Comporre il 996 per la fatica: come dare la priorità alla prevenzione del burnout

Alcuni tratti positivi uniscono i migliori risultati in tutti i settori. Sono spesso giocatori di squadra con atteggiamenti positivi e un amore per la loro professione che li predispone a dedicare più tempo e superare le loro controparti con prestazioni inferiori.

Tuttavia, questi tratti comportano un rischio. In un mondo in cui le opportunità abbondano, gli high performer spesso rischiano di assumere troppo. Collaborativi per natura, tendono a dare la priorità alla squadra rispetto a se stessi e la loro propensione al lavoro può portare a una serie malsana di lunghe giornate, notti intere e fine settimana lavorativi. Ad aggravare il problema, alcune culture del posto di lavoro, esplicitamente o implicitamente, sono predisposte al superlavoro, adottando uno stile di lavoro 996: dalle 9:00 alle 21:00, sei giorni alla settimana.

La destinazione finale, forse fin troppo familiare a coloro che leggono questo, è uno stato di totale esaurimento noto come burnout.

Il burnout è tecnicamente definito come "Uno stato psicologico di esaurimento fisico ed emotivo pensato per essere una reazione allo stress a una ridotta capacità di soddisfare le esigenze della propria occupazione". Sebbene ci siano molte potenziali cause di burnout, questa versione, provocata da periodi prolungati di superlavoro, è particolarmente difficile da gestire per gli high performer perché deriva proprio dagli stessi tratti che li aiutano ad avere successo all'inizio.

In qualità di membro del Community Team di Toptal, parte del mio lavoro consiste nell'aiutare a prendersi cura del benessere dei talenti all'interno della nostra rete globale. Il nostro è un team frenetico all'interno di un'azienda in ipercrescita responsabile di aiutare a supportare e organizzare più di 600 eventi ogni anno nei paesi di tutto il mondo. Gestiamo anche diverse iniziative di crescita professionale, come Toptal Speakers Network, TopVolunteer e il programma Scholarships for Women, che aiutano le Toptalers a perseguire obiettivi al di fuori del coinvolgimento dei clienti. Facciamo tutto questo e molto altro con un team centrale di sette persone.

Questo lavoro offre un'opportunità unica per osservare come il meglio del meglio affronta le sfide del moderno ambiente di lavoro. Ho visto cosa funziona e cosa finisce in un disastro. Lungo la strada, ho avuto conversazioni con artisti di alto livello in tutto il mondo, distillando gli approcci migliori per evitare il burnout nelle startup in pentola a pressione e condividendoli con un pubblico di ogni tipo.

Il burnout non è solo un rischio per l'individuo, ma anche per le squadre che tifa. Questo rischio è amplificato in un ambiente remoto, dove è più facile lavorare troppo e più difficile misurare il benessere dei compagni di squadra.

Per aiutare a combattere questo, offro il seguente sistema per fare una pausa nel mezzo di sopraffare, ricalibrare e rimettersi in carreggiata. Non solo questi principi aiuteranno a evitare il burnout per coloro che sono sull'orlo del baratro, ma se eseguiti correttamente, possono riaccendere la propria efficacia e creatività creando allo stesso tempo tempo libero per altre attività.

Inizia con un framework in tre parti chiamato The Three P's (3P): Psicologia, Priorità e Vincoli Positivi.

Psicologia

Uno dei capisaldi della rivoluzione del lavoro a distanza è stata la consapevolezza che il tempo trascorso in ufficio non è la stessa cosa del tempo speso per essere produttivi. Il contributo, il valore di ciò che porti al team, è più importante del numero di ore che trascorri alla tua scrivania.

C'è un enorme vantaggio in questa mentalità. Tuttavia, nonostante l'esaltazione a parole che questa idea ottiene, in alcune culture del posto di lavoro, rimane la tacita convinzione che le ore lavorate siano la metrica più importante. Chiedi a qualsiasi collega come sono stati di recente e probabilmente la risposta sarà una sola parola: "Occupato".

Naturalmente, la maggior parte delle persone è davvero impegnata a volte durante la settimana. Ma sono anche affamati, felici, annoiati e molte altre cose che scelgono di non menzionare. Le parole contano e il problema con l'utilizzo di "occupato" come risposta di riferimento è che rivela e radica una psicologia più profonda: che occupato equivale a buono e, se non siamo occupati, non stiamo facendo del nostro meglio. Nessuno vuole deludere la squadra, ma i compagni di squadra eccessivamente occupati rappresentano un rischio enorme per un'organizzazione e i suoi obiettivi.

