Les secrets de la gestion du temps d'un ingénieur efficace

Parfois, j'aimerais être un vampire, ou du moins un loup-garou. Cela faciliterait probablement toute cette conciliation travail-vie personnelle dont les gens parlent. Mais malheureusement, je ne suis qu'humain, ce qui veut dire que je dois dormir, et je n'ai que 24 heures par jour, comme tout le monde.

Soustrayez six heures ou plus pour le sommeil, et je suis coincé avec un maigre 18 heures pour le travail et les loisirs. Malheureusement, cela ne suffit pas pour un ingénieur logiciel indépendant ambitieux, n'est-ce pas ?

Comme nous ne pouvons pas nous transformer en êtres surnaturels ou déformer l'espace-temps à notre guise, nous devons tirer le meilleur parti de notre temps, c'est pourquoi la gestion du temps est si importante et pourquoi j'ai décidé d'écrire ce post.

Le poste couvrira diverses méthodes et outils dans ma boîte à outils de productivité :

• Pourquoi la gestion du temps est aussi essentielle que les compétences techniques, en particulier pour les indépendants.
• Critères clés que tous les systèmes de gestion du temps doivent respecter.
• Techniques efficaces de gestion du temps pour les indépendants.
• Des outils que je trouve efficaces et que j'utilise moi-même.

Chaque pigiste a un taux horaire mais, parfois, nous ne réalisons pas que des taux horaires plus élevés ne se traduisent pas nécessairement par des revenus plus élevés sur une base mensuelle ou annuelle.

Les pigistes facturent généralement à l'heure, donc la gestion du temps signifie également la gestion de l'argent .

Avec le freelance, il y a du temps facturable et du temps non facturable ; en termes de contrôle, cela pourrait être considéré comme des actions productives ou distrayantes qui prennent du temps. Afin de réaliser la valeur réelle du temps (et de l'argent), vous devez le suivre, le calculer et l'analyser, et à cette fin, nous avons tous besoin d'un bon système de gestion du temps.

De nombreux pigistes se concentrent sur l'optimisation de leur taux de facturation horaire , mais ils ne parviennent pas à optimiser les heures facturées . Une augmentation du temps que vous pouvez consacrer à la facturation est tout aussi importante que votre tarif.

Les 3 composantes d'un bon système de gestion du temps

Quel que soit le système de gestion du temps que vous concevez, quels que soient les outils que vous décidez d'utiliser, il existe trois caractéristiques principales qui influencent directement la qualité de l'organisation du temps et l'exécution de vos tâches professionnelles.

Vous devez faire confiance au système.

Lorsque vous définissez une tâche, vous devez être sûr à 100 % que vous serez informé de la tâche à venir au bon moment. Quel est l'intérêt d'un rappel « d'apporter une copie imprimée à la réunion », alors que vous êtes déjà devant la salle de conférence ?

Le système doit être aussi simple que possible.

Lorsque votre système vous fait sauter à travers des cerceaux juste pour ajouter un simple rappel "Appelez Alice dans une heure", c'est inefficace.

Inévitablement, vous finirez par le noter sur une feuille de papier au hasard, régler une alarme sur votre téléphone ou utiliser à peu près tout sauf votre système.

Le système doit être accessible.

Sans quoi ne quittez-vous jamais la maison ? Je suis prêt à parier votre smartphone.

Oubliez l'agenda et les panneaux d'affichage. Ils ne vous sont d'aucune utilité lorsque vous êtes assis dans un café, que vous attendez votre chèque et que vous essayez de vous rappeler qui vous devez appeler.

Grâce à la technologie d'aujourd'hui et aux données mobiles ultrarapides, vous pouvez transporter des tonnes de documents, de rappels, de notes et de croquis dans le cloud, en un tour de main.

8 techniques éprouvées de gestion du temps

Programmez le lendemain.

Depuis l'école primaire, mes parents m'ont encouragé à faire un horaire pour le lendemain.

C'était probablement la première méthode de gestion du temps que j'utilisais - une liste de base des tâches de la journée - quelque chose comme un agenda quotidien. C'est une idée sensée, surtout si vous n'avez pas grand-chose à faire, mais j'ai rencontré un sérieux problème : lorsqu'une tâche n'était pas effectuée à temps, elle était remise au lendemain.

