Rahasia Manajemen Waktu Seorang Insinyur yang Efisien

Terkadang aku berharap menjadi vampir, atau setidaknya manusia serigala. Ini mungkin akan membuat seluruh keseimbangan kehidupan kerja yang dibicarakan orang lebih mudah. Tapi sayangnya, saya hanya manusia, yang berarti saya harus tidur, dan saya hanya mendapatkan 24 jam per hari, sama seperti orang lain.

Kurangi enam jam atau lebih untuk tidur, dan saya terjebak dengan hanya 18 jam untuk bekerja dan bermain. Sayangnya, ini saja tidak cukup untuk seorang insinyur perangkat lunak lepas yang ambisius, atau bukan?

Karena kita tidak bisa berubah menjadi makhluk gaib atau mengubah ruangwaktu sesuka kita, kita harus memanfaatkan waktu kita sebaik mungkin, itulah sebabnya manajemen waktu sangat penting dan mengapa saya memutuskan untuk menulis posting ini.

Postingan ini akan membahas berbagai metode dan alat di kotak alat produktivitas saya:

• Mengapa manajemen waktu sama pentingnya dengan keterampilan teknis, terutama bagi pekerja lepas.
• Kriteria kunci semua sistem manajemen waktu harus memenuhi.
• Teknik manajemen waktu yang efektif untuk freelancer.
• Alat yang menurut saya efektif dan saya gunakan sendiri.

Setiap freelancer memiliki tarif per jam tetapi, terkadang, kami tidak menyadari bahwa tarif per jam yang lebih tinggi tidak selalu berarti penghasilan yang lebih tinggi setiap bulan atau tahunan.

Pekerja lepas biasanya menagih per jam, jadi manajemen waktu juga berarti pengelolaan uang .

Dengan freelance, ada waktu yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih ; dalam hal kontrol itu bisa dianggap sebagai tindakan produktif atau mengganggu yang membutuhkan waktu. Untuk mewujudkan nilai waktu (dan uang) yang sebenarnya, Anda perlu melacak, menghitung, dan menganalisisnya, dan untuk tujuan ini kita semua memerlukan sistem manajemen waktu yang baik.

Banyak pekerja lepas fokus untuk mengoptimalkan tarif tagihan per jam mereka, tetapi mereka gagal mengoptimalkan jam yang ditagih . Peningkatan jumlah waktu yang dapat Anda habiskan untuk penagihan sama pentingnya dengan tarif Anda.

3 Komponen Sistem Manajemen Waktu yang Baik

Apa pun sistem manajemen waktu yang Anda buat, alat apa pun yang Anda putuskan untuk digunakan, ada tiga karakteristik utama yang secara langsung memengaruhi kualitas pengaturan waktu dan pelaksanaan tugas profesional Anda.

Anda harus mempercayai sistem.

Saat mengatur tugas, Anda harus yakin 100 persen bahwa Anda akan diberi tahu tentang tugas yang akan datang pada waktu yang tepat. Apa gunanya pengingat untuk "membawa hasil cetak ke rapat", ketika Anda sudah berdiri di depan ruang konferensi?

Sistem harus sesederhana mungkin.

Ketika sistem Anda membuat Anda melompat melalui rintangan hanya untuk menambahkan pengingat sederhana untuk "Hubungi Alice dalam satu jam," itu tidak efektif.

Tak pelak lagi, Anda akan berakhir dengan menuliskannya di selembar kertas acak, menyetel alarm di ponsel Anda, atau menggunakan apa saja selain sistem Anda.

Sistem harus dapat diakses.

Apa yang Anda tidak pernah meninggalkan rumah tanpa? Saya berani bertaruh smartphone Anda.

Lupakan perencana hari dan papan pengumuman. Mereka tidak berguna bagi Anda ketika Anda sedang duduk di kafe, menunggu cek Anda dan mencoba mengingat siapa yang perlu Anda hubungi.

Dengan teknologi saat ini dan data seluler yang sangat cepat, Anda dapat membawa banyak dokumen, pengingat, catatan, dan sketsa semuanya di cloud, yang hanya dengan sekali gesek.

