Yazılımınızın Sizin İçin Çalışmasını Sağlamak: Bir ERP Uygulama Eğitimi

Yönetici Özeti

Tanıtım

Büyüyen her işletmenin hayatında, başlangıcından bu yana ona hizmet eden sistem ve süreçlerin yetersiz kaldığı bir dönem gelir. Erken aşamadaki işletmeler, temel ve düşük maliyetli yazılım sistemleriyle ve birkaç önemli idari çalışanın çabalarına ve yeteneklerine büyük ölçüde güvenerek büyüme eğilimindedir. Ancak, bir noktada, yazılım işin hızına yetişemez ve güvenilir çalışanlara fazla yük bindirilir, bu da işletmenin iş ihtiyaçlarını karşılamak için adımlar atması gereken bir yetenek boşluğuna neden olur. Süreçleri iyileştirmek için önlem alınmazsa, bu yetenek boşluğu büyüyecek ve işletmenin büyüme ve rekabet etme yeteneğini engelleyecektir.

Bu kilit dönüm noktasındaki çoğu işletme için, işin tüm alanlarını entegre eden ve yukarıda bahsedilen yetenek boşluğunun üstesinden gelmeye yardımcı olan sağlam Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) yazılımını uygulamak için bir seçim yapılır. Bu, bir iş hayatında son derece önemli bir karardır ve risk yönetimine kesintisiz bir odaklanma ile yaklaşılmalıdır. ERP seksi olmasa da büyüyen işletmeler için son derece önemlidir ve göz ardı edilmemelidir.

Uzun süredir mali kontrolör ve daha yakın zamanda bir işletmenin genel müdürü olarak, hem tüm sistem hem de modül düzeyinde üç farklı yazılım paketi kullanarak çeşitli uygulamalar üzerinde çalıştım. Modern işletmelerin ERP'ye ihtiyacı olduğu açık ve ben kesinlikle bundan yararlanmaktan yanayım. Bununla birlikte, liderlerin süreç boyunca kesin uygulamaya odaklanması büyük önem taşımaktadır. Bir yazılım uygulama projesinin her sonucu ileriye dönük işletmeyi etkileyeceğinden, bu makale kurumsal liderlere ERP'nin faydaları ve riskleri ile ayrıntılı bir adım adım uygulama kılavuzu sunmaktadır.

ERP Nedir ve Neden Kullanılır?

ERP Nedir?

ERP, işletmenin tüm iş süreçlerini birbirine bağlayan, süreçler ve fonksiyonlar arasında veri akışını sağlayan sistemler bütününü ifade eder. Bir şirketin değişen yönlerini tek bir kapsamlı sisteme entegre ederek İK, finans, dağıtım, tedarik zinciri genelinde süreçleri standartlaştırmaya, düzenlemeye ve entegre etmeye yardımcı olur. Temel yazılım, entegre bir platform ve ortak veri tanımları kullanır. Bugün, ERP sistemleri iş zekası, satış gücü otomasyonu ve pazarlama otomasyonu bile sağlıyor. Aslında, çoğu e-ticaret web sitesi artık bir tür ERP arka ucuna sıkı sıkıya bağlı. Etkili bir ERP uygulaması, yalnızca doğru yazılımı değil, aynı zamanda kapsamlı dokümantasyon, kilit paydaşlardan satın alma, satıcılarla iletişim ve çalışan eğitimini de gerektirir.

Bir ERP uygulaması için standart bir zaman çerçevesi olmasa da, altı ay ile iki yıl arasında bir zaman alabilir. Zaman çizelgesi üzerindeki etkiler şirkete göre değişir ancak şirket büyüklüğünü, eski sistemlerden veri aktarımını ve kurulmakta olan sistemin karmaşıklığını içerebilir. Daha sonra döndürülebilecek birçok stratejik kararın aksine, bir işletmenin birden fazla ERP uygulamasından geçmesi alışılmadık bir durumdur.

ERP'nin Faydaları Nelerdir?

