Cómo construir cultura en equipos remotos

La cultura es el rey en las organizaciones exitosas. Pero los ejecutivos que quieren aprovechar los beneficios de los equipos distribuidos, desde una mayor productividad y felicidad hasta un menor estrés y rotación en la fuerza laboral, a menudo se enfrentan al siguiente dilema: ¿no es difícil fomentar una cultura saludable cuando los empleados están lejos?

Desde nuestro punto de vista, los desafíos únicos de administrar un equipo distribuido pueden incentivar la creación de una cultura más sólida que aquellas que operan cara a cara.

Nuestra experiencia demuestra que esto es un concepto erróneo. En los últimos cinco años, hemos aumentado nuestro equipo principal a cientos de personas y hemos alcanzado una tasa de ejecución de ingresos anuales de nueve cifras, todo en una organización 100 % remota.

Desde nuestro punto de vista, los desafíos únicos de administrar un equipo distribuido pueden incentivar la creación de una cultura más sólida que aquellas que operan cara a cara. Esto puede parecer contrario a la intuición, pero mientras que los equipos locales tienden a asumir que la cultura se arraigará orgánicamente, los riesgos son mayores para las organizaciones distribuidas. Esto motiva a los ejecutivos remotos exitosos a ser intencionales en la construcción de una cultura, lo que en última instancia da como resultado equipos más fuertes.

En este artículo, repasaremos nuestro libro de jugadas para crear una cultura remota exitosa, desde la definición de suposiciones y valores hasta la propagación y el mantenimiento de la cultura a través de las mejores prácticas en contratación, comunicación y gestión.

Comprender la cultura

Hay docenas de formas de definir la cultura, pero basamos nuestra definición en la investigación empírica realizada por Edgar Schein, profesor emérito de la MIT Sloan School of Management. Schein define la cultura como un patrón de suposiciones y valores básicos, descubiertos o desarrollados por un grupo, que se ha demostrado que conducen al éxito.

Schein visualiza la cultura como una pirámide de tres capas. La porción superior consiste en "artefactos y prácticas". Estas son cosas y comportamientos tangibles que puede ver y observar dentro de un equipo, como botín, historias y la forma en que las personas interactúan. En otras palabras, los artefactos y las prácticas son lo que la mayoría de la gente considera cultura. La realidad es que estos elementos tangibles se derivan de las capas media y baja de la pirámide cultural: los "valores" y las "suposiciones subyacentes" de un equipo. Es la combinación de las tres capas lo que constituye la cultura.

Supuestos y valores amigables a distancia

Dado el modelo anterior, está claro que el proceso de creación de una cultura remota saludable comienza mucho antes de que se forme el equipo. Si bien Schein describe las suposiciones subyacentes como tácitas o tácitas, creemos que los equipos remotos deben ser deliberados e intencionales al expresarlas.

Esto se debe a que un entorno de oficina puede proporcionar pistas que hablen de estas suposiciones en su nombre. Por ejemplo, un código de vestimenta de traje y tacones podría hablar de un supuesto nivel de profesionalismo. Del mismo modo, un plano de planta abierto podría hablar de un supuesto nivel de transparencia. Con menos señales en las que confiar, especialmente durante los primeros días, los equipos remotos deben comunicar estas suposiciones explícitamente.

Estas suposiciones suelen incluir respuestas a preguntas como "¿Por qué existimos?" y “¿Cómo hacemos lo que hacemos?” Encontramos que es útil preguntar: "¿Cuál es nuestro verdadero norte?" En otras palabras, ¿cuál es el principio clave que el equipo puede usar para calibrar su propia toma de decisiones, incluso si están varados en una isla desierta?

Sus valores en este contexto pueden consistir en ideas simples como integridad o calidad, pero también pueden incluir principios específicos como "altos estándares de comunicación". El propósito y la misión de su equipo también se incluyen en esta capa de su pirámide cultural. Tenga en cuenta que no existe una lista definitiva de valores para equipos remotos. El objetivo, en cambio, es pensar conscientemente en la base de su equipo y su cultura.

Contratación

Con suposiciones y valores establecidos, los gerentes pueden comenzar a contratar buscando candidatos que se ajusten al marco de su cultura. Si bien muchas fuentes discuten la importancia de evaluar la cultura durante el proceso de contratación, vale la pena enfatizar que el ajuste cultural de los miembros remotos del equipo requiere una atención especial. Los gerentes deben estar seguros de que las posibles contrataciones encarnan sus valores por adelantado: los nuevos miembros del equipo no estarán en un entorno cara a cara en el que absorban y se ajusten a las normas del equipo, y las señales de un mal ajuste pueden ser más difíciles de detectar antes de que se produzca el daño. ocurrió.

Los rasgos que busque variarán según el rol, el tamaño del equipo y más, sin mencionar las suposiciones y valores subyacentes únicos de su organización. Dicho esto, hemos encontrado un par de rasgos que son universales en los equipos remotos exitosos: contratar empleados que estén motivados y solucionen problemas.

Dicho esto, hemos encontrado un par de rasgos que son universales en los equipos remotos exitosos: contratar empleados que estén motivados y solucionen problemas.

