Wie man eine Kultur in Remote-Teams aufbaut

Kultur ist König in erfolgreichen Organisationen. Aber Führungskräfte, die die Vorteile verteilter Teams nutzen möchten – von höherer Produktivität und Zufriedenheit bis hin zu weniger Stress und Fluktuation in der Belegschaft – kämpfen oft mit dem folgenden Dilemma: Ist es nicht schwierig, eine gesunde Kultur zu pflegen, wenn Ihre Mitarbeiter weit weg sind?

Unserer Ansicht nach können die einzigartigen Herausforderungen bei der Führung eines verteilten Teams Anreize für die Schaffung einer stärkeren Kultur schaffen als diejenigen, die von Angesicht zu Angesicht arbeiten.

Unsere Erfahrung zeigt, dass dies ein Irrglaube ist. In den letzten fünf Jahren haben wir unser Kernteam auf Hunderte von Mitarbeitern vergrößert und eine neunstellige jährliche Umsatzrate erreicht – und das alles in einer zu 100 % dezentralen Organisation.

Unserer Ansicht nach können die einzigartigen Herausforderungen bei der Führung eines verteilten Teams Anreize für die Schaffung einer stärkeren Kultur schaffen als diejenigen, die von Angesicht zu Angesicht arbeiten. Dies mag kontraintuitiv erscheinen, aber während lokale Teams davon ausgehen, dass sich die Kultur organisch verwurzeln wird, steht für verteilte Organisationen mehr auf dem Spiel. Dies motiviert erfolgreiche Remote-Führungskräfte, bewusst Kultur aufzubauen, was letztendlich zu stärkeren Teams führt.

In diesem Artikel gehen wir durch unser Playbook für die Schaffung einer erfolgreichen Remote-Kultur, von der Definition von Annahmen und Werten bis zur Verbreitung und Aufrechterhaltung der Kultur durch Best Practices in den Bereichen Einstellung, Kommunikation und Management.

Kultur verstehen

Es gibt Dutzende von Möglichkeiten, Kultur zu definieren, aber wir stützen unsere Definition auf die empirische Forschung von Edgar Schein, emeritierter Professor an der MIT Sloan School of Management. Schein definiert Kultur als ein Muster von Grundannahmen und Werten, die von einer Gruppe entdeckt oder entwickelt werden und nachweislich zum Erfolg führen.

Schein visualisiert Kultur als Pyramide mit drei Schichten. Die oberste Scheibe besteht aus „Artefakten und Praktiken“. Dies sind konkrete Dinge und Verhaltensweisen, die Sie innerhalb eines Teams sehen und beobachten können, wie z. B. Swag, Geschichten und die Art und Weise, wie Menschen interagieren. Mit anderen Worten, Artefakte und Praktiken sind das, was die meisten Menschen als Kultur betrachten. Die Realität ist, dass diese greifbaren Elemente aus den mittleren und unteren Schichten der Kulturpyramide stammen: den „Werten“ und „zugrunde liegenden Annahmen“ eines Teams. Es ist die Kombination aller drei Schichten, die Kultur ausmacht.

Remote-freundliche Annahmen und Werte

Angesichts des obigen Modells ist klar, dass der Prozess der Schaffung einer gesunden Remote-Kultur lange vor der Bildung des Teams beginnt. Während Schein die zugrunde liegenden Annahmen als stillschweigend oder unausgesprochen beschreibt, glauben wir, dass Remote-Teams sie bewusst und absichtlich äußern müssen.

Dies liegt daran, dass eine Büroumgebung Hinweise liefern kann, die diese Annahmen in Ihrem Namen ansprechen. Beispielsweise könnte eine Kleiderordnung für Anzug und Absätze auf ein angenommenes Maß an Professionalität hinweisen. Ebenso könnte ein offener Grundriss für ein angenommenes Maß an Transparenz sprechen. Mit weniger Hinweisen, auf die man sich verlassen kann, insbesondere in der Anfangszeit, sollten Remote-Teams diese Annahmen ausdrücklich kommunizieren.

Diese Annahmen beinhalten typischerweise Antworten auf die Fragen „Warum existieren wir?“. und „Wie machen wir, was wir machen?“ Wir finden es hilfreich zu fragen: „Was ist unser wahrer Norden?“ Mit anderen Worten, was ist das Schlüsselprinzip, mit dem das Team seine eigene Entscheidungsfindung kalibrieren kann, selbst wenn es auf einer einsamen Insel gestrandet ist?

Ihre Werte in diesem Zusammenhang können aus einfachen Ideen wie Integrität oder Qualität bestehen, aber sie können auch spezifische Prinzipien wie „hohe Kommunikationsstandards“ beinhalten. Der Zweck und die Mission Ihres Teams sind ebenfalls in dieser Ebene Ihrer Kulturpyramide enthalten. Denken Sie daran, dass es keine endgültige Werteliste für Remote-Teams gibt. Das Ziel ist stattdessen, sich bewusst Gedanken über das Fundament Ihres Teams und seiner Kultur zu machen.

