Segreti di gestione del tempo di un ingegnere efficiente

A volte vorrei essere un vampiro, o almeno un lupo mannaro. Probabilmente renderebbe più facile tutto questo equilibrio tra lavoro e vita privata di cui le persone parlano. Ma sfortunatamente, sono solo umano, il che significa che devo dormire, e ho solo 24 ore al giorno, proprio come tutti gli altri.

Sottraendo sei o più ore per dormire, mi ritrovo con un misero 18 ore per lavoro e gioco. Sfortunatamente, questo non è abbastanza per un ambizioso ingegnere del software freelance, o no?

Dal momento che non possiamo trasformarci in esseri soprannaturali o deformare lo spaziotempo a nostro piacimento, dobbiamo sfruttare al massimo il nostro tempo, motivo per cui la gestione del tempo è così importante e perché ho deciso di scrivere questo post.

Il post tratterà vari metodi e strumenti nella mia cassetta degli attrezzi per la produttività:

• Perché la gestione del tempo è fondamentale quanto le competenze tecniche, soprattutto per i liberi professionisti.
• Criteri chiave che tutti i sistemi di gestione del tempo devono soddisfare.
• Tecniche efficaci di gestione del tempo per i freelance.
• Strumenti che trovo efficaci e uso me stesso.

Ogni libero professionista ha una tariffa oraria ma, a volte, non ci rendiamo conto che tariffe orarie più elevate non si traducono necessariamente in maggiori guadagni su base mensile o annuale.

I liberi professionisti di solito fatturano a ore, quindi gestione del tempo significa anche gestione del denaro .

Con il freelance, c'è tempo fatturabile e non fatturabile ; in termini di controllo potrebbe essere pensato come azioni produttive o distraenti che richiedono tempo. Per realizzare il valore reale del tempo (e del denaro) è necessario tracciarlo, calcolarlo e analizzarlo, e per questo tutti abbiamo bisogno di un buon sistema di gestione del tempo.

Molti liberi professionisti si concentrano sull'ottimizzazione della tariffa oraria , ma non riescono a ottimizzare le ore fatturate . Un aumento della quantità di tempo che puoi spendere per la fatturazione è importante tanto quanto la tua tariffa.

I 3 componenti dei buoni sistemi di gestione del tempo

Qualunque sia il sistema di gestione del tempo che ti viene in mente, qualunque strumento tu decida di utilizzare, ci sono tre caratteristiche principali che influenzano direttamente la qualità dell'organizzazione del tempo e l'esecuzione dei tuoi compiti professionali.

Dovresti fidarti del sistema.

Quando si imposta un'attività, è necessario essere sicuri al 100% di ricevere una notifica dell'attività imminente al momento giusto. Qual è lo scopo di un promemoria per "portare la stampa alla riunione", quando sei già in piedi davanti alla sala conferenze?

Il sistema dovrebbe essere il più semplice possibile.

Quando il tuo sistema ti fa saltare i cerchi solo per aggiungere un semplice promemoria per "Chiama Alice tra un'ora", è inefficace.

Inevitabilmente, finirai per annotarlo su un pezzo di carta a caso, impostare un allarme sul tuo telefono o utilizzare qualsiasi cosa tranne il tuo sistema.

Il sistema dovrebbe essere accessibile.

Di cosa non esci mai di casa senza? Sono disposto a scommettere sul tuo smartphone.

Dimentica l'agenda giornaliera e le bacheche. Non ti sono utili quando sei seduto in un bar, aspettando il tuo assegno e cercando di ricordare chi devi chiamare.

Con la tecnologia odierna e i dati mobili incredibilmente veloci, puoi trasportare tonnellate di documenti, promemoria, note e schizzi tutto nel cloud, che è a portata di mano.

8 Tecniche di gestione del tempo collaudate

Programma il giorno successivo.

Fin dalla scuola elementare, i miei genitori mi hanno incoraggiato a fare un programma per il giorno successivo.

Questo è stato probabilmente il primo metodo di gestione del tempo che abbia mai usato - un elenco di base di attività per la giornata - qualcosa come un'agenda quotidiana. È un'idea sensata, soprattutto se non hai molto da fare, ma ho riscontrato un problema serio: quando un compito non veniva svolto in tempo, veniva rimandato al giorno successivo.

