Verimli Bir Mühendisin Zaman Yönetimi Sırları

Bazen keşke bir vampir ya da en azından bir kurt adam olsaydım diyorum. Muhtemelen insanların bahsettiği tüm bu iş-yaşam dengesi meselesini kolaylaştıracaktır. Ama ne yazık ki, ben sadece insanım, bu da demek oluyor ki uyumam gerekiyor ve herkes gibi günde sadece 24 saatim var.

Uyku için altı veya daha fazla saat çıkarın ve iş ve oyun için cılız 18 saatlik bir saatle sıkışıp kaldım. Ne yazık ki, bu sadece hırslı bir serbest yazılım mühendisi için yeterli değil, değil mi?

Doğaüstü varlıklara dönüşemeyeceğimiz veya uzay-zamanı istediğimiz gibi çarpıtamayacağımız için zamanımızı en iyi şekilde değerlendirmemiz gerekiyor, bu yüzden zaman yönetimi bu kadar önemli ve bu yazıyı yazmaya bu yüzden karar verdim.

Gönderi, üretkenlik araç kutumdaki çeşitli yöntemleri ve araçları kapsayacak:

• Zaman yönetimi, özellikle serbest çalışanlar için neden teknik beceriler kadar kritiktir?
• Tüm zaman yönetimi sistemlerinin karşılaması gereken temel kriterler.
• Serbest çalışanlar için etkili zaman yönetimi teknikleri.
• Etkili bulduğum ve kendim kullandığım araçlar.

Her serbest çalışanın bir saatlik ücreti vardır, ancak bazen, daha yüksek saatlik ücretlerin mutlaka aylık veya yıllık bazda daha yüksek kazançlara dönüşmediğini anlamıyoruz.

Serbest çalışanlar genellikle saat başı fatura keserler, bu nedenle zaman yönetimi aynı zamanda para yönetimi anlamına da gelir.

Serbest çalışma ile faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz zaman vardır; kontrol açısından, zaman alan üretken veya dikkat dağıtıcı eylemler olarak düşünülebilir. Zamanın (ve paranın) gerçek değerini anlamak için onu takip etmeniz, hesaplamanız ve analiz etmeniz gerekiyor ve bu amaçla hepimizin iyi bir zaman yönetimi sistemine ihtiyacı var.

Birçok serbest çalışan, saatlik fatura oranlarını optimize etmeye odaklanır, ancak faturalandırılan saatleri optimize edemezler. Faturalandırma için harcayabileceğiniz sürenin artması, ücretiniz kadar önemlidir.

İyi Zaman Yönetim Sistemlerinin 3 Bileşeni

Ne tür bir zaman yönetimi sistemi kurarsanız kullanın, hangi araçları kullanmaya karar verirseniz verin, zaman organizasyonunun kalitesini ve profesyonel görevlerinizin yürütülmesini doğrudan etkileyen üç ana özellik vardır.

Sisteme güvenmelisin.

Bir görev belirlerken, yaklaşan görevin doğru zamanda size bildirileceğinden yüzde 100 emin olmanız gerekir. Halihazırda konferans odasının önünde dururken "toplantının çıktısını getirme" hatırlatmasının amacı nedir?

Sistem mümkün olduğunca basit olmalıdır.

Sisteminiz, "Alice'i bir saat sonra ara" ya basit bir hatırlatıcı eklemek için sizi çemberler arasında zıplattığında, bu etkisizdir.

Kaçınılmaz olarak, rastgele bir kağıda not alacak, telefonunuza alarm kuracak veya sisteminizden başka hemen hemen her şeyi kullanacaksınız.

Sistem erişilebilir olmalıdır.

Ne olmadan evden asla çıkmazsın? Akıllı telefonuna bahse girmeye hazırım.

Günlük planlayıcıyı ve duyuru panolarını unutun. Bir kafede oturup çekinizi beklerken ve kimi aramanız gerektiğini hatırlamaya çalışırken işinize yaramazlar.

