効率的なエンジニアの時間管理の秘密
公開: 2022-03-11それでも彼は何もやり残していません。
普通の人はいつも物事をやっています、
まだまだやるべきことがたくさん残っています。」
-タオテチン
時々、私は吸血鬼、または少なくとも狼男だったらいいのにと思います。 それはおそらく、人々が話しているこの仕事と生活のバランス全体をより簡単にするでしょう。 しかし、残念ながら、私は人間だけです。つまり、私は眠らなければならず、他の人と同じように、1日24時間しか得られません。
睡眠のために6時間以上を差し引くと、私は仕事と遊びのためにわずか18時間で立ち往生しています。 残念ながら、これは野心的なフリーランスのソフトウェアエンジニアにとっては十分ではありませんか？
好きなように超自然的な存在になったり時空を歪めたりすることはできないので、時間を最大限に活用する必要があります。そのため、時間管理が非常に重要であり、この投稿を書くことにしました。
この投稿では、生産性ツールボックスのさまざまな方法とツールについて説明します。
- 特にフリーランサーにとって、時間管理が技術スキルと同じくらい重要である理由。
- すべての時間管理システムが満たさなければならない重要な基準。
- フリーランサーのための効果的な時間管理技術。
- 私が効果的だと思って自分で使っているツール。
すべてのフリーランサーには時給がありますが、時折、時給が高いからといって、必ずしも月次または年次ベースでの収益が増えるとは限らないことに気付かない場合があります。
フリーランサーは通常時間単位で請求するため、時間管理はお金の管理も意味します。
フリーランスでは、請求可能な時間と請求不可能な時間があります。 制御の観点からは、時間がかかる生産的または気を散らす行動と考えることができます。 時間（およびお金）の真の価値を実現するには、それを追跡、計算、分析する必要があります。この目的のために、私たち全員が優れた時間管理システムを必要としています。
多くのフリーランサーは、時間単位の請求レートの最適化に重点を置いていますが、請求時間を最適化することはできません。 あなたが請求に費やすことができる時間の量の増加はあなたの率と同じくらい重要です。
グッドタイムマネジメントシステムの3つのコンポーネント
思いついた時間管理システムが何であれ、使用するツールが何であれ、時間の編成と専門的なタスクの実行の質に直接影響する3つの主要な特性があります。
システムを信頼する必要があります。
タスクを設定するときは、次のタスクが適切なタイミングで通知されることを100％確認する必要があります。 すでに会議室の前に立っているときに、「プリントアウトを会議に持ち込む」ことを忘れないでください。
システムは可能な限りシンプルにする必要があります。
「1時間以内にアリスに電話して」という簡単なリマインダーを追加するためだけにシステムがフープを飛び越えさせた場合、それは効果がありません。
必然的に、ランダムな紙に書き留めたり、電話にアラームを設定したり、システム以外のものを使用したりすることになります。
システムにアクセスできる必要があります。
何がなければ家を出ることはありませんか？ 私はあなたのスマートフォンを賭けても構わないと思っています。
手帳と掲示板を忘れてください。 あなたがカフェに座って、あなたのチェックを待っていて、あなたが誰に電話する必要があるかを思い出そうとしているとき、それらはあなたにとって役に立ちません。
今日のテクノロジーと非常に高速なモバイルデータを使用すると、スワイプするだけで、大量のドキュメント、リマインダー、メモ、スケッチをすべてクラウドで運ぶことができます。
8つの実証済みの時間管理手法
翌日をスケジュールします。
小学校以来、両親は私に翌日のスケジュールを立てるように勧めてくれました。
これはおそらく、私がこれまでに使用した初めての管理方法であり、その日のタスクの基本的なリストであり、毎日の議題のようなものでした。 特にやることがあまりない場合は賢明な考えですが、深刻な問題が発生しました。タスクが時間どおりに実行されなかった場合、翌日まで延期されました。
