Membuat Perangkat Lunak Anda Bekerja Untuk Anda: Tutorial Implementasi ERP

Ringkasan bisnis plan

pengantar

Dalam kehidupan hampir semua perusahaan yang sedang berkembang, ada saatnya ketika sistem dan proses yang melayaninya sejak awal menjadi tidak mencukupi. Bisnis tahap awal cenderung tumbuh dengan sistem perangkat lunak dasar dan berbiaya rendah dan sangat bergantung pada upaya dan kemampuan beberapa karyawan administrasi kunci. Namun, pada titik tertentu, perangkat lunak tidak dapat mengikuti bisnis, dan karyawan tepercaya menjadi kelebihan beban, menyebabkan kesenjangan kemampuan di mana perusahaan perlu mengambil langkah-langkah untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Jika tidak diambil tindakan untuk memperbaiki proses, kesenjangan kemampuan ini akan meluas dan menghambat kemampuan bisnis untuk tumbuh dan bersaing.

Untuk sebagian besar perusahaan pada titik perubahan utama ini, pilihan dibuat untuk mengimplementasikan perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) yang kuat, yang mengintegrasikan semua area bisnis dan membantu mengatasi kesenjangan kemampuan yang disebutkan di atas. Ini adalah keputusan yang sangat penting dalam kehidupan bisnis dan harus didekati dengan fokus yang tidak terputus pada manajemen risiko. Meskipun ERP mungkin tidak seksi, ini sangat penting untuk mengembangkan bisnis dan tidak boleh diabaikan.

Sebagai pengontrol keuangan lama dan, baru-baru ini, seorang manajer umum sebuah bisnis, saya telah mengerjakan beberapa implementasi, menggunakan tiga paket perangkat lunak yang berbeda di tingkat keseluruhan sistem dan modul. Jelas bahwa bisnis modern membutuhkan ERP, dan saya sangat mendukung untuk memanfaatkannya. Namun, sangat penting bagi para pemimpin untuk fokus pada eksekusi yang tepat selama proses berlangsung. Karena setiap hasil dari proyek implementasi perangkat lunak akan mempengaruhi bisnis di masa depan, artikel ini memberi para pemimpin perusahaan manfaat dan risiko ERP serta panduan implementasi langkah demi langkah yang terperinci.

Apa Itu ERP dan Mengapa Menggunakannya?

Apa itu ERP?

ERP mengacu pada seperangkat sistem yang mengikat semua proses bisnis perusahaan dan memungkinkan aliran data antara proses dan fungsi. Ini membantu untuk menstandarisasi, merampingkan, dan mengintegrasikan proses di seluruh SDM, keuangan, distribusi, rantai pasokan—mengintegrasikan berbagai aspek perusahaan ke dalam satu sistem yang komprehensif. Perangkat lunak yang mendasarinya menggunakan platform terintegrasi dan definisi data umum. Saat ini, sistem ERP bahkan menyediakan intelijen bisnis, otomatisasi tenaga penjualan, dan otomatisasi pemasaran. Faktanya, sebagian besar situs web eCommerce sekarang terkait erat dengan beberapa bentuk back-end ERP. Implementasi ERP yang efektif tidak hanya membutuhkan perangkat lunak yang tepat, tetapi juga dokumentasi yang menyeluruh, dukungan dari pemangku kepentingan utama, komunikasi dengan vendor, dan pelatihan karyawan.

Meskipun tidak ada kerangka waktu standar untuk implementasi ERP, itu bisa memakan waktu antara enam bulan dan dua tahun. Pengaruh pada garis waktu berbeda-beda menurut perusahaan tetapi dapat mencakup ukuran perusahaan, transfer data dari sistem lama, dan kerumitan sistem yang diinstal. Tidak seperti banyak keputusan strategis yang nantinya dapat diubah, tidak biasa bagi perusahaan untuk melalui lebih dari satu implementasi ERP.

Apa Manfaat ERP?

