Comment créer une culture dans les équipes distantes

La culture est reine dans les organisations qui réussissent. Mais les dirigeants qui souhaitent profiter des avantages des équipes distribuées - d'une productivité et d'un bonheur accrus à une réduction du stress et du roulement de la main-d'œuvre - sont souvent confrontés au dilemme suivant : n'est-il pas difficile d'entretenir une culture saine lorsque vos employés sont loin ?

À notre avis, les défis uniques de la gestion d'une équipe distribuée peuvent inciter à la création d'une culture plus forte que celles qui fonctionnent en face à face.

Notre expérience montre qu'il s'agit d'une idée fausse. Au cours des cinq dernières années, nous avons élargi notre équipe principale à des centaines de personnes et atteint un taux de revenus annuel à neuf chiffres, le tout dans une organisation 100 % distante.

À notre avis, les défis uniques de la gestion d'une équipe distribuée peuvent inciter à la création d'une culture plus forte que celles qui fonctionnent en face à face. Cela peut sembler contre-intuitif, mais alors que les équipes locales ont tendance à supposer que la culture prendra racine de manière organique, les enjeux sont plus importants pour les organisations distribuées. Cela motive les cadres à distance qui réussissent à être intentionnels dans la construction d'une culture, ce qui se traduit finalement par des équipes plus fortes.

Dans cet article, nous allons parcourir notre manuel pour créer une culture à distance réussie, de la définition des hypothèses et des valeurs à la propagation et au maintien de la culture grâce aux meilleures pratiques en matière d'embauche, de communication et de gestion.

Comprendre la culture

Il existe des dizaines de façons de définir la culture, mais nous basons notre définition sur des recherches empiriques menées par Edgar Schein, professeur émérite à la MIT Sloan School of Management. Schein définit la culture comme un ensemble d'hypothèses et de valeurs de base, découvertes ou développées par un groupe, dont il est prouvé qu'elles mènent au succès.

Schein visualise la culture comme une pyramide à trois niveaux. La tranche supérieure se compose des « artefacts et pratiques ». Ce sont des choses et des comportements tangibles que vous pouvez voir et observer au sein d'une équipe, comme le swag, les histoires et la façon dont les gens interagissent. En d'autres termes, les artefacts et les pratiques sont ce que la plupart des gens considèrent comme une culture. La réalité est que ces éléments tangibles proviennent des couches médiane et inférieure de la pyramide culturelle : les « valeurs » et les « hypothèses sous-jacentes » d'une équipe. C'est la combinaison des trois couches qui constitue la culture.

Hypothèses et valeurs adaptées à distance

Compte tenu du modèle ci-dessus, il est clair que le processus de création d'une culture distante saine commence bien avant la formation de l'équipe. Alors que Schein décrit les hypothèses sous-jacentes comme tacites ou tacites, nous pensons que les équipes distantes doivent être délibérées et intentionnelles en les exprimant.

En effet, un environnement de bureau peut fournir des indices qui témoignent de ces hypothèses en votre nom. Par exemple, un code vestimentaire composé d'un costume et de talons pourrait indiquer un niveau de professionnalisme présumé. De même, un plan d'étage ouvert pourrait parler d'un niveau supposé de transparence. Avec moins d'indices sur lesquels s'appuyer, en particulier pendant les premiers jours, les équipes distantes doivent communiquer explicitement ces hypothèses.

Ces hypothèses incluent généralement des réponses aux questions « Pourquoi existons-nous ? » et "Comment faisons-nous ce que nous faisons?" Nous pensons qu'il est utile de demander : « Quel est notre vrai nord ? » En d'autres termes, quel est le principe clé que l'équipe peut utiliser pour calibrer sa propre prise de décision, même si elle est bloquée sur une île déserte ?

Vos valeurs dans ce contexte peuvent consister en des idées simples telles que l'intégrité ou la qualité, mais elles peuvent également inclure des principes spécifiques tels que « des normes élevées de communication ». Le but et la mission de votre équipe sont également inclus dans cette couche de votre pyramide culturelle. Gardez à l'esprit qu'il n'y a pas de liste définitive de valeurs pour les équipes distantes. L'objectif est plutôt de réfléchir consciemment aux fondements de votre équipe et de sa culture.