Avec cette méthode, une seule tâche inachevée peut faire boule de neige en une tâche géante. Et après quelques jours, vous devrez jeter la liste et en commencer une nouvelle car l'ancienne devient impossible à remplir, car les tâches les plus importantes déplacent celles qui sont moins importantes. La liste s'allonge de plus en plus et finit par finir à la poubelle.

Utilisez correctement votre calendrier.

Logiquement, la prochaine étape consiste à configurer votre calendrier. Au lieu de faire un plan pour le lendemain, planifiez à l'avance, en répartissant les tâches sur différents jours et, si nécessaire, en déplaçant certaines à une date différente et plus appropriée.

Maintenir un calendrier bien organisé est pratique, car il vous permet de programmer une tâche particulière pendant un certain temps, mais si vous essayez de l'utiliser pour toutes sortes de tâches, vous rencontrerez un certain nombre de problèmes qui ne sont pas faciles à résoudre avec un calendrier :

• Certaines tâches ne sont pas liées à une date particulière.
• Par exemple, une note vous rappelant «d'acheter du lait» n'est pas liée à un moment ou à un lieu spécifique. Quand acheter du lait ? Où? Vraisemblablement, sur le chemin du retour, mais personne ne peut dire exactement quand et où ils iront chercher leurs courses.
• Différentes tâches ont des contextes différents tels que, par exemple, des plans personnels, des tâches professionnelles, des problèmes urgents, des problèmes moins urgents, etc. Les intégrer tous dans un seul calendrier est compliqué et peut ne pas être utile du tout.

En bref, un calendrier est un outil essentiel pour la gestion du temps, mais uniquement pour les tâches à effectuer à une heure définie . Si une tâche est prévue pour demain, mais peut être réalisée après-demain, ou en une demi-heure, ce n'est pas vraiment une tâche à ajouter à votre calendrier.

Tout ce que vous ne planifiez pas, ajoutez-le à vos listes de tâches.

Alors, que faire des tâches qui ne correspondent pas à votre calendrier ?

Eh bien, nous pouvons utiliser quelque chose qui n'implique pas du tout de dates - des listes de tâches. Les listes de tâches sont parfaites pour cela car elles sont faciles à créer et à gérer.

Vous pouvez créer une liste ou des listes séparées et étiqueter les tâches avec des balises, telles que : travail, domicile, important, moins important, etc. Le principal avantage de ces listes est qu'elles sont simples et ne sont pas liées à une certaine date ou heure.

Si vous avez des tâches que vous n'avez pas besoin d'effectuer dans un délai strict, elles sont toujours pertinentes après votre retour de vacances, alors que si vous vous fiez à votre calendrier, vous devrez réviser et redistribuer les tâches que vous avez manquées pendant que vous étiez une façon.

Déléguez le travail que vous détestez.

L'intérêt de la gestion du temps est de vous permettre de structurer l'exécution de différentes tâches, en fonction de leur urgence, de leur importance et de leur complexité. Mais je vois un autre aspect important de la gestion du temps :

Cela me permet de consacrer mon temps aux problèmes que je peux résoudre le plus efficacement et que personne d'autre ne pourrait résoudre mieux ou plus rapidement.

Les tâches que vous effectuez doivent apporter de la joie, ce qui est également important. Cela m'amène à la délégation.

Y a-t-il une tâche que vous redoutez d'accomplir et des personnes qui peuvent la faire rapidement et facilement ? (Je ne parle pas de votre travail ou d'autres activités payées par votre employeur). Ensuite, externalisez cette ou ces tâches.

Il est en votre pouvoir d'éviter un travail qui ne vous intéresse pas. Ce faisant, vous vous libérez pour des tâches qui ne devraient être remplies que par vous, et vous employez simultanément une autre personne. J'ai entendu de nombreuses excuses expliquant pourquoi les gens ne peuvent pas déléguer, telles que :

• C'est plus facile de le faire moi-même que d'expliquer ce que je veux (même si cela signifie que je dois me frayer un chemin dans un nouveau domaine).
• Je ne veux pas dépenser d'argent pour des choses dont je peux me passer (car rien n'est gratuit).
• Je le ferai mieux que quiconque (et même si je le fais moins bien, au moins je le ferai moi-même).