ERP dapat memberikan segalanya mulai dari peningkatan produktivitas dan keamanan data hingga skalabilitas dan penghematan biaya, dengan alasan utama yang ditunjukkan di bawah ini. Ketika proses bisnis dan data diotomatisasi dan terpusat, karyawan akan menemukan bahwa mereka memiliki lebih sedikit pekerjaan manual, mendapatkan kemampuan pelaporan yang lebih mudah, dan dapat secara proaktif mengelola keseluruhan operasi dengan gangguan yang jauh lebih sedikit.

Implementasi perangkat lunak penting yang saya pimpin adalah penambahan modul otomatisasi hutang (AP) di lingkungan Oracle. Modul terpisah dari sistem ERP tetapi menggunakan database yang sama dan terintegrasi penuh. Saya adalah pengontrol baru dari grup perusahaan senilai $500 juta, dan sistem yang ada sudah kuno. Saya terkejut menemukan bahwa tim utang usaha sedang mengocok kertas literal di sekitar 20 kantor yang berbeda, memeriksa inisial persetujuan di atas kertas, melakukan 100% pembayaran pada cek fisik, dan kemudian meminta saya menandatangani setiap cek. Faktur kertas juga disimpan dalam kotak arsip selama tujuh tahun atau lebih.

Secara keseluruhan, ini adalah implementasi yang bersih: Kami mengidentifikasi peluang yang jelas untuk meningkatkan, memutuskan untuk secara agresif mengejarnya dengan solusi perangkat lunak terbaik yang tersedia, dan kemudian meletakkan dasar awal untuk mengelola risiko dengan mendokumentasikan proses kami secara menyeluruh dan dengan mencari dukungan manajemen. Hasilnya termasuk pengurangan biaya transaksi secara drastis dan peningkatan kemampuan untuk menyelidiki sifat pengeluaran. Saya ingin menekankan bahwa buy-in itu penting. Meskipun saya baru dalam organisasi dan merasa tim akuntansi harus menentukan kebijakan mereka sendiri, CFO berhak membuat saya menjual manajer umum setiap bisnis konstituen pada implementasinya. Kami mengeksekusi dengan dukungan dari sebagian besar pemimpin bisnis utama, terutama mereka yang tidak berada di lokasi yang sama dengan tim akuntansi. Akhirnya, perangkat lunak AP tersebut, yang pada tahun 2014 hanya tersedia di AS dan Kanada (65% dari total bisnis), kemudian diperluas secara global di seluruh perusahaan.

Sekarang, mari selami langkah-langkah implementasi ERP.

Langkah 1 – Mengevaluasi Kesiapan Anda untuk Implementasi ERP

Seperti disebutkan sebelumnya, terkadang suatu perusahaan berada pada titik belok yang jelas di mana jelas bahwa ERP diperlukan:

• Perusahaan mengalami pertumbuhan yang cepat dalam pendapatan, persediaan, atau keragaman lini produk. Umumnya, pertumbuhan mendorong peningkatan kompleksitas bisnis dari waktu ke waktu, dan merupakan ide yang baik untuk mengatasi potensi masalah hilir.
• Sistem lama (terutama yang sangat bergantung pada Excel atau Access) runtuh di bawah beban bisnis yang semakin kompleks. Jika Anda tidak menerapkan sistem yang sesuai saat pertumbuhan terjadi, Anda dapat mencapai titik di mana kemampuan bisnis sistem warisan Anda rusak.
• Perusahaan perlu menunjukkan proses yang lebih kuat, kontrol internal, atau kemampuan pelaporan keuangan untuk mendapatkan akses ke pembiayaan bank. Kadang-kadang, bank akan menjadikan profesionalisasi fungsi keuangan perusahaan sebagai syarat untuk pinjaman baru atau yang meningkat. Ini dapat mencakup penerapan sistem baru serta kontrak untuk layanan jaminan.
• Perusahaan telah menambahkan lokasi tambahan di luar lokasi pendiriannya. Memiliki lebih dari satu lokasi dapat membuat manajemen data real-time menjadi sangat sulit, dan sistem ERP sangat membantu dalam hal itu.
• Ada masalah dengan sistem yang ada yang digunakan. Vendor perangkat lunak umumnya berhenti mendukung atau memperbarui sistem bisnis yang lebih lama di beberapa titik, yang dapat menyebabkan masalah fungsionalitas dan keamanan.

