Secretele managementului timpului ale unui inginer eficient

Uneori mi-aș dori să fiu un vampir, sau cel puțin un vârcolac. Probabil că ar face mai ușor acest lucru de echilibru între viața profesională și viața personală despre care vorbesc oamenii. Dar, din păcate, sunt doar om, ceea ce înseamnă că trebuie să dorm și am doar 24 de ore pe zi, la fel ca toți ceilalți.

Scădeți șase sau mai multe ore pentru somn și sunt blocat cu 18 ore mizerabile pentru muncă și joacă. Din păcate, acest lucru nu este suficient pentru un inginer de software independent ambițios, sau nu?

Deoarece nu ne putem transforma în ființe supranaturale sau deformați spațiu-timp după bunul plac, trebuie să profităm la maximum de timpul nostru, motiv pentru care gestionarea timpului este atât de importantă și am decis să scriu această postare.

Postarea va acoperi diverse metode și instrumente din setul meu de instrumente de productivitate:

• De ce managementul timpului este la fel de important ca și abilitățile tehnice, în special pentru freelanceri.
• Criteriile cheie trebuie să îndeplinească toate sistemele de management al timpului.
• Tehnici eficiente de gestionare a timpului pentru freelanceri.
• Instrumente pe care le consider eficiente și le folosesc singur.

Fiecare freelancer are un tarif orar, dar, uneori, nu ne dăm seama că tarifele orare mai mari nu se traduc neapărat în câștiguri mai mari pe o bază lunară sau anuală.

Independenții facturează de obicei la oră, așa că gestionarea timpului înseamnă și gestionarea banilor .

Cu freelancing, există timp facturabil și nefacturabil ; din punct de vedere al controlului ar putea fi gândit ca acțiuni productive sau care distrag atenția care necesită timp. Pentru a realiza valoarea reală a timpului (și a banilor) trebuie să o urmăriți, să o calculați și să o analizați, iar în acest scop avem cu toții nevoie de un sistem bun de gestionare a timpului.

Mulți freelanceri se concentrează pe optimizarea ratei de facturare pe oră , dar nu reușesc să optimizeze orele facturate . O creștere a timpului pe care îl puteți petrece facturând este la fel de importantă ca și tariful dvs.

Cele 3 componente ale sistemelor bune de management al timpului

Indiferent de sistemul de management al timpului cu care veți veni, indiferent de instrumentele pe care decideți să utilizați, există trei caracteristici principale care influențează direct calitatea organizării timpului și execuția sarcinilor dumneavoastră profesionale.

Ar trebui să ai încredere în sistem.

Când setați o sarcină, trebuie să fiți 100% sigur că veți fi notificat cu privire la sarcina viitoare la momentul potrivit. Care este rostul unui memento să „aduceți tipărirea la întâlnire”, atunci când vă aflați deja în fața sălii de conferințe?

Sistemul ar trebui să fie cât se poate de simplu.

Când sistemul tău te face să sari printre cercuri doar pentru a adăuga un simplu memento la „Apelează-l pe Alice într-o oră” , este ineficient.

În mod inevitabil, veți sfârși prin a o nota pe o bucată de hârtie aleatorie, să setați o alarmă pe telefon sau să utilizați aproape orice, în afară de sistemul dvs.

Sistemul ar trebui să fie accesibil.

Fără ce nu pleci niciodată de acasă? Sunt dispus să pariez pe smartphone-ul tău.

Uitați de agenda zilnică și avizierul. Nu-ți sunt de folos atunci când stai într-o cafenea, aștepți cecul și încerci să-ți amintești pe cine trebuie să suni.

Cu tehnologia actuală și datele mobile fulgerătoare, puteți transporta o mulțime de documente, mementouri, note și schițe, toate în cloud, care este la doar o glisare distanță.

8 tehnici de gestionare a timpului încercate și adevărate

Programează a doua zi.

Încă din școala primară, părinții mei m-au încurajat să-mi fac un program pentru ziua următoare.

Aceasta a fost probabil prima metodă de gestionare a timpului pe care am folosit-o vreodată – o listă de bază de sarcini pentru ziua respectivă – ceva ca o agendă zilnică. Este o idee sensibilă, mai ales dacă nu ai multe de făcut, dar am întâmpinat o problemă serioasă: când o sarcină nu a fost îndeplinită la timp, a fost amânată până a doua zi.

