Diseño de presentaciones y el arte de la narración visual

Las presentaciones deben contar una historia

Todos hemos estado allí, soportando diligentemente una presentación aburrida en el trabajo o en un evento. Las diapositivas están llenas de texto y el presentador se siente obligado a leer cada palabra. Hay suficientes tablas, gráficos y ecuaciones para llenar un libro de trigonometría, y cada pantalla está inundada de los colores más brillantes imaginables.

A medida que avanza la presentación, las listas se hacen más largas. “Hacemos esto, esto, esto, esto, esto, y ¡oh, sí, esto!” Desafortunadamente, todos en la audiencia solo quieren que termine.

Esta es una gran oportunidad perdida para un negocio, y los diseñadores podemos ser parte del problema. No, no es nuestra culpa si un presentador no está preparado o no es inspirador, pero si abordamos las presentaciones de nuestros clientes como nada más que listas elegantes, hemos fallado.

Mira, las presentaciones son historias, no listas, y las historias tienen una estructura. Construyen hacia un momento de impacto y desencadenan una ola de impulso que cambia las percepciones y nociones preconcebidas de las personas. Las buenas historias no son aburridas y las buenas presentaciones tampoco.

Pero antes de continuar, es importante preguntarse por qué existen las presentaciones en primer lugar. ¿Cuál es su propósito? ¿Por qué son útiles?

Las presentaciones existen para…

Informar

Las presentaciones imparten conocimientos nuevos y, a veces, que cambian la vida de una audiencia.

Instruir

La mayoría de las presentaciones proporcionan un método práctico para utilizar el conocimiento que se comparte.

Entretener

Si se ejecutan correctamente, las presentaciones pueden cautivar la imaginación de la audiencia y llevarlos a considerar el valor de lo que están aprendiendo.

Inspirar

Las presentaciones bien elaboradas tienen el poder de despertar sentimientos que pueden influir en el comportamiento de la audiencia.

Activar

Presentaciones que preparan a las personas para moverse, para actuar sobre sus sentimientos y análisis interno.

Persuadir

En última instancia, las presentaciones apelan a la lógica, las emociones o ambas cosas de la audiencia en un intento de convencer a la audiencia de que aproveche la oportunidad compartida por el presentador.

Con este tipo de poder, los diseñadores no pueden darse el lujo de ver las presentaciones como "simplemente otra plataforma". No debemos usar las mismas plantillas formuladas ni dejar de educar a nuestros clientes sobre la importancia de los activos de imagen de alta calidad.

En cambio, debemos ver el diseño de la presentación como una oportunidad para crear una narrativa convincente que genere grandes ganancias para nuestros clientes.

¿Necesita más convincente? Echemos un vistazo rápido a cómo algunas grandes marcas fusionan la narración de historias con un diseño de presentación de clase mundial.

Salesforce: escriba la narrativa primero

El énfasis general de cualquier presentación es su narrativa. Antes de agregar elementos visuales llamativos, el diseñador de la presentación trabaja mano a mano con el cliente para establecer la narrativa y hace preguntas importantes como:

• ¿A quién nos presentamos?
• ¿Por qué les presentamos?
• ¿Cómo queremos que respondan?

El equipo de marketing de Salesforce, la plataforma de gestión de relaciones con los clientes líder en el mundo, responde a estas preguntas escribiendo primero presentaciones como ensayos preliminares con un principio, un medio y un final. A medida que se desarrolla el ensayo, surgen temas y se agregan títulos de sección.

A partir de aquí, la presentación se divide en diapositivas que presentan los temas más impactantes y la información que la audiencia necesita saber. Solo unas pocas palabras y frases seleccionadas aparecerán en la pantalla, pero el borrador del ensayo será rico en ideas para que el presentador refine aún más y comparta su narrativa oral.

Escribir la narración primero evita el caos de la reproducción aleatoria de diapositivas que ocurre cuando las historias de una presentación no están claramente trazadas. Sin una narrativa clara en su lugar, las diapositivas no transicionan sin problemas y el impulso de la presentación se disipa.

Deloitte – Establecer Credibilidad

Dentro de los primeros momentos de conocer a alguien nuevo, evaluamos rápidamente si sentimos que es confiable o no.

