Apelați 996 pentru Oboseală: Cum să prioritizați evitarea epuizării

Anumite trăsături pozitive unesc cei mai buni performanți din toate industriile. Ei sunt adesea jucători de echipă cu atitudini capabile și o dragoste pentru profesia lor, ceea ce îi predispune să aloce mai mult timp și să-și depășească omologii cu performanțe mai slabe.

Cu toate acestea, aceste trăsături prezintă un risc. Într-o lume în care oportunitățile abundă, cei cu performanță înaltă riscă adesea să accepte prea multe. Colaborative prin natura lor, au tendința de a acorda prioritate echipei în locul lor înșiși, iar tendința lor de a lucra poate duce la o serie nesănătoasă de zile lungi, nopți întregi și weekenduri de lucru. Pentru a agrava problema, unele culturi la locul de muncă – explicit sau implicit – sunt predispuse la suprasolicitare, adoptând un stil de lucru 996: între 9:00 și 21:00, șase zile pe săptămână.

Destinația finală – poate prea familiară celor care citesc asta – este o stare de epuizare totală cunoscută sub numele de burnout.

Burnout-ul este definit din punct de vedere tehnic ca „O stare psihologică de epuizare fizică și emoțională considerată a fi o reacție de stres la o capacitate redusă de a satisface cerințele ocupației cuiva.” Deși există multe cauze potențiale ale burnout-ului, această versiune, cauzată de perioade prelungite de suprasolicitare, este deosebit de dificil de gestionat pentru cei cu performanță, deoarece rezultă din aceleași trăsături care îi ajută să reușească de la început.

În calitate de membru al echipei comunitare de la Toptal, o parte din munca mea este să ajut să am grijă de bunăstarea talentului din cadrul rețelei noastre globale. A noastră este o echipă cu ritm rapid din cadrul unei companii cu hiper-creștere responsabilă cu sprijinirea și organizarea a peste 600 de evenimente în fiecare an în țări din întreaga lume. De asemenea, desfășurăm mai multe inițiative de dezvoltare profesională, cum ar fi Toptal Speakers Network, TopVolunteer și programul de Burse pentru femei, toate care îi ajută pe Toptalers să urmărească obiective în afara angajamentelor clienților. Facem toate acestea și multe altele cu o echipă de bază de șapte oameni.

Această lucrare oferă o oportunitate unică de a observa cum cei mai buni dintre cei mai buni fac față provocărilor la locul de muncă modern. Am văzut ce funcționează și ce se termină în dezastru. Pe parcurs, am avut conversații cu performanți înalți din întreaga lume, distiind cele mai bune abordări pentru evitarea epuizării în startup-urile de oale sub presiune și împărtășindu-le cu publicul de tot felul.

Burnout-ul nu este doar un risc pentru individ, ci și pentru echipele pe care le susțin. Acest risc este amplificat într-un mediu îndepărtat, unde este mai ușor să suprasoliciți și mai greu să evaluezi bunăstarea coechipierilor.

Pentru a ajuta la combaterea acestui lucru, ofer următorul sistem de pauză în mijlocul copleșirii, recalibrare și revenire pe drumul cel bun. Aceste principii nu numai că vor ajuta la prevenirea epuizării pentru cei aflați în prag, dar dacă sunt executate corect, ele își pot reaprinde eficiența și creativitatea, creând în același timp timp liber pentru alte activități.

Începe cu un cadru din trei părți numit Cei Trei P (3P): Psihologie, Prioritate și Constrângeri pozitive.

Psihologie

Una dintre pietrele de temelie ale revoluției muncii de la distanță a fost conștientizarea că timpul petrecut la birou nu este același lucru cu timpul petrecut pentru a fi productiv. Contribuția, valoarea a ceea ce aduci echipei, este mai importantă decât numărul de ore pe care le petreci la birou.

Există un avantaj enorm pentru această mentalitate. Cu toate acestea, în ciuda faptului că această idee devine, în unele culturi la locul de muncă, rămâne o convingere tacită că orele lucrate sunt cea mai importantă măsură. Întrebați orice coleg cum a fost recent și sunt șanse ca răspunsul să fie un singur cuvânt: „Ocupat”.

Desigur, majoritatea oamenilor sunt cu adevărat ocupați uneori pe parcursul săptămânii. Dar sunt, de asemenea, flămânzi, fericiți, plictisiți și multe alte lucruri de care aleg să nu le menționeze. Cuvintele contează, iar problema cu folosirea „ocupat” ca răspuns de bază este că dezvăluie și înrădăcește o psihologie mai profundă: acea ocupație înseamnă bine, iar dacă nu suntem ocupați, nu facem tot posibilul. Nimeni nu vrea să dezamăgească echipa, dar colegii de echipă prea ocupați reprezintă un risc enorm pentru o organizație și pentru obiectivele acesteia.