Con questo metodo, un solo compito incompiuto può trasformarsi in un gigantesco compito. E dopo alcuni giorni, dovrai buttare via l'elenco e iniziarne uno nuovo perché quello vecchio diventa impossibile da soddisfare, poiché i compiti più importanti sostituiscono quelli meno significativi. L'elenco diventa sempre più lungo e alla fine finisce nel cestino.

Utilizza correttamente il tuo calendario.

Logicamente, il passaggio successivo è impostare il calendario. Invece di fare un piano per il giorno successivo, pianifica in anticipo, distribuendo le attività in giorni diversi e, se necessario, spostandone alcune in una data diversa e più adatta.

Mantenere un calendario organizzato correttamente è conveniente, in quanto ti consente di pianificare un'attività particolare per un certo tempo, ma se provi a utilizzarlo per tutti i tipi di attività, incontrerai una serie di problemi che non sono facili da risolvere con un calendario:

• Alcune attività non sono collegate a una data particolare.
• Ad esempio, una nota che ti ricorda di "comprare del latte" non è legata a un'ora o un luogo specifico. Quando compro il latte? Dove? Presumibilmente, sulla strada di casa, ma nessuno può dire esattamente quando e dove andranno a prendere la spesa.
• Compiti diversi hanno contesti diversi come, ad esempio, piani personali, compiti di lavoro, questioni urgenti, problemi meno urgenti e così via. Inserirli tutti in un calendario è complicato e potrebbe non essere affatto utile.

In breve, un calendario è uno strumento essenziale per la gestione del tempo, ma solo per compiti da svolgere ad un orario prestabilito . Se un'attività è pianificata per domani, ma può essere eseguita dopodomani o in mezz'ora, non è proprio un'attività da aggiungere al calendario.

Qualunque cosa tu non pianifichi, aggiungi alla tua lista di cose da fare.

Quindi, cosa dovresti fare con le attività che non si adattano bene al tuo calendario?

Bene, possiamo usare qualcosa che non implica affatto date: elenchi di cose da fare. Gli elenchi di attività sono perfetti per questo perché sono facili da creare e mantenere.

Puoi creare un elenco o elenchi separati ed etichettare le attività con tag, ad esempio: lavoro, casa, importante, meno importante e così via. Il vantaggio principale di questi elenchi è che sono semplici e non sono legati a una certa data o ora.

Se hai attività che non devi svolgere entro un periodo di tempo ristretto, sono ancora rilevanti dopo il tuo ritorno dalle vacanze, mentre se facessi affidamento sul tuo calendario, dovresti rivedere e ridistribuire le attività che ti sei perso mentre eri lontano.

Delega il lavoro che odi.

Il punto di gestione del tempo è quello di consentire di strutturare l'esecuzione di vari compiti, a seconda della loro urgenza, importanza e complessità. Ma vedo un altro aspetto importante della gestione del tempo:

Mi permette di dedicare il mio tempo a problemi che posso risolvere nel modo più efficace e che nessun altro potrebbe risolvere meglio o più rapidamente.

I compiti che svolgi dovrebbero portare gioia, che è anche importante. Questo mi porta alla delega.

C'è un compito che temi di portare a termine e persone che possono farlo rapidamente e facilmente? (Non sto parlando del tuo lavoro o di altre attività pagate dal tuo datore di lavoro). Quindi esternalizza tali attività.

È in tuo potere evitare il lavoro che non ti interessa. In tal modo, ti liberi per compiti che dovrebbero essere assolti solo da te e assumi un'altra persona contemporaneamente. Ho sentito numerose scuse sul perché le persone non possono delegare, come ad esempio:

• È più facile farlo da solo che spiegare quello che voglio (anche se ciò significa che devo lottare per farmi strada in un nuovo campo).
• Non voglio spendere soldi per cose di cui posso fare a meno (perché niente è gratis).
• Lo farò meglio di chiunque altro (e anche se lo farò peggio, almeno lo farò da solo).

