Composez le 996 pour la fatigue : comment donner la priorité à la prévention de l'épuisement professionnel

Certains traits positifs unissent les plus performants de tous les secteurs. Ce sont souvent des joueurs d'équipe avec des attitudes positives et un amour pour leur profession qui les prédispose à consacrer plus de temps et à dépasser leurs homologues moins performants.

Cependant, ces traits comportent un risque. Dans un monde où les opportunités abondent, les personnes les plus performantes risquent souvent d'en prendre trop. Collaboratifs par nature, ils ont tendance à donner la priorité à l'équipe plutôt qu'à eux-mêmes, et leur propension au travail peut conduire à une série malsaine de longues journées, de nuits blanches et de week-ends de travail. Pour compliquer le problème, certaines cultures en milieu de travail, explicitement ou implicitement, sont prédisposées au surmenage, adoptant un style de travail 996 : 9 h à 21 h, six jours par semaine.

La destination finale - peut-être trop familière à ceux qui lisent ceci - est un état d'épuisement total connu sous le nom d'épuisement professionnel.

L'épuisement professionnel est techniquement défini comme "un état psychologique d'épuisement physique et émotionnel considéré comme une réaction de stress à une capacité réduite à répondre aux exigences de son travail". Bien qu'il existe de nombreuses causes potentielles d'épuisement professionnel, cette version, provoquée par des périodes prolongées de surmenage, est particulièrement difficile à gérer pour les personnes les plus performantes, car elle découle des mêmes caractéristiques qui les aident à réussir au départ.

En tant que membre de l'équipe communautaire de Toptal, une partie de mon travail consiste à aider à veiller au bien-être des talents au sein de notre réseau mondial. La nôtre est une équipe dynamique au sein d'une entreprise en hyper-croissance chargée d'aider à soutenir et à organiser plus de 600 événements chaque année dans des pays du monde entier. Nous menons également plusieurs initiatives de croissance professionnelle, telles que le Toptal Speakers Network, TopVolunteer et le programme de bourses d'études pour les femmes, qui aident toutes les Toptalers à poursuivre des objectifs en dehors des engagements des clients. Nous faisons tout cela et plus encore avec une équipe de base de sept personnes.

Ce travail offre une occasion unique d'observer comment les meilleurs des meilleurs relèvent les défis du milieu de travail moderne. J'ai vu ce qui fonctionne et ce qui se termine en catastrophe. En cours de route, j'ai eu des conversations avec des artistes très performants du monde entier, distillant les meilleures approches pour éviter l'épuisement professionnel dans les startups autocuiseurs et les partageant avec des publics de toutes sortes.

L'épuisement professionnel n'est pas seulement un risque pour l'individu, mais aussi pour les équipes qu'il soutient. Ce risque est amplifié dans un environnement éloigné, où il est plus facile de se surmener et plus difficile d'évaluer le bien-être de ses coéquipiers.

Pour aider à lutter contre cela, je propose le système suivant pour faire une pause au milieu d'une surcharge, recalibrer et se remettre sur la bonne voie. Non seulement ces principes aideront à éviter l'épuisement professionnel pour ceux qui sont au bord du gouffre, mais s'ils sont correctement exécutés, ils peuvent raviver l'efficacité et la créativité tout en créant du temps libre pour d'autres activités.

Il commence par un cadre en trois parties appelé The Three P's (3P): Psychology, Priority, and Positive Constraints.

Psychologie

L'une des pierres angulaires de la révolution du travail à distance a été la prise de conscience que le temps passé au bureau n'est pas la même chose que le temps passé à être productif. La contribution, la valeur de ce que vous apportez à l'équipe, est plus importante que le nombre d'heures que vous passez à votre bureau.

Il y a un énorme avantage à cet état d'esprit. Cependant, malgré les paroles en l'air de cette idée, dans certaines cultures de travail, il reste une conviction tacite que les heures travaillées sont la mesure la plus importante. Demandez à n'importe quel collègue comment il a été récemment, et il y a de fortes chances que la réponse soit un mot : "occupé".

Naturellement, la plupart des gens sont vraiment occupés à certains moments de la semaine. Mais ils ont aussi faim, sont heureux, s'ennuient et bien d'autres choses qu'ils choisissent de ne pas mentionner. Les mots comptent, et le problème avec l'utilisation de « occupé » comme réponse de choix est qu'il révèle et enracine une psychologie plus profonde : que occupé équivaut à bien, et si nous ne sommes pas occupés, nous ne faisons pas de notre mieux. Personne ne veut laisser tomber l'équipe, mais des coéquipiers trop occupés représentent un risque énorme pour une organisation et ses objectifs.

