高效工程師的時間管理秘訣

有時我希望自己是吸血鬼，或者至少是狼人。 這可能會使人們談論的整個工作與生活的平衡變得更容易。 但不幸的是，我只是人類，這意味著我必須睡覺，而且我每天只有 24 小時，就像其他人一樣。

減去六個或更多小時的睡眠時間，我的工作和娛樂時間只有 18 小時左右。 不幸的是，對於一個雄心勃勃的自由軟件工程師來說，這還不夠，不是嗎？

既然我們不能隨心所欲地變成超自然生物或扭曲時空，我們必須充分利用我們的時間，這就是時間管理如此重要的原因，也是我決定寫這篇文章的原因。

這篇文章將介紹我的生產力工具箱中的各種方法和工具：

• 為什麼時間管理與技術技能一樣重要，尤其是對自由職業者而言。
• 所有時間管理系統必須滿足的關鍵標準。
• 自由職業者的有效時間管理技術。
• 我覺得有效並自己使用的工具。

每個自由職業者都有一個小時費率，但有時，我們沒有意識到更高的小時費率並不一定會轉化為每月或每年更高的收入。

自由職業者通常按小時計費，所以時間管理也意味著資金管理。

對於自由職業者，有可計費和不可計費的時間； 在控制方面，它可以被認為是需要時間的有成效的或分散注意力的行動。 為了實現時間（和金錢）的真正價值，您需要對其進行跟踪、計算和分析，為此我們都需要一個好的時間管理系統。

許多自由職業者專注於優化他們的小時計費率，但他們未能優化計費時間。 增加您可以花費的時間與您的費率一樣重要。

良好的時間管理系統的 3 個組成部分

無論您想出什麼時間管理系統，無論您決定使用什麼工具，都有三個主要特徵直接影響時間組織和專業任務執行的質量。

你應該相信這個系統。

設置任務時，您需要 100% 確保您會在正確的時間收到即將到來的任務的通知。 當您已經站在會議室前面時，提醒“將打印輸出帶到會議”有什麼意義？

該系統應盡可能簡單。

當您的系統讓您跳槽只是為了添加一個簡單的提醒“在一小時內給愛麗絲打電話”時，它是無效的。

不可避免地，您最終會在一張隨機的紙上記下它，在手機上設置警報，或者使用系統以外的任何東西。

該系統應該是可訪問的。

你永遠不會離開家沒有什麼？ 我願意打賭你的智能手機。

忘記日程安排和公告板。 當您坐在咖啡館等待您的支票並試圖記住您需要給誰打電話時，它們對您沒有用處。

借助當今的技術和超快的移動數據，您可以在雲中攜帶大量文檔、提醒、筆記和草圖，只需輕掃一下即可。

8 種行之有效的時間管理技術

安排第二天。

從小學開始，我的父母就鼓勵我制定第二天的時間表。

這可能是我第一次使用的管理方法——當天任務的基本列表——類似於每日議程。 這是一個明智的想法，特別是如果你沒有太多事情要做，但我遇到了一個嚴重的問題：當一項任務沒有按時完成時，它就會被推遲到第二天。

使用這種方法，只需一個未完成的任務就可以滾雪球成一個巨大的任務。 幾天后，你需要把清單扔掉，開始一個新的，因為舊的任務變得不可能完成，因為更重要的任務取代了那些不太重要的任務。 列表越來越長，最終被扔進垃圾箱。

正確使用您的日曆。

從邏輯上講，下一步是設置您的日曆。 與其製定第二天的計劃，不如提前計劃，將任務分散到不同的日子，如有必要，將一些任務轉移到不同的、更合適的日期。

維護一個組織良好的日曆很方便，因為它可以讓您將特定任務安排在某個時間，但是如果您嘗試將它用於各種任務，您會遇到一些不容易解決的問題帶日曆：

• 某些任務未鏈接到特定日期。
• 例如，提醒您“買一些牛奶”的便條與特定時間或地點無關。 什麼時候買牛奶？ 在哪裡？ 大概是在回家的路上，但沒有人能準確地說出他們將在何時何地取貨。
• 不同的任務有不同的上下文，例如個人計劃、工作職責、緊急問題、不太緊急的問題等等。 將它們全部放入一個日曆中很複雜，可能根本沒有幫助。

