ทำไมทุกธุรกิจควรสร้างการคาดการณ์กระแสเงินสดรายสัปดาห์

บทสรุปผู้บริหาร

ทำไมทุกธุรกิจควรสร้างการคาดการณ์กระแสเงินสดรายสัปดาห์

ความจริงก็คือบทเรียนแรกสุดที่ฉันได้เรียนรู้ในธุรกิจคืองบดุลและงบกำไรขาดทุนเป็นเรื่องแต่ง กระแสเงินสดคือความเป็นจริง – คริส ช็อกโกล่า

เมื่อผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินส่วนใหญ่ได้ยินคำว่า “การคาดการณ์เงินสด 13 สัปดาห์” พวกเขามองว่าเป็นภาระ—อีกหนึ่งงานที่จะเอาใจผู้ให้กู้ที่ครอบงำ ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินส่วนใหญ่ไม่ค่อยตื่นเต้นกับการสร้างมันเหมือนกับที่พวกเขาทำเกี่ยวกับการสร้างแบบจำลองการประมาณการสำหรับการได้มาหรือการลงทุน ไม่ได้ช่วยให้บริษัทต่างๆ มักจะไม่ให้ความสำคัญกับความต้องการด้านสภาพคล่องจนกว่าบริษัทจะถูกบังคับให้ทำเช่นนั้น ดังนั้น ผู้คนมักจะจัดลำดับความสำคัญเฉพาะการคาดการณ์เงินสดรายสัปดาห์ในสถานการณ์ที่ลำบาก เมื่อสายเกินไปที่จะดำเนินการแก้ไข และถึงกระนั้น การวิเคราะห์มักจะดำเนินการอย่างเร่งรีบและไม่ถูกต้อง

ตลอดระยะเวลาที่ผมทำงานด้านไพรเวทอิควิตี้และการให้คำปรึกษา ผมได้เห็นประโยชน์ของการรวบรวมการคาดการณ์เงินสดรายสัปดาห์ในอุตสาหกรรมต่างๆ ตั้งแต่การจัดจำหน่ายและการผลิต ไปจนถึงฟิตเนสและบริการ ในเกือบทุกกรณี บริษัทที่เกี่ยวข้องต้องการให้ดำเนินการวิเคราะห์ให้เร็วขึ้น ดังนั้นจึงเป็นความเชื่อที่หนักแน่นของฉันว่าการคาดการณ์เงินสดรายสัปดาห์มีความสำคัญต่อธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็ก มีสุขภาพดีหรือมีความทุกข์ และในทุกภาคส่วน

การคาดการณ์กระแสเงินสดรายสัปดาห์คืออะไร?

การคาดการณ์เงินสดรายสัปดาห์ใช้เพื่อคาดการณ์สภาพคล่องของบริษัทในระยะกลาง โดยจะประมาณเวลาและจำนวนเงินสดเข้าและออก ช่วงเวลารายสัปดาห์บังคับให้บริษัทต่างๆ เข้าใจรายละเอียดของธุรกิจของตนในระดับที่ละเอียดยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น กระแสเงินสดไหลเข้าอาจมีจำนวนมากในหนึ่งสัปดาห์หากมีการเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้จำนวนมาก แต่การไหลออกอาจมีขนาดใหญ่ในครั้งต่อไปหากถึงกำหนดชำระค่าจ้างและค่าเช่า การแบ่งธุรกิจออกเป็นรายสัปดาห์จะรวบรวมการเคลื่อนไหวที่ละเอียดซึ่งสามารถมองข้ามได้หากใช้ช่วงเดือน รายไตรมาส หรือรายปี ทำไมไม่ทำพยากรณ์รายวันล่ะ? จากประสบการณ์ของผม มันอาจจะมากเกินไปเพราะมันแนะนำตัวแปรเจ็ดเท่าในการพยากรณ์รายสัปดาห์ และอาจไม่ได้ปรับปรุงความแม่นยำของการพยากรณ์ ดังนั้น ช่วงเวลารายสัปดาห์จึงเป็นสื่อกลางที่มีความสุขในการบรรลุรายละเอียดปลีกย่อยโดยไม่มีรายละเอียดมากเกินไป

สำหรับช่วงเวลาการคาดการณ์ที่เหมาะสม มาตรฐานอุตสาหกรรมคือ 13 สัปดาห์ ซึ่งเป็นจำนวนสัปดาห์ในไตรมาสงบการเงิน ตามหลักการแล้ว บริษัทควรเข้าใจว่ารายได้และต้นทุนจะเกิดขึ้นได้อย่างไรในกรอบเวลานี้ หากคุณคาดการณ์ไว้เพียงสี่ถึงแปดสัปดาห์ จะเป็นการยากที่จะตอบสนองต่อปัญหาสภาพคล่องอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วงเวลาที่เหมาะสมควรขยายออกไปไกลพอที่จะทำให้ทีมของคุณมีเวลาตอบสนอง แต่อย่าไปไกลจนระดับความแน่นอนกลายเป็นศูนย์

อาร์กิวเมนต์ต่อต้านการคาดการณ์รายสัปดาห์มีสายตาสั้น

ฉันได้ยินมา และพวกคุณบางคนอาจเคยใช้เหตุผลอย่างน้อยหนึ่งข้อต่อไปนี้ที่จะไม่ทำการพยากรณ์:

