Segredos de gerenciamento de tempo de um engenheiro eficiente

Às vezes eu gostaria de ser um vampiro, ou pelo menos um lobisomem. Provavelmente facilitaria toda essa coisa de equilíbrio entre vida profissional e pessoal de que as pessoas falam. Mas, infelizmente, sou apenas humano, o que significa que tenho que dormir, e só tenho 24 horas por dia, como todo mundo.

Subtraia seis ou mais horas de sono e fico preso com míseras 18 horas de trabalho e lazer. Infelizmente, isso não é suficiente para um engenheiro de software freelance ambicioso, ou é?

Como não podemos nos transformar em seres sobrenaturais ou distorcer o espaço-tempo como quisermos, temos que aproveitar ao máximo nosso tempo, por isso a gestão do tempo é tão importante e por isso decidi escrever este post.

A postagem abordará vários métodos e ferramentas na minha caixa de ferramentas de produtividade:

• Por que o gerenciamento do tempo é tão crítico quanto as habilidades técnicas, especialmente para freelancers.
• Critérios-chave que todos os sistemas de gerenciamento de tempo devem atender.
• Técnicas eficazes de gerenciamento de tempo para freelancers.
• Ferramentas que considero eficazes e uso eu mesmo.

Todo freelancer tem uma taxa horária, mas, às vezes, não percebemos que taxas horárias mais altas não se traduzem necessariamente em maiores ganhos mensais ou anuais.

Os freelancers geralmente faturam por hora, portanto, gerenciamento de tempo também significa gerenciamento de dinheiro .

Com o freelancing, há tempo faturável e não faturável ; em termos de controle, pode ser pensado como ações produtivas ou distrativas que levam tempo. Para perceber o valor real do tempo (e do dinheiro) você precisa rastreá-lo, calculá-lo e analisá-lo, e para isso todos nós precisamos de um bom sistema de gerenciamento de tempo.

Muitos freelancers se concentram em otimizar sua taxa de faturamento por hora , mas não conseguem otimizar as horas faturadas . Um aumento no tempo que você pode gastar no faturamento é tão importante quanto sua taxa.

Os 3 componentes de bons sistemas de gerenciamento de tempo

Seja qual for o sistema de gerenciamento de tempo que você criar, quaisquer que sejam as ferramentas que você decida usar, existem três características principais que influenciam diretamente na qualidade da organização do tempo e na execução de suas tarefas profissionais.

Você deve confiar no sistema.

Ao definir uma tarefa, você precisa ter 100% de certeza de que será notificado da próxima tarefa no momento certo. Qual é o sentido de um lembrete para “levar o material impresso para a reunião” quando você já está na frente da sala de conferência?

O sistema deve ser o mais simples possível.

Quando seu sistema faz você pular entre obstáculos apenas para adicionar um simples lembrete de “Ligue para Alice em uma hora” , é ineficaz.

Inevitavelmente, você acabará anotando em um pedaço de papel aleatório, definindo um alarme no telefone ou usando praticamente qualquer coisa, menos o sistema.

O sistema deve ser acessível.

O que você nunca sai de casa sem? Estou disposto a apostar seu smartphone.

Esqueça o planejador do dia e os quadros de avisos. Eles não são úteis para você quando você está sentado em um café, esperando sua conta e tentando lembrar para quem você precisa ligar.

Com a tecnologia de hoje e os dados móveis extremamente rápidos, você pode carregar muitos documentos, lembretes, notas e esboços na nuvem, com apenas um toque de distância.

8 técnicas de gerenciamento de tempo testadas e comprovadas

Agende o dia seguinte.

Desde a escola primária, meus pais me incentivavam a fazer um cronograma para o dia seguinte.

Esse foi provavelmente o primeiro método de gerenciamento de tempo que usei – uma lista básica de tarefas para o dia – algo como uma agenda diária. É uma ideia sensata, especialmente se você não tem muito o que fazer, mas me deparei com um problema sério: quando uma tarefa não era executada no prazo, era adiada para o dia seguinte.