簡而言之，日曆是時間管理的重要工具，但僅限於在設定時間執行的任務。 如果一項任務計劃在明天完成，但可以在後天或半小時內完成，那麼它並不是真正要添加到您的日曆中的任務。

無論您沒有安排什麼，都可以添加到您的待辦事項列表中。

那麼，您應該如何處理不適合您的日曆的任務？

好吧，我們可以使用根本不涉及日期的東西——待辦事項列表。 任務列表非常適合這一點，因為它們易於創建和維護。

您可以創建一個列表或單獨的列表，並用標籤標記任務，例如：工作、家庭、重要、不太重要等。 這些列表的主要優點是它們很簡單並且不受特定日期或時間的限制。

如果你有一些不需要在嚴格的時間段內執行的任務，它們在你假期回來後仍然相關，而如果你依靠你的日曆，你將不得不修改和重新分配你錯過的任務。離開。

委派你討厭的工作。

時間管理的重點是允許您根據任務的緊迫性、重要性和復雜性來組織各種任務的執行。 但我看到了時間管理的另一個重要方面：

它使我能夠將時間花在我可以最有效地解決的問題上，而其他人無法更好或更快地解決這些問題。

您執行的任務應該帶來快樂，這也很重要。 這將我引向代表團。

是否有您害怕完成的任務，以及可以快速輕鬆地完成任務的人？ （我不是在談論您的工作或由您的雇主支付的其他活動）。 然後外包該任務。

你有能力避免你不感興趣的工作。 這樣一來，您就可以騰出時間來完成應該由您自己完成的任務，並同時僱用另一個人。 我聽過很多關於為什麼人們不能委派的藉口，例如：

• 自己做比解釋我想要什麼更容易，（即使這意味著我必須在一個新領域中奮鬥）。
• 我不想把錢花在我可以不用的東西上（因為沒有什麼是免費的）。
• 我會比其他人做得更好（即使我做得更糟，至少我會自己做）。

這就是為什麼我使用某些標準來決定委派任務是否明智：

• 如果我覺得它不有趣，我會委託。
• 如果其他人覺得這很有趣，我會委託。
• 如果其他人至少可以完成 80% 的任務，我會委託他人。
• 如果它比我自己做的成本更低，我會委託。

需要注意的是，這不是比較小時費率。 這是關於您必須花費（寶貴的）時間來弄清楚這一切，而另一個人可能已經具備立即開始執行任務所需的能力。

每種情況都不必檢查每個標準。 您應該根據自己對特定任務的感受來做出決定。 有時您必須憑直覺行事，這只是經驗的另一種說法。

以下是我通常委派的一些任務示例：

翻譯

我用俄語寫這篇文章，因為它是我的母語，並且被翻譯成英語。

不是我不會用外語寫作，只是用俄語寫作對我來說更容易。

這樣我可以更快地完成任務，並且我會更享受這種體驗，因為我可以更好地用我的母語表達我的想法。 如果我用英文寫，或者自己翻譯草稿，這將比專業翻譯花費更多的時間。

視頻編輯

旅行結束後，我可能有很多想要製作剪輯的視頻。 如果我願意，我可以自己編輯它，或者我可以讓別人為我做。 在這種情況下，這取決於我的心情。

家務活

清潔公寓是另一個簡單的例子，因為您可以自己動手，也可以致電清潔服務。

簡化和自動化。

除了當您想到時間管理時會想到的主要且明顯的任務外，不要忘記也佔用大量時間的無數小任務。

如果您發現自己在重複相同的任務——即使是最小的任務——簡化或自動化它是有意義的。 即使只為您每天執行 20 次的操作（例如切換選項卡）節省三秒鐘，每年也可以為您節省幾個小時。

