Cara Membangun Budaya di Tim Jarak Jauh

Budaya adalah raja dalam organisasi yang sukses. Tetapi para eksekutif yang ingin menerima manfaat dari tim yang terdistribusi—dari produktivitas dan kebahagiaan yang lebih tinggi hingga stres dan pergantian tenaga kerja yang lebih rendah—sering bergulat dengan dilema berikut: bukankah sulit untuk memelihara budaya yang sehat ketika karyawan Anda berada jauh?

Dalam pandangan kami, tantangan unik dalam mengelola tim terdistribusi dapat mendorong terciptanya budaya yang lebih kuat daripada yang beroperasi secara tatap muka.

Pengalaman kami menunjukkan bahwa ini adalah kesalahpahaman. Selama lima tahun terakhir, kami telah mengembangkan tim inti kami menjadi ratusan orang dan mencapai tingkat pendapatan tahunan sembilan digit—semua dalam organisasi jarak jauh 100%.

Dalam pandangan kami, tantangan unik dalam mengelola tim terdistribusi dapat mendorong terciptanya budaya yang lebih kuat daripada yang beroperasi secara tatap muka. Ini mungkin tampak kontra-intuitif, tetapi sementara tim lokal cenderung menganggap budaya akan berakar secara organik, taruhannya lebih tinggi untuk organisasi terdistribusi. Ini memotivasi eksekutif jarak jauh yang sukses untuk secara sengaja membangun budaya, yang pada akhirnya menghasilkan tim yang lebih kuat.

Dalam artikel ini, kita akan menelusuri pedoman kita untuk menciptakan budaya jarak jauh yang sukses, mulai dari mendefinisikan asumsi dan nilai hingga menyebarkan dan mempertahankan budaya melalui praktik terbaik dalam perekrutan, komunikasi, dan manajemen.

Memahami Budaya

Ada lusinan cara untuk mendefinisikan budaya, tetapi kami mendasarkan definisi kami pada penelitian empiris yang dilakukan oleh Edgar Schein, profesor emeritus di MIT Sloan School of Management. Schein mendefinisikan budaya sebagai pola asumsi dan nilai dasar, ditemukan atau dikembangkan oleh suatu kelompok, yang terbukti membawa kesuksesan.

Schein memvisualisasikan budaya sebagai piramida dengan tiga lapisan. Bagian atas terdiri dari "artefak dan praktik." Ini adalah hal dan perilaku nyata yang dapat Anda lihat dan amati dalam tim, seperti barang curian, cerita, dan cara orang berinteraksi. Dengan kata lain, artefak dan praktik adalah apa yang kebanyakan orang anggap sebagai budaya. Kenyataannya adalah bahwa elemen nyata ini berasal dari lapisan tengah dan bawah piramida budaya: “nilai” dan “asumsi yang mendasari” tim. Ini adalah kombinasi dari ketiga lapisan yang merupakan budaya.

Asumsi dan Nilai yang Ramah Jarak Jauh

Mengingat model di atas, jelas bahwa proses menciptakan budaya jarak jauh yang sehat dimulai jauh sebelum tim terbentuk. Sementara Schein menjelaskan asumsi yang mendasari sebagai diam-diam atau tidak terucapkan, kami percaya tim jarak jauh perlu disengaja dan disengaja dalam menyuarakan mereka.

Ini karena lingkungan kantor dapat memberikan isyarat yang berbicara dengan asumsi ini atas nama Anda. Misalnya, aturan berpakaian jas dan sepatu hak tinggi mungkin menunjukkan tingkat profesionalisme yang diasumsikan. Demikian pula, denah lantai terbuka mungkin berbicara dengan tingkat transparansi yang diasumsikan. Dengan lebih sedikit isyarat untuk diandalkan, terutama selama hari-hari awal, tim jarak jauh harus mengomunikasikan asumsi ini secara eksplisit.

Asumsi ini biasanya mencakup jawaban atas pertanyaan "Mengapa kita ada?" dan “Bagaimana kita melakukan apa yang kita lakukan?” Kita merasa terbantu untuk bertanya: "Apa utara kita yang sebenarnya?" Dengan kata lain, apa prinsip utama yang dapat digunakan tim untuk mengkalibrasi pengambilan keputusan mereka sendiri, bahkan jika mereka terdampar di pulau terpencil?