Namun, implementasi ERP pada dasarnya adalah usaha yang berisiko. Kegagalan total dapat melumpuhkan bisnis untuk jangka waktu yang lama sementara kegagalan sebagian dapat menciptakan inefisiensi yang sulit untuk diperbaiki. Cara terbaik untuk menjelaskan besarnya keputusan ERP adalah hampir pasti akan menjadi perlengkapan permanen bagi perusahaan. Investasi moneter biasanya cukup tinggi, meskipun dapat berkisar, umumnya sejalan dengan pengeluaran modal terbesar yang telah dilakukan bisnis hingga saat ini. Untuk perusahaan kecil yang keluar dari spreadsheet Excel dan mengimplementasikan Microsoft Dynamics GP, mungkin harganya $100.000. Untuk perusahaan yang lebih besar, biayanya bisa beberapa juta dolar. Selain itu, ini adalah investasi besar dari karyawan, dalam hal pengorbanan emosional dan pengeluaran usaha ekstra.

Langkah 1A: Identifikasi Apa yang Harus Anda Dapatkan

Pikirkan dalam hal manajemen risiko dan dengan sadar mengidentifikasi apa yang Anda harapkan dari implementasi ERP. Mengukurnya terhadap biaya implementasi yang gagal. Mungkin saja jawaban yang tepat adalah tetap dengan proses Anda saat ini dan menunda implementasi ERP. Ada kalanya teknologi yang lebih rendah masuk akal, dan keuntungan yang terkait dengan perangkat lunak baru tidak membenarkan biayanya. Misalnya, saya pernah memilih untuk menggunakan programmer lepas yang berbasis internasional untuk mengotomatisasi metode pemrosesan biaya yang ada dan membosankan. Untungnya, upaya ini hanya menghasilkan biaya satu kali sebesar $50, termasuk tip $20—bukan upgrade sistem yang lama dan mahal.

Jika Anda memutuskan untuk menerapkan ERP, saya sarankan Anda menjawab pertanyaan berikut secara tertulis:

• Seperti apa bisnis itu 90 hari setelah peluncuran?
• Masalah bisnis apa yang akan dipecahkan sebagai hasil dari implementasi?

Ambil jawaban itu dan gunakan untuk secara eksplisit menyusun tujuan proyek implementasi. Akan ada saat-saat selama proses di mana Anda akan diberitahu bahwa asumsi perlu diubah atau kompromi perlu dibuat. Dengan memiliki pandangan yang jelas tentang persyaratan proyek, Anda akan jauh lebih kecil kemungkinannya untuk membuat kompromi yang menyebabkan kerusakan yang signifikan.

Langkah 1B: Pahami Seperti Apa Kegagalan Itu?

Setelah Anda dengan jelas mengartikulasikan mengapa Anda menerapkan ERP, dan Anda telah menentukan bahwa hal itu sepadan dengan risiko yang melekat, sangat penting bagi Anda untuk memilih alat ERP yang tepat dan Anda mengimplementasikannya dengan sukses. Sebanyak 75% dari implementasi ERP gagal untuk sepenuhnya memenuhi tujuan mereka, dan kami akan melakukan segala yang kami bisa untuk meningkatkan peluang keberhasilan melalui penggunaan praktik terbaik.

Langkah 2 – Dokumentasikan Proses Bisnis

Setelah Anda memutuskan untuk mengejar ERP, tugas terpenting adalah memastikan bahwa proses bisnis Anda didokumentasikan dengan baik dan dikompilasi di satu tempat. Ini termasuk proses utama yang jelas seperti pengadaan-untuk-membayar dan pesanan-ke-tunai, tetapi juga harus mencakup bahkan aktivitas berulang yang paling terperinci seperti orientasi karyawan atau persetujuan kartu waktu. Anda harus melakukan ini sebelum mengambil langkah lain karena setiap proses yang tidak terdokumentasi menjadi asumsi, dan setiap asumsi membawa risiko. Selain itu, dokumentasi ini memberikan pimpinan dengan pandangan yang jelas tentang ruang lingkup, kompleksitas, dan persyaratan minimum proyek.

