Sekrety zarządzania czasem efektywnego inżyniera

Czasami chciałbym być wampirem, a przynajmniej wilkołakiem. Prawdopodobnie sprawiłoby to, że ta cała równowaga między życiem zawodowym a prywatnym, o której ludzie mówią, byłaby łatwiejsza. Ale niestety jestem tylko człowiekiem, co oznacza, że ​​muszę spać i mam tylko 24 godziny na dobę, tak jak wszyscy inni.

Odejmij sześć lub więcej godzin na sen, a utknąłem z marnymi 18 godzinami na pracę i zabawę. Niestety, to po prostu nie wystarczy dla ambitnego niezależnego inżyniera oprogramowania, czy może?

Ponieważ nie możemy zmienić się w istoty nadprzyrodzone ani zakrzywiać czasoprzestrzeni, jak nam się podoba, musimy jak najlepiej wykorzystać nasz czas, dlatego zarządzanie czasem jest tak ważne i dlatego zdecydowałem się napisać ten post.

Post będzie obejmował różne metody i narzędzia w moim zestawie narzędzi zwiększających produktywność:

• Dlaczego zarządzanie czasem jest tak samo ważne jak umiejętności techniczne, zwłaszcza dla freelancerów.
• Kluczowe kryteria, które muszą spełniać wszystkie systemy zarządzania czasem.
• Skuteczne techniki zarządzania czasem dla freelancerów.
• Narzędzia, które uważam za skuteczne i których sam używam.

Każdy freelancer ma stawkę godzinową, ale czasami nie zdajemy sobie sprawy, że wyższe stawki godzinowe niekoniecznie przekładają się na wyższe zarobki w ujęciu miesięcznym lub rocznym.

Freelancerzy zazwyczaj rozliczają się za godzinę, więc zarządzanie czasem oznacza również zarządzanie pieniędzmi .

W przypadku freelancingu istnieje rozliczany i nierozliczany czas ; pod względem kontroli można to traktować jako produktywne lub rozpraszające działania, które wymagają czasu. Aby zdać sobie sprawę z rzeczywistej wartości czasu (i pieniędzy), trzeba go śledzić, obliczać i analizować, a do tego celu wszyscy potrzebujemy dobrego systemu zarządzania czasem.

Wielu freelancerów skupia się na optymalizacji stawki godzinowej , ale nie udaje im się zoptymalizować naliczanych godzin . Równie ważny jak stawka jest zwiększenie czasu, jaki możesz poświęcić na rozliczenia.

Trzy elementy dobrego systemu zarządzania czasem

Niezależnie od opracowanego systemu zarządzania czasem, niezależnie od narzędzi, z których zdecydujesz się korzystać, istnieją trzy główne cechy, które bezpośrednio wpływają na jakość organizacji czasu i realizacji zadań zawodowych.

Powinieneś ufać systemowi.

Przy ustalaniu zadania musisz mieć stuprocentową pewność, że zostaniesz powiadomiony o nadchodzącym zadaniu we właściwym czasie. Jaki jest sens przypomnienia o „przyniesieniu wydruku na spotkanie”, gdy już stoisz przed salą konferencyjną?

System powinien być jak najprostszy.

Kiedy Twój system zmusza Cię do przeskakiwania przez kółka tylko po to, by dodać proste przypomnienie „Zadzwoń do Alicji za godzinę”, jest to nieskuteczne.

Nieuchronnie skończy się to zapisaniem go na losowej kartce papieru, ustawieniem alarmu w telefonie lub użyciem czegokolwiek poza systemem.

System powinien być dostępny.

Bez czego nigdy nie wychodzisz z domu? Chętnie obstawiam twój smartfon.

Zapomnij o terminarzu i tablicach ogłoszeń. Nie są dla Ciebie przydatne, gdy siedzisz w kawiarni, czekając na czek i próbując przypomnieć sobie, do kogo masz zadzwonić.

