Uzak Ekiplerde Kültür Nasıl Oluşturulur

Başarılı organizasyonlarda kültür kraldır. Ancak, daha yüksek üretkenlik ve mutluluktan daha düşük stres ve işgücündeki ciroya kadar, dağıtılmış ekiplerin faydalarını benimsemek isteyen yöneticiler, genellikle şu ikilemle boğuşurlar: Çalışanlarınız uzaktayken sağlıklı bir kültürü beslemek zor değil mi?

Bize göre, dağıtılmış bir ekibi yönetmenin benzersiz zorlukları, yüz yüze çalışanlardan daha güçlü bir kültür yaratılmasını teşvik edebilir.

Deneyimlerimiz bunun bir yanlış anlama olduğunu göstermektedir. Son beş yılda, çekirdek ekibimizi yüzlerce kişiye çıkardık ve tamamı %100 uzak bir organizasyonda dokuz haneli bir yıllık gelir çalıştırma oranına ulaştık.

Bize göre, dağıtılmış bir ekibi yönetmenin benzersiz zorlukları, yüz yüze çalışanlardan daha güçlü bir kültür yaratılmasını teşvik edebilir. Bu sezgisel görünebilir, ancak yerel ekipler kültürün organik olarak kök salacağını varsayma eğilimindeyken, dağıtılmış kuruluşlar için riskler daha yüksektir. Bu, başarılı uzaktan yöneticileri kültür oluşturma konusunda istekli olmaya ve sonuçta daha güçlü ekiplere yol açmaya motive eder.

Bu makalede, varsayımları ve değerleri tanımlamaktan işe alma, iletişim ve yönetimdeki en iyi uygulamalar aracılığıyla kültürü yaymaya ve sürdürmeye kadar başarılı bir uzak kültür oluşturmak için oyun kitabımızı gözden geçireceğiz.

Kültürü Anlamak

Kültürü tanımlamanın düzinelerce yolu vardır, ancak tanımımızı MIT Sloan School of Management'ta fahri profesör olan Edgar Schein tarafından yürütülen ampirik araştırmalara dayandırıyoruz. Schein, kültürü, bir grup tarafından keşfedilen veya geliştirilen ve başarıya götürdüğü kanıtlanmış temel varsayımlar ve değerler modeli olarak tanımlar.

Schein, kültürü üç katmanlı bir piramit olarak görselleştirir. En üstteki dilim “eserler ve uygulamalardan” oluşur. Bunlar, bir takım içinde görebileceğiniz ve gözlemleyebileceğiniz, yağma, hikayeler ve insanların etkileşim şekli gibi somut şeyler ve davranışlardır. Başka bir deyişle, eserler ve uygulamalar çoğu insanın kültür olarak düşündüğü şeydir. Gerçek şu ki, bu somut unsurlar kültür piramidinin orta ve alt katmanlarından türemiştir: bir takımın “değerleri” ve “temel varsayımları”. Kültürü oluşturan üç katmanın birleşimidir.

Uzaktan Dostu Varsayımlar ve Değerler

Yukarıdaki model göz önüne alındığında, sağlıklı bir uzak kültür yaratma sürecinin ekip oluşturulmadan çok önce başladığı açıktır. Schein, altta yatan varsayımları örtük veya konuşulmamış olarak tanımlarken, uzaktaki ekiplerin bunları dile getirirken kasıtlı ve kasıtlı olması gerektiğine inanıyoruz.

Bunun nedeni, bir ofis ortamının sizin adınıza bu varsayımlarla ilgili ipuçları sağlayabilmesidir. Örneğin, bir takım elbise ve topuklu kıyafet yönetmeliği, varsayılan bir profesyonellik düzeyine hitap edebilir. Benzer şekilde, açık bir kat planı, varsayılan bir şeffaflık düzeyine işaret edebilir. Özellikle ilk günlerde güvenilecek daha az ipucuyla, uzak ekipler bu varsayımları açıkça iletmelidir.

Bu varsayımlar genellikle “Neden varız?” sorularına verilen yanıtları içerir. ve “Yaptıklarımızı nasıl yapıyoruz?” “Gerçek kuzeyimiz nedir?” diye sormayı faydalı buluyoruz. Başka bir deyişle, ekibin ıssız bir adada mahsur kalsalar bile kendi karar verme süreçlerini kalibre etmek için kullanabileceği temel ilke nedir?

Bu bağlamdaki değerleriniz, bütünlük veya kalite gibi basit fikirlerden oluşabileceği gibi, “yüksek iletişim standartları” gibi belirli ilkeleri de içerebilir. Takımınızın amacı ve misyonu da kültürel piramidinizin bu katmanına dahildir. Uzak ekipler için kesin bir değer listesi olmadığını unutmayın. Bunun yerine amaç, ekibinizin temeline ve kültürüne yönelik bilinçli düşünceyi yerleştirmektir.