Elemen kunci dari proyek dokumentasi Anda adalah identifikasi eksplisit dari pemangku kepentingan informasi pada setiap langkah dari setiap proses bisnis. Implementasi gagal di tingkat terendah perusahaan ketika proses tidak sepenuhnya diterjemahkan atau ketika tim kepemimpinan eksekutif tidak mempertimbangkan efek hilir. Saya telah melihat jenis kegagalan ini berkali-kali. Dalam implementasi terbaru saya, tim layanan pelanggan menekankan bahwa ada bidang preferensi pelanggan utama dalam sistem warisan yang sangat penting untuk menyediakan layanan tingkat tinggi yang biasa kami lakukan. Namun, manajer proyek TI salah berasumsi bahwa bidang itu tidak penting, sehingga membatalkan persyaratan. Ini secara langsung menyebabkan beberapa masalah layanan pelanggan dengan menghapus fungsionalitas utama dari proses jaminan kualitas.

Sebagian besar bisnis tahap awal tidak memiliki dokumentasi yang memadai, dan disarankan untuk mencari bantuan dari luar dari CPA atau konsultan profesional untuk mengumpulkan informasi ini. Sepertinya tim internal Anda kekurangan waktu dan kemampuan untuk melakukannya, terutama karena bisnis swasta yang ramping dan gesit memandang latihan ini sebagai kebalikan dari kelincahan.

Memberikan Dokumentasi kepada Pengecer Nilai Tambah (VAR) Anda

Selain itu, Anda perlu menjelaskan dengan jelas semua yang dilakukan bisnis karena Anda akan menyampaikan informasi tersebut kepada pengecer nilai tambah (VAR), yang mengelola sisi teknis penerapan dan membantu Anda menyesuaikan perangkat lunak. Semakin banyak informasi yang dapat Anda berikan kepada VAR, semakin baik pekerjaan yang akan mereka lakukan. Jika Anda tidak memberikan banyak informasi kepada VAR, mereka akan membuat asumsi untuk mengisi kesenjangan dalam pengetahuan. Asumsi ini dapat didasarkan pada pengalaman mereka sendiri atau pada percakapan singkat dengan seorang karyawan yang tidak memiliki gambaran keseluruhan. VAR memiliki garis waktu yang ketat dan sangat penting bagi mereka untuk mendapatkan sumber daya masuk dan keluar dari pekerjaan. Dan, karena kebanyakan perusahaan biasanya hanya mengimplementasikan ERP sekali, mereka tidak selalu termotivasi oleh bisnis yang berulang.

Pikirkan risikonya seperti ini: VAR yang hanya memahami 30% bisnis Anda kemungkinan akan memberikan solusi yang memenuhi 30% kebutuhan Anda. Melalui produksi dokumentasi yang lengkap dan akurat sebelum menyelesaikan kontrak dengan VAR, Anda meminimalkan risiko ini. Ini terjadi dalam beberapa cara penting:

• VAR dibiarkan membuat lebih sedikit asumsi.
• Persyaratan proses utama direncanakan dan dijalankan selama proses berlangsung.
• Sumber daya internal Anda merasa didengar, dan masukan mereka dipertimbangkan.
• Anda bisa sangat tepat dalam membuat kontrak dengan VAR.

Dalam salah satu pengalaman saya yang lebih disayangkan, tim bisnis gagal menentukan persyaratan implementasi untuk solusi ERP/eCommerce yang terkait erat. Kami menerima situs web yang pada dasarnya tidak dapat digunakan oleh pelanggan kami. Asumsi VAR adalah bahwa tampilan dan nuansa situs kami yang menghadap pelanggan tidak masalah selama itu terkait erat dengan sistem ERP. Pada tingkat bisnis, kami tidak melihat situs tersebut sampai dua minggu setelah seharusnya ditayangkan. Untuk memperbaikinya, kami menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk melakukan pekerjaan peningkatan dan puluhan ribu dolar untuk biaya tambahan. Jangan pernah biarkan VAR berasumsi.

