Adattarsi al successo: una guida alla gestione del cambiamento

Sintesi

Il cambiamento è l'unica costante. – Eraclito

Tutte le aziende, grandi o piccole, ad un certo punto della loro vita affrontano periodi in cui è necessario un cambiamento significativo. A causa delle mutevoli preferenze dei consumatori, dell'ingresso di nuovi concorrenti o dell'impatto della regolamentazione, il cambiamento è sempre necessario e spesso può essere il momento decisivo nel ciclo di vita di un'azienda. Ma se il cambiamento è stato una costante nella storia dell'impresa, si potrebbe obiettare che lo è sempre di più oggi, dato il ritmo rapido e accelerato del progresso tecnologico. Il tempo tra l'innovazione e l'adozione si è ridotto enormemente (grafico in basso a sinistra), esercitando una pressione significativa sulle attività legacy e, a sua volta, riducendo notevolmente la loro durata media (grafico in basso a destra). Se mai ci fosse un momento per le aziende di concentrarsi sulla gestione del cambiamento, definito come "[il] termine collettivo per tutti gli approcci per preparare e supportare individui, team e organizzazioni nel fare cambiamenti organizzativi", quel momento è arrivato.

Ma il cambiamento è difficile. Un recente articolo dell'Harvard Business Review ha affermato che circa il 75% degli sforzi di cambiamento non riesce a fornire i risultati attesi. Uno studio di McKinsey mostra tassi di fallimento simili (70%). Il Boston Consulting Group cita i dati del CEO auto-riferiti che indicano “che il 50% dei programmi di cambiamento non riesce a raggiungere i propri obiettivi; il tasso di fallimento sale al 75% per programmi più complessi e ambiziosi" e che "questi tassi sono rimasti più o meno gli stessi negli ultimi decenni". IBM afferma invece che solo il 20% degli sforzi di cambiamento hanno successo.

Ho visto questo dilemma - da un lato, l'importanza e la necessità del cambiamento e, dall'altro, la difficoltà di eseguirlo in modo efficace - in prima persona. Con oltre 20 anni di esperienza nelle funzioni finanziarie di società in una vasta gamma di settori, e in particolare con un decennio di esperienza come CFO, ho dovuto affrontare le sfide del cambiamento più e più volte. A volte questi processi di cambiamento hanno avuto successo e hanno contribuito a spingere le organizzazioni a nuovi traguardi. Ma molte volte non lo erano, portando alla stagnazione e alla frustrazione. Lo scopo di questo articolo è quindi semplice: condividere con i lettori alcuni dei miei sudati pensieri sul motivo per cui la maggior parte degli sforzi di gestione del cambiamento si traducono in un fallimento o in risultati inferiori agli standard, nonché alcuni consigli pratici su cosa dovrebbe essere fatto in modo diverso per massimizzare il ROI di questi sforzi.

Perché i progetti di gestione del cambiamento falliscono?

Se dobbiamo discutere come implementare efficacemente i progetti di gestione del cambiamento, forse il punto di partenza dovrebbe essere una rassegna del motivo per cui la maggior parte dei progetti di gestione del cambiamento fallisce. Esaminerò sia la letteratura sull'argomento (che è abbastanza ampia) sia la mia esperienza e punti di vista.

Articolo di letteratura

Una revisione della letteratura sulla gestione del cambiamento rivela un allineamento relativamente forte sulle ragioni del fallimento. Il contributo più famoso sull'argomento viene da John P. Kotter, che nel 1996 ha pubblicato uno dei libri seminali sull'argomento. Gli 8 errori più grandi identificati da John P. Kotter sono riassunti nel grafico sottostante.

