Zadzwoń pod numer 996, aby uzyskać zmęczenie: Jak traktować priorytetowo, aby uniknąć wypalenia?

Niektóre pozytywne cechy łączą najlepszych pracowników we wszystkich branżach. Często są graczami zespołowymi z nastawieniem na wszystko i miłością do swojego zawodu, co predysponuje ich do poświęcenia więcej czasu i wyprzedzenia swoich słabszych odpowiedników.

Jednak te cechy niosą ze sobą ryzyko. W świecie, w którym możliwości są obfite, osoby osiągające wysokie wyniki często ryzykują zbyt wiele. Z natury współpracujący, mają tendencję do przedkładania zespołu nad siebie, a ich skłonność do pracy może prowadzić do niezdrowej serii długich dni, całonocnych nocy i roboczych weekendów. Sprawę pogarsza fakt, że niektóre kultury w miejscu pracy – jawnie lub niejawnie – są predysponowane do przepracowania, przyjmując styl pracy 996: od 9 do 21, sześć dni w tygodniu.

Ostatecznym celem – być może aż nazbyt znajomym dla tych, którzy to czytają – jest stan całkowitego wyczerpania, znany jako wypalenie.

Wypalenie zawodowe jest technicznie definiowane jako „psychiczny stan fizycznego i emocjonalnego wyczerpania, uważany za reakcję stresową na zmniejszoną zdolność do sprostania wymogom wykonywanego zawodu”. Chociaż istnieje wiele potencjalnych przyczyn wypalenia, ta wersja – spowodowana długimi okresami przepracowania – jest szczególnie trudna do opanowania dla osób osiągających wysokie wyniki, ponieważ wynika z tych samych cech, które pomagają im odnieść sukces.

Jako członek zespołu ds. społeczności w Toptal, częścią mojej pracy jest pomoc w dbaniu o dobro talentów w naszej globalnej sieci. Nasz zespół to szybko rozwijający się zespół, który jest odpowiedzialny za pomoc we wspieraniu i organizacji ponad 600 wydarzeń rocznie w krajach na całym świecie. Prowadzimy również kilka inicjatyw rozwoju zawodowego, takich jak Toptal Speakers Network, TopVolunteer i program Scholarships for Women, które pomagają Toptalerom realizować cele poza zaangażowaniem klientów. Wszystko to i jeszcze więcej robimy w siedmioosobowym zespole.

Praca ta daje niepowtarzalną okazję do obserwowania, jak najlepsi z najlepszych radzą sobie z wyzwaniami współczesnego miejsca pracy. Widziałem, co działa, a co kończy się katastrofą. Po drodze rozmawiałem z wybitnymi artystami na całym świecie, wynajdując najlepsze sposoby uniknięcia wypalenia w start-upach szybkowarów i dzieląc się nimi z wszelkiego rodzaju publicznością.

Wypalenie zawodowe to nie tylko zagrożenie dla jednostki, ale także dla zespołów, które wspierają. Ryzyko to nasila się w środowisku zdalnym, gdzie łatwiej jest przepracować i trudniej ocenić samopoczucie członków zespołu.

Aby pomóc z tym walczyć, oferuję następujący system zatrzymywania się w środku przytłoczenia, ponownej kalibracji i powrotu na właściwe tory. Zasady te nie tylko pomogą uniknąć wypalenia u osób znajdujących się na krawędzi, ale jeśli zostaną właściwie zastosowane, mogą na nowo rozbudzić efektywność i kreatywność, jednocześnie tworząc wolny czas na inne zajęcia.

Rozpoczyna się trzyczęściową ramą o nazwie Trzy P (3P): Psychologia, Priorytety i Ograniczenia Pozytywne.

Psychologia

Jednym z kamieni węgielnych rewolucji w pracy zdalnej było uświadomienie sobie, że czas spędzony w biurze to nie to samo, co czas spędzony na produktywności. Wkład, czyli wartość tego, co wnosisz do zespołu, jest ważniejszy niż liczba godzin spędzonych przy biurku.