Por lo general, a los presentadores se les otorga un nivel inicial de confianza en virtud de que se les considera capaces de hablar frente a un gran grupo de personas. Pero si esa confianza no se solidifica en el primer minuto de una presentación, puede desaparecer en un instante.

Deloitte es un consultor financiero global para el 80 por ciento de todas las empresas Fortune 500. Naturalmente, entienden la necesidad de establecer credibilidad rápidamente. La diapositiva utilizada en el ejemplo anterior es la número cinco en una plataforma de treinta diapositivas. Desde el principio, Deloitte establece su autoridad sobre el tema y, en esencia, dice: "Hemos estado en esto por un tiempo".

Incluir una diapositiva como esta en el mazo de un cliente puede ser un verdadero refuerzo de confianza porque les permite asegurar rápidamente el estatus de experto. Establecer credibilidad también ayuda a la audiencia a relajarse y comprometerse con lo que están aprendiendo.

iControl – Defina el problema visualmente

No siempre es posible expresar un problema complejo o una solución con una sola imagen, pero cuando sucede, puede ser una experiencia poderosa para la audiencia.

iControl es una startup sueca que creó una aplicación para iPad diseñada para reemplazar el papel y crear una mejor documentación en las obras de construcción. No son una gran marca, pero su plataforma de presentación para inversionistas identifica poderosamente un gran problema de audiencia con una sola diapositiva: demasiado papel desperdiciado, demasiados documentos para rastrear. Una imagen como esta identifica tan claramente el problema que al mismo tiempo intensifica la necesidad de una solución.

Definir el problema visualmente es una estrategia increíble, pero utilícela con cuidado porque una imagen que es confusa o demasiado específica para una industria puede hacer que los miembros de la audiencia se sientan como extraños.

Organizar una narrativa convincente

La "narración de historias" está en todas partes en estos días. Las plataformas de redes sociales han empaquetado inteligentemente la promesa de que cada una de nuestras publicaciones, imágenes e interacciones es parte de una historia en curso, pero la mayoría de lo que llamamos "historias" son momentos vagamente relacionados unidos por la casualidad del tiempo y la tecnología.

Entonces, ¿cuál es la distinción entre narrativa e historia? ¿Cómo se relacionan y en qué se diferencian? Y lo más importante, ¿cómo se vinculan en una presentación convincente?

Historia

Una historia está limitada por el tiempo. Tiene un principio, un medio y un final. Detalla los eventos y los ordena de una manera que crea significado. En una presentación, las historias hablan de logros específicos e inspiran la acción: "¡Hicimos esto, y fue increíble!"

Narrativa

Una narración no está limitada por el tiempo. Relaciona momentos y eventos separados con un tema central, pero no busca una resolución. En una presentación, la narrativa abarca el pasado, el presente y el futuro: “De dónde venimos. Donde estamos. Hacia dónde nos dirigimos.

¿Cómo afecta esta información al diseñador de la presentación? He aquí un ejemplo simple y práctico.

Tienes un cliente que hace increíbles sujetapapeles que siempre se doblan de nuevo a su forma prevista, sin importar cuánto se retuerzan. Le piden que diseñe una presentación que destaque los clips y la visión de su empresa de "cambiar para siempre el mundo de los productos de oficina". ¿Cómo empiezas?

Comience con la narrativa

La narrativa es el énfasis general de una presentación.

En este ejemplo, daría forma a la presentación en torno a la visión de la empresa de su cliente de cambiar para siempre el mundo de los productos de oficina.

Avanzar en la narrativa con historias

Use historias breves que destaquen los desafíos, las mejoras, las grandes victorias y la vida diaria.

Quizás el equipo de investigación y desarrollo de la compañía de clips para papel enfrentó varios contratiempos antes de que un momento eureka hiciera que la producción en masa fuera más barata que los clips para papel tradicionales.

Use historias como esta como pinceladas en un lienzo, cada una de las cuales contribuye a una imagen más completa de la narrativa.

Historias de apoyo con imágenes

Aquí es donde entran en juego las diapositivas simples pero impresionantes que diseñas.

En este caso, podría mostrar un gráfico simple que compare el costo de producción de los sujetapapeles tradicionales con los innovadores sujetapapeles de su cliente. Y, para asegurarse de que está reforzando la narrativa, podría agregar un título breve a la diapositiva: “Juego. Cambió."