İşe alıyor

Varsayımlar ve değerler ile yöneticiler, kültürünüzün çerçevesine uyan adayları göz önünde bulundurarak işe almaya başlayabilir. Birçok kaynak işe alım sürecinde kültürü değerlendirmenin önemini tartışırken, uzaktaki ekip üyelerinin kültürel uyumunun özel dikkat gerektirdiğini vurgulamakta fayda var. Yöneticiler, potansiyel işe alımların değerlerinizi önceden somutlaştırdığından emin olmalıdır: yeni ekip üyeleri, ekip normlarını özümsedikleri ve bunlara uydukları yüz yüze bir ortamda olmayacak ve kötü uyumun belirtilerini hasar oluşmadan önce tespit etmek daha zor olabilir. olmuş.

Aradığınız özellikler role, ekip büyüklüğüne ve daha fazlasına bağlı olarak değişiklik gösterecektir - kuruluşunuzun benzersiz temel varsayımları ve değerlerinden bahsetmiyorum bile. Bununla birlikte, başarılı uzak ekiplerde evrensel olan bir çift özellik bulduk: kendi kendini motive eden ve problem çözen çalışanları işe almak.

Bununla birlikte, başarılı uzak ekiplerde evrensel olan bir çift özellik bulduk: kendi kendini motive eden ve problem çözen çalışanları işe almak.

Uzaktan çalışmanın doğası, her çalışanın zamanının daha büyük bir bölümünü sorunları kendi başına çözmeye harcayacağı anlamına gelir. Yapılandırılmamış ortamlarda başarılı olan kendi kendine yeni başlayanları işe alırsanız, yeteneklerinin, işe alım sırasında verdiğiniz değerler ve eğitimle birleştiğinden, ekip ve şirketle uyumlu kararlarla sonuçlanacağından emin olabilirsiniz.

İlk Katılım

Çoğu şirket ve ekip, yeni üyeleri uygun şekilde eğitmenin önemini anlıyor. Ancak geleneksel takımlarda kültürel eğitim genellikle şansa bırakılır. Yukarıda tartıştığımız gibi, bunun nedeni, ortak konumlu organizasyonların yeni işe alınanlar tarafından kültürün basit bir şekilde özümsenmesine güvenebilmeleridir.

Uzak ekiplerin bu lüksü yoktur. Neyse ki, yeni çalışanları kültürünüze dahil etmek için yüz yüze zaman gerekli değildir, ancak yöneticiler, yeni ekip üyelerini, eserleriniz ve uygulamalarınızın temelini oluşturan varsayımlara ve değerlere maruz bırakma konusunda bilinçli olmalıdır.

Stratejimiz, yeni işe alınanlar için eğitim materyalleri aracılığıyla misyonumuzu ve değerlerimizi vurgulamaktır. Ayrıca, yöneticilerimizin değerlerimizi tartıştığını ve onlarla etkileşime geçtiğini gösteren videolar da kaydediyoruz. Bu yaklaşım iyi ölçeklenir ve gelecekte kullanım için bir referans kitaplığı sağlarken, aynı zamanda daha kişisel hissederek izleyicinin ekibin ve misyonunun samimi bir parçası olduğunu hissetmesine yardımcı olur.

İletişim

Değerleri belirledikten ve ekip üyelerinin bunları anladığından emin olduktan sonra, ekibinizde kültürü hayata geçiren eserlere ve uygulamalara dönmenin zamanı geldi. Uzak ekiplerin etkileşim kurması ve işbirliği yapması için ana mekan olan iletişim, herhangi bir uzak ekibin can damarıdır. İşte en iyi uygulamalarımız:

Takım toplantıları

Ekip iletişimi söz konusu olduğunda, uzak bir paradigmaya uyum sağlamak sezgisel görünüyor: ekip toplantıları zaten planlanmış ve önceden programlanmıştır, bu nedenle tek yapmanız gereken konferans odasından Zoom gibi sanal bir toplantı odasına geçmek, değil mi?

Bundan daha fazlası var: ekip toplantılarının ekibin dokusunun bir parçası olması gerekiyor. Toplantılar, ilham vermek ve liderlik etmek için düzenli bir fırsat yaratır ve yöneticiler, herkesin bütünün kritik bir parçası gibi hissetmesi için tüm ekip üyelerini dahil etme tarafında hata yapmalıdır. Takım arkadaşlarınızı yakalamak ve yanlış anlaşılmaları netleştirmek için daha az fırsatla, katılımcılar tüm ekibin aynı sayfada olmasını sağlamak için dürüst ve kapsamlı bir ton belirlemelidir. Uzak toplantıların basit durum güncellemelerine dönüşmesi, yöneticilerin daha derine inmesi gerektiğinin açık bir işaretidir.

