Jak sprawić, by Twoje oprogramowanie pracowało dla Ciebie: samouczek dotyczący wdrażania ERP

Podsumowanie wykonawcze

Wstęp

W życiu niemal każdego rozwijającego się przedsiębiorstwa nadchodzi moment, w którym systemy i procesy, które służyły mu od początku, stają się niewystarczające. Przedsiębiorstwa na wczesnym etapie rozwijają się z podstawowymi i tanimi systemami oprogramowania oraz w dużym stopniu polegają na wysiłkach i umiejętnościach kilku kluczowych pracowników administracyjnych. Jednak w pewnym momencie oprogramowanie nie nadąża za firmą, a zaufani pracownicy stają się przeciążeni, co powoduje lukę w możliwościach, w której przedsiębiorstwo musi podjąć kroki w celu zaspokojenia potrzeb biznesowych. Jeśli nie zostaną podjęte działania w celu usprawnienia procesów, ta luka w możliwościach będzie się rozszerzać i utrudniać rozwój i konkurowanie przedsiębiorstw.

W przypadku większości przedsiębiorstw w tym kluczowym punkcie przegięcia wybiera się wdrożenie solidnego oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), które integruje wszystkie obszary działalności i pomaga przezwyciężyć wspomnianą lukę w zakresie możliwości. Jest to niezwykle istotna decyzja w życiu firmy i należy do niej podchodzić z nieprzerwanym naciskiem na zarządzanie ryzykiem. Chociaż ERP może nie być sexy, ma ogromne znaczenie dla rozwijających się firm i nie należy go ignorować.

Jako wieloletni kontroler finansowy, a ostatnio dyrektor generalny firmy, pracowałem nad kilkoma wdrożeniami, wykorzystując trzy różne pakiety oprogramowania zarówno na poziomie całego systemu, jak i na poziomie modułów. Oczywiste jest, że nowoczesne firmy potrzebują ERP i zdecydowanie popieram jego wykorzystanie. Jednak niezwykle ważne jest, aby liderzy skupili się na precyzyjnej realizacji w trakcie całego procesu. Ponieważ każdy wynik projektu wdrożenia oprogramowania wpłynie na przyszłość firmy, ten artykuł przedstawia liderom przedsiębiorstw korzyści i zagrożenia związane z systemem ERP, a także szczegółowy przewodnik wdrażania krok po kroku.

Co to jest ERP i dlaczego z niego korzystać?

Co to jest ERP?

ERP odnosi się do zestawu systemów, które spajają wszystkie procesy biznesowe przedsiębiorstwa i umożliwiają przepływ danych między procesami i funkcjami. Pomaga ujednolicić, usprawnić i zintegrować procesy w ramach HR, finansów, dystrybucji, łańcucha dostaw — integrując różne aspekty firmy w jeden kompleksowy system. Oprogramowanie bazowe wykorzystuje zintegrowaną platformę i wspólne definicje danych. Dziś systemy ERP zapewniają nawet analizę biznesową, automatyzację sił sprzedaży i automatyzację marketingu. W rzeczywistości większość witryn eCommerce jest teraz ściśle połączona z jakąś formą zaplecza ERP. Skuteczne wdrożenie ERP wymaga nie tylko odpowiedniego oprogramowania, ale także dokładnej dokumentacji, poparcia kluczowych interesariuszy, komunikacji z dostawcami i szkolenia pracowników.

Chociaż nie ma standardowych ram czasowych na wdrożenie ERP, może to zająć od sześciu miesięcy do dwóch lat. Wpływ na oś czasu różni się w zależności od firmy, ale może obejmować wielkość firmy, transfer danych ze starszych systemów oraz złożoność instalowanego systemu. W przeciwieństwie do wielu strategicznych decyzji, od których można się później odwrócić, przedsiębiorstwo rzadko przechodzi przez więcej niż jedno wdrożenie systemu ERP.

Jakie są zalety ERP?

