为什么每个企业都应该建立每周现金流预测

执行摘要

为什么每个企业都应该建立每周现金流预测

事实上，我在商业中学到的最早的经验之一是资产负债表和损益表是虚构的，现金流是现实。 ——克里斯·乔科拉

当大多数金融专业人士听到“13 周现金预测”一词时，他们将其视为一种负担——安抚霸道的贷方的另一项任务。 大多数金融专业人士对构建它的兴奋程度不如他们对构建收购或投资的预测模型的兴奋程度。 公司通常倾向于在被迫这样做之前不关注其流动性需求，这无济于事。 因此，人们通常只会在陷入困境的情况下优先考虑每周的现金预测，而此时采取纠正措施为时已晚。 即便如此，分析往往是仓促执行且不准确的。

在我从事私募股权和咨询工作的过程中，我见证了编制每周现金预测对分销和制造、健身和服务等行业的益处。 几乎在所有情况下，相关公司都希望他们早点进行分析。 因此，我坚信每周现金预测对于大小企业、健康或陷入困境的企业以及所有行业都至关重要。

什么是每周现金流量预测？

每周现金预测用于预测公司在中期的流动性，估计现金流入和流出的时间和数量。 每周间隔迫使公司在更精细的层面上了解其业务细节。 例如，如果收回大量应收账款，一周的现金流量可能会很大，但如果工资和租金到期，下一周现金流量可能会很大。 每周分解业务可以捕获如果使用每月、每季度或每年间隔可以忽略的细粒度移动。 那为什么不做每日预测呢？ 根据我的经验，它可能会过度，因为它引入了七倍于每周预测的变量，并且可能不会提高预测的准确性。 因此，每周间隔提供了一个愉快的媒介，可以在没有过多细节的情况下实现粒度。

关于最佳预测期，行业标准是 13 周，即一个财政季度的周数。 理想情况下，公司应该了解在此时间范围内将如何产生收入和成本。 如果您只预测四到八周，将很难有效应对流动性问题。 最佳时间段应该延伸到足够远的未来，让您的团队有时间做出反应，但不要太远以至于确定性变得为零。

反对每周预测的论点是短视的

我听说过，你们中的一些人甚至可能使用过以下一项或多项不进行预测的原因：

• “那很好，但这些都是令人痛苦的情况。 我的生意很健康，所以这是浪费时间。”

• “我有一个小团队（或没有团队），我没有时间进行另一个预测”

• “我的公司发展良好，没有什么可以让我不相信”

• “我的业务与您描述的不同，因此现金预测不适用于我的公司”

• “我的股东/贷方/母公司相信我们并且财力雄厚。 即使我们有问题，他们也会为我们可能遇到的任何现金短缺提供资金”

虽然相关，但这些都是短视的。 每家公司，无论多么强大，都不可避免地面临困难时期。 让我们不要忘记大萧条，当时世界顶级的蓝筹股公司（例如高盛、摩根士丹利、雷曼兄弟、贝尔斯登等）纷纷倒下。 现在，每周的现金预测会避免这场灾难吗？ 也许不是。 但是，我可以肯定地说，这些公司都没有很好地处理他们的流动性需求，这本可以减轻最终的损害。 流动性总是有限制的，运营商应该知道这些限制。

为什么每周现金流量预测有用？

以“现金为王”的心态强制纪律

运营商不能隐藏在会计技巧的背后来隐藏业绩不佳。 GAAP 可以帮助掩盖业务问题，但在关注现金时很难掩盖问题。 关注近期和中期时间框架可以快速发现潜在问题，并可以帮助受季节性影响的企业度过淡季。

增进对客户和供应商的了解

客户和供应商分层流程根据情况提供对关键客户和供应商的洞察：

• 如果客户付款缓慢：可以作为打电话给客户的借口。 它可以是另一个创收机会，而不是简单地要求付款——假设您的公司仍然希望从该客户那里获得业务

• 如果某些供应商提供提前支付折扣：掌握现金流可以让公司利用这些折扣并提高盈利能力

• 如果某些供应商对其条款的执行放宽：公司可以扩展其一些灵活的供应商以减少净营运资金并增加现金

帮助企业了解增长成本

成长中的公司经常受到现金限制，因为资本支出和库存投资必须在与增长相关的收入之前进行。 了解近期流动性需求使公司能够规划这种增长并筹集适当的融资。 因此，它还可以帮助公司避免未能交付或更糟的重大财务困境。

降低资本成本

通过了解流动性，公司可以最大限度地减少信贷借贷，为工资和租金等临时支付提供资金。 在其他情况下，公司可以减少手头的现金数量，而是通过对业务的再投资、减债或分红来部署资本。