Dzięki dzisiejszej technologii i błyskawicznej transmisji danych mobilnych możesz przenosić mnóstwo dokumentów, przypomnień, notatek i szkiców w chmurze, do której wystarczy tylko przesunąć palcem.

8 sprawdzonych technik zarządzania czasem

Zaplanuj następny dzień.

Od podstawówki rodzice zachęcali mnie, żebym ułożyła sobie grafik na następny dzień.

To była prawdopodobnie pierwsza metoda zarządzania czasem, z której korzystałem – podstawowa lista zadań na dany dzień – coś w rodzaju dziennego planu. To rozsądny pomysł, zwłaszcza jeśli nie masz dużo do zrobienia, ale napotkałem poważny problem: gdy zadanie nie zostało wykonane na czas, odkładało się na następny dzień.

Dzięki tej metodzie tylko jedno niedokończone zadanie może zamienić się w gigantyczne. A po kilku dniach trzeba będzie wyrzucić listę i zacząć nową, bo stara staje się niemożliwa do wykonania, bo ważniejsze zadania wypierają mniej istotne. Lista staje się coraz dłuższa i ostatecznie ląduje w koszu.

Prawidłowo wykorzystuj swój kalendarz.

Logicznie, następnym krokiem jest skonfigurowanie kalendarza. Zamiast robić plan na następny dzień, zaplanuj go z wyprzedzeniem, rozkładając zadania na różne dni i, jeśli to konieczne, przenosząc niektóre na inny, bardziej odpowiedni termin.

Utrzymanie odpowiednio zorganizowanego kalendarza jest wygodne, ponieważ pozwala zaplanować konkretne zadanie na określony czas, ale jeśli spróbujesz go wykorzystać do wszelkiego rodzaju zadań, napotkasz szereg problemów, które nie są łatwe do rozwiązania z kalendarzem:

• Niektóre zadania nie są powiązane z konkretną datą.
• Na przykład notatka przypominająca o „kupieniu mleka” nie jest związana z konkretnym czasem ani miejscem. Kiedy kupię mleko? Gdzie? Przypuszczalnie w drodze do domu, ale nikt nie może dokładnie powiedzieć, kiedy i gdzie odbierze zakupy spożywcze.
• Różne zadania mają różne konteksty, takie jak na przykład plany osobiste, obowiązki służbowe, pilne sprawy, mniej pilne problemy i tak dalej. Umieszczenie ich wszystkich w jednym kalendarzu jest skomplikowane i może wcale nie być pomocne.

Krótko mówiąc, kalendarz jest niezbędnym narzędziem do zarządzania czasem, ale tylko do zadań do wykonania w określonym czasie . Jeśli zadanie jest zaplanowane na jutro, ale można je wykonać pojutrze lub za pół godziny, nie jest to zadanie do dodania do kalendarza.

Cokolwiek nie zaplanujesz, dodaj do swoich list rzeczy do zrobienia.

Co więc zrobić z zadaniami, które nie pasują do Twojego kalendarza?

Cóż, możemy użyć czegoś, co w ogóle nie zawiera dat – listy rzeczy do zrobienia. Listy zadań są do tego idealne, ponieważ są łatwe do utworzenia i utrzymania.

Możesz utworzyć listę lub oddzielne listy i oznaczyć zadania tagami, takimi jak: praca, dom, ważne, mniej ważne i tak dalej. Główną zaletą tych list jest to, że są proste i nie są związane z określoną datą lub godziną.

Jeśli masz zadania, których nie musisz wykonywać w ściśle określonym przedziale czasu, po powrocie z urlopu nadal są one aktualne, natomiast jeśli polegałeś na swoim kalendarzu, musiałbyś zmienić i ponownie rozdzielić zadania, które przegapiłeś podczas pobytu z dala.

Przekaż pracę, której nienawidzisz.