Ten sposób myślenia ma ogromny plus. Jednak pomimo demaskacji tego pomysłu, w niektórych kulturach pracy nadal panuje milczące przekonanie, że przepracowane godziny są najważniejszym miernikiem. Zapytaj koleżankę, jak się ostatnio czuł, a prawdopodobnie odpowiedź będzie jednym słowem: „Zajęty”.

Oczywiście większość ludzi jest naprawdę zajęta w ciągu tygodnia. Ale są też głodni, szczęśliwi, znudzeni i mają wiele innych rzeczy, o których nie wspominają. Słowa mają znaczenie, a problem z użyciem słowa „zajęty” jako właściwej odpowiedzi polega na tym, że ujawnia i zakorzenia głębszą psychologię: zajęty oznacza dobro, a jeśli nie jesteśmy zajęci, nie robimy wszystkiego, co w naszej mocy. Nikt nie chce zawieść zespołu, ale nadmiernie zajęci koledzy z zespołu stanowią ogromne ryzyko dla organizacji i jej celów.

Branża technologiczna wciąż ma trudności z dokładnym określeniem ryzyka i szkód spowodowanych wypaleniem wśród pracowników. Ale naukowcy z obszaru opieki zdrowotnej – gdzie stawka jest naturalnie wysoka – wykazali związek między wypaleniem zawodowym a błędami popełnianymi w pracy. Jedno z badań wykazało związek między wypaleniem zawodowym lekarzy a wyższymi wskaźnikami śmiertelności pacjentów. Inny pokazał, że lekarze doświadczający wypalenia byli dwukrotnie bardziej narażeni na popełnianie poważnych błędów medycznych, co miało szkodliwy wpływ na pacjentów, zespoły i kliniki.

Kiedy ktoś staje się przepracowany i wypala się, nie tylko przechodzi od produktywnego do nieproduktywnego. Przechodzą od produktywnych do antyproduktywnych, popełniając błędy, które mogą drogo kosztować zespół i wymagają dodatkowego czasu i zasobów do naprawienia. To długi upadek na dno, a jednostka, zespół i inni interesariusze cierpią na samym dole.

Patrząc przez tę soczewkę, bezmyślna krzątanina, która ostatecznie prowadzi do wypalenia, może być postrzegana jako forma zaniedbania zawodowego. Co za tym idzie, unikanie przytłoczenia i ochrona zdolności do wykonywania pracy na wysokim poziomie staje się częścią obowiązków każdego profesjonalisty.

Psychologia jest fundamentem, na którym zbudowane jest wszystko inne, a poniższe zasady będą niewiele znaczyły, jeśli nadal uważa się, że jest to przytłaczające bohaterstwo. Przyjmując nastawienie, że przezwyciężanie wypalenia zawodowego jest częścią odpowiedzialności zawodowej, interesariusze stawiają się w sytuacji, w której odpowiednio ustalają priorytety i zapewniają sobie i swoim organizacjom długowieczność.

Priorytet

Technologia jest mnożnikiem siły współczesności; nigdy wcześniej jedna osoba nie była w stanie zrobić tak wiele. Wadą tego jest to, że zarówno w pracy, jak i poza nią ludzie przyjmują znacznie więcej niż kiedykolwiek wcześniej.

„Trzydzieści lat temu nisko opłacani pracownicy fizyczni częściej uderzali w długi dzień niż ich zawodowi koledzy”, donosi Economist . „Ale w dzisiejszych czasach profesjonaliści na całym świecie dwa razy częściej pracują przez długie godziny niż ich mniej wykształceni koledzy. Mało kto pomyślałby o poświęceniu czasu na dziewięć dołków golfa, a tym bardziej na 18 […] A lunche są teraz wydajniejsze, pożerane przy biurku, z okiem na skrzynkę odbiorczą. W pewnym momencie ci pracownicy mogą w końcu opuścić biuro, ale regularne mruganie lub ćwierkanie ich smartfonów uprzejmie przypomina im, że ich praca nigdy nie jest skończona”.