Einstellung

Wenn Annahmen und Werte vorhanden sind, können Manager bei der Einstellung mit einem Auge auf Kandidaten beginnen, die in den Rahmen Ihrer Kultur passen. Während viele Quellen die Bedeutung der Kulturbewertung während des Einstellungsprozesses diskutieren, sollte betont werden, dass die kulturelle Eignung von Remote-Teammitgliedern besondere Aufmerksamkeit erfordert. Manager sollten sich darauf verlassen können, dass potenzielle Neueinstellungen Ihre Werte von vornherein verkörpern: Neue Teammitglieder werden sich nicht in einer persönlichen Umgebung befinden, in der sie Teamnormen aufnehmen und sich an sie anpassen, und die Anzeichen einer schlechten Eignung sind möglicherweise schwerer zu erkennen, bevor ein Schaden eingetreten ist aufgetreten.

Die Eigenschaften, nach denen Sie suchen, variieren je nach Rolle, Teamgröße und mehr – ganz zu schweigen von den einzigartigen zugrunde liegenden Annahmen und Werten Ihres Unternehmens. Vor diesem Hintergrund haben wir ein Paar Eigenschaften gefunden, die in erfolgreichen Remote-Teams universell sind: Stellen Sie Mitarbeiter ein, die selbstmotiviert und Problemlöser sind.

Vor diesem Hintergrund haben wir ein Paar Eigenschaften gefunden, die in erfolgreichen Remote-Teams universell sind: Stellen Sie Mitarbeiter ein, die selbstmotiviert und Problemlöser sind.

Die Art der Remote-Arbeit bedeutet, dass jede Einstellung einen größeren Teil ihrer Zeit damit verbringt, Probleme alleine zu lösen. Wenn Sie Selbststarter einstellen, die in unstrukturierten Umgebungen erfolgreich sind, können Sie sicher sein, dass ihre Fähigkeiten in Kombination mit den Werten und dem Training, das Sie während des Onboardings vermitteln, zu Entscheidungen führen, die auf das Team und das Unternehmen abgestimmt sind.

Onboarding

Die meisten Unternehmen und Teams wissen, wie wichtig es ist, neue Mitglieder richtig zu schulen. Aber in traditionellen Teams wird kulturelles Training oft dem Zufall überlassen. Wie wir oben besprochen haben, liegt dies daran, dass sich am gleichen Standort befindliche Organisationen auf die einfache Übernahme der Kultur durch neue Mitarbeiter verlassen können.

Remote-Teams haben diesen Luxus nicht. Glücklicherweise ist keine Präsenzzeit erforderlich, um neue Mitarbeiter in Ihre Kultur einzuarbeiten, aber Manager sollten neue Teammitglieder bewusst mit den Annahmen und Werten vertraut machen, die die Grundlage für Ihre Artefakte und Praktiken bilden.

Unsere Strategie besteht darin, unsere Mission und unsere Werte in allen Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter hervorzuheben. Wir nehmen auch Videos auf, die zeigen, wie unsere Führungskräfte über unsere Werte diskutieren und sich mit ihnen auseinandersetzen. Dieser Ansatz lässt sich gut skalieren und bietet eine Referenzbibliothek für die zukünftige Verwendung, während er sich gleichzeitig persönlicher anfühlt und dem Betrachter das Gefühl gibt, ein vertrauter Teil des Teams und seiner Mission zu sein.

Kommunikation

Sobald Sie Werte festgelegt und sichergestellt haben, dass die Teammitglieder sie verstehen, ist es an der Zeit, sich den Artefakten und Praktiken zuzuwenden, die die Kultur in Ihrem Team verwirklichen. Als Hauptort für die Interaktion und Zusammenarbeit von Remote-Teams ist die Kommunikation das Lebenselixier eines jeden Remote-Teams. Hier sind unsere Best Practices:

Teammeetings

Wenn es um die Teamkommunikation geht, scheint die Anpassung an ein Remote-Paradigma intuitiv zu sein: Teambesprechungen sind bereits geplant und vorgeplant, Sie müssen also nur vom Konferenzraum in einen virtuellen Besprechungsraum wie Zoom wechseln, oder?

Es geht um mehr als das: Teammeetings müssen Teil der Teamstruktur werden. Meetings bieten eine regelmäßige Gelegenheit, um zu inspirieren und zu führen, und Manager sollten lieber alle Teammitglieder einbeziehen, damit sich jeder als kritischer Teil des Ganzen fühlt. Mit weniger Möglichkeiten, Ihre Teamkollegen zu erwischen und Missverständnisse zu klären, sollten die Teilnehmer einen ehrlichen und umfassenden Ton angeben, um sicherzustellen, dass das gesamte Team auf derselben Seite ist. Wenn Remote-Meetings zu einfachen Statusaktualisierungen werden, ist dies ein klares Zeichen dafür, dass Manager tiefer graben müssen.

