Jak budować kulturę w zdalnych zespołach

Kultura jest królem w odnoszących sukcesy organizacjach. Ale dyrektorzy, którzy chcą czerpać korzyści z rozproszonych zespołów — od wyższej produktywności i szczęścia po niższy poziom stresu i rotacji pracowników — często borykają się z następującym dylematem: czy nie jest trudno pielęgnować zdrową kulturę, gdy pracownicy są daleko?

Naszym zdaniem wyjątkowe wyzwania związane z zarządzaniem rozproszonym zespołem mogą stanowić zachętę do tworzenia silniejszej kultury niż te, które działają twarzą w twarz.

Nasze doświadczenie pokazuje, że jest to błędne przekonanie. W ciągu ostatnich pięciu lat powiększyliśmy nasz podstawowy zespół do setek osób i osiągnęliśmy dziewięciocyfrowy roczny wskaźnik przychodów — a wszystko to w 100% zdalnej organizacji.

Naszym zdaniem wyjątkowe wyzwania związane z zarządzaniem rozproszonym zespołem mogą stanowić zachętę do tworzenia silniejszej kultury niż te, które działają twarzą w twarz. Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale podczas gdy lokalne zespoły mają tendencję do zakładania, że ​​kultura zakorzeni się w sposób organiczny, stawka jest wyższa dla organizacji rozproszonych. To motywuje odnoszących sukcesy zdalnych menedżerów do celowego budowania kultury, co ostatecznie skutkuje silniejszymi zespołami.

W tym artykule omówimy nasz poradnik dotyczący tworzenia udanej kultury zdalnej, od definiowania założeń i wartości po propagowanie i utrzymywanie kultury poprzez najlepsze praktyki w zakresie zatrudniania, komunikacji i zarządzania.

Zrozumieć kulturę

Istnieją dziesiątki sposobów definiowania kultury, ale opieramy naszą definicję na badaniach empirycznych prowadzonych przez Edgara Scheina, emerytowanego profesora MIT Sloan School of Management. Schein definiuje kulturę jako wzorzec podstawowych założeń i wartości, odkrytych lub wypracowanych przez grupę, które, jak udowodniono, prowadzą do sukcesu.

Schein wizualizuje kulturę jako piramidę z trzema warstwami. Górny wycinek składa się z „artefaktów i praktyk”. Są to namacalne rzeczy i zachowania, które możesz zobaczyć i obserwować w zespole, takie jak łupy, historie i sposób, w jaki ludzie wchodzą w interakcje. Innymi słowy, artefakty i praktyki są tym, co większość ludzi uważa za kulturę. W rzeczywistości te namacalne elementy wywodzą się ze środkowej i dolnej warstwy piramidy kulturowej: „wartości” i „podstawowych założeń” zespołu. To właśnie połączenie wszystkich trzech warstw tworzy kulturę.

Założenia i wartości przyjazne dla pilota

Biorąc pod uwagę powyższy model, jasne jest, że proces tworzenia zdrowej kultury zdalnej zaczyna się na długo przed utworzeniem zespołu. Chociaż Schein opisuje podstawowe założenia jako milczące lub niewypowiedziane, uważamy, że zdalne zespoły muszą być świadome i celowe, aby je wypowiadać.

Dzieje się tak, ponieważ środowisko biurowe może dostarczyć wskazówek, które przemawiają do tych założeń w Twoim imieniu. Na przykład, strój do garnituru i obcasów może przemawiać do zakładanego poziomu profesjonalizmu. Podobnie plan otwartego piętra może przemawiać do zakładanego poziomu przejrzystości. Mając mniej wskazówek, na których można polegać, zwłaszcza na początku, zespoły zdalne powinny wyraźnie komunikować te założenia.

Te założenia zazwyczaj zawierają odpowiedzi na pytania „Dlaczego istniejemy?” i „Jak robimy to, co robimy?” Uważamy, że warto zapytać: „Jaka jest nasza prawdziwa północ?” Innymi słowy, jaka jest kluczowa zasada, której zespół może użyć do skalibrowania własnego procesu podejmowania decyzji, nawet jeśli utknęli na bezludnej wyspie?

Twoje wartości w tym kontekście mogą składać się z prostych idei, takich jak uczciwość lub jakość, ale mogą również obejmować określone zasady, takie jak „wysokie standardy komunikacji”. Cel i misja twojego zespołu są również zawarte w tej warstwie twojej piramidy kulturowej. Pamiętaj, że nie ma ostatecznej listy wartości dla zespołów zdalnych. Zamiast tego celem jest świadome myślenie o fundamentach zespołu i jego kulturze.

