلى العديد من مشكلات خدمة العملاء عن طريق إزالة الوظائف الرئيسية من عملية ضمان الجودة.

لا تمتلك معظم الشركات في المرحلة المبكرة وثائق كافية ، ومن المستحسن طلب المساعدة الخارجية من محاسبين قانونيين محترفين أو مستشارين للحصول على هذه المعلومات معًا. من المحتمل أن فريقك الداخلي يفتقر إلى الوقت والقدرة على القيام بذلك ، خاصة وأن الشركات الخاصة الهزيلة والسريعة تنظر إلى التمرين على أنه مناقض لخفة الحركة.

تقديم الوثائق إلى بائع القيمة المضافة الخاص بك (VAR)

بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى توضيح كل شيء تقوم به الشركة لأنك ستنقل هذه المعلومات إلى بائع القيمة المضافة (VAR) ، الذي يدير الجانب التقني للتنفيذ ويساعدك على تخصيص برنامجك. كلما زادت المعلومات التي يمكنك إعطاؤها حكم الفيديو المساعد ، كان من الأفضل القيام بعملهم. إذا لم تقدم معلومات كثيرة عن حكم الفيديو المساعد ، فسيقومون بوضع افتراضات لملء الفجوة في المعرفة. يمكن أن تستند هذه الافتراضات إلى تجاربهم الخاصة أو على محادثة قصيرة مع موظف ليس لديه الصورة الكاملة. تمتلك VAR جداول زمنية ضيقة ومن الضروري بالنسبة لها أن تحصل على موارد داخل وخارج الوظائف. ونظرًا لأن معظم الشركات عادةً ما تطبق تخطيط موارد المؤسسات مرة واحدة فقط ، فليس بالضرورة أن يكون الدافع وراءها هو تكرار الأعمال.

فكر في المخاطر على النحو التالي: من المرجح أن تقدم VAR الذي لا يفهم سوى 30٪ من عملك حلاً يلبي 30٪ من احتياجاتك. من خلال إنتاج وثائق كاملة ودقيقة قبل إنهاء العقد مع حكم الفيديو المساعد ، فإنك تقلل من هذه المخاطر. يحدث هذا بعدة طرق مهمة:

• يُترك حكم الفيديو المساعد لوضع افتراضات أقل.
• يتم التخطيط لمتطلبات العملية الرئيسية وتنفيذها طوال العملية.
• تشعر مواردك الداخلية بأنها مسموعة ، ويتم أخذ مدخلاتها في الاعتبار.
• يمكنك أن تكون دقيقًا جدًا في التعاقد مع حكم الفيديو المساعد.

في واحدة من أكثر تجاربي المؤسفة ، فشل فريق العمل في تحديد متطلبات التنفيذ لحل ERP / التجارة الإلكترونية المرتبط بإحكام. تلقينا موقعًا إلكترونيًا كان غير صالح للاستخدام من قبل عملائنا. كان افتراض VAR هو أن شكل ومضمون موقعنا الذي يواجه العملاء لا يهم طالما أنه مرتبط بإحكام بنظام ERP. على مستوى الأعمال ، لم نتمكن من رؤية الموقع إلا بعد أسبوعين من موعد إطلاقه. لتصحيح ذلك ، أمضينا شهورًا في أعمال التحسين وعشرات الآلاف من الدولارات كتكلفة إضافية. لا تدع حكم الفيديو المساعد يفترض.

الخطوة 3 - تحديد VAR وحل البرنامج الذي ستقوم بتنفيذه

يعد اختيار حزمة البرامج المناسبة أمرًا بالغ الأهمية لنجاح تخطيط موارد المؤسسات ، ومع ذلك فهو أحد الأجزاء الأكثر خطورة في العملية. ليس من السهل إجراء بحث لأنه من مصلحة أنظمة المساعدة التقنية أن تبقي الأمور مبهمة. وبالتالي ، أوصي بتحويل وثائق العملية القوية إلى وصف موجز للمتطلبات المحددة والطلب من VARs التحدث بشكل خاص عن تلك المتطلبات في عروضهم التقديمية. مرة أخرى ، كلما كنت أكثر تحديدًا ، كلما كانت تقنية VAR أكثر تحديدًا.