ERP może zapewnić wszystko, od zwiększonej produktywności i bezpieczeństwa danych po skalowalność i oszczędności kosztów, z głównymi przyczynami wskazanymi poniżej. Gdy procesy i dane biznesowe są zautomatyzowane i scentralizowane, pracownicy zauważą, że mają mniej pracy ręcznej, zyskują łatwiejsze możliwości raportowania i mogą proaktywnie zarządzać całością operacji przy znacznie mniejszej liczbie zakłóceń.

Godną uwagi implementacją oprogramowania, którą prowadziłem, było dodanie modułu automatyzacji rachunków płatniczych (AP) w środowisku Oracle. Moduł był oddzielony od systemu ERP, ale korzystał z tych samych baz danych i był w pełni zintegrowany. Byłem nowym kontrolerem grupy firm wartej 500 milionów dolarów, a istniejący system był archaiczny. Byłem zszokowany, gdy dowiedziałem się, że zespół ds. księgowości tasował dosłowne papiery w około 20 różnych biurach, sprawdzając inicjały zatwierdzenia na papierze, dokonując 100% płatności za pomocą czeków fizycznych, a następnie każąc mi ręcznie podpisywać każdy czek. Faktury papierowe były również przechowywane w skrzynkach na akta przez siedem lat lub dłużej.

Ogólnie rzecz biorąc, była to czysta implementacja: zidentyfikowaliśmy wyraźną szansę na poprawę, zdecydowaliśmy się agresywnie ją realizować za pomocą najlepszego dostępnego oprogramowania, a następnie położyliśmy podwaliny pod zarządzanie ryzykiem, dokładnie dokumentując nasze procesy i szukając poparcia dla kierownictwa. Wyniki obejmowały drastyczny spadek kosztów transakcji i poprawę możliwości badania charakteru wydatków. Chcę podkreślić, że wpisowe było ważne. Chociaż byłem nowy w organizacji i uważałem, że zespół księgowy powinien określać własne zasady, dyrektor finansowy słusznie zmusił mnie do sprzedaży dyrektorów generalnych każdej składowej firmy po wdrożeniu. Realizowaliśmy przy wsparciu większości kluczowych liderów biznesu, szczególnie tych, którzy nie byli ulokowani z zespołem księgowym. Ostatecznie to oprogramowanie AP, które w 2014 r. dotyczyło tylko Stanów Zjednoczonych i Kanady (65% całej działalności), zostało później rozszerzone na całym świecie w całej firmie.

Teraz przyjrzyjmy się krokom wdrażania ERP.

Krok 1 – Ocena gotowości do wdrożenia ERP

Jak wspomniano wcześniej, czasami przedsiębiorstwo znajduje się w wyraźnym punkcie zwrotnym, w którym oczywiste jest, że ERP jest konieczne:

• Przedsiębiorstwo doświadcza szybkiego wzrostu przychodów, zapasów lub różnorodności linii produktów. Ogólnie rzecz biorąc, rozwój prowadzi z czasem do coraz większej złożoności biznesowej i dobrym pomysłem może być wyprzedzenie potencjalnego problemu na dalszych etapach.
• Starsze systemy (zwłaszcza te, które są bardzo zależne od Excela lub Accessa) zapadają się pod ciężarem coraz bardziej złożonego biznesu. Jeśli nie wdrożyłeś odpowiednich systemów w trakcie wzrostu, możesz osiągnąć punkt, w którym możliwości biznesowe Twojego starszego systemu załamią się.
• Aby uzyskać dostęp do finansowania bankowego, przedsiębiorstwo musi wykazać się solidniejszymi procesami, kontrolami wewnętrznymi lub zdolnością do sprawozdawczości finansowej. Niekiedy banki uczynią z profesjonalizacji funkcji finansowej przedsiębiorstwa warunek nowego lub zwiększonego kredytu. Może to obejmować przyjęcie nowych systemów, a także kontraktowanie usług atestacyjnych.
• Przedsiębiorstwo dodało dodatkowe lokalizacje poza swoją siedzibą. Posiadanie więcej niż jednej lokalizacji może bardzo utrudnić zarządzanie danymi w czasie rzeczywistym, a systemy ERP bardzo w tym pomagają.
• Występują problemy z używanymi istniejącymi systemami. Dostawcy oprogramowania zazwyczaj przestają wspierać lub aktualizować starszy system biznesowy w pewnym momencie, co może prowadzić do problemów z funkcjonalnością i bezpieczeństwem.