ERP, aşağıda belirtilen başlıca nedenlerle artan üretkenlik ve veri güvenliğinden ölçeklenebilirliğe ve maliyet tasarrufuna kadar her şeyi sağlayabilir. İş süreçleri ve veriler otomatikleştirildiğinde ve merkezileştirildiğinde, çalışanlar daha az manuel iş yaptıklarını, daha kolay raporlama yetenekleri kazandıklarını ve çok daha az kesinti ile genel operasyonları proaktif olarak yönetebileceklerini görecekler.

Yönettiğim kayda değer bir yazılım uygulaması, bir Oracle ortamında cıvatalı borç hesapları (AP) otomasyon modülünün eklenmesiydi. Modül, ERP sisteminden ayrıydı ancak aynı veritabanlarını kullanıyordu ve tamamen entegreydi. 500 milyon dolarlık bir şirketler grubunun yeni kontrolörüydüm ve mevcut sistem eskiydi. Borç hesapları ekibinin yaklaşık 20 farklı ofiste gerçek kağıtları karıştırdığını, kağıt üzerinde onay baş harflerini kontrol ettiğini, ödemelerin %100'ünü fiziksel çeklerle yaptığını ve ardından her çeki bana elle imzalattığını öğrenince şok oldum. Kağıt faturalar da yedi yıl veya daha uzun süre dosya kutularında saklandı.

Genel olarak, temiz bir uygulamaydı: Geliştirmek için açık bir fırsat belirledik, mevcut en iyi yazılım çözümüyle agresif bir şekilde sürdürmeye karar verdik ve ardından süreçlerimizi kapsamlı bir şekilde belgeleyerek ve yönetimin katılımını arayarak riski yönetmek için erken zemin hazırladık. Sonuçlar, büyük ölçüde azaltılmış işlem maliyetini ve giderlerin yapısını araştırmak için geliştirilmiş bir yeteneği içeriyordu. Satın almanın önemli olduğunu vurgulamak istiyorum. Organizasyonda yeni olmama ve muhasebe ekibinin kendi politikasını belirlemesi gerektiğini düşünmeme rağmen, CFO haklı olarak beni her kurucu işletmenin genel müdürlerine uygulama konusunda sattırdı. Başta muhasebe ekibiyle aynı yerde olmayanlar olmak üzere, çoğu kilit iş liderinin desteğiyle yürüttük. Sonunda, 2014 yılında yalnızca ABD ve Kanada için geçerli olan (toplam işin %65'i) bu AP yazılımı daha sonra şirket genelinde küresel olarak genişletildi.

Şimdi ERP uygulama adımlarına geçelim.

Adım 1 – ERP Uygulamasına Hazır Olup Olmadığınızı Değerlendirmek

Daha önce de belirtildiği gibi, bazen bir işletme, ERP'nin gerekli olduğu açık bir dönüm noktasındadır:

• İşletme, ürün hattının gelirinde, envanterinde veya çeşitliliğinde hızlı bir büyüme yaşıyor. Genel olarak, büyüme, zaman içinde artan iş karmaşıklığını tetikler ve potansiyel bir sonraki problemin önüne geçmek iyi bir fikir olabilir.
• Eski sistemler (özellikle Excel'e veya Access'e çok bağlı olanlar) giderek daha karmaşık bir işin ağırlığı altında çöküyor. Büyüme gerçekleşirken uygun sistemleri uygulamadıysanız, eski sisteminizin iş kabiliyetinin bozulduğu bir noktaya gelebilirsiniz.
• Kuruluşun, banka finansmanına erişim kazanmak için daha sağlam süreçler, iç kontroller veya finansal raporlama yeteneği sergilemesi gerekir. Bazen bankalar, işletmenin finans fonksiyonunun profesyonelleşmesini yeni veya artan borçlanma için bir koşul haline getirecektir. Bu, yeni sistemlerin benimsenmesini ve ayrıca güvence hizmetleri için sözleşme yapılmasını içerebilir.
• Kuruluş, kuruluş yerinin ötesinde ek konumlar ekledi. Birden fazla lokasyona sahip olmak, gerçek zamanlı veri yönetimini çok zorlaştırabilir ve ERP sistemleri bu konuda çok yardımcı olur.
• Kullanılan mevcut sistemlerde sorunlar var. Yazılım satıcıları genellikle bir noktada eski bir iş sistemini desteklemeyi veya güncellemeyi bırakır ve bu da işlevsellik ve güvenlik sorunlarına yol açabilir.