Industria tehnologică încă se luptă să cuantifice cu exactitate riscurile și daunele cauzate de burnout în rândul angajaților. Dar cercetătorii din domeniul sănătății – unde mizele sunt în mod natural mari – au arătat legătura dintre epuizarea la muncă și greșelile făcute la locul de muncă. Un studiu a arătat o legătură între epuizarea medicului și ratele mai mari de mortalitate a pacienților. Un altul a arătat că medicii care se confruntă cu burnout au de două ori mai multe șanse să facă erori medicale majore, impactând pacienții, echipele și clinicile în moduri dăunătoare.

Când cineva devine suprasolicitat și se epuizează, nu trece doar de la a fi productiv la neproductiv. Ei trec de la a fi productivi la antiproductivi, făcând greșeli care pot costa scump echipa și necesită timp și resurse suplimentare pentru a le corecta. Este o cădere lungă până la capăt, iar individul, echipa și alte părți interesate suferă pe tot parcursul.

Privită prin această lentilă, ocupația necugetată de tipul care duce în cele din urmă la epuizare poate fi privită ca o formă de neglijare profesională. Prin extensie, evitarea copleșirii și protejarea capacității cuiva de a performa la un nivel înalt devin parte din datoria oricărui profesionist.

Psihologia este fundația pe care se construiește toate celelalte, iar următoarele principii vor însemna puțin dacă totuși se consideră copleșirea eroică. Prin adoptarea mentalității că depășirea burnout-ului face parte din responsabilitatea profesională, părțile interesate se pun în situația de a acorda prioritate în mod corespunzător și de a asigura longevitatea pentru ei înșiși și pentru organizațiile lor.

Prioritate

Tehnologia este multiplicatorul de forță al epocii moderne; niciodată până acum o persoană nu a fost capabilă să facă atât de multe. Dezavantajul este că atât în ​​interiorul, cât și în afara muncii, oamenii se ocupă de mult mai mult decât oricând.

„În urmă cu treizeci de ani, lucrătorii cu gulere albastre, plătiți prost, aveau mai multe șanse să dea cu pumnul într-o zi lungă decât omologii lor profesioniști”, raportează Economist . „Dar în zilele noastre, profesioniștii de pretutindeni au de două ori mai multe șanse să lucreze ore lungi decât colegii lor mai puțin educați. Puțini s-ar gândi să acorde timp pentru nouă găuri de golf, cu atât mai puțin 18 […] Iar prânzurile tind acum să fie afaceri eficiente, devorate la birou, cu un ochi pe căsuța de e-mail. La un moment dat, acești lucrători pot părăsi în sfârșit biroul, dar clipirea regulată sau ciripitul smartphone-urilor lor servește cu amabilitate să le reamintească că munca lor nu este niciodată terminată.”

Capacitatea de a face mai mult și de a face mai multe sarcini a dus la un sentiment larg răspândit de sărăcie de timp și de sarcini copleșitoare. Singura cale de ieșire este să restabiliți un sentiment de prioritate și să eliminați fără milă lista de lucruri de făcut. După cum a scris Stephen Covey, autorul 7 Habits , „Principalul este să păstrezi principalul lucru principal”. Acest lucru a fost îngreunat în ultimii ani din cauza unei schimbări culturale în modul în care gândim prioritizarea.

Google Ngram Viewer este un instrument care permite utilizatorilor să caute apariția cuvintelor și expresiilor de-a lungul timpului în diverse corpuri literare. Conectați o serie de termeni și vi se arată instantaneu cât de des apar aceștia în biblioteca Google de cărți scanate care datează de câteva secole. Similar punctului de mai sus despre consecințele culturale ale folosirii cuvintelor precum „ocupat”, înțelegerea utilizării cuvintelor în acest fel oferă o perspectivă asupra modului în care oamenii au gândit și au înțeles lumea de-a lungul anilor.

Când vine vorba de subiectul priorităților, apare o perspectivă interesantă. În timp ce cuvântul prioritate a existat în uz obișnuit de secole în urmă, conceptul de priorități (plural) este un fenomen relativ nou.

Stați astăzi în orice sală de consiliu și veți auzi vorbind despre priorități de top (plural). Se pare că generațiile anterioare știau ceea ce abia acum reînvățăm – nu poate exista decât un singur lucru principal. Capacitatea de a elimina zgomotul și de a identifica cel mai important lucru este cheia pentru reducerea copleșirii, oferind în același timp valoare și impact.

