Секреты тайм-менеджмента эффективного инженера

Иногда мне хочется быть вампиром или хотя бы оборотнем. Это, вероятно, облегчило бы разговоры о балансе между работой и личной жизнью. Но, к сожалению, я всего лишь человек, а это значит, что я должен спать, а в сутках у меня всего 24 часа, как и у всех.

Вычтем шесть или более часов на сон, и у меня останется жалкие 18 часов на работу и развлечения. К сожалению, этого недостаточно для амбициозного программиста-фрилансера, не так ли?

Поскольку мы не можем превращаться в сверхъестественных существ или деформировать пространство-время по своему усмотрению, мы должны максимально использовать свое время, поэтому управление временем так важно и почему я решил написать этот пост.

В этом посте будут рассмотрены различные методы и инструменты из моего набора инструментов для повышения производительности:

• Почему тайм-менеджмент так же важен, как и технические навыки, особенно для фрилансеров.
• Ключевые критерии, которым должны соответствовать все системы тайм-менеджмента.
• Эффективные техники тайм-менеджмента для фрилансеров.
• Инструменты, которые я считаю эффективными и использую сам.

У каждого фрилансера есть почасовая ставка, но иногда мы не понимаем, что более высокая почасовая ставка не обязательно приводит к более высокому заработку в месяц или год.

Фрилансеры обычно выставляют счета по часам, поэтому управление временем также означает управление деньгами .

Во фрилансе есть оплачиваемое и неоплачиваемое время ; с точки зрения контроля это можно рассматривать как продуктивные или отвлекающие действия, требующие времени. Для того, чтобы осознать реальную ценность времени (и денег) нужно отслеживать, рассчитывать и анализировать его, а для этого всем нам нужна хорошая система тайм-менеджмента.

Многие фрилансеры сосредотачиваются на оптимизации своей почасовой оплаты , но им не удается оптимизировать оплачиваемые часы . Увеличение количества времени, которое вы можете потратить на выставление счетов, так же важно, как и ваша ставка.

3 компонента хорошей системы тайм-менеджмента

Какую бы систему тайм-менеджмента вы ни придумали, какие бы инструменты ни решили использовать, есть три основные характеристики, которые напрямую влияют на качество организации времени и выполнение ваших профессиональных задач.

Вы должны доверять системе.

При постановке задачи нужно быть на 100 процентов уверенным, что вы будете уведомлены о предстоящей задаче в нужное время. Какой смысл напоминать «принести распечатку на собрание», когда вы уже стоите перед конференц-залом?

Система должна быть максимально простой.

Когда ваша система заставляет вас прыгать через обручи только для того, чтобы добавить простое напоминание «Позвоните Алисе через час», это неэффективно.

Неизбежно, вы закончите тем, что запишете это на случайном листе бумаги, установите будильник на своем телефоне или будете использовать что угодно, кроме своей системы.

Система должна быть доступна.

Без чего ты никогда не выходишь из дома? Готов поспорить на твой смартфон.

Забудьте о ежедневнике и досках объявлений. Они бесполезны для вас, когда вы сидите в кафе, ждете свой счет и пытаетесь вспомнить, кому вам нужно позвонить.

Благодаря современным технологиям и молниеносной скорости мобильных данных вы можете хранить тонны документов, напоминаний, заметок и набросков в облаке одним касанием.

8 проверенных методов тайм-менеджмента

Расписание на следующий день.

Еще в начальной школе родители поощряли меня составлять расписание на следующий день.

Это был, наверное, первый метод управления временем, который я когда-либо использовал — базовый список задач на день — что-то вроде ежедневной повестки дня. Это разумная идея, особенно если у вас мало дел, но я столкнулся с серьезной проблемой: когда задача не выполнялась вовремя, ее откладывали до следующего дня.

С помощью этого метода всего одна незавершенная задача может превратиться в огромную. А через несколько дней вам нужно будет выбросить список и начать новый, потому что старый становится невыполнимым, так как более важные задачи вытесняют менее значимые. Список становится все длиннее и длиннее и в конце концов оказывается в мусорной корзине.

Правильно используйте свой календарь.

Логично, что следующим шагом будет настройка вашего календаря. Вместо того, чтобы составлять план на следующий день, планируйте заранее, распределяя задачи по разным дням и, при необходимости, перенося некоторые на другую, более подходящую дату.

Ведение правильно организованного календаря удобно, так как позволяет запланировать ту или иную задачу на определенное время, но если вы попытаетесь использовать его для разного рода задач, то столкнетесь с рядом проблем, решить которые непросто с календарем:

• Некоторые задачи не привязаны к определенной дате.
• Например, заметка с напоминанием «купить молока» не привязана к определенному времени или месту. Когда покупать молоко? Где? Предположительно, по пути домой, но никто не может точно сказать, когда и где они заберут продукты.
• Разные задачи имеют разный контекст, например, личные планы, рабочие обязанности, срочные вопросы, менее срочные проблемы и так далее. Вписать их все в один календарь сложно и может быть вообще бесполезно.