El conflicto es el motor de presentaciones memorables

En su exitoso libro Story , el gurú de la escritura de guiones de Hollywood, Robert McKee, escribe: “Nada avanza en una historia excepto a través del conflicto”. Este consejo es extremadamente valioso para el diseñador de presentaciones.

Una presentación excesivamente optimista repleta de información positiva simplemente choca con la audiencia y arrasa con su entusiasmo. Cada perspectiva positiva tiene menos impacto que la anterior. En poco tiempo, todo lo que escucha la audiencia es: “Bien, mejor, mejor. Somos como todos los demás”.

Un diseñador de presentaciones efectivo busca formas de crear un conflicto interno dentro de una audiencia. Esto significa que sienten el peso de un problema y esperan activamente el alivio de una solución. El yin y el yang del problema y la solución es el verdadero norte del diseñador de presentaciones, el principio rector de cada pieza de información incluida en una presentación.

Una forma comprobada y verdadera de garantizar un equilibrio positivo/negativo saludable, sin dramatizar demasiado una presentación, es ocultar información.

Por ejemplo, en nuestro ejemplo de la compañía paperclip, esto podría significar dedicar una o dos diapositivas adicionales al proceso de investigación y desarrollo. Estas diapositivas insinuarían los costos de producción que pronto se revelarán y generarían anticipación sin proporcionar números reales.

Luego, cuando finalmente se comparte el cuadro de comparación de costos, la audiencia está genuinamente ansiosa por la información que contiene, y la recompensa es mucho más gratificante y memorable.

Libere el poder del contenido claro, coherente y convincente

El contenido no existe aparte de la narrativa; lo mejora. Una vez que la narrativa está en plena forma, es hora de hacer que el contenido brille, pero antes de sumergirnos en el diseño de diapositivas, tomemos un pequeño desvío.

Imagina que estamos revisando un pitch deck para inversionistas y tomamos un ascensor hacia el cielo para observar la presentación desde una vista aérea. Desde esta posición elevada, el contenido de la plataforma debe tener una apariencia cohesiva que se vincule con la marca, la organización o el tema que se presenta.

Si alguna vez lo contrataron para trabajar en el diseño de la plataforma de presentación de una empresa, comprende lo desafiante que puede ser esto.

Muchas veces, los clientes ya tienen algún tipo de plataforma básica antes de contratar a un diseñador de presentaciones. A veces, estos mazos están repletos de una variedad vertiginosa de cuadros, gráficos, fuentes y colores. Aquí, usted tiene dos responsabilidades únicas.

Primero, debe ayudar a su cliente a comprender cómo la desunión de su contenido resta valor a la narrativa. Luego, debe proporcionar un camino a seguir y presentarles una visión práctica para rehacer las cosas en un estilo cohesivo.

Tenga en cuenta que es posible que tenga que vender esta idea, especialmente si su cliente piensa que su contenido visual está listo para la presentación y solo necesita un poco de "magia de diseño" para que se vea bien.

Si esto sucede, recuerde ser amable y reconozca el papel que desempeñó su experiencia en la generación de información tan valiosa. Luego, lleve la conversación de vuelta a los resultados. “Este es un tema convincente. Quiero que tu audiencia esté asombrada mientras presentas, pero para que eso suceda, necesito recrear las imágenes”.

Esta es una tarea difícil, pero como diseñadores, estamos contratados para mejorar la forma en que nuestros clientes se comunican, no para llenarles la cabeza con afirmaciones falsas de contenido deficiente.

Principios esenciales del diseño de diapositivas

El diseño de diapositivas es una parte importante del diseño de la presentación, y las diapositivas efectivas se basan en la simplicidad visual. Pero lo extraño de la simplicidad es que se deriva de una comprensión profunda de la complejidad. Si sabemos algo bien, podemos explicárselo a alguien que no lo sepa con pocas palabras o imágenes.

En esta sección, veremos la jerarquía, la tipografía, la selección de imágenes y los esquemas de color, pero sepa que estos elementos de diseño se basan en una comprensión adecuada de la narrativa y el contenido de una presentación. Si comenzamos el proceso de diseño con diapositivas, corremos el grave riesgo de equipar a nuestros clientes con presentaciones desenfocadas y sin impacto.