La naturaleza del trabajo remoto significa que cada empleado pasará una mayor parte de su tiempo resolviendo problemas por su cuenta. Si contrata personas con iniciativa propia que prosperan en entornos no estructurados, puede estar seguro de que sus habilidades, combinadas con los valores y la capacitación que imparta durante la incorporación, darán como resultado decisiones alineadas con el equipo y la empresa.

Inducción

La mayoría de las empresas y equipos entienden la importancia de capacitar adecuadamente a los nuevos miembros. Pero en los equipos tradicionales, la formación cultural a menudo se deja al azar. Como discutimos anteriormente, esto se debe a que las organizaciones ubicadas en el mismo lugar pueden depender de la simple absorción de la cultura por parte de los nuevos empleados.

Los equipos remotos no tienen este lujo. Afortunadamente, no se requiere tiempo cara a cara para incorporar nuevos empleados a su cultura, pero los gerentes deben ser deliberados al exponer a los nuevos miembros del equipo a las suposiciones y valores que forman la base de sus artefactos y prácticas.

Nuestra estrategia es enfatizar nuestra misión y valores a través de materiales de capacitación para nuevos empleados. También grabamos videos que muestran a nuestros ejecutivos discutiendo e interactuando con nuestros valores. Este enfoque se escala bien y proporciona una biblioteca de referencia para uso futuro, a la vez que se siente más personal, ayudando al espectador a sentir que es una parte íntima del equipo y su misión.

Comunicación

Una vez que establezca valores y se asegure de que los miembros del equipo los entiendan, es hora de recurrir a los artefactos y prácticas que actualizan la cultura en su equipo. Como el lugar principal para que los equipos remotos interactúen y colaboren, la comunicación es el elemento vital de cualquier equipo remoto. Estas son nuestras mejores prácticas:

Reuniones de equipo

Cuando se trata de comunicación en equipo, adaptarse a un paradigma remoto parece intuitivo: las reuniones de equipo ya están planificadas y programadas previamente, por lo que todo lo que necesita hacer es pasar de la sala de conferencias a una sala de reuniones virtual como Zoom, ¿verdad?

Hay más que eso: las reuniones de equipo deben convertirse en parte del tejido mismo del equipo. Las reuniones crean una oportunidad regular para inspirar y liderar, y los gerentes deben equivocarse al involucrar a todos los miembros del equipo para que todos se sientan como una parte crítica del todo. Con menos oportunidades de atrapar a sus compañeros de equipo y aclarar los errores de comunicación, los participantes deben establecer un tono honesto e integral para garantizar que todo el equipo esté en la misma página. Cuando las reuniones remotas se convierten en simples actualizaciones de estado, es una señal clara de que los gerentes deben profundizar más.

uno-a-uno

La comunicación uno a uno es menos intuitiva en un contexto remoto y más propensa a ser descuidada. Los equipos remotos no pueden darse el lujo de establecer una relación a través de interacciones fortuitas alrededor del enfriador de agua. Las conversaciones individuales entre los miembros del equipo deben estar tan estructuradas como las reuniones de equipo, con una cadencia regular y una agenda que se extienda más allá de lo profesional. Las reuniones individuales regulares entre empleados de todos los niveles son un lugar crucial para profundizar las relaciones y brindan oportunidades para que el equipo exprese elogios personales o inquietudes que tal vez no puedan discutir en un entorno de equipo.

Chat

Al comunicarse en plataformas como Slack, la existencia de chats de equipo tanto formales como informales ayuda a mantener la comunicación comercial libre de bromas fuera del tema, al tiempo que permite conversaciones paralelas que generan confianza y se centran en pasatiempos o intereses compartidos.

Independientemente del medio, una regla a tener en cuenta es la claridad de la comunicación. El sarcasmo, los emojis o los comentarios vagos pueden malinterpretarse fácilmente cuando no van acompañados del lenguaje corporal y las señales faciales en las que nuestros cerebros confían en persona. Considere este ejemplo: Team Lead A publica una instrucción en un chat que todos los miembros deben completar. La persona B responde con un emoji de "pulgar hacia arriba".

¿Qué significa eso exactamente? ¿Significa que la persona B aprueba la instrucción? ¿Significa que la Persona B lo hará? ¿Significa que ya lo tienen?

Si bien no alentamos el uso de emojis o gifs como formas principales de comunicación (dar instrucciones, describir problemas, etc.), alentamos su uso como una forma emocional de comunicación (felicidad, celebración, tristeza, etc.). Con el tiempo, un equipo establecido podría desarrollar emojis personalizados para expresar memes o compartir chistes privados. Estos unen al equipo y se convierten en artefactos que conforman la cultura de su equipo.

Video

Aunque los equipos remotos sin experiencia pueden creer que pueden arreglárselas solo con audio y chat, no se deben descartar los beneficios de las videollamadas. En cambio, se debe fomentar el video tanto para las reuniones de equipo como para la comunicación uno a uno. Ver las reacciones faciales de los miembros del equipo puede agregar énfasis y emoción a las conversaciones. También ayuda a garantizar que los miembros de una reunión estén todos enfocados, contribuyendo y sean participantes activos en la cultura que ha construido.

