Cum să construiți o cultură în echipele de la distanță

Cultura este rege în organizațiile de succes. Dar directorii care doresc să îmbrățișeze beneficiile echipelor distribuite – de la productivitate și fericire mai ridicate până la stres și fluctuație mai scăzută în forța de muncă – se confruntă adesea cu următoarea dilemă: nu este greu să cultivi o cultură sănătoasă când angajații tăi sunt departe?

În opinia noastră, provocările unice ale gestionării unei echipe distribuite pot stimula crearea unei culturi mai puternice decât cele care operează față în față.

Experiența noastră demonstrează că aceasta este o concepție greșită. În ultimii cinci ani, ne-am mărit echipa principală la sute de oameni și am atins o rată anuală de venituri de nouă cifre, totul într-o organizație 100% la distanță.

În opinia noastră, provocările unice ale gestionării unei echipe distribuite pot stimula crearea unei culturi mai puternice decât cele care operează față în față. Acest lucru poate părea contra-intuitiv, dar în timp ce echipele locale tind să presupună că cultura va prinde rădăcini organic, mizele sunt mai mari pentru organizațiile distribuite. Acest lucru îi motivează pe directorii de succes de la distanță să fie intenționați în ceea ce privește construirea culturii, rezultând în cele din urmă echipe mai puternice.

În acest articol, vom parcurge manualul nostru pentru crearea unei culturi de succes la distanță, de la definirea ipotezelor și valorilor până la propagarea și menținerea culturii prin cele mai bune practici în angajare, comunicare și management.

Înțelegerea culturii

Există zeci de moduri de a defini cultura, dar ne bazăm definiția pe cercetări empirice conduse de Edgar Schein, profesor emerit la MIT Sloan School of Management. Schein definește cultura ca un model de ipoteze și valori de bază, descoperite sau dezvoltate de un grup, care s-a dovedit că conduc la succes.

Schein vizualizează cultura ca o piramidă cu trei straturi. Secțiunea de sus constă din „artefacte și practici”. Acestea sunt lucruri și comportamente tangibile pe care le puteți vedea și observa în cadrul unei echipe, cum ar fi sloganul, poveștile și modul în care oamenii interacționează. Cu alte cuvinte, artefactele și practicile sunt ceea ce majoritatea oamenilor consideră că este cultură. Realitatea este că aceste elemente tangibile derivă din straturile mijlocii și inferioare ale piramidei culturii: „valorile” și „ipotezele de bază” ale unei echipe. Este combinația tuturor celor trei straturi care constituie cultura.

Ipoteze și valori pentru telecomandă

Având în vedere modelul de mai sus, este clar că procesul de creare a unei culturi sănătoase la distanță începe cu mult înainte de formarea echipei. În timp ce Schein descrie ipotezele subiacente ca fiind tacite sau nespuse, credem că echipele de la distanță trebuie să fie deliberate și intenționate în exprimarea lor.

Acest lucru se datorează faptului că un mediu de birou poate oferi indicii care vorbesc cu aceste ipoteze în numele tău. De exemplu, un cod vestimentar pentru costum și tocuri ar putea vorbi despre un nivel asumat de profesionalism. În mod similar, un plan de etaj deschis ar putea vorbi despre un nivel presupus de transparență. Cu mai puține indicii pe care să te bazezi, mai ales în primele zile, echipele de la distanță ar trebui să comunice aceste ipoteze în mod explicit.

Aceste ipoteze includ de obicei răspunsuri la întrebările „De ce existăm?” și „Cum facem ceea ce facem?” Considerăm că este util să întrebăm: „Care este adevăratul nostru nord?” Cu alte cuvinte, care este principiul cheie pe care echipa îl poate utiliza pentru a-și calibra propria luare a deciziilor, chiar dacă sunt blocați pe o insulă pustie?

Valorile tale în acest context pot consta în idei simple precum integritatea sau calitatea, dar pot include și principii specifice, cum ar fi „standarde înalte de comunicare”. Scopul și misiunea echipei tale sunt de asemenea incluse în acest strat al piramidei tale culturale. Rețineți că nu există o listă definitivă de valori pentru echipele aflate la distanță. Scopul, în schimb, este să puneți o gândire conștientă la fundamentul echipei și a culturii acesteia.