L'industria tecnologica fatica ancora a quantificare con precisione i rischi e i danni causati dal burnout tra i dipendenti. Ma i ricercatori nel settore sanitario, dove la posta in gioco è naturalmente alta, hanno mostrato il legame tra il burnout del lavoro e gli errori commessi sul lavoro. Uno studio ha mostrato una connessione tra il burnout del medico e tassi più elevati di mortalità dei pazienti. Un altro ha mostrato che i medici che sperimentavano il burnout avevano il doppio delle probabilità di commettere errori medici gravi, con un impatto negativo su pazienti, team e cliniche.

Quando qualcuno diventa oberato di lavoro e si esaurisce, non passa dall'essere produttivo all'improduttivo. Passano dall'essere produttivi all'anti-produttivo, commettendo errori che possono costare caro al team e richiedere tempo e risorse aggiuntivi per essere corretti. È una lunga caduta verso il basso e l'individuo, il team e le altre parti interessate ne soffrono fino in fondo.

Visto attraverso questa lente, l'attività sconsiderata del tipo che alla fine porta al burnout può essere vista come una forma di negligenza professionale. Per estensione, evitare la sopraffazione e proteggere la propria capacità di operare ad alto livello diventa parte del dovere di qualsiasi professionista.

La psicologia è il fondamento su cui tutto il resto è costruito, e i seguenti principi avranno poco significato se si considera ancora sopraffare eroico. Adottando la mentalità secondo cui il superamento del burnout fa parte della responsabilità professionale, le parti interessate si mettono nella posizione di stabilire correttamente le priorità e garantire la longevità a se stesse e alle proprie organizzazioni.

Priorità

La tecnologia è il moltiplicatore di forza dell'età moderna; mai prima d'ora una persona è stata capace di fare così tanto. Il rovescio della medaglia è che sia all'interno che all'esterno del lavoro, le persone stanno assumendo molto più che mai.

"Trent'anni fa i colletti blu a bassa retribuzione avevano maggiori probabilità di dare un pugno in una lunga giornata rispetto alle loro controparti professionali", riferisce l' Economist . “Ma al giorno d'oggi i professionisti di tutto il mondo hanno il doppio delle probabilità di lavorare per lunghe ore rispetto ai loro coetanei meno istruiti. Pochi penserebbero di dedicare del tempo a nove buche da golf, tanto meno a 18 […] E i pranzi ora tendono ad essere affari efficienti, divorati alla scrivania, con un occhio alla casella di posta elettronica. Ad un certo punto, questi lavoratori potrebbero finalmente lasciare l'ufficio, ma il regolare battito delle palpebre o il cinguettio dei loro smartphone serve gentilmente a ricordare loro che il loro lavoro non è mai finito".

La capacità di fare di più e il multitasking ha portato a un diffuso senso di povertà di tempo e carichi di lavoro schiaccianti. L'unica via d'uscita è ristabilire un senso di priorità e eliminare spietatamente la propria lista di cose da fare. Come ha scritto l'autore di 7 Habits Stephen Covey, "La cosa principale è mantenere la cosa principale come cosa principale". Questo è stato reso più difficile negli ultimi anni a causa di un cambiamento culturale nel modo in cui pensiamo alla definizione delle priorità.

Google Ngram Viewer è uno strumento che consente agli utenti di cercare l'occorrenza di parole e frasi nel tempo in vari corpora letterari. Inserisci una serie di termini e ti viene immediatamente mostrata la frequenza con cui compaiono nella libreria di libri scansionati di Google risalenti a diversi secoli fa. Simile al punto precedente sulle conseguenze culturali dell'uso di parole come "occupato", la comprensione dell'uso delle parole in questo modo offre informazioni sul modo in cui le persone hanno pensato e compreso il mondo nel corso degli anni.

Quando si arriva al tema delle priorità, emerge un'interessante intuizione. Mentre la parola priorità esisteva nell'uso comune risalenti a secoli fa, il concetto di priorità (plurale) è un fenomeno relativamente nuovo.

Siediti in qualsiasi sala del consiglio oggi e sentirai parlare di priorità principali (plurale). Sembra che le generazioni precedenti sapessero cosa stiamo reimparando solo ora: può esserci solo una cosa principale. Essere in grado di tagliare il rumore e identificare la cosa più importante è la chiave per ridurre la sopraffazione fornendo allo stesso tempo valore e impatto.