• “นั่นเยี่ยมมาก แต่สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสถานการณ์ที่น่าวิตก ธุรกิจของฉันมีสุขภาพที่ดี ดังนั้นจึงเป็นการเสียเวลา”

• “ผมมีทีมเล็กๆ (หรือไม่มีทีมเลย) และฉันไม่มีเวลารวบรวมการคาดการณ์อื่น”

• “บริษัทของฉันกำลังเติบโตอย่างดี และไม่มีอะไรที่จะทำให้ฉันต้องเชื่ออย่างอื่น”

• “ธุรกิจของฉันแตกต่างจากที่คุณอธิบาย ดังนั้นการคาดการณ์เงินสดจึงไม่มีผลกับบริษัทของฉัน”

• “ผู้ถือหุ้น/ผู้ให้กู้/บริษัทแม่เชื่อมั่นในเราและมีเงินเก็บมากมาย แม้ว่าเราจะมีปัญหาพวกเขาจะให้เงินที่ขาดหายไปที่เราอาจมี”

แม้ว่าจะสัมพันธ์กันได้ แต่สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสายตาสั้น ทุกบริษัทไม่ว่าจะแข็งแกร่งแค่ไหนก็ต้องพบกับช่วงเวลาที่ยากลำบากอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ อย่าลืม The Great Recession เมื่อบริษัทบลูชิปชั้นนำของโลก (เช่น Goldman Sachs, Morgan Stanley, Lehman Brothers, Bear Stearns เป็นต้น) ถูกคุกเข่าลง ตอนนี้การคาดการณ์เงินสดรายสัปดาห์จะป้องกันภัยพิบัติได้หรือไม่? อาจจะไม่. แต่สิ่งที่ผมพูดได้อย่างแน่นอนคือไม่มีบริษัทใดที่จัดการความต้องการด้านสภาพคล่องได้ดี ซึ่งสิ่งที่สามารถบรรเทาความเสียหายในท้ายที่สุดได้ สภาพคล่องมักมีข้อจำกัด อยู่เสมอ และผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องรู้ขีดจำกัดเหล่านั้น

เหตุใดการคาดการณ์กระแสเงินสดรายสัปดาห์จึงมีประโยชน์

บังคับวินัยผ่านความคิด "เงินสดคือราชา"

ผู้ประกอบการไม่สามารถซ่อนอยู่หลังกลอุบายการบัญชีเพื่อซ่อนประสิทธิภาพต่ำ GAAP สามารถช่วยปกปิดปัญหาทางธุรกิจได้ แต่เป็นการยากที่จะครอบคลุมปัญหาเมื่อเน้นที่เงินสด การมุ่งเน้นที่กรอบเวลาระยะใกล้และระยะกลางสามารถค้นพบปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว และสามารถช่วยให้ธุรกิจที่อยู่ภายใต้ฤดูกาลสามารถผ่านช่วงนอกฤดูกาลได้

เพิ่มความเข้าใจของลูกค้าและซัพพลายเออร์

กระบวนการแบ่งชั้นลูกค้าและซัพพลายเออร์ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับลูกค้าและซัพพลายเออร์หลัก ขึ้นอยู่กับสถานการณ์:

• หากลูกค้าชำระเงินช้า: สามารถใช้เป็นข้ออ้างในการโทรหาลูกค้าได้ แทนที่จะเรียกร้องการชำระเงินเพียงอย่างเดียว อาจเป็นโอกาสสร้างรายได้อีกทางหนึ่ง โดยสมมติว่าบริษัทของคุณยังคงต้องการธุรกิจจากลูกค้ารายนี้

• หากซัพพลายเออร์บางรายเสนอส่วนลดการจ่ายก่อนกำหนด: การจัดการกับกระแสเงินสดสามารถช่วยให้บริษัทใช้ประโยชน์จากส่วนลดเหล่านี้และเพิ่มผลกำไรได้

• หากผู้ค้าบางรายผ่อนคลายในการบังคับใช้ข้อกำหนด: บริษัทสามารถขยายซัพพลายเออร์ที่มีความยืดหยุ่นบางรายเพื่อลดเงินทุนหมุนเวียนสุทธิและเพิ่มเงินสด

ช่วยให้ธุรกิจเข้าใจต้นทุนของการเติบโต

บริษัทที่กำลังเติบโตมักถูกจำกัดด้วยเงินสดเนื่องจากรายจ่ายฝ่ายทุนและการลงทุนด้านสินค้าคงคลังต้องทำก่อนรายรับที่เกี่ยวข้องกับการเติบโต การทำความเข้าใจความต้องการสภาพคล่องในระยะสั้นช่วยให้บริษัทสามารถวางแผนสำหรับการเติบโตนี้และหาแหล่งเงินทุนที่เหมาะสมได้ มันจึงช่วยบริษัทหลีกเลี่ยงความล้มเหลวในการส่งมอบหรือแย่กว่านั้น คือความทุกข์ยากทางการเงินครั้งใหญ่