Wynajmowanie

Mając przyjęte założenia i wartości, menedżerowie mogą rozpocząć rekrutację z myślą o kandydatach, którzy pasują do Twojej kultury. Podczas gdy wiele źródeł omawia znaczenie ewaluacji kultury podczas procesu rekrutacji, warto podkreślić, że dopasowanie kulturowe zdalnych członków zespołu wymaga szczególnej uwagi. Menedżerowie powinni być pewni, że potencjalni pracownicy od samego początku ucieleśniają Twoje wartości: nowi członkowie zespołu nie będą przebywać w środowisku twarzą w twarz, w którym przyswajają i stosują się do norm zespołowych, a oznaki złego dopasowania mogą być trudniejsze do wykrycia, zanim dojdzie do uszkodzenia wystąpił.

Cechy, których szukasz, będą się różnić w zależności od roli, wielkości zespołu i nie tylko — nie wspominając o unikalnych założeniach i wartościach Twojej organizacji. Mając to na uwadze, znaleźliśmy parę cech, które są uniwersalne w skutecznych zespołach zdalnych: zatrudniaj pracowników, którzy są zmotywowani i rozwiązują problemy.

Mając to na uwadze, znaleźliśmy parę cech, które są uniwersalne w skutecznych zespołach zdalnych: zatrudniaj pracowników, którzy są zmotywowani i rozwiązują problemy.

Charakter pracy zdalnej oznacza, że ​​każda osoba zatrudniona będzie spędzać większą część swojego czasu na samodzielnym rozwiązywaniu problemów. Jeśli zatrudnisz osoby rozpoczynające działalność na własny rachunek, które dobrze prosperują w nieustrukturyzowanych środowiskach, możesz mieć pewność, że ich umiejętności w połączeniu z wartościami i szkoleniem, które przekazujesz podczas wdrażania, zaowocują decyzjami dostosowanymi do zespołu i firmy.

Proces wdrażania do firmy nowego pracownika

Większość firm i zespołów rozumie znaczenie odpowiedniego szkolenia nowych członków. Jednak w tradycyjnych zespołach trening kulturowy jest często pozostawiony przypadkowi. Jak omówiliśmy powyżej, dzieje się tak dlatego, że współlokowane organizacje mogą polegać na prostym przyswajaniu kultury przez nowych pracowników.

Zespoły zdalne nie mają tego luksusu. Na szczęście, aby wprowadzić nowych pracowników do swojej kultury, nie jest potrzebny czas twarzą w twarz, ale menedżerowie powinni świadomie eksponować nowym członkom zespołu założenia i wartości, które stanowią podstawę twoich artefaktów i praktyk.

Naszą strategią jest podkreślanie naszej misji i wartości w materiałach szkoleniowych dla nowo zatrudnionych pracowników. Nagrywamy również filmy, które pokazują, jak nasi dyrektorzy dyskutują i angażują się w nasze wartości. To podejście dobrze się skaluje i zapewnia bibliotekę referencyjną do wykorzystania w przyszłości, a jednocześnie daje poczucie bardziej osobistego charakteru, pomagając widzowi poczuć się jak intymna część zespołu i jego misja.

Komunikacja

Po ustaleniu wartości i upewnieniu się, że członkowie zespołu je rozumieją, nadszedł czas, aby zwrócić się do artefaktów i praktyk aktualizujących kulturę w zespole. Jako główne miejsce interakcji i współpracy zespołów zdalnych, komunikacja jest siłą napędową każdego zespołu zdalnego. Oto nasze najlepsze praktyki:

Spotkania zespołu

Jeśli chodzi o komunikację zespołową, dostosowanie się do paradygmatu zdalnego wydaje się intuicyjne: spotkania zespołu są już zaplanowane i zaplanowane, więc wystarczy przenieść się z sali konferencyjnej do wirtualnej sali konferencyjnej, takiej jak Zoom, prawda?

Chodzi o coś więcej: spotkania zespołu muszą stać się częścią samej tkanki zespołu. Spotkania tworzą regularną okazję do inspirowania i przewodzenia, a menedżerowie powinni błądzić po stronie angażowania wszystkich członków zespołu, aby każdy czuł się krytycznym elementem całości. Mając mniej okazji do złapania kolegów z zespołu i wyjaśnienia nieporozumień, uczestnicy powinni nadać uczciwy i kompleksowy ton, aby upewnić się, że cały zespół jest na tej samej stronie. Kiedy spotkania zdalne przeradzają się w proste aktualizacje statusu, jest to wyraźny znak, że menedżerowie muszą sięgnąć głębiej.

