Come creare cultura nei team remoti

La cultura è il re nelle organizzazioni di successo. Ma i dirigenti che desiderano sfruttare i vantaggi dei team distribuiti, da una maggiore produttività e felicità alla riduzione dello stress e del turnover nella forza lavoro, spesso si trovano alle prese con il seguente dilemma: non è difficile coltivare una cultura sana quando i dipendenti sono lontani?

A nostro avviso, le sfide uniche della gestione di un team distribuito possono incentivare la creazione di una cultura più forte di quelle che operano faccia a faccia.

La nostra esperienza dimostra che questo è un malinteso. Negli ultimi cinque anni, abbiamo ampliato il nostro team principale fino a raggiungere centinaia di persone e raggiunto un tasso di fatturato annuo a nove cifre, il tutto in un'organizzazione remota al 100%.

A nostro avviso, le sfide uniche della gestione di un team distribuito possono incentivare la creazione di una cultura più forte di quelle che operano faccia a faccia. Questo può sembrare controintuitivo, ma mentre i team locali tendono a presumere che la cultura attecchirà organicamente, la posta in gioco è più alta per le organizzazioni distribuite. Ciò motiva i dirigenti remoti di successo a essere intenzionali nella costruzione della cultura, risultando in definitiva in team più forti.

In questo articolo, analizzeremo il nostro manuale per creare una cultura remota di successo, dalla definizione di presupposti e valori alla propagazione e mantenimento della cultura attraverso le migliori pratiche in materia di assunzione, comunicazione e gestione.

Capire la cultura

Esistono dozzine di modi per definire la cultura, ma basiamo la nostra definizione sulla ricerca empirica condotta da Edgar Schein, professore emerito presso la MIT Sloan School of Management. Schein definisce la cultura come un modello di presupposti e valori di base, scoperti o sviluppati da un gruppo, che hanno dimostrato di portare al successo.

Schein visualizza la cultura come una piramide con tre strati. La fetta superiore è composta da "artefatti e pratiche". Si tratta di cose e comportamenti tangibili che puoi vedere e osservare all'interno di una squadra, come lo swag, le storie e il modo in cui le persone interagiscono. In altre parole, gli artefatti e le pratiche sono ciò che la maggior parte delle persone considera cultura. La realtà è che questi elementi tangibili derivano dagli strati centrali e inferiori della piramide culturale: i "valori" e le "ipotesi di fondo" di una squadra. È la combinazione di tutti e tre gli strati che costituisce la cultura.

Presupposti e valori remoti

Dato il modello sopra, è chiaro che il processo di creazione di una sana cultura remota inizia ben prima che si formi il team. Sebbene Schein descriva i presupposti sottostanti come taciti o non detti, riteniamo che i team remoti debbano essere deliberati e intenzionali nel dar loro voce.

Questo perché un ambiente d'ufficio può fornire spunti che parlano di questi presupposti per tuo conto. Ad esempio, un codice di abbigliamento per abito e tacchi potrebbe parlare di un presunto livello di professionalità. Allo stesso modo, una pianta aperta potrebbe parlare di un presunto livello di trasparenza. Con meno segnali su cui fare affidamento, soprattutto durante i primi giorni, i team remoti dovrebbero comunicare questi presupposti in modo esplicito.

Questi presupposti in genere includono le risposte alle domande "Perché esistiamo?" e "Come facciamo quello che facciamo?" Riteniamo utile chiedere: "Qual è il nostro vero nord?" In altre parole, qual è il principio chiave che il team può utilizzare per calibrare il proprio processo decisionale, anche se è bloccato su un'isola deserta?

I tuoi valori in questo contesto potrebbero consistere in idee semplici come integrità o qualità, ma possono anche includere principi specifici come "standard elevati per la comunicazione". Lo scopo e la missione della tua squadra sono inclusi anche in questo livello della tua piramide culturale. Tieni presente che non esiste un elenco definitivo di valori per i team remoti. L'obiettivo, invece, è mettere un pensiero consapevole alla base della tua squadra e della sua cultura.