誠然，這聽起來並不多，但所有這些小額儲蓄加起來！

那麼，您無法自動化或簡化的任務呢？ 好吧，您應該能夠通過改善工作環境並將分心的事情降至最低來提高您的工作效率。 你可以用你的積蓄買一把漂亮的椅子或更好的硬件。

以下是一些關於如何縮短日常生活時間的基本示例：

• 盡可能使用熱鍵。 按三個、四個或五個鍵通常比用鼠標指向和單擊所需的時間要少得多。
• 如果可能的話，盡量減少你同時處理的任務數量，理想情況下，減少到一個。 當您進行深度工作時，中斷可能會使您倒退 15 分鐘或更長時間，因為您必須重新找到自己的最佳狀態。
• 我用我的筆記本電腦工作，但在我的辦公桌上我還有其他硬件來提高工作效率，比如桌面鍵盤、大顯示器、耳機等等。 如果您的主要機器是筆記本電腦，您可以通過使用擴展塢來簡化所有這些外圍設備的連接。 它變得更好了; 擴展塢正在變得過時，很快就會成為過去。 多虧了新興技術，您很快就能以無線方式連接一切。
• 在工作中，我使用兩個大顯示器和我的筆記本電腦屏幕，連接到擴展塢，通過將其他界面部件移動到獨立但附近的設備，我可以在主屏幕上獲得更多信息。 我知道有些人不喜歡多顯示器設置，但即使您堅持在辦公桌上放置一個顯示器，您仍然可以做很多事情。 就在幾年前，超大尺寸的 4K/UHD 顯示器還非常昂貴，但現在情況已不再如此。 寬高比顯示器（即 21:9）也是值得研究的替代方案。
• 通常我會在工作聊天期間關閉所有意外通知，因為它們可能會分散我的注意力並阻止我專注於任務。 您仍然可以收到緊急事務的私人消息。

重要的是不要過度簡化或自動化——否則你最終會設計一個機器人來泡茶。 與所有優化一樣，規則是只改進可以以最小的努力和最大的結果改進的部分。

考慮完成工作 (GTD) 方法。

大衛艾倫在他的書中提出的 GTD 方法包含許多工具，並將它們統一在一個結構良好且組織整齊的系統中。

很難在一篇博客文章中濃縮和融入一個觀點，因為作者在他的書中使用了這種方法，但如果您想快速了解一下，請查看 GTD 工作流圖。

以下是主要概念，或者至少是我看待它們的方式。

• 在執行一項任務時，甚至是休息時，你應該完全沉浸在這個過程中，為此，忘記所有其他任務是至關重要的。 您可以通過將您腦海中的所有內容移動到另一個地方來實現這一點——日曆、筆記、待辦事項列表、通知等。
• 了解您為什麼在特定時刻執行此特定任務很重要，但更重要的是要了解您為什麼不做其他事情以及您在管道中還有哪些其他任務。
• 當您考慮要做什麼時，系統會幫助您選擇最適合各種情況和時間的任務。 如果您想聊天，可以開始呼叫聯繫人列表中的人。 如果您在電腦前有空閒時間，請發送電子郵件或進行在線購買。
• 必須將所有內容都包含在系統中，否則您可能會開始質疑系統的完整性並且不會信任它。

說不。”

成功人士與真正成功人士的區別在於，真正成功人士對幾乎所有事情都說不。 - 沃倫·巴菲特

無論您的系統有多酷，它都不會讓您做的超出您的能力範圍。

這就是為什麼，無論聽起來多麼奇怪，時間管理的一個關鍵要素是放棄一項或另一項任務的能力。

您的朋友是否要求您幫助創建一個簡單的網站，因為“您是程序員，不是嗎？” 估計可能花費的時間，尤其是如果您不是 Web 開發人員，並根據您的系統和您對任務的感受給出答案。