Embauche

Avec des hypothèses et des valeurs en place, les managers peuvent commencer à embaucher en gardant un œil sur les candidats qui correspondent au cadre de votre culture. Alors que de nombreuses sources discutent de l'importance d'évaluer la culture lors du processus d'embauche, il convient de souligner que l'adéquation culturelle des membres de l'équipe à distance nécessite une attention particulière. Les responsables doivent être convaincus que les candidats à l'embauche incarnent vos valeurs dès le départ : les nouveaux membres de l'équipe ne seront pas dans un environnement en face à face où ils absorberont et se conformeront aux normes de l'équipe, et les signes d'un mauvais ajustement peuvent être plus difficiles à détecter avant que les dommages ne se produisent. eu lieu.

Les traits que vous recherchez varieront en fonction du rôle, de la taille de l'équipe et plus encore, sans parler des hypothèses et des valeurs sous-jacentes uniques de votre organisation. Cela dit, nous avons trouvé une paire de caractéristiques universelles dans les équipes à distance performantes : embaucher des employés motivés et qui résolvent les problèmes.

Cela dit, nous avons trouvé une paire de caractéristiques universelles dans les équipes à distance performantes : embaucher des employés motivés et qui résolvent les problèmes.

La nature du travail à distance signifie que chaque embauche passera une plus grande partie de son temps à résoudre des problèmes par elle-même. Si vous embauchez des personnes autonomes qui s'épanouissent dans des environnements non structurés, vous pouvez être assuré que leurs capacités, combinées aux valeurs et à la formation que vous transmettrez lors de l'intégration, se traduiront par des décisions alignées sur l'équipe et l'entreprise.

Intégration

La plupart des entreprises et des équipes comprennent l'importance de bien former les nouveaux membres. Mais dans les équipes traditionnelles, la formation culturelle est souvent laissée au hasard. Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, c'est parce que les organisations colocalisées peuvent compter sur une simple absorption de la culture par les nouvelles recrues.

Les équipes distantes n'ont pas ce luxe. Heureusement, le temps passé face à face n'est pas nécessaire pour intégrer de nouveaux employés dans votre culture, mais les responsables doivent être délibérés en exposant les nouveaux membres de l'équipe aux hypothèses et aux valeurs qui constituent la base de vos artefacts et pratiques.

Notre stratégie consiste à mettre l'accent sur notre mission et nos valeurs dans le matériel de formation destiné aux nouveaux employés. Nous enregistrons également des vidéos qui montrent nos cadres discutant et s'engageant avec nos valeurs. Cette approche s'adapte bien et fournit une bibliothèque de référence pour une utilisation future, tout en se sentant plus personnelle, aidant le spectateur à se sentir comme une partie intime de l'équipe et de sa mission.

la communication

Une fois que vous avez défini des valeurs et vous êtes assuré que les membres de l'équipe les comprennent, il est temps de vous tourner vers les artefacts et les pratiques qui actualisent la culture de votre équipe. En tant que principal lieu d'interaction et de collaboration des équipes distantes, la communication est la pierre angulaire de toute équipe distante. Voici nos bonnes pratiques :

Réunions d'équipe

En matière de communication d'équipe, s'adapter à un paradigme à distance semble intuitif : les réunions d'équipe sont déjà planifiées et préprogrammées, il vous suffit donc de passer de la salle de conférence à une salle de réunion virtuelle comme Zoom, n'est-ce pas ?

Il y a plus que cela : les réunions d'équipe doivent faire partie du tissu même de l'équipe. Les réunions créent une occasion régulière d'inspirer et de diriger, et les gestionnaires doivent pécher par excès d'impliquer tous les membres de l'équipe afin que chacun se sente comme un élément essentiel de l'ensemble. Avec moins d'occasions d'attraper vos coéquipiers et de clarifier les malentendus, les participants doivent adopter un ton honnête et complet pour s'assurer que toute l'équipe est sur la même longueur d'onde. Lorsque les réunions à distance se transforment en simples mises à jour de statut, c'est un signe clair que les responsables doivent creuser plus profondément.

