Secretos de gestión del tiempo de un ingeniero eficiente

A veces desearía ser un vampiro, o al menos un hombre lobo. Probablemente facilitaría todo este asunto del equilibrio entre el trabajo y la vida personal del que habla la gente. Pero desafortunadamente, solo soy humano, lo que significa que tengo que dormir, y solo tengo 24 horas al día, como todos los demás.

Reste seis horas o más para dormir, y me quedo con unas míseras 18 horas para trabajar y jugar. Desafortunadamente, esto no es suficiente para un ambicioso ingeniero de software autónomo, ¿o sí?

Como no podemos convertirnos en seres sobrenaturales o distorsionar el espacio-tiempo a nuestro antojo, tenemos que aprovechar al máximo nuestro tiempo, razón por la cual la gestión del tiempo es tan importante y por la que decidí escribir esta publicación.

La publicación cubrirá varios métodos y herramientas en mi caja de herramientas de productividad:

• Por qué la gestión del tiempo es tan crítica como las habilidades técnicas, especialmente para los autónomos.
• Criterios clave que todos los sistemas de gestión del tiempo deben cumplir.
• Técnicas efectivas de gestión del tiempo para autónomos.
• Herramientas que encuentro efectivas y uso yo mismo.

Cada freelancer tiene una tarifa por hora pero, a veces, no nos damos cuenta de que las tarifas por hora más altas no necesariamente se traducen en mayores ganancias mensuales o anuales.

Los autónomos suelen facturar por hora, por lo que la gestión del tiempo también significa la gestión del dinero .

Con el trabajo independiente, hay tiempo facturable y no facturable ; en términos de control, podría considerarse como acciones productivas o de distracción que toman tiempo. Para darse cuenta del valor real del tiempo (y del dinero), es necesario realizar un seguimiento, calcularlo y analizarlo, y para este propósito todos necesitamos un buen sistema de gestión del tiempo.

Muchos freelancers se enfocan en optimizar su tarifa de facturación por hora , pero no logran optimizar las horas facturadas . Un aumento en la cantidad de tiempo que puede dedicar a la facturación es tan importante como su tarifa.

Los 3 componentes de los buenos sistemas de gestión del tiempo

Sea cual sea el sistema de gestión del tiempo que se le ocurra, sean cuales sean las herramientas que decida utilizar, hay tres características principales que influyen directamente en la calidad de la organización del tiempo y la ejecución de sus tareas profesionales.

Debes confiar en el sistema.

Al configurar una tarea, debe estar 100 por ciento seguro de que se le notificará la próxima tarea en el momento adecuado. ¿Cuál es el punto de un recordatorio para "llevar la copia impresa a la reunión", cuando ya está parado frente a la sala de conferencias?

El sistema debe ser lo más simple posible.

Cuando su sistema lo hace saltar a través de aros solo para agregar un simple recordatorio para "Llamar a Alice en una hora" , es ineficaz.

Inevitablemente, terminará apuntándolo en una hoja de papel al azar, configurando una alarma en su teléfono o usando casi cualquier cosa menos su sistema.

El sistema debe ser accesible.

¿Con qué nunca sales de casa? Estoy dispuesto a apostar tu teléfono inteligente.

Olvídate de la agenda y los tablones de anuncios. No le son útiles cuando está sentado en un café, esperando su cheque y tratando de recordar a quién debe llamar.

Con la tecnología actual y los datos móviles ultrarrápidos, puede llevar toneladas de documentos, recordatorios, notas y bocetos, todo en la nube, con solo deslizar el dedo.

8 técnicas probadas y verdaderas de gestión del tiempo

Programar el día siguiente.

Desde la primaria, mis padres me animaban a hacer un horario para el día siguiente.

Ese fue probablemente el primer método de gestión del tiempo que utilicé: una lista básica de tareas para el día, algo así como una agenda diaria. Es una idea sensata, sobre todo si no tienes mucho que hacer, pero me encontré con un problema grave: cuando una tarea no se hacía a tiempo, se posponía para el día siguiente.