Assumere

Con presupposti e valori in atto, i manager possono iniziare ad assumere tenendo d'occhio i candidati che si adattano al quadro della tua cultura. Mentre molte fonti discutono dell'importanza di valutare la cultura durante il processo di assunzione, vale la pena sottolineare che l'adattamento culturale dei membri del team a distanza richiede un'attenzione particolare. I manager dovrebbero essere fiduciosi che le potenziali assunzioni incarnino i tuoi valori in anticipo: i nuovi membri del team non si troveranno in un ambiente faccia a faccia in cui assorbono e si conformano alle norme del team e i segni di un cattivo adattamento potrebbero essere più difficili da rilevare prima che il danno si sia verificato si è verificato.

I tratti che cerchi variano a seconda del ruolo, delle dimensioni del team e altro, per non parlare dei presupposti e dei valori sottostanti unici della tua organizzazione. Detto questo, abbiamo trovato un paio di caratteristiche universali nei team remoti di successo: assumere dipendenti motivati ​​​​e risolutori di problemi.

Detto questo, abbiamo trovato un paio di caratteristiche universali nei team remoti di successo: assumere dipendenti motivati ​​​​e risolutori di problemi.

La natura del lavoro a distanza significa che ogni assunzione trascorrerà una parte maggiore del suo tempo a risolvere i problemi da sola. Se assumi principianti che prosperano in ambienti non strutturati, puoi essere certo che le loro capacità, combinate con i valori e la formazione che imparti durante l'onboarding, si tradurranno in decisioni allineate con il team e l'azienda.

Onboarding

La maggior parte delle aziende e dei team comprende l'importanza di formare adeguatamente i nuovi membri. Ma nelle squadre tradizionali, la formazione culturale è spesso lasciata al caso. Come discusso in precedenza, ciò è dovuto al fatto che le organizzazioni co-localizzate possono fare affidamento sul semplice assorbimento della cultura da parte dei nuovi assunti.

I team remoti non hanno questo lusso. Fortunatamente, non è necessario affrontare il tempo per inserire i nuovi dipendenti nella tua cultura, ma i manager dovrebbero essere deliberati nell'esporre i nuovi membri del team ai presupposti e ai valori che costituiscono la base dei tuoi artefatti e pratiche.

La nostra strategia consiste nell'enfatizzare la nostra missione e i nostri valori attraverso i materiali di formazione per i nuovi assunti. Registriamo anche video che mostrano i nostri dirigenti che discutono e interagiscono con i nostri valori. Questo approccio si adatta bene e fornisce una libreria di riferimento per un uso futuro, sentendosi anche più personale, aiutando lo spettatore a sentirsi parte intima del team e della sua missione.

Comunicazione

Dopo aver impostato i valori e assicurato che i membri del team li comprendano, è il momento di passare agli artefatti e alle pratiche che attualizzano la cultura nel tuo team. In quanto luogo principale per l'interazione e la collaborazione dei team remoti, la comunicazione è la linfa vitale di qualsiasi team remoto. Ecco le nostre migliori pratiche:

Riunioni di squadra

Quando si tratta di comunicazione di gruppo, adattarsi a un paradigma remoto sembra intuitivo: le riunioni di gruppo sono già pianificate e preprogrammate, quindi tutto ciò che devi fare è passare dalla sala conferenze a una sala riunioni virtuale come Zoom, giusto?

C'è di più: le riunioni del team devono diventare parte del tessuto stesso del team. Le riunioni creano un'opportunità regolare per ispirare e guidare, e i manager dovrebbero evitare di coinvolgere tutti i membri del team in modo che tutti si sentano come una parte fondamentale dell'insieme. Con meno opportunità di catturare i tuoi compagni di squadra e chiarire i problemi di comunicazione, i partecipanti dovrebbero impostare un tono onesto e completo per garantire che l'intera squadra sia sulla stessa pagina. Quando le riunioni remote si trasformano in semplici aggiornamenti di stato, è un chiaro segno che i manager devono scavare più a fondo.