أقترح أيضًا سؤال VARs عن الشركات الأخرى المماثلة التي تستخدم البرامج التي يبيعونها ، وأي الشركات التي عملت VAR معها. يجب أن تستمع إلى المؤشرات التي تدل على أن تقنية VAR تتفهم عملك ، وقد عملت مع متطلبات مماثلة من قبل. إذا أخبرك حكم الفيديو المساعد أن العمل المختلف مشابه ، فكن متشككًا.

هناك اعتبار رئيسي آخر وهو ما إذا كان هناك شيء غير قياسي في نموذج عملك يتطلب تخصيص النظام. إذا كان الأمر كذلك ، فهل هذه الميزة غير القياسية ضرورية حقًا؟ تميل الكثير من العمليات والممارسات دون المستوى الأمثل إلى أن تترسخ في السنوات الأولى للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. فكر في التخصيص في نظام ERP الخاص بك على أنه مخاطر وتكلفة مضمنة. هذا لأنه مع كل ترقية للنظام الأكبر ، من المحتمل أن تكون هناك تحديثات لمرة واحدة مطلوبة في الجزء المخصص من البرنامج. استخدم هذا التنفيذ كلحظة لإعادة التفكير في العمليات الحالية وتحسينها وتبسيطها.

الخطوة 4 - التفاوض على العقد مع حكم الفيديو المساعد

يمكنك أن توفر على نفسك الكثير من الألم وعدم الرضا عن طريق التفاوض على العقد بشكل جيد. نظرًا لأنك استثمرت في مشروع التوثيق ، يمكنك توضيح شكل "الإكمال الناجح". أوصي بشدة بأن تحدد بوضوح كيف يبدو النجاح في العقد ، على الأقل كملحق - إذا كان يضيف 50 صفحة مع مخططات انسيابية ومخططات متعددة ، فليكن ذلك. عادةً ما تريد VAR إبقاء المتطلبات المتعاقد عليها غامضة قدر الإمكان ، وتريد إصدار فاتورة لك على أساس كل ساعة. يريدون أيضًا أن يكونوا هم الذين يعلنون عن إكمال العملية ويسعدون بفرض رسوم إضافية للقيام بالعمل الذي كان ينبغي القيام به من البداية. حاول تجنب اتفاقية VAR المعيارية ، واطلب مشاركة محاميك الخاص. ستكون النتيجة المثلى من نهايتك هي عقد ثابت السعر ، مع التوقيع النهائي معك. ولكن إذا كانت VAR غير مرنة فيما يتعلق بالشروط ، فحاول العثور على مزود مختلف لنفس البرنامج يكون أكثر قابلية للتفاوض.

الخطوة 5 - حدد الاستراتيجية الداخلية بوضوح وابحث عن شراء واسع النطاق

في هذه المرحلة ، يجب تشكيل فريق مشروع رئيسي للمساعدة في طرح البرنامج. يجب أن يضم الفريق راعًا تنفيذيًا ومديرًا داخليًا للمشروع. يجب أن يكون الراعي التنفيذي كبيرًا جدًا ، ويجب أن يحافظ على مستوى عالٍ من الإشراف والمسؤولية عن أهداف المشروع ، ويجب أن يوضح الإستراتيجية العامة للفريق اليومي للتنفيذ. يجب أن يكون مدير المشروع الداخلي شخصًا يتمتع بمهارات إدارة المشروع الواضحة. قد تكون إدارة المشروع صعبة لأن أعضاء الفريق ينتمون عمومًا إلى عدد من المجالات الوظيفية. يفتقر مدير المشروع عادةً إلى سلطة إشرافية تقليدية على أي من الأشخاص الذين يديرونهم. مدير المشروع الفعال قادر على التغلب على هذا التحدي وتحقيق أهداف المشروع. من المرجح أن يمتلك الشخص المعتمد كمحترف في إدارة المشاريع (PMP) من قبل معهد إدارة المشاريع المهارات اللازمة.

حتى فوق مستوى الراعي التنفيذي ، يجب أن يكون هناك التزام بالتنفيذ من أعلى الرتب في المنظمة. إذا كان الرئيس أو الرئيس التنفيذي غير مبال بالمشروع أو حتى غير مشارك بشكل ملحوظ ، فهذا يشير إلى الآخرين في المنظمة أن المقاومة قد تكون مقبولة ويمكن أن تخلق مخاطر.