Możliwość robienia więcej i wielozadaniowości doprowadziła do powszechnego poczucia ubóstwa czasu i przytłaczającego obciążenia pracą. Jedynym wyjściem jest przywrócenie poczucia priorytetu i bezwzględne wycofanie się z listy rzeczy do zrobienia. Jak napisał Stephen Covey, autor 7 nawyków : „Najważniejsze jest utrzymanie tego, co najważniejsze”. W ostatnich latach stało się to trudniejsze ze względu na zmianę kulturową w sposobie, w jaki myślimy o ustalaniu priorytetów.

Google Ngram Viewer to narzędzie, które umożliwia użytkownikom wyszukiwanie występowania słów i fraz w czasie w różnych korpusach literackich. Wprowadź serię terminów, a natychmiast zobaczysz, jak często pojawiają się one w bibliotece Google zeskanowanych książek sprzed kilku stuleci. Podobnie jak w powyższym punkcie dotyczącym kulturowych konsekwencji używania słów takich jak „zajęty”, takie rozumienie użycia słów daje wgląd w sposób, w jaki ludzie myśleli i rozumieli świat na przestrzeni lat.

Jeśli chodzi o temat priorytetów, pojawia się ciekawy wgląd. Chociaż słowo priorytet istniało w powszechnym użyciu od wieków, pojęcie priorytetów (liczba mnoga) jest zjawiskiem stosunkowo nowym.

Usiądź dzisiaj w dowolnej sali konferencyjnej, a usłyszysz rozmowę o najważniejszych priorytetach (liczba mnoga). Wydaje się, że poprzednie pokolenia wiedziały, czego my dopiero teraz się uczymy – może być tylko jedna główna rzecz. Umiejętność przebicia się przez hałas i zidentyfikowania najważniejszej rzeczy jest kluczem do zmniejszenia przytłoczenia przy jednoczesnym zapewnieniu wartości i wpływu.

Jednym ze sposobów na określenie priorytetów jest użycie linii zadawania sobie pytań. Poniższe informacje mogą pomóc w zmniejszeniu zawyżonej listy rzeczy do zrobienia i przywróceniu głównej rzeczy.

Gdyby to była jedyna rzecz, którą dzisiaj ukończyłem, czy byłbym zadowolony z mojej codziennej pracy?

Prawdopodobnie będziesz robić więcej niż jedną rzecz dziennie. Jednak oglądanie obciążenia pracą przez ten obiektyw może pomóc w ustaleniu priorytetów tego, co w pierwszej kolejności przyciąga najwięcej uwagi.

Czy to zadanie jest nadal ważne, czy sytuacja się zmieniła?

Projekty ewoluują szybko. To, że coś zacząłeś, nie oznacza, że ​​musisz to robić dalej. Upewnij się, że nie przenosisz zadań, które nie są już istotne dla Ciebie lub Twojego zespołu.

Czy naprawdę jestem jedyną osobą, która może lub powinna to robić?

To jest pytanie dotyczące delegacji. Często kusi, by uwierzyć, że jeśli chcesz coś zrobić dobrze, musisz zrobić to sam. Ten pomysł cię powstrzyma. Ktoś inny może nie wykonywać dokładnie w taki sam sposób, jak Ty, ale zdziwiłbyś się, jak ludzie często stają na wysokości zadania, gdy otrzymują odpowiedzialność i zaufanie. Naucz się rozpoznawać, co tylko Ty możesz zrobić, a także zadania, w których inni mogą być lepsi. Następnie poćwicz ufanie swoim kolegom z drużyny, aby wykonali.

Który z tych elementów, jeśli zostanie zrealizowany, pozwoli mi zaoszczędzić czas w przyszłym tygodniu? W następnym miesiącu?

Tu chodzi o systemy. Czasami listy rzeczy do zrobienia są wypełnione drobnymi, powtarzającymi się zadaniami. Naucz się patrzeć o jedną warstwę głębiej, aby znaleźć podstawowe projekty, które wyeliminują powtórzenia i zaoszczędzą czas w przyszłości.

