為什麼每個企業都應該建立每週現金流預測

執行摘要

為什麼每個企業都應該建立每週現金流預測

事實上，我在商業中學到的最早的經驗之一是資產負債表和損益表是虛構的，現金流是現實。 ——克里斯·喬科拉

當大多數金融專業人士聽到“13 週現金預測”一詞時，他們將其視為一種負擔——安撫霸道的貸方的另一項任務。 大多數金融專業人士對構建它的興奮程度不如他們對構建收購或投資的預測模型的興奮程度。 公司通常傾向於在被迫這樣做之前不關注其流動性需求，這無濟於事。 因此，人們通常只會在陷入困境的情況下優先考慮每週的現金預測，而此時採取糾正措施為時已晚。 即便如此，分析往往是倉促執行且不准確的。

在我從事私募股權和諮詢工作的過程中，我見證了編制每週現金預測對分銷和製造、健身和服務等行業的益處。 幾乎在所有情況下，相關公司都希望他們早點進行分析。 因此，我堅信每週現金預測對於大小企業、健康或陷入困境的企業以及所有行業都至關重要。

什麼是每週現金流量預測？

每週現金預測用於預測公司在中期的流動性，估計現金流入和流出的時間和數量。 每週間隔迫使公司在更精細的層面上了解其業務細節。 例如，如果收回大量應收賬款，一周的現金流量可能會很大，但如果工資和租金到期，下一周現金流量可能會很大。 每週分解業務可以捕獲如果使用每月、每季度或每年間隔可以忽略的細粒度移動。 那為什麼不做每日預測呢？ 根據我的經驗，它可能會過度，因為它引入了七倍於每週預測的變量，並且可能不會提高預測的準確性。 因此，每週間隔提供了一個愉快的媒介，可以在沒有過多細節的情況下實現粒度。

關於最佳預測期，行業標準是 13 週，即一個財政季度的周數。 理想情況下，公司應該了解在此時間範圍內將如何產生收入和成本。 如果您只預測四到八週，將很難有效應對流動性問題。 最佳時間段應該延伸到足夠遠的未來，讓您的團隊有時間做出反應，但不要太遠以至於確定性變得為零。

反對每週預測的論點是短視的

我聽說過，你們中的一些人甚至可能使用過以下一項或多項不進行預測的原因：

• “那很好，但這些都是令人痛苦的情況。 我的生意很健康，所以這是浪費時間。”

• “我有一個小團隊（或沒有團隊），我沒有時間進行另一個預測”

• “我的公司發展良好，沒有什麼可以讓我不相信”

• “我的業務與您描述的不同，因此現金預測不適用於我的公司”

• “我的股東/貸方/母公司相信我們並且財力雄厚。 即使我們有問題，他們也會為我們可能遇到的任何現金短缺提供資金”

雖然相關，但這些都是短視的。 每家公司，無論多麼強大，都不可避免地面臨困難時期。 讓我們不要忘記大蕭條，當時世界頂級的藍籌股公司（例如高盛、摩根士丹利、雷曼兄弟、貝爾斯登等）紛紛倒下。 現在，每週的現金預測會避免這場災難嗎？ 也許不是。 但是，我可以肯定地說，這些公司都沒有很好地處理他們的流動性需求，這本可以減輕最終的損害。 流動性總是有限制的，運營商應該知道這些限制。

為什麼每週現金流量預測有用？

以“現金為王”的心態強制紀律

運營商不能隱藏在會計技巧的背後來隱藏業績不佳。 GAAP 可以幫助掩蓋業務問題，但在關注現金時很難掩蓋問題。 關注近期和中期時間框架可以快速發現潛在問題，並可以幫助受季節性影響的企業度過淡季。

