การทำให้ซอฟต์แวร์ของคุณทำงานแทนคุณ: บทแนะนำการใช้งาน ERP

บทสรุปผู้บริหาร

บทนำ

ในชีวิตขององค์กรที่กำลังเติบโตเกือบทุกแห่ง มีช่วงเวลาที่ระบบและกระบวนการที่ให้บริการตั้งแต่เริ่มก่อตั้งไม่เพียงพอ ธุรกิจระยะเริ่มต้นมีแนวโน้มที่จะเติบโตด้วยระบบซอฟต์แวร์พื้นฐานและต้นทุนต่ำ และการพึ่งพาความพยายามและความสามารถของพนักงานธุรการที่สำคัญเพียงไม่กี่คน อย่างไรก็ตาม ในบางจุด ซอฟต์แวร์ไม่สามารถตามธุรกิจได้ และพนักงานที่เชื่อถือได้ก็ทำงานหนักเกินไป ทำให้เกิดช่องว่างด้านความสามารถที่องค์กรต้องดำเนินการเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ หากไม่มีการดำเนินการเพื่อปรับปรุงกระบวนการ ช่องว่างความสามารถนี้จะขยายและขัดขวางความสามารถของธุรกิจในการเติบโตและแข่งขัน

สำหรับองค์กรส่วนใหญ่ที่จุดเปลี่ยนสำคัญนี้ มีทางเลือกในการใช้ซอฟต์แวร์ Enterprise Resource Planning (ERP) ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมเอาทุกด้านของธุรกิจและช่วยเอาชนะช่องว่างด้านความสามารถดังกล่าว นี่เป็นการตัดสินใจที่เป็นผลสืบเนื่องอย่างมากในชีวิตของธุรกิจ และต้องเข้าหาโดยมุ่งเน้นที่การบริหารความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง แม้ว่า ERP อาจไม่เซ็กซี่ แต่ก็มีความสำคัญสูงสุดสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตและไม่ควรมองข้าม

ในฐานะผู้ควบคุมด้านการเงินมาเป็นเวลานานและเมื่อเร็ว ๆ นี้ในฐานะผู้จัดการทั่วไปของธุรกิจ ฉันได้ทำงานในการใช้งานหลายอย่างโดยใช้แพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันสามชุดทั้งในระดับระบบและระดับโมดูล เป็นที่ชัดเจนว่าธุรกิจสมัยใหม่ต้องการ ERP และฉันก็ชอบที่จะใช้ประโยชน์จากมันอย่างแน่นอน อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่สุดคือผู้นำให้ความสำคัญกับการดำเนินการที่แม่นยำตลอดกระบวนการ เนื่องจากทุกผลลัพธ์ของโครงการติดตั้งซอฟต์แวร์จะส่งผลต่อธุรกิจในอนาคต บทความนี้จึงนำเสนอประโยชน์และความเสี่ยงของ ERP แก่ผู้นำองค์กร ตลอดจนคำแนะนำการใช้งานทีละขั้นตอนโดยละเอียด

ERP คืออะไรและทำไมจึงใช้

ERP คืออะไร?

ERP หมายถึงชุดของระบบที่เชื่อมโยงกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กรเข้าด้วยกัน และทำให้สามารถไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการและการทำงานได้ ช่วยในการสร้างมาตรฐาน ปรับปรุง และบูรณาการกระบวนการต่างๆ ทั่วทั้งทรัพยากรบุคคล การเงิน การจัดจำหน่าย ห่วงโซ่อุปทาน โดยผสานรวมแง่มุมต่างๆ ของบริษัทเข้าไว้ในระบบที่ครอบคลุมเพียงระบบเดียว ซอฟต์แวร์พื้นฐานใช้แพลตฟอร์มแบบบูรณาการและคำจำกัดความของข้อมูลทั่วไป ทุกวันนี้ ระบบ ERP ยังนำเสนอข่าวกรองธุรกิจ ระบบอัตโนมัติของฝ่ายขาย และระบบอัตโนมัติทางการตลาด อันที่จริง เว็บไซต์อีคอมเมิร์ซส่วนใหญ่ตอนนี้เชื่อมโยงกับ ERP back-end บางรูปแบบอย่างแน่นหนา การใช้ ERP อย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้ต้องการเพียงแค่ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังต้องมีเอกสารประกอบอย่างละเอียดถี่ถ้วน การซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก การสื่อสารกับผู้ขาย และการฝึกอบรมพนักงาน

แม้ว่าจะไม่มีกรอบเวลามาตรฐานสำหรับการใช้งาน ERP แต่ก็อาจใช้เวลาระหว่างหกเดือนถึงสองปี อิทธิพลของไทม์ไลน์แตกต่างกันไปตามบริษัท แต่อาจรวมถึงขนาดของบริษัท การถ่ายโอนข้อมูลจากระบบเดิม และความซับซ้อนของระบบที่กำลังติดตั้ง ต่างจากการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์หลายๆ อย่างที่สามารถหมุนออกได้ในภายหลัง เป็นเรื่องปกติที่องค์กรจะต้องผ่านการปรับใช้ ERP มากกว่าหนึ่งรายการ

ERP มีประโยชน์อย่างไร?

