Como construir cultura em equipes remotas

A cultura é rei em organizações de sucesso. Mas os executivos que desejam aproveitar os benefícios de equipes distribuídas - de maior produtividade e felicidade a menos estresse e rotatividade na força de trabalho - geralmente enfrentam o seguinte dilema: não é difícil cultivar uma cultura saudável quando seus funcionários estão longe?

Em nossa visão, os desafios únicos de gerenciar uma equipe distribuída podem incentivar a criação de uma cultura mais forte do que aquelas que atuam presencialmente.

Nossa experiência demonstra que isso é um equívoco. Nos últimos cinco anos, aumentamos nossa equipe principal para centenas de pessoas e atingimos uma taxa de execução de receita anual de nove dígitos — tudo em uma organização 100% remota.

Em nossa visão, os desafios únicos de gerenciar uma equipe distribuída podem incentivar a criação de uma cultura mais forte do que aquelas que atuam presencialmente. Isso pode parecer contra-intuitivo, mas enquanto as equipes locais tendem a supor que a cultura se enraizará organicamente, os riscos são maiores para organizações distribuídas. Isso motiva executivos remotos bem-sucedidos a serem intencionais na construção de cultura, resultando em equipes mais fortes.

Neste artigo, abordaremos nosso manual para criar uma cultura remota bem-sucedida, desde a definição de premissas e valores até a propagação e manutenção da cultura por meio de práticas recomendadas de contratação, comunicação e gerenciamento.

Entendendo a Cultura

Existem dezenas de maneiras de definir cultura, mas baseamos nossa definição em pesquisas empíricas conduzidas por Edgar Schein, professor emérito da MIT Sloan School of Management. Schein define cultura como um padrão de pressupostos e valores básicos, descobertos ou desenvolvidos por um grupo, que comprovadamente levam ao sucesso.

Schein visualiza a cultura como uma pirâmide com três camadas. A fatia superior consiste em “artefatos e práticas”. São coisas e comportamentos tangíveis que você pode ver e observar dentro de uma equipe, como brindes, histórias e a maneira como as pessoas interagem. Em outras palavras, artefatos e práticas são o que a maioria das pessoas considera cultura. A realidade é que esses elementos tangíveis derivam das camadas média e inferior da pirâmide cultural: os “valores” e as “suposições subjacentes” de uma equipe. É a combinação de todas as três camadas que constitui a cultura.

Premissas e valores amigáveis ​​à distância

Dado o modelo acima, fica claro que o processo de criação de uma cultura remota saudável começa bem antes da formação da equipe. Embora Schein descreva as suposições subjacentes como tácitas ou não ditas, acreditamos que as equipes remotas precisam ser deliberadas e intencionais ao expressá-las.

Isso ocorre porque um ambiente de escritório pode fornecer dicas que falam sobre essas suposições em seu nome. Por exemplo, um código de vestimenta de terno e salto pode falar com um suposto nível de profissionalismo. Da mesma forma, uma planta aberta pode falar com um suposto nível de transparência. Com menos pistas para confiar, especialmente durante os primeiros dias, as equipes remotas devem comunicar essas suposições explicitamente.

Essas suposições normalmente incluem respostas a perguntas de “Por que existimos?” e “Como fazemos o que fazemos?” Achamos útil perguntar: “Qual é o nosso verdadeiro norte?” Em outras palavras, qual é o princípio-chave que a equipe pode usar para calibrar sua própria tomada de decisão, mesmo que esteja presa em uma ilha deserta?

Seus valores nesse contexto podem consistir em ideias simples, como integridade ou qualidade, mas também podem incluir princípios específicos, como “altos padrões de comunicação”. O propósito e a missão de sua equipe também estão incluídos nessa camada de sua pirâmide cultural. Tenha em mente que não há uma lista definitiva de valores para equipes remotas. O objetivo, em vez disso, é colocar um pensamento consciente sobre a fundação de sua equipe e sua cultura.

Contratando

Com as premissas e valores estabelecidos, os gerentes podem começar a contratar de olho nos candidatos que se encaixam na estrutura de sua cultura. Enquanto muitas fontes discutem a importância de avaliar a cultura durante o processo de contratação, vale ressaltar que o ajuste cultural dos membros da equipe remota requer atenção especial. Os gerentes devem estar confiantes de que as contratações em potencial incorporam seus valores desde o início: os novos membros da equipe não estarão em um ambiente cara a cara onde eles absorvem e estão em conformidade com as normas da equipe, e os sinais de um ajuste ruim podem ser mais difíceis de detectar antes que o dano ocorra. ocorreu.

As características que você procura variam de acordo com a função, o tamanho da equipe e muito mais, sem mencionar as premissas e valores subjacentes exclusivos de sua organização. Com isso dito, encontramos um par de características que são universais em equipes remotas bem-sucedidas: contratar funcionários automotivados e solucionadores de problemas.

Com isso dito, encontramos um par de características que são universais em equipes remotas bem-sucedidas: contratar funcionários automotivados e solucionadores de problemas.