Langkah 3 – Identifikasi VAR dan Solusi Perangkat Lunak yang Akan Anda Terapkan

Memilih paket perangkat lunak yang tepat sangat penting untuk kesuksesan ERP, namun ini adalah salah satu bagian yang lebih rumit dari proses tersebut. Tidak mudah untuk melakukan penelitian karena demi kepentingan terbaik VAR menjaga segala sesuatunya tetap buram. Oleh karena itu, saya sarankan untuk mengubah dokumentasi proses Anda yang kuat menjadi deskripsi singkat tentang persyaratan khusus dan meminta VAR untuk berbicara secara khusus tentang persyaratan tersebut dalam presentasi mereka. Sekali lagi, semakin spesifik Anda, semakin spesifik VAR.

Saya juga menyarankan untuk bertanya kepada VAR tentang perusahaan serupa lainnya yang menggunakan perangkat lunak yang mereka jual, dan dengan VAR mana yang telah bekerja sama. Anda harus mendengarkan indikasi bahwa VAR memahami bisnis Anda, dan telah bekerja dengan persyaratan serupa sebelumnya. Jika VAR memberi tahu Anda bahwa bisnis yang berbeda serupa, bersikaplah skeptis.

Pertimbangan utama lainnya adalah apakah ada sesuatu yang tidak standar tentang model bisnis Anda yang memerlukan penyesuaian sistem. Jika demikian, apakah fitur yang tidak standar itu benar-benar diperlukan? Banyak proses dan praktik suboptimal cenderung terjadi di tahun-tahun awal bisnis kecil hingga menengah. Pikirkan kustomisasi dalam sistem ERP Anda sebagai risiko dan biaya bawaan. Itu karena, dengan setiap pemutakhiran sistem yang lebih besar, kemungkinan akan ada pembaruan satu kali yang diperlukan di bagian perangkat lunak yang disesuaikan. Gunakan implementasi ini sebagai momen untuk memikirkan kembali, meningkatkan, dan menyederhanakan proses yang ada.

Langkah 4 – Negosiasikan Kontrak dengan VAR

Anda dapat menyelamatkan diri Anda dari banyak rasa sakit dan ketidakpuasan dengan menegosiasikan kontrak dengan baik. Karena Anda berinvestasi dalam proyek dokumentasi, Anda dapat dengan jelas mengartikulasikan seperti apa "penyelesaian yang berhasil". Saya sangat menyarankan Anda secara eksplisit mendefinisikan seperti apa kesuksesan dalam kontrak, setidaknya sebagai tambahan—jika itu menambahkan 50 halaman dengan beberapa diagram alur dan diagram, biarlah. Biasanya, VAR ingin menjaga persyaratan kontrak sejelas mungkin, dan mereka ingin menagih Anda setiap jam. Mereka juga ingin menjadi orang yang menyatakan selesainya proses dan dengan senang hati membebankan biaya tambahan untuk melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dari awal. Cobalah untuk menghindari kesepakatan boilerplate VAR, dan libatkan penasihat Anda sendiri. Hasil optimal dari pihak Anda akan menjadi kontrak harga tetap yang pasti, dengan persetujuan akhir berada di tangan Anda. Tetapi jika VAR tidak fleksibel dalam persyaratan, cobalah untuk menemukan penyedia berbeda dari perangkat lunak yang sama yang lebih dapat menerima negosiasi.