ERP สามารถให้ทุกอย่างตั้งแต่ผลผลิตที่เพิ่มขึ้นและความปลอดภัยของข้อมูล ไปจนถึงความสามารถในการปรับขนาดและการประหยัดต้นทุน โดยมีเหตุผลหลักดังต่อไปนี้ เมื่อกระบวนการทางธุรกิจและข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติและรวมศูนย์ พนักงานจะพบว่ามีงานที่ทำโดยเจ้าหน้าที่น้อยลง ได้รับความสามารถในการรายงานที่ง่ายขึ้น และสามารถจัดการการดำเนินงานโดยรวมในเชิงรุกโดยมีการหยุดชะงักน้อยกว่ามาก

การใช้งานซอฟต์แวร์ที่โดดเด่นที่ฉันเป็นผู้นำคือการเพิ่มโมดูลระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ (AP) แบบ bolt-on ในสภาพแวดล้อมของ Oracle โมดูลนี้แยกจากระบบ ERP แต่ใช้ฐานข้อมูลเดียวกันและถูกรวมเข้าด้วยกันอย่างสมบูรณ์ ฉันเป็นผู้ควบคุมคนใหม่ของกลุ่มบริษัทมูลค่า 500 ล้านดอลลาร์ และระบบที่มีอยู่นั้นล้าสมัย ฉันตกใจมากที่พบว่าทีมบัญชีเจ้าหนี้กำลังสับกระดาษตามตัวอักษรประมาณ 20 สำนักงานที่แตกต่างกัน ตรวจสอบชื่อย่อการอนุมัติบนกระดาษ ชำระเงิน 100% ของการชำระเงินด้วยเช็คจริง จากนั้นให้ฉันเซ็นลายมือชื่อทุกครั้ง ใบกำกับสินค้ายังถูกเก็บไว้ในกล่องแฟ้มเป็นเวลาเจ็ดปีขึ้นไป

โดยรวมแล้ว เป็นการใช้งานที่สะอาด: เราระบุโอกาสในการปรับปรุงอย่างชัดเจน ตัดสินใจที่จะดำเนินการอย่างจริงจังด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดที่มีอยู่ จากนั้นจึงวางรากฐานเบื้องต้นเพื่อจัดการความเสี่ยงโดยจัดทำเอกสารกระบวนการของเราอย่างละเอียดถี่ถ้วนและโดยการขอซื้อจากฝ่ายบริหาร ผลลัพธ์รวมถึงต้นทุนการทำธุรกรรมที่ลดลงอย่างมากและความสามารถในการตรวจสอบธรรมชาติของค่าใช้จ่ายที่ดีขึ้น ฉันต้องการเน้นว่าการซื้อเข้ามีความสำคัญ แม้ว่าฉันจะยังใหม่ต่อองค์กรและรู้สึกว่าทีมบัญชีควรกำหนดนโยบายของตนเอง แต่ CFO ทำให้ฉันขายผู้จัดการทั่วไปของธุรกิจแต่ละส่วนในการดำเนินการตามสมควร เราดำเนินการด้วยการสนับสนุนจากผู้นำธุรกิจหลักส่วนใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ไม่ได้อยู่ร่วมกับทีมบัญชี ในที่สุด ซอฟต์แวร์ AP นั้น ซึ่งในปี 2014 อยู่ในขอบเขตสำหรับสหรัฐอเมริกาและแคนาดาเท่านั้น (65% ของธุรกิจทั้งหมด) ได้ถูกขยายไปทั่วโลกทั่วทั้งบริษัทในเวลาต่อมา

ตอนนี้ มาดูขั้นตอนของการนำ ERP ไปใช้กัน

ขั้นตอนที่ 1 – ประเมินความพร้อมของคุณสำหรับการใช้งาน ERP

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ บางครั้งองค์กรอยู่ในจุดเปลี่ยนที่ชัดเจน ซึ่งชัดเจนว่า ERP เป็นสิ่งจำเป็น:

• องค์กรกำลังประสบกับการเติบโตอย่างรวดเร็วในด้านรายได้ สินค้าคงคลัง หรือความหลากหลายของสายผลิตภัณฑ์ โดยทั่วไป การเติบโตจะผลักดันให้ธุรกิจมีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป และอาจเป็นความคิดที่ดีที่จะก้าวไปข้างหน้าเพื่อแก้ปัญหาปลายน้ำที่อาจเกิดขึ้น
• ระบบเดิม (โดยเฉพาะระบบที่พึ่งพา Excel หรือ Access มาก) กำลังพังทลายลงภายใต้น้ำหนักของธุรกิจที่ซับซ้อนมากขึ้น หากคุณไม่ได้ใช้ระบบที่เหมาะสมในขณะที่กำลังเติบโต คุณสามารถถึงจุดที่ความสามารถทางธุรกิจของระบบเดิมของคุณพังทลายลง
• องค์กรจำเป็นต้องแสดงให้เห็นถึงกระบวนการที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น การควบคุมภายใน หรือความสามารถในการรายงานทางการเงิน เพื่อเข้าถึงการจัดหาเงินทุนของธนาคาร บางครั้งธนาคารจะทำให้การทำงานด้านการเงินขององค์กรมีความเป็นมืออาชีพเป็นเงื่อนไขสำหรับการกู้ยืมใหม่หรือเพิ่มขึ้น ซึ่งอาจรวมถึงการนำระบบใหม่มาใช้เช่นเดียวกับการทำสัญญาบริการประกัน
• องค์กรได้เพิ่มสถานที่เพิ่มเติมนอกเหนือจากที่ตั้งก่อตั้ง การมีมากกว่าหนึ่งตำแหน่งอาจทำให้การจัดการข้อมูลแบบเรียลไทม์เป็นเรื่องยากมาก และระบบ ERP ก็ช่วยได้มากในเรื่องนี้
• มีปัญหากับระบบที่ใช้อยู่ ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์มักหยุดสนับสนุนหรืออัปเดตระบบธุรกิจที่เก่ากว่าในบางจุด ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาด้านการทำงานและความปลอดภัย