增加与其他部门的沟通

为了正确完成现金流预测，财务团队必须与销售、采购、应付账款、应收账款、人力资源等部门的同事进行沟通，这迫使财务预测专家对业务及其如何进行更全面的了解。运作。

什么时候适合什么类型的企业？

在许多情况下，可以通过了解现金流入和流出并采取适当的相应措施来避免财务压力。 在所有情况下，企业都可以从现金预测中受益。 请记住，现金为王！ 我坚信无论大小、早期和成熟的公司都应该使用这个工具。 每周现金流量预测甚至可以针对每种类型的业务进行定制。

对于处于困境的公司来说是无价的

当我在 2008 年秋季看到我的第一个每周现金预测时，我承认我对它的价值持怀疑态度。 当时，我在一家为运输和建筑行业的公司服务的分销公司工作。 然而，通过预测，我们能够深入了解人们何时进入我们的商店，以及现金何时真正进入我们的银行账户。 尽管经济环境严峻，但基本的“阻断和应对”业务绩效以及现金流也有所改善。 我们意识到，由于某些购买模式，销售额在每月的某些日子（1 日、10 日、20 日）飙升。 该公司利用这一趋势通过在那些日子开展促销活动来增加每笔订单的平均金额。 我很快就信了。

在服务业务的另一种情况下，我们避免了灾难，因为每周的现金预测准确地预测，如果银行强制还款，我们将在下个月用完现金。 该业务每年的销售额超过 1 亿美元，但由于公司的主要季节性，我们将有 100 万美元的漏洞。 我们利用预测说服银行减少他们要求的债务偿还金额，让我们度过季节性现金紧缩，进入更有利可图的时期。 除了帮助我们避免危机之外，当我们提出重新预测以重新谈判我们的一揽子契约时，对业务的准确洞察力建立了我们在银行中的信誉。

该练习对健康的公司也很有用

尽管有悖常理，但当生意很好时，养成每周预测的习惯可能是有意义的。 继续测试和完善预测，以便当问题最终出现时，公司可以采取适当的行动来削减成本、囤积现金并度过难关。

例如，与我合作的一家公司表现良好，流动性充足，但仍谨慎地选择了进行这项工作。 它最终成为了正确的决定。 该行业的许多供应商提供提前支付折扣，该公司过去没有利用过这种折扣，因为它优先考虑营运资金。 然而，在进行了一些敏感性分析后，我们得出结论，盈利能力的提高将比因尽快支付一些成本而在短期内流失更有价值。 在这种情况下，每周现金预测帮助我们提高了盈利能力、加强了与供应商的关系以及提高了运营效率。

如何构建每周现金流预测

每周现金预测并不像人们通常认为的那么困难。 在本节中，我将逐步指导您。 首先，请记住以下几点：

• 该模型包括两个主要组成部分。 等式的一方面是现金收入（收入），另一方面是现金支出（现金支付）。 我们将解决这两个问题。

• 垃圾进垃圾出。 您的分析仅与您输入的数字和数据一样好。 在输入模型之前，请尽量获取准确的信息。

• 构建超过 13 周，然后向前滚动。 虽然预测的典型周期为 13 周，但建议构建一个更长的周期，然后将其向前滚动。 在 13 周之后，随着实际绩效的到来更新假设，并根据实际绩效衡量预测。 如前所述，使用一段时间让您的团队有时间做出反应，但不会太远以至于预测变得非常不准确。

• 使用“鞋盒会计”。 对于财务专业人士来说，最困难的部分是将他们的心态从 GAAP 应计方法转变为现金会计。 把你的企业想象成一个鞋盒，唯一关心的是进出的现金——因此是“鞋盒会计”。 忘记 GAAP 项目，如收入和销货成本确认、GAAP 租金费用、应计奖金、PIK 利息和商誉减值——它们在此分析中毫无意义。 有时，GAAP 的复杂性和归因掩盖了公司的真实财务状况。 相反，应关注冷硬现金：现金收入、库存或服务支付、现金利息支付、现金租金、强制性债务本金偿还等。

如果您的企业有很大的递延收入部分并在确认收入之前收取现金付款，这一点尤其重要。 在我过去参与的一所学校，学费是在学年之前支付的。 因此，7 月份有大量现金涌入，但没有收入。 随后的几个月确认了收入，但没有现金进来。

让我们开始吧。 出于本练习的目的，我们将使用一家咨询公司，每位顾问每周支付固定费率。 它还有一个基于每周工作时间的可变但可预测的乘数。 此外，他们在某些项目结束时会获得巨额的成功费用。 我们还将假设该企业租用办公空间并且也有债务。