Angajarea

Cu ipotezele și valorile în vigoare, managerii pot începe să angajeze cu un ochi pentru candidații care se potrivesc cadrului culturii tale. În timp ce multe surse discută despre importanța evaluării culturii în timpul procesului de angajare, merită subliniat faptul că adaptarea culturală a membrilor echipei de la distanță necesită o atenție deosebită. Managerii ar trebui să fie încrezători că potențialele angajări întruchipează valorile tale de la început: noii membri ai echipei nu se vor afla într-un mediu față în față în care ei absorb și se conformează normelor echipei, iar semnele unei potriviri proaste pot fi mai greu de detectat înainte ca daunele să apară. a avut loc.

Trăsăturile pe care le căutați vor varia în funcție de rol, dimensiunea echipei și multe altele, ca să nu mai vorbim de ipotezele și valorile unice subiacente ale organizației dumneavoastră. Acestea fiind spuse, am găsit o pereche de trăsături care sunt universale în echipele de succes la distanță: angajați angajați care sunt auto-motivați și rezolvă probleme.

Acestea fiind spuse, am găsit o pereche de trăsături care sunt universale în echipele de succes la distanță: angajați angajați care sunt auto-motivați și rezolvă probleme.

Natura lucrului de la distanță înseamnă că fiecare angajat își va petrece o parte mai mare din timp ghicirând singură problemele. Dacă angajați auto-începători care prosperă în medii nestructurate, puteți fi siguri că abilitățile lor, combinate cu valorile și formarea pe care le oferiți în timpul integrării, vor avea ca rezultat decizii aliniate cu echipa și companie.

La imbarcare

Majoritatea companiilor și echipelor înțeleg importanța formării adecvate a noilor membri. Dar în echipele tradiționale, pregătirea culturală este adesea lăsată la voia întâmplării. După cum am discutat mai sus, acest lucru se datorează faptului că organizațiile co-locate se pot baza pe simpla absorbție a culturii de către noii angajați.

Echipele de la distanță nu au acest lux. Din fericire, timpul de față nu este necesar pentru a include noi angajați în cultura ta, dar managerii ar trebui să fie deliberați în a expune noii membri ai echipei la ipotezele și valorile care stau la baza artefactelor și practicilor tale.

Strategia noastră este de a sublinia misiunea și valorile noastre prin intermediul materialelor de instruire pentru noii angajați. Înregistrăm, de asemenea, videoclipuri care arată directorilor noștri discutând și interacționând cu valorile noastre. Această abordare se scalează bine și oferă o bibliotecă de referință pentru utilizare ulterioară, simțindu-se totodată mai personală, ajutând spectatorul să se simtă ca o parte intimă a echipei și a misiunii acesteia.

Comunicare

Odată ce stabiliți valori și vă asigurați că membrii echipei le înțeleg, este timpul să apelați la artefactele și practicile care actualizează cultura în echipa dvs. Fiind locul principal pentru echipele de la distanță pentru a interacționa și a colabora, comunicarea este sângele vital al oricărei echipe de la distanță. Iată cele mai bune practici ale noastre:

Întâlniri de echipă

Când vine vorba de comunicarea în echipă, adaptarea la o paradigmă de la distanță pare intuitivă: întâlnirile de echipă sunt deja planificate și pre-programate, așa că tot ce trebuie să faci este să treci din sala de conferințe într-o sală de întâlnire virtuală precum Zoom, nu?

Este mai mult decât atât: întâlnirile de echipă trebuie să devină parte din structura echipei. Întâlnirile creează o oportunitate regulată de a inspira și de a conduce, iar managerii ar trebui să greșească pe partea de a implica toți membrii echipei, astfel încât toată lumea să se simtă ca o parte critică a întregului. Având mai puține oportunități de a-ți prinde colegii de echipă și de a clarifica greșelile de comunicare, participanții ar trebui să stabilească un ton sincer și cuprinzător pentru a se asigura că întreaga echipă este pe aceeași pagină. Când întâlnirile de la distanță se transformă în simple actualizări de stare, este un semn clar că managerii trebuie să aprofundeze.