Con este método, solo una tarea sin terminar puede convertirse en una bola de nieve gigante. Y después de unos días, deberá tirar la lista y comenzar una nueva porque la anterior se vuelve imposible de cumplir, ya que las tareas más importantes desplazan a las que son menos significativas. La lista se hace más y más larga y eventualmente termina en la basura.

Utiliza correctamente tu calendario.

Lógicamente, el siguiente paso es configurar tu calendario. En lugar de hacer un plan para el día siguiente, planifíquelo con anticipación, distribuya las tareas en diferentes días y, si es necesario, mueva algunas a una fecha diferente y más adecuada.

Mantener un calendario correctamente organizado es conveniente, ya que le permite programar una tarea en particular para un tiempo determinado, pero si intenta usarlo para todo tipo de tareas, encontrará una serie de problemas que no son fáciles de resolver. con un calendario:

• Ciertas tareas no están vinculadas a una fecha en particular.
• Por ejemplo, una nota que le recuerda "compre un poco de leche" no está vinculada a un momento o lugar específico. ¿Cuándo compro leche? ¿Donde? Presumiblemente, de camino a casa, pero nadie puede decir exactamente cuándo y dónde recogerán sus compras.
• Diferentes tareas tienen diferentes contextos como, por ejemplo, planes personales, deberes laborales, problemas urgentes, problemas menos urgentes, etc. Encajarlos todos en un calendario es complicado y podría no ser útil en absoluto.

En definitiva, un calendario es una herramienta imprescindible para la gestión del tiempo, pero solo para tareas a realizar en un horario determinado . Si una tarea está planificada para mañana, pero se puede completar pasado mañana, o en media hora, no es realmente una tarea para agregar a su calendario.

Lo que no programes, añádelo a tus listas de tareas pendientes.

Entonces, ¿qué debe hacer con las tareas que no se ajustan bien a su calendario?

Bueno, podemos usar algo que no involucre fechas en absoluto: listas de tareas pendientes. Las listas de tareas son perfectas para esto porque son fáciles de crear y mantener.

Puede crear una lista o listas separadas y etiquetar tareas con etiquetas, como: trabajo, hogar, importante, menos importante, etc. La principal ventaja de estas listas es que son simples y no están atadas a una fecha u hora determinadas.

Si tiene tareas que no necesita realizar dentro de un período de tiempo estricto, seguirán siendo relevantes después de que regrese de vacaciones, mientras que si dependiera de su calendario, tendría que revisar y redistribuir las tareas que perdió mientras estaba fuera.

Delega el trabajo que odias.

El objetivo de la gestión del tiempo es permitirle estructurar la ejecución de varias tareas, según su urgencia, importancia y complejidad. Pero veo otro aspecto importante de la gestión del tiempo:

Me permite dedicar mi tiempo a los problemas que puedo resolver de manera más efectiva y que nadie más podría resolver mejor o más rápido.

Las tareas que realices deben traer alegría, lo cual también es importante. Esto me lleva a la delegación.

¿Hay alguna tarea que temes completar y personas que pueden hacerlo rápida y fácilmente? (No me refiero a su trabajo u otras actividades pagadas por su empleador). Luego externalice esa(s) tarea(s).

Está en tu poder evitar el trabajo que no te interesa. Al hacerlo, se libera para tareas que solo debe realizar usted y emplea a otra persona simultáneamente. He escuchado numerosas excusas sobre por qué las personas no pueden delegar, como:

• Es más fácil hacerlo yo mismo que explicar lo que quiero (incluso si eso significa que tengo que abrirme camino a través de un nuevo campo).
• No quiero gastar dinero en cosas de las que no puedo prescindir (porque nada es gratis).
• Lo haré mejor que nadie (y aunque lo haga peor, al menos lo haré yo mismo).

Por eso utilizo ciertos criterios para decidir si es sensato o no delegar una tarea:

• Si no me parece interesante, delego.
• Si a otra persona le resulta interesante, delego.
• Si la tarea puede ser realizada al menos en un 80% por otra persona, delego.
• Si me va a costar menos que si lo hiciera yo mismo, delego.