Ancak, ERP uygulaması temelde riskli bir çabadır. Tam bir başarısızlık, bir işletmeyi uzun bir süre boyunca sakat bırakabilirken, kısmi bir başarısızlık, düzeltilmesi zor olan verimsizlikler yaratabilir. ERP kararının büyüklüğünü açıklamanın en iyi yolu, neredeyse kesinlikle şirket için kalıcı bir fikstür olacağıdır. Parasal yatırım, genellikle bir işletmenin bugüne kadar yaptığı en büyük sermaye harcamalarına paralel olarak değişebilmesine rağmen, genellikle oldukça yüksektir. Excel elektronik tablolarının dışına çıkan ve Microsoft Dynamics GP'yi uygulayan küçük bir şirket için belki 100.000 ABD dolarıdır. Daha büyük bir şirket için birkaç milyon dolara mal olabilir. Ek olarak, duygusal geçiş ve ekstra çaba harcaması açısından çalışanlardan büyük bir yatırımdır.

Adım 1A: Ne Kazanmanız Gerektiğini Belirleyin

Risk yönetimi açısından düşünün ve bir ERP uygulamasından ne elde etmeyi umduğunuzu ayık bir şekilde belirleyin. Başarısız bir uygulamanın maliyetine karşı ölçün. Doğru cevabın mevcut süreçlerinize bağlı kalmak ve ERP uygulamasını ertelemek olması muhtemeldir. Daha düşük teknolojinin mantıklı olduğu ve yeni yazılımla ilişkili kazancın maliyeti haklı çıkarmadığı zamanlar vardır. Örneğin, bir keresinde, mevcut, sıkıcı bir gider işleme yöntemini otomatikleştirmek için uluslararası tabanlı bir serbest programcı kullanmayı seçtim. Neyse ki, bu çaba, uzun ve pahalı bir sistem yükseltmesi yerine, 20 dolarlık bir bahşiş de dahil olmak üzere yalnızca bir kerelik 50 dolarlık bir ücret sağladı.

Bir ERP uygulamasına karar verirseniz, aşağıdaki soruları yazılı olarak cevaplamanızı tavsiye ederim:

• İşletme, lansmandan 90 gün sonra nasıl görünüyor?
• Uygulama sonucunda hangi iş sorunları çözülecek?

Bu cevapları alın ve uygulama projesinin hedeflerini açıkça oluşturmak için kullanın. İşlem sırasında size bir varsayımın değiştirilmesi gerektiği veya bir uzlaşmaya varılması gerektiği söylenecek zamanlar olacaktır. Projenin gereksinimleri hakkında net bir görüşe sahip olarak, önemli hasara neden olan bir uzlaşmaya varma olasılığınız çok daha düşük olacaktır.

Adım 1B: Başarısızlığın Nasıl Görünebileceğini Anlayın

Neden ERP'yi uyguladığınızı açıkça ifade ettikten ve bunu yapmanın doğal risklere değdiğini belirledikten sonra, doğru ERP aracını seçmeniz ve bunu başarıyla uygulamanız çok önemlidir. ERP uygulamalarının %75 kadarı hedeflerine tam olarak ulaşamıyor ve en iyi uygulamaları kullanarak başarı şansını artırmak için elimizden gelen her şeyi yapacağız.

Adım 2 – İş Süreçlerini Belgeleyin

ERP'yi takip etmeye karar verdiğinizde, en önemli görev, iş süreçlerinizin iyi belgelenmesini ve tek bir yerde derlenmesini sağlamaktır. Bu, tedarikten ödemeye ve siparişten nakite gibi bariz ana süreçleri içerir, ancak aynı zamanda çalışanların işe alınması veya zaman çizelgelerinin onaylanması gibi en ayrıntılı yinelenen faaliyetleri bile kapsamalıdır. Bunu başka bir adım atmadan önce yapmalısınız çünkü belgelenmemiş her süreç bir varsayıma dönüşür ve her varsayım risk taşır. Ek olarak, bu dokümantasyon, projenin kapsamı, karmaşıklığı ve minimum gereksinimleri konusunda liderliğe net bir bakış açısı sağlar.