Günümüz teknolojisi ve son derece hızlı mobil verilerle, tonlarca belgeyi, hatırlatıcıyı, notu ve çizimi yalnızca bir kaydırma hareketiyle bulutta taşıyabilirsiniz.

8 Denenmiş ve Gerçek Zaman Yönetimi Tekniği

Ertesi gün planlayın.

İlkokuldan beri, ailem bir sonraki gün için bir program yapmam için beni teşvik etti.

Bu muhtemelen hayatımda kullandığım ilk yönetim yöntemiydi – günlük işlerin temel bir listesi – günlük ajanda gibi bir şey. Bu mantıklı bir fikir, özellikle yapacak çok işiniz yoksa ama ciddi bir sorunla karşılaştım: Bir iş zamanında yapılmadığında ertesi güne ertelenirdi.

Bu yöntemle, bitmemiş tek bir görev kartopu ile dev bir göreve dönüşebilir. Ve birkaç gün sonra, listeyi çöpe atmanız ve yeni bir liste başlatmanız gerekecek çünkü daha önemli görevler daha önemsiz olanların yerini aldığından eskisini yerine getirmek imkansız hale geliyor. Liste uzar ve uzar ve sonunda çöpe gider.

Takviminizi doğru kullanın.

Mantıksal olarak, bir sonraki adım takviminizi ayarlamaktır. Bir sonraki gün için plan yapmak yerine önceden plan yapın, görevleri farklı günlere dağıtın ve gerekirse bazılarını farklı, daha uygun bir tarihe taşıyın.

Belirli bir görevi belirli bir süre için planlamanıza izin verdiği için düzgün şekilde organize edilmiş bir takvimi sürdürmek uygundur, ancak onu her türlü görev için kullanmaya çalışırsanız, çözülmesi kolay olmayan bir dizi sorunla karşılaşırsınız. bir takvim ile:

• Belirli görevler belirli bir tarihe bağlı değildir.
• Örneğin, size “biraz süt almanızı” hatırlatan bir not, belirli bir zamana veya yere bağlı değildir. Ne zaman süt alırım? Neresi? Muhtemelen eve dönüş yolundadır ama kimse yiyeceklerini tam olarak ne zaman ve nereden alacaklarını söyleyemez.
• Farklı görevlerin, örneğin kişisel planlar, iş görevleri, acil sorunlar, daha az acil sorunlar vb. gibi farklı bağlamları vardır. Hepsini tek bir takvime sığdırmak karmaşıktır ve hiç yardımcı olmayabilir.

Kısacası, bir takvim, zaman yönetimi için gerekli bir araçtır, ancak yalnızca belirli bir zamanda gerçekleştirilecek görevler için. Bir görev yarın için planlanmışsa, ancak yarından sonraki gün veya yarım saat içinde tamamlanabiliyorsa, takviminize eklenecek bir görev değildir.

Neyi planlamadıysanız, yapılacaklar listenize ekleyin.

Peki, takviminize uygun olmayan görevlerle ne yapmalısınız?

Hiç tarih içermeyen bir şey kullanabiliriz - yapılacaklar listesi. Oluşturulması ve bakımı kolay olduğu için görev listeleri bunun için mükemmeldir.

Bir liste oluşturabilir veya listeleri ayırabilir ve görevleri iş, ev, önemli, daha az önemli vb. gibi etiketlerle etiketleyebilirsiniz. Bu listelerin en büyük avantajı basit olmaları ve belirli bir tarih veya saate bağlı olmamalarıdır.

Belirli bir zaman diliminde yapmanız gerekmeyen görevleriniz varsa, bunlar tatilden döndükten sonra da geçerliliğini korurken, takviminize güveniyorsanız, kaçırdığınız görevleri gözden geçirip yeniden dağıtmanız gerekir. uzakta.

Nefret ettiğiniz işi devredin.

Zaman yönetiminin amacı, aciliyetlerine, önemlerine ve karmaşıklıklarına bağlı olarak çeşitli görevlerin yürütülmesini yapılandırmanıza izin vermektir. Ancak zaman yönetiminin bir başka önemli yönünü görüyorum:

Zamanımı en etkili çözebileceğim ve başka hiç kimsenin daha iyi veya daha hızlı çözemeyeceği sorunlara ayırmamı sağlıyor.