8 Teknik Manajemen Waktu yang Terbukti Benar

Jadwalkan keesokan harinya.

Sejak sekolah dasar, orang tua saya mendorong saya untuk membuat jadwal untuk hari berikutnya.

Itu mungkin metode manajemen pertama yang pernah saya gunakan – daftar tugas dasar untuk hari itu – sesuatu seperti agenda harian. Ini adalah ide yang masuk akal, terutama jika Anda tidak memiliki banyak hal yang harus dilakukan, tetapi saya mengalami masalah serius: Ketika tugas tidak dilakukan tepat waktu, tugas itu ditunda hingga hari berikutnya.

Dengan metode ini, hanya satu tugas yang belum selesai dapat berkembang menjadi besar. Dan setelah beberapa hari, Anda harus membuang daftar itu, dan memulai yang baru karena yang lama menjadi tidak mungkin untuk dipenuhi, karena tugas yang lebih penting menggantikan tugas yang kurang signifikan. Daftarnya semakin panjang dan akhirnya berakhir di tempat sampah.

Manfaatkan kalender Anda dengan benar.

Logikanya, langkah selanjutnya adalah menyiapkan kalender Anda. Alih-alih membuat rencana untuk hari berikutnya, rencanakan terlebih dahulu, sebarkan tugas di hari yang berbeda dan, jika perlu, pindahkan beberapa ke tanggal lain yang lebih cocok.

Memelihara kalender yang terorganisir dengan baik itu nyaman, karena memungkinkan Anda menjadwalkan tugas tertentu untuk waktu tertentu, tetapi jika Anda mencoba menggunakannya untuk semua jenis tugas, Anda akan menghadapi sejumlah masalah yang tidak mudah diselesaikan. dengan kalender:

• Tugas tertentu tidak terkait dengan tanggal tertentu.
• Misalnya, catatan yang mengingatkan Anda untuk “membeli susu” tidak terikat pada waktu atau tempat tertentu. Kapan saya membeli susu? Di mana? Agaknya, dalam perjalanan pulang, tetapi tidak ada yang bisa mengatakan dengan tepat kapan dan di mana mereka akan mengambil bahan makanan mereka.
• Tugas yang berbeda memiliki konteks yang berbeda seperti, misalnya, rencana pribadi, tugas kerja, masalah mendesak, masalah kurang mendesak, dan sebagainya. Menyesuaikan semuanya ke dalam satu kalender itu rumit dan mungkin tidak membantu sama sekali.

Singkatnya, kalender adalah alat penting untuk manajemen waktu, tetapi hanya untuk tugas yang harus dilakukan pada waktu yang ditentukan . Jika tugas direncanakan untuk besok, tetapi dapat diselesaikan lusa, atau dalam setengah jam, itu bukan tugas untuk ditambahkan ke kalender Anda.

Apa pun yang tidak Anda jadwalkan, tambahkan ke daftar tugas Anda.

Jadi, apa yang harus Anda lakukan dengan tugas yang tidak sesuai dengan kalender Anda?

Nah, kita bisa menggunakan sesuatu yang tidak melibatkan tanggal sama sekali – to-do list. Daftar tugas sangat cocok untuk ini karena mudah dibuat dan dipelihara.

Anda dapat membuat daftar, atau memisahkan daftar, dan memberi label tugas dengan tag, seperti: kantor, rumah, penting, kurang penting, dan sebagainya. Keuntungan utama dari daftar ini adalah sederhana dan tidak terikat pada tanggal atau waktu tertentu.

Jika Anda memiliki tugas yang tidak perlu Anda lakukan dalam jangka waktu yang ketat, itu masih relevan setelah Anda kembali dari liburan, sedangkan jika Anda mengandalkan kalender Anda, Anda harus merevisi dan mendistribusikan kembali tugas yang Anda lewatkan saat Anda berada jauh.

Delegasikan pekerjaan yang Anda benci.

Inti dari manajemen waktu adalah untuk memungkinkan Anda menyusun pelaksanaan berbagai tugas, tergantung pada urgensi, kepentingan, dan kompleksitasnya. Tapi saya melihat aspek penting lain dari manajemen waktu:

Ini memungkinkan saya untuk mencurahkan waktu saya untuk masalah yang dapat saya selesaikan dengan paling efektif dan tidak ada orang lain yang dapat menyelesaikannya dengan lebih baik atau lebih cepat.