ลดต้นทุนทุน

เมื่อเข้าใจสภาพคล่องแล้ว บริษัทสามารถลดการกู้ยืมเงินเพื่อใช้เป็นเงินทุนระหว่างกาล เช่น เงินเดือนและค่าเช่า ในกรณีอื่นๆ บริษัทสามารถลดปริมาณเงินสดในมือและนำเงินทุนไปใช้แทนการลงทุนซ้ำในธุรกิจ การลดหนี้ หรือการจ่ายเงินปันผล

เพิ่มการสื่อสารกับแผนกอื่น ๆ

เพื่อให้การคาดการณ์กระแสเงินสดสมบูรณ์ ทีมการเงินต้องสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานในด้านการขาย การจัดซื้อ เจ้าหนี้บัญชีลูกหนี้ ทรัพยากรบุคคล ฯลฯ โดยจะบังคับให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการคาดการณ์ทางการเงินมีความเข้าใจในธุรกิจมากขึ้นว่าเป็นอย่างไร ทำงาน

เมื่อใดและสำหรับธุรกิจประเภทใดที่เหมาะสม?

ในหลายกรณี คุณสามารถหลีกเลี่ยงความเครียดทางการเงินได้ด้วยการทำความเข้าใจกระแสเงินสดขาเข้าและขาออก และดำเนินการตามความเหมาะสม ในทุกกรณี ธุรกิจสามารถได้รับประโยชน์จากการคาดการณ์เงินสด จำไว้ว่าเงินสดคือราชา! ฉันเชื่ออย่างแรงกล้าว่าบริษัทขนาดใหญ่และขนาดเล็ก ทั้งยังเริ่มต้นและเติบโตเต็มที่ ควรใช้เครื่องมือนี้ การคาดการณ์กระแสเงินสดรายสัปดาห์ยังสามารถปรับให้เข้ากับธุรกิจทุกประเภทได้อีกด้วย

ล้ำค่าสำหรับบริษัทในสถานการณ์เลวร้าย

เมื่อฉันเห็นการคาดการณ์เงินสดรายสัปดาห์ครั้งแรกในฤดูใบไม้ร่วงปี 2008 ฉันยอมรับว่าฉันไม่มั่นใจในมูลค่าของมัน ตอนนั้นฉันทำงานให้กับธุรกิจการจัดจำหน่ายที่ให้บริการบริษัทในอุตสาหกรรมการขนส่งและการก่อสร้าง อย่างไรก็ตาม ด้วยการคาดการณ์ เราสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกว่าเมื่อใดที่ผู้คนจะเข้ามาในร้านของเรา และเมื่อใดที่เงินสดเข้าบัญชีธนาคารของเราจริงๆ แม้จะมีสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจที่ยากลำบาก แต่ผลการดำเนินงานทางธุรกิจ "การบล็อกและการแก้ปัญหา" ขั้นพื้นฐานก็ดีขึ้นเช่นเดียวกับกระแสเงินสด เราพบว่ายอดขายเพิ่มขึ้นในบางวันของเดือน (วันที่ 1, 10, 20) เนื่องจากรูปแบบการซื้อบางอย่าง บริษัทใช้ประโยชน์จากแนวโน้มนี้โดยจัดโปรโมชั่นในสมัยนั้นเพื่อเพิ่มค่าเฉลี่ยดอลลาร์ต่อคำสั่งซื้อ ฉันกลายเป็นผู้ศรัทธาอย่างรวดเร็ว

ในอีกสถานการณ์หนึ่งกับธุรกิจบริการ เราหลีกเลี่ยงภัยพิบัติเนื่องจากการคาดการณ์เงินสดรายสัปดาห์คาดการณ์อย่างแม่นยำว่าเงินสดจะหมดในเดือนถัดไป หากธนาคารบังคับให้ต้องชำระคืน ธุรกิจทำยอดขายได้มากกว่า 100 ล้านเหรียญต่อปี แต่เรากำลังจะมีเงิน 1 ล้านเหรียญเนื่องจากฤดูกาลที่สำคัญของบริษัท เราใช้การคาดการณ์เพื่อโน้มน้าวให้ธนาคารลดจำนวนการชำระหนี้ที่พวกเขาต้องการ และให้เราผ่านวิกฤตเงินสดตามฤดูกาลไปสู่เวลาที่มีกำไรมากขึ้น นอกเหนือจากการช่วยเราหลีกเลี่ยงวิกฤติแล้ว ข้อมูลเชิงลึกที่ถูกต้องเกี่ยวกับธุรกิจยังสร้างความน่าเชื่อถือกับธนาคารเมื่อเรานำเสนอการคาดการณ์ใหม่เพื่อเจรจาแพ็คเกจพันธสัญญาของเราใหม่

การออกกำลังกายยังมีประโยชน์สำหรับบริษัทที่มีสุขภาพดี

แม้ว่าจะขัดกับสัญชาตญาณ แต่เมื่อธุรกิจดีเยี่ยม การทำาพยากรณ์รายสัปดาห์ให้ติดเป็นนิสัยก็อาจสมเหตุสมผล ทำการทดสอบและปรับปรุงการคาดการณ์ต่อไปเพื่อที่ว่าเมื่อเกิดปัญหาขึ้นในที่สุด บริษัทสามารถดำเนินการที่เหมาะสมเพื่อลดต้นทุน กักตุนเงินสด และเอาตัวรอดจากแพตช์คร่าวๆ

ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ฉันทำงานด้วยมีผลประกอบการที่ดีและมีสภาพคล่องเพียงพอ แต่ก็ยังเลือกที่จะปฏิบัติตามอย่างระมัดระวัง กลายเป็นการตัดสินใจที่ถูกต้อง ซัพพลายเออร์หลายรายในอุตสาหกรรมเสนอส่วนลดค่าแรงก่อนกำหนด ซึ่งบริษัทไม่เคยใช้มาก่อนเพราะให้ความสำคัญกับเงินทุนหมุนเวียน อย่างไรก็ตาม หลังจากใช้ความอ่อนไหวบางอย่าง เราสรุปได้ว่าการทำกำไรที่เพิ่มขึ้นจะมีค่ามากกว่าการระบายออกในระยะสั้นจากการจ่ายค่าใช้จ่ายบางส่วนเร็วกว่านี้ ในสถานการณ์สมมตินี้ การคาดการณ์เงินสดรายสัปดาห์ช่วยให้เราบรรลุผลกำไรที่เพิ่มขึ้น ความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับซัพพลายเออร์ และประสิทธิภาพการดำเนินงานที่สูงขึ้น

วิธีสร้างการพยากรณ์กระแสเงินสดรายสัปดาห์

การคาดการณ์เงินสดรายสัปดาห์นั้นไม่ยากอย่างที่คิด ในส่วนนี้ ฉันจะแนะนำคุณทีละขั้นตอน อันดับแรก ต่อไปนี้คือข้อควรจำสองสามข้อ:

• แบบจำลองประกอบด้วยสององค์ประกอบหลัก ด้านหนึ่งของสมการคือการรับเงินสด (รายได้) และอีกด้านหนึ่งคือการเบิกเงินสด (การจ่ายด้วยเงินสด) เราจะพูดถึงทั้งสองอย่าง

• ขยะเข้า ขยะออก การวิเคราะห์ของคุณดีพอๆ กับตัวเลขและข้อมูลที่คุณกำลังป้อน พยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องก่อนที่จะป้อนข้อมูลลงในแบบจำลองของคุณ

• สร้างนานกว่า 13 สัปดาห์ แล้วม้วนไปข้างหน้า แม้ว่าช่วงเวลาทั่วไปของการคาดการณ์คือ 13 สัปดาห์ ขอแนะนำให้สร้างช่วงเวลาหนึ่งเป็นระยะเวลานานขึ้นแล้วจึงเลื่อนไปข้างหน้า หลังจากช่วง 13 สัปดาห์ ให้อัปเดตสมมติฐานเมื่อประสิทธิภาพจริงเข้ามา และวัดการประมาณการกับประสิทธิภาพจริง ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ ใช้ช่วงเวลาที่ให้เวลาทีมของคุณในการตอบสนอง แต่อย่าไปไกลเกินกว่าที่การคาดคะเนจะคลาดเคลื่อนอย่างมาก

• ใช้ "การบัญชีกล่องรองเท้า" ส่วนที่ยากที่สุดสำหรับมืออาชีพด้านการเงินคือการเปลี่ยนความคิดของพวกเขาจากวิธีการคงค้างแบบ GAAP เป็นการบัญชีเงินสด คิดว่าธุรกิจของคุณเป็นเหมือนกล่องรองเท้า และสิ่งเดียวที่กังวลก็คือเงินสดที่เข้าและออก นั่นคือ "การบัญชีกล่องรองเท้า" ลืมรายการ GAAP เช่น รายได้และการรับรู้ COGS ค่าเช่า GAAP โบนัสคงค้าง ดอกเบี้ย PIK และการด้อยค่าของค่าความนิยม สิ่งเหล่านี้ไม่มีความหมายในการวิเคราะห์นี้ บางครั้งความซับซ้อนและการแสดงที่มาของ GAAP ครอบคลุมสถานะทางการเงินที่แท้จริงของบริษัท ให้เน้นที่เงินสดที่แข็งและแข็ง: ใบเสร็จรับเงิน การชำระเงินสำหรับสินค้าคงคลังหรือบริการ การจ่ายดอกเบี้ยเงินสด ค่าเช่าเงินสด การชำระคืนเงินต้นหนี้ที่บังคับ ฯลฯ

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากธุรกิจของคุณมีรายได้รอการตัดบัญชีจำนวนมากและรวบรวมการชำระเงินสดล่วงหน้าเพื่อรับรู้รายได้ ในโรงเรียนแห่งหนึ่งที่ฉันเคยเกี่ยวข้อง จ่ายค่าเล่าเรียนล่วงหน้าก่อนปีการศึกษา ดังนั้นเดือนกรกฎาคมจึงมีเงินสดไหลเข้าจำนวนมาก แต่ไม่มีรายได้ เดือนต่อมารับรู้รายได้ แต่ไม่มีเงินสดเข้า