L'industrie technologique a encore du mal à quantifier avec précision les risques et les dommages causés par l'épuisement professionnel chez les employés. Mais les chercheurs dans le domaine de la santé - où les enjeux sont naturellement élevés - ont montré le lien entre l'épuisement professionnel et les erreurs commises au travail. Une étude a montré un lien entre l'épuisement professionnel des médecins et des taux plus élevés de mortalité des patients. Un autre a montré que les médecins souffrant d'épuisement professionnel étaient deux fois plus susceptibles de commettre des erreurs médicales majeures, affectant les patients, les équipes et les cliniques de manière préjudiciable.

Quand quelqu'un devient surmené et s'épuise, il ne passe pas simplement de productif à improductif. Ils passent de productifs à anti-productifs, commettant des erreurs qui peuvent coûter cher à l'équipe et nécessiter du temps et des ressources supplémentaires pour être corrigées. C'est une longue chute vers le bas, et l'individu, l'équipe et les autres parties prenantes souffrent tout au long du chemin.

Vu sous cet angle, l'activité irréfléchie du type qui mène éventuellement à l'épuisement professionnel peut être considérée comme une forme de négligence professionnelle. Par extension, éviter de se laisser submerger et protéger sa capacité à performer à un niveau élevé fait partie du devoir de tout professionnel.

La psychologie est le fondement sur lequel tout le reste est construit, et les principes suivants auront peu de sens si l'on considère toujours l'héroïsme accablant. En adoptant l'état d'esprit selon lequel surmonter l'épuisement professionnel fait partie de la responsabilité professionnelle, les intervenants se mettent en position de bien prioriser et d'assurer la pérennité pour eux-mêmes et leurs organisations.

Priorité

La technologie est le multiplicateur de force de l'ère moderne ; jamais auparavant une seule personne n'a été capable de faire autant. L'inconvénient est que tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du travail, les gens prennent beaucoup plus que jamais auparavant.

« Il y a trente ans, les cols bleus peu rémunérés étaient plus susceptibles de passer une longue journée que leurs homologues professionnels », rapporte The Economist . « Mais de nos jours, les professionnels du monde entier sont deux fois plus susceptibles de travailler de longues heures que leurs pairs moins instruits. Peu de gens songeraient à gagner du temps pour neuf trous de golf, encore moins 18 […] Et les déjeuners ont maintenant tendance à être des affaires efficaces, dévorés à son bureau, avec un œil sur la boîte de réception des e-mails. À un moment donné, ces travailleurs peuvent enfin quitter le bureau, mais le clignotement ou le bip régulier de leur smartphone sert gentiment à leur rappeler que leur travail n'est jamais terminé.

La capacité à faire plus et à effectuer plusieurs tâches a conduit à un sentiment généralisé de manque de temps et à des charges de travail écrasantes. La seule issue est de rétablir un sens des priorités et de trier impitoyablement sa liste de choses à faire. Comme l'a écrit l'auteur de 7 Habits , Stephen Covey, "L'essentiel est de garder l'essentiel comme l'essentiel". Cela a été rendu plus difficile ces dernières années en raison d'un changement culturel dans la façon dont nous pensons à la priorisation.

Google Ngram Viewer est un outil qui permet aux utilisateurs de rechercher l'occurrence de mots et de phrases au fil du temps dans divers corpus littéraires. Branchez une série de termes et vous voyez instantanément à quelle fréquence ils apparaissent dans la bibliothèque de livres numérisés de Google datant de plusieurs siècles. Semblable au point ci-dessus sur les conséquences culturelles de l'utilisation de mots comme "occupé", comprendre l'utilisation des mots de cette manière offre un aperçu de la façon dont les gens ont pensé et compris le monde au fil des ans.

En ce qui concerne le sujet des priorités, un aperçu intéressant émerge. Alors que le mot priorité existait dans l'usage courant depuis des siècles, le concept de priorités (au pluriel) est un phénomène relativement nouveau.

Asseyez-vous dans n'importe quelle salle de conférence aujourd'hui et vous entendrez parler des principales priorités (au pluriel). Il semble que les générations précédentes savaient ce que nous réapprenons seulement maintenant - il ne peut y avoir qu'une seule chose principale. Être capable de réduire le bruit et d'identifier la chose la plus importante est essentiel pour réduire la surcharge tout en offrant de la valeur et de l'impact.