Короче говоря, календарь — это важный инструмент для тайм-менеджмента, но только для задач, которые нужно выполнять в установленное время . Если задача запланирована на завтра, но может быть выполнена послезавтра или через полчаса, то это не совсем задача для добавления в календарь.

Все, что вы не планируете, добавляйте в свои списки дел.

Итак, что делать с задачами, которые не подходят для вашего календаря?

Ну, мы можем использовать что-то, что вообще не связано с датами — списки дел. Списки задач идеально подходят для этого, потому что их легко создавать и поддерживать.

Вы можете создать список или отдельные списки и пометить задачи тегами, например: работа, дом, важные, менее важные и так далее. Основное преимущество этих списков в том, что они просты и не привязаны к определенной дате или времени.

Если у вас есть задачи, которые вам не нужно выполнять в строго определенные сроки, они по-прежнему актуальны после вашего возвращения из отпуска, тогда как если бы вы полагались на свой календарь, вам пришлось бы пересмотреть и перераспределить задачи, которые вы пропустили, пока были в отпуске. прочь.

Делегируйте работу, которую вы ненавидите.

Суть тайм-менеджмента в том, чтобы позволить вам структурировать выполнение различных задач в зависимости от их срочности, важности и сложности. Но я вижу еще один важный аспект тайм-менеджмента:

Это позволяет мне посвятить свое время проблемам, которые я могу решить наиболее эффективно и которые никто другой не смог бы решить лучше или быстрее.

Выполняемые задания должны приносить радость, что тоже немаловажно. Это приводит меня к делегированию.

Есть ли задача, которую вы боитесь выполнять, и люди, которые могут быстро и легко это сделать? (Я не говорю о вашей работе или другой деятельности, оплачиваемой вашим работодателем). Затем отдайте эту задачу (задачи) на аутсорсинг.

В ваших силах избегать работы, которая вас не интересует. При этом вы освобождаете себя для задач, которые должны выполнять только вы, и одновременно нанимаете другого человека. Я слышал множество отговорок о том, почему люди не могут делегировать полномочия, например:

• Легче сделать это самому, чем объяснять, чего я хочу (даже если это означает, что мне придется пробиваться через новую область).
• Я не хочу тратить деньги на вещи, без которых можно обойтись (потому что ничего не бывает бесплатно).
• Я сделаю это лучше всех (а если и хуже, то хотя бы сам).

Вот почему я использую определенные критерии, чтобы решить, разумно ли делегировать задачу:

• Если мне это не интересно, я делегирую.
• Если кому-то это покажется интересным, я делегирую.
• Если задача хотя бы на 80% может быть выполнена кем-то другим, я делегирую.
• Если это будет стоить мне меньше, чем если бы я делал это сам, я делегирую.

Важно отметить, что речь не идет о сравнении почасовых ставок . Речь идет о (ценном) времени, которое вам придется потратить на то, чтобы во всем этом разобраться, в то время как другой человек может уже обладать необходимой компетенцией, чтобы немедленно приступить к выполнению задачи.

Каждая ситуация не должна проверять все критерии. Вы должны принимать решения, полагаясь на свои чувства по отношению к конкретной задаче. Иногда вам нужно полагаться на свою интуицию, что является просто другим словом для обозначения опыта.

Вот несколько примеров задач, которые я обычно делегирую:

Переводы

Я пишу эту статью на русском, потому что это мой родной язык, и я перевожу ее на английский.

Дело не в том, что я не умею писать на иностранном языке, просто мне легче писать по-русски.

Таким образом, я могу выполнить задачу быстрее и получить больше удовольствия от работы, потому что я могу лучше выражать свои идеи на своем родном языке. Если бы я написал его на английском языке или перевел черновик самостоятельно, это заняло бы значительно больше времени, чем если бы этим занимался профессиональный переводчик.

Редактирование видео

После поездки у меня может быть много видео, из которых я хочу снять клип. Я могу отредактировать его сам, если захочу, или я могу попросить кого-нибудь сделать это за меня. В данном случае это зависит от моего настроения.

Домашняя работа

Уборка квартиры — еще один простой пример, потому что вы можете сделать это самостоятельно или вызвать клининговую службу.

Оптимизируйте и автоматизируйте.

В дополнение к крупным и очевидным задачам, которые приходят на ум, когда вы думаете об управлении временем, не забывайте о бесчисленных мелких задачах, которые также занимают много времени.