C'est pourquoi j'utilise certains critères pour décider s'il est judicieux ou non de déléguer une tâche :

• Si je ne trouve pas ça intéressant, je délègue.
• Si une autre personne trouvera cela intéressant, je délègue.
• Si la tâche peut également être effectuée au moins à 80% par quelqu'un d'autre, je délègue.
• Si cela me coûte moins cher que si je le faisais moi-même, je délègue.

Il est important de noter qu'il ne s'agit pas de comparer des taux horaires . Il s'agit du temps (précieux) que vous devrez consacrer à tout comprendre alors qu'une autre personne peut déjà avoir la compétence requise pour commencer à exécuter la tâche immédiatement.

Chaque situation n'a pas à cocher tous les critères. Vous devez prendre des décisions en fonction de vos sentiments envers une tâche particulière. Parfois, vous devez suivre votre instinct, ce qui n'est qu'un autre mot pour l'expérience.

Voici quelques exemples de tâches que je délègue habituellement :

Traductions

J'écris cet article en russe, car c'est ma langue maternelle et je le fais traduire en anglais.

Ce n'est pas que je sois incapable d'écrire dans une langue étrangère, c'est juste qu'écrire en russe est plus facile pour moi.

De cette façon, je peux accomplir la tâche plus rapidement et je profiterai davantage de l'expérience car je peux mieux exprimer mes idées dans ma langue maternelle. Si je devais l'écrire en anglais ou traduire moi-même le brouillon, cela prendrait beaucoup plus de temps que si un traducteur professionnel le faisait.

Montage vidéo

Après un voyage, j'ai peut-être beaucoup de vidéos dont je veux faire un clip. Je peux le modifier moi-même, si j'en ai envie, ou je peux demander à quelqu'un de le faire pour moi. Dans ce cas, cela dépend de mon humeur.

Travail domestique

Le nettoyage de l'appartement est un autre exemple simple car vous pouvez le faire vous-même ou vous pouvez faire appel à un service de nettoyage.

Rationalisez et automatisez.

En plus des tâches majeures et évidentes qui viennent à l'esprit quand on pense à la gestion du temps, n'oubliez pas les innombrables petites tâches qui prennent aussi beaucoup de temps.

Si vous remarquez que vous répétez la même tâche, même la plus petite, il est logique de la rationaliser ou de l'automatiser. Même en économisant seulement trois secondes sur une action (par exemple, changer d'onglet) que vous effectuez 20 fois par jour, vous gagnerez quelques heures par an.

Certes, cela ne semble pas beaucoup, mais toutes ces petites économies s'additionnent !

Qu'en est-il des tâches que vous ne pouvez pas automatiser ou rationaliser ? Eh bien, vous devriez pouvoir augmenter votre productivité en améliorant votre environnement de travail et en limitant les distractions au minimum. Vous pouvez utiliser vos économies pour obtenir une chaise élégante ou un meilleur matériel.

Voici quelques exemples de base sur la façon dont vous pouvez gagner du temps sur votre routine quotidienne :

• Utilisez autant que possible les raccourcis clavier . Appuyer sur trois, quatre ou cinq touches prend souvent beaucoup moins de temps que de pointer et de cliquer avec une souris.
• Lorsque cela est possible, essayez de réduire le nombre de tâches sur lesquelles vous travaillez simultanément, idéalement à une. Lorsque vous travaillez en profondeur, les interruptions peuvent vous retarder de 15 minutes ou plus, car vous devez retrouver votre rythme.
• J'utilise mon ordinateur portable pour travailler, mais sur mon bureau, j'ai d'autres matériels pour augmenter la productivité, comme un clavier de bureau, de grands moniteurs, des écouteurs, etc. Si votre machine principale est un ordinateur portable, vous pouvez simplifier la connexion de tous ces périphériques en utilisant une station d'accueil. Ça s'ameliore; les stations d'accueil deviennent obsolètes et appartiendront bientôt au passé. Grâce aux technologies émergentes, vous pourrez bientôt tout connecter sans fil.
• Au travail, j'utilise deux grands moniteurs et l'écran de mon ordinateur portable, connecté à la station d'accueil, ce qui me permet d'avoir plus d'informations sur l'écran principal en déplaçant d'autres parties de l'interface vers des appareils indépendants, mais proches. Je sais que certaines personnes n'aiment pas les configurations multi-écrans, mais même si vous insistez pour avoir un seul écran sur votre bureau, vous pouvez encore faire beaucoup. Il y a quelques années à peine, les moniteurs 4K/UHD surdimensionnés étaient d'un prix prohibitif, mais ce n'est plus le cas. Les moniteurs à rapport d'aspect large (à savoir 21: 9) sont également une alternative à examiner.
• Habituellement, je désactive toutes les notifications inattendues pendant les discussions de travail, car elles peuvent être gênantes et m'empêcher de me concentrer sur la tâche. Vous pouvez toujours recevoir des messages privés pour des questions urgentes.