Une façon d'identifier les priorités est d'utiliser une ligne d'auto-questionnement. Ce qui suit peut être utilisé pour aider à éclaircir une liste de tâches gonflée et à rétablir l'essentiel.

Si c'était la seule chose que j'ai accomplie aujourd'hui, serais-je satisfait de ma journée de travail ?

Vous ferez probablement plus d'une chose par jour. Mais la visualisation de votre charge de travail à travers cette lentille peut aider à prioriser ce qui attire le plus l'attention en premier.

Cette tâche est-elle toujours importante ou la situation a-t-elle changé ?

Les projets évoluent rapidement. Ce n'est pas parce que vous avez commencé quelque chose qu'il est important de continuer à le faire. Assurez-vous de ne pas reporter des tâches qui ne sont plus pertinentes pour vous ou votre équipe.

Suis-je vraiment la seule personne qui peut ou devrait faire cela ?

C'est une question de délégation. Il est souvent tentant de croire que si vous voulez que quelque chose soit bien fait, vous devez le faire vous-même. Cette idée vous retiendra. Quelqu'un d'autre peut ne pas exécuter exactement de la même manière que vous le feriez, mais vous seriez surpris de voir comment les gens se montreront souvent à la hauteur lorsqu'on leur confiera la responsabilité et la confiance. Apprenez à reconnaître ce que vous seul pouvez faire, ainsi que les tâches pour lesquelles les autres peuvent être meilleurs. Entraînez-vous ensuite à faire confiance à vos coéquipiers pour exécuter.

Lequel de ces éléments, s'il est accompli, me fera gagner du temps la semaine prochaine ? Le mois prochain?

C'est une question de systèmes. Parfois, les listes de tâches sont remplies de petites tâches répétitives. Apprenez à regarder une couche plus en profondeur pour trouver les projets sous-jacents qui élimineront les répétitions et gagneront du temps à l'avenir.

Par exemple, si vous ouvrez votre boîte de réception pour trouver trois clients vous posant trois versions de la même question, vous pouvez soit répondre à chaque e-mail, soit passer du temps à transformer la réponse en une page FAQ. La FAQ peut prendre plus de temps que de renvoyer des réponses par e-mail, mais cela fera finalement gagner du temps car la question est susceptible de faire surface avec de futurs clients.

En matière de priorité, les solutions systémiques qui éliminent les tâches répétitives sont souvent plus importantes que la réalisation des petites tâches qu'elles remplacent.

Est-ce la chose la plus importante en ce moment ? Ou est-ce que je l'utilise pour éviter autre chose ?

Cette seule question fera plus pour effacer votre emploi du temps que toutes les autres combinées. Très souvent, la seule chose que nous devons vraiment faire est celle que nous aimerions le moins faire : la conversation difficile, la décision finale. Nous ferons tout pour les éviter, même si cela signifie remplir nos listes de tâches avec des tâches peu prioritaires. Éliminez les dix tâches de procrastinateur et concentrez-vous sur la seule chose importante.

Une fois que vous avez identifié ce qui est vraiment important, il est important de suivre et d'éliminer les choses qui ne le sont pas. Cela peut être difficile, et c'est pourquoi le cadre 3P commence par établir le bon état d'esprit. Effacer votre liste de tâches n'est pas égoïste, et ce n'est pas paresseux ; c'est une étape cruciale pour vous assurer que vous pouvez performer à des niveaux optimaux à long terme.

La dernière étape du processus consiste à introduire des contraintes positives dans notre travail. En nous appuyant sur la sagesse d'un humoriste du XXe siècle, nous allons restructurer notre journée pour en faire plus tout en créant un espace pour décompresser en dehors du travail.

Contraintes positives

L'humoriste, historien et auteur de plus de cinquante livres, Cyril Northcote Parkinson, parlait des bureaucrates lorsqu'il écrivait que "le travail s'étend de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement".

Popularisée par Tim Ferriss dans The 4-Hour Workweek , la loi de Parkinson a engendré un certain nombre de corollaires, notamment le corollaire de Horstman - "des contrats de travail adaptés au temps imparti pour son achèvement" - ainsi que le corollaire comique de Stock-Sanford à Loi de Parkinson : "Si vous attendez la dernière minute, cela ne prend qu'une minute à faire."

Alors que le fondateur d'Alibaba, Jack Ma, est connu pour approuver la culture controversée du 996 (travaillant de 9 h à 21 h, six jours par semaine), Parkinson et Horstman préféreraient que vous ne le fassiez pas.