增進對客戶和供應商的了解

客戶和供應商分層流程根據情況提供對關鍵客戶和供應商的洞察：

• 如果客戶付款緩慢：可以作為打電話給客戶的藉口。 它可以是另一個創收機會，而不是簡單地要求付款——假設您的公司仍然希望從該客戶那裡獲得業務

• 如果某些供應商提供提前支付折扣：掌握現金流可以讓公司利用這些折扣並提高盈利能力

• 如果某些供應商對其條款的執行放寬：公司可以擴展其一些靈活的供應商以減少淨營運資金並增加現金

幫助企業了解增長成本

成長中的公司經常受到現金限制，因為資本支出和庫存投資必須在與增長相關的收入之前進行。 了解近期流動性需求使公司能夠規劃這種增長並籌集適當的融資。 因此，它還可以幫助公司避免未能交付或更糟的重大財務困境。

降低資本成本

通過了解流動性，公司可以最大限度地減少信貸借貸，為工資和租金等臨時支付提供資金。 在其他情況下，公司可以減少手頭的現金數量，而是通過對業務的再投資、減債或分紅來部署資本。

增加與其他部門的溝通

為了正確完成現金流預測，財務團隊必須與銷售、採購、應付賬款、應收賬款、人力資源等部門的同事進行溝通，這迫使財務預測專家對業務及其如何進行更全面的了解。運作。

什麼時候適合什麼類型的企業？

在許多情況下，可以通過了解現金流入和流出並採取適當的相應措施來避免財務壓力。 在所有情況下，企業都可以從現金預測中受益。 請記住，現金為王！ 我堅信無論大小、早期和成熟的公司都應該使用這個工具。 每週現金流量預測甚至可以針對每種類型的業務進行定制。

對於處於困境的公司來說是無價的

當我在 2008 年秋季看到我的第一個每週現金預測時，我承認我對它的價值持懷疑態度。 當時，我在一家為運輸和建築行業的公司服務的分銷公司工作。 然而，通過預測，我們能夠深入了解人們何時進入我們的商店，以及現金何時真正進入我們的銀行賬戶。 儘管經濟環境嚴峻，但基本的“阻斷和應對”業務績效以及現金流也有所改善。 我們意識到，由於某些購買模式，銷售額在每月的某些日子（1 日、10 日、20 日）飆升。 該公司利用這一趨勢通過在那些日子開展促銷活動來增加每筆訂單的平均金額。 我很快就信了。

在服務業務的另一種情況下，我們避免了災難，因為每週的現金預測準確地預測，如果銀行強制還款，我們將在下個月用完現金。 該業務每年的銷售額超過 1 億美元，但由於公司的主要季節性，我們將有 100 萬美元的漏洞。 我們利用預測說服銀行減少他們要求的債務償還金額，讓我們度過季節性現金緊縮，進入更有利可圖的時期。 除了幫助我們避免危機之外，當我們提出重新預測以重新談判我們的一攬子契約時，對業務的準確洞察力建立了我們在銀行中的信譽。

該練習對健康的公司也很有用

儘管有悖常理，但當生意很好時，養成每週預測的習慣可能是有意義的。 繼續測試和完善預測，以便當問題最終出現時，公司可以採取適當的行動來削減成本、囤積現金並度過難關。

例如，與我合作的一家公司表現良好，流動性充足，但仍謹慎地選擇了進行這項工作。 它最終成為了正確的決定。 該行業的許多供應商提供提前支付折扣，該公司過去沒有利用過這種折扣，因為它優先考慮營運資金。 然而，在進行了一些敏感性分析後，我們得出結論，盈利能力的提高將比因盡快支付一些成本而在短期內流失更有價值。 在這種情況下，每週現金預測幫助我們提高了盈利能力、加強了與供應商的關係以及提高了運營效率。