Langkah 5 – Tentukan Strategi Internal dengan Jelas dan Carilah Dukungan yang Luas

Pada titik ini, tim proyek utama harus dibentuk untuk membantu peluncuran perangkat lunak. Tim harus mencakup sponsor eksekutif dan manajer proyek internal. Sponsor eksekutif harus sangat senior, harus mempertahankan pengawasan dan tanggung jawab tingkat tinggi untuk tujuan proyek, dan harus mengartikulasikan strategi keseluruhan untuk dijalankan oleh tim sehari-hari. Manajer proyek internal harus orang dengan keterampilan manajemen proyek yang ditunjukkan. Manajemen proyek dapat menjadi sulit karena anggota tim umumnya diambil dari sejumlah area fungsional. Manajer proyek biasanya tidak memiliki otoritas pengawasan tradisional atas orang-orang yang mereka kelola. Manajer proyek yang efektif mampu mengatasi tantangan ini dan mewujudkan tujuan proyek. Seseorang yang disertifikasi sebagai Profesional Manajemen Proyek (PMP) oleh Institut Manajemen Proyek kemungkinan memiliki keterampilan yang diperlukan.

Bahkan di atas level sponsor eksekutif, harus ada komitmen implementasi dari jajaran tertinggi dalam organisasi. Jika seorang presiden atau CEO acuh tak acuh terhadap proyek atau bahkan terlihat tidak terlibat, ini memberi sinyal kepada orang lain dalam organisasi bahwa penolakan dapat diterima dan dapat menimbulkan risiko.

Misalnya, dalam posisi pengontrol keuangan yang saya pegang, saya mendorong penerapan hutang dagang otomatis dan memperoleh persetujuan internal konsensus untuk itu. Saat kami meluncurkan perangkat lunak dan menunjukkan kepada manajer menengah cara menyetujui faktur, beberapa menolak untuk berpartisipasi. CEO menolak untuk terlibat dan memberikan arahan kepada para manajer yang keras kepala ini, dan hasilnya adalah bahwa persetujuan didelegasikan kepada karyawan non-manajerial, yang hampir pasti tidak memiliki pengetahuan atau perspektif untuk mengevaluasi pengeluaran yang harus dibayar secara memadai.

Sponsor eksekutif dan manajer proyek harus memiliki tujuan dan jadwal yang jelas untuk dikelola. Anda harus menargetkan waktu paling lambat dalam setahun dalam bisnis musiman, dan membuat tanggal tayang awal jatuh pada awal periode tersebut. Proyek keseluruhan kemungkinan besar akan berjalan lebih lama dari perkiraan semula, dan Anda tidak ingin ketahuan harus memulai pada waktu yang buruk di tahun Anda.

Langkah 6 – Fokus pada Prioritas Utama Sebelum Go-live

Waktu terakhir di mana Anda dapat meminimalkan risiko adalah dalam periode waktu sebelum go-live. Tiga kegiatan penting terjadi saat ini (pengujian, pelatihan, dan versi data). Pastikan bahwa masing-masing diberi perhatian yang cukup.

Pengujian

Keterkaitan antara modul dan sistem perlu diuji panjang lebar untuk memastikan bahwa data dibuat dan ditransfer sebagaimana dimaksud. Misalnya, ketika faktur dibuat ke pelanggan dengan persyaratan, Anda ingin memastikan bahwa modul Piutang Usaha menyebabkan entri yang benar dibuat dalam modul Buku Besar. Sangat bermanfaat untuk menjalankan transaksi paralel dalam sistem lama, serta dalam solusi ERP baru, untuk memastikan fungsionalitas yang setara tersedia. Teliti dengan pengujian, dan tinjau hasilnya secara detail. Jika ada bagian dari sistem yang tidak bekerja sesuai rencana, jangan berkomitmen untuk melakukan siaran langsung.

Kasus klasik dari kegagalan ERP adalah Hershey, yang ditayangkan dengan solusi SAP, dan dua sistem bolt-on lainnya, dimulai pada tahun 1996. VAR merekomendasikan proses 48 bulan, tetapi Hershey bersikeras untuk ditayangkan dalam 30 bulan, untuk selesaikan transisi sebelum Y2K. Menerapkan satu sistem ERP cukup rumit, tetapi untuk memasukkan solusi rantai pasokan terpisah dan solusi manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang terpisah sekaligus juga merupakan tanda keangkuhan. Hershey membuat keputusan untuk mengorbankan waktu pengujian untuk mencapai tenggat waktu yang keliru. Implementasi mereka adalah bencana; Hershey tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan selama musim puncak mereka, dan kehilangan $100 juta dalam penjualan pada tahun 1999 sebagai akibatnya.