Celem zarządzania czasem jest umożliwienie uporządkowania wykonywania różnych zadań w zależności od ich pilności, ważności i złożoności. Ale widzę inny ważny aspekt zarządzania czasem:

Pozwala mi poświęcić swój czas na problemy, które potrafię najskuteczniej rozwiązać i których nikt inny nie rozwiąże lepiej i szybciej.

Zadania, które wykonujesz, powinny sprawiać radość, co też jest ważne. To prowadzi mnie do delegacji.

Czy jest zadanie, którego boisz się wykonać, i ludzie, którzy mogą to zrobić szybko i łatwo? (Nie mówię o Twojej pracy lub innych zajęciach opłacanych przez Twojego pracodawcę). Następnie zlecaj te zadania na zewnątrz.

W twojej mocy jest unikanie pracy, która cię nie interesuje. W ten sposób uwalniasz się od zadań, które powinieneś wykonywać tylko Ty, a jednocześnie zatrudniasz inną osobę. Słyszałem wiele wymówek, dlaczego ludzie nie mogą delegować, takie jak:

• Łatwiej zrobić to sam, niż wyjaśnić, czego chcę (nawet jeśli oznacza to, że muszę przebić się przez nowe pole).
• Nie chcę wydawać pieniędzy na rzeczy, bez których mogę się obejść (ponieważ nic nie jest darmowe).
• Zrobię to lepiej niż ktokolwiek inny (a nawet jeśli zrobię to gorzej, przynajmniej zrobię to sam).

Dlatego stosuję określone kryteria, aby zdecydować, czy delegowanie zadania jest sensowne:

• Jeśli nie wydaje mi się to interesujące, deleguję.
• Jeśli inna osoba uzna to za interesujące, deleguję.
• Jeśli zadanie może być wykonane w co najmniej 80% również przez kogoś innego, deleguję.
• Jeśli będzie mnie to kosztować mniej, niż gdybym zrobił to sam, deleguję.

Należy pamiętać, że nie chodzi o porównywanie stawek godzinowych . Chodzi o (cenny) czas, który będziesz musiał poświęcić na rozpracowanie tego wszystkiego, podczas gdy inna osoba może już mieć wymagane kompetencje, aby natychmiast rozpocząć wykonywanie zadania.

Każda sytuacja nie musi sprawdzać wszystkich kryteriów. Powinieneś podejmować decyzje opierając się na swoich uczuciach do określonego zadania. Czasami trzeba iść za instynktem, co jest po prostu innym słowem na określenie doświadczenia.

Oto kilka przykładów zadań, które zazwyczaj deleguję:

Tłumaczenia

Piszę ten artykuł po rosyjsku, bo to mój ojczysty język i mam go przetłumaczyć na angielski.

Nie chodzi o to, że nie umiem pisać w obcym języku, po prostu pisanie po rosyjsku jest dla mnie łatwiejsze.

W ten sposób mogę szybciej wykonać zadanie i będę bardziej cieszyć się tym doświadczeniem, ponieważ mogę lepiej wyrażać swoje pomysły w moim ojczystym języku. Gdybym miał napisać go po angielsku lub sam przetłumaczyć projekt, zajęłoby to znacznie więcej czasu, niż gdyby zrobił to profesjonalny tłumacz.

Edytowanie wideo

Po wycieczce mogę mieć dużo filmów, do których chciałbym nagrać klip. Mogę to edytować samodzielnie, jeśli mam na to ochotę, lub mogę to zrobić za mnie. W tym przypadku zależy to od mojego nastroju.

Prace domowe

Sprzątanie mieszkania to kolejny prosty przykład, ponieważ możesz to zrobić sam lub możesz wezwać serwis sprzątający.

Usprawnij i zautomatyzuj.

Oprócz głównych i oczywistych zadań, które przychodzą na myśl, gdy myślisz o zarządzaniu czasem, nie zapomnij o niezliczonych małych zadaniach, które również zajmują dużo czasu.

Jeśli zauważysz, że powtarzasz to samo zadanie – nawet najmniejsze – warto je usprawnić lub zautomatyzować. Nawet oszczędzając tylko trzy sekundy na czynności (na przykład przełączanie kart), którą wykonujesz 20 razy dziennie, zaoszczędzisz kilka godzin w roku.