อย่างไรก็ตาม การนำ ERP ไปใช้นั้นเป็นความพยายามที่มีความเสี่ยงโดยพื้นฐาน ความล้มเหลวโดยสิ้นเชิงอาจทำให้ธุรกิจเสียหายได้เป็นเวลานาน ในขณะที่ความล้มเหลวบางส่วนสามารถสร้างความไร้ประสิทธิภาพที่ยากต่อการแก้ไข วิธีที่ดีที่สุดที่ฉันสามารถอธิบายความใหญ่โตของการตัดสินใจ ERP ได้ก็คือ เกือบจะแน่นอนว่าจะต้องเป็นสิ่งที่ติดตั้งถาวรสำหรับบริษัท โดยทั่วไปแล้วการลงทุนทางการเงินจะค่อนข้างสูง แม้ว่าโดยทั่วไปจะสอดคล้องกับรายจ่ายฝ่ายทุนที่ใหญ่ที่สุดที่ธุรกิจได้ทำมาจนถึงปัจจุบัน สำหรับบริษัทขนาดเล็กที่ย้ายออกจากสเปรดชีต Excel และใช้ Microsoft Dynamics GP อาจเป็น 100,000 ดอลลาร์ สำหรับบริษัทที่ใหญ่กว่า อาจมีราคาหลายล้านเหรียญ นอกจากนี้ยังเป็นการลงทุนที่สำคัญจากพนักงานในแง่ของค่าใช้จ่ายทางอารมณ์และค่าใช้จ่ายของความพยายามพิเศษ

ขั้นตอนที่ 1A: ระบุสิ่งที่คุณต้องได้รับ

คิดในแง่ของการจัดการความเสี่ยงและระบุสิ่งที่คุณหวังว่าจะได้รับจากการใช้ ERP อย่างมีสติ วัดกับต้นทุนของการใช้งานที่ล้มเหลว เป็นไปได้ว่าคำตอบที่ถูกต้องคือยึดติดกับกระบวนการปัจจุบันของคุณและเลื่อนการนำ ERP ไปใช้งาน มีบางครั้งที่เทคโนโลยีที่ต่ำกว่านั้นสมเหตุสมผล และประโยชน์ที่ได้รับจากซอฟต์แวร์ใหม่ไม่ได้ปรับต้นทุนให้เหมาะสม ตัวอย่างเช่น ครั้งหนึ่งฉันเคยเลือกที่จะใช้โปรแกรมเมอร์อิสระที่ทำงานในระดับสากลแทนเพื่อทำให้วิธีการประมวลผลค่าใช้จ่ายที่มีอยู่เดิมและน่าเบื่อเป็นไปโดยอัตโนมัติ โชคดีที่ความพยายามนี้ทำให้เกิดการเรียกเก็บเงินเพียงครั้งเดียวที่ 50 ดอลลาร์ รวมถึงทิป 20 ดอลลาร์ แทนที่จะต้องอัปเกรดระบบที่ใช้เวลานานและมีราคาแพง

หากคุณตัดสินใจใช้ ERP เราขอแนะนำให้คุณตอบคำถามต่อไปนี้เป็นลายลักษณ์อักษร:

• ธุรกิจมีลักษณะอย่างไรหลังการเปิดตัว 90 วัน?
• ปัญหาทางธุรกิจใดที่จะแก้ไขได้จากการนำไปปฏิบัติ?

นำคำตอบเหล่านั้นมาใช้เพื่อกำหนดเป้าหมายของโครงการนำไปปฏิบัติอย่างชัดเจน จะมีบางครั้งในระหว่างกระบวนการที่คุณจะได้รับแจ้งว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนสมมติฐานหรือต้องประนีประนอม การมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนดของโครงการจะทำให้คุณมีโอกาสน้อยที่จะประนีประนอมที่ทำให้เกิดความเสียหายอย่างมีนัยสำคัญ

ขั้นตอนที่ 1B: ทำความเข้าใจว่าความล้มเหลวอาจมีลักษณะอย่างไร

เมื่อคุณได้อธิบายอย่างชัดเจนแล้วว่าทำไมคุณจึงใช้ ERP และคุณได้พิจารณาแล้วว่าการทำเช่นนั้นคุ้มกับความเสี่ยงโดยกำเนิด สิ่งสำคัญคือคุณต้องเลือกเครื่องมือ ERP ที่เหมาะสมและดำเนินการให้สำเร็จ การใช้ ERP มากถึง 75% ไม่บรรลุเป้าหมายอย่างเต็มที่ และเราจะทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อปรับปรุงโอกาสของความสำเร็จโดยใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ขั้นตอนที่ 2 – จัดทำเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

เมื่อคุณตัดสินใจที่จะติดตาม ERP แล้ว งานที่สำคัญที่สุดคือการทำให้มั่นใจว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างดีและรวบรวมไว้ในที่เดียว ซึ่งรวมถึงกระบวนการหลักที่ชัดเจน เช่น การจัดหาเพื่อชำระเงินและการสั่งซื้อเป็นเงินสด แต่ยังควรครอบคลุมแม้กระทั่งกิจกรรมที่เกิดซ้ำที่ละเอียดที่สุด เช่น การรับพนักงานเข้าทำงาน หรือการอนุมัติบัตรลงเวลา คุณต้องทำสิ่งนี้ก่อนที่จะดำเนินการใดๆ เนื่องจากกระบวนการที่ไม่มีเอกสารทั้งหมดจะกลายเป็นการสันนิษฐาน และทุกการสันนิษฐานนั้นมีความเสี่ยง นอกจากนี้ เอกสารฉบับนี้ยังช่วยให้ผู้นำมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขต ความซับซ้อน และข้อกำหนดขั้นต่ำของโครงการ