Tugas yang Anda lakukan harus membawa sukacita, yang juga penting. Ini membawa saya ke delegasi.

Apakah ada tugas yang Anda takuti untuk diselesaikan, dan orang-orang yang dapat melakukannya dengan cepat dan mudah? (Saya tidak berbicara tentang pekerjaan Anda atau aktivitas lain yang dibayar oleh majikan Anda). Kemudian outsourcing tugas itu.

Adalah kekuatan Anda untuk menghindari pekerjaan yang tidak menarik minat Anda. Dengan melakukan itu, Anda membebaskan diri Anda untuk tugas-tugas yang seharusnya hanya dilakukan oleh Anda, dan mempekerjakan orang lain secara bersamaan. Saya telah mendengar banyak alasan mengapa orang tidak dapat mendelegasikan, seperti:

• Lebih mudah melakukannya sendiri daripada menjelaskan apa yang saya inginkan, (bahkan jika itu berarti saya harus berjuang melalui bidang baru).
• Saya tidak ingin menghabiskan uang untuk hal-hal yang dapat saya lakukan tanpa (karena tidak ada yang gratis).
• Saya akan melakukannya lebih baik daripada orang lain (dan bahkan jika saya melakukannya lebih buruk, setidaknya saya akan melakukannya sendiri).

Itu sebabnya saya menggunakan kriteria tertentu untuk memutuskan apakah masuk akal untuk mendelegasikan tugas:

• Jika menurut saya tidak menarik, saya delegasikan.
• Jika orang lain akan menganggapnya menarik, saya delegasikan.
• Jika tugas tersebut bisa dikerjakan minimal 80% juga oleh orang lain, saya delegasikan.
• Jika biayanya lebih murah daripada jika saya melakukannya sendiri, saya mendelegasikan.

Penting untuk dicatat bahwa ini bukan tentang membandingkan tarif per jam . Ini tentang waktu (berharga) yang harus Anda habiskan untuk mencari tahu semuanya sementara orang lain mungkin sudah memiliki kompetensi yang diperlukan untuk mulai melaksanakan tugas dengan segera.

Setiap situasi tidak harus memeriksa setiap kriteria. Anda harus membuat keputusan berdasarkan perasaan Anda terhadap tugas tertentu. Terkadang Anda harus mengikuti naluri Anda, yang merupakan kata lain dari pengalaman.

Berikut adalah beberapa contoh tugas yang biasanya saya delegasikan:

Terjemahan

Saya menulis artikel ini dalam bahasa Rusia, karena ini adalah bahasa ibu saya dan telah diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris.

Bukannya saya tidak bisa menulis dalam bahasa asing, hanya saja menulis dalam bahasa Rusia lebih mudah bagi saya.

Dengan cara ini saya dapat menyelesaikan tugas lebih cepat, dan saya akan lebih menikmati pengalaman karena saya dapat mengekspresikan ide-ide saya dengan lebih baik dalam bahasa ibu saya. Jika saya menulisnya dalam bahasa Inggris, atau menerjemahkan draf sendiri, itu akan memakan waktu lebih lama daripada jika penerjemah profesional melakukannya.

Penyuntingan video

Setelah perjalanan, saya mungkin memiliki banyak video yang ingin saya buat klip. Saya dapat mengeditnya sendiri, jika saya mau, atau saya dapat meminta seseorang melakukannya untuk saya. Dalam hal ini, itu tergantung pada suasana hati saya.

Pekerjaan Rumah Tangga

Membersihkan apartemen adalah contoh sederhana lainnya karena Anda dapat melakukannya sendiri, atau Anda dapat menghubungi layanan kebersihan.

Merampingkan dan mengotomatisasi.

Selain tugas-tugas besar dan jelas yang muncul di benak Anda ketika memikirkan manajemen waktu, jangan lupakan tugas-tugas kecil yang tak terhitung jumlahnya yang juga memakan banyak waktu.