Eins-zu-eins

Die Eins-zu-eins-Kommunikation ist in einem entfernten Kontext weniger intuitiv und anfälliger für Vernachlässigung. Remote-Teams können sich nicht den Luxus leisten, über zufällige Interaktionen rund um die Wasserspender Beziehungen aufzubauen. Einzelgespräche zwischen Teammitgliedern sollten genauso strukturiert sein wie Teammeetings, mit einem regelmäßigen Rhythmus und einer Agenda, die über das Fachliche hinausgeht. Regelmäßige Einzelgespräche zwischen Mitarbeitern aller Ebenen sind ein entscheidender Ort, um Beziehungen zu vertiefen, und bieten dem Team Gelegenheit, persönliches Lob oder Bedenken auszudrücken, die sie möglicherweise nicht in einer Teamumgebung besprechen können.

Plaudern

Bei der Kommunikation auf Plattformen wie Slack trägt das Vorhandensein sowohl formeller als auch informeller Team-Chats dazu bei, die Geschäftskommunikation frei von themenfremdem Geplänkel zu halten und gleichzeitig Nebengespräche zu ermöglichen, die Vertrauen aufbauen und sich auf gemeinsame Hobbys oder Interessen konzentrieren.

Unabhängig vom Medium ist eine Regel, die es zu beachten gilt, die Klarheit der Kommunikation. Sarkasmus, Emojis oder vage Bemerkungen können leicht falsch interpretiert werden, wenn sie nicht von der Körpersprache und den Gesichtszügen begleitet werden, auf die sich unser Gehirn persönlich verlässt. Betrachten Sie dieses Beispiel: Teamleiter A postet eine Anweisung in einem Chat, die alle Mitglieder ausführen müssen. Person B antwortet mit einem „Daumen hoch“-Emoji.

Was bedeutet das genau? Bedeutet das, dass Person B der Anweisung zustimmt? Bedeutet das, dass Person B es tun wird? Bedeutet das, dass sie es bereits haben?

Obwohl wir die Verwendung von Emojis oder Gifs als primäre Kommunikationsform (Anweisungen geben, Probleme beschreiben usw.) nicht fördern, fördern wir ihre Verwendung als emotionale Form der Kommunikation (Freude, Feiern, Traurigkeit usw.). Im Laufe der Zeit könnte ein etabliertes Team benutzerdefinierte Emojis entwickeln, um Memes auszudrücken oder Insider-Witze zu teilen. Diese binden das Team und wachsen zu Artefakten heran, die Ihre Teamkultur ausmachen.

Video

Auch wenn unerfahrene Remote-Teams vielleicht glauben, dass sie allein mit Audio und Chat auskommen, sollten die Vorteile von Videoanrufen nicht außer Acht gelassen werden. Stattdessen sollte Video sowohl für Teambesprechungen als auch für die persönliche Kommunikation gefördert werden. Die Gesichtsreaktionen von Teammitgliedern zu sehen, kann Gesprächen Nachdruck und Emotion verleihen. Es trägt auch dazu bei, sicherzustellen, dass alle Mitglieder eines Meetings konzentrierte, beitragende und aktive Teilnehmer an der von Ihnen aufgebauten Kultur sind.

Erkennung

Die meisten Remote-Teams haben keinen „Mitarbeiter des Monats“-Parkplatz, den sie herumreichen können, aber Sie sollten häufig von einem einfachen und effektiven Anreiz Gebrauch machen, der Ihnen zur Verfügung steht: Shout Outs. Die öffentliche Anerkennung einer gut gemachten Arbeit ist eine der effektivsten Möglichkeiten, ein Remote-Team zu motivieren.

Während einer Teambesprechung geäußerte Shoutouts sind öffentliche Darstellungen, die ein Beispiel geben und den Teammitgliedern einen Standard bieten, den sie anstreben können. Wenn es in einem Team-Chat erwähnt wird, gibt ein Shout Out anderen Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre Glückwünsche in Form von Antworten oder Emojis zu posten. Wenn zufällig auch Führungskräfte des Unternehmens an diesem Chat teilnehmen, ist dies ein noch stärkerer Motivator, der sicherstellt, dass Anerkennung gegeben wird, wo Anerkennung fällig ist.

Angesicht zu Angesicht

Digitale Zusammenarbeit ist das A und O von Remote-Teams, aber sind persönliche Meetings jemals notwendig? Unsere Erfahrung ist, dass ein Remote-Team mit einer starken Kultur in einer schnelllebigen Umgebung über längere Zeiträume, sogar Jahre, ohne persönliche Interaktion arbeiten kann.