องค์ประกอบหลักของโครงการเอกสารของคุณคือการระบุข้อมูลผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างชัดเจนในแต่ละขั้นตอนของแต่ละกระบวนการทางธุรกิจ การดำเนินการล้มเหลวในระดับต่ำสุดของบริษัทเมื่อกระบวนการไม่ได้แปลอย่างสมบูรณ์หรือเมื่อทีมผู้บริหารระดับสูงไม่พิจารณาถึงผลกระทบต่อท้ายน้ำ ฉันเคยเห็นความล้มเหลวประเภทนี้มานับครั้งไม่ถ้วน ในการใช้งานครั้งล่าสุดของฉัน ทีมบริการลูกค้าเน้นย้ำว่ามีฟิลด์การตั้งค่าลูกค้าหลักในระบบเดิมที่มีความสำคัญต่อการให้บริการระดับสูงตามธรรมเนียมของเรา อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการโครงการไอทีเข้าใจผิดคิดว่าฟิลด์นั้นไม่จำเป็น ทำให้ข้อกำหนดลดลง สิ่งนี้นำไปสู่ปัญหาการบริการลูกค้าที่หลากหลายโดยการลบฟังก์ชันการทำงานหลักออกจากกระบวนการประกันคุณภาพ

ธุรกิจระยะเริ่มต้นส่วนใหญ่ไม่มีเอกสารเพียงพอ ขอแนะนำให้ขอความช่วยเหลือจาก CPA มืออาชีพหรือที่ปรึกษาเพื่อรับข้อมูลนี้ร่วมกัน มีแนวโน้มว่าทีมภายในของคุณจะไม่มีเวลาและความสามารถในการทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากธุรกิจส่วนตัวแบบลีนและคล่องตัวมองว่าการออกกำลังกายนั้นตรงกันข้ามกับความคล่องตัว

จัดเตรียมเอกสารให้กับผู้จำหน่ายที่มีมูลค่าเพิ่ม (VAR)

นอกจากนี้ คุณจำเป็นต้องสะกดทุก ๆ อย่างที่ธุรกิจทำอย่างชัดเจน เพราะคุณจะส่งข้อมูลนั้นไปยังผู้ค้าปลีกที่มีมูลค่าเพิ่ม (VAR) ซึ่งจัดการด้านเทคนิคของการนำไปใช้งานและช่วยคุณปรับแต่งซอฟต์แวร์ของคุณ ยิ่งคุณสามารถให้ข้อมูล VAR ได้มากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งทำงานได้ดีมากขึ้นเท่านั้น ถ้าคุณไม่ให้ข้อมูล VAR มากนัก พวกเขาจะตั้งสมมติฐานเพื่อเติมช่องว่างในความรู้ สมมติฐานเหล่านี้อาจมาจากประสบการณ์ของพวกเขาเองหรือการสนทนาสั้น ๆ กับพนักงานที่ไม่มีภาพรวม VAR มีไทม์ไลน์ที่คับแคบ และจำเป็นสำหรับพวกเขาที่จะต้องมีทรัพยากรเข้าและออกจากงาน และเนื่องจากบริษัทส่วนใหญ่มักใช้ ERP เพียงครั้งเดียว ไม่จำเป็นต้องมีแรงจูงใจในการทำธุรกิจซ้ำ

ลองนึกถึงความเสี่ยงดังนี้: VAR ที่เข้าใจธุรกิจของคุณเพียง 30% มีแนวโน้มที่จะนำเสนอโซลูชันที่ตรงตามความต้องการของคุณ 30% ผ่านการผลิตเอกสารที่สมบูรณ์และถูกต้องก่อนทำสัญญากับ VAR คุณจะลดความเสี่ยงนี้ให้เหลือน้อยที่สุด สิ่งนี้เกิดขึ้นในวิธีที่สำคัญหลายประการ:

• VAR เหลือไว้เพื่อให้สมมติฐานน้อยลง
• ข้อกำหนดของกระบวนการที่สำคัญมีการวางแผนและดำเนินการตลอดทั้งกระบวนการ
• แหล่งข้อมูลภายในของคุณรู้สึกว่าได้ยินและพิจารณาจากข้อมูลเหล่านี้
• คุณสามารถทำสัญญากับ VAR ได้อย่างแม่นยำ

จากประสบการณ์ที่โชคร้ายอย่างหนึ่งของฉัน ทีมธุรกิจไม่สามารถระบุข้อกำหนดการใช้งานสำหรับโซลูชัน ERP/eCommerce ที่เชื่อมโยงอย่างแน่นหนา เราได้รับเว็บไซต์ที่ใช้งานไม่ได้สำหรับลูกค้าของเราโดยทั่วไป สมมติฐานของ VAR คือรูปลักษณ์และความรู้สึกของไซต์ที่ติดต่อกับลูกค้าของเราไม่สำคัญตราบเท่าที่เชื่อมโยงกับระบบ ERP อย่างแน่นหนา ในระดับธุรกิจ เราไม่เห็นไซต์นั้นจนกระทั่งสองสัปดาห์หลังจากที่ไซต์นั้นควรจะเผยแพร่ เพื่อแก้ไขปัญหานี้ เราใช้เวลาหลายเดือนในการทำงานปรับปรุงและมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหลายหมื่นเหรียญ อย่าปล่อยให้ VAR สมมติ