Certaines entreprises expérimentent la réduction des heures de travail et réussissent. Perpetual Guardian, une entreprise néo-zélandaise qui gère les testaments et les fiducies, a testé une semaine de travail de quatre jours et a constaté qu'elle augmentait en fait la productivité de son personnel tout en stimulant la satisfaction au travail et la créativité. Des résultats similaires ont été trouvés à Göteborg, en Suède, lorsque le conseil municipal a mené une expérience pour essayer des journées de travail de six heures dans certaines institutions.

L'idée derrière la loi de Parkinson est simple. Plus vous avez de temps pour faire quelque chose, plus cela prendra de temps. En limitant de force le temps disponible pour le travail, nous pouvons nous assurer que notre travail est fait rapidement, en évitant les longues journées, les nuits blanches et les week-ends de travail qui conduisent à l'épuisement professionnel.

Fixez des limites avec votre calendrier

Une façon de mettre en pratique la loi de Parkinson consiste à restreindre le temps disponible pour certaines tâches non essentielles comme le courrier électronique ou Slack. Ces tâches sont dangereuses car elles peuvent facilement gonfler et prendre des heures qui auraient été mieux consacrées à la priorité principale.

N'oubliez pas : le travail a la capacité magique de s'étendre et de se contracter pour s'adapter au temps imparti à son achèvement. Si vous avez l'impression de passer trop de temps dans votre boîte de réception chaque jour, essayez de bloquer des heures spécifiques pour vérifier et répondre aux messages, et ne vérifiez pas ces canaux en dehors de ces heures.

Une autre méthode efficace pour mettre en œuvre la loi de Parkinson consiste à utiliser des engagements extérieurs pour s'assurer de s'absenter du travail. Planifiez des activités dans votre calendrier qui vous obligent à vous éloigner de votre bureau et à l'extérieur du bureau. Cela pourrait être n'importe quoi, des vacances au bénévolat. Pour les personnes très performantes qui répondent bien au sens du devoir, l'option du bénévolat peut être particulièrement efficace et gratifiante.

Récoltez les récompenses créatives

Le temps passé à l'extérieur présente un autre avantage majeur qui fait appel à la mentalité de bourreau de travail des plus performants : il peut conduire à des percées créatives.

Dans son cours en ligne primé, Apprendre à apprendre , la professeure Barbara Oakley explique qu'il existe deux modes de pensée que le cerveau peut utiliser pour résoudre des problèmes. Le premier est le mode de pensée focalisé, le genre que nous faisons lorsque nous sommes à notre bureau, travaillant dur sur un projet. La pensée ciblée est idéale pour les problèmes que nous connaissons relativement bien, les problèmes avec des solutions définies. Mais cela devient moins utile dans les situations où la réponse n'est pas définie ou nécessite de la créativité.

Dans ces circonstances, nous pouvons bénéficier de l'utilisation du deuxième mode de pensée : le mode diffus. Cela se produit lorsque notre attention est ailleurs et que notre subconscient a une chance de faire rebondir une idée sans contraintes. La raison pour laquelle tant d'idées créatives apparaissent soudainement sous la douche ou pendant que nous promenons le chien est que ce sont des situations dans lesquelles notre esprit est libre d'explorer sans les limites imposées par le mode de pensée focalisé.

Une promenade au bord du lac ne vous donne pas seulement de l'espace pour décompresser. Cela peut aider à résoudre des problèmes difficiles d'une manière que le temps de force brute à l'ordinateur ne peut tout simplement pas. Plus vous vous sentez au bord de l'épuisement professionnel, plus il est important de prévoir du temps loin de l'écran.

Emballer

Ceux qui ont des carrières passionnantes danseront probablement avec l'épuisement professionnel de temps en temps. C'est bon. Le but n'est pas de ne jamais se sentir dépassé (le seul moyen d'y parvenir est de viser bas) ; le but est de reconnaître quand vous vous sentez dépassé et de prendre des mesures pour résoudre le problème avant qu'il ne s'aggrave.

Cela commence par développer le bon état d'esprit autour du travail - vous devez croire que prendre soin de vous fait partie de votre devoir professionnel. Ensuite, soyez impitoyable pour identifier les tâches et les objectifs les plus importants, en éliminant continuellement les tâches superflues qui se glissent dans votre journée. Enfin, utilisez la loi de Parkinson et le pouvoir des contraintes positives pour augmenter la production en moins de temps, retrouver une vie en dehors du travail et identifier des solutions nouvelles et créatives aux plus grands défis de votre équipe.