Yaptığınız görevler neşe getirmelidir ki bu da önemlidir. Bu beni delegasyona götürüyor.

Tamamlamaktan korktuğunuz bir görev ve bunu hızlı ve kolay bir şekilde yapabilen insanlar var mı? (İşiniz veya işvereniniz tarafından ödenen diğer faaliyetlerden bahsetmiyorum). Daha sonra bu görev(ler)i dışarıdan temin edin.

Seni ilgilendirmeyen işlerden kaçınmak senin elinde. Bunu yaparken, sadece sizin yapmanız gereken işler için kendinizi serbest bırakır ve aynı anda başka birini işe alırsınız. İnsanların neden yetki veremediğine dair sayısız mazeret duydum, örneğin:

• Bunu kendim yapmak, ne istediğimi açıklamaktan daha kolay (bu, yeni bir alanda mücadele etmem gerektiği anlamına gelse bile).
• Onsuz yapabileceğim şeylere para harcamak istemiyorum (çünkü hiçbir şey bedava değildir).
• Bunu herkesten daha iyi yapacağım (ve daha kötüsünü yapsam bile en azından kendim yapacağım).

Bu yüzden bir görevi devretmenin mantıklı olup olmadığına karar vermek için belirli kriterler kullanıyorum:

• İlginç bulmazsam, delege ederim.
• Başka biri ilginç bulursa, yetki veririm.
• Eğer görev en az %80 başkası tarafından da yapılabiliyorsa, yetki veriyorum.
• Bana kendim yaptığımdan daha ucuza mal olacaksa, delege ederim.

Bunun saatlik ücretleri karşılaştırmakla ilgili olmadığını belirtmek önemlidir. Bu, her şeyi çözmek için harcamanız gereken (değerli) zamanla ilgiliyken, başka bir kişi zaten görevi hemen yürütmeye başlamak için gerekli yeterliliğe sahip olabilir.

Her durum, her kriteri kontrol etmek zorunda değildir. Belirli bir göreve yönelik hislerinize dayanarak kararlar vermelisiniz. Bazen, deneyim için başka bir kelime olan içgüdülerinizle gitmeniz gerekir.

Genellikle devrettiğim görevlere birkaç örnek:

Çeviriler

Bu makaleyi Rusça yazıyorum çünkü bu benim ana dilim ve İngilizce'ye çevrildi.

Yabancı dilde yazamadığımdan değil, sadece Rusça yazmak benim için daha kolay.

Bu şekilde görevi daha hızlı halledebilirim ve fikirlerimi ana dilimde daha iyi ifade edebildiğim için deneyimden daha çok zevk alacağım. İngilizce yazacak olsam veya taslağı kendi başıma çevirseydim, profesyonel bir çevirmenin yaptığından çok daha fazla zaman alırdı.

Video düzenleme

Bir yolculuktan sonra, klibini yapmak istediğim bir sürü videom olabilir. İstersem kendim düzenleyebilirim veya birisinin benim için yapmasını sağlayabilirim. Bu durumda, ruh halime bağlı.

ev işi

Daire temizliği başka bir basit örnektir çünkü bunu kendiniz yapabilirsiniz veya bir temizlik servisini arayabilirsiniz.

Kolaylaştırın ve otomatikleştirin.

Zaman yönetimi denilince akla gelen büyük ve bariz görevlerin yanı sıra, çok fazla zaman alan sayısız küçük görevi de unutmayın.

En küçüğü bile olsa aynı görevi tekrar ettiğinizi fark ederseniz, onu basitleştirmek veya otomatikleştirmek mantıklıdır. Günde 20 kez yaptığınız bir eylemde (örneğin, sekme değiştirme) yalnızca üç saniye tasarruf etmeniz bile size yılda birkaç saat kazandıracaktır.