Es importante tener en cuenta que no se trata de comparar tarifas por hora . Se trata del tiempo (valioso) que tendrá que dedicar a resolverlo todo, mientras que otra persona ya puede tener la competencia necesaria para comenzar a ejecutar la tarea de inmediato.

Cada situación no tiene que marcar todos los criterios. Debe tomar decisiones basándose en sus sentimientos hacia una tarea en particular. A veces tienes que seguir tu instinto, que es solo otra palabra para experiencia.

Estos son algunos ejemplos de las tareas que normalmente delego:

Traducciones

Estoy escribiendo este artículo en ruso, porque es mi idioma nativo y lo estoy traduciendo al inglés.

No es que sea incapaz de escribir en un idioma extranjero, es solo que escribir en ruso es más fácil para mí.

De esta manera puedo hacer la tarea más rápido y disfrutaré más la experiencia porque puedo expresar mejor mis ideas en mi idioma nativo. Si tuviera que escribirlo en inglés, o traducir el borrador por mi cuenta, tomaría mucho más tiempo que si lo hiciera un traductor profesional.

Edición de video

Después de un viaje, es posible que tenga muchos videos de los que quiera hacer un clip. Puedo editarlo yo mismo, si me apetece, o puedo hacer que alguien lo haga por mí. En este caso, depende de mi estado de ánimo.

Trabajo doméstico

La limpieza del apartamento es otro ejemplo sencillo porque puedes hacerlo tú mismo o puedes llamar a un servicio de limpieza.

Agilice y automatice.

Además de las tareas importantes y obvias que le vienen a la mente cuando piensa en la gestión del tiempo, no olvide las innumerables tareas pequeñas que también consumen mucho tiempo.

Si nota que está repitiendo la misma tarea, incluso la más pequeña, tiene sentido optimizarla o automatizarla. Incluso si ahorra solo tres segundos en una acción (por ejemplo, cambiar de pestaña) que realiza 20 veces al día, le ahorrará un par de horas al año.

De acuerdo, no parece mucho, ¡pero todos estos pequeños ahorros suman!

Entonces, ¿qué pasa con las tareas que no puede automatizar o simplificar? Bueno, debería poder aumentar su productividad mejorando su entorno de trabajo y limitando al mínimo las distracciones. Puede usar sus ahorros para comprar una silla elegante o un mejor hardware.

Aquí hay algunos ejemplos básicos de cómo puede reducir el tiempo de su rutina diaria:

• Utilice las teclas de acceso rápido tanto como sea posible. Presionar tres, cuatro o cinco teclas a menudo toma mucho menos tiempo que señalar y hacer clic con el mouse.
• Cuando sea posible, intente reducir la cantidad de tareas en las que trabaja simultáneamente, idealmente, a una. Cuando estás haciendo un trabajo profundo, las interrupciones pueden retrasarte 15 minutos o más porque tienes que volver a encontrar tu ritmo.
• Uso mi computadora portátil para el trabajo, pero en mi escritorio tengo otro hardware para aumentar la productividad, como un teclado de escritorio, monitores grandes, auriculares, etc. Si su máquina principal es una computadora portátil, puede simplificar la conexión de todos estos periféricos utilizando una estación de acoplamiento. Se pone mejor; Las estaciones de acoplamiento se están volviendo obsoletas y pronto serán cosa del pasado. Gracias a las tecnologías emergentes, pronto podrá conectar todo de forma inalámbrica.
• En el trabajo uso dos monitores grandes y la pantalla de mi laptop, conectados a la base, lo que me permite tener más información en la pantalla principal moviendo otras partes de la interfaz a dispositivos independientes, pero cercanos. Sé que a algunas personas no les gustan las configuraciones de múltiples monitores, pero incluso si insiste en tener una sola pantalla en su escritorio, todavía hay mucho que puede hacer. Hace solo unos años, los monitores 4K/UHD de gran tamaño eran prohibitivamente caros, pero ya no es así. Los monitores de relación de aspecto amplia (es decir, 21:9) también son una alternativa que vale la pena examinar.
• Por lo general, apago todas las notificaciones inesperadas durante los chats de trabajo, ya que pueden distraerme y evitar que me concentre en la tarea. Todavía puedes recibir mensajes privados para asuntos urgentes.