Jika Anda menyadari bahwa Anda mengulangi tugas yang sama – bahkan yang terkecil sekalipun – masuk akal untuk merampingkan atau mengotomatiskannya. Bahkan dengan menghemat hanya tiga detik pada suatu tindakan (misalnya, berpindah tab) yang Anda lakukan 20 kali sehari akan menghemat beberapa jam setahun.

Memang, kedengarannya tidak banyak, tetapi semua penghematan kecil ini bertambah!

Jadi bagaimana dengan tugas yang tidak dapat Anda otomatisasi atau sederhanakan? Nah, Anda harus dapat meningkatkan produktivitas Anda dengan memperbaiki lingkungan kerja Anda dan membatasi gangguan seminimal mungkin. Anda dapat menggunakan tabungan Anda untuk mendapatkan kursi mewah atau perangkat keras yang lebih baik.

Berikut adalah beberapa contoh dasar tentang bagaimana Anda dapat mengurangi waktu dari rutinitas harian Anda:

• Gunakan tombol pintas sebanyak mungkin. Menekan tiga, empat, atau lima tombol seringkali membutuhkan waktu yang jauh lebih sedikit daripada menunjuk dan mengklik dengan mouse.
• Jika memungkinkan, cobalah untuk mengurangi jumlah tugas yang Anda kerjakan secara bersamaan, idealnya, menjadi satu. Saat Anda melakukan pekerjaan yang dalam, interupsi dapat membuat Anda mundur 15 menit atau lebih karena Anda harus menemukan alur lagi.
• Saya menggunakan laptop saya untuk bekerja, tetapi di meja saya, saya memiliki perangkat keras lain untuk meningkatkan produktivitas, seperti keyboard desktop, monitor besar, headphone, dan sebagainya. Jika mesin utama Anda adalah laptop, Anda dapat menyederhanakan koneksi semua periferal ini dengan menggunakan stasiun dok. Semakin membaik; stasiun dok menjadi usang dan akan segera menjadi bagian dari masa lalu. Berkat teknologi yang muncul, Anda akan segera dapat menghubungkan semuanya secara nirkabel.
• Di tempat kerja saya menggunakan dua monitor besar dan layar laptop saya, terhubung ke dok, yang memungkinkan saya untuk memiliki lebih banyak informasi di layar utama dengan memindahkan bagian antarmuka lain ke perangkat independen, tetapi di dekatnya. Saya tahu beberapa orang tidak menyukai pengaturan multi-monitor, tetapi bahkan jika Anda bersikeras memiliki satu layar di meja Anda, masih banyak yang dapat Anda lakukan. Hanya beberapa tahun yang lalu, monitor 4K/UHD yang terlalu besar harganya sangat mahal, tetapi sekarang tidak lagi demikian. Monitor rasio aspek lebar (yaitu 21:9) juga merupakan alternatif yang layak untuk dicoba.
• Biasanya saya mematikan semua pemberitahuan tak terduga selama obrolan kantor, karena dapat mengganggu dan mencegah saya berkonsentrasi pada tugas. Anda masih dapat menerima pesan pribadi untuk hal-hal yang mendesak.

Penting untuk tidak terlalu menyederhanakan atau mengotomatisasi – jika tidak, Anda akan berakhir merancang robot untuk membuat secangkir teh. Seperti halnya semua pengoptimalan, aturannya adalah meningkatkan hanya yang dapat ditingkatkan dengan upaya minimal dan hasil maksimal.

Pertimbangkan metode Getting Things Done (GTD).

Metode GTD, yang dikemukakan oleh David Allen dalam bukunya, mencakup sejumlah alat dan menyatukannya dalam sistem yang terstruktur dengan baik dan tertata rapi.

Sulit untuk menyingkat dan masuk ke dalam satu poin dalam artikel blog, karena penulis mencurahkan pendekatan di seluruh bukunya, tetapi jika Anda ingin gambaran singkat, lihat Peta Alur Kerja GTD.

Berikut adalah konsep utama, atau setidaknya cara saya melihatnya.