Kabul, kulağa pek hoş gelmiyor, ancak tüm bu küçük tasarruflar toplanıyor!

Peki, otomatikleştiremediğiniz veya kolaylaştıramayacağınız görevler ne olacak? Eh, çalışma ortamınızı iyileştirerek ve dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirerek üretkenliğinizi artırabilmelisiniz. Süslü bir sandalye veya daha iyi bir donanım almak için birikimlerinizi kullanabilirsiniz.

Günlük rutininizden nasıl zaman ayırabileceğinize dair birkaç temel örnek:

• Mümkün olduğunca kısayol tuşlarını kullanın. Üç, dört veya beş tuşa basmak, genellikle fareyle işaret edip tıklamaktan çok daha az zaman alır.
• Mümkün olduğunda, aynı anda üzerinde çalıştığınız görev sayısını ideal olarak bire indirmeye çalışın. Derin bir iş yaparken, ara vermeniz sizi 15 dakika veya daha uzun süre geri alabilir çünkü kendi tarzınızı yeniden bulmanız gerekir.
• Dizüstü bilgisayarımı iş için kullanıyorum, ancak masamda masaüstü klavyesi, büyük monitörler, kulaklıklar vb. gibi üretkenliği artıracak başka donanımlar var. Birincil makineniz bir dizüstü bilgisayarsa, bir yerleştirme istasyonu kullanarak tüm bu çevre birimlerinin bağlantısını basitleştirebilirsiniz. Daha iyi olur; yerleştirme istasyonlarının modası geçiyor ve yakında geçmişte kalacak. Gelişen teknolojiler sayesinde, yakında her şeyi kablosuz olarak bağlayabileceksiniz.
• İş yerinde iki büyük monitör ve dock'a bağlı dizüstü bilgisayar ekranımı kullanıyorum, bu da diğer arayüz parçalarını bağımsız ancak yakındaki cihazlara taşıyarak ana ekran hakkında daha fazla bilgiye sahip olmamı sağlıyor. Bazı kişilerin çoklu monitör kurulumlarını sevmediğini biliyorum, ancak masanızda tek bir ekran olması konusunda ısrar etseniz bile yapabileceğiniz çok şey var. Sadece birkaç yıl önce, büyük boyutlu 4K/UHD monitörler aşırı derecede pahalıydı, ancak artık durum böyle değil. Geniş en boy oranlı monitörler (yani 21:9) da incelemeye değer bir alternatiftir.
• Genellikle iş sohbetleri sırasında dikkatimi dağıtabilecekleri ve göreve konsantre olmamı engelleyebilecekleri için tüm beklenmedik bildirimleri kapatırım. Yine de acil konular için özel mesaj alabilirsiniz.

Aşırı basitleştirmemek veya otomatikleştirmemek önemlidir - aksi takdirde bir fincan çay yapmak için bir robot tasarlamanız gerekir. Tüm optimizasyonlarda olduğu gibi, kural, yalnızca minimum çaba ve maksimum sonuçlarla iyileştirilebilecek olanı iyileştirmektir.

İşleri Bitirme (GTD) yöntemini düşünün.

David Allen tarafından kitabında geliştirilen GTD yöntemi, bir dizi aracı kapsar ve bunları iyi yapılandırılmış ve düzenli bir şekilde organize edilmiş bir sistemde birleştirir.

Yazar yaklaşımı kitabı boyunca adadığından, bir blog makalesinde tek bir noktaya sığdırmak ve sığdırmak zordur, ancak hızlı bir genel bakış istiyorsanız GTD İş Akışı Haritasına göz atın.

İşte ana kavramlar, ya da en azından onları görme şeklim.