Jednak wdrożenie ERP jest przedsięwzięciem fundamentalnie ryzykownym. Całkowita awaria może sparaliżować firmę na dłuższy czas, podczas gdy częściowa awaria może powodować nieefektywności, które są trudne do naprawienia. Najlepszym sposobem, w jaki mogę wyjaśnić ogrom decyzji ERP, jest to, że prawie na pewno będzie to stały element firmy. Inwestycja pieniężna jest zazwyczaj dość wysoka, chociaż może się wahać, generalnie zgodnie z największymi wydatkami kapitałowymi, jakie firma poczyniła do tej pory. Dla małej firmy, która wycofuje się z arkuszy kalkulacyjnych Excela i wdraża Microsoft Dynamics GP, może to być 100 000 USD. Dla większej firmy może to kosztować kilka milionów dolarów. Ponadto jest to poważna inwestycja ze strony pracowników, jeśli chodzi o żniwo emocjonalne i nakład dodatkowego wysiłku.

Krok 1A: Określ, co możesz zyskać

Myśl w kategoriach zarządzania ryzykiem i trzeźwo określ, co możesz zyskać dzięki wdrożeniu systemu ERP. Porównaj go z kosztem nieudanego wdrożenia. Możliwe, że właściwą odpowiedzią jest trzymanie się bieżących procesów i odłożenie wdrożenia ERP na później. Są chwile, kiedy niższa technologia ma sens, a zysk związany z nowym oprogramowaniem nie uzasadnia kosztów. Na przykład kiedyś zdecydowałem się zamiast tego wykorzystać niezależnego programistę z siedzibą na arenie międzynarodowej, aby zautomatyzować istniejącą, żmudną metodę przetwarzania wydatków. Na szczęście ten wysiłek przyniósł tylko jednorazową opłatę w wysokości 50 USD, w tym 20 USD napiwku — zamiast długiej i kosztownej aktualizacji systemu.

Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie ERP, sugeruję, abyś odpowiedział na następujące pytania w formie pisemnej:

• Jak wygląda firma 90 dni po uruchomieniu?
• Jakie problemy biznesowe zostałyby rozwiązane w wyniku wdrożenia?

Weź te odpowiedzi i wykorzystaj je do sprecyzowania celów projektu wdrożeniowego. W trakcie procesu będą chwile, w których zostaniesz poinformowany, że założenie musi zostać zmienione lub że należy osiągnąć kompromis. Mając jasny obraz wymagań projektu, znacznie mniej prawdopodobne jest, że pójdziesz na kompromis, który spowoduje znaczne szkody.

Krok 1B: Zrozum, jak może wyglądać awaria

Gdy już jasno określisz, dlaczego wdrażasz ERP i stwierdzisz, że jest to warte nieodłącznego ryzyka, ważne jest, abyś wybrał odpowiednie narzędzie ERP i pomyślnie je zaimplementował. Aż 75% wdrożeń ERP nie spełnia w pełni swoich celów, a my zrobimy wszystko, co w naszej mocy, aby zwiększyć szanse powodzenia poprzez stosowanie najlepszych praktyk.

Krok 2 – Dokumentuj procesy biznesowe

Kiedy już zdecydujesz się na ERP, najważniejszym zadaniem jest zadbanie o to, aby Twoje procesy biznesowe były dobrze udokumentowane i skompilowane w jednym miejscu. Obejmuje to oczywiste główne procesy, takie jak od zamówienia do zapłaty i zamówienia na gotówkę, ale powinno również obejmować nawet najbardziej szczegółowe, powtarzające się czynności, takie jak wprowadzanie pracowników na pokład lub zatwierdzanie kart czasu pracy. Musisz to zrobić, zanim podejmiesz jakiekolwiek inne kroki, ponieważ każdy nieudokumentowany proces staje się założeniem, a każde założenie niesie ze sobą ryzyko. Ponadto dokumentacja ta zapewnia kierownictwu jasny obraz zakresu, złożoności i minimalnych wymagań projektu.