على سبيل المثال ، في منصب مراقب مالي الذي كنت أقوم به ، قمت بالضغط من أجل تنفيذ حسابات الدفع الآلية وحصلت على موافقة داخلية إجماع عليها. عندما طرحنا البرنامج وأظهرنا للمديرين المتوسطين كيفية الموافقة على الفواتير ، رفض العديد منهم المشاركة. رفض الرئيس التنفيذي المشاركة وتقديم التوجيه لهؤلاء المديرين المتعنتين ، وكانت النتيجة أن الموافقة تم تفويضها للموظفين غير الإداريين ، الذين يفتقرون بالتأكيد إلى المعرفة أو المنظور لتقييم النفقات الواجب دفعها بشكل مناسب.

يجب أن يكون لدى الراعي التنفيذي ومدير المشروع أهداف وجداول زمنية واضحة للإدارة. يجب أن تستهدف أبطأ وقت في السنة في عمل موسمي ، وأن تجعل تاريخ بدء التشغيل الأولي يقع في بداية تلك الفترة. من المحتمل جدًا أن يستمر المشروع الإجمالي لفترة أطول من التوقعات الأصلية ، ولا تريد أن يتم القبض عليك مضطراً إلى إطلاقه في وقت سيء من العام.

الخطوة 6 - ركز على الأولويات الرئيسية قبل بدء البث المباشر

المرة الأخيرة التي يمكنك فيها تقليل المخاطر هي الفترة الزمنية التي تسبق بدء التشغيل مباشرة. تحدث ثلاثة أنشطة حاسمة في هذا الوقت (الاختبار ، والتدريب ، وإصدار البيانات). تأكد من إعطاء كل منها الاهتمام الكافي.

اختبارات

يجب اختبار الروابط بين الوحدات والأنظمة بشكل مطول لضمان إنشاء البيانات ونقلها على النحو المنشود. على سبيل المثال ، عندما يتم إنشاء فاتورة للعميل بشروط ، فأنت تريد التأكد من أن وحدة الحسابات المدينة تتسبب في إدخال الإدخالات الصحيحة في وحدة دفتر الأستاذ العام. من المفيد تشغيل معاملات متوازية في النظام القديم ، وكذلك في حل ERP الجديد ، لضمان وجود وظائف مكافئة. كن شاملاً في الاختبار ، وراجع النتائج بالتفصيل. إذا كان أي جزء من النظام لا يعمل كما هو مخطط له ، فلا تلتزم بالبث المباشر.

كانت الحالة الكلاسيكية لفشل تخطيط موارد المؤسسات هي Hershey ، والتي تم تشغيلها باستخدام حل SAP ونظامين آخرين مثبتين ، بدءًا من عام 1996. وأوصت VAR بعملية مدتها 48 شهرًا ، لكن Hershey أصر على بدء العمل في غضون 30 شهرًا ، أكمل الانتقال قبل عام 2000. يعد تنفيذ نظام ERP واحدًا معقدًا بدرجة كافية ، ولكن تضمين حل سلسلة التوريد المنفصل وحل إدارة علاقات العملاء (CRM) المنفصل في وقت واحد كان أيضًا علامة على الغطرسة. اتخذ هيرشي قرارًا بالتضحية بوقت الاختبار للوصول إلى الموعد النهائي غير الحكيم. كان تنفيذها كارثة. لم يكن هيرشي قادرًا على تلبية طلبات العملاء خلال موسم الذروة ، وخسر 100 مليون دولار في المبيعات في عام 1999 نتيجة لذلك.

تمرين

سيحدث بعض التدريب في وقت واحد مع الاختبار ، حيث سيشارك بشكل عام مستخدم رئيسي أو اثنان من كل مجال وظيفي. ومع ذلك ، من الخطأ الاعتماد على هؤلاء المختبرين ليكونوا مدربين لعمال آخرين في مناطقهم. يجب إجراء برنامج تدريبي جيد التخطيط ، مع تخصيص وقت كافٍ للسماح لجميع أعضاء الفريق بالتعلم. افهم أن الأشخاص المختلفين سيكون لديهم أساليب تعلم مختلفة. عادةً ما يتعلم الأشخاص بشكل أفضل عندما يمكنهم ربط النظام الجديد بالعمليات القديمة. غالبًا ما تكون الأنشطة هي الشيء نفسه ولكن باسم مختلف.