Es importante no simplificar demasiado ni automatizar; de lo contrario, terminará diseñando un robot para preparar una taza de té. Como en toda optimización, la regla es mejorar solo lo que se puede mejorar con el mínimo esfuerzo y los máximos resultados.

Considere el método Getting Things Done (GTD).

El método GTD, presentado por David Allen en su libro, abarca una serie de herramientas y las unifica en un sistema bien estructurado y bien organizado.

Es difícil resumir y encajar en un punto en un artículo de blog, ya que el autor dedica el enfoque a lo largo de su libro, pero si desea una descripción general rápida, consulte el Mapa de flujo de trabajo de GTD.

Estos son los conceptos principales, o al menos como yo los veo.

• A la hora de realizar una tarea, o incluso tomar un descanso, debes estar completamente inmerso en el proceso, y para ello, es vital olvidarte de todas las demás tareas. Puede lograr esto moviendo todo lo que ha estado en su mente a otro lugar: calendario, notas, listas de tareas, notificaciones, etc.
• Es importante ser consciente de por qué está realizando esta tarea en particular en un momento específico, pero es aún más importante comprender por qué no está haciendo otra cosa y qué otras tareas tiene en preparación.
• Cuando está pensando qué hacer, el sistema lo ayuda a elegir la tarea que mejor se adapte a las distintas circunstancias y momentos. Si tiene ganas de chatear, puede comenzar a llamar a personas de su lista de contactos. Si tiene un minuto libre frente a la computadora, envíe correos electrónicos o realice una compra en línea.
• Es esencial incluir todo en su sistema, de lo contrario, puede comenzar a cuestionar la integridad del sistema y no confiará en él.

Di no."

La diferencia entre las personas exitosas y las realmente exitosas es que las personas realmente exitosas dicen que no a casi todo. - Warren Buffett

No importa cuán genial sea su sistema, no le permitirá hacer más de lo que puede.

Por eso, por extraño que parezca, un elemento crucial de la gestión del tiempo es la capacidad de renunciar a una tarea u otra.

¿Tu amigo te pidió que lo ayudaras a crear un sitio simple porque "eres programador, verdad?" Calcule el tiempo que probablemente llevará, especialmente si no es un desarrollador web, y dé una respuesta basada en su sistema y sus propios sentimientos hacia la tarea.

Seguimiento de su tiempo.

Una vez que haya construido un sistema en el que confíe, a veces es necesario revisar sus esfuerzos. Incluso si todas las tareas planificadas se completan a tiempo, existe la posibilidad de que dedique tiempo a actividades no relacionadas, como consultar noticias, chatear con amigos, etc.

Obviamente, esto distorsionará los resultados, engañándote a ti mismo pensando que todo está claro. Afortunadamente, podemos conseguir que una máquina sea nuestro supervisor independiente.

Las herramientas en mi caja de herramientas de productividad

Como prometí, daré una descripción general de las herramientas que he elegido después de haber probado muchos programas diferentes de diferentes desarrolladores. Todo lo descrito a continuación es una percepción subjetiva del producto. Puede encontrar algo más que cumpla con sus requisitos.

Google

Lo más importante para mí es una sola cuenta. Trato de minimizar el número de herramientas siempre que sea posible, teniendo en cuenta el principio de simplicidad.

Bandeja de entrada de Google

El principio fundamental para mí es una bandeja de entrada de Google "vacía" (los correos electrónicos arreglados como notas no cuentan). El correo entrante suele ser una tarea que debe realizarse: podría ser una notificación para realizar una revisión de código, una tarea del cliente, pero incluso si se trata de una simple conversación, debe abordarse.