Ma scavando ulteriormente, nel tentativo di creare un riassunto più esauriente della letteratura, ho preso cinque articoli e studi recenti ed ho elencato le ragioni più comunemente citate per il fallimento. I risultati sono interessanti (vedi grafico sotto). Guardando i dati, la scarsa pianificazione e la mancanza di impegno sono menzionate nell'80% degli articoli come una delle principali fonti di fallimento. Sembra anche che molte ragioni per il fallimento siano correlate. Ad esempio, una pianificazione scadente o un supporto inadeguato da parte della leadership si traduce automaticamente in un processo scadente .

I miei pensieri sul perché il cambiamento spesso fallisce

Durante la mia carriera, sono stato coinvolto in molteplici iniziative di cambiamento. E mentre sono d'accordo con le varie questioni delineate nella letteratura, la mia opinione è che c'è una ragione più generale e generale per cui la maggior parte di queste iniziative fallisce: scarsa leadership . Il più delle volte, i progetti di gestione del cambiamento sono ben definiti, hanno traguardi chiari e misurabili e hanno un programma di attuazione realistico. Ma ciò che di solito frena questi processi è una questione più fondamentale: l'azienda semplicemente non è pronta per il cambiamento. I leader aziendali non riescono a creare una cultura, una narrativa e una comprensione all'interno dell'azienda per il cambiamento, il che significa che, nonostante tutti i piani e le pietre miliari ben intenzionati, l'organizzazione non assorbe il cambiamento e quindi l'intero processo fallisce.

L'esempio più chiaro di quanto sopra della mia carriera riguarda un progetto di implementazione SAP in cui sono stato coinvolto. Inizialmente pensavamo che la parte più difficile sarebbe stata l'implementazione tecnica stessa, ma ci sbagliavamo. La cosa di gran lunga più difficile da affrontare è stata dover cambiare le procedure e il modo in cui le persone erano abituate a lavorare. A livello di senior management è stato inoltre avviato un processo di cambiamento, con il supporto di un consulente esterno per il cambiamento. Tuttavia, abbastanza presto, ci siamo resi conto che all'organizzazione mancava una visione chiara e comune. Poiché i precedenti tentativi di attuazione del cambiamento erano falliti, abbiamo deciso di interrompere del tutto il progetto, nonostante i notevoli sforzi già compiuti, e di tornare al tavolo da disegno. Il nostro primo punto d'ordine è stato quello di concentrare i nostri sforzi sulla creazione di una cultura e di un ambiente di lavoro pronto per il cambiamento.

L'esempio sopra illustra come la maggior parte dei motivi per cui le iniziative di cambiamento falliscono si riducano a una questione di fondo più generale tra i dirigenti. In effetti, i dati supportano questa conclusione. I risultati del mio studio di cui sopra mostrano che due terzi delle volte, la responsabilità del fallimento può essere attribuita alla leadership stessa, al contrario del progetto specifico di gestione del cambiamento in questione. Se la leadership non è ben preparata al cambiamento, qualsiasi gruppo di progetto di gestione del cambiamento quasi certamente fallirà, indipendentemente da tutte le metodologie o gli strumenti di gestione che saranno stati utilizzati.

NB Bisogna distinguere tra leadership aziendale generale e leadership del cambiamento. La leadership aziendale è responsabile della definizione di una visione chiara e della gestione dell'organizzazione in termini di risorse e persone giuste, mentre la leadership del cambiamento è responsabile del processo di cambiamento in termini di obiettivi, pianificazione del processo ed esecuzione. A mio avviso, la leadership del cambiamento dovrebbe rappresentare un'organizzazione in modo più ampio rispetto al team di leadership aziendale. Ad esempio, le persone con contatti quotidiani e diretti con i clienti sapranno esattamente come i clienti percepiscono l'azienda. D'altra parte, un CEO di un'azienda di solito riceve un feedback filtrato e parziale.

Un altro motivo comune per progetti di cambiamento falliti a cui ho assistito si riferisce a ciò che questo articolo definisce come fatica da battaglia per il cambiamento . In poche parole, più progetti di cambiamento vengono intrapresi, più diventa difficile. Ciò è particolarmente vero se i precedenti progetti di cambiamento non hanno avuto successo: i dipendenti diventeranno sempre più scettici e saranno meno aperti e disposti a impegnarsi nei sacrifici necessari affinché il progetto di cambiamento abbia successo.