この方法では、1つの未完了のタスクだけが雪だるま式に巨大なタスクになります。 そして、数日後、リストを破棄し、新しいタスクを開始する必要があります。古いタスクは実行できなくなり、より重要なタスクが重要度の低いタスクに置き換わるためです。 リストはどんどん長くなり、最終的にはゴミ箱に入れられます。
カレンダーを正しく活用してください。
論理的には、次のステップはカレンダーを設定することです。 翌日の計画を立てる代わりに、事前に計画を立て、タスクをさまざまな日に分散させ、必要に応じて、いくつかを別のより適切な日付に移動します。
適切に整理されたカレンダーを維持すると、特定のタスクを特定の時間にスケジュールできるので便利ですが、それをあらゆる種類のタスクに使用しようとすると、解決が容易ではない多くの問題が発生します。カレンダー付き：
- 特定のタスクは特定の日付にリンクされていません。
- たとえば、「ミルクを買う」ことを思い出させるメモは、特定の時間や場所に関連付けられていません。 いつミルクを買うの？ どこ？ おそらく帰り道ですが、いつどこで食料品を受け取るかを正確に言うことはできません。
- タスクが異なれば、たとえば、個人的な計画、職務、緊急の問題、緊急性の低い問題など、さまざまなコンテキストがあります。 それらすべてを1つのカレンダーに収めるのは複雑で、まったく役に立たない場合があります。
要するに、カレンダーは時間管理に不可欠なツールですが、設定された時間に実行されるタスクにのみ使用されます。 タスクが明日予定されているが、明後日、または30分で実行できる場合、それは実際にはカレンダーに追加するタスクではありません。
スケジュールしないものは何でも、やることリストに追加してください。
では、カレンダーに適していないタスクをどうすればよいでしょうか。
ええと、日付をまったく含まないもの、つまりやることリストを使うことができます。 タスクリストは、作成と保守が簡単なため、これに最適です。
リストを作成することも、リストを個別に作成することもできます。また、仕事、自宅、重要、重要度の低いなどのタグを付けてタスクにラベルを付けることができます。 これらのリストの主な利点は、それらが単純であり、特定の日付または時刻に関連付けられていないことです。
厳密な期間内に実行する必要のないタスクがある場合は、休暇から戻った後も関連性がありますが、カレンダーに依存している場合は、その間に逃したタスクを修正して再配布する必要があります。あちらへ。
嫌いな仕事を委任します。
ポイントオブタイム管理は、緊急性、重要性、および複雑さに応じて、さまざまなタスクの実行を構造化できるようにすることです。 しかし、時間管理のもう1つの重要な側面がわかります。
それは私が最も効果的に解決できる問題に私の時間を費やすことを可能にし、他の誰もより良くまたはより速く解決することができませんでした。
あなたが実行するタスクは喜びをもたらすはずです。これも重要です。 これは私を代表団に導きます。
完了するのが怖いタスクはありますか？それをすばやく簡単に実行できる人はいますか？ （私はあなたの仕事やあなたの雇用主によって支払われた他の活動について話しているのではありません）。 次に、そのタスクを外部委託します。
興味のない仕事を避けるのはあなたの力です。 そうすることで、あなたは自分だけが成し遂げるべき仕事のために自分自身を解放し、同時に他の人を雇うことになります。 人々が委任できない理由について、次のような多くの言い訳を聞いたことがあります。
- 自分が何をしたいのかを説明するよりも、自分でやるほうが簡単です（たとえそれが新しい分野で自分の道を戦わなければならないことを意味するとしても）。
- なしでできることにお金をかけたくない（無料のものは何もないから）。
- 私は他の誰よりも上手くやるでしょう（そして私がそれをもっと悪くしても、少なくとも私は自分でやるでしょう）。
そのため、タスクを委任することが賢明かどうかを判断するために特定の基準を採用しています。
- 面白くない場合は委任します。
- 他の人がそれを面白いと思うなら、私は委任します。