Crear énfasis con jerarquía de diapositivas

La jerarquía de diseño se relaciona con la ubicación de los elementos visuales de una manera que crea énfasis. Para el diseñador de la presentación, esto significa preguntar: “¿Qué dos o tres cosas quiero que la audiencia vea en esta diapositiva?

Normas

• Cree un contraste visual a través de la escala, el color y la alineación.
• No intente resaltar visualmente más de tres ideas por diapositiva.

Consejo profesional

Cada vez que surja una idea realmente importante, sea valiente y solo use unas pocas palabras en negrita para comunicarla. Este tipo de simplicidad le indica a la audiencia que es hora de intensificar su enfoque y realmente escuchar lo que el presentador tiene que decir.

Supere la ambigüedad con una tipografía reflexiva

La mayoría de las presentaciones se basan en palabras, por lo que es importante saber qué palabras incluir y cómo diseñarlas. Esto comienza eligiendo la fuente correcta, luego sabiendo qué tan grande hacer las palabras y dónde incluirlas.

Normas

• Pregunte si su cliente tiene fuentes designadas enumeradas en su guía de estilo de marca.
• No uses más de dos fuentes en tu presentación y evita los bloques de texto y los párrafos extensos como la peste.

Consejo profesional

Trate de no usar nada más pequeño en tamaño que una fuente de 36 puntos. Algunos diseñadores creen que está bien usar tamaños tan pequeños como 24 puntos, pero esto a menudo lleva a que las diapositivas se empaqueten con más texto. Recuerde, las diapositivas son un mensaje para hablar, no literatura promocional.

Comunicar autoridad a través de la simplicidad gráfica

Cada cuadro, gráfico, icono, ilustración o fotografía que se utilice en una presentación debe ser fácil de ver y comprender. Las imágenes que son difíciles de interpretar o de mala calidad pueden erosionar la confianza de la audiencia.

Normas

• Busque formas de usar símbolos, íconos o ilustraciones, ya que tienen una forma de comunicar ideas más rápidamente que la fotografía.
• No utilice más de una fotografía por diapositiva y no utilice fotografías de archivo que entren en conflicto con la marca de su cliente (por ejemplo, demasiado divertidas, serias o etéreas).

Consejo profesional

Durante la fase de consulta de un proyecto de diseño de presentación, pídale a su cliente potencial que vea los cuadros o gráficos existentes que esperan incluir. Si algo es confuso, pixelado o inconsistente, dígales que necesitará rehacer sus gráficos. Esté preparado para mostrar ejemplos de alta calidad de empresas conocidas para vender su punto.

Agregue energía y significado con esquemas de colores llamativos

El color juega un papel importante en casi todas las disciplinas de diseño y el diseño de presentaciones no es diferente. Los colores utilizados para una presentación afectan el tono del tema que se comparte e influyen en el estado de ánimo de la audiencia.

Normas

• Mantenga los esquemas de color simples. Dos o tres colores deben constituir la mayoría de las diapositivas.
• No utilice colores complementarios para el texto y el fondo (p. ej., fondo azul con texto naranja). Esto tiene una forma de hacer que las palabras vibren con una intensidad nauseabunda.

Consejo profesional

Identifique algunos colores de acento de alto contraste para hacer cameos estratégicos para un mayor impacto.

La misión de todo diseñador de presentaciones

No se puede exagerar; Las presentaciones son grandes oportunidades para que los diseñadores tengan un impacto positivo en los negocios de sus clientes. La innovación y los avances en la cultura y la tecnología están ocurriendo tan rápidamente que se ha vuelto absolutamente vital poder contar una buena historia. Nadie tiene tiempo para ideas mal comunicadas.

Aquí está la simple verdad: un mal diseñador de presentaciones disfraza el contenido basura sin pensar en la narrativa y arroja un montón de diapositivas en el regazo de su cliente. Tal vez la presentación se vea bonita, pero no inspira, no activa y ciertamente no vende.

Para ser diseñadores de presentaciones efectivos y orientados a los resultados, debemos empoderar a nuestros clientes con una herramienta eficiente. Consideramos cuidadosamente cada diapositiva, palabra e imagen para lograr el máximo impacto, y recordamos que las presentaciones están destinadas a una audiencia humana. Ya sea que se trate de una sala de inversionistas o de una sala de conferencias repleta de consumidores, es nuestro trabajo brindarles a nuestros clientes oportunidades para cambiar de opinión y ganar negocios.