跟踪您的時間。

一旦你建立了一個你信任的系統，有時有必要回顧你的努力。 即使所有計劃的任務都按時完成，您也有可能將時間花在不相關的活動上，例如查看新聞、與朋友聊天等。

這顯然會扭曲結果，欺騙自己認為一切都很清楚。 幸運的是，我們可以讓一台機器成為我們的獨立主管。

我的生產力工具箱中的工具

正如所承諾的，在測試了來自不同開發人員的許多不同程序之後，我將概述我選擇的工具。 下面描述的一切都是對產品的主觀看法。 您可能會找到其他符合您要求的東西。

谷歌

對我來說最重要的是一個帳戶。 我盡量減少工具的數量，同時牢記簡單的原則。

Google 收件箱

對我來說，主要原則是“空”的 Google 收件箱（固定為註釋的電子郵件不算在內）。 收到的郵件通常是應該完成的任務：它可能是執行代碼審查的通知，來自客戶的任務，但即使是簡單的對話 - 它也應該得到解決。

日曆

Android 等同於 Google 的事實使其日曆完美，因為它始終與您同在。 人們使用不同的設備運行不同的操作系統，而谷歌是跨平台應用程序和服務的王者。 谷歌日曆只是其中之一，它被廣泛用於所有平台。

通知

Google 使用戶能夠在網絡應用程序和移動設備上添加可操作的通知。 由於大多數人已經熟悉它們，以及它們在 Google 日曆中的設置方式，我不會詳細說明。

救援時間

由於我所有的項目都是全職的，而且我不需要為我所做的事情創建詳細的報告，我的選擇是跟踪所有可能的活動，以確保我不會把時間花在無用的任務上。

RescueTime 允許您記錄您在白天使用的每個應用程序和站點。 它定義了每項活動的狀態（生產性或分散性）並設定目標，例如“在生產性任務上至少花費 N 小時”。

我假設大多數讀者也已經熟悉 Toptal 的時間跟踪器解決方案，所以我不會花太多時間介紹它。 TopTracker 與平台無關，可用於各種設置。 顯然，它允許用戶抓取屏幕截圖、測量活動、創建報告和跟踪時間。

記住牛奶

尋找一個好的待辦事項列表應用程序非常耗時，因為今天有大量的應用程序。

我最終選擇了“記住牛奶”，因為它滿足了我的所有要求。

• 它具有用於添加任務的最簡單的系統，具有優先級、標籤、通知等。
• 它是適用於計算機和移動設備的跨平台解決方案。
• 您可以將任務分解為列表和項目。

智能線是一個爆炸。

您可以創建任務、將其添加到項目、添加標籤（包括新標籤）、設置優先級並指示要執行任務的位置，僅使用鍵盤，無需鼠標、單擊或其他任何方式。

典型的任務階段

最後，讓我們快速瀏覽一下系統中任務的不同階段。

這就是我對傳入任務進行排序的方式。

由於這種簡單的算法，任何任務，即使是最簡單的任務，都會進入日曆（如果指定了時間，如“兩小時後給爸爸打電話” ）或待辦事項列表，等待輪到它.

待辦事項列表分為不同的項目，並標記任務。

例如：

• 等待——任務正在等待某事；
• 下一步——當你有時間或想做的事情時，你會做的事情，或者類似的事情；
• shop——在商店裡實現：你可以去超市，打開清單，看看你需要買什麼；
• pc——電腦上的一項任務；
• 聯繫——給某人打電話。

這樣，所有有截止日期的任務都會按時完成，因為你的日曆中有它們，如果你想做其他事情，你可以做，這取決於它的上下文和優先級。

讓您的系統引領潮流。

每個人都有自己的任務、心態和習慣。 任何系統都應根據需要進行測試和修改。 時間管理不僅可以讓您有效地組織一天，還可以通過跟踪進度和提醒您設定的目標來幫助您了解任務。

你不必浪費時間和精力去記住你必須做什麼和弄清楚你現在想做什麼，因為系統會告訴你。

您應該創建和使用有效的時間管理系統的原因有很多，但如果您最終將其分解，這一切都歸結為：這是一項偉大的投資，特別是如果您是一名自由職業者。