Kluczowym elementem twojego projektu dokumentacji jest jednoznaczna identyfikacja interesariuszy informacji na każdym etapie każdego procesu biznesowego. Wdrożenia kończą się niepowodzeniem na najniższych poziomach firm, gdy procesy nie są w pełni przekładane lub gdy zespół kierownictwa wykonawczego nie bierze pod uwagę efektów niższego szczebla. Widziałem tego typu niepowodzenia niezliczoną ilość razy. W moim ostatnim wdrożeniu zespół obsługi klienta podkreślił, że w starym systemie istnieje kluczowe pole preferencji klienta, które ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia naszego zwyczajowego wysokiego poziomu usług. Jednak kierownik projektu IT błędnie założył, że pole nie jest istotne, porzucając wymaganie. To bezpośrednio doprowadziło do wielu problemów z obsługą klienta, usuwając kluczowe funkcje z procesu zapewniania jakości.

Większość firm na wczesnym etapie nie posiada odpowiedniej dokumentacji i wskazane jest, aby uzyskać pomoc zewnętrzną od profesjonalnych CPA lub konsultantów, aby zebrać te informacje. Jest prawdopodobne, że Twojemu zespołowi wewnętrznemu brakuje czasu i możliwości, aby to zrobić, zwłaszcza, że ​​prywatne firmy szczupłe i zwinne postrzegają to ćwiczenie jako przeciwieństwo zwinności.

Dostarczanie dokumentacji sprzedawcy z wartością dodaną (VAR)

Ponadto musisz jasno określić wszystko, co robi firma, ponieważ zamierzasz przekazać te informacje swojemu sprzedawcy z wartością dodaną (VAR), który zarządza techniczną stroną wdrożenia i pomaga dostosować oprogramowanie. Im więcej informacji możesz podać VAR, tym lepszą pracę wykona. Jeśli nie podasz VARowi zbyt wielu informacji, przyjmą założenia, aby wypełnić lukę w wiedzy. Te założenia mogą opierać się na własnych doświadczeniach lub krótkiej rozmowie z pracownikiem, który nie ma pełnego obrazu. Firmy VAR mają napięte terminy i konieczne jest, aby pozyskiwały zasoby z pracy i z niej. A ponieważ większość firm zazwyczaj wdraża ERP tylko raz, niekoniecznie są motywowane powtarzalnym biznesem.

Pomyśl o ryzyku w ten sposób: VAR, który rozumie tylko 30% Twojej firmy, prawdopodobnie dostarczy rozwiązanie, które zaspokoi 30% Twoich potrzeb. Dzięki sporządzeniu kompletnej i dokładnej dokumentacji przed sfinalizowaniem umowy z VAR minimalizujesz to ryzyko. Dzieje się to na kilka ważnych sposobów:

• VAR pozostawia mniej założeń.
• Kluczowe wymagania procesowe są planowane i realizowane w trakcie całego procesu.
• Twoje wewnętrzne zasoby są słyszane, a ich wkład jest brany pod uwagę.
• Możesz być bardzo precyzyjny w zawieraniu umów z VAR.

W jednym z moich bardziej niefortunnych doświadczeń zespół biznesowy nie określił wymagań wdrożeniowych dla ściśle powiązanego rozwiązania ERP/eCommerce. Otrzymaliśmy stronę internetową, która w zasadzie była bezużyteczna dla naszych klientów. Założenie VAR było takie, że wygląd i styl naszej witryny skierowanej do klientów nie ma znaczenia, o ile jest ściśle połączona z systemem ERP. Na poziomie biznesowym nie widzieliśmy witryny aż do dwóch tygodni po tym, jak miała zostać uruchomiona. Aby to naprawić, spędziliśmy miesiące na ulepszaniu i dziesiątkach tysięcy dolarów dodatkowych kosztów. Nigdy nie pozwól, aby VAR założył.