Unu-la-unu

Comunicarea unu-la-unu este mai puțin intuitivă într-un context îndepărtat și mai predispusă la neglijare. Echipele de la distanță nu au luxul de a construi relații prin interacțiuni întâmplătoare în jurul răcitorului de apă. Conversațiile individuale între membrii echipei ar trebui să fie la fel de structurate ca și întâlnirile de echipă, cu o cadență regulată și o agendă care se extinde dincolo de profesionistul. Relațiile individuale regulate între angajații de toate nivelurile sunt un loc crucial pentru aprofundarea relațiilor și pentru a oferi echipei oportunități de a-și exprima laudele personale sau preocupările pe care ar putea să nu le poată discuta într-un cadru de echipă.

conversație

Atunci când comunicați pe platforme precum Slack, existența atât a chat-urilor formale, cât și a celor informale în echipă ajută la menținerea comunicării de afaceri fără glume în afara subiectului, permițând în același timp conversații secundare care construiesc încredere și se concentrează pe hobby-uri sau interese comune.

Indiferent de mediu, o regulă de reținut este claritatea comunicării. Sarcasmul, emoji-urile sau remarcile vagi pot fi ușor interpretate greșit atunci când nu sunt însoțite de limbajul corpului și semnele faciale pe care creierul nostru se bazează în persoană. Luați în considerare acest exemplu: liderul echipei A postează o instrucțiune într-un chat pe care toți membrii trebuie să o completeze. Persoana B răspunde cu un emoji „degetul mare în sus”.

Ce înseamnă asta, mai exact? Înseamnă că persoana B aprobă instrucțiunea? Înseamnă că Persoana B o va face? Înseamnă că au deja?

Deși nu încurajăm utilizarea emoji-urilor sau gif-urilor ca forme primare de comunicare (darea de instrucțiuni, descrierea problemelor etc.), încurajăm utilizarea lor ca formă emoțională de comunicare (fericire, sărbătoare, tristețe etc.). De-a lungul timpului, o echipă stabilită ar putea dezvolta emoji-uri personalizate pentru a exprima meme sau glume partajate în interior. Acestea leagă echipa și devin artefacte care alcătuiesc cultura echipei tale.

Video

Deși echipele de la distanță fără experiență pot crede că se pot descurca doar cu audio și chat, beneficiile apelurilor video nu ar trebui să fie reduse. În schimb, videoclipurile ar trebui încurajate atât pentru întâlnirile de echipă, cât și pentru comunicarea unu-la-unu. Vederea reacțiilor faciale ale membrilor echipei poate adăuga accent și emoție conversațiilor. De asemenea, ajută la asigurarea faptului că membrii unei întâlniri sunt toți participanți concentrați, contribuitori și activi la cultura pe care ați construit-o.

Recunoaştere

Cele mai multe echipe aflate la distanță nu au un loc de parcare „Angajatul lunii” de care să treacă, dar ar trebui să utilizați frecvent un stimulent simplu și eficient la dispoziția dumneavoastră: strigăte. Recunoașterea publică a muncii bine făcute este una dintre cele mai eficiente modalități de a motiva o echipă de la distanță.

Exprimate în timpul unei întâlniri de echipă, strigăturile sunt afișări publice care dau exemplu și oferă membrilor echipei un standard pentru care să depună eforturi. Când este menționat într-un chat de echipă, un strigăt oferă celorlalți membri ai echipei posibilitatea de a-și posta felicitări sub formă de răspunsuri sau emoji. Dacă se întâmplă și directori de companie să fie în acel chat, acesta este un motivator și mai puternic, asigurându-se că creditul este acordat acolo unde se datorează creditul.

Față în față

Colaborarea digitală este miezul echipelor de la distanță, dar sunt vreodată necesare întâlniri față în față? Experiența noastră este că o echipă la distanță cu o cultură puternică poate funcționa într-un mediu cu ritm rapid pentru perioade lungi de timp, chiar ani, fără interacțiune față în față.