To prawda, że ​​to niewiele, ale wszystkie te małe oszczędności się sumują!

A co z zadaniami, których nie możesz zautomatyzować ani usprawnić? Cóż, powinieneś być w stanie zwiększyć swoją produktywność poprzez poprawę środowiska pracy i ograniczenie do minimum rozpraszania uwagi. Możesz wykorzystać swoje oszczędności na wymyślne krzesło lub lepszy sprzęt.

Oto kilka podstawowych przykładów tego, jak możesz skrócić czas z codziennej rutyny:

• Używaj skrótów klawiszowych tak często, jak to możliwe. Naciśnięcie trzech, czterech lub pięciu klawiszy często zajmuje znacznie mniej czasu niż wskazywanie i klikanie myszą.
• Jeśli to możliwe, spróbuj ograniczyć liczbę zadań , nad którymi pracujesz jednocześnie, najlepiej do jednego. Kiedy wykonujesz głęboką pracę, przerwy mogą cofnąć Cię o 15 minut lub więcej, ponieważ musisz ponownie znaleźć swój rytm.
• Używam laptopa do pracy, ale na biurku mam inny sprzęt, który zwiększa produktywność, taki jak klawiatura biurkowa, duże monitory, słuchawki i tak dalej. Jeśli Twoim podstawowym komputerem jest laptop, możesz uprościć podłączanie wszystkich tych urządzeń peryferyjnych, korzystając ze stacji dokującej. To staje się lepsze; stacje dokujące stają się przestarzałe i wkrótce odejdą w przeszłość. Dzięki nowym technologiom wkrótce będziesz mógł łączyć wszystko bezprzewodowo.
• W pracy korzystam z dwóch dużych monitorów i ekranu laptopa, podłączonego do stacji dokującej, co pozwala mi mieć więcej informacji na głównym ekranie, przenosząc inne części interfejsu do niezależnych, ale znajdujących się w pobliżu urządzeń. Wiem, że niektórzy ludzie nie lubią konfiguracji z wieloma monitorami, ale nawet jeśli nalegasz na posiadanie jednego wyświetlacza na swoim biurku, wciąż możesz wiele zrobić. Jeszcze kilka lat temu przewymiarowane monitory 4K/UHD były zaporowo drogie, ale tak już nie jest. Monitory o szerokich proporcjach (tj. 21:9) to również alternatywa warta zbadania.
• Zazwyczaj wyłączam wszystkie nieoczekiwane powiadomienia podczas czatów roboczych, ponieważ mogą rozpraszać i uniemożliwiać koncentrację na zadaniu. Nadal możesz otrzymywać prywatne wiadomości w pilnych sprawach.

Ważne jest, aby nie upraszczać ani nie automatyzować — w przeciwnym razie zaprojektujesz robota do parzenia herbaty. Jak w przypadku każdej optymalizacji, zasadą jest ulepszanie tylko tego, co można poprawić przy minimalnym wysiłku i maksymalnych wynikach.

Rozważ metodę Getting Things Done (GTD).

Metoda GTD, rozwinięta w swojej książce przez Davida Allena, obejmuje szereg narzędzi i łączy je w dobrze ustrukturyzowany i ładnie zorganizowany system.

Trudno to skondensować i zmieścić w jednym punkcie artykułu na blogu, ponieważ autor poświęca temu podejściu w całej swojej książce, ale jeśli chcesz szybkiego przeglądu, sprawdź GTD Workflow Map.

Oto główne koncepcje, a przynajmniej sposób, w jaki je widzę.