Pelatihan

Beberapa pelatihan akan terjadi bersamaan dengan pengujian, karena satu atau dua pengguna kunci dari setiap area fungsional umumnya akan berpartisipasi. Namun, adalah suatu kesalahan untuk mengandalkan penguji tersebut untuk menjadi pelatih bagi pekerja lain di area mereka. Program pelatihan yang direncanakan dengan baik perlu dilakukan, dengan alokasi waktu yang cukup untuk memungkinkan semua anggota tim belajar. Pahami bahwa orang yang berbeda akan memiliki gaya belajar yang berbeda. Biasanya, orang belajar paling baik ketika mereka dapat menghubungkan sistem baru dengan proses lama. Seringkali, kegiatan adalah hal yang sama dengan nama yang berbeda.

Jangan memiliki keyakinan buta bahwa orang cukup terlatih. Lebih sering daripada tidak, pertama kali VAR memberi tahu Anda bahwa bisnis siap untuk ditayangkan, ternyata tidak. Juga, jangan heran jika sistem yang lebih kuat membutuhkan lebih banyak klik dan waktu untuk tugas daripada sistem lama. Proses mungkin memakan waktu lebih lama dan mungkin memerlukan lebih banyak orang untuk menjalankannya setiap hari. Akan sangat bagus jika Anda dapat yakin bahwa Anda selalu membeli penghematan biaya tenaga kerja dengan ERP, tetapi terkadang tidak. Anda sebenarnya memperdagangkan biaya tenaga kerja yang agak lebih tinggi untuk meningkatkan kemampuan dan/atau kontrol internal. Bagi banyak bisnis, itu adalah perdagangan yang berharga, tetapi berharap bahwa ini adalah suatu kemungkinan.

Konversi data

Ada proses yang terjadi menjelang akhir setiap implementasi ERP yang disebut konversi data yang terdengar relatif mudah dan tidak berbahaya. Namun, biasanya jauh lebih bermasalah dari yang diharapkan, dan ini adalah penyebab umum penundaan dan masalah pasca-peluncuran. Konversi data sebagian besar adalah pekerjaan manual dan membosankan, dan biasanya membutuhkan pekerjaan dari sumber daya fungsional, yang paling akrab dengan sifat data. Kesalahan kecil dapat menimbulkan masalah besar, setelah data dimigrasikan, jadi yang terbaik adalah memastikan bahwa Anda memiliki pendekatan yang kuat untuk jaminan kualitas.

Dalam satu implementasi, kami mengandalkan tim TI internal untuk mengambil data inventaris granular dari sistem lama dan memetakannya dengan benar ke bidang yang setara dalam solusi ERP yang baru diterapkan. Saat data dimanipulasi dalam spreadsheet, elemen-elemennya menjadi tidak selaras di antara baris, dan atribut yang sepenuhnya salah ditetapkan ke ribuan item inventaris tertentu. Hal ini menyebabkan ketidakefisienan pemenuhan kebutuhan sehari-hari karena inventaris dipesan, dan proyek pembersihan manual yang membutuhkan waktu enam bulan untuk diselesaikan.

Bagian penting dari konversi data adalah pembersihan data. Sistem lama memiliki cara untuk mengumpulkan data yang tidak berguna dari waktu ke waktu yang tidak layak untuk dibawa ke lingkungan sistem baru. Beberapa contohnya adalah penawaran harga yang belum selesai dan informasi tentang produk usang.

Bagian penting lainnya dari proses ini adalah penerjemahan data. Ada informasi penting dalam sistem lama yang harus dipetakan ke bidang yang setara di sistem baru. Sering kali, penyelarasan out-of-the-box dari kedua sistem tidak sempurna atau sederhana. Sistem ERP yang baik akan memiliki bidang yang ditentukan pengguna yang memungkinkan pengambilan dan migrasi data yang diperlukan.