Individuels

La communication en tête-à-tête est moins intuitive dans un contexte distant et plus sujette à la négligence. Les équipes distantes n'ont pas le luxe d'établir des relations via des interactions fortuites autour du refroidisseur d'eau. Les conversations individuelles entre les membres de l'équipe doivent être aussi structurées que les réunions d'équipe, avec une cadence régulière et un ordre du jour qui va au-delà du professionnel. Les entretiens individuels réguliers entre les employés de tous les niveaux sont un lieu crucial pour approfondir les relations et offrent à l'équipe l'occasion d'exprimer des éloges personnels ou des préoccupations dont ils ne peuvent peut-être pas discuter en équipe.

Discuter

Lors de la communication sur des plates-formes telles que Slack, l'existence de discussions d'équipe formelles et informelles aide à maintenir la communication d'entreprise exempte de plaisanteries hors sujet, tout en permettant des conversations parallèles qui renforcent la confiance et se concentrent sur des passe-temps ou des intérêts partagés.

Quel que soit le support, une règle à garder à l'esprit est la clarté de la communication. Le sarcasme, les emojis ou les remarques vagues peuvent facilement être mal interprétés lorsqu'ils ne sont pas accompagnés du langage corporel et des signaux faciaux que notre cerveau utilise en personne. Considérez cet exemple : le chef d'équipe A publie une instruction dans un chat que tous les membres doivent suivre. La personne B répond avec un emoji "pouce en l'air".

Qu'est-ce que ça veut dire exactement? Cela signifie-t-il que la personne B approuve l'instruction ? Cela signifie-t-il que la personne B le fera ? Cela signifie-t-il qu'ils l'ont déjà fait ?

Bien que nous n'encouragions pas l'utilisation d'emojis ou de gifs comme principales formes de communication (donner des instructions, décrire des problèmes, etc.), nous encourageons leur utilisation comme forme de communication émotionnelle (bonheur, célébration, tristesse, etc.). Au fil du temps, une équipe établie peut développer des emojis personnalisés pour exprimer des mèmes ou des blagues partagées. Ceux-ci lient l'équipe et deviennent des artefacts qui composent la culture de votre équipe.

Vidéo

Bien que des équipes distantes inexpérimentées puissent croire qu'elles peuvent se contenter de l'audio et du chat, les avantages des appels vidéo ne doivent pas être négligés. Au lieu de cela, la vidéo devrait être encouragée pour les réunions d'équipe et les communications individuelles. Voir les réactions faciales des membres de l'équipe peut ajouter de l'emphase et de l'émotion aux conversations. Cela permet également de s'assurer que les membres d'une réunion sont tous des participants concentrés, contributeurs et actifs dans la culture que vous avez créée.

Reconnaissance

La plupart des équipes distantes n'ont pas de place de parking « Employé du mois » à distribuer, mais vous devriez utiliser fréquemment une incitation simple et efficace à votre disposition : les dédicaces. La reconnaissance publique d'un travail bien fait est l'un des moyens les plus efficaces pour motiver une équipe à distance.

Exprimés lors d'une réunion d'équipe, les cris sont des affichages publics qui donnent l'exemple et fournissent aux membres de l'équipe une norme à atteindre. Lorsqu'il est mentionné dans un chat d'équipe, un cri donne aux autres membres de l'équipe la possibilité de publier leurs félicitations sous forme de réponses ou d'emojis. Si les dirigeants de l'entreprise participent également à cette conversation, c'est un facteur de motivation encore plus puissant, garantissant que le crédit est accordé là où le crédit est dû.

Face à face

La collaboration numérique est le pain quotidien des équipes distantes, mais les réunions en face à face sont-elles toujours nécessaires ? Notre expérience est qu'une équipe distante avec une forte culture peut fonctionner dans un environnement en évolution rapide pendant de longues périodes, voire des années, sans interaction en face à face.