ขั้นตอนที่ 3 – ระบุ VAR และโซลูชันซอฟต์แวร์ที่คุณจะนำไปใช้

การเลือกแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อความสำเร็จของ ERP แต่ก็เป็นส่วนที่ขาดไม่ได้ของกระบวนการ การทำวิจัยไม่ใช่เรื่องง่ายเพราะ VAR ได้ประโยชน์สูงสุดในการรักษาสิ่งที่ทึบแสง ดังนั้น ฉันขอแนะนำให้เปลี่ยนเอกสารกระบวนการที่มีประสิทธิภาพของคุณให้เป็นคำอธิบายที่กระชับของข้อกำหนดเฉพาะ และขอให้ VAR พูดเฉพาะกับข้อกำหนดเหล่านั้นในการนำเสนอ ยิ่งคุณเจาะจงมากเท่าไร VAR ก็จะยิ่งเจาะจงมากขึ้นเท่านั้น

ฉันยังแนะนำให้ถาม VAR ว่าบริษัทอื่นที่คล้ายคลึงกันนี้ใช้ซอฟต์แวร์ที่พวกเขาขายอะไร และบริษัทใดที่ VAR ทำงานด้วย คุณควรรับฟังข้อบ่งชี้ว่า VAR เข้าใจธุรกิจของคุณ และเคยทำงานกับข้อกำหนดที่คล้ายคลึงกันมาก่อน หาก VAR บอกคุณว่าธุรกิจที่ไม่เหมือนกันมีความคล้ายคลึงกัน อย่าเพิ่งสงสัย

การพิจารณาที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือมีบางอย่างที่ไม่ได้มาตรฐานเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจของคุณหรือไม่ที่จะต้องปรับแต่งระบบ ถ้าใช่ คุณลักษณะที่ไม่เป็นมาตรฐานนั้นจำเป็นจริงหรือ กระบวนการและแนวทางปฏิบัติที่ไม่เหมาะสมจำนวนมากมักเกิดขึ้นในช่วงปีแรกๆ ของธุรกิจขนาดย่อมถึงขนาดกลาง คิดว่าการปรับแต่งในระบบ ERP ของคุณเป็นความเสี่ยงและต้นทุนในตัว นั่นเป็นเพราะว่า ในการอัพเกรดระบบที่ใหญ่ขึ้นทุกครั้ง จำเป็นต้องมีการอัปเดตครั้งเดียวในส่วนที่กำหนดเองของซอฟต์แวร์ ใช้การใช้งานนี้เป็นช่วงเวลาในการคิดใหม่ ปรับปรุง และลดความซับซ้อนของกระบวนการที่มีอยู่

ขั้นตอนที่ 4 – เจรจาสัญญากับ VAR

คุณสามารถช่วยตัวเองให้เจ็บปวดและไม่พอใจได้มากโดยการเจรจาสัญญาให้ดี เนื่องจากคุณลงทุนในโครงการเอกสาร คุณจึงสามารถระบุได้ชัดเจนว่า "การเสร็จสิ้นที่สำเร็จ" เป็นอย่างไร ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณกำหนดอย่างชัดเจนว่าความสำเร็จในสัญญาเป็นอย่างไร อย่างน้อยก็เป็นภาคผนวก—ถ้ามันเพิ่ม 50 หน้าด้วยผังงานและไดอะแกรมหลายรายการ ให้เป็นเช่นนั้น โดยทั่วไปแล้ว VAR ต้องการให้ข้อกำหนดตามสัญญามีความคลุมเครือที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และพวกเขาต้องการเรียกเก็บเงินจากคุณเป็นรายชั่วโมง พวกเขายังต้องการเป็นคนที่ประกาศเสร็จสิ้นกระบวนการและยินดีที่จะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมเพื่อทำงานที่ควรจะทำตั้งแต่เริ่มต้น พยายามหลีกเลี่ยงข้อตกลงต้นแบบของ VAR และขอคำปรึกษาของคุณเอง ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากจุดสิ้นสุดของคุณคือสัญญาที่มีราคาคงที่ และการออกจากระบบขั้นสุดท้ายจะอยู่กับคุณ แต่ถ้า VAR ไม่ยืดหยุ่นตามเงื่อนไข ให้พยายามหาผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เดียวกันรายอื่นที่คล้อยตามการเจรจามากกว่า

ขั้นตอนที่ 5 – กำหนดกลยุทธ์ภายในอย่างชัดเจนและแสวงหาการซื้อในวงกว้าง

ณ จุดนี้ ควรตั้งทีมโครงการหลักเพื่อช่วยในการเปิดตัวซอฟต์แวร์ ทีมควรมีผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารและผู้จัดการโครงการภายใน สปอนเซอร์ระดับผู้บริหารควรเป็นผู้บริหารระดับสูง ควรรักษาการกำกับดูแลระดับสูงและความรับผิดชอบต่อเป้าหมายของโครงการ และควรกำหนดกลยุทธ์โดยรวมสำหรับทีมในแต่ละวันเพื่อดำเนินการ ผู้จัดการโครงการภายในควรเป็นบุคคลที่แสดงทักษะการจัดการโครงการ การจัดการโครงการอาจเป็นเรื่องยากเนื่องจากสมาชิกในทีมมักมาจากหลายพื้นที่ โดยปกติแล้ว ผู้จัดการโครงการจะขาดอำนาจการกำกับดูแลแบบเดิมๆ เหนือบุคคลที่พวกเขากำลังจัดการอยู่ ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพสามารถเอาชนะความท้าทายนี้และบรรลุเป้าหมายของโครงการได้ บุคคลที่ได้รับการรับรองว่าเป็น Project Management Professional (PMP) จาก Project Management Institute มีแนวโน้มที่จะมีทักษะที่จำเป็น