Krok 3 — Zidentyfikuj VAR i rozwiązanie programowe, które zaimplementujesz

Wybór odpowiedniego pakietu oprogramowania ma kluczowe znaczenie dla sukcesu ERP, ale jest to jedna z bardziej napiętych części procesu. Nie jest łatwo prowadzić badania, ponieważ w najlepszym interesie VAR jest utrzymywanie nieprzejrzystości. Dlatego zalecam przekształcenie solidnej dokumentacji procesu w zwięzły opis konkretnych wymagań i poproszenie VAR-ów, aby w swoich prezentacjach mówili konkretnie o tych wymaganiach. Ponownie, im bardziej konkretny jesteś, tym bardziej konkretny będzie VAR.

Proponuję również zapytać VAR-ów, jakie inne podobne firmy używają sprzedawanego przez nich oprogramowania i z którymi współpracował VAR. Powinieneś słuchać wskazówek, że VAR rozumie Twoją firmę i pracował już wcześniej z podobnymi wymaganiami. Jeśli VAR mówi, że niepodobny biznes jest podobny, bądź sceptyczny.

Inną kluczową kwestią jest to, czy w Twoim modelu biznesowym jest coś niestandardowego, co będzie wymagało dostosowania systemu. Jeśli tak, czy ta niestandardowa funkcja jest naprawdę potrzebna? Wiele nieoptymalnych procesów i praktyk stosuje się we wczesnych latach małych i średnich firm. Pomyśl o dostosowaniu w swoim systemie ERP jako o wbudowanym ryzyku i koszcie. Dzieje się tak, ponieważ przy każdej aktualizacji większego systemu prawdopodobnie będą potrzebne jednorazowe aktualizacje w dostosowanej części oprogramowania. Wykorzystaj tę implementację jako chwilę na przemyślenie, ulepszenie i uproszczenie istniejących procesów.

Krok 4 – Negocjuj umowę z VAR

Możesz oszczędzić sobie wiele bólu i niezadowolenia dobrze negocjując umowę. Ponieważ zainwestowałeś w projekt dokumentacji, możesz jasno określić, jak wygląda „pomyślne zakończenie”. Gorąco polecam, abyś wyraźnie określił, jak wygląda sukces w umowie, przynajmniej jako dodatek — jeśli dodaje 50 stron z wieloma schematami blokowymi i diagramami, niech tak będzie. Zazwyczaj VAR chce, aby zakontraktowane wymagania były jak najbardziej niejasne i chcą rozliczać Cię co godzinę. Chcą też być tymi, którzy deklarują zakończenie procesu i chętnie pobierają dodatkowe opłaty za pracę, którą należało wykonać od początku. Staraj się unikać szablonowej umowy VAR i włącz w to swoją własną radę. Optymalnym wynikiem z twojego końca byłaby umowa o stałej cenie, z ostatecznym podpisem spoczywającym na tobie. Ale jeśli VAR jest nieelastyczny pod względem warunków, spróbuj znaleźć innego dostawcę tego samego oprogramowania, który jest bardziej podatny na negocjacje.