Si vous envisagez une réunion d'équipe en face à face ou sur place, gardez à l'esprit la «règle de 10x». Si vous prévoyez de vous réunir à des fins professionnelles, vous devez viser à rendre cette réunion 10 fois plus productive qu'une réunion à distance classique. De même, si vous vous réunissez pour le plaisir, vous devez viser 10 fois plus de liens qu'un appel vidéo ou vocal.

À quoi cela pourrait-il ressembler dans la pratique ? Se réunir pendant quelques jours de travail intense et tête baissée pour définir les détails d'une nouvelle initiative peut s'avérer payant en réduisant le temps de mise sur le marché ou en louant une maison de ski dans le Colorado pour s'amuser tout en discutant d'une nouvelle initiative de prise de parole en public.

Rien n'est plus démoralisant que de voyager pour une réunion qui n'accomplit rien de plus que ce qu'un appel vidéo aurait géré. Ou rencontrer des collègues de longue date pour la première fois, pour vous retrouver embourbé dans vos tâches quotidiennes respectives sans avoir le temps pour des activités agréables.

Lorsque des individus ou des équipes finissent par se rencontrer pour la première fois, le rassemblement ressemble plus à une réunion de vieux amis qu'à un rassemblement d'étrangers. Vous constaterez que les réponses concernant le moment, le lieu et le but se révéleront au fil du temps en fonction de la culture et des besoins de votre équipe particulière. Il n'est pas nécessaire de transpirer les détails à l'avance.

Éviter l'épuisement professionnel

Une crainte commune des nouveaux managers à distance est que les employés manquent d'engagement, suivant le stéréotype des travailleurs à distance qui sont distraits par les courses, la lessive et la vie. La réalité est tout le contraire. Si vous embauchez des personnes motivées et que vous les unissez derrière un objectif et des valeurs communes, les membres de l'équipe qui travaillent à distance se retrouvent souvent à travailler davantage, incapables ou réticents à s'éloigner. C'est une recette pour le burn-out.

Il incombe aux managers à distance d'encourager une approche équilibrée du travail au sein de leurs équipes. Nous avons construit une culture « travailler dur, jouer dur » où les membres de l'équipe s'encouragent et s'inspirent mutuellement pour profiter de notre flexibilité géographique pour voyager ou poursuivre des activités parallèles amusantes.

Comment cela se présente-t-il en pratique ? Certaines personnes choisissent de prendre des « mini-vacances » ou des « vacances de travail » pour se détendre à petites doses. Finalement, cependant, tout le monde a besoin d'une chance de s'éloigner pour une vraie pause. C'est bénéfique pour les individus, mais c'est aussi un avantage pour l'équipe elle-même : l'absence d'un membre de l'équipe fournit un test de résistance pour s'assurer que votre équipe peut rester opérationnelle en cas d'absence imprévue en raison d'une urgence ou d'une maladie.

Au sein d'équipes à distance, l'épuisement professionnel peut être plus difficile à détecter qu'il ne le serait autrement dans une équipe en face à face. Lorsque vous travaillez ensemble dans un bureau, vous pouvez constater les effets du stress qui pèsent sur la santé et le bien-être de votre équipe. De même, vous pouvez facilement repérer les boulimies de travail insoutenables qui maintiennent les gens au bureau pendant des jours entiers. Lorsque vous travaillez à distance, la communication, les réunions individuelles et les KPI deviennent les indicateurs sur lesquels vous vous appuyez.

Les équipes à distance réussissent en se concentrant sur la culture

De nombreuses entreprises ont commencé à réaliser les gains d'efficacité apportés par les équipes distantes. Cette tendance, combinée à l'essor mondial des pigistes, signifie que le travail à distance deviendra bientôt un incontournable de nombreuses organisations.

Notre expérience a montré qu'une forte culture à distance est possible et qu'elle ne nécessite pas de technologie exotique ni de bouleversements organisationnels. En adoptant les meilleures pratiques décrites ci-dessus, les équipes à distance sont bien placées pour relever les défis uniques de la construction de la culture, que leurs membres soient répartis dans toute la ville ou dans le monde entier.