O modalitate de a identifica prioritățile este să folosești o linie de auto-interogare. Următoarele pot fi folosite pentru a subțire o listă de activități umflate și pentru a restabili principalul lucru.

Dacă acesta ar fi singurul lucru pe care l-am finalizat astăzi, aș fi mulțumit de munca mea zilnică?

Probabil vei face mai mult de un lucru pe zi. Dar vizualizarea volumului de lucru prin această lentilă poate ajuta la prioritizarea a ceea ce primește cea mai mare atenție.

Este această sarcină încă importantă sau s-a schimbat situația?

Proiectele evoluează rapid. Doar pentru că ai început ceva nu înseamnă că este important să continui. Asigurați-vă că nu efectuați sarcini care nu mai sunt relevante pentru dvs. sau pentru echipa dvs.

Sunt cu adevărat singura persoană care poate sau ar trebui să facă asta?

Aceasta este o întrebare de delegare. Este adesea tentant să crezi că, dacă vrei să faci ceva bine, trebuie să faci singur. Această idee te va reține. Altcineva s-ar putea să nu execute exact în același mod, dar ai fi surprins cum oamenii se vor ridica adesea la înălțime când li se acordă responsabilitate și încredere. Învață să recunoști ceea ce doar tu poți face, precum și sarcinile la care alții pot fi mai buni. Apoi exersați să aveți încredere în colegii dvs. de echipă pentru a executa.

Care dintre aceste elemente, dacă sunt îndeplinite, îmi vor economisi timp săptămâna viitoare? Luna viitoare?

Totul este despre sisteme. Uneori, listele de sarcini sunt pline de sarcini minuscule, repetitive. Învățați să priviți un strat mai adânc pentru a găsi proiectele care stau la baza, care vor elimina repetarea și vor economisi timp în viitor.

De exemplu, dacă deschideți căsuța de e-mail pentru a găsi trei clienți care vă pun trei versiuni ale aceleiași întrebări, puteți fie să răspundeți la fiecare e-mail, fie să petreceți timp transformând răspunsul într-o pagină de întrebări frecvente. Întrebările frecvente ar putea dura mai mult decât lansarea răspunsurilor prin e-mail, dar în cele din urmă va economisi timp, deoarece întrebarea este probabil să iasă la suprafață cu viitorii clienți.

Când vine vorba de prioritate, soluțiile sistemice care elimină sarcinile repetitive sunt adesea mai importante decât finalizarea sarcinilor mici pe care le înlocuiesc.

Acesta este cel mai important lucru acum? Sau îl folosesc pentru a evita altceva?

Această singură întrebare va face mai mult pentru a vă șterge programul decât toate celelalte la un loc. Adesea, singurul lucru pe care trebuie să-l facem este cel pe care ne-am dori cel mai puțin să-l facem - conversația dificilă, decizia finală. Vom face orice pentru a le evita, chiar dacă înseamnă să ne umplem listele de activități cu o prioritate redusă. Eliminați cele zece sarcini de amânare și concentrați-vă pe singurul lucru important.

Odată ce ați identificat ceea ce este cu adevărat important, este important să urmăriți și să eliminați lucrurile care nu sunt. Acest lucru poate fi dificil și de aceea Cadrul 3P începe prin a stabili mentalitatea potrivită. Ștergerea listei de lucruri de făcut nu este egoistă și nu este leneș; este un pas crucial pentru a vă asigura că puteți performa la niveluri de vârf pe termen lung.

Ultimul pas al procesului este să introducem constrângeri pozitive în munca noastră. Bazându-ne pe înțelepciunea unui umorist din secolul al XX-lea, ne vom restructura ziua pentru a face mai mult, creând, în același timp, spațiu de decomprimare în afara muncii.

Constrângeri pozitive

Umoristul, istoricul și autorul a peste cincizeci de cărți, Cyril Northcote Parkinson, vorbea despre birocrați când a scris că „Munca se extinde astfel încât să umple timpul disponibil pentru finalizarea ei”.

Popularizată de Tim Ferriss în Săptămâna de lucru de 4 ore , Legea Parkinson a generat o serie de corolare, inclusiv Corolarul Horstman — „Contractele de muncă pentru a se potrivi cu timpul acordat pentru finalizarea acesteia” — precum și corolarul de comedie Stock-Sanford pentru Legea Parkinson: „Dacă aștepți până în ultimul minut, durează doar un minut.”

