高效工程师的时间管理秘诀
已发表: 2022-03-11但他什么都没做。
平凡的人总是在做事，
还有更多工作要做。”
——道德经
有时我希望自己是吸血鬼，或者至少是狼人。 这可能会使人们谈论的整个工作与生活的平衡变得更容易。 但不幸的是，我只是人类，这意味着我必须睡觉，而且我每天只有 24 小时，就像其他人一样。
减去六个或更多小时的睡眠时间，我的工作和娱乐时间只有 18 小时左右。 不幸的是，对于一个雄心勃勃的自由软件工程师来说，这还不够，不是吗？
既然我们不能随心所欲地变成超自然生物或扭曲时空，我们必须充分利用我们的时间，这就是为什么时间管理如此重要，也是我决定写这篇文章的原因。
这篇文章将介绍我的生产力工具箱中的各种方法和工具：
- 为什么时间管理与技术技能一样重要，尤其是对自由职业者而言。
- 所有时间管理系统必须满足的关键标准。
- 自由职业者的有效时间管理技术。
- 我觉得有效并自己使用的工具。
每个自由职业者都有一个小时费率，但有时，我们没有意识到更高的小时费率并不一定会转化为每月或每年更高的收入。
自由职业者通常按小时计费，所以时间管理也意味着资金管理。
对于自由职业者，有可计费和不可计费的时间； 在控制方面，它可以被认为是需要时间的有成效的或分散注意力的行动。 为了实现时间（和金钱）的真正价值，您需要对其进行跟踪、计算和分析，为此我们都需要一个好的时间管理系统。
许多自由职业者专注于优化他们的小时计费率，但他们未能优化计费时间。 增加您可以花费的时间与您的费率一样重要。
良好的时间管理系统的 3 个组成部分
无论您想出什么时间管理系统，无论您决定使用什么工具，都有三个主要特征直接影响时间组织和专业任务执行的质量。
你应该相信这个系统。
设置任务时，您需要 100% 确保您会在正确的时间收到即将到来的任务的通知。 当您已经站在会议室前面时，提醒“将打印输出带到会议”有什么意义？
该系统应尽可能简单。
当您的系统让您跳槽只是为了添加一个简单的提醒“在一小时内给爱丽丝打电话”时，它是无效的。
不可避免地，您最终会在一张随机的纸上记下它，在手机上设置警报，或者使用系统以外的任何东西。
该系统应该是可访问的。
你永远不会离开家没有什么？ 我愿意打赌你的智能手机。
忘记日程安排和公告板。 当您坐在咖啡馆等待您的支票并试图记住您需要给谁打电话时，它们对您没有用处。
借助当今的技术和超快的移动数据，您可以在云中携带大量文档、提醒、笔记和草图，只需轻扫一下即可。
8 种行之有效的时间管理技术
安排第二天。
从小学开始，我的父母就鼓励我制定第二天的时间表。
这可能是我第一次使用的管理方法——当天任务的基本列表——类似于每日议程。 这是一个明智的想法，特别是如果你没有太多事情要做，但我遇到了一个严重的问题：当一项任务没有按时完成时，它就会被推迟到第二天。
使用这种方法，只需一个未完成的任务就可以滚雪球成一个巨大的任务。 几天后，你需要把清单扔掉，开始一个新的，因为旧的任务变得不可能完成，因为更重要的任务取代了那些不太重要的任务。 列表越来越长，最终被扔进垃圾箱。
正确使用您的日历。
从逻辑上讲，下一步是设置您的日历。 与其制定第二天的计划，不如提前计划，将任务分散到不同的日子，如有必要，将一些任务转移到不同的、更合适的日期。
维护一个组织良好的日历很方便，因为它允许您将特定任务安排在特定时间，但如果您尝试将其用于各种任务，您会遇到许多不容易解决的问题带日历：
- 某些任务未链接到特定日期。