如何構建每週現金流預測

每週現金預測並不像人們通常認為的那麼困難。 在本節中，我將逐步指導您。 首先，請記住以下幾點：

• 該模型包括兩個主要組成部分。 等式的一方面是現金收入（收入），另一方面是現金支出（現金支付）。 我們將解決這兩個問題。

• 垃圾進垃圾出。 您的分析僅與您輸入的數字和數據一樣好。 在輸入模型之前，請盡量獲取準確的信息。

• 構建超過 13 週，然後向前滾動。 雖然預測的典型週期為 13 週，但建議構建一個更長的周期，然後將其向前滾動。 在 13 週之後，隨著實際績效的到來更新假設，並根據實際績效衡量預測。 如前所述，使用一段時間讓您的團隊有時間做出反應，但不會太遠以至於預測變得非常不准確。

• 使用“鞋盒會計”。 對於財務專業人士來說，最困難的部分是將他們的心態從 GAAP 應計方法轉變為現金會計。 把你的企業想像成一個鞋盒，唯一關心的是進出的現金——因此是“鞋盒會計”。 忘記 GAAP 項目，如收入和銷貨成本確認、GAAP 租金費用、應計獎金、PIK 利息和商譽減值——它們在此分析中毫無意義。 有時，GAAP 的複雜性和歸因掩蓋了公司的真實財務狀況。 相反，應關注冷硬現金：現金收入、庫存或服務支付、現金利息支付、現金租金、強制性債務本金償還等。

如果您的企業有很大的遞延收入部分並在確認收入之前收取現金付款，這一點尤其重要。 在我過去參與的一所學校，學費是在學年之前支付的。 因此，7 月份有大量現金湧入，但沒有收入。 隨後的幾個月確認了收入，但沒有現金進來。

讓我們開始吧。 出於本練習的目的，我們將使用一家諮詢公司，每位顧問每週支付固定費率。 它還有一個基於每週工作時間的可變但可預測的乘數。 此外，他們在某些項目結束時會獲得巨額的成功費用。 我們還將假設該企業租用辦公空間並且也有債務。

第 1 步：設置電子表格

第一步是設置電子表格。 在頂部添加週末日期； 我個人偏好的日期是周末的星期五，但你也可以使用一周開始的星期一，無論哪種方式都可以。 在左側列下，為現金收入（經常性和一次性）和支出（強制性和酌情）創建行。 填寫並分析 3-4 週的實際數據以繪製趨勢，然後從那裡進行投影。

請注意，與工資單等必須在每個月的同一天支付的費用相比，酌情支付包括公司在何時支付方面有一些迴旋餘地的費用。

下面的電子表格項目超過 13 週，但我只顯示這 13 週。 要繼續向前滾動現金流預測，您可以簡單地取消隱藏下一列並隱藏最遠的實際一周。 在下面的示例中，我包括了經常性和一次性現金收入、工資和租金等典型支出，以及招聘人員和關鍵供應商付款等可自由支配的支出。

第 2 步：關注現金收據，在四種類型之間進行選擇

設置電子表格後，專注於現金收據，這通常是最難預測的事情。 您將需要一份應收賬款賬齡報告，如果企業以賒銷方式銷售，則該報告會按發票未清的時間長度詳細說明應收賬款。 您還需要銷售渠道或預測。 顯然，與銷售和營銷同事進行協作是至關重要的。 接下來，了解企業如何進行銷售和收取現金。 一般有四種型號：

A 類合同現金收入：固定時間和金額

這種類型的現金收據是迄今為止最容易計算的：只需檢查每份合同並安排付款到期時間。 首先計算每週收入，然後考慮付款條件。 要了解的關鍵數據點是合同收入中 1) 延遲支付或 2) 導致壞賬的部分。 如果 5% 的付款遲到，請確保您的現金流預測反映了這一點。 如果 2% 的合同付款從未收到，請確保將合同收入減少 2%。

在示例諮詢公司中，每位顧問每周向企業支付報酬。 我們假設每位顧問每週 5,000 美元。 我還承擔了少量壞賬（2%），但沒有逾期付款。 一個月內賺取的收入應在下個月的 10 日到期。 這意味著包括第 10 週在內的周將有更多的資金流入，而其他週的租金和工資等支出可能會導致大量現金流失。