แม้จะสูงกว่าระดับของผู้สนับสนุนระดับผู้บริหาร ก็ต้องมีความมุ่งมั่นที่จะดำเนินการจากตำแหน่งสูงสุดในองค์กร หากประธานหรือซีอีโอไม่แยแสต่อโครงการหรือไม่สนใจโครงการเลยแม้แต่น้อย ก็ส่งสัญญาณให้ผู้อื่นในองค์กรเห็นว่าการต่อต้านอาจเป็นที่ยอมรับและสามารถสร้างความเสี่ยงได้

ตัวอย่างเช่น ในตำแหน่งผู้ควบคุมทางการเงินที่ฉันดำรงตำแหน่ง ฉันได้ผลักดันให้มีการใช้บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติและได้รับการอนุมัติภายในฉันทามติสำหรับเรื่องนี้ ขณะที่เราเปิดตัวซอฟต์แวร์และแสดงให้ผู้จัดการระดับกลางเห็นถึงวิธีการอนุมัติใบแจ้งหนี้ หลายคนปฏิเสธที่จะเข้าร่วม CEO ปฏิเสธที่จะมีส่วนร่วมและให้แนวทางแก่ผู้จัดการที่ดื้อรั้นเหล่านี้ และผลที่ได้ก็คือการอนุมัติดังกล่าวได้มอบให้แก่พนักงานที่ไม่ใช่ผู้บริหาร ซึ่งแทบไม่มีความรู้หรือมุมมองในการประเมินค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายอย่างเพียงพอ

ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารและผู้จัดการโครงการต้องมีเป้าหมายและกำหนดเวลาที่ชัดเจนในการจัดการ คุณควรตั้งเป้าไปที่เวลาที่ช้าที่สุดของปีในธุรกิจตามฤดูกาล และทำให้วันที่เริ่มต้นใช้งานจริงลดลงเมื่อเริ่มต้นช่วงเวลานั้น โครงการโดยรวมมีแนวโน้มสูงที่จะดำเนินไปนานกว่าความคาดหมายเดิม และคุณไม่ต้องการที่จะถูกจับได้ว่าต้องเปิดตัวในช่วงเวลาที่เลวร้ายของปีของคุณ

ขั้นตอนที่ 6 – มุ่งเน้นไปที่ลำดับความสำคัญที่สำคัญก่อนเริ่มถ่ายทอดสด

ครั้งสุดท้ายที่คุณสามารถลดความเสี่ยงได้คือช่วงเวลาก่อนเริ่มใช้งานจริง ขณะนี้มีกิจกรรมสำคัญ 3 กิจกรรม (การทดสอบ การฝึกอบรม และเวอร์ชันข้อมูล) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละคนได้รับความสนใจเพียงพอ

การทดสอบ

การเชื่อมต่อระหว่างโมดูลและระบบต้องได้รับการทดสอบในระยะเวลาอันยาวนานเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกสร้างขึ้นและถ่ายโอนตามที่ตั้งใจไว้ ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าตามเงื่อนไข คุณต้องการให้แน่ใจว่าโมดูลบัญชีลูกหนี้ทำให้เกิดรายการที่ถูกต้องในโมดูลบัญชีแยกประเภททั่วไป การทำธุรกรรมแบบคู่ขนานในระบบเดิมและในโซลูชัน ERP ใหม่เป็นสิ่งที่คุ้มค่า เพื่อให้แน่ใจว่ามีฟังก์ชันการทำงานที่เทียบเท่ากัน ทดสอบอย่างละเอียดและทบทวนผลลัพธ์โดยละเอียด หากส่วนใดส่วนหนึ่งของระบบไม่ทำงานตามแผนที่วางไว้ อย่าตกลงที่จะเผยแพร่

กรณีคลาสสิกของ ERP ที่ล้มเหลวคือ Hershey ซึ่งเริ่มใช้งานจริงด้วยโซลูชัน SAP และระบบ bolt-on อีกสองระบบซึ่งเริ่มต้นในปี 1996 VAR แนะนำกระบวนการ 48 เดือน แต่ Hershey ยืนยันว่าจะใช้งานได้ใน 30 เดือนเพื่อ ทำการเปลี่ยนแปลงให้เสร็จสิ้นก่อน Y2K การนำระบบ ERP ไปใช้นั้นซับซ้อนพอสมควร แต่การรวมโซลูชันซัพพลายเชนที่แยกจากกันและโซลูชันการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่แยกจากกันในคราวเดียวก็เป็นสัญญาณของความโอหังเช่นกัน เฮอร์ชีย์ตัดสินใจที่จะเสียสละเวลาในการทดสอบเพื่อให้ถึงเส้นตายที่ไม่ได้รับคำแนะนำที่ดี การดำเนินการของพวกเขาเป็นหายนะ เฮอร์ชีย์ไม่สามารถปฏิบัติตามคำสั่งซื้อของลูกค้าได้ในช่วงพีคซีซั่น และสูญเสียยอดขายไป 100 ล้านดอลลาร์ในปี 2542