Com esse método, apenas uma tarefa inacabada pode se transformar em uma gigantesca. E depois de alguns dias, você precisará jogar a lista fora e começar uma nova porque a antiga se torna impossível de cumprir, pois tarefas mais importantes substituem aquelas que são menos significativas. A lista fica cada vez mais longa e, eventualmente, acaba no lixo.

Utilize corretamente o seu calendário.

Logicamente, o próximo passo é configurar seu calendário. Em vez de fazer um planejamento para o dia seguinte, planeje com antecedência, distribuindo as tarefas em dias diferentes e, se necessário, transferindo algumas para uma data diferente e mais adequada.

Manter um calendário devidamente organizado é conveniente, pois permite agendar uma determinada tarefa para um determinado tempo, mas se você tentar usá-lo para todos os tipos de tarefas, encontrará vários problemas que não são fáceis de resolver com um calendário:

• Certas tarefas não estão vinculadas a uma data específica.
• Por exemplo, uma nota lembrando você de “comprar um pouco de leite” não está vinculada a um horário ou local específico. Quando compro leite? Onde? Presumivelmente, a caminho de casa, mas ninguém pode dizer exatamente quando e onde eles vão pegar suas compras.
• Tarefas diferentes têm contextos diferentes, como, por exemplo, planos pessoais, tarefas de trabalho, questões urgentes, problemas menos urgentes e assim por diante. Encaixar todos eles em um calendário é complicado e pode não ajudar em nada.

Em suma, um calendário é uma ferramenta essencial para a gestão do tempo, mas apenas para tarefas a serem realizadas em um horário definido . Se uma tarefa está planejada para amanhã, mas pode ser cumprida depois de amanhã, ou em meia hora, não é realmente uma tarefa para adicionar ao seu calendário.

Tudo o que você não agendar, adicione às suas listas de tarefas.

Então, o que você deve fazer com tarefas que não são adequadas para o seu calendário?

Bem, podemos usar algo que não envolva datas – listas de tarefas. As listas de tarefas são perfeitas para isso porque são fáceis de criar e manter.

Você pode criar uma lista ou listas separadas e rotular tarefas com tags, como: trabalho, casa, importante, menos importante e assim por diante. A principal vantagem dessas listas é que elas são simples e não estão vinculadas a uma determinada data ou hora.

Se você tiver tarefas que não precisa executar dentro de um período de tempo estrito, elas ainda serão relevantes depois que você voltar de férias, enquanto se você confiasse em seu calendário, teria que revisar e redistribuir as tarefas que você perdeu enquanto estava um jeito.

Delegue o trabalho que você odeia.

O objetivo do gerenciamento do tempo é permitir que você estruture a execução de várias tarefas, dependendo de sua urgência, importância e complexidade. Mas vejo outro aspecto importante da gestão do tempo:

Isso me permite dedicar meu tempo a problemas que posso resolver de forma mais eficaz e que ninguém mais poderia resolver melhor ou mais rapidamente.

As tarefas que você realiza devem trazer alegria, o que também é importante. Isso me leva à delegação.

Existe uma tarefa que você teme concluir e pessoas que podem fazê-la de maneira rápida e fácil? (Não estou falando do seu trabalho ou outras atividades pagas pelo seu empregador). Em seguida, terceirize essa(s) tarefa(s).

Está em seu poder evitar o trabalho que não lhe interessa. Ao fazer isso, você se libera para tarefas que deveriam ser cumpridas apenas por você e emprega outra pessoa simultaneamente. Já ouvi inúmeras desculpas sobre por que as pessoas não podem delegar, como:

• É mais fácil fazer isso sozinho do que explicar o que eu quero (mesmo que isso signifique que eu tenho que lutar por um novo campo).
• Eu não quero gastar dinheiro em coisas que eu posso fazer sem (porque nada é de graça).
• Farei melhor do que qualquer outra pessoa (e mesmo que faça pior, pelo menos farei eu mesma).