Na przykład, jeśli otworzysz skrzynkę odbiorczą, aby znaleźć trzech klientów, którzy zadają ci trzy wersje tego samego pytania, możesz albo odpowiedzieć na każdy e-mail, albo poświęcić czas na zamianę odpowiedzi na stronę z najczęściej zadawanymi pytaniami. Często zadawane pytania mogą zająć więcej czasu niż wysyłanie odpowiedzi e-mail, ale ostatecznie zaoszczędzi to czasu, ponieważ pytanie prawdopodobnie pojawi się u przyszłych klientów.

Jeśli chodzi o priorytet, rozwiązania systemowe, które eliminują powtarzalne zadania, są często ważniejsze niż wykonywanie drobnych zadań, które zastępują.

Czy to jest teraz najważniejsze? Czy używam go, aby uniknąć czegoś innego?

To jedno pytanie zrobi więcej, aby wyczyścić Twój harmonogram, niż wszystkie inne razem wzięte. Tak często jedyną rzeczą, którą naprawdę musimy zrobić, jest ta, której najmniej chcielibyśmy zrobić — trudna rozmowa, ostateczna decyzja. Zrobimy wszystko, aby tego uniknąć, nawet jeśli oznacza to wypełnienie naszych list rzeczy do zrobienia pracami o niskim priorytecie. Wyeliminuj dziesięć zadań prokrastynatora i skup się na jednej ważnej rzeczy.

Po zidentyfikowaniu tego, co jest naprawdę ważne, ważne jest, aby śledzić i eliminować rzeczy, które nie są. Może to być trudne i właśnie dlatego 3P Framework zaczyna się od ustalenia właściwego sposobu myślenia. Czyszczenie listy rzeczy do zrobienia nie jest samolubne i nie jest leniwe; to kluczowy krok w kierunku zapewnienia sobie długoterminowych wyników na najwyższych poziomach.

Ostatnim krokiem procesu jest wprowadzenie pozytywnych ograniczeń do naszej pracy. Opierając się na mądrości XX-wiecznego humorysty, zrestrukturyzujemy nasz dzień, aby zrobić więcej, jednocześnie tworząc przestrzeń do dekompresji poza pracą.

Ograniczenia pozytywne

Humorysta, historyk i autor ponad pięćdziesięciu książek, Cyril Northcote Parkinson, mówił o biurokratach, pisząc, że „Praca rozszerza się, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”.

Spopularyzowane przez Tima Ferriss w The 4-Hour Workweek , Prawo Parkinsona doczekało się wielu następstw, w tym Horstman Corollary — „Umowy o pracę dopasowane do czasu przeznaczonego na jego ukończenie” — a także komediowego Stock-Sanford Corollary do Prawo Parkinsona: „Jeśli poczekasz do ostatniej minuty, zajmie to tylko minutę”.

Podczas gdy założyciel Alibaba, Jack Ma, znany jest z popierania kontrowersyjnej kultury 996 (pracuje od 9 do 21, sześć dni w tygodniu), Parkinson i Horstman woleliby, żebyś tego nie robił.

Niektóre firmy eksperymentują ze zmniejszaniem godzin pracy i odnajdywaniem sukcesu. Perpetual Guardian, firma z Nowej Zelandii, która zajmuje się testamentami i funduszami powierniczymi, przetestowała czterodniowy tydzień pracy i stwierdziła, że ​​faktycznie zwiększył on produktywność ich pracowników, jednocześnie zwiększając satysfakcję z pracy i kreatywność. Podobne wyniki uzyskano w Göteborgu w Szwecji, kiedy rada miejska przeprowadziła eksperyment polegający na wypróbowaniu sześciogodzinnego dnia pracy w wybranych instytucjach.

Idea prawa Parkinsona jest prosta. Im więcej czasu musisz coś zrobić, tym więcej czasu to zajmie. Ograniczając na siłę czas dostępny na pracę, możemy zapewnić szybkie wykonanie naszej pracy, unikając długich dni, całonocnych nocy i pracy w weekendy, które prowadzą do wypalenia.