- 例如，提醒您“买一些牛奶”的便条与特定时间或地点无关。 什么时候买牛奶？ 在哪里？ 大概是在回家的路上，但没有人能准确地说出他们将在何时何地取货。
- 不同的任务有不同的上下文，例如个人计划、工作职责、紧急问题、不太紧急的问题等等。 将它们全部放入一个日历中很复杂，可能根本没有帮助。
简而言之，日历是时间管理的重要工具，但仅限于在设定时间执行的任务。 如果一项任务计划在明天完成，但可以在后天或半小时内完成，那么它并不是真正要添加到您的日历中的任务。
无论您没有安排什么，都可以添加到您的待办事项列表中。
那么，您应该如何处理不适合您的日历的任务？
好吧，我们可以使用根本不涉及日期的东西——待办事项列表。 任务列表非常适合这一点，因为它们易于创建和维护。
您可以创建一个列表或单独的列表，并用标签标记任务，例如：工作、家庭、重要、不太重要等。 这些列表的主要优点是它们很简单并且不受特定日期或时间的限制。
如果你有一些不需要在严格的时间段内执行的任务，它们在你假期回来后仍然相关，而如果你依靠你的日历，你将不得不修改和重新分配你错过的任务。离开。
委派你讨厌的工作。
时间管理的重点是允许您根据任务的紧迫性、重要性和复杂性来组织各种任务的执行。 但我看到了时间管理的另一个重要方面：
它使我能够将时间花在我可以最有效地解决的问题上，而其他人无法更好或更快地解决这些问题。
您执行的任务应该带来快乐，这也很重要。 这将我引向代表团。
是否有您害怕完成的任务，以及可以快速轻松地完成任务的人？ （我不是在谈论您的工作或由您的雇主支付的其他活动）。 然后外包该任务。
你有能力避免你不感兴趣的工作。 这样一来，您就可以腾出时间来完成应该由您自己完成的任务，并同时雇用另一个人。 我听过很多关于为什么人们不能委派的借口，例如：
- 自己做比解释我想要什么更容易，（即使这意味着我必须在一个新领域中奋斗）。
- 我不想把钱花在我可以不用的东西上（因为没有什么是免费的）。
- 我会比其他人做得更好（即使我做得更糟，至少我会自己做）。
这就是为什么我使用某些标准来决定委派任务是否明智：
- 如果我觉得它不有趣，我会委托。
- 如果其他人觉得这很有趣，我会委托。
- 如果其他人至少可以完成 80% 的任务，我会委托他人。
- 如果它比我自己做的成本更低，我会委托。
需要注意的是，这不是比较小时费率。 这是关于您必须花费（宝贵的）时间来弄清楚这一切，而另一个人可能已经具备立即开始执行任务所需的能力。
每种情况都不必检查每个标准。 您应该根据自己对特定任务的感受来做出决定。 有时您必须凭直觉行事，这只是经验的另一种说法。
以下是我通常委派的一些任务示例：
翻译
我用俄语写这篇文章，因为它是我的母语，并且被翻译成英语。
不是我不会用外语写作，只是用俄语写作对我来说更容易。
这样我可以更快地完成任务，并且我会更享受这种体验，因为我可以更好地用我的母语表达我的想法。 如果我用英文写，或者自己翻译草稿，这将比专业翻译花费更多的时间。
视频编辑
旅行结束后，我可能有很多想要制作剪辑的视频。 如果我愿意，我可以自己编辑它，或者我可以让别人为我做。 在这种情况下，这取决于我的心情。
家务活
清洁公寓是另一个简单的例子，因为您可以自己动手，也可以致电清洁服务。
简化和自动化。
除了当您想到时间管理时会想到的主要且明显的任务外，不要忘记也占用大量时间的无数小任务。
如果您发现自己在重复相同的任务——即使是最小的任务——简化或自动化它是有意义的。 即使只为您每天执行 20 次的操作（例如切换选项卡）节省三秒钟，每年也可以为您节省几个小时。