Ecco perché utilizzo determinati criteri per decidere se è sensato o meno delegare un compito:

• Se non lo trovo interessante, delego.
• Se un'altra persona lo troverà interessante, delego.
• Se il compito può essere svolto almeno all'80% anche da qualcun altro, delego.
• Se mi costerà meno che se lo facessi io stesso, delego.

È importante notare che non si tratta di confrontare le tariffe orarie . Riguarda il (prezioso) tempo che dovrai dedicare a capire tutto mentre un'altra persona potrebbe già avere la competenza richiesta per iniziare immediatamente a eseguire l'attività.

Ogni situazione non deve spuntare tutti i criteri. Dovresti prendere decisioni basandoti sui tuoi sentimenti verso un compito particolare. A volte devi andare con il tuo istinto, che è solo un'altra parola per esperienza.

Ecco alcuni esempi di compiti che di solito delego:

Traduzioni

Sto scrivendo questo articolo in russo, perché è la mia lingua madre e l'ho tradotto in inglese.

Non è che non sono in grado di scrivere in una lingua straniera, è solo che scrivere in russo è più facile per me.

In questo modo posso portare a termine il compito più velocemente e mi godrò di più l'esperienza perché posso esprimere meglio le mie idee nella mia lingua madre. Se dovessi scriverlo in inglese, o tradurre la bozza da solo, ci vorrebbe molto più tempo che se lo facesse un traduttore professionista.

Montaggio video

Dopo un viaggio, potrei avere molti video di cui voglio fare una clip. Posso modificarlo da solo, se ne ho voglia, oppure posso farlo fare a qualcuno per me. In questo caso, dipende dal mio umore.

Lavori domestici

La pulizia dell'appartamento è un altro semplice esempio perché puoi farlo da solo, oppure puoi chiamare un servizio di pulizia.

Semplifica e automatizza.

Oltre ai compiti principali e ovvi che ti vengono in mente quando pensi alla gestione del tempo, non dimenticare gli innumerevoli piccoli compiti che richiedono molto tempo.

Se noti che stai ripetendo la stessa attività, anche la più piccola, ha senso semplificarla o automatizzarla. Anche risparmiando solo tre secondi su un'azione (ad esempio, cambiare scheda) che esegui 20 volte al giorno, risparmierai un paio d'ore all'anno.

Certo, non sembra molto, ma tutti questi piccoli risparmi si sommano!

Che dire quindi delle attività che non puoi automatizzare o semplificare? Bene, dovresti essere in grado di aumentare la tua produttività migliorando il tuo ambiente di lavoro e limitando al minimo le distrazioni. Puoi usare i tuoi risparmi per ottenere una sedia elegante o un hardware migliore.

Ecco alcuni esempi di base di come puoi radere il tempo della tua routine quotidiana:

• Usa i tasti di scelta rapida il più possibile. La pressione di tre, quattro o cinque tasti spesso richiede molto meno tempo rispetto a puntare e fare clic con il mouse.
• Quando possibile, prova a ridurre il numero di attività su cui lavori contemporaneamente, idealmente, a uno. Quando stai facendo un lavoro profondo, le interruzioni possono farti tornare indietro di 15 minuti o più perché devi ritrovare il ritmo.
• Uso il mio laptop per lavoro, ma sulla mia scrivania ho altro hardware per aumentare la produttività, come una tastiera desktop, grandi monitor, cuffie e così via. Se la tua macchina principale è un laptop, puoi semplificare la connessione di tutte queste periferiche utilizzando una docking station. Migliora; le docking station stanno diventando obsolete e presto diventeranno un ricordo del passato. Grazie alle tecnologie emergenti, sarai presto in grado di connettere tutto in modalità wireless.
• Al lavoro utilizzo due grandi monitor e lo schermo del mio laptop, collegato al dock, che mi permette di avere più informazioni sulla schermata principale spostando altre parti dell'interfaccia su dispositivi indipendenti, ma vicini. So che ad alcune persone non piacciono le configurazioni multi-monitor, ma anche se ti ostini ad avere un unico display sulla tua scrivania, c'è ancora molto che puoi fare. Solo pochi anni fa, i monitor 4K/UHD di grandi dimensioni erano proibitivi, ma non è più così. Anche i monitor con proporzioni ampie (vale a dire 21:9) sono un'alternativa che vale la pena esaminare.
• Di solito disattivo tutte le notifiche impreviste durante le chat di lavoro, poiché possono distrarre e impedirmi di concentrarmi sull'attività. Puoi comunque ricevere messaggi privati ​​per questioni urgenti.