ليس لديك إيمان أعمى بأن الناس مدربون جيدًا بما يكفي. في أغلب الأحيان ، في المرة الأولى التي تخبرك فيها تقنية حكم الفيديو المساعد بأن العمل جاهز لبدء البث المباشر ، فهي ليست كذلك. أيضًا ، لا تتفاجأ إذا كان النظام الأكثر قوة يتطلب نقرات ووقتًا أكبر للمهمة أكثر من الأنظمة القديمة. قد تستغرق العمليات وقتًا أطول وقد تتطلب المزيد من الأشخاص لتنفيذها على أساس يومي. سيكون من الرائع أن تطمئن إلى أنك تشتري دائمًا وفورات في تكاليف العمالة باستخدام ERP ، لكن في بعض الأحيان ، لا تفعل ذلك. أنت في الواقع تتداول في تكاليف العمالة المرتفعة إلى حد ما لتحسين القدرات و / أو الضوابط الداخلية. بالنسبة للعديد من الشركات ، تعتبر هذه تجارة جديرة بالاهتمام ، لكن توقع أن يكون هذا احتمالًا.

تحويل البيانات

هناك عملية تحدث في نهاية كل تطبيق من تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات تسمى تحويل البيانات والتي تبدو مباشرة نسبيًا وحميدة. عادة ما يكون أكثر إشكالية مما هو متوقع ، وهو سبب شائع للتأخير ومشاكل ما بعد الإطلاق. تحويل البيانات هو عمل يدوي ومضجر إلى حد كبير ، وعادة ما يتطلب العمل من الموارد الوظيفية ، الذين هم أكثر دراية بطبيعة البيانات. يمكن أن تؤدي الأخطاء الصغيرة إلى مشاكل كبيرة ، بمجرد ترحيل البيانات ، لذلك من الأفضل التأكد من أن لديك نهجًا قويًا لضمان الجودة.

في أحد التطبيقات ، اعتمدنا على فريق تكنولوجيا المعلومات الداخلي لأخذ بيانات المخزون الدقيقة من النظام القديم وتعيينها بشكل صحيح إلى الحقول المكافئة في حل ERP الذي تم تنفيذه حديثًا. نظرًا لأنه تم التلاعب بالبيانات في جدول بيانات ، فقد تم محاذاة عناصرها بشكل غير صحيح بين الصفوف ، وتم تخصيص سمات غير صحيحة تمامًا لآلاف عناصر المخزون المحددة. تسبب هذا في عدم كفاءة التنفيذ اليومية حيث تم طلب المخزون ، ومشروع التنظيف اليدوي المستمر الذي استغرق ستة أشهر لإكماله.

يعد تنقية البيانات جزءًا مهمًا من تحويل البيانات. تمتلك الأنظمة القديمة طريقة لتجميع البيانات غير المفيدة بمرور الوقت والتي لا تستحق إدخالها في بيئة النظام الجديدة. بعض الأمثلة على ذلك هي عروض أسعار غير مكتملة ومعلومات حول المنتجات المتقادمة.

الجزء الرئيسي الآخر من العملية هو ترجمة البيانات. هناك أجزاء أساسية من المعلومات في النظام القديم يجب تعيينها لحقول مكافئة في النظام الجديد. في كثير من الأحيان ، لا تكون المحاذاة الجاهزة للنظامين مثالية أو بسيطة. سيحتوي نظام تخطيط موارد المؤسسات الجيد على حقول يحددها المستخدم تسمح بالتقاط البيانات الضرورية وترحيلها.

كلمة تحذير سريعة

نظرًا لأن الأجزاء الأولية من العملية تستغرق وقتًا أطول من المتوقع ، فعادة ما تتأخر العملية الإجمالية. في معظم التطبيقات ، هناك إغراء بضغط أنشطة المرحلة اللاحقة. غالبًا ما يضيف حكم الفيديو المساعد ، الذي يحتاج عادةً أفراده إلى الانتقال إلى مشروعهم التالي ، ضغطًا على الاندفاع. لا تستسلم لهذا الإغراء و / أو الضغط. يجب أن تبدأ بالعقلية القائلة بأن الإطار الزمني للاختبار والتدريب وتحويل البيانات لا يمكن اختصاره لأي سبب من الأسباب ، وأنه يمكن إطالته إذا لزم الأمر.