Reconocimiento

La mayoría de los equipos remotos no tienen un lugar de estacionamiento de "Empleado del mes" para pasar, pero debe hacer uso frecuente de un incentivo simple y efectivo a su disposición: saludos. El reconocimiento público del trabajo bien hecho es una de las formas más efectivas de motivar a un equipo remoto.

Expresados ​​durante una reunión de equipo, los gritos son demostraciones públicas que dan ejemplo y brindan a los miembros del equipo un estándar por el cual luchar. Cuando se menciona en un chat de equipo, un saludo le da a otros miembros del equipo la oportunidad de publicar sus felicitaciones en forma de respuestas o emojis. Si los ejecutivos de la empresa también están en ese chat, es un motivador aún más poderoso, asegurando que se otorgue el crédito donde se debe.

Cara a cara

La colaboración digital es el pan de cada día de los equipos remotos, pero ¿son necesarias las reuniones cara a cara? Nuestra experiencia es que un equipo remoto con una cultura sólida puede operar en un entorno acelerado durante períodos prolongados, incluso años, sin interacción cara a cara.

Si se encuentra considerando una reunión de equipo cara a cara o en el sitio, tenga en cuenta la "Regla de 10x". Si planea reunirse con fines comerciales, debe intentar que esa reunión sea 10 veces más productiva que una reunión remota típica. Del mismo modo, si se reúnen por diversión, deben apuntar a 10 veces más vínculos que una videollamada o una llamada de voz.

¿Cómo podría ser esto en la práctica? Reunirse durante unos días de trabajo intenso y serio para elaborar los detalles de una nueva iniciativa puede generar dividendos al reducir el tiempo de comercialización o alquilar una casa de esquí en Colorado para divertirse mientras se discute una nueva iniciativa de hablar en público.

Nada es más desmoralizador que viajar para una reunión que no logra nada más que lo que hubiera logrado una videollamada. O conocer a colegas de toda la vida por primera vez, solo para encontrarse sumidos en sus respectivos deberes diarios sin tiempo para actividades agradables.

Cuando los individuos o equipos terminan encontrándose por primera vez, la reunión se parece más a una reunión de viejos amigos que a una reunión de extraños. Descubrirá que las respuestas de tiempo, ubicación y propósito se revelarán con el tiempo en función de la cultura y las necesidades de su equipo en particular. No hay necesidad de preocuparse por los detalles por adelantado.

Evitar el agotamiento

Un temor común de los nuevos gerentes remotos es que los empleados carezcan de compromiso, siguiendo el estereotipo de los trabajadores remotos que se distraen con los mandados, la lavandería y la vida. La realidad es lo contrario. Si contrata personas motivadas y las une detrás de una meta y valores comunes, los miembros del equipo que trabajan de forma remota a menudo se encuentran trabajando más, ya sea porque no pueden o no quieren alejarse. Esta es una receta para el agotamiento.

Corresponde a los gerentes remotos fomentar un enfoque equilibrado para trabajar dentro de sus equipos. Hemos construido una cultura de "trabajar duro, jugar duro" donde los miembros del equipo se alientan e inspiran mutuamente para aprovechar nuestra flexibilidad geográfica para viajar o realizar actividades paralelas divertidas.

¿Cómo se ve esto en la práctica? Algunas personas eligen tomar “minivacaciones” o “vacaciones de trabajo” para relajarse en pequeñas dosis. Eventualmente, sin embargo, todos necesitan la oportunidad de alejarse para un verdadero descanso. Esto es beneficioso para los individuos, pero también es un beneficio para el equipo en sí mismo: la ausencia de un miembro del equipo proporciona una prueba de estrés para garantizar que su equipo pueda permanecer operativo si se enfrenta a un tiempo libre no planificado debido a una emergencia o enfermedad.

Dentro de los equipos remotos, el agotamiento puede ser más difícil de detectar que en un equipo cara a cara. Cuando trabajan juntos en una oficina, pueden ver los efectos del estrés que pesan sobre la salud y el bienestar de su equipo. Del mismo modo, puede detectar fácilmente excesos de trabajo insostenibles que mantienen a las personas en la oficina durante días y días. Cuando trabaja de forma remota, la comunicación, las reuniones individuales y los KPI se convierten en los indicadores en los que confía.

Los equipos remotos tienen éxito al centrarse en la cultura

Muchas empresas han comenzado a darse cuenta de las ganancias de eficiencia que brindan los equipos remotos. Esta tendencia, combinada con el aumento global de los trabajadores autónomos, significa que trabajar de forma remota pronto se convertirá en un elemento fijo de muchas organizaciones.

Nuestra experiencia ha demostrado que es posible una fuerte cultura remota y que no requiere tecnología exótica ni cambios organizativos. Al adoptar las mejores prácticas descritas anteriormente, los equipos remotos están bien posicionados para abordar los desafíos únicos de construir una cultura, ya sea que sus miembros estén repartidos por la ciudad o por todo el mundo.