Jeden na jeden

Komunikacja jeden na jednego jest mniej intuicyjna w kontekście zdalnym i bardziej podatna na zaniedbania. Zdalne zespoły nie mają luksusu budowania relacji poprzez przypadkowe interakcje wokół dystrybutora wody. Indywidualne rozmowy między członkami zespołu powinny mieć taką samą strukturę jak spotkania zespołu, z regularną kadencją i agendą wykraczającą poza profesjonalistę. Regularne spotkania jeden na jednego między pracownikami na wszystkich poziomach są kluczowym miejscem pogłębiania relacji i zapewniają zespołowi możliwości wyrażania osobistych pochwał lub obaw, których mogą nie być w stanie omówić w środowisku zespołowym.

Czat

Podczas komunikacji na platformach takich jak Slack istnienie zarówno formalnych, jak i nieformalnych czatów zespołowych pomaga utrzymać komunikację biznesową wolną od przekomarzania się poza temat, jednocześnie umożliwiając prowadzenie rozmów pobocznych, które budują zaufanie i koncentrują się na wspólnych hobby lub zainteresowaniach.

Niezależnie od medium, jedną z zasad, o których należy pamiętać, jest przejrzystość komunikacji. Sarkazm, emotikony lub niejasne uwagi można łatwo błędnie zinterpretować, gdy nie towarzyszy im mowa ciała i sygnały mimiczne, na których nasz mózg polega osobiście. Rozważmy następujący przykład: Kierownik zespołu A publikuje na czacie instrukcję, którą muszą wypełnić wszyscy członkowie. Osoba B odpowiada emotikonem „kciuk w górę”.

Co to dokładnie oznacza? Czy to oznacza, że ​​osoba B aprobuje dyspozycję? Czy to oznacza, że ​​osoba B to zrobi? Czy to znaczy, że już mają?

Chociaż nie zachęcamy do używania emotikonów ani gifów jako podstawowych form komunikacji (wydawanie instrukcji, opisywanie problemów itp.), zachęcamy do ich używania jako emocjonalnej formy komunikacji (szczęście, świętowanie, smutek itp.). Z biegiem czasu ustalony zespół może opracować niestandardowe emotikony do wyrażania memów lub wspólnych żartów. Łączą one zespół i rozwijają się w artefakty, które tworzą kulturę zespołu.

Wideo

Chociaż niedoświadczone zespoły zdalne mogą sądzić, że poradzą sobie z samym dźwiękiem i czatem, nie należy lekceważyć korzyści płynących z rozmów wideo. Zamiast tego należy zachęcać do wideo zarówno podczas spotkań zespołu, jak i komunikacji jeden na jeden. Obserwowanie reakcji twarzy członków zespołu może zwiększyć nacisk i emocje w rozmowach. Pomaga również upewnić się, że wszyscy uczestnicy spotkania są skupieni, wnoszą swój wkład i są aktywnymi uczestnikami kultury, którą zbudowałeś.

Uznanie

Większość zdalnych zespołów nie ma miejsca parkingowego „Pracownik miesiąca”, które można by ominąć, ale powinieneś często korzystać z prostej i skutecznej zachęty: okrzyków. Publiczne uznanie dobrze wykonanej pracy to jeden z najskuteczniejszych sposobów motywowania zdalnego zespołu.

Wypowiadane podczas spotkania zespołu krzyki to publiczne pokazy, które dają przykład i zapewniają członkom zespołu standard, do którego należy dążyć. Wzmianka na czacie zespołu daje innym członkom zespołu możliwość opublikowania gratulacji w formie odpowiedzi lub emotikonów. Jeśli zdarzy się, że na tym czacie pojawiają się również dyrektorzy firmy, jest to jeszcze silniejszy motywator, który zapewnia, że ​​uznanie zostanie udzielone tam, gdzie zasługuje na uznanie.

Twarzą w twarz

Współpraca cyfrowa to chleb powszedni zespołów zdalnych, ale czy spotkania twarzą w twarz są kiedykolwiek konieczne? Z naszego doświadczenia wynika, że ​​zdalny zespół o silnej kulturze może działać w dynamicznym środowisku przez dłuższy czas, a nawet lata, bez interakcji twarzą w twarz.