Krok 5 – Zdefiniuj jasno strategię wewnętrzną i szukaj szerokiego poparcia

W tym momencie należy utworzyć kluczowy zespół projektowy, który pomoże we wdrożeniu oprogramowania. W skład zespołu powinien wchodzić sponsor wykonawczy i wewnętrzny kierownik projektu. Sponsor wykonawczy powinien być na bardzo wysokim stanowisku, powinien sprawować nadzór na wysokim szczeblu i odpowiadać za cele projektu oraz powinien określać ogólną strategię do wykonania przez zespół na co dzień. Wewnętrznym kierownikiem projektu powinna być osoba z wykazanymi umiejętnościami zarządzania projektami. Zarządzanie projektami może być trudne, ponieważ członkowie zespołu pochodzą z wielu obszarów funkcjonalnych. Kierownikowi projektu zazwyczaj brakuje tradycyjnej władzy nadzorczej nad żadną z osób, którymi zarządza. Skuteczny kierownik projektu jest w stanie sprostać temu wyzwaniu i realizować cele projektu. Osoba posiadająca certyfikat Project Management Professional (PMP) przyznana przez Project Management Institute prawdopodobnie posiada niezbędne umiejętności.

Nawet powyżej poziomu sponsora wykonawczego musi istnieć zaangażowanie w realizację ze strony najwyższych rang w organizacji. Jeśli prezes lub dyrektor generalny jest obojętny na projekt lub nawet wyraźnie niezaangażowany, sygnalizuje to innym członkom organizacji, że opór może być akceptowalny i może stwarzać ryzyko.

Na przykład, na stanowisku kontrolera finansowego, które zajmowałem, naciskałem na wdrożenie zautomatyzowanych rachunków płatniczych i uzyskałem konsensus wewnętrznie na to. Gdy wdrożyliśmy oprogramowanie i pokazaliśmy menedżerom średniego szczebla, jak zatwierdzać faktury, kilku odmówiło udziału. Dyrektor generalny odmówił zaangażowania i udzielenia wskazówek tym nieprzejednanym menedżerom, w wyniku czego zgodę delegowano na pracowników niemenedżerskich, którym prawie na pewno brakowało wiedzy lub perspektywy, aby odpowiednio ocenić wydatki do poniesienia.

Sponsor wykonawczy i kierownik projektu muszą mieć jasne cele i harmonogramy do zarządzania. Powinieneś dążyć do najwolniejszej pory roku w biznesie sezonowym i sprawić, by początkowa data uruchomienia przypadała na początek tego okresu. Cały projekt najprawdopodobniej potrwa dłużej niż pierwotne oczekiwania i nie chcesz, aby Cię przyłapano na konieczności uruchomienia w złym okresie roku.

Krok 6 – Skoncentruj się na kluczowych priorytetach przed uruchomieniem

Ostatni moment, w którym możesz zminimalizować ryzyko, to okres tuż przed uruchomieniem. W tym momencie mają miejsce trzy kluczowe czynności (testowanie, szkolenie i wersja danych). Upewnij się, że każdemu poświęca się wystarczającą uwagę.

Testowanie

Powiązania między modułami i systemami muszą być szczegółowo testowane, aby upewnić się, że dane są tworzone i przesyłane zgodnie z przeznaczeniem. Na przykład, gdy faktura jest generowana dla odbiorcy na warunkach, chcesz się upewnić, że moduł Rozrachunki z odbiorcami powoduje prawidłowe wpisy w module Księgi Głównej. Warto przeprowadzać transakcje równoległe w dotychczasowym systemie, a także w nowym rozwiązaniu ERP, aby zapewnić równoważną funkcjonalność. Bądź dokładny w testowaniu i szczegółowo przejrzyj wyniki. Jeśli jakakolwiek część systemu nie działa zgodnie z planem, nie angażuj się w transmisję na żywo.

Klasycznym przypadkiem nieudanego ERP był Hershey, który został uruchomiony z rozwiązaniem SAP, i dwoma innymi systemami przykręcanymi, począwszy od 1996 roku. VAR zalecił 48-miesięczny proces, ale Hershey nalegał na uruchomienie za 30 miesięcy, aby zakończyć przejście przed rokiem 2000. Wdrożenie jednego systemu ERP jest wystarczająco skomplikowane, ale jednoczesne włączenie oddzielnego rozwiązania łańcucha dostaw i oddzielnego rozwiązania do zarządzania relacjami z klientami (CRM) było również oznaką pychy. Hershey podjęła decyzję o poświęceniu czasu na testy, aby dotrzymać nierozważnego terminu. Ich realizacja była katastrofą; Hershey nie była w stanie realizować zamówień klientów w szczycie sezonu iw rezultacie w 1999 roku straciła 100 milionów dolarów ze sprzedaży.