Come ottenere il cambiamento giusto

Tenendo presente tutto quanto sopra, di seguito sono riportati i miei suggerimenti su come garantire il successo delle iniziative di cambiamento.

Crea una solida base

Prima di avviare qualsiasi progetto di gestione del cambiamento, è fondamentale creare una base solida e di successo. Il cambiamento è un processo in più fasi, quindi un approccio strutturato è essenziale.

A mio avviso, i tre elementi principali sono: costruire un business case convincente, pianificare di conseguenza e comunicare in modo efficace.

Costruisci un caso aziendale convincente

A mio parere, la gestione del cambiamento dovrebbe essere fatta sulla base di un business case. Alla fine della giornata, il cambiamento deve portare a risultati (come dovrebbe sempre essere il caso di qualsiasi strategia di gestione). Dovrebbe giovare al modello operativo generale.

Quando sono presenti rischi, la modellazione finanziaria deve essere parte del processo. Non sarà il modello più semplice da creare e ci saranno molti scenari e ipotesi, ma fornirà informazioni essenziali.

Pianifica di conseguenza

Sulla base della mia esperienza, una delle cose più importanti da fare è iniziare con un inventario di dove si trova la tua organizzazione in termini di visione e allineamento. Questo può dare conclusioni dolorose, ma è essenziale.

Una volta completato, il passaggio successivo dovrebbe consistere nel valutare se la tua organizzazione è pronta per il cambiamento prima di avviare qualsiasi tipo di iniziativa di gestione del cambiamento. Qui dovresti includere anche la leadership. È utile classificare i tuoi dipendenti in 3 gruppi:

1. Dipendenti che abbracceranno il cambiamento,
2. Seguaci: quelli che si uniranno una volta convinti, e
3. Dipendenti resistenti al cambiamento

A mio avviso, dovresti avere almeno il 15-20% dei tuoi dipendenti nel gruppo A, il 50-60% nel gruppo B e non più del 20% nel gruppo C. Gestire efficacemente i dipendenti nelle diverse categorie aiuterà ad ottenere il maggior numero di il più possibile a bordo. Ci saranno sempre dipendenti che resistono al cambiamento. Si è tentati di concentrare la propria attenzione su questo gruppo, ma questo processo richiede molto tempo ed energie. Ho avuto molto più successo concentrandomi invece sui gruppi A e B. Una volta che il gruppo C vedrà che i dipendenti sono coinvolti nel cambiamento, una parte di loro seguirà.

NB Alla luce di quanto sopra, le risorse umane dovrebbero svolgere un ruolo chiave in qualsiasi progetto di gestione del cambiamento.

Comunicare efficacemente

Il fattore umano è una delle ragioni principali per i progetti di cambiamento falliti. Il cambiamento significa rischi, ed è, quindi, parte della natura umana non amare il cambiamento. È quindi fondamentale che il management comunichi efficacemente la necessità di cambiamento.

La comunicazione non può essere limitata a un'e-mail una tantum o a una riunione del municipio. Ci vorrà del tempo prima che il messaggio venga effettivamente assorbito da tutti i dipendenti. E come accennato, il cambiamento è un processo in più fasi e la comunicazione sarà, quindi, necessaria durante l'intero progetto.

Anche il cambiamento non dovrebbe essere ricoperta di zucchero. Anche se a volte può essere spiacevole comunicare, è fondamentale essere chiari e trasparenti. Sii chiaro sul fatto che il cambiamento sta arrivando e perché.

Infine, non ignorare i processi di modifica precedentemente falliti e delineare chiaramente perché questa modifica è importante, perché e come funzionerà.