A natureza do trabalho remoto significa que cada contratado passará uma parte maior de seu tempo resolvendo problemas por conta própria. Se você contratar iniciantes que prosperam em ambientes não estruturados, pode ter certeza de que suas habilidades, combinadas com os valores e o treinamento que você transmite durante a integração, resultarão em decisões alinhadas com a equipe e a empresa.

Integração

A maioria das empresas e equipes entende a importância de treinar adequadamente os novos membros. Mas em equipes tradicionais, o treinamento cultural é muitas vezes deixado ao acaso. Como discutimos acima, isso ocorre porque as organizações co-localizadas podem contar com a simples absorção da cultura pelos novos contratados.

Equipes remotas não têm esse luxo. Felizmente, o tempo presencial não é necessário para integrar novos funcionários à sua cultura, mas os gerentes devem ser deliberados ao expor os novos membros da equipe às suposições e valores que formam a base de seus artefatos e práticas.

Nossa estratégia é enfatizar nossa missão e valores por meio de materiais de treinamento para novas contratações. Também gravamos vídeos que mostram nossos executivos discutindo e se engajando com nossos valores. Essa abordagem é bem dimensionada e fornece uma biblioteca de referência para uso futuro, além de parecer mais pessoal, ajudando o espectador a sentir que é uma parte íntima da equipe e de sua missão.

Comunicação

Depois de definir valores e garantir que os membros da equipe os compreendam, é hora de recorrer aos artefatos e práticas que atualizam a cultura em sua equipe. Como o principal local para as equipes remotas interagirem e colaborarem, a comunicação é a força vital de qualquer equipe remota. Aqui estão nossas melhores práticas:

Reuniões de equipe

Quando se trata de comunicação em equipe, adaptar-se a um paradigma remoto parece intuitivo: as reuniões de equipe já são planejadas e pré-agendadas, então tudo o que você precisa fazer é passar da sala de conferência para uma sala de reunião virtual como o Zoom, certo?

Há mais do que isso: as reuniões de equipe precisam se tornar parte do próprio tecido da equipe. As reuniões criam uma oportunidade regular para inspirar e liderar, e os gerentes devem errar ao envolver todos os membros da equipe para que todos se sintam como uma parte crítica do todo. Com menos oportunidades de pegar seus colegas de equipe e esclarecer falhas de comunicação, os participantes devem definir um tom honesto e abrangente para garantir que toda a equipe esteja na mesma página. Quando as reuniões remotas se transformam em simples atualizações de status, é um sinal claro de que os gerentes precisam se aprofundar.

Pessoais

A comunicação individual é menos intuitiva em um contexto remoto e mais propensa a negligência. Equipes remotas não podem se dar ao luxo de construir relacionamento por meio de interações casuais ao redor do bebedouro. As conversas individuais entre os membros da equipe devem ser tão estruturadas quanto as reuniões de equipe, com uma cadência regular e uma agenda que vá além do profissional. Conversas individuais regulares entre funcionários de todos os níveis são um local crucial para aprofundar os relacionamentos e oferecem oportunidades para a equipe expressar elogios pessoais ou preocupações que talvez não consigam discutir em um ambiente de equipe.

Bater papo

Ao se comunicar em plataformas como o Slack, a existência de bate-papos formais e informais em equipe ajuda a manter a comunicação comercial livre de brincadeiras fora do tópico, ao mesmo tempo em que permite conversas paralelas que criam confiança e se concentram em hobbies ou interesses compartilhados.

Independentemente do meio, uma regra a ter em mente é a clareza da comunicação. Sarcasmo, emojis ou comentários vagos podem ser facilmente mal interpretados quando não são acompanhados pela linguagem corporal e pelas dicas faciais que nossos cérebros confiam pessoalmente. Considere este exemplo: O líder de equipe A publica uma instrução em um bate-papo que todos os membros devem concluir. A pessoa B responde com um emoji de “polegar para cima”.

O que isso significa, exatamente? Isso significa que a pessoa B aprova a instrução? Isso significa que a pessoa B fará isso? Isso significa que eles já têm?

Embora não encorajemos o uso de emojis ou gifs como formas primárias de comunicação (dando instruções, descrevendo problemas, etc), incentivamos seu uso como uma forma emocional de comunicação (felicidade, celebração, tristeza, etc). Com o tempo, uma equipe estabelecida pode desenvolver emojis personalizados para expressar memes ou compartilhar piadas internas. Eles unem a equipe e se transformam em artefatos que compõem a cultura de sua equipe.

Vídeo

Embora equipes remotas inexperientes possam acreditar que podem se contentar apenas com áudio e bate-papo, os benefícios das videochamadas não devem ser descartados. Em vez disso, o vídeo deve ser incentivado tanto para reuniões de equipe quanto para comunicação individual. Ver as reações faciais dos membros da equipe pode adicionar ênfase e emoção às conversas. Também ajuda a garantir que os membros de uma reunião estejam focados, contribuindo e participantes ativos na cultura que você construiu.