Ustaw granice za pomocą kalendarza

Jednym ze sposobów wprowadzenia prawa Parkinsona w życie jest ograniczenie czasu dostępnego na niektóre mniej istotne zadania, takie jak poczta elektroniczna lub Slack. Te zadania są niebezpieczne, ponieważ mogą łatwo się rozkręcić i zająć godziny, które lepiej byłoby spędzić na głównym priorytecie.

Pamiętaj: Praca ma magiczną zdolność rozszerzania się i kurczenia, aby dopasować się do czasu przeznaczonego na jej ukończenie. Jeśli masz wrażenie, że każdego dnia spędzasz zbyt dużo czasu w swojej skrzynce odbiorczej, spróbuj zablokować określone godziny, aby sprawdzić wiadomości i odpowiedzieć na nie, i nie sprawdzaj tych kanałów poza tymi godzinami.

Inną skuteczną metodą wdrażania prawa Parkinsona jest wykorzystanie zewnętrznych zobowiązań w celu zapewnienia czasu wolnego od pracy. Zaplanuj w swoim kalendarzu działania, które zmuszają Cię do przebywania z dala od biurka i poza biurem. Może to być wszystko, od wakacji po wolontariat. W przypadku osób osiągających dobre wyniki, które dobrze reagują na poczucie obowiązku, opcja wolontariatu może być szczególnie skuteczna i satysfakcjonująca.

Zbierz kreatywne nagrody

Czas wolny ma jeszcze jedną ważną zaletę, która przemawia do mentalności „wół pociągowych” osób osiągających wysokie wyniki: może prowadzić do twórczych przełomów.

Profesor Barbara Oakley na swojej nagradzanej lekcji online „Learning How to Learn ” mówi, że istnieją dwa sposoby myślenia, które mózg może wykorzystać do rozwiązywania problemów. Pierwszy to skoncentrowany sposób myślenia, taki jaki robimy, gdy siedzimy przy biurku, ciężko pracując nad projektem. Skoncentrowane myślenie jest idealne w przypadku problemów, które stosunkowo dobrze znamy, problemów ze zdefiniowanymi rozwiązaniami. Ale staje się mniej przydatne w sytuacjach, w których odpowiedź jest nieokreślona lub wymaga kreatywności.

W takich okolicznościach możemy skorzystać na wykorzystaniu drugiego sposobu myślenia: trybu rozproszonego. Dzieje się tak, gdy nasza uwaga jest skierowana gdzie indziej, a nasza podświadomość ma szansę odbić się na myśl bez ograniczeń. Powodem, dla którego tak wiele kreatywnych pomysłów pojawia się nagle pod prysznicem lub podczas spaceru z psem, jest to, że są to sytuacje, w których nasz umysł może swobodnie eksplorować bez granic, które narzuca skoncentrowany sposób myślenia.

Spacer nad jeziorem to nie tylko miejsce na dekompresję. Może pomóc w rozwiązywaniu trudnych problemów w sposób, w jaki brutalny czas przy komputerze po prostu nie jest w stanie. Im bliżej jesteś krawędzi wypalenia, tym ważniejsze jest zaplanowanie czasu z dala od ekranu.

Zawijanie

Osoby z pasjonującą karierą prawdopodobnie będą od czasu do czasu tańczyć z wypaleniem zawodowym. W porządku. Celem nie jest to, aby nigdy nie czuć się przytłoczonym (jedynym sposobem na to jest celowanie nisko); celem jest rozpoznanie, kiedy czujesz się przytłoczony i podjęcie kroków w celu rozwiązania problemu, zanim stanie się on poważniejszy.

Rozpoczyna się od wyrobienia sobie właściwego nastawienia do pracy — musisz wierzyć, że dbanie o siebie jest częścią twojego zawodowego obowiązku. Następnie bądź bezwzględny w identyfikowaniu najważniejszych zadań i celów, nieustannie usuwając zbędne rzeczy do zrobienia, które wkradają się w Twój dzień. Wreszcie, wykorzystaj prawo Parkinsona i moc pozytywnych ograniczeń, aby zwiększyć wydajność w krótszym czasie, odzyskać życie poza pracą i znaleźć nowe i kreatywne rozwiązania największych wyzwań Twojego zespołu.