Dokümantasyon projenizin önemli bir unsuru, her bir iş sürecinin her adımında bilgi paydaşlarının açık bir şekilde tanımlanmasıdır. Süreçler tam olarak tercüme edilmediğinde veya üst düzey liderlik ekibi aşağı yönlü etkileri dikkate almadığında, şirketlerin en alt seviyelerinde uygulamalar başarısız olur. Bu tür başarısızlıkları sayısız kez gördüm. En son uygulamamda, müşteri hizmetleri ekibi, geleneksel yüksek hizmet düzeyimizi sağlamak için hayati önem taşıyan eski sistemde önemli bir müşteri tercihi alanı olduğunu vurguladı. Ancak, BT proje yöneticisi yanlış bir şekilde alanın gerekli olmadığını varsayarak gereksinimi düşürdü. Bu, kalite güvence sürecinden önemli işlevleri kaldırarak doğrudan birden fazla müşteri hizmeti sorununa yol açtı.

İlk aşamadaki işletmelerin çoğu yeterli belgelere sahip değildir ve bu bilgileri bir araya getirmek için profesyonel EBM'lerden veya danışmanlardan dışarıdan yardım almanız önerilir. Özellikle yalın ve çevik özel işletmeler egzersizi çevikliğe karşıt olarak gördüğünden, dahili ekibinizin bunu yapacak zamanı ve yeteneği olmaması muhtemeldir.

Katma Değerli Bayinize (VAR) Belge Sağlama

Ek olarak, işletmenin yaptığı her şeyi açıkça belirtmeniz gerekir çünkü bu bilgileri uygulamanın teknik yönünü yöneten ve yazılımınızı özelleştirmenize yardımcı olan katma değerli bayinize (VAR) ileteceksiniz. Bir VAR'a ne kadar çok bilgi verirseniz, o kadar iyi iş çıkarırlar. Bir VAR'a fazla bilgi vermezseniz, bilgi boşluğunu doldurmak için varsayımlarda bulunurlar. Bu varsayımlar, kendi deneyimlerine veya resmin tamamına sahip olmayan bir çalışanla kısa bir sohbete dayanabilir. VAR'ların sıkı zaman çizelgeleri vardır ve işlerin içine ve dışına kaynak almaları onlar için zorunludur. Ve çoğu şirket tipik olarak ERP'yi yalnızca bir kez uyguladığından, mutlaka tekrar eden işlerle motive olmazlar.

Riski şöyle düşünün: İşletmenizin yalnızca %30'unu anlayan bir VAR, ihtiyaçlarınızın %30'unu karşılayan bir çözüm sunabilir. Bir VAR ile sözleşmeyi tamamlamadan önce eksiksiz ve doğru dokümantasyon üreterek bu riski en aza indirirsiniz. Bu birkaç önemli yolla gerçekleşir:

• VAR, daha az varsayımda bulunmaya bırakıldı.
• Anahtar süreç gereksinimleri, süreç boyunca planlanır ve yürütülür.
• Dahili kaynaklarınız duyulduğunu hisseder ve girdileri dikkate alınır.
• VAR ile sözleşme yaparken çok hassas olabilirsiniz.

Daha talihsiz deneyimlerimden birinde, iş ekibi sıkı bir şekilde bağlantılı bir ERP/e-Ticaret çözümü için uygulama gereksinimlerini belirleyemedi. Müşterilerimiz için temelde kullanılamaz olan bir web sitesi aldık. VAR'ın varsayımı, müşteriye dönük sitemizin görünümünün ve hissinin, ERP sistemine sıkı bir şekilde bağlı olduğu sürece önemli olmadığıydı. İş düzeyinde, siteyi, yayınlanması gereken tarihten iki hafta sonrasına kadar görmedik. Bunu düzeltmek için aylarca iyileştirme çalışması yaptık ve ek maliyet olarak on binlerce dolar harcadık. VAR'ın varsaymasına asla izin verme.