Nilai-nilai Anda dalam konteks ini mungkin terdiri dari ide-ide sederhana seperti integritas atau kualitas, tetapi juga dapat mencakup prinsip-prinsip khusus seperti “standar tinggi untuk komunikasi”. Maksud dan misi tim Anda juga termasuk dalam lapisan piramida budaya Anda ini. Ingatlah bahwa tidak ada daftar nilai yang pasti untuk tim jarak jauh. Tujuannya, sebaliknya, adalah untuk menempatkan pemikiran sadar ke dasar tim Anda dan budayanya.

Mempekerjakan

Dengan asumsi dan nilai yang ada, manajer dapat mulai merekrut dengan memperhatikan kandidat yang sesuai dengan kerangka kerja budaya Anda. Sementara banyak sumber membahas pentingnya mengevaluasi budaya selama proses perekrutan, perlu ditekankan bahwa kecocokan budaya anggota tim jarak jauh memerlukan perhatian khusus. Manajer harus yakin bahwa calon karyawan mewujudkan nilai-nilai Anda di awal: anggota tim baru tidak akan berada dalam lingkungan tatap muka di mana mereka menyerap dan menyesuaikan diri dengan norma tim, dan tanda-tanda ketidaksesuaian mungkin lebih sulit dideteksi sebelum kerusakan terjadi. muncul.

Sifat yang Anda cari akan bervariasi tergantung pada peran, ukuran tim, dan lainnya—belum lagi asumsi dan nilai unik yang mendasari organisasi Anda. Dengan itu, kami telah menemukan sepasang sifat yang universal dalam tim jarak jauh yang sukses: pekerjakan karyawan yang memiliki motivasi diri dan pemecah masalah.

Dengan itu, kami telah menemukan sepasang sifat yang universal dalam tim jarak jauh yang sukses: pekerjakan karyawan yang memiliki motivasi diri dan pemecah masalah.

Sifat pekerjaan jarak jauh berarti bahwa setiap karyawan akan menghabiskan sebagian besar waktunya untuk memecahkan masalah sendiri. Jika Anda mempekerjakan pemula yang berkembang di lingkungan yang tidak terstruktur, Anda dapat yakin bahwa kemampuan mereka, dikombinasikan dengan nilai-nilai dan pelatihan yang Anda berikan selama orientasi, akan menghasilkan keputusan yang selaras dengan tim dan perusahaan.

Orientasi

Sebagian besar perusahaan dan tim memahami pentingnya melatih anggota baru dengan benar. Namun dalam tim tradisional, pelatihan budaya sering kali dibiarkan begitu saja. Seperti yang telah kita bahas di atas, ini karena organisasi yang berlokasi bersama dapat mengandalkan penyerapan budaya yang sederhana oleh karyawan baru.

Tim jarak jauh tidak memiliki kemewahan ini. Untungnya, waktu tatap muka tidak diperlukan untuk memasukkan karyawan baru ke dalam budaya Anda, tetapi manajer harus berhati-hati dalam mengekspos anggota tim baru dengan asumsi dan nilai yang membentuk dasar artefak dan praktik Anda.

Strategi kami adalah untuk menekankan misi dan nilai-nilai kami di seluruh materi pelatihan untuk karyawan baru. Kami juga merekam video yang menunjukkan eksekutif kami berdiskusi dan terlibat dengan nilai-nilai kami. Pendekatan ini menskalakan dengan baik dan menyediakan perpustakaan referensi untuk penggunaan di masa mendatang, sekaligus juga merasa lebih pribadi, membantu pemirsa merasa seperti mereka adalah bagian intim dari tim dan misinya.

Komunikasi

Setelah Anda menetapkan nilai dan memastikan bahwa anggota tim memahaminya, inilah saatnya untuk beralih ke artefak dan praktik yang mengaktualisasikan budaya di tim Anda. Sebagai tempat utama bagi tim jarak jauh untuk berinteraksi dan berkolaborasi, komunikasi adalah sumber kehidupan tim jarak jauh mana pun. Berikut adalah praktik terbaik kami:

Rapat Tim

Ketika berbicara tentang komunikasi tim, beradaptasi dengan paradigma jarak jauh tampaknya intuitif: rapat tim sudah direncanakan dan dijadwalkan sebelumnya, jadi yang perlu Anda lakukan hanyalah berpindah dari ruang konferensi ke ruang rapat virtual seperti Zoom, bukan?

Ada lebih dari itu: pertemuan tim harus menjadi bagian dari struktur tim. Rapat menciptakan kesempatan reguler untuk menginspirasi dan memimpin, dan manajer harus salah dalam melibatkan semua anggota tim sehingga setiap orang merasa seperti bagian penting dari keseluruhan. Dengan lebih sedikit kesempatan untuk menangkap rekan satu tim Anda dan mengklarifikasi miskomunikasi, peserta harus menetapkan nada yang jujur ​​dan komprehensif untuk memastikan seluruh tim berada di halaman yang sama. Saat rapat jarak jauh berubah menjadi pembaruan status sederhana, ini adalah tanda yang jelas bahwa manajer perlu menggali lebih dalam.