Reconhecimento

A maioria das equipes remotas não tem uma vaga de “Funcionário do Mês” para circular, mas você deve fazer uso frequente de um incentivo simples e eficaz à sua disposição: gritos. O reconhecimento público de um trabalho bem feito é uma das maneiras mais eficazes de motivar uma equipe remota.

Expressados ​​durante uma reunião de equipe, os gritos são exibições públicas que dão o exemplo e fornecem aos membros da equipe um padrão pelo qual lutar. Quando mencionado em um bate-papo da equipe, um grito dá a outros membros da equipe a oportunidade de postar seus parabéns na forma de respostas ou emojis. Se os executivos da empresa também estiverem nesse bate-papo, é um motivador ainda mais poderoso, garantindo que o crédito seja dado onde o crédito é devido.

Cara a cara

A colaboração digital é o pão com manteiga das equipes remotas, mas as reuniões presenciais são sempre necessárias? Nossa experiência é que uma equipe remota com uma cultura forte pode operar em um ambiente de ritmo acelerado por longos períodos de tempo, até anos, sem interação face a face.

Se você estiver considerando uma reunião de equipe presencial ou no local, lembre-se da “Regra de 10x”. Se você planeja se reunir para fins comerciais, deve tentar tornar essa reunião 10 vezes mais produtiva do que uma reunião remota típica. Da mesma forma, se você está se reunindo para se divertir, deve procurar 10 vezes mais vínculo do que um vídeo ou uma chamada de voz.

Como isso pode ser na prática? Reunir-se por alguns dias de trabalho intenso e de cabeça baixa para definir os detalhes de uma nova iniciativa pode render dividendos ao reduzir o tempo de lançamento no mercado ou alugar uma casa de esqui no Colorado para se divertir enquanto discute uma nova iniciativa de falar em público.

Nada é mais desmoralizante do que viajar para uma reunião que não realiza nada além do que uma videochamada teria resolvido. Ou conhecendo colegas de longa data pela primeira vez, apenas para se verem atolados em seus respectivos deveres do dia-a-dia, sem tempo para atividades agradáveis.

Quando indivíduos ou equipes acabam se encontrando pela primeira vez, a reunião é mais como uma reunião de velhos amigos do que uma reunião de estranhos. Você descobrirá que as respostas de tempo, localização e propósito se revelarão ao longo do tempo com base na cultura e nas necessidades de sua equipe específica. Não há necessidade de suar os detalhes na frente.

Evitando Burnout

Um medo comum dos novos gerentes remotos é que os funcionários não tenham engajamento, seguindo o estereótipo de trabalhadores remotos que se distraem com tarefas, lavanderia e vida. A realidade é o oposto. Se você contrata indivíduos motivados e os une em torno de um objetivo e valores comuns, os membros da equipe que trabalham remotamente geralmente se veem trabalhando mais, incapazes ou não dispostos a se afastar. Esta é uma receita para o esgotamento.

Cabe aos gerentes remotos incentivar uma abordagem equilibrada para trabalhar em suas equipes. Construímos uma cultura de “trabalhar duro, jogar duro” onde os membros da equipe incentivam e inspiram uns aos outros para aproveitar nossa flexibilidade geográfica para viajar ou realizar atividades paralelas divertidas.

Como isso se parece na prática? Algumas pessoas optam por tirar “mini férias” ou “férias de trabalho” para relaxar em pequenas doses. Eventualmente, porém, todos precisam de uma chance de se afastar para uma pausa real. Isso é benéfico para os indivíduos, mas também é um benefício para a própria equipe: a ausência de um membro da equipe fornece um teste de estresse para garantir que sua equipe possa permanecer operacional se confrontada com uma folga não planejada devido a uma emergência ou doença.

Em equipes remotas, o burnout pode ser mais difícil de detectar do que em uma equipe presencial. Quando você está trabalhando em conjunto em um escritório, pode ver os efeitos do estresse pesando na saúde e no bem-estar de sua equipe. Da mesma forma, você pode facilmente identificar farras insustentáveis ​​de trabalho que mantêm as pessoas no escritório por dias a fio. Ao trabalhar remotamente, a comunicação, as reuniões individuais e os KPIs se tornam os indicadores nos quais você confia.

Equipes remotas são bem-sucedidas concentrando-se na cultura

Muitas empresas começaram a perceber os ganhos de eficiência proporcionados por equipes remotas. Essa tendência, combinada com a ascensão global de freelancers, significa que trabalhar remotamente em breve se tornará um acessório de muitas organizações.

Nossa experiência mostrou que uma forte cultura remota é possível e não requer tecnologia exótica ou mudanças organizacionais. Ao adotar as melhores práticas descritas acima, as equipes remotas estão bem posicionadas para enfrentar os desafios únicos de construir uma cultura — estejam seus membros espalhados pela cidade ou pelo mundo.