Uno contro uno

La comunicazione individuale è meno intuitiva in un contesto remoto e più incline all'abbandono. I team remoti non possono permettersi il lusso di creare rapporti attraverso interazioni casuali attorno al refrigeratore d'acqua. Le conversazioni individuali tra i membri del team dovrebbero essere strutturate tanto quanto le riunioni del team, con una cadenza regolare e un'agenda che va oltre il professionista. Gli incontri individuali regolari tra dipendenti di tutti i livelli sono un luogo cruciale per approfondire le relazioni e fornire opportunità al team di esprimere lodi personali o preoccupazioni che potrebbero non essere in grado di discutere in un ambiente di squadra.

Chiacchierata

Quando si comunica su piattaforme come Slack, l'esistenza di chat di squadra sia formali che informali aiuta a mantenere la comunicazione aziendale libera da battute fuori tema, consentendo conversazioni secondarie che creano fiducia e si concentrano su hobby o interessi condivisi.

Indipendentemente dal mezzo, una regola da tenere a mente è la chiarezza della comunicazione. Sarcasmo, emoji o vaghe osservazioni possono essere facilmente interpretati erroneamente quando non sono accompagnati dal linguaggio del corpo e dai segnali facciali che il nostro cervello fa affidamento di persona. Considera questo esempio: Team Lead A pubblica un'istruzione in una chat che tutti i membri devono completare. La persona B risponde con un'emoji "pollice in su".

Cosa significa esattamente? Significa che la persona B approva l'istruzione? Significa che la persona B lo farà? Vuol dire che l'hanno già fatto?

Sebbene non incoraggiamo l'uso di emoji o gif come forme primarie di comunicazione (dare istruzioni, descrivere problemi, ecc.), incoraggiamo il loro uso come forma emotiva di comunicazione (felicità, celebrazione, tristezza, ecc.). Nel tempo, un team consolidato potrebbe sviluppare emoji personalizzati per esprimere meme o condividere battute all'interno. Questi legano la squadra e si trasformano in artefatti che costituiscono la cultura della tua squadra.

video

Sebbene i team remoti inesperti possano credere di poter accontentarsi solo dell'audio e della chat, i vantaggi delle videochiamate non dovrebbero essere scontati. Invece, il video dovrebbe essere incoraggiato sia per le riunioni del team che per la comunicazione individuale. Vedere le reazioni facciali dei membri del team può aggiungere enfasi ed emozione alle conversazioni. Aiuta anche a garantire che i membri di una riunione siano tutti concentrati, contribuiscano e partecipino attivamente alla cultura che hai costruito.

Riconoscimento

La maggior parte dei team remoti non ha un parcheggio "Impiegato del mese" in cui passare, ma dovresti fare uso frequente di un incentivo semplice ed efficace a tua disposizione: shout out. Il riconoscimento pubblico di un lavoro ben fatto è uno dei modi più efficaci per motivare un team remoto.

Espressi durante una riunione del team, gli shout out sono manifestazioni pubbliche che danno l'esempio e forniscono ai membri del team uno standard per cui lottare. Quando viene menzionato in una chat del team, un shout out offre agli altri membri del team l'opportunità di pubblicare le loro congratulazioni sotto forma di risposte o emoji. Se anche i dirigenti dell'azienda si trovano in quella chat, è un motivatore ancora più potente, assicurando che venga dato credito dove è dovuto.

Faccia a faccia

La collaborazione digitale è il pane quotidiano dei team remoti, ma sono mai necessari incontri faccia a faccia? La nostra esperienza è che un team remoto con una forte cultura può operare in un ambiente frenetico per lunghi periodi di tempo, anche anni, senza interazioni faccia a faccia.