Satu lawan satu

Komunikasi satu lawan satu kurang intuitif dalam konteks jarak jauh, dan lebih cenderung diabaikan. Tim jarak jauh tidak memiliki kemewahan membangun hubungan melalui interaksi kebetulan di sekitar pendingin air. Percakapan individu antara anggota tim harus terstruktur seperti pertemuan tim, dengan irama teratur dan agenda yang melampaui profesional. Pertemuan tatap muka yang teratur antara karyawan dari semua tingkatan adalah tempat yang penting untuk memperdalam hubungan, dan memberikan kesempatan bagi tim untuk mengungkapkan pujian atau kekhawatiran pribadi yang mungkin tidak dapat mereka diskusikan dalam pengaturan tim.

Mengobrol

Saat berkomunikasi di platform seperti Slack, keberadaan obrolan tim formal dan informal membantu menjaga komunikasi bisnis bebas dari olok-olok di luar topik, sambil memungkinkan percakapan sampingan yang membangun kepercayaan dan berpusat pada hobi atau minat bersama.

Terlepas dari medianya, satu aturan yang perlu diingat adalah kejelasan komunikasi. Sarkasme, emoji, atau komentar samar dapat dengan mudah disalahartikan jika tidak disertai dengan bahasa tubuh dan isyarat wajah yang diandalkan otak kita secara langsung. Pertimbangkan contoh ini: Ketua Tim A memposting instruksi ke dalam obrolan yang harus diselesaikan semua anggota. Orang B merespons dengan emoji “jempol”.

Apa artinya itu, tepatnya? Apakah itu berarti orang B menyetujui instruksi tersebut? Apakah itu berarti Orang B akan melakukannya? Apakah itu berarti mereka sudah memilikinya?

Meskipun kami tidak menganjurkan penggunaan emoji atau gif sebagai bentuk komunikasi utama (memberikan instruksi, menjelaskan masalah, dll), kami mendorong penggunaannya sebagai bentuk komunikasi emosional (kebahagiaan, perayaan, kesedihan, dll). Seiring waktu, tim yang mapan mungkin mengembangkan emoji khusus untuk mengekspresikan meme atau berbagi lelucon. Ini mengikat tim dan tumbuh menjadi artefak yang membentuk budaya tim Anda.

Video

Meskipun tim jarak jauh yang tidak berpengalaman mungkin percaya bahwa mereka dapat melakukannya dengan audio dan obrolan saja, manfaat dari panggilan video tidak boleh diabaikan. Sebaliknya, video harus didorong untuk pertemuan tim dan komunikasi satu lawan satu. Melihat reaksi wajah anggota tim dapat menambah penekanan dan emosi pada percakapan. Ini juga membantu memastikan bahwa semua anggota rapat fokus, berkontribusi, dan menjadi peserta aktif dalam budaya yang telah Anda bangun.

Pengakuan

Sebagian besar tim jarak jauh tidak memiliki tempat parkir "Karyawan Bulan Ini" untuk dibagikan, tetapi Anda harus sering menggunakan insentif sederhana dan efektif yang Anda inginkan: teriakan. Pengakuan publik atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik adalah salah satu cara paling efektif untuk memotivasi tim jarak jauh.

Disuarakan selama pertemuan tim, teriakan adalah tampilan publik yang memberi contoh dan memberikan standar kepada anggota tim untuk diperjuangkan. Saat disebutkan dalam obrolan tim, teriakan memberi anggota tim lain kesempatan untuk memposting ucapan selamat mereka dalam bentuk balasan atau emoji. Jika eksekutif perusahaan juga terlibat dalam obrolan itu, itu adalah motivator yang lebih kuat lagi, memastikan bahwa kredit diberikan di tempat yang seharusnya.

Tatap muka

Kolaborasi digital adalah roti dan mentega dari tim jarak jauh, tetapi apakah pertemuan tatap muka diperlukan? Pengalaman kami adalah bahwa tim jarak jauh dengan budaya yang kuat dapat beroperasi di lingkungan yang bergerak cepat untuk waktu yang lama, bahkan bertahun-tahun, tanpa interaksi tatap muka.