มาเริ่มกันเลย. สำหรับวัตถุประสงค์ของการฝึกหัดนี้ เราจะใช้ธุรกิจที่ปรึกษาที่จ่ายเป็นอัตรารายสัปดาห์คงที่ต่อที่ปรึกษา นอกจากนี้ยังมีตัวแปร แต่คาดเดาได้ ตัวคูณโดยพิจารณาจากชั่วโมงทำงานรายสัปดาห์ นอกจากนี้ พวกเขายังได้รับค่าธรรมเนียมความสำเร็จจำนวนมากเมื่อสิ้นสุดบางโครงการ เราจะสันนิษฐานว่าธุรกิจให้เช่าพื้นที่สำนักงานและมีหนี้สินด้วย

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าสเปรดชีต

ขั้นตอนแรกคือการตั้งค่าสเปรดชีต เพิ่มวันที่สิ้นสุดสัปดาห์ที่ด้านบน ความชอบส่วนตัวของฉันคือต้องการให้วันที่เป็นวันศุกร์ตอนปลายสัปดาห์ แต่คุณสามารถใช้วันจันทร์ตอนต้นสัปดาห์ก็ได้ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็เถอะ ที่คอลัมน์ด้านซ้ายมือ สร้างแถวสำหรับการรับเงินสด (ที่เกิดขึ้นประจำและแบบครั้งเดียว) และการเบิกจ่าย (บังคับและตามดุลยพินิจ) กรอกข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูลจริง 3-4 สัปดาห์เพื่อวาดแนวโน้ม จากนั้นจึงคาดการณ์จากที่นั่น

โปรดทราบว่าการเบิกจ่ายตามดุลยพินิจจะรวมถึงค่าใช้จ่ายที่บริษัทมีระยะ เวลา ที่ต้องจ่ายบ้าง ตรงกันข้ามกับการจ่ายเงินเดือน ซึ่งจะต้องจ่ายในวันเดียวกันของทุกเดือน

สเปรดชีตด้านล่างมีโครงการที่เกิน 13 สัปดาห์ แต่ฉันแสดงเฉพาะ 13 สัปดาห์นั้น หากต้องการหมุนเวียนการคาดการณ์กระแสเงินสดไปข้างหน้า คุณสามารถยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ถัดไปและซ่อนสัปดาห์จริงที่อยู่ไกลที่สุดได้ ในตัวอย่างด้านล่าง ฉันได้รวมทั้งการรับเงินสดแบบประจำและแบบจ่ายครั้งเดียว การเบิกจ่ายทั่วไป เช่น เงินเดือนและค่าเช่า รวมถึงการเบิกจ่ายตามที่เห็นสมควร เช่น นายหน้าและการชำระเงินของผู้ขายหลัก

ขั้นตอนที่ 2: เน้นที่การรับเงินสด เลือกระหว่างสี่ประเภท

หลังจากตั้งค่าสเปรดชีตแล้ว ให้เน้นที่การรับเงินสดซึ่งมักจะเป็นสิ่งที่ยากที่สุดในการคาดการณ์ คุณจะต้องมีบัญชีลูกหนี้อายุ ซึ่งเป็นรายงานที่มีรายละเอียดบัญชีลูกหนี้ตามระยะเวลาที่ใบแจ้งหนี้คงค้างหากธุรกิจขายด้วยเครดิต คุณจะต้องมีไปป์ไลน์การขายหรือการคาดการณ์ เห็นได้ชัดว่าการทำแบบฝึกหัดนี้ร่วมกับเพื่อนร่วมงานขายและการตลาดเป็นสิ่งสำคัญ ต่อไป ทำความเข้าใจว่าธุรกิจทำยอดขายและรวบรวมเงินสดได้อย่างไร โดยทั่วไปมีสี่รุ่น:

ประเภท A. ใบเสร็จรับเงินตามสัญญา: กำหนดเวลาและจำนวนเงินที่แน่นอน

การรับเงินสดประเภทนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการบัญชี: เพียงทำตามสัญญาแต่ละฉบับและกำหนดเวลาการชำระเงินจะครบกำหนด ขั้นแรกให้คำนวณรายได้รายสัปดาห์ จากนั้นพิจารณาเงื่อนไขการชำระเงิน จุดข้อมูลสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจคือส่วนของรายได้ตามสัญญาที่ 1) จ่ายล่าช้าหรือ 2) ส่งผลให้เกิดหนี้เสีย หากการชำระเงินล่าช้า 5% ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประมาณการกระแสเงินสดของคุณสะท้อนถึงสิ่งนั้น หาก 2% ของการชำระเงินตามสัญญาไม่เคยเข้า ให้ลดรายได้ตามสัญญาลง 2%

ในบริษัทที่ปรึกษาตัวอย่าง ธุรกิจจะได้รับเงินเป็นอัตรารายสัปดาห์ต่อที่ปรึกษา เราได้สันนิษฐาน $5,000 ต่อสัปดาห์ต่อที่ปรึกษา ฉันยังถือว่ามีหนี้สูญจำนวนเล็กน้อย (2%) แต่ไม่มีการชำระเงินล่าช้า รายได้ที่ได้รับในหนึ่งเดือนจะครบกำหนดในวันที่ 10 ของเดือนถัดไป ซึ่งหมายความว่าสัปดาห์ที่รวมถึงวันที่ 10 จะมีการไหลเข้าที่มากขึ้น ในขณะที่สัปดาห์อื่นๆ ที่มีค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่าและเงินเดือน อาจนำไปสู่การใช้จ่ายเงินจำนวนมาก