Adım 3 – VAR'ı ve Uygulayacağınız Yazılım Çözümünü Belirleyin

Doğru yazılım paketini seçmek, ERP'nin başarısı için çok önemlidir, ancak sürecin en zorlu kısımlarından biridir. Araştırma yapmak kolay değil çünkü her şeyi opak tutmak VAR'ların çıkarına. Bu nedenle, sağlam süreç belgelerinizi belirli gereksinimlerin kısa bir açıklamasına dönüştürmenizi ve VAR'lardan sunumlarında bu gereksinimlere özel olarak konuşmalarını istemenizi öneririm. Yine, ne kadar spesifik olursanız, VAR da o kadar spesifik olacaktır.

Ayrıca VAR'lara sattıkları yazılımı başka hangi benzer şirketlerin kullandığını ve VAR'ın hangileriyle çalıştığını sormanızı öneririm. VAR'ın işinizi anladığına ve daha önce benzer gereksinimlerle çalıştığına dair göstergeleri dinliyor olmalısınız. VAR size farklı bir işletmenin benzer olduğunu söylerse, şüpheci olun.

Diğer bir önemli husus, iş modelinizde sistem özelleştirmesini gerektirecek standart dışı bir şey olup olmadığıdır. Eğer öyleyse, bu standart olmayan özellik gerçekten gerekli mi? Pek çok optimal olmayan süreç ve uygulama, küçük ve orta ölçekli işletmelerin ilk yıllarında tutunma eğilimindedir. ERP sisteminizdeki özelleştirmeyi yerleşik risk ve maliyet olarak düşünün. Bunun nedeni, daha büyük sistemin her yükseltmesinde, yazılımın özelleştirilmiş bölümünde bir kerelik güncellemelere ihtiyaç duyulmasıdır. Mevcut süreçleri yeniden düşünmek, iyileştirmek ve basitleştirmek için bu uygulamayı bir an olarak kullanın.

Adım 4 – Sözleşmeyi VAR ile Müzakere Edin

Sözleşmeyi iyi müzakere ederek kendinizi birçok acıdan ve memnuniyetsizlikten kurtarabilirsiniz. Dokümantasyon projesine yatırım yaptığınız için, "başarılı tamamlamanın" neye benzediğini açıkça ifade edebilirsiniz. Sözleşmede başarının nasıl göründüğünü açıkça tanımlamanızı şiddetle tavsiye ederim, en azından bir ek olarak - birden fazla akış şeması ve diyagram içeren 50 sayfa ekliyorsa, öyle olsun. Tipik olarak VAR, sözleşmeye bağlı gereklilikleri mümkün olduğunca belirsiz tutmak ister ve sizi saatlik olarak faturalandırmak ister. Ayrıca sürecin tamamlandığını beyan edenlerden olmak isterler ve baştan yapılması gereken işi yapmak için ek ücret talep etmekten mutluluk duyarlar. VAR'ın standart anlaşmasından kaçınmaya çalışın ve kendi danışmanınızı dahil edin. Sizin tarafınızdan en uygun sonuç, nihai imzanın size ait olduğu, kesin ve sabit fiyatlı bir sözleşme olacaktır. Ancak bir VAR şartlarında esnek değilse, aynı yazılımın müzakereye daha uygun farklı bir sağlayıcısını bulmaya çalışın.

Adım 5 – Dahili Stratejiyi Açıkça Tanımlayın ve Geniş Katılım Arayın

Bu noktada, yazılımın kullanıma sunulmasına yardımcı olmak için kilit bir proje ekibi oluşturulmalıdır. Ekip, bir yönetici sponsoru ve bir dahili proje yöneticisini içermelidir. Yönetici sponsor çok kıdemli olmalı, proje hedefleri için üst düzey gözetim ve sorumluluk sağlamalı ve günlük ekibin yürütmesi için genel stratejiyi ifade etmelidir. Dahili proje yöneticisi, kanıtlanmış proje yönetimi becerilerine sahip bir kişi olmalıdır. Proje yönetimi zor olabilir çünkü ekip üyeleri genellikle bir dizi işlevsel alandan alınır. Proje yöneticisi, tipik olarak, yönettikleri herhangi bir kişi üzerinde geleneksel denetleme yetkisinden yoksundur. Etkili bir proje yöneticisi bu zorluğun üstesinden gelebilir ve projenin hedeflerini gerçekleştirebilir. Proje Yönetim Enstitüsü tarafından Proje Yönetimi Uzmanı (PMP) olarak sertifikalandırılmış bir kişinin gerekli becerilere sahip olması muhtemeldir.