Kata Peringatan Cepat

Sebagai bagian hulu dari proses memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan, proses total biasanya menjadi tertunda. Di sebagian besar implementasi, ada godaan untuk aktivitas tahap selanjutnya untuk dikompresi. VAR, yang biasanya membutuhkan orang-orangnya untuk beralih ke proyek berikutnya, sering kali akan menambah tekanan untuk terburu-buru. Jangan menyerah pada godaan dan/atau tekanan ini. Anda harus mulai dengan mentalitas bahwa jangka waktu untuk pengujian, pelatihan, dan konversi data tidak dapat dipersingkat karena alasan apa pun, dan dapat diperpanjang jika diperlukan.

Implikasinya, ini berarti tanggal go-live dapat diperpanjang secara bebas, sesuai kebutuhan. Tanggal tayang yang direncanakan juga tidak boleh dikaitkan dengan tanggal penting lainnya, seperti akhir kuartal atau tahun fiskal. Melakukan hal itu mengundang risiko besar. Hal terbaik yang dapat dilakukan CFO atau pemimpin eksekutif lainnya untuk meminimalkan risiko dalam implementasi ERP adalah dengan menjaga disiplin waktu dan memastikan bahwa go-live hanya terjadi ketika ada banyak kenyamanan bahwa orang-orang dan perangkat lunak sudah siap.

Langkah 7 – Tayangkan dengan Perangkat Lunak Baru

Saat tiba waktunya untuk ditayangkan, yang terbaik adalah mengomunikasikan kepada seluruh organisasi bahwa setiap orang perlu fleksibel dan tersedia secara maksimal. Saya sarankan untuk memberi tahu semua orang yang terlibat bahwa mereka harus bersedia bekerja lembur selama hari-hari pertama, termasuk akhir pekan pertama. Sebaik apapun persiapannya, akan ada beberapa tantangan yang tidak terduga.

Dalam implementasi terbaru saya (untuk unit bisnis yang diakuisisi dalam perusahaan yang lebih besar), kami menemukan di pertengahan peluncuran bahwa jumlah item hanya dapat mencapai dua tempat desimal, karena pengaturan sistem global yang telah ditetapkan 20 tahun sebelumnya. Hal ini memaksa kami untuk mengubah harga dan struktur satuan ukuran dengan cepat karena kami menyadari bahwa kami tidak dapat secara akurat menjual atau melacak satu ons (0,0625 pon) produk massal kami. Ini adalah detail kecil yang membuat kami mundur beberapa hari.

Anda harus memprioritaskan pemuatan neraca awal Anda yang akurat dan segera pada tanggal cut-over. Ada banyak cara hal ini dapat menjadi tantangan, karena detail yang diperlukan untuk secara akurat dan lengkap melacak aset dan kewajiban dalam buku besar pembantu. Persediaan dan piutang cenderung menjadi akun yang paling berisiko.

Unggahan data harus ditinjau secara terperinci karena kesalahan pada tahap ini bisa sangat sulit dan memakan waktu untuk diperbaiki.

Setelah Anda beroperasi dalam sistem ERP yang baru, kemampuan dukungan berkelanjutan yang ditingkatkan perlu dipertahankan setidaknya selama beberapa bulan pertama. Adalah tepat untuk mengadakan panggilan reguler, di mana isu-isu yang beredar dibahas dan diperbarui.

Pikiran Perpisahan

Meskipun ada banyak manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan sistem ERP, penerapannya memang berisiko. Namun, dengan menerapkan praktik terbaik dan mengelola proses dengan baik, risiko dapat diminimalkan. Takeaway dari posting ini seharusnya tidak menjadi kumpulan alasan untuk tidak menerapkan ERP, melainkan, beberapa ide untuk meningkatkan peluang keberhasilan.

Menurut penulis Howard Smith dan Peter Fingar, “Tidak semua masalah integrasi proses bersifat teknis dan tidak semua tentang TI. Mengintegrasikan sistem komputer tidak sama dengan mengintegrasikan bisnis.”