È importante non semplificare o automatizzare eccessivamente, altrimenti finirai per progettare un robot per preparare una tazza di tè. Come per tutte le ottimizzazioni, la regola è migliorare solo ciò che può essere migliorato con il minimo sforzo e il massimo risultato.

Considera il metodo Getting Things Done (GTD).

Il metodo GTD, avanzato da David Allen nel suo libro, comprende una serie di strumenti e li unifica in un sistema ben strutturato e ben organizzato.

È difficile condensare e inserirsi in un punto in un articolo del blog, poiché l'autore dedica l'approccio in tutto il suo libro, ma se desideri una rapida panoramica, dai un'occhiata alla mappa del flusso di lavoro GTD.

Ecco i concetti principali, o almeno il modo in cui li vedo io.

• Quando svolgi un'attività, o anche fai una pausa, dovresti essere completamente immerso nel processo e, per questo, è fondamentale dimenticare tutte le altre attività. Puoi raggiungere questo obiettivo spostando tutto ciò che hai in mente in un altro posto: calendario, note, elenchi di cose da fare, notifiche, ecc.
• È importante essere consapevoli del motivo per cui stai eseguendo questo particolare compito in un momento specifico, ma è ancora più importante capire perché non stai facendo qualcos'altro e quali altri compiti hai in cantiere.
• Quando stai pensando a cosa fare, il sistema ti aiuta a scegliere l'attività più adatta alle varie circostanze e tempi. Se hai voglia di chattare, puoi iniziare a chiamare le persone dall'elenco dei tuoi contatti. Se hai un minuto libero davanti al computer, invia e-mail o effettua un acquisto online.
• È essenziale includere tutto nel tuo sistema, altrimenti potresti iniziare a mettere in dubbio l'integrità del sistema e non ti fidi di esso.

Dì "no".

La differenza tra le persone di successo e le persone di successo è che le persone di successo dicono di no a quasi tutto. – Warren Buffett

Non importa quanto sia interessante il tuo sistema, non ti permetterà di fare più di quanto sei in grado di fare.

Ecco perché, per quanto strano possa sembrare, un elemento cruciale della gestione del tempo è la capacità di rinunciare a un compito o all'altro.

Il tuo amico ti ha chiesto di aiutare a creare un sito semplice perché "sei un programmatore, vero?" Stima il tempo che potrebbe richiedere, soprattutto se non sei uno sviluppatore web, e dai una risposta in base al tuo sistema e ai tuoi sentimenti verso l'attività.

Tieni traccia del tuo tempo.

Dopo aver costruito un sistema di cui ti fidi, a volte è necessario rivedere i tuoi sforzi. Anche se tutte le attività pianificate vengono completate in tempo, è possibile che tu possa dedicare del tempo ad attività non correlate, come controllare le notizie, chattare con gli amici e così via.

Questo ovviamente distorcerà i risultati, ingannandoti nel pensare che tutto sia chiaro. Fortunatamente, possiamo fare in modo che una macchina sia il nostro supervisore indipendente.

Gli strumenti in My Productivity Toolbox

Come promesso, darò una panoramica degli strumenti che ho scelto dopo aver testato molti programmi diversi di sviluppatori diversi. Tutto quanto descritto di seguito è una percezione soggettiva del prodotto. Potresti trovare qualcos'altro che soddisfi le tue esigenze.

Google

La cosa più importante per me è un singolo account. Cerco di ridurre al minimo il numero di strumenti quando possibile, tenendo presente il principio della semplicità.

Posta in arrivo di Google

Il principio principale per me è una Posta in arrivo di Google "vuota" (le email fissate come note non contano). La posta in arrivo è solitamente un'attività che dovrebbe essere eseguita: potrebbe essere una notifica per eseguire una revisione del codice, un'attività del cliente, ma anche se si tratta di una semplice conversazione, dovrebbe essere affrontata.