Szkolenie

Niektóre szkolenia będą odbywać się jednocześnie z testowaniem, ponieważ na ogół uczestniczy w nich jeden lub dwóch kluczowych użytkowników z każdego obszaru funkcjonalnego. Błędem jest jednak poleganie na tych testerach jako trenerach innych pracowników w swoich obszarach. Należy przeprowadzić dobrze zaplanowany program szkoleniowy z wystarczającą ilością czasu, aby wszyscy członkowie zespołu mogli się uczyć. Zrozum, że różni ludzie będą mieli różne style uczenia się. Zazwyczaj ludzie uczą się najlepiej, kiedy mogą powiązać nowy system ze starymi procesami. Często działania to to samo pod inną nazwą.

Nie miej ślepej wiary w to, że ludzie są wystarczająco dobrze wyszkoleni. Najczęściej, gdy VAR po raz pierwszy informuje, że firma jest gotowa do uruchomienia, tak nie jest. Nie zdziw się też, jeśli bardziej niezawodny system wymaga więcej kliknięć i czasu na zadanie niż starsze systemy. Procesy mogą trwać dłużej i mogą wymagać większej liczby osób do ich codziennego wykonywania. Byłoby wspaniale, gdybyś mógł mieć pewność, że zawsze kupujesz oszczędności kosztów pracy dzięki ERP, ale czasami tak nie jest. W rzeczywistości zamieniasz nieco wyższe koszty pracy na lepsze możliwości i/lub kontrole wewnętrzne. Dla wielu firm jest to handel, który się opłaca, ale spodziewaj się, że jest to możliwe.

Konwersja danych

Istnieje proces, który ma miejsce pod koniec każdej implementacji ERP, zwany konwersją danych, który brzmi stosunkowo prosto i łagodnie. Zwykle jest to jednak znacznie bardziej problematyczne niż oczekiwano i jest częstą przyczyną opóźnień i problemów po uruchomieniu. Konwersja danych to w dużej mierze praca ręczna i żmudna, która zwykle wymaga pracy zasobów funkcjonalnych, które najlepiej znają charakter danych. Drobne błędy mogą powodować duże problemy po migracji danych, dlatego najlepiej zadbać o solidne podejście do zapewniania jakości.

W jednym wdrożeniu polegaliśmy na wewnętrznym zespole IT, który pobrał szczegółowe dane inwentaryzacyjne ze starszego systemu i poprawnie zmapował je do równoważnych pól w nowo wdrożonym rozwiązaniu ERP. Ponieważ dane były manipulowane w arkuszu kalkulacyjnym, jego elementy stały się niewyrównane między wierszami, a do tysięcy określonych pozycji asortymentowych przypisywano zupełnie nieprawidłowe atrybuty. Spowodowało to nieefektywność codziennej realizacji zamówień podczas zamawiania zapasów oraz trwający projekt ręcznego czyszczenia, którego ukończenie zajęło sześć miesięcy.

Ważną częścią konwersji danych jest czyszczenie danych. Starsze systemy mają sposób gromadzenia bezużytecznych danych w czasie, których nie warto wprowadzać do nowego środowiska systemowego. Przykładami tego są niekompletne oferty cenowe i informacje o przestarzałych produktach.

Drugą kluczową częścią procesu jest tłumaczenie danych. W starym systemie istnieją kluczowe informacje, które należy odwzorować na równoważne pola w nowym systemie. W wielu przypadkach dopasowanie tych dwóch systemów po wyjęciu z pudełka nie jest idealne ani proste. Dobry system ERP będzie miał zdefiniowane przez użytkownika pola, które pozwolą na niezbędne przechwytywanie i migrację danych.