第 1 步：设置电子表格

第一步是设置电子表格。 在顶部添加周末日期； 我个人偏好的日期是周末的星期五，但你也可以使用一周开始的星期一，无论哪种方式都可以。 在左侧列下，为现金收入（经常性和一次性）和支出（强制性和酌情）创建行。 填写并分析 3-4 周的实际数据以绘制趋势，然后从那里进行投影。

请注意，与工资单等必须在每个月的同一天支付的费用相比，酌情支付包括公司在何时支付方面有一些回旋余地的费用。

下面的电子表格项目超过 13 周，但我只显示这 13 周。 要继续向前滚动现金流预测，您可以简单地取消隐藏下一列并隐藏最远的实际一周。 在下面的示例中，我包括了经常性和一次性现金收入、工资和租金等典型支出，以及招聘人员和关键供应商付款等可自由支配的支出。

第 2 步：关注现金收据，在四种类型之间进行选择

设置电子表格后，专注于现金收据，这通常是最难预测的事情。 您将需要一份应收账款账龄报告，如果企业以赊销方式销售，则该报告会按发票未清的时间长度详细说明应收账款。 您还需要销售渠道或预测。 显然，与销售和营销同事进行协作是至关重要的。 接下来，了解企业如何进行销售和收取现金。 一般有四种型号：

A 类合同现金收入：固定时间和金额

这种类型的现金收据是迄今为止最容易计算的：只需检查每份合同并安排付款到期时间。 首先计算每周收入，然后考虑付款条件。 要了解的关键数据点是合同收入中 1) 延迟支付或 2) 导致坏账的部分。 如果 5% 的付款迟到，请确保您的现金流预测反映了这一点。 如果 2% 的合同付款从未收到，请确保将合同收入减少 2%。

在示例咨询公司中，每位顾问每周向企业支付报酬。 我们假设每位顾问每周 5,000 美元。 我还承担了少量坏账（2%），但没有逾期付款。 一个月内赚取的收入应在下个月的 10 日到期。 这意味着包括第 10 周在内的周将有更多的资金流入，而其他周的租金和工资等支出可能会导致大量现金流失。

类型 B. 经常性现金收入：具有某种模式的收入

这种类型的收据有点棘手，但有一些方法可以使用历史数据进行预测。 在我看来，这些是最值得预测的业务类型； 尽管它们需要更多分析，但可以更接近现实。 我曾与许多使用这种模型的企业合作过，直到我们查看数据后，我们才发现了重要的模式。 大多数零售商都适合这种商业模式，从回头客那里接受入境订单的服务和制造企业也是如此。 对于零售商而言，某些日子（周末、节假日等）通常是收入大的日子，而其他日子（如星期一）则较慢。 在服务和/或制造业务的情况下，这些客户通常会在固定时间范围内订购或要求服务。

I.第一步，假设数据可用，是按部门、分公司、业务线列出销售额，或者最好按天评估业务。 根据您的业务，您可能希望使用几个月甚至几年前的数据。 如果业务不是很季节性，几个月就可以了。 如果每个月都是季节性的，最好使用几年的数据。

二、 接下来，查看每月或每周的每日收入。 计算每月第一天、第二天、第三天等平均收入的百分比。 您还需要计算周一、周二等的每周收入百分比。 不久之后，富有洞察力的模式将开始出现。 根据我的经验，公司通常有一个每月的节奏，即 X% 的收入在第一天、第二天、第三天等。这并不完美，但它比假设收入在一个月内稳定地出现要准确得多，它为预测现金流提供了一个更好的起点。

三、 最后，汇总过去几个月的数据（平均每月每天的收入百分比）并将其用作未来几个月的基础。 请注意，在 30 天和 31 天的月份中使用几个数据点是个好主意。 如果 2 月（28 天）数据不可用，请进行估计。

在下面的示例中，我们对这些经常性付款使用了一个更简单的假设。 当他们的顾问做超出项目范围的额外工作时，我们的咨询公司会要求额外付款。 根据历史平均值，该公司平均要求其大约 20% 的顾问每周增加 1,000 美元。 在这些情况下，客户公司在 90% 的时间里支付增量费用（产生 10% 的坏账），其条款与联系的每周费率相同。

为了进一步演示这一步，我提供了一个与示例咨询公司完全无关的零售公司的示例。 在大多数情况下，我们预计预计的每周销售额将以与历史业绩类似的方式细分。 由于周六和周日分别占每周销售额的 27% 和 26%，因此我们预计未来的数字类似。 我们还必须对某些异常情况进行估计，例如假期和比正常情况大的日子，例如黑色星期五。 其他突出显示，包括劳动节、感恩节和圣诞节。