Yönetici sponsor seviyesinin üzerinde bile, organizasyondaki en üst kademelerden uygulamaya yönelik bir taahhüt olmalıdır. Bir başkan veya CEO projeye kayıtsız kalırsa veya hatta gözle görülür şekilde ilgisiz kalırsa, kuruluştaki diğer kişilere direnişin kabul edilebilir olabileceğini ve risk oluşturabileceğini işaret eder.

Örneğin, tuttuğum bir mali kontrolör pozisyonunda, otomatik borç hesaplarının uygulanması için bastırdım ve bunun için fikir birliği iç onayını aldım. Yazılımı kullanıma sunduğumuzda ve orta düzey yöneticilere faturaların nasıl onaylanacağını gösterdiğimizde, birçoğu katılmayı reddetti. CEO, müdahil olmayı ve bu uzlaşmaz yöneticilere yön vermeyi reddetti ve sonuç olarak, onay, ödenecek masrafları yeterince değerlendirecek bilgi veya perspektiften neredeyse kesinlikle yoksun olan yönetim dışı çalışanlara devredildi.

Yönetici sponsor ve proje yöneticisinin yönetmek için net hedefleri ve zaman çizelgeleri olması gerekir. Sezonluk bir işte yılın en yavaş zamanını hedeflemeli ve ilk faaliyete geçme tarihini o dönemin başına denk getirmelisiniz. Genel projenin orijinal beklentilerden daha uzun sürmesi muhtemeldir ve yılın kötü bir zamanında lansman yapmak zorunda kalmak istemezsiniz.

6. Adım – Canlı Yayına Başlamadan Önce Temel Önceliklere Odaklanın

Riski en aza indirebileceğiniz son zaman, canlı yayına geçmeden hemen önceki zaman dilimidir. Şu anda üç önemli etkinlik gerçekleşir (test, eğitim ve veri sürümü). Her birine yeterli özenin gösterildiğinden emin olun.

Test yapmak

Modüller ve sistemler arasındaki bağlantıların, verilerin amaçlandığı gibi oluşturulduğundan ve aktarıldığından emin olmak için uzun süre test edilmesi gerekir. Örneğin, bir müşteriye vadeli fatura oluşturulduğunda, Alacak Hesapları modülünün Genel Muhasebe modülünde doğru girişlerin yapılmasına neden olduğundan emin olmak istiyorsunuz. Eşdeğer işlevselliğin yerinde olmasını sağlamak için yeni ERP çözümünde olduğu kadar eski sistemde de paralel işlemler yürütmek faydalı olacaktır. Testleri eksiksiz yapın ve sonuçları ayrıntılı olarak inceleyin. Sistemin herhangi bir parçası planlandığı gibi çalışmıyorsa, yayına girmeyi taahhüt etmeyin.

Başarısız bir ERP'nin klasik bir örneği, bir SAP çözümü ve 1996'da başlayan diğer iki cıvatalı sistemle hayata geçirilen Hershey idi. VAR 48 aylık bir süreç önerdi, ancak Hershey, Y2K'dan önce geçişi tamamlayın. Tek bir ERP sistemini uygulamak yeterince karmaşıktır, ancak ayrı bir tedarik zinciri çözümünü ve ayrı bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) çözümünü aynı anda dahil etmek de bir kibir işaretiydi. Hershey, yanlış tavsiye edilen son teslim tarihlerine ulaşmak için test süresini feda etmeye karar verdi. Uygulamaları bir felaketti; Hershey, yoğun sezonlarında müşteri siparişlerini karşılayamadı ve sonuç olarak 1999'da 100 milyon dolarlık satış kaybetti.