În timp ce fondatorul Alibaba, Jack Ma, este remarcat pentru că susține controversata cultură 996 (lucrează între orele 9:00 și 21:00, șase zile pe săptămână), Parkinson și Horstman ar prefera să nu o faci.

Unele companii experimentează reducerea orelor de lucru și găsirea succesului. Perpetual Guardian, o firmă din Noua Zeelandă care se ocupă de testamente și trusturi, a testat o săptămână de lucru de patru zile și a constatat că de fapt a crescut productivitatea în rândul personalului său, sporind în același timp satisfacția și creativitatea în muncă. Rezultate similare au fost găsite în Göteborg, Suedia, când consiliul orașului a condus un experiment pentru a încerca zilele de lucru de șase ore la anumite instituții.

Ideea din spatele legii Parkinson este simplă. Cu cât ai mai mult timp pentru a face ceva, cu atât va dura mai mult timp. Prin limitarea forțată a timpului disponibil pentru muncă, ne putem asigura că munca noastră se face rapid, evitând zilele lungi, nopțile și weekendurile de lucru care duc la epuizare.

Stabiliți limite cu calendarul dvs

O modalitate de a pune în practică Legea Parkinson este de a restricționa timpul disponibil pentru anumite sarcini neesențiale, cum ar fi e-mailul sau Slack. Aceste sarcini sunt periculoase, deoarece pot crește cu ușurință și pot ocupa ore care ar fi fost mai bine cheltuite pentru prioritatea principală.

Amintiți-vă: Munca are o capacitate magică de a se extinde și contracta pentru a se potrivi cu timpul acordat pentru finalizarea sa. Dacă simțiți că petreceți prea mult timp în căsuța de e-mail în fiecare zi, încercați să blocați anumite ore pentru a verifica și a răspunde la mesaje și nu verifica aceste canale în afara acestor ore.

O altă metodă eficientă de implementare a Legii Parkinson este utilizarea angajamentelor externe pentru a asigura timp departe de muncă. Programează-ți activități în calendar care te obligă să fii departe de birou și de la birou. Acesta ar putea fi orice, de la o vacanță la voluntariat. Pentru performanții înalți care răspund bine la simțul datoriei, opțiunea de voluntariat poate fi deosebit de eficientă și plină de satisfacții.

Culege recompensele creative

Timpul de plecare are un alt beneficiu major care se adresează mentalității calului de muncă a performanților înalți: poate duce la descoperiri creative.

În cursul ei premiat online, Learning How to Learn , profesorul Barbara Oakley spune că există două moduri de gândire pe care creierul le poate folosi pentru a rezolva probleme. Primul este modul de gândire concentrat, genul pe care îl facem atunci când suntem la biroul nostru, munciți din greu la un proiect. Gândirea concentrată este ideală pentru problemele cu care suntem relativ familiarizați, probleme cu soluții definite. Dar devine mai puțin util în situațiile în care răspunsul este nedefinit sau necesită creativitate.

În aceste circumstanțe, putem beneficia de utilizarea celui de-al doilea mod de gândire: modul difuz. Acest lucru are loc atunci când atenția noastră este în altă parte, iar subconștientul nostru are șansa de a transmite o idee fără constrângeri. Motivul pentru care atât de multe idei creative apar brusc sub duș sau în timp ce plimbăm câinele este că acelea sunt situații în care mintea noastră este liberă să exploreze fără limitele pe care le impune modul de gândire concentrat.

O plimbare pe malul lacului nu îți oferă doar spațiu de decompresie. Poate ajuta la rezolvarea problemelor provocatoare într-un mod în care timpul cu forța brută la computer pur și simplu nu poate. Cu cât te simți mai aproape de pragul epuizării, cu atât mai important este să programezi timp departe de ecran.

Încheierea

Cei cu cariere interesante vor dansa probabil cu epuizare la muncă din când în când. Este în regulă. Scopul este să nu te simți niciodată copleșit (singura modalitate de a face asta este să ținești jos); scopul este să recunoașteți când vă simțiți copleșit și să luați măsuri pentru a rezolva problema înainte ca aceasta să devină mai gravă.

Începe prin a dezvolta mentalitatea potrivită în jurul muncii – trebuie să crezi că a avea grijă de tine face parte din datoria ta profesională. Apoi, fii necruțător în identificarea celor mai importante sarcini și obiective, eliminând continuu sarcinile străine care se strecoară în ziua ta. În cele din urmă, utilizați Legea Parkinson și puterea constrângerilor pozitive pentru a crește producția în mai puțin timp, pentru a recupera o viață în afara muncii și pentru a identifica soluții noi și creative la cele mai mari provocări ale echipei dvs.