C 类一次性一次性现金收据：性质上一次性

这种类型的收据很难预测，需要与销售团队进行广泛的沟通。 还建议根据销售团队所说的话使用保守估计，因为他们的角色总是具有内在的不可预测性并且依赖于其他方。 因此，您的企业应避免使用这些款项为运营提供资金，并应将这些款项视为“找到的钱”。

在下面的例子中，公司在项目开始前几个月就收到了大客户的聘用，补偿了寻找合适人员所需的时间（9 月为 50,000 美元，11 月为 75,000 美元）。 这些保持器在数量和时间上都难以预测。 在此示例中，数字反映了销售团队的报告。 然而，在现实生活中，最好将这些付款的时间推迟 3-4 周，并将它们减少一半。

D型。混合现金收据：所有三种模型的组合元素

为一家采用混合商业模式的公司预测现金流似乎令人生畏，但不应该如此。 您可以简单地按类型细分收入线，并为每个线使用预测方法。

请记住，重要的是现金何时进入总账或银行账户，而不是何时进行销售。 有时销售和付款同时发生，这是理想的。 然而，在其他时候，就像在信用卡上进行大量销售的企业一样，会有几天的滞后。 这可能看起来微不足道，但事实并非如此——确保考虑到这种差异，例如将现金记录为在销售后几天内收到。

我们示例中的咨询公司结合了现金收据类型。 合同付款和可预测的付款应为运营提供资金，而大客户保留金（50,000 美元和 75,000 美元）应被视为不错的奖金，如果他们真的进来了。

第 3 步：关注现金支付

现金流量预测等式的另一端是现金支付，也称为现金支付。 在一个运行良好的组织中，这些项目更容易预测，因为通常可以很好地控制谁被授权支出以及何时付款。 然而，我看到没有良好控制的组织不断对巨额开支感到惊讶。 如果不出意外，每周的现金预测将迫使组织纪律确定谁可以花钱以及他们的限制是什么。

I.第一步是列出在特定日期必须支付的款项。 该清单应包括工资单、利息、债务本金摊销、租金和公用事业等项目，这些款项是公司通常没有太多延迟的余地。 缺少工资单是灾难性的，并迫使企业关门大吉。 缺少利息或本金支付会使企业与贷方违约，而逾期支付租金会导致巨额罚款，如果不是止赎的话。

第一张快照详细说明了工资单、支付给顾问的款项以及偿债时间表。 最后一个快照包括全部强制性付款汇总，包括上述项目以及租金和水电费。

工资单

顾问（1099 名承包商）

偿债时间表

全部强制性支出汇总

二、 安排固定付款后，您必须查看应付账款中的剩余金额。 在这部分练习中，将供应商分为关键供应商和非关键供应商。 关键供应商是那些决定停止为您提供服务的供应商：想想数字搜索业务的谷歌或汽水罐制造商的铝供应商。 它们是最高优先级，必须在其他供应商之前支付，以确保顺利运作。

在我们的示例中，软件提供商和旅行社是关键供应商。 该公司在其工作中使用专有软件，并且他们使用第三方旅行社以尽可能优惠的价格让他们的顾问参与活动。

三、 其余供应商被认为是不太重要的供应商，公司通常可以在短期内不会造成重大损害的供应商。 在最好的情况下，你应该努力争取，每个人都按时得到报酬。 但是，在困难时期，您可能会被迫使用该区域来释放一些现金。 如果需要，可以进一步扩展诸如高管招聘公司或办公用品供应商之类的供应商。 了解是否存在合同滞纳金也很重要，您应避免产生此类滞纳金。 显然，了解个体业务的需求； 你应该只在必要时拉伸这些供应商。

在下面的示例中，将专业费用和招聘费用推迟到预期现金余额略高且不低于 100,000 美元的舒适水平的几周内，是保持在 100,000 美元以上（或企业认为适合运营的任何水平）的潜在解决方案。

四。 从现金收入中减去支出以获得净现金流。 添加或减去开始周余额以获得结束周余额（这将是下周的期初余额）。 红色表示的周净现金流为负数。 如果周末现金余额出现赤字，要么动用信贷额度（如果有），要么弄清楚如何增加收入或减少支出。 如果您发现了问题，请与主要经理讨论。 你可以计划，不要等待危机！

离别的思念

最后，每周现金预测可以显着改善纪律和运营控制。 虽然它不能解决根本性挑战业务的所有问题，但它可以改进业务流程和功能。 每周预测可以让您深入了解公司在哪些方面可以节省资金、潜在地增加收入和增加现金流。 更重要的是，如果正确地运用批判性思维和正确的洞察力，它可以帮助管理者提前解决任何潜在的问题并进行适当的计划。 毕竟，理查德布兰森说得最好： “永远不要把目光从现金流上移开，因为它是企业的命脉。”