Un modo per identificare le priorità è usare una linea di auto-interrogazione. Quanto segue può essere utilizzato per aiutare a ridurre una lista di cose da fare gonfiata e ristabilire la cosa principale.

Se questa fosse l'unica cosa che ho completato oggi, sarei soddisfatto della mia giornata di lavoro?

Probabilmente farai più di una cosa al giorno. Ma visualizzare il tuo carico di lavoro attraverso questo obiettivo può aiutare a dare la priorità a ciò che attira prima l'attenzione.

Questo compito è ancora importante o la situazione è cambiata?

I progetti si evolvono rapidamente. Solo perché hai iniziato qualcosa non significa che sia importante continuare a farlo. Assicurati di non svolgere attività che non sono più rilevanti per te o per il tuo team.

Sono davvero l'unica persona che può o dovrebbe farlo?

Questa è una domanda di delegazione. Spesso si è tentati di credere che se vuoi che qualcosa sia fatto bene, devi farlo da solo. Questa idea ti tratterrà. Qualcun altro potrebbe non eseguire esattamente come faresti tu, ma saresti sorpreso di come le persone spesso saranno all'altezza dell'occasione quando gli viene data responsabilità e fiducia. Impara a riconoscere ciò che solo tu puoi fare, così come i compiti in cui gli altri potrebbero essere più bravi. Quindi esercitati a fidarti dell'esecuzione dei tuoi compagni di squadra.

Quale di questi elementi, se realizzato, mi farà risparmiare tempo la prossima settimana? Il prossimo mese?

Tutto questo riguarda i sistemi. A volte le liste di cose da fare sono piene di piccoli compiti ripetitivi. Impara a guardare uno strato più in profondità per trovare i progetti sottostanti che elimineranno le ripetizioni e faranno risparmiare tempo in futuro.

Ad esempio, se apri la tua casella di posta e trovi tre clienti che ti chiedono tre versioni della stessa domanda, puoi rispondere a ciascuna e-mail o dedicare del tempo a trasformare la risposta in una pagina delle domande frequenti. Le domande frequenti potrebbero richiedere più tempo rispetto all'attivazione delle risposte e-mail, ma alla fine farà risparmiare tempo poiché è probabile che la domanda emerga con i clienti futuri.

Quando si tratta di priorità, le soluzioni sistemiche che eliminano le attività ripetitive sono spesso più importanti del completamento delle piccole attività che sostituiscono.

È questa la cosa più importante in questo momento? O lo sto usando per evitare qualcos'altro?

Questa domanda farà di più per cancellare il tuo programma rispetto a tutte le altre messe insieme. Così spesso l'unica cosa che dobbiamo davvero fare è quella che meno vorremmo fare: la conversazione difficile, la decisione finale. Faremo qualsiasi cosa per evitarli, anche se ciò significa riempire le nostre liste di cose da fare con un lavoro frenetico a bassa priorità. Elimina i dieci compiti di procrastinatore e concentrati sull'unica cosa importante.

Una volta identificato ciò che è veramente importante, è importante seguire ed eliminare le cose che non lo sono. Questo può essere difficile, ed è per questo che il 3P Framework inizia stabilendo la giusta mentalità. Cancellare la tua lista di cose da fare non è egoistico e non è pigro; è un passaggio cruciale per garantire prestazioni ai massimi livelli a lungo termine.

L'ultimo passo del processo consiste nell'introdurre vincoli positivi nel nostro lavoro. Basandosi sulla saggezza di un umorista del 20° secolo, ristruttureremo la nostra giornata per fare di più creando allo stesso tempo spazio per decomprimere al di fuori del lavoro.

Vincoli positivi

Umorista, storico e autore di più di cinquanta libri, Cyril Northcote Parkinson, stava parlando di burocrati quando scrisse che "Il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento".

Reso popolare da Tim Ferriss in The 4-Hour Workweek , Parkinson's Law ha continuato a generare una serie di corollari tra cui il corollario Horstman - "Contratti di lavoro per adattarsi al tempo dato per il suo completamento" - così come il corollario Stock-Sanford comico a Legge di Parkinson: "Se aspetti fino all'ultimo minuto, ci vuole solo un minuto per farlo".

Mentre il fondatore di Alibaba, Jack Ma, è noto per sostenere la controversa cultura 996 (lavorando dalle 9:00 alle 21:00, sei giorni alla settimana), Parkinson e Horstman preferirebbero che tu non lo facessi.