وهذا يعني ضمنيًا أن تاريخ بدء التشغيل يمكن تمديده بحرية ، حسب الضرورة. يجب أيضًا عدم ربط تاريخ بدء التشغيل المخطط له بأي تاريخ رئيسي آخر ، مثل نهاية ربع السنة أو السنة المالية. القيام بذلك يدعو إلى مخاطر جسيمة. أفضل شيء يمكن للمدير المالي أو أي قائد تنفيذي آخر القيام به لتقليل المخاطر في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات هو الحفاظ على الانضباط على مدار الجدول الزمني والتأكد من أن البث المباشر يحدث فقط عندما يكون هناك الكثير من الراحة من أن الأشخاص والبرامج جاهزة.

الخطوة 7 - ابدأ البث المباشر مع البرنامج الجديد

عندما يحين وقت البث المباشر ، من الأفضل التواصل مع المؤسسة بأكملها بأن الجميع يحتاج إلى أقصى قدر من المرونة والمتاح. أوصي بإعلام كل شخص معني أنه سيحتاج إلى أن يكون متاحًا للعمل كثيرًا من العمل الإضافي خلال الأيام الأولى ، بما في ذلك عطلة نهاية الأسبوع الأولى. بغض النظر عن مدى جودة التحضير ، ستكون هناك بعض التحديات غير المتوقعة.

في أحدث تطبيق لي (لوحدة أعمال تم الحصول عليها داخل شركة أكبر) ، اكتشفنا في منتصف الإطلاق أن كميات العناصر يمكن أن تذهب فقط إلى منزلتين عشريتين ، بسبب إعداد النظام العالمي الذي تم تعيينه قبل 20 عامًا. أجبرنا هذا على تغيير هيكل التسعير الخاص بنا ووحدة القياس بسرعة لأننا أدركنا أنه لا يمكننا بيع أو تتبع أونصة (0.0625 رطل) من منتجنا بالجملة بدقة. كانت هذه تفاصيل صغيرة أعادتنا عدة أيام إلى الوراء.

يجب عليك إعطاء الأولوية للتحميل الدقيق والفوري للميزانية العمومية الأولية في تاريخ الانتهاء. هناك العديد من الطرق التي يمكن أن يمثل فيها هذا تحديًا ، بسبب التفاصيل المطلوبة لتتبع الأصول والخصوم بدقة وكاملة في دفاتر الأستاذ الفرعية. تميل حسابات الجرد والمدينين إلى أن تكون أكثر الحسابات خطورة.

يجب مراجعة عمليات تحميل البيانات بتفاصيل دقيقة لأن الأخطاء في هذه المرحلة قد تكون صعبة للغاية وتستغرق وقتًا طويلاً في التصحيح.

بمجرد تشغيلك في نظام ERP الجديد ، يجب الحفاظ على قدرة دعم مستمر محسّن على الأقل خلال الشهرين الأولين. من المناسب إجراء مكالمات منتظمة ، حيث تتم مناقشة المشكلات المعلقة وتحديثها.

خواطر فراق

في حين أن هناك العديد من الفوائد التي يمكن اكتسابها من استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، فمن المسلم به أن تنفيذه محفوف بالمخاطر. ومع ذلك ، من خلال استخدام أفضل الممارسات وإدارة العملية بشكل جيد ، يمكن تقليل المخاطر. لا ينبغي أن تكون النتيجة من هذا المنشور مجموعة من الأسباب لعدم تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات ، ولكن بدلاً من ذلك ، بعض الأفكار لتحسين فرص النجاح.

وفقًا للمؤلفين هوارد سميث وبيتر فينجار ، "ليست كل مشكلات تكامل العمليات تقنية وليست كلها متعلقة بتكنولوجيا المعلومات. إن تكامل أنظمة الكمبيوتر يختلف عن تكامل الأعمال ".