Esecuzione della gestione del cambiamento

Un importante motivo di fallimento, a mio avviso spesso sottovalutato, riguarda la creazione della squadra giusta per guidare gli sforzi di cambiamento. Il team del progetto di gestione del cambiamento non dovrebbe essere composto solo da persone del team di leadership. Anzi; dovrebbero essere coinvolte persone di tutta l'organizzazione. Le tradizionali strutture organizzative gerarchiche delle aziende non sono progettate per gestire il cambiamento in modo efficace. John Kotter, menzionato in precedenza come l'autore forse del lavoro seminale sul tema della gestione del cambiamento, delinea come una seconda struttura organizzativa oltre a quella gerarchica esistente sia l'approccio corretto da adottare, un punto di vista con cui sono totalmente allineato. Questo è l'unico modo per garantire che tutte le informazioni necessarie siano rese visibili. L'addetto alle vendite che è in contatto quotidiano con il cliente, il reparto marketing che ha approfondimenti sulle tendenze del mercato/consumatore appropriate, il team tecnico per fornire la propria visione dei nuovi sviluppi tecnologici e la finanza per fornire i numeri.

La sfida più grande con questo approccio è che devi riunire i tuoi migliori dipendenti di ogni disciplina in una sorta di struttura di gestione del progetto, che a sua volta crea spesso vincoli di risorse. Purtroppo si tratta di una sfida inevitabile, ma più che compensata dall'importanza del progetto di cambiamento. Anche le risorse esterne possono essere un buon contributo per un processo di cambiamento di successo. Dato il tasso di fallimento, mettere in pratica la teoria è spesso il collo di bottiglia; pertanto, può essere utile utilizzare l'esperienza di risorse esterne che hanno lavorato in altri settori o hanno subito una traiettoria di cambiamento di successo. Un estraneo vede la tua azienda come te? Questa è una domanda molto interessante e fornirà spunti preziosi.

Infine, crea il cambiamento nella cultura della tua organizzazione. Le aziende di maggior successo oggi sono quelle in grado di adattarsi ed evolversi con successo.

La posta in gioco è alta

Come si spera ormai sia diventato chiaro, la gestione del cambiamento è oggi una delle sfide più importanti che qualsiasi organizzazione deve affrontare. Non sorprende quindi che il settore della gestione del cambiamento sia esploso. Come osserva il Boston Consulting Group, “Negli ultimi anni, il settore della gestione del cambiamento ha registrato un tasso di crescita medio annuo del 5%. Le aziende di tutto il mondo ora spendono quasi 10 miliardi di dollari l'anno in consulenza sulla gestione del cambiamento. Sono proliferate pubblicazioni e rapporti sull'argomento. È diventata una disciplina importante in molte business school. E le organizzazioni lo stanno coscienziosamente incorporando nei loro modelli operativi: nel decennio tra il 2003 e il 2013, secondo un recente sondaggio, la percentuale di intervistati che adotta un "approccio strutturato" alla gestione del cambiamento è salita dal 32% all'80%.

Ma tenendo conto dei tassi di guasto, i costi sono quindi immensi. Oltre ai costi diretti e al tempo speso, l'impatto sul business di un processo di gestione delle modifiche fallito è enorme. Ci sono innumerevoli esempi di aziende che sono completamente fuori dal mercato o hanno perso le loro posizioni di mercato un tempo dominanti. Basti pensare a Blockbuster, Blackberry o Nokia. E infine, sebbene sia più difficile da quantificare, l'aspetto motivazionale di un'iniziativa di gestione del cambiamento fallita non può essere ignorato: il personale sarà demoralizzato, portando a una minore produttività o persino a tassi di rotazione più elevati.

I tempi sono quindi maturi per le organizzazioni di tutto il mondo per impegnarsi e riflettere nella gestione del cambiamento. Con un approccio ben pianificato ed eseguito in modo efficace, le aziende possono assicurarsi di non cadere nel dimenticatoio e di affrontare frontalmente l'ondata di sconvolgimenti tecnologici in arrivo.