Se ti ritrovi a prendere in considerazione una riunione di squadra faccia a faccia o in loco, tieni a mente la "Regola delle 10x". Se hai intenzione di riunirti per motivi di lavoro, dovresti mirare a rendere quella riunione 10 volte più produttiva di una tipica riunione a distanza. Allo stesso modo, se vi state incontrando per divertimento, dovreste puntare a un legame 10 volte maggiore rispetto a una videochiamata o a una chiamata vocale.

Come potrebbe apparire in pratica? Riunirsi per alcuni giorni di intenso lavoro a testa in giù per definire i dettagli di una nuova iniziativa può dare i suoi frutti riducendo il time to market, o affittare una casa sci in Colorado per divertirsi mentre si discute di una nuova iniziativa di parlare in pubblico.

Niente è più demoralizzante del viaggiare per un incontro che non fa nulla di più di quello che una videochiamata avrebbe gestito. O incontrare colleghi di lunga data per la prima volta, solo per ritrovarti impantanato nei tuoi rispettivi doveri quotidiani senza tempo per attività piacevoli.

Quando individui o squadre finiscono per incontrarsi per la prima volta, l'incontro è più simile a un incontro di vecchi amici che a un incontro di estranei. Scoprirai che le risposte su tempistica, posizione e scopo si riveleranno nel tempo in base alla cultura e alle esigenze del tuo particolare team. Non c'è bisogno di sudare i dettagli in anticipo.

Evitare il burnout

Una paura comune dei nuovi manager remoti è che i dipendenti manchino di impegno, seguendo lo stereotipo dei lavoratori remoti che vengono distratti dalle commissioni, dal bucato e dalla vita. La realtà è il contrario. Se assumi persone motivate e le unisci dietro un obiettivo e valori comuni, i membri del team che lavorano in remoto spesso si trovano a lavorare di più, incapaci o riluttanti ad allontanarsi. Questa è una ricetta per il burnout.

Spetta ai gestori remoti incoraggiare un approccio equilibrato al lavoro all'interno dei loro team. Abbiamo costruito una cultura del "lavora duro, gioca duro" in cui i membri del team si incoraggiano e si ispirano a vicenda a sfruttare la nostra flessibilità geografica per viaggiare o svolgere attività collaterali divertenti.

Come appare in pratica? Alcuni individui scelgono di fare "mini vacanze" o "vacanze di lavoro" per rilassarsi a piccole dosi. Alla fine, però, tutti hanno bisogno di una possibilità di allontanarsi per una vera pausa. Questo è vantaggioso per gli individui, ma è anche un vantaggio per il team stesso: l'assenza di un membro del team fornisce uno stress test per garantire che il tuo team possa rimanere operativo se deve affrontare un periodo di ferie non pianificato a causa di un'emergenza o di una malattia.

All'interno dei team remoti, il burnout può essere più difficile da rilevare di quanto non sarebbe altrimenti in un team faccia a faccia. Quando lavorate insieme in ufficio, potete vedere gli effetti dello stress che pesano sulla salute e sul benessere del vostro team. Allo stesso modo, puoi facilmente individuare abbuffate di lavoro insostenibili che tengono le persone in ufficio per giorni e giorni. Quando si lavora in remoto, la comunicazione, le riunioni individuali e i KPI diventano gli indicatori su cui fare affidamento.

I team remoti hanno successo concentrandosi sulla cultura

Molte aziende hanno iniziato a realizzare i guadagni di efficienza offerti dai team remoti. Questa tendenza, combinata con l'aumento globale dei liberi professionisti, significa che il lavoro da remoto diventerà presto un appuntamento fisso di molte organizzazioni.

La nostra esperienza ha dimostrato che una forte cultura remota è possibile e non richiede tecnologie esotiche o sconvolgimenti organizzativi. Adottando le migliori pratiche descritte sopra, i team remoti sono ben posizionati per affrontare le sfide uniche della costruzione della cultura, indipendentemente dal fatto che i loro membri siano sparsi in città o in tutto il mondo.