Если вы заметили, что повторяете одну и ту же задачу, даже самую маленькую, имеет смысл упростить или автоматизировать ее. Даже сэкономив всего три секунды на действии (например, переключении вкладок), которое вы выполняете 20 раз в день, вы сэкономите пару часов в год.

Конечно, это звучит не так уж и много, но все эти небольшие сбережения складываются!

А как насчет задач, которые вы не можете автоматизировать или упростить? Что ж, вы должны быть в состоянии повысить свою производительность, улучшив рабочую среду и сведя отвлекающие факторы к минимуму. Вы можете использовать свои сбережения, чтобы купить причудливый стул или лучшее оборудование.

Вот несколько основных примеров того, как вы можете сэкономить время в своей повседневной рутине:

• Используйте горячие клавиши как можно чаще. Нажатие трех, четырех или пяти клавиш часто занимает значительно меньше времени, чем наведение и щелчок мышью.
• По возможности старайтесь сократить количество задач , над которыми вы работаете одновременно, в идеале до одной. Когда вы делаете глубокую работу, перерывы могут отбросить вас на 15 минут или больше, потому что вам нужно снова найти свой ритм.
• Я использую свой ноутбук для работы, но на моем столе есть другое оборудование для повышения производительности, такое как настольная клавиатура, большие мониторы, наушники и так далее. Если вашим основным компьютером является ноутбук, вы можете упростить подключение всех этих периферийных устройств с помощью док-станции. становится лучше; док-станции устаревают и скоро уйдут в прошлое. Благодаря новым технологиям вы скоро сможете подключать все по беспроводной сети.
• На работе я использую два больших монитора и экран ноутбука, подключенный к док-станции, что позволяет мне иметь больше информации на главном экране, перемещая другие части интерфейса на независимые, но расположенные рядом устройства. Я знаю, что некоторым людям не нравятся установки с несколькими мониторами, но даже если вы настаиваете на том, чтобы на вашем столе был один дисплей, вы все равно многое можете сделать. Всего несколько лет назад большие мониторы 4K/UHD были непомерно дорогими, но это уже не так. Мониторы с широким соотношением сторон (а именно 21:9) также являются альтернативой, заслуживающей внимания.
• Обычно я отключаю все неожиданные уведомления во время рабочих чатов, так как они могут отвлекать и мешать сосредоточиться на задаче. Вы по-прежнему можете получать личные сообщения по срочным вопросам.

Важно не упрощать и не автоматизировать чрезмерно — иначе вы закончите тем, что сконструируете робота, который заварит себе чашку чая. Как и при любой оптимизации, правило состоит в том, чтобы улучшать только то, что можно улучшить с минимальными усилиями и максимальными результатами.

Рассмотрим метод «Getting Things Done» (GTD).

Метод GTD, предложенный Дэвидом Алленом в его книге, включает в себя ряд инструментов и объединяет их в хорошо структурированную и четко организованную систему.

Это сложно сжать и уместить в один пункт в статье в блоге, поскольку автор посвящает этому подходу всю свою книгу, но если вам нужен краткий обзор, ознакомьтесь со схемой рабочего процесса GTD.

Вот основные концепции, по крайней мере, как я их вижу.

• Выполняя задачу или даже делая перерыв, вы должны быть полностью погружены в процесс, а для этого жизненно необходимо забыть обо всех других задачах. Вы можете добиться этого, переместив все, что было у вас на уме, в другое место — календарь, заметки, списки дел, уведомления и т. д.
• Важно осознавать, почему вы выполняете именно эту задачу в конкретный момент, но еще важнее понимать, почему вы не делаете что-то еще и какие еще задачи у вас есть в процессе.
• Когда вы думаете о том, что делать, система помогает вам выбрать задачу, наиболее подходящую для различных обстоятельств и времени. Если вам хочется поболтать, вы можете начать звонить людям из списка контактов. Если у вас есть свободная минутка перед компьютером, отправьте электронное письмо или совершите покупку в Интернете.
• Важно включить все в вашу систему, иначе вы можете начать сомневаться в целостности системы и не будете доверять ей.

Скажи "нет."

Разница между успешными людьми и действительно успешными людьми заключается в том, что действительно успешные люди говорят «нет» почти всему. - Уоррен Баффет

Какой бы крутой ни была ваша система, она не позволит вам сделать больше, чем вы можете.

Вот почему, как бы странно это ни звучало, важнейшим элементом тайм-менеджмента является способность отказываться от той или иной задачи.

Ваш друг попросил вас помочь создать простой сайт, потому что «вы программист, не так ли?» Оцените время, которое может занять это, особенно если вы не веб-разработчик, и дайте ответ, основанный на вашей системе и вашем собственном отношении к задаче.

Отслеживайте свое время.