類型 B. 經常性現金收入：具有某種模式的收入

這種類型的收據有點棘手，但有一些方法可以使用歷史數據進行預測。 在我看來，這些是最值得預測的業務類型； 儘管它們需要更多分析，但可以更接近現實。 我曾與許多使用這種模型的企業合作過，直到我們查看數據後，我們才發現了重要的模式。 大多數零售商都適合這種商業模式，從回頭客那裡接受入境訂單的服務和製造企業也是如此。 對於零售商而言，某些日子（週末、節假日等）通常是收入大的日子，而其他日子（如星期一）則較慢。 在服務和/或製造業務的情況下，這些客戶通常會在固定時間範圍內訂購或要求服務。

I.第一步，假設數據可用，是按部門、分公司、業務線列出銷售額，或者最好按天評估業務。 根據您的業務，您可能希望使用幾個月甚至幾年前的數據。 如果業務不是很季節性，幾個月就可以了。 如果每個月都是季節性的，最好使用幾年的數據。

二、 接下來，查看每月或每週的每日收入。 計算每月第一天、第二天、第三天等平均收入的百分比。 您還需要計算週一、週二等的每週收入百分比。 不久之後，富有洞察力的模式將開始出現。 根據我的經驗，公司通常有一個每月的節奏，即 X% 的收入在第一天、第二天、第三天等。這並不完美，但它比假設收入在一個月內穩定地出現要準確得多，它為預測現金流提供了一個更好的起點。

三、 最後，匯總過去幾個月的數據（平均每月每天的收入百分比）並將其用作未來幾個月的基礎。 請注意，在 30 天和 31 天的月份中使用幾個數據點是個好主意。 如果 2 月（28 天）數據不可用，請進行估計。

在下面的示例中，我們對這些經常性付款使用了一個更簡單的假設。 當他們的顧問做超出項目範圍的額外工作時，我們的諮詢公司會要求額外付款。 根據歷史平均值，該公司平均要求其大約 20% 的顧問每週增加 1,000 美元。 在這些情況下，客戶公司在 90% 的時間裡支付增量費用（產生 10% 的壞賬），其條款與聯繫的每週費率相同。

為了進一步演示這一步，我提供了一個與示例諮詢公司完全無關的零售公司的示例。 在大多數情況下，我們預計預計的每週銷售額將以與歷史業績類似的方式細分。 由於週六和周日分別佔每週銷售額的 27% 和 26%，因此我們預計未來的數字類似。 我們還必須對某些異常情況進行估計，例如假期和比正常情況大的日子，例如黑色星期五。 其他突出顯示，包括勞動節、感恩節和聖誕節。

C 類一次性一次性現金收據：性質上一次性

這種類型的收據很難預測，需要與銷售團隊進行廣泛的溝通。 還建議根據銷售團隊所說的話使用保守估計，因為他們的角色總是具有內在的不可預測性並且依賴於其他方。 因此，您的企業應避免使用這些款項為運營提供資金，並應將這些款項視為“找到的錢”。

在下面的例子中，公司在項目開始前幾個月就收到了大客戶的聘用，補償了尋找合適人員所需的時間（9 月為 50,000 美元，11 月為 75,000 美元）。 這些保持器在數量和時間上都難以預測。 在此示例中，數字反映了銷售團隊的報告。 然而，在現實生活中，最好將這些付款的時間推遲 3-4 週，並將它們減少一半。

D型。混合現金收據：所有三種模型的組合元素

為一家採用混合商業模式的公司預測現金流似乎令人生畏，但不應該如此。 您可以簡單地按類型細分收入線，並為每個線使用預測方法。

請記住，重要的是現金何時進入總賬或銀行賬戶，而不是何時進行銷售。 有時銷售和付款同時發生，這是理想的。 然而，在其他時候，就像在信用卡上進行大量銷售的企業一樣，會有幾天的滯後。 這可能看起來微不足道，但事實並非如此——確保考慮到這種差異，例如將現金記錄為在銷售後幾天內收到。