แบบ ข. การรับเงินสดแบบประจำ: รายได้มีรูปแบบบางส่วน

ใบเสร็จรับเงินประเภทนี้ค่อนข้างซับซ้อน แต่มีวิธีใช้ข้อมูลในอดีตเพื่อคาดการณ์ ในความคิดของฉัน ธุรกิจเหล่านี้เป็นประเภทธุรกิจที่น่าสนใจที่สุดที่จะคาดการณ์ แม้ว่าพวกเขาต้องการการวิเคราะห์มากกว่านี้ แต่ก็สามารถเข้าใกล้ความเป็นจริงได้มากที่สุด ฉันได้ทำงานกับธุรกิจมากมายด้วยโมเดลนี้ และจนกระทั่งเราได้ดูข้อมูลที่เราค้นพบรูปแบบที่สำคัญ ผู้ค้าปลีกส่วนใหญ่เหมาะกับรูปแบบธุรกิจนี้ เช่นเดียวกับธุรกิจบริการและการผลิตที่รับคำสั่งซื้อขาเข้าจากลูกค้าที่ทำซ้ำ สำหรับผู้ค้าปลีก บางวัน (วันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุด ฯลฯ) มักจะเป็นวันที่มีรายได้สูง ในขณะที่วันอื่นๆ (เช่น วันจันทร์) จะช้ากว่า ในกรณีของธุรกิจบริการและ/หรือการผลิต ลูกค้าเหล่านี้มักจะสั่งซื้อหรือต้องการบริการในช่วงเวลาปกติ

I. ขั้นตอนแรก สมมติว่ามีข้อมูลอยู่คือ การจัดวางยอดขายตามส่วนงาน สาขา สายธุรกิจ หรืออย่างไรก็ตาม วิธีที่ดีที่สุดคือการประเมินธุรกิจในแต่ละวัน คุณจะต้องใช้ข้อมูลย้อนหลังสองสามเดือนหรือสองสามปี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ หากธุรกิจไม่ได้มีฤดูกาลมากนัก อีกไม่กี่เดือนก็สามารถทำได้ หากเป็นฤดูกาลจากเดือนต่อเดือน ควรใช้ข้อมูลเป็นเวลาสองปี

ครั้งที่สอง ถัดไป ดูรายได้รายวันเป็นรายเดือนหรือรายสัปดาห์ คำนวณเปอร์เซ็นต์ของรายได้โดยเฉลี่ยในวันที่หนึ่ง สอง สาม ฯลฯ ของเดือน คุณจะต้องคำนวณเปอร์เซ็นต์ที่มาในวันจันทร์ วันอังคาร ฯลฯ สำหรับรายได้รายสัปดาห์ อีกไม่นาน รูปแบบที่ลึกซึ้งจะเริ่มปรากฏขึ้น จากประสบการณ์ของผม บริษัทต่างๆ มักมีจังหวะรายเดือนโดยที่ X% ของรายได้เข้ามาในวันที่ 1, 2, 3 เป็นต้น ซึ่งไม่สมบูรณ์แบบ แต่มีความแม่นยำมากกว่าการสมมติว่ารายได้มาอย่างสมเหตุผลในช่วงหนึ่งเดือน และเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีกว่าในการวางแผนกระแสเงินสด

สาม. สุดท้าย รวบรวมข้อมูลจากช่วงสองสามเดือนที่ผ่านมา (โดยเฉลี่ย % ของรายได้ต่อเดือนที่จะเข้ามาในแต่ละวันของเดือน) และใช้เป็นพื้นฐานสำหรับเดือนต่อๆ ไป โปรดทราบว่าควรใช้จุดข้อมูลสองสามจุดสำหรับเดือนที่มี 30 วัน และเดือนที่ 31 วัน ให้ประมาณการหากไม่มีข้อมูลเดือนกุมภาพันธ์ (28 วัน)

ในตัวอย่างด้านล่าง เราได้ใช้สมมติฐานที่ง่ายกว่ามากสำหรับการชำระเงินที่เกิดซ้ำเหล่านี้ บริษัทที่ปรึกษาของเราจะขอเงินเพิ่มเมื่อที่ปรึกษาของพวกเขาทำงานพิเศษที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของโครงการ โดยเฉลี่ย บริษัทขอเพิ่ม $1,000 ต่อสัปดาห์สำหรับประมาณ 20% ของที่ปรึกษา โดยอิงจากค่าเฉลี่ยในอดีต ในกรณีเหล่านี้ บริษัทลูกค้าจะจ่ายค่าธรรมเนียมส่วนเพิ่ม 90% ของเวลา (ทำให้เป็นหนี้สูญ 10%) ตามเงื่อนไขเดียวกับอัตรารายสัปดาห์ที่ติดต่อ