Cu această metodă, doar o sarcină neterminată poate transforma bulgăre de zăpadă într-una uriașă. Și după câteva zile, va trebui să arunci lista și să începi una nouă, deoarece cea veche devine imposibil de îndeplinit, deoarece sarcinile mai importante le înlocuiesc pe cele mai puțin semnificative. Lista devine din ce în ce mai lungă și în cele din urmă ajunge la gunoi.

Utilizați corect calendarul dvs.

În mod logic, următorul pas este configurarea calendarului. În loc să faceți un plan pentru ziua următoare, planificați în avans, împărțind sarcinile în diferite zile și, dacă este necesar, mutați unele la o dată diferită, mai potrivită.

Menținerea unui calendar organizat corespunzător este convenabilă, deoarece vă permite să programați o anumită sarcină pentru o anumită perioadă de timp, dar dacă încercați să-l utilizați pentru tot felul de sarcini, veți întâmpina o serie de probleme care nu sunt ușor de rezolvat cu un calendar:

• Anumite sarcini nu sunt legate de o anumită dată.
• De exemplu, o notă care vă reamintește să „cumpărați niște lapte” nu este legată de un anumit moment sau loc. Când cumpăr lapte? Unde? Probabil, în drum spre casă, dar nimeni nu poate spune exact când și de unde își vor ridica alimentele.
• Sarcinile diferite au contexte diferite, cum ar fi, de exemplu, planuri personale, sarcini de serviciu, probleme urgente, probleme mai puțin urgente și așa mai departe. Încadrarea tuturor într-un calendar este complicată și s-ar putea să nu fie utilă deloc.

Pe scurt, un calendar este un instrument esențial pentru gestionarea timpului, dar numai pentru sarcinile care trebuie îndeplinite la o oră stabilită . Dacă o sarcină este planificată pentru mâine, dar poate fi îndeplinită poimâine sau într-o jumătate de oră, nu este cu adevărat o sarcină de adăugat în calendar.

Indiferent de ceea ce nu programați, adăugați-vă la listele de sarcini.

Deci, ce ar trebui să faci cu sarcinile care nu se potrivesc bine cu calendarul tău?

Ei bine, putem folosi ceva care nu implică deloc date – liste de sarcini. Listele de activități sunt perfecte pentru aceasta, deoarece sunt ușor de creat și de întreținut.

Puteți crea o listă sau liste separate și puteți eticheta sarcinile cu etichete, cum ar fi: serviciu, acasă, important, mai puțin important și așa mai departe. Principalul avantaj al acestor liste este că sunt simple și nu sunt legate de o anumită dată sau oră.

Dacă aveți sarcini pe care nu trebuie să le îndepliniți într-o perioadă strictă de timp, acestea sunt în continuare relevante după ce vă întoarceți din vacanță, în timp ce, dacă v-ați baza pe calendarul dvs., ar trebui să revizuiți și să redistribuiți sarcinile pe care le-ați ratat când erați. departe.

Delegați munca pe care o urăști.

Managementul punctului de timp este să vă permită să structurați execuția diferitelor sarcini, în funcție de urgența, importanța și complexitatea acestora. Dar văd un alt aspect important al gestionării timpului:

Îmi permite să-mi dedic timpul problemelor pe care le pot rezolva cel mai eficient și pe care nimeni altcineva nu le-ar putea rezolva mai bine sau mai repede.

Sarcinile pe care le îndepliniți ar trebui să aducă bucurie, ceea ce este, de asemenea, important. Asta mă duce la delegare.

Există o sarcină de care te temi să o completezi și oameni care o pot face rapid și ușor? (Nu vorbesc despre munca ta sau alte activități plătite de angajator). Apoi externalizați respectiva(e) sarcină(e).

Este în puterea ta să eviți munca care nu te interesează. Procedând astfel, te eliberezi pentru sarcini care ar trebui îndeplinite numai de tine și angajezi o altă persoană simultan. Am auzit numeroase scuze despre motivul pentru care oamenii nu pot delega, cum ar fi:

• Este mai ușor să o fac eu decât să explic ceea ce vreau, (chiar dacă asta înseamnă că trebuie să-mi fac drum printr-un domeniu nou).
• Nu vreau să cheltuiesc bani pe lucruri fără de care mă pot descurca (pentru că nimic nu este gratuit).
• O voi face mai bine decât oricine altcineva (și chiar dacă o voi face mai rău, măcar o voi face eu).