Szybkie słowo ostrzeżenia

Ponieważ wcześniejsze etapy procesu trwają dłużej niż oczekiwano, cały proces zwykle ulega opóźnieniu. W większości wdrożeń istnieje pokusa, aby skompresować działania z późniejszego etapu. VAR, który zazwyczaj potrzebuje swoich ludzi, aby przejść do następnego projektu, często wywiera presję na pośpiech. Nie poddawaj się tej pokusie i/lub naciskowi. Powinieneś zacząć z mentalnością, że ramy czasowe na testowanie, szkolenie i konwersję danych nie mogą być skrócone z jakiegokolwiek powodu i że można je wydłużyć w razie potrzeby.

W domyśle oznacza to, że w razie potrzeby datę uruchomienia można dowolnie wydłużać. Planowana data uruchomienia nigdy nie powinna być powiązana z żadną inną kluczową datą, taką jak koniec kwartału lub roku podatkowego. Takie postępowanie wiąże się z ogromnym ryzykiem. Najlepszą rzeczą, jaką może zrobić dyrektor finansowy lub inny kierownik wykonawczy, aby zminimalizować ryzyko we wdrożeniu systemu ERP, jest utrzymanie dyscypliny na osi czasu i zapewnienie, że uruchomienie następuje tylko wtedy, gdy istnieje duży komfort, że ludzie i oprogramowanie są gotowe.

Krok 7 – Uruchom nowe oprogramowanie

Kiedy nadejdzie czas, aby rozpocząć transmisję na żywo, najlepiej przekazać całej organizacji, że wszyscy muszą być maksymalnie elastyczni i dostępni. Zalecam, aby wszyscy zaangażowani w to wiedzieli, że będą musieli mieć dużo nadgodzin w ciągu pierwszych dni, w tym w pierwszy weekend. Bez względu na to, jak dobrze się przygotujesz, pojawią się nieoczekiwane wyzwania.

W moim ostatnim wdrożeniu (dla przejętej jednostki biznesowej w ramach większej firmy) odkryliśmy w połowie uruchomienia, że ​​ilości artykułów mogą być podawane tylko do dwóch miejsc po przecinku, z powodu globalnego ustawienia systemu, które zostało ustawione 20 lat wcześniej. To zmusiło nas do zmiany naszych cen i struktury jednostek miary w locie, ponieważ zdaliśmy sobie sprawę, że nie możemy dokładnie sprzedać ani śledzić uncji (0,0625 funta) naszego produktu masowego. To był mały szczegół, który cofnął nas o kilka dni.

Należy nadać priorytet dokładnemu i natychmiastowemu załadowaniu początkowego bilansu w dacie końcowej. Istnieje wiele sposobów, w jakie może to stanowić wyzwanie, ze względu na szczegóły wymagane do dokładnego i pełnego śledzenia aktywów i pasywów w księgach pomocniczych. Zapasy i należności są zwykle najbardziej ryzykownymi kontami.

Przesyłane dane należy szczegółowo przeanalizować, ponieważ korekta błędów na tym etapie może być bardzo trudna i czasochłonna.

Kiedy już pracujesz w nowym systemie ERP, rozszerzone możliwości wsparcia ciągłego muszą być utrzymane przynajmniej przez pierwsze kilka miesięcy. Właściwe jest przeprowadzanie regularnych rozmów telefonicznych, podczas których omawiane i aktualizowane są nierozstrzygnięte kwestie.

Pożegnalne myśli

Chociaż istnieje wiele korzyści płynących z korzystania z systemu ERP, jego wdrożenie jest wprawdzie ryzykowne. Jednak stosując najlepsze praktyki i dobrze zarządzając procesem, ryzyko można zminimalizować. Wniosek z tego postu nie powinien być zbiorem powodów, aby nie wdrażać ERP, ale raczej pomysłami na zwiększenie szans na sukces.

Według autorów Howarda Smitha i Petera Fingara: „Nie wszystkie problemy związane z integracją procesów mają charakter techniczny i nie dotyczą wyłącznie IT. Integracja systemów komputerowych to nie to samo, co integracja biznesu.”