• Wykonując zadanie, a nawet robiąc sobie przerwę, powinieneś być całkowicie zanurzony w tym procesie, a do tego ważne jest, aby zapomnieć o wszystkich innych zadaniach. Możesz to osiągnąć, przenosząc wszystko, co masz na myśli, w inne miejsce – kalendarz, notatki, listy rzeczy do zrobienia, powiadomienia itp.
• Ważne jest, aby wiedzieć, dlaczego wykonujesz to konkretne zadanie w określonym momencie, ale jeszcze ważniejsze jest zrozumienie, dlaczego nie robisz czegoś innego i jakie inne zadania masz w potoku.
• Gdy zastanawiasz się, co zrobić, system pomaga wybrać zadanie najlepiej dopasowane do różnych okoliczności i czasu. Jeśli masz ochotę na czat, możesz zacząć dzwonić do osób z listy kontaktów. Jeśli masz wolną chwilę przed komputerem, wyślij e-mail lub dokonaj zakupu online.
• Niezbędne jest uwzględnienie wszystkiego w swoim systemie, w przeciwnym razie możesz zacząć kwestionować integralność systemu i nie będziesz mu ufać.

Powiedz nie."

Różnica między ludźmi sukcesu a ludźmi naprawdę odnoszącymi sukcesy polega na tym, że ludzie sukcesu mówią „nie” prawie wszystkim. – Warren Buffett

Bez względu na to, jak fajny jest twój system, nie pozwoli ci zrobić więcej, niż jesteś w stanie.

Dlatego, jakkolwiek dziwnie to zabrzmi, kluczowym elementem zarządzania czasem jest umiejętność rezygnacji z tego czy innego zadania.

Czy Twój znajomy poprosił Cię o pomoc w stworzeniu prostej witryny, ponieważ „jesteś programistą, prawda?” Oszacuj czas, który prawdopodobnie zajmie, zwłaszcza jeśli nie jesteś programistą internetowym, i udziel odpowiedzi na podstawie swojego systemu i własnych odczuć do zadania.

Śledź swój czas.

Po zbudowaniu systemu, któremu ufasz, czasami konieczne jest dokonanie przeglądu swoich wysiłków. Nawet jeśli wszystkie zaplanowane zadania zostaną wykonane na czas, istnieje szansa, że ​​spędzasz czas na niezwiązanych z nimi czynnościach, takich jak sprawdzanie wiadomości, czatowanie ze znajomymi i tak dalej.

To oczywiście przekrzywi wyniki, oszukując się, by myśleć, że wszystko jest jasne. Na szczęście możemy sprawić, by maszyna była naszym niezależnym przełożonym.

Narzędzia w moim zestawie narzędzi zwiększających produktywność

Zgodnie z obietnicą przedstawię przegląd narzędzi, które wybrałem po przetestowaniu wielu różnych programów od różnych programistów. Wszystko opisane poniżej jest subiektywnym postrzeganiem produktu. Możesz znaleźć coś innego, co spełni Twoje wymagania.

Google

Najważniejszą rzeczą dla mnie jest jedno konto. W miarę możliwości staram się minimalizować ilość narzędzi, kierując się zasadą prostoty.

Skrzynka odbiorcza Google

Główną zasadą jest dla mnie „pusta” skrzynka odbiorcza Google (e-maile oznaczone jako notatki się nie liczą). Poczta przychodząca to zwykle zadanie, które należy wykonać: może to być powiadomienie o dokonaniu przeglądu kodu, zadanie od klienta, ale nawet jeśli jest to prosta rozmowa – należy się nim zająć.

Kalendarz

Fakt, że Android równa się Google, sprawia, że ​​jego Kalendarz jest doskonały, ponieważ jest zawsze przy Tobie. Ludzie korzystają z różnych urządzeń z różnymi systemami operacyjnymi, a Google jest królem wieloplatformowych aplikacji i usług. Kalendarz Google to tylko jeden z nich i jest szeroko stosowany na wszystkich platformach.

Powiadomienia

Google umożliwia użytkownikom dodawanie praktycznych powiadomień w aplikacjach internetowych i urządzeniach mobilnych. Ponieważ większość ludzi już je zna, a także sposób, w jaki są skonfigurowane w Kalendarzu Google, nie będę się rozpisywał.