Dacă te gândești la o întâlnire față în față a echipei sau la fața locului, ține cont de „Regula de 10x”. Dacă intenționați să vă reuniți în scopuri de afaceri, ar trebui să urmăriți să faceți acea întâlnire de 10 ori mai productivă decât o întâlnire obișnuită la distanță. De asemenea, dacă vă întâlniți pentru distracție, ar trebui să urmăriți de 10 ori mai multă legătură decât un apel video sau vocal.

Cum ar putea arăta asta în practică? Reuniunea pentru câteva zile de muncă intensă și cu capul în jos pentru a descoperi detaliile unei noi inițiative poate aduce dividende în reducerea timpului de lansare pe piață sau închirierea unei case de schi în Colorado pentru a vă distra de minune în timp ce discutați despre o nouă inițiativă de vorbire în public.

Nimic nu este mai demoralizant decât călătoria pentru o întâlnire care nu realizează nimic mai mult decât ceea ce ar fi gestionat un apel video. Sau să vă întâlniți pentru prima dată cu colegi de lungă durată, doar pentru a vă afla înfundat în sarcinile de zi cu zi, fără timp pentru activități plăcute.

Când indivizi sau echipe ajung să se întâlnească pentru prima dată, adunarea seamănă mai mult cu o întâlnire de prieteni vechi decât o adunare de străini. Veți descoperi că răspunsurile legate de sincronizare, locație și scop se vor dezvălui în timp, în funcție de cultura și nevoile echipei dumneavoastră. Nu este nevoie să transpirați detaliile din față.

Evitarea Burnout-ului

O teamă comună a noilor manageri de la distanță este că angajații vor lipsi de implicare, urmând stereotipul lucrătorilor la distanță care sunt distrași de comisioane, spălătorie și viață. Realitatea este invers. Dacă angajați indivizi motivați și îi uniți în spatele unui obiectiv și a unor valori comune, membrii echipei care lucrează de la distanță se trezesc adesea să lucreze mai mult, fie că nu pot sau nu doresc să se retragă. Aceasta este o rețetă pentru epuizare.

Managerii de la distanță sunt obligați să încurajeze o abordare echilibrată a lucrului în cadrul echipelor lor. Am construit o cultură „munci din greu, joacă din greu” în care membrii echipei se încurajează și se inspiră reciproc pentru a profita de flexibilitatea noastră geografică pentru a călători sau a desfășura activități secundare distractive.

Cum arată asta în practică? Unii indivizi aleg să ia „mini vacanțe” sau „vacanțe de lucru” pentru a se relaxa în doze mici. În cele din urmă, totuși, toată lumea are nevoie de șansa de a se îndepărta pentru o pauză adevărată. Acest lucru este benefic pentru indivizi, dar este și un beneficiu pentru echipa în sine: absența unui membru al echipei oferă un test de stres pentru a se asigura că echipa dvs. poate rămâne operațională dacă se confruntă cu timp liber neplanificat din cauza unei urgențe sau a unei boli.

În cadrul echipelor de la distanță, epuizarea poate fi mai greu de detectat decât ar fi altfel într-o echipă față în față. Când lucrați împreună într-un birou, puteți vedea efectele stresului care afectează sănătatea și bunăstarea echipei dumneavoastră. De asemenea, puteți observa cu ușurință abundențe de muncă nesustenabile care țin oamenii la birou zile în șir. Când lucrați de la distanță, comunicarea, întâlnirile unu-la-unu și KPI-urile devin indicatorii pe care vă bazați.

Echipele de la distanță reușesc concentrându-se pe cultură

Multe companii au început să realizeze câștigurile de eficiență oferite de echipele de la distanță. Această tendință, combinată cu ascensiunea globală a liber profesioniștilor, înseamnă că munca de la distanță va deveni în curând un element fix pentru multe organizații.

Experiența noastră a arătat că o cultură puternică la distanță este posibilă și nu necesită tehnologie exotică sau schimbări organizaționale. Prin adoptarea celor mai bune practici prezentate mai sus, echipele de la distanță sunt bine poziționate pentru a aborda provocările unice ale construirii culturii, indiferent dacă membrii lor sunt răspândiți în oraș sau pe tot globul.