Eğitim

Genel olarak her bir işlevsel alandan bir veya iki kilit kullanıcı katılacağından, bazı eğitimler testle eş zamanlı olarak gerçekleşecektir. Yine de, bu testçilerin kendi alanlarındaki diğer çalışanların eğitmenleri olmalarına güvenmek bir hatadır. İyi planlanmış bir eğitim programı yürütülmeli ve tüm ekip üyelerinin öğrenmesi için yeterli zaman ayrılmalıdır. Farklı insanların farklı öğrenme stillerine sahip olacağını anlayın. Tipik olarak, insanlar en iyi, yeni sistemi eski süreçlerle ilişkilendirebildikleri zaman öğrenirler. Çoğu zaman, faaliyetler farklı bir adla aynı şeydir.

İnsanların yeterince iyi eğitilmiş olduğuna körü körüne inanmayın. Çoğu zaman, VAR'ın size işletmenin faaliyete geçmeye hazır olduğunu söylediği ilk sefer, değildir. Ayrıca, daha sağlam bir sistem, eski sistemlerden daha fazla tıklama ve görev için daha fazla zaman gerektiriyorsa şaşırmayın. Süreçler daha uzun sürebilir ve günlük olarak daha fazla kişinin bunları yürütmesini gerektirebilir. ERP ile her zaman işçilik maliyetlerinden tasarruf ettiğinizden emin olsaydınız harika olurdu, ancak bazen almıyorsunuz. Aslında gelişmiş yetenekler ve/veya dahili kontroller için biraz daha yüksek işçilik maliyetleriyle işlem yapıyorsunuz. Birçok işletme için bu değerli bir ticaret, ancak bunun bir olasılık olduğunu bekliyoruz.

Veri dönüşümü

Her ERP uygulamasının sonuna doğru gerçekleşen, veri dönüştürme adı verilen ve nispeten basit ve iyi huylu görünen bir süreç vardır. Yine de genellikle beklenenden çok daha sorunludur ve gecikmelerin ve lansman sonrası sorunların yaygın bir nedenidir. Veri dönüştürme, büyük ölçüde manuel ve sıkıcı bir iştir ve genellikle verilerin doğasına en aşina olan işlevsel kaynaklardan çalışmayı gerektirir. Küçük hatalar, veriler taşındıktan sonra büyük sorunlara neden olabilir, bu nedenle kalite güvencesine sağlam bir yaklaşımınız olduğundan emin olmak en iyisidir.

Bir uygulamada, eski sistemden ayrıntılı envanter verilerini alması ve yeni uygulanan ERP çözümündeki eşdeğer alanlarla doğru şekilde eşlemesi için dahili BT ekibine güvendik. Veriler bir elektronik tabloda manipüle edildiğinden, öğeleri satırlar arasında yanlış hizalandı ve binlerce belirli envanter öğesine tamamen yanlış nitelikler atandı. Bu, envanter sipariş edildiğinden günlük sipariş karşılama verimsizliklerine ve tamamlanması altı ay süren devam eden bir manuel temizleme projesine neden oldu.

Veri dönüştürmenin önemli bir kısmı veri temizliğidir. Eski sistemler, zaman içinde yeni sistem ortamına getirmeye değmeyecek gereksiz verileri biriktirme yöntemine sahiptir. Bunun bazı örnekleri, tamamlanmamış fiyat teklifleri ve eski ürünlerle ilgili bilgilerdir.

Sürecin diğer önemli kısmı veri çevirisidir. Eski sistemde, yeni sistemdeki eşdeğer alanlarla eşleştirilmesi gereken önemli bilgiler vardır. Çoğu zaman, iki sistemin kullanıma hazır hizalaması mükemmel veya basit değildir. İyi bir ERP sistemi, gerekli veri yakalama ve geçişine izin verecek kullanıcı tanımlı alanlara sahip olacaktır.