Calendario

El hecho de que Android sea igual a Google hace que su Calendario sea perfecto porque siempre está contigo. Las personas usan diferentes dispositivos que ejecutan diferentes sistemas operativos, y Google es el rey de las aplicaciones y servicios multiplataforma. Google Calendar es solo uno de ellos y se usa ampliamente en todas las plataformas.

Notificaciones

Google permite a los usuarios agregar notificaciones procesables en aplicaciones web y dispositivos móviles. Dado que la mayoría de las personas ya están familiarizadas con ellos, así como con la forma en que están configurados en Google Calendar, no daré más detalles.

tiempo de rescate

Dado que todos mis proyectos son de tiempo completo y no necesito crear informes detallados de lo que he hecho, mi elección es realizar un seguimiento de todas las actividades posibles solo para asegurarme de no dedicar tiempo a tareas inútiles.

RescueTime le permite registrar cada aplicación y sitio que usa durante el día. Define el estado de cada actividad (productiva o que distrae) y establece objetivos, como "Pasar al menos N horas en tareas productivas".

Supongo que la mayoría de los lectores ya están familiarizados con la solución de seguimiento de tiempo de Toptal, por lo que no dedicaré mucho tiempo a presentarla. TopTracker es independiente de la plataforma y se puede utilizar en varios entornos. Permite a los usuarios tomar capturas de pantalla, medir la actividad, crear informes y realizar un seguimiento del tiempo, obviamente.

recuerda la leche

Encontrar una buena aplicación de lista de tareas llevó mucho tiempo, ya que hoy en día hay una gran cantidad de aplicaciones.

Finalmente me decidí por Remember The Milk porque cumplía con todos mis requisitos.

• Tiene el sistema más simple posible para agregar tareas, con prioridades, etiquetas, notificaciones, etc.
• Es una solución multiplataforma para computadora y dispositivos móviles.
• Puede dividir las tareas en listas y proyectos.

Las líneas inteligentes son una maravilla.

Puede crear una tarea, agregarla a un proyecto, agregar etiquetas (incluso nuevas), establecer prioridades e indicar el lugar donde se realizará la tarea, usando solo su teclado, sin mouse, clics o lo que sea.

Etapas típicas de tareas

Por último, echemos un vistazo rápido a las diferentes etapas de las tareas en su sistema.

Así es como clasifico las tareas entrantes.

Como resultado de este algoritmo simple, cualquier tarea, incluso la más fácil, va al calendario (si se especifica el tiempo, como en "Llamar a papá en dos horas" ) o a una lista de tareas pendientes, donde espera su turno. .

La lista de tareas pendientes se divide en diferentes proyectos y las tareas están etiquetadas.

Por ejemplo:

• esperar : la tarea está esperando algo;
• siguiente : una tarea que hace cuando tiene tiempo o tiene ganas de hacerlo, o algo así;
• comprar – para cumplir en una tienda: puedes ir a un supermercado, abrir la lista y ver lo que necesitas comprar;
• pc – una tarea en la computadora;
• contacto – llamar a alguien.

De esta manera, todas las tareas con fecha límite se completan a tiempo porque las tienes en tu calendario, y si te apetece hacer otra cosa, puedes hacerlo, dependiendo de su contexto y prioridad.

Deje que su sistema marque el camino.

Cada uno tiene sus propias tareas, mentalidad y hábitos. Cualquier sistema debe probarse y modificarse según sea necesario. La administración del tiempo no solo le permite organizar su día de manera eficiente, sino que también lo ayuda a mantenerse al tanto de las tareas al realizar un seguimiento del progreso y recordarle las metas que ha establecido.

No tienes que perder tiempo y energía en recordar lo que tienes que hacer y averiguar qué te apetece hacer en ese momento porque el sistema te lo dirá.

Existen innumerables razones por las que debe crear y emplear un sistema de gestión del tiempo eficiente, pero si finalmente lo desglosa, todo se reduce a esto: es una gran inversión, especialmente si es un trabajador independiente.