我們示例中的諮詢公司結合了現金收據類型。 合同付款和可預測的付款應為運營提供資金，而大客戶保留金（50,000 美元和 75,000 美元）應被視為不錯的獎金，如果他們真的進來了。

第 3 步：關注現金支付

現金流量預測等式的另一端是現金支付，也稱為現金支付。 在一個運行良好的組織中，這些項目更容易預測，因為通常可以很好地控制誰被授權支出以及何時付款。 然而，我看到沒有良好控制的組織不斷對巨額開支感到驚訝。 如果不出意外，每週的現金預測將迫使組織紀律確定誰可以花錢以及他們的限制是什麼。

I.第一步是列出在特定日期必須支付的款項。 該清單應包括工資單、利息、債務本金攤銷、租金和公用事業等項目，這些款項是公司通常沒有太多延遲的餘地。 缺少工資單是災難性的，並迫使企業關門大吉。 缺少利息或本金支付會使企業與貸方違約，而逾期支付租金會導致巨額罰款，如果不是止贖的話。

第一張快照詳細說明了工資單、支付給顧問的款項以及償債時間表。 最後一個快照包括全部強制性付款匯總，包括上述項目以及租金和水電費。

工資單

顧問（1099 名承包商）

償債時間表

全部強制性支出匯總

二、 安排固定付款後，您必須查看應付賬款中的剩餘金額。 在這部分練習中，將供應商分為關鍵供應商和非關鍵供應商。 關鍵供應商是那些決定停止為您提供服務的供應商：想想數字搜索業務的谷歌或汽水罐製造商的鋁供應商。 它們是最高優先級，必須在其他供應商之前支付，以確保順利運作。

在我們的示例中，軟件提供商和旅行社是關鍵供應商。 該公司在其工作中使用專有軟件，並且他們使用第三方旅行社以盡可能優惠的價格讓他們的顧問參與活動。

三、 其餘供應商被認為是不太重要的供應商，公司通常可以在短期內不會造成重大損害的供應商。 在最好的情況下，你應該努力爭取，每個人都按時得到報酬。 但是，在困難時期，您可能會被迫使用該區域來釋放一些現金。 如果需要，可以進一步擴展諸如高管招聘公司或辦公用品供應商之類的供應商。 了解是否存在合同滯納金也很重要，您應避免產生此類滯納金。 顯然，了解個體業務的需求； 你應該只在必要時拉伸這些供應商。

在下面的示例中，將專業費用和招聘費用推遲到預期現金餘額略高且不低於 100,000 美元的舒適水平的幾週內，是保持在 100,000 美元以上（或企業認為適合運營的任何水平）的潛在解決方案。

四。 從現金收入中減去支出以獲得淨現金流。 添加或減去開始週餘額以獲得結束週餘額（這將是下週的期初餘額）。 紅色表示的周淨現金流為負數。 如果週末現金餘額出現赤字，要么動用信貸額度（如果有），要么弄清楚如何增加收入或減少支出。 如果您發現了問題，請與主要經理討論。 你可以計劃，不要等待危機！

離別的思念

最後，每週現金預測可以顯著改善紀律和運營控制。 雖然它不能解決根本性挑戰業務的所有問題，但它可以改進業務流程和功能。 每週預測可以讓您深入了解公司在哪些方面可以節省資金、潛在地增加收入和增加現金流。 更重要的是，如果正確地運用批判性思維和正確的洞察力，它可以幫助管理者提前解決任何潛在的問題並進行適當的計劃。 畢竟，理查德布蘭森說得最好： “永遠不要把目光從現金流上移開，因為它是企業的命脈。”