É por isso que utilizo certos critérios para decidir se é ou não sensato delegar uma tarefa:

• Se não acho interessante, delego.
• Se outra pessoa achar interessante, eu delego.
• Se a tarefa puder ser feita pelo menos 80% por outra pessoa, eu delego.
• Se me custar menos do que se eu mesmo o fizesse, delego.

É importante notar que não se trata de comparar taxas horárias . É sobre o tempo (valioso) que você terá que gastar para descobrir tudo enquanto outra pessoa já pode ter a competência necessária para começar a executar a tarefa imediatamente.

Cada situação não precisa marcar todos os critérios. Você deve tomar decisões com base em seus sentimentos em relação a uma tarefa específica. Às vezes você tem que seguir seu instinto, que é apenas outra palavra para experiência.

Aqui estão alguns exemplos de tarefas que costumo delegar:

Traduções

Estou escrevendo este artigo em russo, porque é minha língua nativa e estou traduzindo para o inglês.

Não que eu seja incapaz de escrever em uma língua estrangeira, é que escrever em russo é mais fácil para mim.

Dessa forma, posso fazer a tarefa mais rapidamente e aproveitarei mais a experiência porque posso expressar melhor minhas ideias em meu idioma nativo. Se eu escrevesse em inglês ou traduzisse o rascunho por conta própria, levaria muito mais tempo do que se um tradutor profissional o fizesse.

Edição de vídeo

Depois de uma viagem, posso ter muitos vídeos dos quais quero fazer um clipe. Posso editá-lo eu mesmo, se tiver vontade, ou posso pedir a alguém que faça isso por mim. Neste caso, depende do meu humor.

Trabalho doméstico

Limpar o apartamento é outro exemplo simples, porque você mesmo pode fazer isso ou pode chamar um serviço de limpeza.

Simplifique e automatize.

Além das tarefas principais e óbvias que vêm à mente quando você pensa em gerenciamento de tempo, não se esqueça das inúmeras pequenas tarefas que também ocupam muito tempo.

Se você perceber que está repetindo a mesma tarefa – mesmo a menor – faz sentido simplificá-la ou automatizá-la. Mesmo economizando apenas três segundos em uma ação (por exemplo, alternar as guias) que você executa 20 vezes por dia, você economizará algumas horas por ano.

Concedido, não parece muito, mas todas essas pequenas economias se somam!

E as tarefas que você não pode automatizar ou otimizar? Bem, você deve ser capaz de aumentar sua produtividade melhorando seu ambiente de trabalho e limitando as distrações ao mínimo. Você pode usar suas economias para obter uma cadeira sofisticada ou um hardware melhor.

Aqui estão alguns exemplos básicos de como você pode economizar tempo da sua rotina diária:

• Use as teclas de atalho o máximo possível. Pressionar três, quatro ou cinco teclas geralmente leva muito menos tempo do que apontar e clicar com o mouse.
• Quando possível, tente reduzir o número de tarefas em que você trabalha simultaneamente, idealmente, para uma. Quando você está fazendo um trabalho profundo, as interrupções podem atrasar 15 minutos ou mais, porque você precisa encontrar seu ritmo novamente.
• Eu uso meu laptop para trabalhar, mas na minha mesa tenho outro hardware para aumentar a produtividade, como um teclado de desktop, monitores grandes, fones de ouvido e assim por diante. Se sua máquina principal for um laptop, você pode simplificar a conexão de todos esses periféricos usando uma estação de acoplamento. Fica melhor; as estações de ancoragem estão a tornar-se obsoletas e em breve tornar-se-ão uma coisa do passado. Graças às tecnologias emergentes, em breve você poderá conectar tudo sem fio.
• No trabalho, uso dois monitores grandes e a tela do meu laptop, conectada ao dock, o que me permite ter mais informações na tela principal movendo outras partes da interface para dispositivos independentes, mas próximos. Eu sei que algumas pessoas não gostam de configurações de vários monitores, mas mesmo se você insistir em ter um único monitor em sua mesa, ainda há muito o que fazer. Apenas alguns anos atrás, os monitores 4K/UHD superdimensionados eram proibitivamente caros, mas esse não é mais o caso. Monitores de proporção ampla (ou seja, 21:9) também são uma alternativa que vale a pena examinar.
• Normalmente desligo todas as notificações inesperadas durante os chats de trabalho, pois elas podem me distrair e me impedir de me concentrar na tarefa. Você ainda pode receber mensagens privadas para assuntos urgentes.