Czas Ratowania

Ponieważ wszystkie moje projekty są w pełnym wymiarze godzin i nie muszę tworzyć szczegółowych raportów z tego, co zrobiłem, moim wyborem jest śledzenie wszystkich możliwych działań, aby mieć pewność, że nie spędzam czasu na bezużytecznych zadaniach.

RescueTime umożliwia rejestrowanie każdej aplikacji i witryny, z której korzystasz w ciągu dnia. Określa status każdej czynności (produktywna lub rozpraszająca) i wyznacza cele, takie jak „Spędź co najmniej N godzin na produktywnych zadaniach”.

Zakładam, że większość czytelników jest już zaznajomiona z rozwiązaniem do śledzenia czasu firmy Toptal, więc nie będę spędzał dużo czasu na jego wprowadzaniu. TopTracker jest niezależny od platformy i może być używany w różnych ustawieniach. Pozwala użytkownikom robić zrzuty ekranu, mierzyć aktywność, tworzyć raporty i oczywiście śledzić czas.

Pamiętaj o mleku

Znalezienie dobrej aplikacji z listą rzeczy do zrobienia było czasochłonne, ponieważ istnieje obecnie ogromna liczba aplikacji.

W końcu zdecydowałem się na Remember The Milk, ponieważ spełniał wszystkie moje wymagania.

• Ma najprostszy możliwy system dodawania zadań, zawierający priorytety, tagi, powiadomienia i tak dalej.
• Jest to wieloplatformowe rozwiązanie dla komputerów i urządzeń mobilnych.
• Możesz dzielić zadania na listy i projekty.

Inteligentne linie to świetna zabawa.

Możesz stworzyć zadanie, dodać je do projektu, dodać tagi (również nowe), ustawić priorytety i wskazać miejsce, w którym zadanie ma być wykonane, używając tylko klawiatury, bez myszy, kliknięć czy czegokolwiek.

Typowe etapy zadań

Na koniec rzućmy okiem na różne etapy zadań w Twoim systemie.

W ten sposób sortuję przychodzące zadania.

W wyniku tego prostego algorytmu każde zadanie, nawet najłatwiejsze, trafia albo do kalendarza (jeśli jest określony czas, np. „Zadzwoń do taty za dwie godziny” ), albo do listy rzeczy do zrobienia, gdzie czeka na swoją kolej .

Lista rzeczy do zrobienia jest podzielona na różne projekty, a zadania są oznaczone.

Na przykład:

• czekać – zadanie na coś czeka;
• następnie – zadanie, które wykonujesz, kiedy masz czas lub masz ochotę, czy coś takiego;
• sklep – do spełnienia w sklepie: możesz iść do supermarketu, otworzyć listę i zobaczyć, co musisz kupić;
• pc – zadanie przy komputerze;
• kontakt – zadzwoń do kogoś.

W ten sposób wszystkie zadania z terminem są realizowane na czas, bo masz je w swoim kalendarzu, a jeśli masz ochotę na coś innego, możesz to zrobić w zależności od kontekstu i priorytetu.

Pozwól swojemu systemowi prowadzić.

Każdy ma swoje zadania, mentalność i nawyki. Każdy system powinien być testowany i modyfikowany w razie potrzeby. Zarządzanie czasem nie tylko pozwala na efektywne zorganizowanie dnia, ale także pomaga zachować świadomość zadań, śledząc postępy i przypominając o wyznaczonych celach.

Nie musisz tracić czasu i energii na pamiętanie, co masz do zrobienia i zastanawianie się, na co masz ochotę w tej chwili, ponieważ system ci powie.

Istnieje niezliczona ilość powodów, dla których powinieneś stworzyć i zastosować wydajny system zarządzania czasem, ale jeśli ostatecznie go zepsujesz, wszystko sprowadza się do tego: to świetna inwestycja, zwłaszcza jeśli jesteś freelancerem.