Calendario

Il fatto che Android sia uguale a Google rende il suo Calendario perfetto perché è sempre con te. Le persone utilizzano dispositivi diversi con sistemi operativi diversi e Google è il re delle app e dei servizi multipiattaforma. Google Calendar è solo uno di questi ed è ampiamente utilizzato su tutte le piattaforme.

Notifiche

Google consente agli utenti di aggiungere notifiche utilizzabili su app Web e dispositivi mobili. Poiché la maggior parte delle persone li conosce già, così come il modo in cui sono impostati in Google Calendar, non elaborerò.

Tempo di salvataggio

Poiché tutti i miei progetti sono a tempo pieno e non ho bisogno di creare report dettagliati su ciò che ho fatto, la mia scelta è di tenere traccia di tutte le attività possibili solo per essere sicuro di non perdere tempo in compiti inutili.

RescueTime ti consente di registrare ogni app e sito che utilizzi durante il giorno. Definisce lo stato di ogni attività (produttiva o distraente) e stabilisce obiettivi, come "Trascorrere almeno N ore in attività produttive".

Presumo che la maggior parte dei lettori abbia già familiarità anche con la soluzione di monitoraggio del tempo di Toptal, quindi non dedicherò molto tempo a introdurla. TopTracker è indipendente dalla piattaforma e può essere utilizzato in varie impostazioni. Consente agli utenti di acquisire schermate, misurare l'attività, creare report e tenere traccia del tempo, ovviamente.

Ricorda Il Latte

Trovare una buona app per l'elenco delle cose da fare richiedeva molto tempo, poiché oggi esiste un'enorme quantità di app.

Alla fine ho optato per Remember The Milk perché soddisfaceva tutte le mie esigenze.

• Ha il sistema più semplice possibile per aggiungere attività, con priorità, tag, notifiche e così via.
• È una soluzione multipiattaforma per computer e dispositivi mobili.
• Puoi suddividere le attività in elenchi e progetti.

Le linee intelligenti sono un vero spasso.

Puoi creare un'attività, aggiungerla a un progetto, aggiungere tag (anche nuovi), impostare priorità e indicare il luogo in cui eseguire l'attività, utilizzando solo la tastiera, senza mouse, clic o altro.

Tipiche fasi delle attività

Infine, diamo una rapida occhiata alle diverse fasi delle attività nel tuo sistema.

Questo è il modo in cui ordino le attività in arrivo.

Come risultato di questo semplice algoritmo, qualsiasi attività, anche la più semplice, va al calendario (se l'ora è specificata, come in "Chiama papà tra due ore" ) o a una lista di cose da fare, dove attende il suo turno .

L'elenco delle cose da fare è suddiviso in diversi progetti e le attività sono contrassegnate.

Per esempio:

• wait – il compito è in attesa di qualcosa;
• successivo – un compito che svolgi quando hai tempo o hai voglia di farlo, o qualcosa del genere;
• shop – da realizzare in negozio: puoi andare in un supermercato, aprire la lista e vedere cosa devi comprare;
• pc : un'attività al computer;
• contatto : chiama qualcuno.

In questo modo, tutte le attività con una scadenza vengono completate in tempo perché le hai nel tuo calendario e, se hai voglia di fare qualcos'altro, puoi farlo, a seconda del contesto e della priorità.

Lascia che il tuo sistema sia all'avanguardia.

Ognuno ha i propri compiti, mentalità e abitudini. Qualsiasi sistema dovrebbe essere testato e modificato secondo necessità. La gestione del tempo non solo ti consente di organizzare la tua giornata in modo efficiente, ma ti aiuta anche a essere consapevole delle attività tenendo traccia dei progressi e ricordandoti gli obiettivi che ti sei prefissato.

Non devi sprecare tempo ed energie per ricordare cosa devi fare e capire cosa ti senti di fare in questo momento perché il sistema te lo dirà.

Ci sono innumerevoli ragioni per cui dovresti creare e impiegare un efficiente sistema di gestione del tempo, ma se alla fine lo scomponi, tutto si riduce a questo: è un ottimo investimento, soprattutto se sei un libero professionista.