Jeśli zastanawiasz się nad spotkaniem zespołu twarzą w twarz lub na miejscu, pamiętaj o „Zasadzie 10x”. Jeśli planujesz zebrać się w celach biznesowych, powinieneś dążyć do tego, aby to spotkanie było 10 razy bardziej produktywne niż typowe spotkanie zdalne. Podobnie, jeśli spotykasz się dla zabawy, powinieneś dążyć do 10 razy większej więzi niż połączenie wideo lub głosowe.

Jak to może wyglądać w praktyce? Spotkanie na kilka dni intensywnej, bezmyślnej pracy w celu wypracowania szczegółów nowej inicjatywy może przynieść korzyści w postaci skrócenia czasu wprowadzenia na rynek lub wynajęcia domku narciarskiego w Kolorado, aby świetnie się bawić podczas omawiania nowej inicjatywy wystąpień publicznych.

Nie ma nic bardziej demoralizującego niż podróż na spotkanie, które nie daje nic więcej niż to, co poradziłaby sobie rozmowa wideo. Albo spotykać się po raz pierwszy z długoletnimi współpracownikami, by pogrążyć się w codziennych obowiązkach i nie mieć czasu na przyjemne zajęcia.

Kiedy poszczególne osoby lub zespoły spotykają się po raz pierwszy, spotkanie przypomina bardziej spotkanie starych przyjaciół niż spotkanie nieznajomych. Przekonasz się, że odpowiedzi dotyczące czasu, lokalizacji i celu ujawnią się z czasem w oparciu o kulturę i potrzeby Twojego konkretnego zespołu. Nie ma potrzeby zagłębiać się w szczegóły z góry.

Unikanie wypalenia

Powszechną obawą przed nowymi menedżerami zdalnymi jest brak zaangażowania pracowników, zgodnie ze stereotypem pracowników zdalnych, których uwagę rozpraszają sprawunki, pranie i życie. Rzeczywistość jest odwrotna. Jeśli zatrudnisz zmotywowane osoby i zjednoczysz je we wspólnym celu i wartościach, członkowie zespołu, którzy pracują zdalnie, często pracują więcej, nie mogąc lub nie chcą odejść. To jest przepis na wypalenie.

Obowiązkiem menedżerów zdalnych jest zachęcanie do zrównoważonego podejścia do pracy w swoich zespołach. Zbudowaliśmy kulturę „ciężko pracuj, baw się ciężko”, w której członkowie zespołu zachęcają się nawzajem i inspirują do korzystania z naszej elastyczności geograficznej w podróżowaniu lub wykonywaniu zabawnych zajęć pobocznych.

Jak to wygląda w praktyce? Niektóre osoby decydują się na „mini wakacje” lub „wakacje robocze”, aby zrelaksować się w małych dawkach. W końcu jednak każdy potrzebuje szansy na zrobienie sobie prawdziwej przerwy. Jest to korzystne dla poszczególnych osób, ale także dla samego zespołu: nieobecność członka zespołu zapewnia test warunków skrajnych, aby upewnić się, że zespół może nadal działać w przypadku nieplanowanego czasu wolnego z powodu nagłego wypadku lub choroby.

W zespołach zdalnych wypalenie może być trudniejsze do wykrycia niż w przypadku zespołu twarzą w twarz. Kiedy pracujesz razem w biurze, możesz zobaczyć wpływ stresu na zdrowie i samopoczucie Twojego zespołu. Podobnie możesz łatwo zauważyć niezrównoważone napady pracy, które utrzymują ludzi w biurze przez wiele dni. Podczas pracy zdalnej komunikacja, indywidualne spotkania i KPI stają się wskaźnikami, na których polegasz.

Zespoły zdalne odnoszą sukces, koncentrując się na kulturze

Wiele firm zaczęło zdawać sobie sprawę z przyrostu wydajności zapewnianego przez zdalne zespoły. Ten trend, w połączeniu z globalnym wzrostem freelancerów, oznacza, że ​​praca zdalna wkrótce stanie się stałym elementem wielu organizacji.

Nasze doświadczenie pokazuje, że silna kultura zdalna jest możliwa i nie wymaga egzotycznej technologii ani zmian organizacyjnych. Dzięki zastosowaniu najlepszych praktyk opisanych powyżej zespoły zdalne są dobrze przygotowane do radzenia sobie z wyjątkowymi wyzwaniami budowania kultury — niezależnie od tego, czy ich członkowie są rozproszeni po całym mieście, czy na całym świecie.