- タスクが他の誰かによっても少なくとも80％実行できる場合、私は委任します。
- 自分でやったよりも費用がかからない場合は、委任します。
それは時給を比較することではないことに注意することが重要です。 他の人がタスクの実行をすぐに開始するために必要な能力をすでに持っているかもしれない間、それはあなたがそれをすべて理解するのに費やさなければならない（貴重な）時間についてです。
それぞれの状況で、すべての基準をチェックする必要はありません。 特定のタスクに対する自分の気持ちに基づいて決定を下す必要があります。 時々あなたはあなたの腸と一緒に行かなければなりません、それは経験のための単なる別の言葉です。
これが私が通常委任するタスクのいくつかの例です：
翻訳
この記事は私の母国語であり、英語に翻訳されているため、ロシア語で書いています。
私が外国語で書くことができないというわけではありません、それはロシア語で書くことが私にとってより簡単であるということだけです。
こうすることで、仕事をより早く終わらせることができ、母国語で自分の考えをよりよく表現できるので、その経験をより楽しむことができます。 英語で書いたり、自分で下書きを翻訳したりすると、プロの翻訳者よりもかなり時間がかかります。
ビデオ編集
旅行の後、クリップを作りたいビデオがたくさんあるかもしれません。 気が向いたら自分で編集することも、誰かにやってもらうこともできます。 この場合、それは私の気分に依存します。
家事労働
アパートの掃除は、自分で行うことも、掃除サービスに電話することもできるので、もう1つの簡単な例です。
合理化と自動化。
時間管理について考えるときに頭に浮かぶ主要で明白なタスクに加えて、多くの時間を費やす無数の小さなタスクも忘れないでください。
同じタスクを繰り返していることに気付いた場合は、たとえ最小のタスクであっても、それを合理化または自動化することは理にかなっています。 1日に20回実行するアクション（たとえば、タブの切り替え）をわずか3秒節約しても、1年に数時間節約できます。
確かに、それほど多くはないように聞こえますが、これらの小さな節約はすべて合計されます！
では、自動化または合理化できないタスクについてはどうでしょうか。 さて、あなたはあなたの職場環境を改善し、気を散らすものを最小限に抑えることによってあなたの生産性を高めることができるはずです。 あなたは豪華な椅子またはより良いハードウェアを手に入れるためにあなたの貯金を使うことができます。
これがあなたがあなたの毎日のルーチンから時間を削ることができる方法のいくつかの基本的な例です：
- 可能な限りホットキーを使用してください。 多くの場合、3つ、4つ、または5つのキーを押すと、マウスでポイントしてクリックするよりも大幅に時間がかかりません。
- 可能であれば、同時に作業するタスクの数を、理想的には1つに減らすようにしてください。 深い作業をしているときは、溝をもう一度見つけなければならないため、中断すると15分以上戻る可能性があります。
- 私は仕事でラップトップを使用していますが、机の上には、デスクトップキーボード、大型モニター、ヘッドフォンなど、生産性を高めるための他のハードウェアがあります。 プライマリマシンがラップトップの場合は、ドッキングステーションを使用して、これらすべての周辺機器の接続を簡素化できます。 それは良くなります; ドッキングステーションは時代遅れになりつつあり、まもなく過去のものになります。 新興技術のおかげで、すぐにすべてをワイヤレスで接続できるようになります。
- 仕事では、2台の大きなモニターとドックに接続されたラップトップ画面を使用します。これにより、他のインターフェイスパーツを独立しているが近くのデバイスに移動することで、メイン画面でより多くの情報を得ることができます。 マルチモニターのセットアップが嫌いな人もいると思いますが、机の上に1台のディスプレイを置くことを主張したとしても、できることはたくさんあります。 ほんの数年前、特大の4K / UHDモニターは法外に高価でしたが、現在はそうではありません。 ワイドアスペクト比モニター（つまり21：9）も、検討する価値のある代替手段です。