诚然，这听起来并不多，但所有这些小额储蓄加起来！
那么，您无法自动化或简化的任务呢？ 好吧，您应该能够通过改善工作环境并将分心的事情降至最低来提高您的工作效率。 你可以用你的积蓄买一把漂亮的椅子或更好的硬件。
以下是一些关于如何缩短日常生活时间的基本示例：
- 尽可能使用热键。 按三个、四个或五个键通常比用鼠标指向和单击所需的时间要少得多。
- 如果可能的话，尽量减少你同时处理的任务数量，理想情况下，减少到一个。 当您进行深度工作时，中断可能会使您倒退 15 分钟或更长时间，因为您必须重新找到自己的最佳状态。
- 我用我的笔记本电脑工作，但在我的办公桌上我还有其他硬件来提高工作效率，比如桌面键盘、大显示器、耳机等等。 如果您的主要机器是笔记本电脑，您可以通过使用扩展坞来简化所有这些外围设备的连接。 它变得更好了; 扩展坞正在变得过时，很快就会成为过去。 多亏了新兴技术，您很快就能以无线方式连接一切。
- 在工作中，我使用两个大显示器和我的笔记本电脑屏幕，连接到扩展坞，通过将其他界面部件移动到独立但附近的设备，我可以在主屏幕上获得更多信息。 我知道有些人不喜欢多显示器设置，但即使您坚持在办公桌上放置一个显示器，您仍然可以做很多事情。 就在几年前，超大尺寸的 4K/UHD 显示器还非常昂贵，但现在情况已不再如此。 宽高比显示器（即 21:9）也是值得研究的替代方案。
- 通常我会在工作聊天期间关闭所有意外通知，因为它们可能会分散我的注意力并阻止我专注于任务。 您仍然可以收到紧急事务的私人消息。
重要的是不要过度简化或自动化——否则你最终会设计一个机器人来泡茶。 与所有优化一样，规则是只改进可以以最小的努力和最大的结果改进的部分。
考虑完成工作 (GTD) 方法。
大卫艾伦在他的书中提出的 GTD 方法包含许多工具，并将它们统一在一个结构良好且组织整齐的系统中。
很难在一篇博客文章中浓缩和融入一个观点，因为作者在他的书中使用了这种方法，但如果您想快速了解一下，请查看 GTD 工作流图。
以下是主要概念，或者至少是我看待它们的方式。
- 在执行一项任务时，甚至是休息时，你应该完全沉浸在这个过程中，为此，忘记所有其他任务是至关重要的。 您可以通过将您脑海中的所有内容移动到另一个地方来实现这一点——日历、笔记、待办事项列表、通知等。
- 了解您为什么在特定时刻执行此特定任务很重要，但更重要的是要了解您为什么不做其他事情以及您在管道中还有哪些其他任务。
- 当您考虑要做什么时，系统会帮助您选择最适合各种情况和时间的任务。 如果您想聊天，可以开始呼叫联系人列表中的人。 如果您在电脑前有空闲时间，请发送电子邮件或进行在线购买。
- 必须将所有内容都包含在系统中，否则您可能会开始质疑系统的完整性并且不会信任它。
说不。”
成功人士与真正成功人士的区别在于，真正成功人士对几乎所有事情都说不。 - 沃伦·巴菲特
无论您的系统有多酷，它都不会让您做的超出您的能力范围。
这就是为什么，无论听起来多么奇怪，时间管理的一个关键要素是放弃一项或另一项任务的能力。
您的朋友是否要求您帮助创建一个简单的网站，因为“您是程序员，不是吗？” 估计可能花费的时间，尤其是如果您不是 Web 开发人员，并根据您的系统和您对任务的感受给出答案。
跟踪您的时间。
一旦你建立了一个你信任的系统，有时有必要回顾你的努力。 即使所有计划的任务都按时完成，您也有可能将时间花在不相关的活动上，例如查看新闻、与朋友聊天等。