• Saat melakukan tugas, atau bahkan istirahat, Anda harus benar-benar tenggelam dalam prosesnya, dan untuk ini, sangat penting untuk melupakan semua tugas lainnya. Anda dapat mencapai ini dengan memindahkan semua yang ada di pikiran Anda ke tempat lain – kalender, catatan, daftar tugas, pemberitahuan, dll.
• Penting untuk mengetahui mengapa Anda melakukan tugas khusus ini pada saat tertentu, tetapi lebih penting lagi untuk memahami mengapa Anda tidak melakukan sesuatu yang lain dan tugas lain apa yang Anda miliki dalam alur.
• Saat Anda memikirkan apa yang harus dilakukan, sistem membantu Anda memilih tugas yang paling sesuai dengan berbagai keadaan dan waktu. Jika Anda ingin mengobrol, Anda dapat mulai menelepon orang-orang dari daftar kontak Anda. Jika Anda memiliki waktu luang di depan komputer, kirim email, atau lakukan pembelian online.
• Sangat penting untuk memasukkan semua yang ada di sistem Anda, jika tidak, Anda mungkin mulai mempertanyakan integritas sistem dan tidak akan mempercayainya.

Katakan tidak."

Perbedaan antara orang sukses dan orang yang benar-benar sukses adalah bahwa orang yang benar-benar sukses mengatakan tidak pada hampir semua hal. – Warren Buffett

Tidak peduli seberapa keren sistem Anda, itu tidak akan membiarkan Anda melakukan lebih dari yang Anda bisa.

Itulah sebabnya, betapapun anehnya kedengarannya, elemen penting dari manajemen waktu adalah kemampuan untuk menyerah pada satu tugas atau lainnya.

Apakah teman Anda meminta Anda untuk membantu membuat situs sederhana karena “Anda seorang programmer, bukan?” Perkirakan waktu yang mungkin diperlukan, terutama jika Anda bukan pengembang web, dan berikan jawaban berdasarkan sistem dan perasaan Anda sendiri terhadap tugas tersebut.

Lacak waktu Anda.

Setelah Anda membangun sistem yang Anda percayai, terkadang perlu untuk meninjau upaya Anda. Bahkan jika semua tugas yang direncanakan selesai tepat waktu, ada kemungkinan Anda bisa menghabiskan waktu untuk kegiatan yang tidak terkait, seperti memeriksa berita, mengobrol dengan teman, dan sebagainya.

Ini jelas akan mencondongkan hasil, menipu diri sendiri dengan berpikir bahwa semuanya sudah jelas. Untungnya, kita bisa mendapatkan mesin untuk menjadi supervisor independen kita.

Alat di Kotak Alat Produktivitas Saya

Seperti yang dijanjikan, saya akan memberikan gambaran umum tentang alat yang saya pilih setelah menguji banyak program berbeda dari pengembang yang berbeda. Semua yang dijelaskan di bawah ini adalah persepsi subjektif dari produk. Anda mungkin menemukan sesuatu yang lain yang memenuhi kebutuhan Anda.

Google

Yang paling penting bagi saya adalah satu akun. Saya mencoba untuk meminimalkan jumlah alat bila memungkinkan, mengingat prinsip kesederhanaan.

Kotak masuk oleh Google

Prinsip utama bagi saya adalah Kotak Masuk Google "kosong" (email yang diperbaiki sebagai catatan tidak dihitung). Surat masuk biasanya merupakan tugas yang harus dilakukan: Ini bisa berupa pemberitahuan untuk melakukan tinjauan kode, tugas dari pelanggan, tetapi bahkan jika itu percakapan sederhana - itu harus ditangani.

Kalender

Fakta bahwa Android sama dengan Google membuat Kalendernya sempurna karena selalu bersama Anda. Orang-orang menggunakan perangkat berbeda yang menjalankan sistem operasi berbeda, dan Google adalah raja aplikasi dan layanan lintas platform. Google Kalender hanyalah salah satunya, dan banyak digunakan di semua platform.

Notifikasi

Google memungkinkan pengguna untuk menambahkan pemberitahuan yang dapat ditindaklanjuti pada aplikasi web dan perangkat seluler. Karena kebanyakan orang sudah akrab dengan mereka, serta cara mereka mengaturnya di Google Kalender, saya tidak akan menjelaskannya lebih lanjut.