เพื่อแสดงขั้นตอนนี้เพิ่มเติม ฉันได้รวมตัวอย่างจากบริษัทค้าปลีกที่ไม่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่ปรึกษาตัวอย่างโดยสิ้นเชิง โดยส่วนใหญ่ เราคาดว่ายอดขายรายสัปดาห์ที่คาดการณ์ไว้จะพังในลักษณะที่คล้ายกับประสิทธิภาพในอดีต เนื่องจากวันเสาร์และวันอาทิตย์มียอดขายประมาณ 27% และ 26% ของยอดขายรายสัปดาห์ตามลำดับ เราจึงคาดการณ์ตัวเลขที่คล้ายกันในอนาคต นอกจากนี้เรายังต้องทำการประมาณการสำหรับความผิดปกติบางอย่าง เช่น วันหยุดและวันที่มีขนาดใหญ่กว่าปกติ เช่น Black Friday รวมถึงวันแรงงาน วันขอบคุณพระเจ้า และคริสต์มาส

ประเภท C. รับเงินก้อนแบบครั้งเดียว: ครั้งเดียวโดยธรรมชาติ

ใบเสร็จประเภทนี้ยากต่อการวางแผนและต้องการการสื่อสารที่กว้างขวางกับทีมขาย ขอแนะนำให้ใช้การประมาณการแบบระมัดระวังโดยพิจารณาจากสิ่งที่ทีมขายพูด เนื่องจากบทบาทของพวกเขามักคาดเดาไม่ได้โดยธรรมชาติและขึ้นอยู่กับฝ่ายอื่นๆ ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจของคุณจึงควรหลีกเลี่ยงการใช้เงินเหล่านี้ในการดำเนินงานกองทุน และควรคิดว่าการชำระเงินเหล่านี้เป็น "เงินที่พบ"

ในตัวอย่างด้านล่าง บริษัทได้รับลูกค้าประจำรายใหญ่หลายเดือนก่อนเริ่มโครงการ โดยชดเชยเวลาที่จำเป็นในการหาพนักงานที่เหมาะสม (50,000 ดอลลาร์ในเดือนกันยายนและ 75,000 ดอลลาร์ในเดือนพฤศจิกายน) รีเทนเนอร์เหล่านี้ยากต่อการคาดการณ์ในแง่ของขนาดและระยะเวลา ในตัวอย่างนี้ ตัวเลขสะท้อนถึงรายงานโดยทีมขาย อย่างไรก็ตาม ในชีวิตจริง ขอแนะนำให้เลื่อนระยะเวลาการชำระเงินเหล่านี้ออกไป 3-4 สัปดาห์และลดค่าใช้จ่ายลงครึ่งหนึ่ง

แบบ D. ใบเสร็จรับเงินแบบไฮบริด: องค์ประกอบของทั้งสามรุ่น

การคาดการณ์กระแสเงินสดสำหรับบริษัทที่มีรูปแบบธุรกิจแบบไฮบริดอาจดูน่ากลัว แต่ก็ไม่ควรเป็นเช่นนั้น คุณสามารถแบ่งกลุ่มรายได้ตามประเภทและใช้วิธีการคาดการณ์สำหรับแต่ละรายการ

โปรดทราบว่าสิ่งที่สำคัญคือเมื่อเงินสดเข้าบัญชีแยกประเภททั่วไปหรือบัญชีธนาคาร ไม่ใช่เมื่อมีการขาย บางครั้งการขายและการชำระเงินเกิดขึ้นพร้อมกันซึ่งเหมาะ อย่างไรก็ตาม ในบางครั้ง ที่มักจะเกิดขึ้นกับธุรกิจที่ทำยอดขายด้วยบัตรเครดิตได้มาก ก็มักจะมีความล่าช้าอยู่สองสามวัน อาจดูเล็กน้อยแต่ไม่ใช่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คำนึงถึงความแตกต่างนี้ เช่น การบันทึกเงินสดว่าจะมาถึงในอีกสองสามวันหลังจากการขายเกิดขึ้น

บริษัทที่ปรึกษาในตัวอย่างของเราได้รวมประเภทการรับเงินสดเข้าด้วยกัน การชำระเงินตามสัญญาและการชำระเงินที่คาดการณ์ได้ควรให้เงินสนับสนุนในการดำเนินงาน ในขณะที่ลูกค้าประจำรายใหญ่ (50,000 ดอลลาร์และ 75,000 ดอลลาร์) ควรได้รับการปฏิบัติเหมือนเป็นโบนัสที่ดี หากพวกเขาเข้ามาและเมื่อใด

ขั้นตอนที่ 3: เน้นที่การเบิกจ่ายเงินสด

อีกด้านหนึ่งของสมการสำหรับประมาณการกระแสเงินสดคือการเบิกจ่ายเงินสด หรือที่เรียกว่าการจ่ายเงินสด ในองค์กรที่ดำเนินกิจการมาอย่างดี การดำเนินการเหล่านี้ทำได้ง่ายกว่ามาก เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วจะมีการควบคุมที่ดีว่าใครได้รับอนุญาตให้ใช้จ่ายและชำระเงินเมื่อใด อย่างไรก็ตาม ฉันเคยเห็นองค์กรที่ไม่มีการควบคุมที่ดี มักจะประหลาดใจกับค่าใช้จ่ายจำนวนมาก หากไม่มีสิ่งใด การคาดการณ์เงินสดรายสัปดาห์จะบังคับให้มีระเบียบวินัยขององค์กรว่าใครสามารถใช้จ่ายได้บ้างและขีดจำกัดของพวกเขาคืออะไร