Wenn Sie ein persönliches Teammeeting oder vor Ort in Betracht ziehen, denken Sie an die „10x-Regel“. Wenn Sie vorhaben, sich zu geschäftlichen Zwecken zu treffen, sollten Sie darauf abzielen, dieses Meeting zehnmal produktiver zu gestalten als ein typisches Remote-Meeting. Ebenso sollten Sie, wenn Sie sich zum Spaß treffen, eine 10-mal stärkere Bindung anstreben als bei einem Video- oder Sprachanruf.

Wie könnte das in der Praxis aussehen? Sich für ein paar Tage intensiver, konzentrierter Arbeit zusammenzutun, um die Details einer neuen Initiative auszuarbeiten, kann sich auszahlen, indem die Markteinführungszeit verkürzt wird, oder ein Skihaus in Colorado zu mieten, um eine Menge Spaß zu haben, während man über eine neue öffentliche Redeinitiative diskutiert.

Nichts ist demoralisierender, als zu einem Meeting zu reisen, das nicht mehr bewirkt als ein Videoanruf. Oder Sie treffen sich zum ersten Mal mit langjährigen Kollegen, nur um sich in Ihren jeweiligen täglichen Aufgaben zu verlieren und keine Zeit für angenehme Aktivitäten zu haben.

Wenn sich Einzelpersonen oder Teams zum ersten Mal treffen, ähnelt das Treffen eher einem Treffen alter Freunde als einem Treffen von Fremden. Sie werden feststellen, dass sich die Antworten zu Zeitpunkt, Ort und Zweck im Laufe der Zeit ergeben werden, basierend auf der Kultur und den Bedürfnissen Ihres jeweiligen Teams. Es gibt keine Notwendigkeit, die Details im Voraus zu schwitzen.

Burnout vermeiden

Eine häufige Angst neuer Remote-Manager ist, dass es den Mitarbeitern an Engagement mangelt, was dem Klischee von Remote-Mitarbeitern entspricht, die von Besorgungen, Wäsche und dem Leben abgelenkt werden. Die Realität ist das Gegenteil. Wenn Sie engagierte Mitarbeiter einstellen und sie hinter einem gemeinsamen Ziel und gemeinsamen Werten vereinen, stellen Teammitglieder, die remote arbeiten, oft fest, dass sie mehr arbeiten und entweder nicht in der Lage oder nicht bereit sind, sich zurückzuziehen. Das ist ein Burnout-Rezept.

Es obliegt Remote-Managern, einen ausgewogenen Ansatz für die Arbeit in ihren Teams zu fördern. Wir haben eine „work hard, play hard“-Kultur aufgebaut, in der Teammitglieder sich gegenseitig ermutigen und inspirieren, unsere geografische Flexibilität zu nutzen, um zu reisen oder unterhaltsamen Nebenaktivitäten nachzugehen.

Wie sieht das in der Praxis aus? Einige Personen entscheiden sich für „Kurzurlaube“ oder „Arbeitsurlaube“, um sich in kleinen Dosen zu entspannen. Irgendwann braucht aber jeder die Chance, sich für eine echte Pause zurückzuziehen. Davon profitiert der Einzelne, aber auch das Team selbst: Der Ausfall eines Teammitglieds stellt einen Stresstest dar, um sicherzustellen, dass Ihr Team einsatzbereit bleibt, wenn es aufgrund von Notfällen oder Krankheiten zu ungeplanten Auszeiten kommt.

In Remote-Teams kann Burnout schwieriger zu erkennen sein als in einem persönlichen Team. Wenn Sie in einem Büro zusammenarbeiten, können Sie die Auswirkungen von Stress auf die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihres Teams sehen. Ebenso können Sie unhaltbare Arbeitsanfälle erkennen, die die Mitarbeiter tagelang im Büro festhalten. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, werden Kommunikation, Einzelgespräche und KPIs zu den Indikatoren, auf die Sie sich verlassen können.

Remote-Teams sind erfolgreich, indem sie sich auf die Kultur konzentrieren

Viele Unternehmen haben begonnen, die Effizienzgewinne zu realisieren, die durch Remote-Teams erzielt werden. Dieser Trend, kombiniert mit dem weltweiten Aufstieg von Freiberuflern, bedeutet, dass das Arbeiten aus der Ferne bald zu einer festen Größe in vielen Unternehmen werden wird.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass eine starke Remote-Kultur möglich ist und keine exotischen Technologien oder organisatorischen Veränderungen erfordert. Durch die Übernahme der oben beschriebenen Best Practices sind Remote-Teams gut positioniert, um die einzigartigen Herausforderungen der Baukultur anzugehen – unabhängig davon, ob ihre Mitglieder über die ganze Stadt oder auf der ganzen Welt verteilt sind.