É importante não simplificar ou automatizar demais – caso contrário, você acabará projetando um robô para fazer uma xícara de chá. Como em toda otimização, a regra é melhorar apenas aquilo que pode ser melhorado com mínimo esforço e máximo de resultados.

Considere o método Getting Things Done (GTD).

O método GTD, avançado por David Allen em seu livro, engloba uma série de ferramentas e as unifica em um sistema bem estruturado e bem organizado.

É difícil condensar e encaixar em um ponto em um artigo de blog, já que o autor dedica a abordagem ao longo de seu livro, mas se você quiser uma visão geral rápida, confira o GTD Workflow Map.

Aqui estão os principais conceitos, ou pelo menos a forma como os vejo.

• Ao realizar uma tarefa, ou mesmo fazer uma pausa, você deve estar completamente imerso no processo e, para isso, é fundamental esquecer todas as outras tarefas. Você pode conseguir isso movendo tudo o que está em sua mente para outro lugar – calendário, notas, listas de tarefas, notificações etc.
• É importante estar ciente de por que você está realizando essa tarefa específica em um momento específico, mas é ainda mais importante entender por que você não está fazendo outra coisa e quais outras tarefas você tem em andamento.
• Quando você está pensando no que fazer, o sistema ajuda você a escolher a tarefa mais adequada para várias circunstâncias e momentos. Se quiser conversar, você pode começar a ligar para as pessoas da sua lista de contatos. Se você tiver um minuto livre na frente do computador, envie e-mails ou faça uma compra online.
• É essencial incluir tudo em seu sistema, caso contrário você pode começar a questionar a integridade do sistema e não confiar nele.

Diga não."

A diferença entre pessoas bem-sucedidas e pessoas realmente bem-sucedidas é que as pessoas realmente bem-sucedidas dizem não a quase tudo. – Warren Buffet

Não importa o quão legal seja seu sistema, ele não permitirá que você faça mais do que pode.

É por isso que, por mais estranho que possa parecer, um elemento crucial do gerenciamento do tempo é a capacidade de desistir de uma tarefa ou outra.

Seu amigo pediu para você ajudar a criar um site simples porque “você é programador, não é?” Estime o tempo que provavelmente levará, especialmente se você não for um desenvolvedor da Web, e dê uma resposta com base em seu sistema e em seus próprios sentimentos em relação à tarefa.

Acompanhe o seu tempo.

Depois de construir um sistema em que você confia, às vezes é necessário revisar seus esforços. Mesmo que todas as tarefas planejadas sejam concluídas no prazo, há uma chance de você gastar tempo em atividades não relacionadas, como verificar notícias, conversar com amigos e assim por diante.

Isso obviamente distorcerá os resultados, enganando-se pensando que tudo está claro. Felizmente, podemos obter uma máquina para ser nosso supervisor independente.

As ferramentas na minha caixa de ferramentas de produtividade

Como prometido, vou dar uma visão geral das ferramentas que escolhi depois de testar vários programas diferentes de diferentes desenvolvedores. Tudo descrito abaixo é uma percepção subjetiva do produto. Você pode encontrar outra coisa que atenda às suas necessidades.

Google

A coisa mais importante para mim é uma única conta. Procuro minimizar o número de ferramentas sempre que possível, tendo em conta o princípio da simplicidade.

Caixa de entrada do Google

O princípio principal para mim é uma caixa de entrada do Google “vazia” (e-mails corrigidos como notas não contam). O recebimento de e-mails geralmente é uma tarefa que deve ser feita: pode ser uma notificação para realizar uma revisão de código, uma tarefa do cliente, mas mesmo que seja uma simples conversa - ela deve ser abordada.