- 通常、仕事のチャット中は予期しない通知をすべてオフにします。これは、通知が気を散らしてタスクに集中できなくなる可能性があるためです。 緊急の問題については、引き続きプライベートメッセージを受信できます。
過度に単純化または自動化しないことが重要です。そうしないと、お茶を作るロボットを設計することになります。 すべての最適化と同様に、ルールは、最小限の労力と最大の結果で改善できるものだけを改善することです。
Getting Things Done（GTD）メソッドを検討してください。
デビッド・アレンが著書で進めたGTD手法は、多くのツールを網羅し、それらを適切に構造化され、きちんと整理されたシステムに統合します。
著者は彼の本全体でアプローチを捧げているため、ブログ記事の1つのポイントに要約して収めることは困難ですが、簡単な概要が必要な場合は、GTDワークフローマップを確認してください。
ここに主な概念、または少なくとも私がそれらを見る方法があります。
- タスクを実行するとき、または休憩をとるときでも、プロセスに完全に没頭する必要があります。そのためには、他のすべてのタスクを忘れることが不可欠です。 これは、カレンダー、メモ、やることリスト、通知など、頭に浮かんだすべてのものを別の場所に移動することで実現できます。
- 特定の瞬間にこの特定のタスクを実行している理由を認識することは重要ですが、他のことを行っていない理由とパイプラインにある他のタスクを理解することはさらに重要です。
- あなたが何をすべきかを考えているとき、システムはあなたが様々な状況と時間に最も適したタスクを選ぶのを助けます。 チャットしたい場合は、連絡先リストから電話をかけることができます。 コンピューターの前に暇がある場合は、電子メールを送信するか、オンラインで購入してください。
- システムにすべてを含めることが不可欠です。そうしないと、システムの整合性に疑問を呈し始め、システムを信頼できなくなる可能性があります。
ダメって言って。"
成功した人々と本当に成功した人々の違いは、本当に成功した人々はほとんどすべてにノーと言うということです。 - ウォーレン・バフェット
あなたのシステムがどんなにクールであっても、それはあなたができる以上のことをすることを許しません。
そのため、奇妙に聞こえるかもしれませんが、時間管理の重要な要素は、あるタスクまたは別のタスクをあきらめる能力です。
「あなたはプログラマーですよね」という理由で、友達から簡単なサイトの作成を手伝ってほしいと頼まれましたか？ 特にWeb開発者でない場合は、かかる可能性のある時間を見積もり、システムとタスクに対する自分の気持ちに基づいて回答してください。
あなたの時間を追跡します。
信頼できるシステムを構築したら、努力を振り返る必要がある場合があります。 予定されているすべてのタスクが時間どおりに完了したとしても、ニュースの確認や友達とのチャットなど、関係のない活動に時間を費やす可能性があります。
これは明らかに結果を歪め、すべてが明確であると自分自身をだまして考えさせます。 幸いなことに、マシンを独立したスーパーバイザーにすることができます。
MyProductivityToolboxのツール
約束どおり、さまざまな開発者によるさまざまなプログラムをテストした後、選択したツールの概要を説明します。 以下に説明するものはすべて、製品の主観的な認識です。 あなたはあなたの要件を満たす何か他のものを見つけるかもしれません。
グーグル
私にとって最も重要なことは、単一のアカウントです。 シンプルさの原則を念頭に置いて、可能な限りツールの数を最小限に抑えるようにしています。
Googleによる受信トレイ
私にとっての主な原則は、「空の」Google受信トレイです（メモとして修正されたメールはカウントされません）。 着信メールは通常、実行する必要のあるタスクです。コードレビューを実行するための通知、顧客からのタスクの場合もありますが、単純な会話であっても、対処する必要があります。
カレンダー