การฝึกอบรม

การฝึกอบรมบางอย่างจะเกิดขึ้นพร้อมกันกับการทดสอบ เนื่องจากโดยทั่วไปผู้ใช้หลักหรือสองคนจากแต่ละส่วนงานจะเข้าร่วม แม้ว่าจะเป็นความผิดพลาดที่จะพึ่งพาผู้ทดสอบเหล่านั้นเพื่อเป็นครูฝึกของคนงานคนอื่นๆ ในพื้นที่ของตน จำเป็นต้องมีโปรแกรมการฝึกอบรมที่วางแผนไว้อย่างดี โดยมีเวลาเพียงพอเพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนได้เรียนรู้ เข้าใจว่าแต่ละคนจะมีรูปแบบการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน โดยทั่วไปแล้ว ผู้คนจะเรียนรู้ได้ดีที่สุดเมื่อสามารถเชื่อมโยงระบบใหม่กับกระบวนการเก่าได้ บ่อยครั้งที่กิจกรรมเป็นสิ่งเดียวกันโดยใช้ชื่ออื่น

อย่าหลงเชื่อคนถูกฝึกมาดีพอ บ่อยครั้ง ครั้งแรกที่ VAR บอกคุณว่าธุรกิจพร้อมที่จะเผยแพร่ มันไม่ใช่ครั้งแรกที่ VAR บอกคุณว่าธุรกิจพร้อมแล้ว นอกจากนี้ อย่าแปลกใจหากระบบที่แข็งแกร่งกว่านั้นต้องการการคลิกและเวลาในการทำงานมากกว่าระบบเดิม กระบวนการอาจใช้เวลานานขึ้นและอาจต้องใช้ผู้คนจำนวนมากขึ้นในการดำเนินการในแต่ละวัน คงจะดีถ้าคุณมั่นใจได้ว่าคุณซื้อการประหยัดค่าแรงด้วย ERP อยู่เสมอ แต่บางครั้งคุณก็ไม่ใช่ คุณกำลังแลกเปลี่ยนค่าแรงที่ค่อนข้างสูงสำหรับความสามารถที่ดีขึ้นและ/หรือการควบคุมภายใน สำหรับหลายๆ ธุรกิจ การค้าขายนั้นคุ้มค่า แต่คาดหวังว่าสิ่งนี้จะเป็นไปได้

การแปลงข้อมูล

มีกระบวนการที่เกิดขึ้นในช่วงท้ายของการนำ ERP ไปใช้ทุกครั้งที่เรียกว่าการแปลงข้อมูลซึ่งฟังดูค่อนข้างตรงไปตรงมาและไม่เป็นพิษเป็นภัย โดยปกติแล้วจะมีปัญหามากกว่าที่คาดไว้มาก และเป็นสาเหตุทั่วไปของความล่าช้าและปัญหาหลังการเปิดตัว การแปลงข้อมูลเป็นงานที่ต้องทำด้วยตนเองเป็นส่วนใหญ่และเป็นงานที่น่าเบื่อหน่าย และมักต้องการงานจากทรัพยากรการทำงาน ซึ่งคุ้นเคยกับธรรมชาติของข้อมูลมากที่สุด ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ สามารถสร้างปัญหาใหญ่ได้ เมื่อมีการย้ายข้อมูลแล้ว ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแนวทางที่แข็งแกร่งในการประกันคุณภาพ

ในการใช้งานครั้งเดียว เราอาศัยทีมไอทีภายในเพื่อนำข้อมูลสินค้าคงคลังแบบละเอียดจากระบบเดิมมาและจับคู่อย่างถูกต้องกับฟิลด์ที่เทียบเท่ากันในโซลูชัน ERP ที่เพิ่งนำมาใช้ใหม่ เมื่อมีการจัดการข้อมูลในสเปรดชีต องค์ประกอบของข้อมูลจึงไม่ตรงกันระหว่างแถว และแอตทริบิวต์ที่ไม่ถูกต้องทั้งหมดถูกกำหนดให้กับรายการสินค้าคงคลังที่เฉพาะเจาะจงนับพันรายการ สิ่งนี้ทำให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพในการปฏิบัติตามวันต่อวันเมื่อมีการสั่งซื้อสินค้าคงคลัง และโครงการล้างข้อมูลด้วยตนเองที่ดำเนินการอยู่ซึ่งใช้เวลาหกเดือนจึงจะเสร็จสมบูรณ์

ส่วนสำคัญของการแปลงข้อมูลคือการล้างข้อมูล ระบบเดิมมีวิธีรวบรวมข้อมูลที่ไม่มีประโยชน์เมื่อเวลาผ่านไปซึ่งไม่คุ้มที่จะนำเข้าสู่สภาพแวดล้อมระบบใหม่ ตัวอย่างบางส่วนคือราคาที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์และข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ล้าสมัย

ส่วนสำคัญอื่น ๆ ของกระบวนการคือการแปลข้อมูล มีข้อมูลสำคัญในระบบเดิมที่ต้องจับคู่กับฟิลด์ที่เทียบเท่าในระบบใหม่ หลายครั้ง การจัดตำแหน่งทั้งสองระบบแบบนอกกรอบนั้นไม่สมบูรณ์แบบหรือเรียบง่าย ระบบ ERP ที่ดีจะมีฟิลด์ที่ผู้ใช้กำหนด ซึ่งอนุญาตให้มีการบันทึกและย้ายข้อมูลที่จำเป็น