Calendário

O fato de o Android ser igual ao Google torna seu Calendário perfeito porque está sempre com você. As pessoas usam dispositivos diferentes com sistemas operacionais diferentes, e o Google é o rei dos aplicativos e serviços multiplataforma. O Google Agenda é apenas um deles e é amplamente utilizado em todas as plataformas.

Notificações

O Google permite que os usuários adicionem notificações acionáveis ​​em aplicativos da Web e dispositivos móveis. Como a maioria das pessoas já está familiarizada com eles, bem como com a maneira como são configurados no Google Agenda, não vou entrar em detalhes.

Hora do resgate

Como todos os meus projetos são em tempo integral e não preciso criar relatórios detalhados do que fiz, minha opção é acompanhar todas as atividades possíveis apenas para ter certeza de não perder tempo com tarefas inúteis.

O RescueTime permite gravar cada aplicativo e site que você usa durante o dia. Ele define o status de cada atividade (produtiva ou distrativa) e estabelece metas, como “Gastar pelo menos N horas em tarefas produtivas”.

Presumo que a maioria dos leitores também já esteja familiarizada com a solução de rastreador de tempo da Toptal, então não gastarei muito tempo apresentando-a. O TopTracker é independente de plataforma e pode ser usado em várias configurações. Ele permite que os usuários capturem capturas de tela, meçam a atividade, criem relatórios e acompanhem o tempo, obviamente.

Lembre-se do leite

Encontrar um bom aplicativo de lista de tarefas era demorado, pois há uma enorme quantidade de aplicativos por aí hoje.

Eu finalmente decidi por Remember The Milk porque atendeu a todos os meus requisitos.

• Possui o sistema mais simples possível para adicionar tarefas, apresentando prioridades, tags, notificações e assim por diante.
• É uma solução multiplataforma para computadores e dispositivos móveis.
• Você pode dividir as tarefas em listas e projetos.

Linhas inteligentes são uma explosão.

Você pode criar uma tarefa, adicioná-la a um projeto, adicionar tags (incluindo novas), definir prioridades e indicar o local onde a tarefa será realizada, usando apenas o teclado, sem mouse, cliques ou o que for.

Estágios de Tarefas Típicos

Por fim, vamos dar uma olhada rápida em diferentes estágios de tarefas em seu sistema.

É assim que classifico as tarefas recebidas.

Como resultado desse algoritmo simples, qualquer tarefa, mesmo a mais fácil, vai para o calendário (se a hora for especificada, como em “Ligue para o papai em duas horas” ) ou para uma lista de tarefas, onde aguarda sua vez .

A lista de tarefas é dividida em diferentes projetos e as tarefas são marcadas.

Por exemplo:

• wait – a tarefa está esperando por algo;
• next – uma tarefa que você faz quando tem tempo ou sente vontade de fazer, ou algo assim;
• shop – para ser preenchido em uma loja: você pode ir a um supermercado, abrir a lista e ver o que precisa comprar;
• pc – uma tarefa no computador;
• contato – ligue para alguém.

Dessa forma, todas as tarefas com prazo são concluídas no prazo porque você as tem em seu calendário, e se você sentir vontade de fazer outra coisa, pode fazê-lo, dependendo do contexto e da prioridade.

Deixe seu sistema liderar o caminho.

Todo mundo tem suas próprias tarefas, mentalidade e hábitos. Qualquer sistema deve ser testado e modificado conforme necessário. O gerenciamento de tempo não apenas permite que você organize seu dia com eficiência, mas também o ajuda a ficar atento às tarefas, acompanhando o progresso e lembrando as metas que você definiu.

Você não precisa perder tempo e energia lembrando o que você tem que fazer e descobrir o que você sente vontade de fazer no momento, porque o sistema lhe dirá.

Existem inúmeras razões pelas quais você deve criar e empregar um sistema de gerenciamento de tempo eficiente, mas se você o quebrar, tudo se resume a isso: é um ótimo investimento, especialmente se você for um freelancer.