Birebir

Bire bir iletişim, uzak bir bağlamda daha az sezgiseldir ve ihmal edilmeye daha yatkındır. Uzak ekiplerin, su soğutucusunun etrafındaki tesadüfi etkileşimler yoluyla yakınlık kurma lüksü yoktur. Ekip üyeleri arasındaki bireysel görüşmeler, düzenli bir kadans ve profesyonelin ötesine geçen bir gündem ile ekip toplantıları gibi yapılandırılmalıdır. Her seviyeden çalışanlar arasında düzenli bire bir görüşme, ilişkileri derinleştirmek ve ekibe, bir ekip ortamında tartışamayacakları kişisel övgü veya endişelerini ifade etmeleri için fırsatlar sağlamak için çok önemli bir mekandır.

Sohbet etmek

Slack gibi platformlarda iletişim kurarken, hem resmi hem de gayri resmi ekip sohbetlerinin varlığı, iş iletişimini konu dışı şakalardan uzak tutmaya yardımcı olurken, ortak hobiler veya ilgi alanları etrafında güven ve merkez oluşturan yan sohbetlere izin verir.

Ortam ne olursa olsun, akılda tutulması gereken bir kural, iletişimin netliğidir. Alaycılık, emojiler veya belirsiz sözler, beynimizin şahsen güvendiği beden dili ve yüz ipuçları eşlik etmediğinde kolayca yanlış yorumlanabilir. Şu örneği düşünün: Takım Lideri A, tüm üyelerin tamamlaması gereken bir sohbete bir talimat gönderir. B Kişisi "beğenme" emojisi ile yanıt verir.

Bu tam olarak ne anlama geliyor? B kişisinin talimatı onayladığı anlamına mı geliyor? B Kişisinin bunu yapacağı anlamına mı geliyor? Zaten sahip oldukları anlamına mı geliyor?

Emojilerin veya giflerin birincil iletişim biçimleri (talimat verme, sorunları tanımlama vb.) olarak kullanılmasını teşvik etmesek de, bunların duygusal bir iletişim biçimi (mutluluk, kutlama, hüzün vb.) Zamanla, yerleşik bir ekip, memleri ifade etmek veya şakaların içinde paylaşmak için özel emojiler geliştirebilir. Bunlar ekibi birbirine bağlar ve ekip kültürünüzü oluşturan eserler haline gelir.

Video

Deneyimsiz uzak ekipler yalnızca sesli ve sohbetle idare edebileceklerine inansalar da, görüntülü aramaların faydaları küçümsenmemelidir. Bunun yerine hem ekip toplantıları hem de bire bir iletişim için video teşvik edilmelidir. Ekip üyelerinin yüz tepkilerini görmek, konuşmalara vurgu ve duygu katabilir. Ayrıca, bir toplantının üyelerinin, oluşturduğunuz kültüre odaklanmış, katkıda bulunan ve aktif katılımcılar olmasını sağlamaya yardımcı olur.

Tanıma

Uzak ekiplerin çoğunun etrafta dolaşmak için bir “Ayın Çalışanı” park yeri yoktur, ancak emrinizde olan basit ve etkili bir teşvikten sık sık yararlanmalısınız: bağırmak. İyi yapılmış bir işin toplum tarafından tanınması, uzaktaki bir ekibi motive etmenin en etkili yollarından biridir.

Bir ekip toplantısı sırasında dile getirilen haykırışlar, örnek teşkil eden ve ekip üyelerine çaba gösterecekleri bir standart sağlayan herkese açık gösterilerdir. Bir ekip sohbetinde bahsedildiğinde, diğer ekip üyelerine tebriklerini yanıtlar veya emojiler şeklinde gönderme fırsatı verir. Şirket yöneticileri de bu sohbette yer alıyorsa, kredinin gerektiği yerde verilmesini sağlayan daha da güçlü bir motive edicidir.

Yüz yüze

Dijital işbirliği, uzaktaki ekiplerin ekmek ve tereyağıdır, ancak yüz yüze toplantılar hiç gerekli midir? Deneyimlerimiz, güçlü bir kültüre sahip uzak bir ekibin, hızlı tempolu bir ortamda uzun süreler, hatta yıllar boyunca yüz yüze etkileşim olmadan çalışabilmesidir.