Jika Anda menemukan diri Anda mempertimbangkan pertemuan tim tatap muka atau di tempat, ingatlah "Aturan 10x". Jika Anda berencana untuk berkumpul bersama untuk tujuan bisnis, Anda harus membuat pertemuan itu 10x lebih produktif daripada pertemuan jarak jauh biasa. Demikian juga, jika Anda berkumpul untuk bersenang-senang, Anda harus menargetkan ikatan 10x lebih banyak daripada panggilan video atau suara.

Apa yang mungkin terlihat seperti ini dalam praktik? Berkumpul bersama selama beberapa hari yang intens, kerja keras untuk menuntaskan perincian inisiatif baru dapat membayar dividen dalam mengurangi waktu ke pasar, atau menyewa rumah ski di Colorado untuk bersenang-senang sambil mendiskusikan inisiatif berbicara di depan umum yang baru.

Tidak ada yang lebih menurunkan moral daripada bepergian untuk rapat yang tidak lebih dari apa yang akan ditangani oleh panggilan video. Atau bertemu rekan kerja lama untuk pertama kalinya, hanya untuk menemukan diri Anda terperosok dalam tugas sehari-hari Anda masing-masing tanpa waktu untuk kegiatan yang menyenangkan.

Ketika individu atau tim akhirnya bertemu satu sama lain untuk pertama kalinya, pertemuan itu lebih seperti pertemuan teman lama daripada pertemuan orang asing. Anda akan menemukan bahwa jawaban dari waktu, lokasi, dan tujuan akan terungkap dengan sendirinya seiring waktu berdasarkan budaya dan kebutuhan tim khusus Anda. Tidak perlu memusingkan detail di depan.

Menghindari Kelelahan

Ketakutan umum dari manajer jarak jauh baru adalah bahwa karyawan akan kekurangan keterlibatan, mengikuti stereotip pekerja jarak jauh yang terganggu oleh tugas, cucian, dan kehidupan. Kenyataannya adalah sebaliknya. Jika Anda mempekerjakan individu yang didorong dan menyatukan mereka di belakang tujuan dan nilai bersama, anggota tim yang bekerja dari jarak jauh sering kali mendapati diri mereka bekerja lebih banyak, baik tidak mampu atau tidak mau mundur. Ini adalah resep untuk kelelahan.

Adalah kewajiban manajer jarak jauh untuk mendorong pendekatan yang seimbang untuk bekerja dalam tim mereka. Kami telah membangun budaya "bekerja keras, bermain keras" di mana anggota tim saling mendorong dan menginspirasi untuk memanfaatkan fleksibilitas geografis kami untuk bepergian atau melakukan kegiatan sampingan yang menyenangkan.

Bagaimana ini terlihat dalam praktik? Beberapa individu memilih untuk mengambil "liburan mini" atau "liburan kerja" untuk mendapatkan relaksasi dalam dosis kecil. Namun, pada akhirnya, setiap orang membutuhkan kesempatan untuk menjauh untuk istirahat yang nyata. Ini bermanfaat bagi individu, tetapi juga bermanfaat bagi tim itu sendiri: Ketidakhadiran anggota tim memberikan tes stres untuk memastikan bahwa tim Anda dapat tetap beroperasi jika dihadapkan dengan waktu istirahat yang tidak direncanakan karena keadaan darurat atau sakit.

Dalam tim jarak jauh, kelelahan bisa lebih sulit dideteksi daripada yang mungkin terjadi dalam tim tatap muka. Saat Anda bekerja bersama di kantor, Anda dapat melihat efek stres yang membebani kesehatan dan kesejahteraan tim Anda. Demikian juga, Anda dapat dengan mudah melihat pesta pekerjaan yang tidak berkelanjutan yang membuat orang-orang di kantor selama berhari-hari. Saat bekerja dari jarak jauh, komunikasi, pertemuan satu lawan satu, dan KPI menjadi indikator yang Anda andalkan.

Tim Jarak Jauh Sukses Dengan Berfokus Pada Budaya

Banyak perusahaan mulai menyadari keuntungan efisiensi yang diberikan oleh tim jarak jauh. Tren ini, dikombinasikan dengan kebangkitan global pekerja lepas, berarti bahwa bekerja dari jarak jauh akan segera menjadi bagian dari banyak organisasi.

Pengalaman kami menunjukkan bahwa budaya jarak jauh yang kuat adalah mungkin, dan itu tidak memerlukan teknologi eksotik atau perombakan organisasi. Dengan mengadopsi praktik terbaik yang diuraikan di atas, tim jarak jauh memiliki posisi yang baik untuk mengatasi tantangan unik dalam membangun budaya — baik anggota mereka tersebar di seluruh kota atau di seluruh dunia.