Il est important de ne pas trop simplifier ou automatiser - sinon vous finirez par concevoir un robot pour faire une tasse de thé. Comme pour toute optimisation, la règle est de n'améliorer que ce qui peut être amélioré avec un minimum d'effort et un maximum de résultats.

Considérez la méthode Getting Things Done (GTD).

La méthode GTD, avancée par David Allen dans son livre, englobe un certain nombre d'outils et les unifie dans un système bien structuré et bien organisé.

Il est difficile de condenser et de tenir en un seul point dans un article de blog, puisque l'auteur consacre l'approche tout au long de son livre, mais si vous souhaitez un aperçu rapide, consultez la carte de flux de travail GTD.

Voici les principaux concepts, ou du moins la façon dont je les vois.

• Lors de l'exécution d'une tâche, ou même d'une pause, vous devez être complètement immergé dans le processus, et pour cela, il est essentiel d'oublier toutes les autres tâches. Vous pouvez y parvenir en déplaçant tout ce qui vous préoccupe vers un autre endroit : calendrier, notes, listes de tâches, notifications, etc.
• Il est important de savoir pourquoi vous effectuez cette tâche particulière à un moment précis, mais il est encore plus important de comprendre pourquoi vous ne faites pas autre chose et quelles autres tâches vous avez en cours.
• Lorsque vous réfléchissez à ce que vous devez faire, le système vous aide à choisir la tâche la mieux adaptée aux différentes circonstances et à l'heure. Si vous avez envie de discuter, vous pouvez commencer à appeler des personnes à partir de votre liste de contacts. Si vous avez une minute devant l'ordinateur, envoyez des e-mails ou effectuez un achat en ligne.
• Il est essentiel de tout inclure dans votre système, sinon vous risquez de commencer à remettre en question l'intégrité du système et de ne pas lui faire confiance.

Dis non."

La différence entre les gens qui réussissent et les gens qui réussissent vraiment, c'est que les gens qui réussissent vraiment disent non à presque tout. – Warren Buffett

Peu importe à quel point votre système est cool, il ne vous laissera pas faire plus que ce que vous êtes capable de faire.

C'est pourquoi, aussi étrange que cela puisse paraître, un élément crucial de la gestion du temps est la capacité à abandonner une tâche ou une autre.

Votre ami vous a-t-il demandé de l'aider à créer un site simple parce que "vous êtes un programmeur, n'est-ce pas ?" Estimez le temps que cela prendra probablement, surtout si vous n'êtes pas un développeur Web, et donnez une réponse en fonction de votre système et de vos propres sentiments à l'égard de la tâche.

Suivez votre temps.

Une fois que vous avez construit un système auquel vous faites confiance, il est parfois nécessaire de revoir vos efforts. Même si toutes les tâches planifiées sont terminées à temps, il est possible que vous consacriez du temps à des activités sans rapport, comme consulter les actualités, discuter avec des amis, etc.

Cela faussera évidemment les résultats, vous faisant croire que tout est clair. Heureusement, nous pouvons obtenir une machine pour être notre superviseur indépendant.

Les outils de ma boîte à outils de productivité

Comme promis, je vais donner un aperçu des outils que j'ai choisis après avoir testé pas mal de programmes différents de différents développeurs. Tout ce qui est décrit ci-dessous est une perception subjective du produit. Vous pouvez trouver autre chose qui répond à vos besoins.

Google

La chose la plus importante pour moi est un compte unique. J'essaie de minimiser autant que possible le nombre d'outils, en gardant à l'esprit le principe de simplicité.

Boîte de réception par Google

Le principe de base pour moi est une boîte de réception Google "vide" (les e-mails corrigés en tant que notes ne comptent pas). Le courrier entrant est généralement une tâche qui doit être effectuée : il peut s'agir d'une notification pour effectuer une révision du code, une tâche du client, mais même s'il s'agit d'une simple conversation, elle doit être traitée.