Yüz yüze bir ekip toplantısı veya yerinde bir ekip toplantısı yapmayı düşünüyorsanız, “10x Kuralı”nı aklınızda bulundurun. İş amaçlı bir araya gelmeyi planlıyorsanız, bu toplantıyı tipik bir uzaktan toplantıdan 10 kat daha verimli hale getirmeyi hedeflemelisiniz. Aynı şekilde, eğlenmek için bir araya geliyorsanız, görüntülü veya sesli aramadan 10 kat daha fazla bağ hedeflemelisiniz.

Bu pratikte nasıl görünebilir? Yeni bir girişimin ayrıntılarını ortaya çıkarmak için birkaç günlük yoğun, baş aşağı çalışma için bir araya gelmek, pazara sunma süresini kısaltmada veya yeni bir topluluk önünde konuşma girişimini tartışırken eğlenmek için Colorado'da bir kayak evi kiralamada temettü ödeyebilir.

Hiçbir şey, bir video görüşmesinin yapabileceğinden daha fazlasını başaramayan bir toplantı için seyahat etmekten daha moral bozucu olamaz. Ya da uzun süreli iş arkadaşlarıyla ilk kez tanışırken, keyifli aktivitelere ayıracak zamanınız olmadan günlük işlerinize dalmış halde bulabilirsiniz.

Bireyler veya ekipler ilk kez birbirleriyle buluştuklarında, toplantı yabancıların bir araya gelmesinden çok eski arkadaşların toplantısına benzer. Zamanlamanın, yerin ve amacın yanıtlarının, belirli ekibinizin kültürüne ve ihtiyaçlarına bağlı olarak zaman içinde ortaya çıkacağını göreceksiniz. Ayrıntıları önden kafaya takmaya gerek yok.

Tükenmişliği Önlemek

Yeni uzaktan yöneticilerin ortak bir korkusu, ayak işleri, çamaşır yıkama ve yaşam nedeniyle dikkati dağılan uzaktan çalışanlar klişesini takiben çalışanların katılımının olmamasıdır. Gerçek ise tam tersi. Azimli bireyleri işe alır ve onları ortak bir hedef ve değerler etrafında birleştirirseniz, uzaktan çalışan ekip üyeleri genellikle kendilerini daha fazla çalışırken bulurlar, ya geri adım atamazlar ya da istemezler. Bu tükenmişlik için bir reçetedir.

Ekipleri içinde çalışmak için dengeli bir yaklaşımı teşvik etmek uzak yöneticilerin görevidir. Ekip üyelerinin seyahat etmek veya eğlenceli yan etkinlikler yapmak için coğrafi esnekliğimizden yararlanmak için birbirlerini teşvik ettiği ve ilham verdiği bir "sıkı çalış, sıkı oyna" kültürü oluşturduk.

Bu pratikte nasıl görünüyor? Bazı kişiler, küçük dozlarda rahatlamak için “mini tatiller” veya “çalışma tatilleri” yapmayı tercih ederler. Sonunda, yine de, herkesin gerçek bir mola için uzaklaşma şansına ihtiyacı var. Bu, bireyler için faydalıdır, ancak aynı zamanda ekibin kendisi için de bir avantajdır: Bir ekip üyesinin olmaması, acil durum veya hastalık nedeniyle planlanmayan bir süre ile karşı karşıya kalması durumunda ekibinizin çalışır durumda kalmasını sağlamak için bir stres testi sağlar.

Uzak ekiplerde, tükenmişliği tespit etmek, yüz yüze bir ekipte olabileceğinden daha zor olabilir. Bir ofiste birlikte çalışırken, stresin ekibinizin sağlığı ve esenliği üzerindeki etkilerini görebilirsiniz. Aynı şekilde, insanları günlerce ofiste tutan sürdürülemez iş yüklerini kolayca tespit edebilirsiniz. Uzaktan çalışırken iletişim, bire bir toplantılar ve KPI'lar güvendiğiniz göstergeler haline gelir.

Uzak Ekipler Kültüre Odaklanarak Başarıyor

Birçok şirket, uzak ekipler tarafından sağlanan verimlilik kazanımlarını fark etmeye başladı. Bu eğilim, serbest çalışanların küresel yükselişiyle birleştiğinde, uzaktan çalışmanın yakında birçok kuruluşun demirbaşları haline geleceği anlamına geliyor.

Deneyimlerimiz, güçlü uzak kültürün mümkün olduğunu ve bunun egzotik teknoloji veya organizasyonel sarsılmalar gerektirmediğini göstermiştir. Yukarıda özetlenen en iyi uygulamaları benimseyen uzak ekipler, üyeleri ister şehre ister dünyaya yayılmış olsun, kültür oluşturmanın benzersiz zorluklarını ele almak için iyi bir konumdadır.