После того, как вы создали систему, которой доверяете, иногда необходимо пересмотреть свои усилия. Даже если все запланированные дела будут выполнены вовремя, есть вероятность, что вы тратите время на посторонние дела, такие как просмотр новостей, общение с друзьями и так далее.

Это, очевидно, исказит результаты, обманывая себя, заставляя думать, что все ясно. К счастью, мы можем заставить машину быть нашим независимым наблюдателем.

Инструменты в наборе инструментов для повышения производительности

Как и обещал, я дам обзор инструментов, которые я выбрал после тестирования большого количества различных программ от разных разработчиков. Все описанное ниже является субъективным восприятием продукта. Вы можете найти что-то еще, что соответствует вашим требованиям.

Google

Для меня самое главное — это единый аккаунт. Я стараюсь минимизировать количество инструментов, когда это возможно, помня о принципе простоты.

Входящие от Google

Главный принцип для меня — «пустой» почтовый ящик Google (письма, исправленные как заметки, не считаются). Входящая почта, как правило, является задачей, которую необходимо выполнить: это может быть уведомление о проведении проверки кода, задача от заказчика, но даже если это простой разговор — ее следует решать.

Календарь

Тот факт, что Android равен Google, делает его Календарь идеальным, потому что он всегда с вами. Люди используют разные устройства с разными операционными системами, а Google — король кроссплатформенных приложений и сервисов. Календарь Google — лишь один из них, и он широко используется на всех платформах.

Уведомления

Google позволяет пользователям добавлять действенные уведомления в веб-приложения и мобильные устройства. Поскольку большинство людей уже знакомы с ними, а также с тем, как они настроены в Календаре Google, я не буду вдаваться в подробности.

RescueTime

Так как все мои проекты являются штатными, и мне не нужно создавать подробные отчеты о том, что я сделал, мой выбор — отслеживать все возможные действия, просто чтобы быть уверенным, что я не трачу время на бесполезные задачи.

RescueTime позволяет записывать каждое приложение и сайт, которые вы используете в течение дня. Он определяет статус каждого действия (продуктивное или отвлекающее) и ставит цели, например, «Потратьте не менее N часов на продуктивные задачи».

Я предполагаю, что большинство читателей уже знакомы с решением Toptal для отслеживания времени, поэтому я не буду тратить много времени на его представление. TopTracker не зависит от платформы и может использоваться в различных условиях. Он позволяет пользователям делать снимки экрана, измерять активность, создавать отчеты и отслеживать время.

Помните молоко

Поиск хорошего приложения для списка дел занял много времени, так как сегодня существует огромное количество приложений.

В конце концов я остановился на Remember The Milk, потому что он отвечал всем моим требованиям.

• В нем максимально простая система добавления задач с указанием приоритетов, тегов, уведомлений и так далее.
• Это кроссплатформенное решение для компьютеров и мобильных устройств.
• Вы можете разбивать задачи на списки и проекты.

Умные линии - это взрыв.

Вы можете создать задачу, добавить ее в проект, добавить теги (в том числе новые), расставить приоритеты и указать место выполнения задачи, используя только клавиатуру, без мышки, кликов и прочего.

Типичные этапы задачи

Наконец, давайте кратко рассмотрим различные этапы задач в вашей системе.

Вот как я сортирую входящие задачи.

В результате этого простого алгоритма любая задача, даже самая легкая, попадает либо в календарь (если указано время, как в «Позвонить папе через два часа» ), либо в список дел, где и ждет своей очереди. .

Список дел разделен на разные проекты, а задачи отмечены тегами.

Например:

• ждать – задача чего-то ждет;
• следующий — задача, которую вы делаете, когда у вас есть время или желание, или что-то в этом роде;
• магазин – выполняется в магазине: можно зайти в супермаркет, открыть список и посмотреть, что нужно купить;
• pc – задача за компьютером;
• связаться - позвонить кому-нибудь.

Таким образом, все задачи с дедлайном выполняются вовремя, потому что они есть в вашем календаре, и если вам хочется сделать что-то еще, вы можете сделать это, в зависимости от контекста и приоритета.

Позвольте вашей системе вести за собой.

У каждого свои задачи, менталитет и привычки. Любая система должна быть протестирована и модифицирована по мере необходимости. Управление временем не только позволяет вам эффективно организовать свой день, но также помогает вам быть в курсе задач, отслеживая прогресс и напоминая вам о поставленных целях.

Вам не нужно тратить время и энергию на то, чтобы вспомнить, что вы должны сделать, и выяснить, что вы хотите сделать в данный момент, потому что система подскажет вам.

Есть бесчисленное множество причин, по которым вам следует создать и использовать эффективную систему тайм-менеджмента, но если вы в конечном итоге сломаете ее, все сведется к следующему: это отличное вложение, особенно если вы фрилансер.