Hızlı Uyarı Sözü

Sürecin yukarı yönlü kısımları beklenenden daha uzun sürdüğü için, toplam süreç genellikle gecikir. Çoğu uygulamada, sonraki aşama etkinliklerinin sıkıştırılması için bir cazibe vardır. Tipik olarak çalışanlarının bir sonraki projelerine geçmesine ihtiyaç duyan VAR, genellikle acele etmek için baskı yaratacaktır. Bu ayartmaya ve/veya baskıya teslim olmayın. Test, eğitim ve veri dönüştürme zaman çerçevesinin hiçbir nedenle kısaltılamayacağı ve gerektiğinde uzatılabileceği mantığıyla başlamalısınız.

Dolaylı olarak, bu, yayına başlama tarihinin gerektiği gibi serbestçe uzatılabileceği anlamına gelir. Planlanan canlıya geçiş tarihi, hiçbir zaman çeyrek veya mali yıl sonu gibi başka herhangi bir önemli tarihe bağlı olmamalıdır. Bunu yapmak büyük bir riske davetiye çıkarıyor. Bir CFO'nun veya başka bir yönetici liderin bir ERP uygulamasında riski en aza indirmek için yapabileceği en iyi şey, zaman çizelgesi üzerinde disiplini sürdürmek ve yalnızca insanlar ve yazılım hazır olduğunda çok fazla rahatlık olduğunda canlıya geçişin gerçekleşmesini sağlamaktır.

Adım 7 – Yeni Yazılımla Canlı Yayına Geçin

Canlı yayına geçme zamanı geldiğinde, tüm organizasyona herkesin maksimum düzeyde esnek ve erişilebilir olması gerektiğini iletmek en iyisidir. İlgili herkese, ilk hafta sonu da dahil olmak üzere ilk günlerde çok fazla mesai yapmaya hazır olmaları gerektiğini bildirmenizi tavsiye ederim. Hazırlık ne kadar iyi olursa olsun, bazı beklenmedik zorluklar olacaktır.

En son uygulamamda (daha büyük bir şirkette satın alınan bir iş birimi için), lansmanın ortasında, 20 yıl önce belirlenmiş küresel bir sistem ayarı nedeniyle, ürün miktarlarının yalnızca iki ondalık basamağa gidebileceğini keşfettik. Bu, toplu ürünümüzün bir onsunu (0,0625 pound) doğru bir şekilde satamayacağımızı veya takip edemeyeceğimizi fark ettiğimiz için fiyatlandırmamızı ve ölçü birimi yapımızı anında değiştirmeye zorladı. Bu, bizi birkaç gün geriye götüren küçük bir ayrıntıydı.

Başlangıç ​​bilançonuzun kesim tarihinde doğru ve anında yüklenmesine öncelik vermelisiniz. Bağlı defterlerdeki varlıkları ve borçları doğru ve eksiksiz bir şekilde izlemek için gereken ayrıntılar nedeniyle, bunun zor olmasının birçok yolu vardır. Envanter ve alacak hesapları en riskli hesaplar olma eğilimindedir.

Bu aşamadaki hataların düzeltilmesi çok zor ve zaman alıcı olabileceğinden, veri yüklemeleri ayrıntılı bir şekilde gözden geçirilmelidir.

Yeni ERP sisteminde çalışmaya başladığınızda, en azından ilk birkaç ay boyunca gelişmiş bir sürekli destek kapasitesinin sürdürülmesi gerekir. Beklenmeyen konuların tartışıldığı ve güncellendiği düzenli aramalar yapmak uygundur.

Ayrılık Düşünceleri

Bir ERP sistemi kullanmaktan elde edilecek birçok fayda olsa da, uygulanması kuşkusuz risklidir. Ancak en iyi uygulamaları kullanarak ve süreci iyi yöneterek riskler en aza indirilebilir. Bu gönderiden çıkarılacak sonuç, ERP'yi uygulamamak için bir nedenler toplamı değil, başarı şansını artırmak için bazı fikirler olmalıdır.

Yazarlar Howard Smith ve Peter Fingar'a göre, “Süreç entegrasyon sorunlarının tümü teknik değildir ve tamamı BT ile ilgili değildir. Bilgisayar sistemlerini entegre etmek, işi entegre etmekle aynı şey değil.”