คำเตือนอย่างรวดเร็ว

เนื่องจากส่วนต้นน้ำของกระบวนการใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ กระบวนการทั้งหมดจึงมักจะล่าช้า ในการใช้งานส่วนใหญ่ มีสิ่งล่อใจให้บีบอัดกิจกรรมในระยะหลัง VAR ซึ่งโดยทั่วไปต้องการคนเพื่อไปยังโครงการต่อไป มักจะเพิ่มความกดดันให้รีบเร่ง อย่ายอมแพ้ต่อสิ่งล่อใจและ/หรือความกดดันนี้ คุณควรเริ่มด้วยความคิดที่ว่ากรอบเวลาสำหรับการทดสอบ การฝึกอบรม และการแปลงข้อมูลไม่สามารถย่อให้สั้นลงได้ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม และสามารถขยายได้หากจำเป็น

โดยนัย หมายความว่าวันที่เริ่มใช้งานจริงสามารถขยายได้อย่างอิสระตามความจำเป็น วันที่เริ่มใช้งานจริงที่วางแผนไว้ไม่ควรผูกกับวันที่สำคัญอื่นๆ เช่น จุดสิ้นสุดของไตรมาสหรือปีบัญชี การทำเช่นนี้เป็นการเชิญความเสี่ยงครั้งใหญ่ สิ่งที่ดีที่สุดที่ CFO หรือผู้นำระดับบริหารคนอื่นๆ สามารถทำได้เพื่อลดความเสี่ยงในการใช้งาน ERP คือการรักษาระเบียบวินัยตลอดไทม์ไลน์ และทำให้แน่ใจว่า go-live จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีความสะดวกสบายมากที่ผู้คนและซอฟต์แวร์พร้อม

ขั้นตอนที่ 7 – ใช้งานจริงด้วยซอฟต์แวร์ใหม่

เมื่อถึงเวลาถ่ายทอดสด เป็นการดีที่สุดที่จะสื่อสารกับทั้งองค์กรว่าทุกคนต้องมีความยืดหยุ่นและพร้อมใช้งานสูงสุด ฉันแนะนำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้ว่าพวกเขาจะต้องสามารถทำงานล่วงเวลาได้มากในวันแรก รวมถึงวันหยุดสุดสัปดาห์แรกด้วย ไม่ว่าการเตรียมตัวจะดีแค่ไหน ก็ย่อมมีความท้าทายที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น

ในการใช้งานล่าสุดของฉัน (สำหรับหน่วยธุรกิจที่ได้มาภายในบริษัทขนาดใหญ่) เราค้นพบในช่วงกลางของการเปิดตัวว่าปริมาณรายการสามารถไปได้เพียงทศนิยมสองตำแหน่งเท่านั้น เนื่องจากการตั้งค่าระบบทั่วโลกที่กำหนดไว้เมื่อ 20 ปีก่อน สิ่งนี้บังคับให้เราเปลี่ยนแปลงราคาและโครงสร้างหน่วยของการวัดของเราทันที เนื่องจากเราตระหนักว่าเราไม่สามารถขายหรือติดตามออนซ์ (0.0625 ปอนด์) ของผลิตภัณฑ์จำนวนมากของเราได้อย่างถูกต้อง นี่เป็นรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่ทำให้เราย้อนกลับไปหลายวัน

คุณควรจัดลำดับความสำคัญในการโหลดงบดุลต้นงวดที่ถูกต้องและทันที ณ วันที่ตัดยอด มีหลายวิธีที่อาจเป็นสิ่งที่ท้าทาย เนื่องจากรายละเอียดที่จำเป็นในการติดตามสินทรัพย์และหนี้สินในบัญชีแยกประเภทย่อยอย่างถูกต้องและครบถ้วน สินค้าคงคลังและลูกหนี้มีแนวโน้มที่จะเป็นบัญชีที่เสี่ยงที่สุด

การอัปโหลดข้อมูลควรได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียด เนื่องจากข้อผิดพลาดในขั้นตอนนี้อาจแก้ไขได้ยากและใช้เวลานาน

เมื่อคุณใช้งานระบบ ERP ใหม่ ความสามารถในการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องที่ได้รับการปรับปรุงจะต้องได้รับการบำรุงรักษาอย่างน้อยในช่วงสองสามเดือนแรก เป็นการเหมาะสมที่จะจัดสายตามปกติซึ่งมีการพูดคุยและปรับปรุงปัญหาที่ค้างอยู่

ความคิดที่พรากจากกัน

แม้ว่าจะมีประโยชน์มากมายที่จะได้รับจากการใช้ระบบ ERP แต่การนำไปใช้งานนั้นมีความเสี่ยงที่ยอมรับได้ อย่างไรก็ตาม การใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและการจัดการกระบวนการอย่างดี จะช่วยลดความเสี่ยงได้ ประเด็นสำคัญจากโพสต์นี้ไม่ควรเป็นการรวบรวมเหตุผลที่จะไม่นำ ERP ไปใช้ แต่เป็นแนวคิดบางประการในการปรับปรุงโอกาสในการประสบความสำเร็จ

ผู้เขียน Howard Smith และ Peter Fingar กล่าวว่า "ปัญหาการบูรณาการกระบวนการทั้งหมดไม่ใช่ปัญหาด้านเทคนิคและไม่ได้เกี่ยวกับไอทีทั้งหมด การบูรณาการระบบคอมพิวเตอร์ไม่เหมือนกับการรวมธุรกิจเข้าด้วยกัน”