AndroidがGoogleと同等であるという事実は、それが常にあなたと一緒にあるので、そのカレンダーを完璧にします。 人々はさまざまなオペレーティングシステムを実行するさまざまなデバイスを使用しており、Googleはクロスプラットフォームのアプリとサービスの王様です。 Googleカレンダーはその1つに過ぎず、すべてのプラットフォームで広く使用されています。
通知
Googleを使用すると、ユーザーはWebアプリやモバイルデバイスに実用的な通知を追加できます。 ほとんどの人はすでにそれらとGoogleカレンダーでの設定方法に精通しているので、詳しく説明しません。
RescueTime
私のプロジェクトはすべてフルタイムであり、行ったことの詳細なレポートを作成する必要がないため、無駄なタスクに時間を費やさないようにするために、考えられるすべてのアクティビティを追跡することを選択します。
RescueTimeを使用すると、日中に使用する各アプリとサイトを記録できます。 各アクティビティのステータス（生産的または気を散らすもの）を定義し、「生産的なタスクに少なくともN時間を費やす」などの目標を設定します。
ほとんどの読者はすでにToptalのタイムトラッカーソリューションにも精通していると思いますので、それを紹介するのに多くの時間を費やすことはありません。 TopTrackerはプラットフォームに依存せず、さまざまな設定で使用できます。 これにより、ユーザーはスクリーンショットを取得し、アクティビティを測定し、レポートを作成し、時間を追跡することができます。
ミルクを覚えている
今日、大量のアプリが存在するため、適切なToDoリストアプリを見つけるのに時間がかかりました。
それが私のすべての要件を満たしたので、私はついにRememberTheMilkに落ち着きました。
- 優先順位、タグ、通知などを備えた、タスクを追加するための可能な限り単純なシステムを備えています。
- これは、コンピューターおよびモバイルデバイス向けのクロスプラットフォームソリューションです。
- タスクをリストとプロジェクトに分割できます。
スマートラインは爆発的です。
タスクを作成し、プロジェクトに追加し、タグ（新しいタグを含む）を追加し、優先順位を設定し、キーボードのみを使用して、マウスやクリックなどを使用せずに、タスクを実行する場所を指定できます。
典型的なタスクステージ
最後に、システム内のタスクのさまざまな段階を簡単に見てみましょう。
これが私が入ってくるタスクを分類する方法です。
この単純なアルゴリズムの結果として、どんなタスクでも、最も簡単なものでさえ、カレンダー（ 「2時間でお父さんに電話する」のように時間が指定されている場合）またはやることリストのいずれかに行き、そこで順番を待ちます。
やることリストはさまざまなプロジェクトに分割され、タスクにタグが付けられます。
例えば：
- 待機–タスクは何かを待機しています。
- 次へ–時間があるとき、またはやりたいと思ったときに行うタスク、またはそのようなもの。
- 店–店で満たされるために：あなたはスーパーマーケットに行き、リストを開いて、あなたが何を買う必要があるかを見ることができます。
- pc –コンピューターでのタスク。
- 連絡先–誰かに電話します。
このように、期限のあるすべてのタスクはカレンダーにあるため、時間どおりに完了します。他のことをしたい場合は、コンテキストと優先度に応じて実行できます。
あなたのシステムに先導してもらいましょう。
誰もが自分の仕事、考え方、習慣を持っています。 すべてのシステムをテストし、必要に応じて変更する必要があります。 時間管理により、1日を効率的に整理できるだけでなく、進捗状況を追跡し、設定した目標を思い出させることで、タスクを常に把握することができます。
システムが教えてくれるので、自分がしなければならないことを思い出し、現時点で何をしたいのかを理解するために時間とエネルギーを無駄にする必要はありません。
効率的な時間管理システムを作成して採用する必要がある理由は無数にありますが、最終的にそれを分解すると、すべてがこれに要約されます。特にフリーランサーの場合、これは大きな投資です。