• Bir görevi yerine getirirken, hatta mola verirken tamamen sürece dalmış olmalısınız ve bunun için diğer tüm görevleri unutmanız hayati önem taşımaktadır. Aklınızdaki her şeyi başka bir yere taşıyarak bunu başarabilirsiniz – takvim, notlar, yapılacaklar listesi, bildirimler vb.
• Bu belirli görevi belirli bir anda neden gerçekleştirdiğinizin farkında olmak önemlidir, ancak neden başka bir şey yapmadığınızı ve boru hattında başka hangi görevlere sahip olduğunuzu anlamak daha da önemlidir.
• Ne yapacağınızı düşündüğünüzde, sistem çeşitli koşullara ve zamana en uygun görevi seçmenize yardımcı olur. Sohbet etmek istiyorsanız, kişiler listenizdeki kişileri aramaya başlayabilirsiniz. Bilgisayar başında boş bir dakikanız varsa, e-posta gönderin veya çevrimiçi alışveriş yapın.
• Her şeyi sisteminize dahil etmek önemlidir, aksi takdirde sistemin bütünlüğünü sorgulamaya başlayabilir ve ona güvenmeyebilirsiniz.

Hayır de."

Başarılı insanlarla gerçekten başarılı insanlar arasındaki fark, gerçekten başarılı insanların neredeyse her şeye hayır demesidir. – Warren Buffet

Sisteminiz ne kadar havalı olursa olsun, yapabileceğinizden fazlasını yapmanıza izin vermez.

Bu nedenle, kulağa ne kadar tuhaf gelse de, zaman yönetiminin çok önemli bir unsuru, bir görevden veya diğerinden vazgeçme yeteneğidir.

Arkadaşınız sizden “programcısınız, değil mi?” diye basit bir site oluşturmanıza yardım etmenizi mi istedi? Özellikle bir web geliştiricisi değilseniz, muhtemelen alacağı süreyi tahmin edin ve sisteminize ve göreve yönelik kendi hislerinize göre bir yanıt verin.

Zamanını takip et.

Güvendiğiniz bir sistem kurduktan sonra, bazen çabalarınızı gözden geçirmeniz gerekebilir. Planlanan tüm görevler zamanında tamamlansa bile, haberleri kontrol etme, arkadaşlarınızla sohbet etme vb. gibi ilgisiz etkinliklere zaman ayırma şansınız vardır.

Bu açıkça sonuçları çarpıtacak ve her şeyin açık olduğunu düşünerek kendinizi aldatacaktır. Neyse ki, bağımsız yöneticimiz olacak bir makine alabiliriz.

Verimliliğim Araç Kutumdaki Araçlar

Söz verdiğim gibi, farklı geliştiricilerin birçok farklı programını test ettikten sonra seçtiğim araçlara genel bir bakış sunacağım. Aşağıda açıklanan her şey, ürünün öznel bir algısıdır. Gereksinimlerinizi karşılayan başka bir şey bulabilirsiniz.

Google

Benim için en önemli şey tek bir hesap. Basitlik ilkesini göz önünde bulundurarak, mümkün olduğunda araç sayısını en aza indirmeye çalışıyorum.

Google'dan Gelen Kutusu

Benim için temel ilke "boş" bir Google Gelen Kutusu (not olarak düzeltilen e-postalar sayılmaz). Gelen posta genellikle yapılması gereken bir görevdir: Kod incelemesi yapmak için bir bildirim, müşteriden gelen bir görev olabilir, ancak basit bir konuşma olsa bile - ele alınması gerekir.

Takvim

Android'in Google'a eşit olması, Takvimini mükemmel kılıyor çünkü her zaman yanınızda. İnsanlar, farklı işletim sistemleri çalıştıran farklı cihazlar kullanır ve Google, platformlar arası uygulamaların ve hizmetlerin kralıdır. Google Takvim bunlardan sadece bir tanesidir ve tüm platformlarda yaygın olarak kullanılmaktadır.

Bildirimler

Google, kullanıcıların web uygulamalarına ve mobil cihazlara işlem yapılabilir bildirimler eklemesine olanak tanır. Çoğu kişi bunları ve bunların Google Takvim'de nasıl ayarlandıklarını zaten bildiği için ayrıntıya girmeyeceğim.

KurtarmaZamanı

Tüm projelerim tam zamanlı olduğundan ve yaptıklarım hakkında ayrıntılı raporlar oluşturmam gerekmediğinden, seçimim, gereksiz görevlere zaman harcamadığımdan emin olmak için tüm olası etkinlikleri izlemek.