Calendrier

Le fait qu'Android soit égal à Google rend son calendrier parfait car il est toujours avec vous. Les gens utilisent différents appareils exécutant différents systèmes d'exploitation, et Google est le roi des applications et des services multiplateformes. Google Calendar n'est que l'un d'entre eux, et il est largement utilisé sur toutes les plateformes.

Avis

Google permet aux utilisateurs d'ajouter des notifications exploitables sur les applications Web et les appareils mobiles. Étant donné que la plupart des gens les connaissent déjà, ainsi que la façon dont ils sont configurés dans Google Agenda, je ne développerai pas.

RescueTime

Étant donné que tous mes projets sont à temps plein et que je n'ai pas besoin de créer des rapports détaillés sur ce que j'ai fait, mon choix est de suivre toutes les activités possibles juste pour être sûr de ne pas perdre de temps sur des tâches inutiles.

RescueTime vous permet d'enregistrer chaque application et site que vous utilisez pendant la journée. Il définit le statut de chaque activité (productive ou distrayante) et fixe des objectifs, comme "Passer au moins N heures sur des tâches productives".

Je suppose que la plupart des lecteurs connaissent déjà la solution de suivi du temps de Toptal, donc je ne passerai pas beaucoup de temps à la présenter. TopTracker est indépendant de la plate-forme et peut être utilisé dans divers contextes. Il permet aux utilisateurs de prendre des captures d'écran, de mesurer l'activité, de créer des rapports et de suivre le temps, évidemment.

Rappelez-vous le lait

Trouver une bonne application de liste de tâches prenait du temps, car il existe aujourd'hui une quantité énorme d'applications.

J'ai finalement opté pour Remember The Milk car il répondait à toutes mes exigences.

• Il dispose du système le plus simple possible pour ajouter des tâches, avec des priorités, des balises, des notifications, etc.
• Il s'agit d'une solution multiplateforme pour ordinateurs et appareils mobiles.
• Vous pouvez diviser les tâches en listes et projets.

Les lignes intelligentes sont géniales.

Vous pouvez créer une tâche, l'ajouter à un projet, ajouter des balises (y compris de nouvelles), définir des priorités et indiquer l'endroit où la tâche doit être effectuée, en utilisant uniquement votre clavier, sans souris, clics ou autre.

Étapes de tâche typiques

Enfin, examinons rapidement les différentes étapes des tâches de votre système.

C'est ainsi que je trie les tâches entrantes.

Grâce à cet algorithme simple, toute tâche, même la plus facile, va soit dans le calendrier (si l'heure est précisée, comme dans "Appeler papa dans deux heures" ), soit dans une liste de tâches, où elle attend son tour. .

La liste de tâches est divisée en différents projets et les tâches sont étiquetées.

Par exemple:

• attendre - la tâche attend quelque chose ;
• ensuite - une tâche que vous faites quand vous avez le temps ou envie de le faire, ou quelque chose comme ça ;
• magasin – à réaliser dans un magasin : vous pouvez vous rendre dans un supermarché, ouvrir la liste et voir ce que vous devez acheter ;
• pc – une tâche à l'ordinateur ;
• contacter - appeler quelqu'un.

De cette façon, toutes les tâches avec une date limite sont terminées à temps car vous les avez dans votre calendrier, et si vous avez envie de faire autre chose, vous pouvez le faire, en fonction de son contexte et de sa priorité.

Laissez votre système montrer la voie.

Chacun a ses propres tâches, sa mentalité et ses habitudes. Tout système doit être testé et modifié au besoin. Non seulement la gestion du temps vous permet d'organiser efficacement votre journée, mais elle vous aide également à rester au courant des tâches en suivant les progrès et en vous rappelant les objectifs que vous vous êtes fixés.

Vous n'avez pas à perdre de temps et d'énergie à vous souvenir de ce que vous devez faire et à déterminer ce que vous avez envie de faire en ce moment, car le système vous le dira.

Il existe d'innombrables raisons pour lesquelles vous devriez créer et utiliser un système de gestion du temps efficace, mais si vous finissez par le décomposer, tout se résume à ceci : c'est un excellent investissement, surtout si vous êtes un pigiste.