这显然会扭曲结果，欺骗自己认为一切都很清楚。 幸运的是，我们可以让一台机器成为我们的独立主管。
我的生产力工具箱中的工具
正如所承诺的，在测试了来自不同开发人员的许多不同程序之后，我将概述我选择的工具。 下面描述的一切都是对产品的主观看法。 您可能会找到其他符合您要求的东西。
谷歌
对我来说最重要的是一个帐户。 我尽量减少工具的数量，同时牢记简单的原则。
Google 收件箱
对我来说，主要原则是“空”的 Google 收件箱（固定为注释的电子邮件不算在内）。 收到的邮件通常是应该完成的任务：它可能是执行代码审查的通知，来自客户的任务，但即使是简单的对话 - 它也应该得到解决。
日历
Android 等同于 Google 的事实使其日历完美，因为它始终与您同在。 人们使用不同的设备运行不同的操作系统，而谷歌是跨平台应用程序和服务的王者。 谷歌日历只是其中之一，它被广泛用于所有平台。
通知
Google 使用户能够在网络应用程序和移动设备上添加可操作的通知。 由于大多数人已经熟悉它们，以及它们在 Google 日历中的设置方式，我不会详细说明。
救援时间
由于我所有的项目都是全职的，而且我不需要为我所做的事情创建详细的报告，我的选择是跟踪所有可能的活动，以确保我不会把时间花在无用的任务上。
RescueTime 允许您记录您在白天使用的每个应用程序和站点。 它定义了每项活动的状态（生产性或分散性）并设定目标，例如“在生产性任务上至少花费 N 小时”。
我假设大多数读者也已经熟悉 Toptal 的时间跟踪器解决方案，所以我不会花太多时间介绍它。 TopTracker 与平台无关，可用于各种设置。 显然，它允许用户抓取屏幕截图、测量活动、创建报告和跟踪时间。
记住牛奶
寻找一个好的待办事项列表应用程序非常耗时，因为今天有大量的应用程序。
我最终选择了“记住牛奶”，因为它满足了我的所有要求。
- 它具有用于添加任务的最简单的系统，具有优先级、标签、通知等。
- 它是适用于计算机和移动设备的跨平台解决方案。
- 您可以将任务分解为列表和项目。
智能线是一个爆炸。
您可以创建任务、将其添加到项目、添加标签（包括新标签）、设置优先级并指示要执行任务的位置，仅使用键盘，无需鼠标、单击或其他任何方式。
典型的任务阶段
最后，让我们快速浏览一下系统中任务的不同阶段。
这就是我对传入任务进行排序的方式。
由于这种简单的算法，任何任务，即使是最简单的任务，都会进入日历（如果指定了时间，如“两小时后给爸爸打电话” ）或待办事项列表，等待轮到它.
待办事项列表分为不同的项目，并标记任务。
例如：
- 等待——任务正在等待某事；
- 下一步——当你有时间或想做的事情时，你会做的事情，或者类似的事情；
- shop——在商店里实现：你可以去超市，打开清单，看看你需要买什么；
- pc——电脑上的一项任务；
- 联系——给某人打电话。
这样，所有有截止日期的任务都会按时完成，因为你的日历中有它们，如果你想做其他事情，你可以做，这取决于它的上下文和优先级。
让您的系统引领潮流。
每个人都有自己的任务、心态和习惯。 任何系统都应根据需要进行测试和修改。 时间管理不仅可以让您有效地组织一天，还可以通过跟踪进度和提醒您设定的目标来帮助您了解任务。
你不必浪费时间和精力去记住你必须做什么和弄清楚你现在想做什么，因为系统会告诉你。
您应该创建和使用有效的时间管理系统的原因有很多，但如果您最终将其分解，这一切都归结为：这是一项伟大的投资，特别是如果您是一名自由职业者。