RescueTime, gün boyunca kullandığınız her uygulamayı ve siteyi kaydetmenize olanak tanır. Her aktivitenin durumunu (üretken veya dikkat dağıtıcı) tanımlar ve "Üretken görevlere en az N saat harcayın" gibi hedefler belirler.

Çoğu okuyucunun Toptal'ın zaman takip çözümüne zaten aşina olduğunu varsayıyorum, bu yüzden onu tanıtmak için fazla zaman harcamayacağım. TopTracker, platformdan bağımsızdır ve çeşitli ayarlarda kullanılabilir. Kullanıcıların ekran görüntüleri almasına, etkinliği ölçmesine, raporlar oluşturmasına ve açıkçası zamanı izlemesine olanak tanır.

Sütü Hatırla

İyi bir yapılacaklar listesi uygulaması bulmak çok zaman alıyordu çünkü günümüzde çok sayıda uygulama var.

Sonunda tüm gereksinimlerimi karşıladığı için Remember The Milk'e karar verdim.

• Görev eklemek, öncelikler, etiketler, bildirimler vb. için mümkün olan en basit sisteme sahiptir.
• Bilgisayar ve mobil cihazlar için platformlar arası bir çözümdür.
• Görevleri listelere ve projelere ayırabilirsiniz.

Akıllı hatlar bir patlama.

Bir görev oluşturabilir, bir projeye ekleyebilir, etiketler (yenileri dahil) ekleyebilir, öncelikleri belirleyebilir ve görevin gerçekleştirileceği yeri, fare, tıklama veya herhangi bir şey olmadan yalnızca klavyenizi kullanarak belirtebilirsiniz.

Tipik Görev Aşamaları

Son olarak, sisteminizdeki görevlerin farklı aşamalarına hızlıca bir göz atalım.

Gelen görevleri bu şekilde sıralıyorum.

Bu basit algoritmanın bir sonucu olarak, herhangi bir görev, en kolayı bile, ya takvime (zaman belirtilirse, “Babayı iki saat sonra ara” daki gibi) ya da sırasını beklediği bir yapılacaklar listesine gider. .

Yapılacaklar listesi farklı projelere bölünmüştür ve görevler etiketlenmiştir.

Örneğin:

• bekle - görev bir şey bekliyor;
• sonraki - zamanınız olduğunda veya yapmak istediğinizde yaptığınız bir görev veya buna benzer bir şey;
• dükkan - bir dükkanda yerine getirilecek: bir süpermarkete gidebilir, listeyi açabilir ve ne satın almanız gerektiğini görebilirsiniz;
• pc - bilgisayarda bir görev;
• iletişim – birini arayın.

Bu şekilde, son teslim tarihi olan tüm görevler takviminizde olduğu için zamanında tamamlanır ve başka bir şey yapmak isterseniz, bağlamına ve önceliğine bağlı olarak yapabilirsiniz.

Sisteminizin yol göstermesine izin verin.

Herkesin kendi görevleri, zihniyetleri ve alışkanlıkları vardır. Herhangi bir sistem gerektiği gibi test edilmeli ve değiştirilmelidir. Zaman yönetimi yalnızca gününüzü verimli bir şekilde düzenlemenize izin vermekle kalmaz, aynı zamanda ilerlemeyi takip ederek ve belirlediğiniz hedefleri size hatırlatarak görevlerden haberdar olmanıza da yardımcı olur.

Ne yapmanız gerektiğini hatırlamak ve o anda ne yapmaktan hoşlandığınızı bulmak için zaman ve enerji harcamanıza gerek yok çünkü sistem size söyleyecektir.

Verimli bir zaman yönetimi sistemi oluşturmanız ve çalıştırmanız için sayısız neden var, ancak nihayetinde onu bozarsanız, her şey şuna indirgeniyor: Özellikle serbest çalışan biriyseniz, bu harika bir yatırım.