De aceea folosesc anumite criterii pentru a decide dacă este sau nu sens să delege o sarcină:

• Dacă nu mi se pare interesant, deleg.
• Dacă o altă persoană îl va găsi interesant, deleg.
• Dacă sarcina poate fi realizată cel puțin 80% și de altcineva, deleg.
• Dacă mă va costa mai puțin decât dacă aș face-o singur, deleg.

Este important să rețineți că nu este vorba despre compararea tarifelor orare . Este vorba despre timpul (valoros) pe care va trebui să-l petreci pentru a descoperi totul, în timp ce o altă persoană poate avea deja competența necesară pentru a începe să execute imediat sarcina.

Fiecare situație nu trebuie să bifeze fiecare criteriu. Ar trebui să iei decizii bazându-te pe sentimentele tale față de o anumită sarcină. Uneori trebuie să mergi cu instinctul, care este doar un alt cuvânt pentru experiență.

Iată câteva exemple de sarcini pe care le deleg de obicei:

Traduceri

Scriu acest articol în rusă, pentru că este limba mea maternă și am tradus în engleză.

Nu că sunt incapabil să scriu într-o limbă străină, ci doar că scrisul în rusă îmi este mai ușor.

În acest fel, pot îndeplini sarcina mai repede și mă voi bucura mai mult de experiență, deoarece îmi pot exprima mai bine ideile în limba mea maternă. Dacă ar fi să-l scriu în engleză sau să traduc singur proiectul, ar dura mult mai mult timp decât dacă ar fi făcut-o un traducător profesionist.

Editare video

După o călătorie, s-ar putea să am o mulțime de videoclipuri din care vreau să fac un clip. Pot să-l editez singur, dacă am chef, sau pot pune pe cineva să o facă pentru mine. În acest caz, depinde de starea mea de spirit.

Munca casnica

Curățarea apartamentului este un alt exemplu simplu pentru că o poți face singur, sau poți apela la un serviciu de curățenie.

Raționalizați și automatizați.

Pe lângă sarcinile majore și evidente care vă vin în minte atunci când vă gândiți la managementul timpului, nu uitați de nenumăratele sarcini mici care necesită și mult timp.

Dacă observați că repeți aceeași sarcină – chiar și cea mai mică – este logic să o simplificați sau să o automatizați. Chiar și economisind doar trei secunde pentru o acțiune (de exemplu, comutarea filelor) pe care o efectuați de 20 de ori pe zi, vă va economisi câteva ore pe an.

Desigur, nu pare mult, dar toate aceste mici economii se adună!

Deci, ce zici de sarcinile pe care nu le poți automatiza sau eficientiza? Ei bine, ar trebui să vă puteți crește productivitatea prin îmbunătățirea mediului de lucru și limitarea distragerii la minimum. Vă puteți folosi economiile pentru a obține un scaun elegant sau feronerie mai bună.

Iată câteva exemple de bază despre cum îți poți reduce timpul din rutina zilnică:

• Folosiți tastele rapide cât mai mult posibil. Apăsarea a trei, patru sau cinci taste durează adesea mult mai puțin decât arătarea și clicul cu mouse-ul.
• Când este posibil, încercați să reduceți numărul de sarcini la care lucrați simultan, în mod ideal, la una. Când lucrați profund, întreruperile vă pot da înapoi cu 15 minute sau mai mult, deoarece trebuie să vă găsiți din nou groove.
• Îmi folosesc laptopul la serviciu, dar pe birou am alt hardware pentru a crește productivitatea, cum ar fi o tastatură pentru desktop, monitoare mari, căști și așa mai departe. Dacă mașina dvs. principală este un laptop, puteți simplifica conectarea tuturor acestor periferice folosind o stație de andocare. Ea devine mai bine; stațiile de andocare devin învechite și vor deveni în curând un lucru din trecut. Datorită tehnologiilor emergente, în curând veți putea conecta totul fără fir.
• La serviciu folosesc două monitoare mari și ecranul laptopului, conectat la dock, ceea ce îmi permite să am mai multe informații pe ecranul principal prin mutarea altor părți de interfață pe dispozitive independente, dar din apropiere. Știu că unora nu le plac setările cu mai multe monitoare, dar chiar dacă insistați să aveți un singur afișaj pe birou, mai sunt multe de făcut. Cu doar câțiva ani în urmă, monitoarele supradimensionate 4K/UHD erau prohibitiv de scumpe, dar nu mai este cazul. Monitoarele cu raport de aspect larg (și anume 21:9) sunt, de asemenea, o alternativă care merită examinată.
• De obicei, opresc toate notificările neașteptate în timpul conversațiilor de serviciu, deoarece pot distrage atenția și mă împiedică să mă concentrez asupra sarcinii. Puteți primi în continuare mesaje private pentru chestiuni urgente.