Waktu Penyelamatan

Karena semua proyek saya penuh waktu, dan saya tidak perlu membuat laporan terperinci tentang apa yang telah saya lakukan, pilihan saya adalah melacak semua aktivitas yang mungkin hanya untuk memastikan bahwa saya tidak menghabiskan waktu untuk tugas yang tidak berguna.

RescueTime memungkinkan Anda merekam setiap aplikasi dan situs yang Anda gunakan sepanjang hari. Ini mendefinisikan status setiap aktivitas (produktif atau mengganggu) dan menetapkan tujuan, seperti, "Luangkan setidaknya N jam untuk tugas-tugas produktif."

Saya berasumsi sebagian besar pembaca sudah akrab dengan solusi pelacak waktu Toptal juga, jadi saya tidak akan menghabiskan banyak waktu untuk memperkenalkannya. TopTracker adalah platform-agnostik dan dapat digunakan dalam berbagai pengaturan. Ini memungkinkan pengguna untuk mengambil tangkapan layar, mengukur aktivitas, membuat laporan, dan melacak waktu, tentu saja.

Ingat Susunya

Menemukan aplikasi daftar tugas yang bagus memakan waktu, karena ada banyak sekali aplikasi di luar sana saat ini.

Saya akhirnya memilih Remember The Milk karena memenuhi semua persyaratan saya.

• Ini memiliki sistem yang paling sederhana untuk menambahkan tugas, menampilkan prioritas, tag, pemberitahuan, dan sebagainya.
• Ini adalah solusi lintas platform untuk komputer dan perangkat seluler.
• Anda dapat memecah tugas menjadi daftar dan proyek.

Garis pintar adalah ledakan.

Anda dapat membuat tugas, menambahkannya ke proyek, menambahkan tag (termasuk yang baru), menetapkan prioritas, dan menunjukkan tempat tugas akan dilakukan, hanya menggunakan keyboard Anda, tanpa mouse, klik, atau apa pun.

Tahapan Tugas Khas

Terakhir, mari kita lihat sekilas berbagai tahapan tugas di sistem Anda.

Ini adalah bagaimana saya mengurutkan tugas yang masuk.

Sebagai hasil dari algoritme sederhana ini, tugas apa pun, bahkan yang paling mudah, masuk ke kalender (jika waktunya ditentukan, seperti dalam "Telepon Ayah dalam dua jam" ) atau daftar tugas, di mana ia menunggu gilirannya .

Daftar tugas dibagi menjadi beberapa proyek, dan tugas diberi tag.

Sebagai contoh:

• tunggu – tugas sedang menunggu sesuatu;
• berikutnya – tugas yang Anda lakukan ketika Anda punya waktu atau merasa ingin melakukannya, atau sesuatu seperti itu;
• toko – untuk dipenuhi di toko: Anda dapat pergi ke supermarket, membuka daftar dan melihat apa yang perlu Anda beli;
• pc – tugas di komputer;
• kontak – hubungi seseorang.

Dengan cara ini, semua tugas dengan tenggat waktu selesai tepat waktu karena Anda memilikinya di kalender Anda, dan jika Anda ingin melakukan sesuatu yang lain, Anda dapat melakukannya, tergantung pada konteks dan prioritasnya.

Biarkan sistem Anda memimpin.

Setiap orang memiliki tugas, mentalitas, dan kebiasaannya masing-masing. Setiap sistem harus diuji dan dimodifikasi sesuai kebutuhan. Manajemen waktu tidak hanya memungkinkan Anda untuk mengatur hari Anda secara efisien, tetapi juga membantu Anda tetap menyadari tugas dengan melacak kemajuan dan mengingatkan Anda tentang tujuan yang telah Anda tetapkan.

Anda tidak perlu membuang waktu dan energi untuk mengingat apa yang harus Anda lakukan dan mencari tahu apa yang ingin Anda lakukan saat ini karena sistem akan memberi tahu Anda.

Ada banyak alasan mengapa Anda harus membuat dan menggunakan sistem manajemen waktu yang efisien, tetapi jika Anda akhirnya memecahnya, semuanya bermuara pada ini: Ini adalah investasi yang bagus, terutama jika Anda seorang freelancer.