Alcune aziende stanno sperimentando la riduzione dell'orario di lavoro e stanno trovando successo. Perpetual Guardian, un'azienda in Nuova Zelanda che gestisce testamenti e trust, ha testato una settimana lavorativa di quattro giorni e ha scoperto che in realtà aumentava la produttività del personale aumentando la soddisfazione e la creatività sul lavoro. Risultati simili sono stati trovati a Göteborg, in Svezia, quando il consiglio comunale ha condotto un esperimento per provare giornate lavorative di sei ore presso istituzioni selezionate.

L'idea alla base della legge di Parkinson è semplice. Più tempo hai per fare qualcosa, più tempo ci vorrà. Limitando con la forza il tempo disponibile per il lavoro, possiamo garantire che il nostro lavoro venga svolto rapidamente, evitando le lunghe giornate, le notti intere e i fine settimana lavorativi che portano al burnout.

Imposta i confini con il tuo calendario

Un modo per mettere in pratica la legge di Parkinson è limitare la quantità di tempo disponibile per alcune attività non essenziali come e-mail o Slack. Questi compiti sono pericolosi perché possono facilmente gonfiarsi e richiedere ore che sarebbero state spese meglio per la priorità principale.

Ricorda: il lavoro ha una capacità magica di espandersi e contrarsi per adattarsi al tempo concesso per il suo completamento. Se ritieni di trascorrere troppo tempo nella tua casella di posta ogni giorno, prova a bloccare orari specifici per controllare e rispondere ai messaggi e non controllare questi canali al di fuori di tali orari.

Un altro metodo efficace per attuare la legge di Parkinson è utilizzare impegni esterni per garantire il tempo lontano dal lavoro. Pianifica le attività nel tuo calendario che ti costringono a stare lontano dalla scrivania e fuori dall'ufficio. Potrebbe essere qualsiasi cosa, da una vacanza al volontariato. Per i professionisti che rispondono bene al senso del dovere, l'opzione del volontariato può essere particolarmente efficace e gratificante.

Raccogli i premi creativi

Il tempo lontano ha un altro grande vantaggio che fa appello alla mentalità del cavallo di battaglia degli artisti ad alte prestazioni: può portare a scoperte creative.

Nella sua premiata lezione online, Imparare a imparare , la professoressa Barbara Oakley afferma che ci sono due modalità di pensiero che il cervello può usare per risolvere i problemi. Il primo è il modo di pensare focalizzato, il tipo che facciamo quando siamo alla nostra scrivania, al lavoro duro su un progetto. Il pensiero focalizzato è l'ideale per problemi con cui abbiamo relativamente familiarità, problemi con soluzioni definite. Ma diventa meno utile in situazioni in cui la risposta è indefinita o richiede creatività.

In tali circostanze, possiamo trarre vantaggio dall'utilizzo del secondo modo di pensare: il modo diffuso. Questo avviene quando la nostra attenzione è altrove e il nostro subconscio ha la possibilità di far rimbalzare un'idea senza vincoli. Il motivo per cui così tante idee creative appaiono all'improvviso sotto la doccia o mentre portiamo a spasso il cane è perché quelle sono situazioni in cui la nostra mente è libera di esplorare senza i confini che il modo di pensare focalizzato impone.

Una passeggiata in riva al lago non ti dà solo spazio per decomprimerti. Può aiutare a risolvere problemi difficili in un modo che il tempo di forza bruta al computer semplicemente non può. Più ti senti vicino all'orlo del burnout, più importante è programmare il tempo lontano dallo schermo.

Avvolgendo

Quelli con carriere eccitanti probabilmente balleranno con l'esaurimento del lavoro di tanto in tanto. Va bene. L'obiettivo è non sentirsi mai sopraffatti (l'unico modo per farlo è puntare in basso); l'obiettivo è riconoscere quando ti senti sopraffatto e adottare misure per risolvere il problema prima che diventi più serio.

Inizia sviluppando la giusta mentalità intorno al lavoro: devi credere che prenderti cura di te stesso fa parte del tuo dovere professionale. Quindi, sii spietato nell'identificare i compiti e gli obiettivi più importanti, eliminando continuamente le cose da fare estranee che si insinuano nella tua giornata. Infine, usa la legge di Parkinson e il potere dei vincoli positivi per aumentare la produzione in meno tempo, recuperare una vita al di fuori del lavoro e identificare soluzioni nuove e creative per le sfide più grandi del tuo team.