Este important să nu simplificați sau să automatizați prea mult - altfel veți ajunge să proiectați un robot pentru a face o ceașcă de ceai. Ca și în cazul oricărei optimizări, regula este să îmbunătățiți doar ceea ce poate fi îmbunătățit cu un efort minim și cu rezultate maxime.

Luați în considerare metoda Getting Things Done (GTD).

Metoda GTD, avansată de David Allen în cartea sa, cuprinde o serie de instrumente și le unifică într-un sistem bine structurat și bine organizat.

Este dificil să condensați și să vă încadrați într-un singur punct într-un articol de blog, deoarece autorul dedică abordarea pe parcursul cărții sale, dar dacă doriți o privire de ansamblu rapidă, consultați Harta fluxului de lucru GTD.

Iată principalele concepte, sau cel puțin felul în care le văd eu.

• Când efectuați o sarcină sau chiar luați o pauză, ar trebui să fiți complet cufundat în proces și, pentru aceasta, este vital să uitați toate celelalte sarcini. Puteți realiza acest lucru mutând tot ceea ce ați avut în minte într-un alt loc – calendar, note, liste de sarcini, notificări etc.
• Este important să știți de ce efectuați această sarcină anume într-un anumit moment, dar este și mai important să înțelegeți de ce nu faceți altceva și ce alte sarcini aveți în curs.
• Când vă gândiți ce să faceți, sistemul vă ajută să alegeți sarcina care se potrivește cel mai bine la diferite circumstanțe și timp. Dacă ai chef de chat, poți începe să apelezi persoane din lista de contacte. Dacă aveți un minut liber în fața computerului, trimiteți e-mailuri sau faceți o achiziție online.
• Este esențial să includeți totul în sistemul dvs., altfel puteți începe să puneți sub semnul întrebării integritatea sistemului și să nu aveți încredere în el.

Spune nu."

Diferența dintre oamenii de succes și oamenii cu adevărat de succes este că oamenii cu adevărat de succes spun nu aproape la orice. - Warren Buffett

Indiferent cât de cool este sistemul tău, nu te va lăsa să faci mai mult decât poți.

De aceea, oricât de ciudat ar suna, un element crucial al managementului timpului este capacitatea de a renunța la o sarcină sau alta.

Prietenul tău ți-a cerut să ajuți la crearea unui site simplu pentru că „ești programator, nu-i așa?” Estimați timpul pe care probabil că va dura, mai ales dacă nu sunteți un dezvoltator web și oferiți un răspuns bazat pe sistemul dvs. și pe propriile sentimente față de sarcină.

Urmăriți-vă timpul.

Odată ce ați construit un sistem în care aveți încredere, uneori este necesar să vă revizuiți eforturile. Chiar dacă toate sarcinile planificate sunt finalizate la timp, există șansa să petreci timp cu activități care nu au legătură, cum ar fi verificarea știrilor, conversația cu prietenii și așa mai departe.

Acest lucru va distorsiona, în mod evident, rezultatele, înșelându-vă crezând că totul este clar. Din fericire, putem obține o mașină care să fie supervizorul nostru independent.

Instrumentele din Caseta mea de instrumente pentru productivitate

După cum am promis, voi oferi o privire de ansamblu asupra instrumentelor pe care le-am ales după ce am testat o mulțime de programe diferite de la diferiți dezvoltatori. Tot ceea ce este descris mai jos este o percepție subiectivă a produsului. S-ar putea să găsiți altceva care să corespundă cerințelor dvs.

Google

Cel mai important lucru pentru mine este un singur cont. Încerc să minimizez numărul de instrumente ori de câte ori este posibil, ținând cont de principiul simplității.

Inbox de la Google

Principiul principal pentru mine este o căsuță de intrare Google „goală” (e-mailurile remediate deoarece notele nu contează). E-mailurile primite sunt de obicei o sarcină care ar trebui făcută: ar putea fi o notificare pentru a efectua o revizuire a codului, o sarcină din partea clientului, dar chiar dacă este o simplă conversație - ar trebui să fie abordată.

Calendar

Faptul că Android este egal cu Google face ca Calendarul său să fie perfect, deoarece este întotdeauna cu tine. Oamenii folosesc diferite dispozitive care rulează sisteme de operare diferite, iar Google este regele aplicațiilor și serviciilor multiplatforme. Google Calendar este doar unul dintre ele și este utilizat pe scară largă pe toate platformele.

Notificări

Google le permite utilizatorilor să adauge notificări acționabile pe aplicații web și dispozitive mobile. Deoarece majoritatea oamenilor sunt deja familiarizați cu ele, precum și cu modul în care sunt configurate în Google Calendar, nu voi detalia.

RescueTime

Deoarece toate proiectele mele sunt cu normă întreagă și nu am nevoie să creez rapoarte detaliate despre ceea ce am făcut, alegerea mea este să urmăresc toate activitățile posibile doar pentru a fi sigur că nu petrec timp pe sarcini inutile.

RescueTime vă permite să înregistrați fiecare aplicație și site pe care îl utilizați în timpul zilei. Definește statutul fiecărei activități (productive sau care distrag atenția) și stabilește obiective, cum ar fi „Petrec cel puțin N ore pe sarcini productive”.

Presupun că majoritatea cititorilor sunt deja familiarizați cu soluția de urmărire a timpului Toptal, așa că nu voi petrece mult timp prezentând-o. TopTracker este independent de platformă și poate fi utilizat în diferite setări. Permite utilizatorilor să facă capturi de ecran, să măsoare activitatea, să creeze rapoarte și să urmărească timpul, evident.

Amintiți-vă de Laptele

Găsirea unei aplicații bune pentru lista de activități a fost consumatoare de timp, deoarece există o cantitate masivă de aplicații astăzi.

În cele din urmă, m-am hotărât pe Remember The Milk pentru că a îndeplinit toate cerințele mele.

• Are cel mai simplu sistem posibil pentru adăugarea de sarcini, prezentând priorități, etichete, notificări și așa mai departe.
• Este o soluție multiplatformă pentru computer și dispozitive mobile.
• Puteți împărți sarcinile în liste și proiecte.

Liniile inteligente sunt o explozie.

Puteți să creați o sarcină, să o adăugați la un proiect, să adăugați etichete (inclusiv altele noi), să stabiliți priorități și să indicați locul în care va fi efectuată sarcina, folosind doar tastatura, fără mouse, clicuri sau orice altceva.

Etape tipice ale sarcinii

În cele din urmă, să aruncăm o privire rapidă asupra diferitelor etape ale sarcinilor din sistemul dumneavoastră.

Așa sortez sarcinile primite.

Ca urmare a acestui algoritm simplu, orice sarcină, chiar și cea mai ușoară, merge fie la calendar (dacă este specificată ora, ca în „Apelați pe tata în două ore” ), fie la o listă de activități, unde își așteaptă rândul .

Lista de activități este împărțită în diferite proiecte, iar sarcinile sunt etichetate.

De exemplu:

• wait – sarcina așteaptă ceva;
• următorul – o sarcină pe care o faci când ai timp sau ai chef să o faci, sau ceva de genul ăsta;
• magazin – a fi îndeplinit într-un magazin: poți să mergi la un supermarket, să deschizi lista și să vezi ce trebuie să cumperi;
• pc – o sarcină la computer;
• contact – suna pe cineva.

Astfel, toate sarcinile cu termen limită sunt finalizate la timp pentru că le ai în calendar, iar dacă ai chef să faci altceva, o poți face, în funcție de contextul și prioritatea acestuia.

Lasă-ți sistemul să conducă.

Fiecare are propriile sarcini, mentalitate și obiceiuri. Orice sistem trebuie testat și modificat după cum este necesar. Nu numai că gestionarea timpului vă permite să vă organizați ziua în mod eficient, dar vă ajută și să rămâneți la curent cu sarcinile, ținând evidența progresului și amintindu-vă de obiectivele pe care le-ați stabilit.

Nu trebuie să pierzi timp și energie amintindu-ți ce trebuie să faci și să-ți dai seama ce ai chef să faci în acest moment, deoarece sistemul îți va spune.

Există nenumărate motive pentru care ar trebui să creați și să utilizați un sistem eficient de gestionare a timpului, dar dacă în cele din urmă îl descompuneți, totul se rezumă la asta: este o investiție grozavă, mai ales dacă sunteți freelancer.