I. ขั้นตอนแรกคือการระบุว่าต้องชำระเงินใดบ้างในวันที่กำหนด รายการนี้ควรรวมถึงรายการต่างๆ เช่น เงินเดือน ดอกเบี้ย ค่าตัดจำหน่ายต้นหนี้ ค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภค เป็นเงินที่บริษัทโดยทั่วไปไม่มีเวลามากพอที่จะล่าช้า บัญชีเงินเดือนที่ขาดหายไปถือเป็นหายนะและบังคับให้ธุรกิจต้องปิดตัวลง ดอกเบี้ยหรือเงินต้นที่ขาดหายไปทำให้ธุรกิจผิดนัดกับผู้ให้กู้ และการชำระค่าเช่าล่าช้าส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับจำนวนมาก หากไม่เป็นการยึดสังหาริมทรัพย์

ภาพรวมแรกแสดงรายละเอียดการจ่ายเงินเดือน การจ่ายเงินให้กับที่ปรึกษา และตารางการชำระหนี้ ภาพรวมล่าสุดประกอบด้วยการสรุปการชำระเงินภาคบังคับทั้งหมด รวมถึงรายการดังกล่าว ตลอดจนค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภค

เงินเดือน

ที่ปรึกษา (ผู้รับเหมา 1099)

ตารางการชำระหนี้

รายการเบิกจ่ายภาคบังคับเต็มรูปแบบ

ครั้งที่สอง หลังจากกำหนดการชำระเงินคงที่แล้ว คุณต้องดูสิ่งที่เหลืออยู่ในบัญชีเจ้าหนี้ ในส่วนนี้ของการฝึกหัด ให้แบ่งชั้นผู้ขายออกเป็นผู้ขายที่สำคัญและไม่สำคัญ ผู้ขายที่สำคัญคือผู้ขายที่สามารถปิดการดำเนินงานได้หากพวกเขาตัดสินใจที่จะหยุดให้บริการคุณ: ลองนึกถึง Google สำหรับธุรกิจการค้นหาทางดิจิทัลหรือซัพพลายเออร์อะลูมิเนียมสำหรับผู้ผลิตกระป๋องโซดา พวกเขามีความสำคัญสูงสุดและต้องชำระเงินก่อนผู้ขายรายอื่นเพื่อให้การดำเนินงานทำงานได้อย่างราบรื่น

ในตัวอย่างของเรา ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์และตัวแทนการท่องเที่ยวเป็นผู้จำหน่ายที่สำคัญ บริษัทใช้ซอฟต์แวร์ที่เป็นเอกสิทธิ์เฉพาะในการทำงาน และพวกเขาใช้บริษัทตัวแทนท่องเที่ยวที่เป็นบุคคลที่สามเพื่อรับอัตราราคาดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้ที่ปรึกษาของพวกเขาเข้าร่วมงาน

สาม. ผู้ขายที่เหลือถือเป็นผู้ขายที่มีความสำคัญน้อยกว่า ซึ่งบริษัทสามารถขยายได้โดยไม่มีอันตรายในระยะสั้นอย่างมีนัยสำคัญ ในกรณีที่ดีที่สุดซึ่งคุณควรพยายามทำ ทุกคนจะได้รับเงินตรงเวลา อย่างไรก็ตาม ในยามยากลำบาก คุณอาจถูกบังคับให้ใช้พื้นที่นี้เพื่อเพิ่มเงินสด หากจำเป็น ผู้ขาย เช่น บริษัทจัดหางานระดับผู้บริหารหรือผู้จำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน สามารถขยายเพิ่มเติมได้อีกเล็กน้อย สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจว่ามีค่าธรรมเนียมล่าช้าตามสัญญาหรือไม่ ซึ่งคุณควรหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดขึ้น เข้าใจความต้องการของแต่ละธุรกิจอย่างชัดเจน คุณควรขยายผู้จำหน่ายเหล่านี้หากจำเป็นเท่านั้น

ในตัวอย่างด้านล่าง การเพิ่มค่าธรรมเนียมวิชาชีพและการรับการชำระเงินเป็นสัปดาห์โดยที่ยอดเงินสดที่คาดหวังจะสูงขึ้นเล็กน้อยและไม่ต่ำกว่าระดับความสะดวกสบาย $100,000 เป็นวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้เพื่อให้อยู่เหนือ $100,000 (หรือระดับใดก็ตามที่ธุรกิจเห็นว่าสะดวกสำหรับการดำเนินงาน)

IV. ลบการเบิกจ่ายจากการรับเงินสดสำหรับกระแสเงินสดสุทธิ เพิ่มหรือลบไปยังยอดดุลรายสัปดาห์เริ่มต้นเพื่อรับยอดดุลรายสัปดาห์ที่สิ้นสุด (ซึ่งจะเป็นยอดดุลต้นงวดของสัปดาห์หน้า) สัปดาห์ที่ระบุเป็นสีแดงมีกระแสเงินสดสุทธิติดลบ หากมีการขาดดุลในยอดเงินสดสิ้นสัปดาห์ ให้ดึงวงเงินสินเชื่อ (ถ้ามี) หรือหาวิธีเพิ่มรายรับหรือลดการเบิกจ่าย หากคุณพบปัญหา ให้พูดคุยกับผู้จัดการหลัก วางแผนได้ ไม่ต้องรอวิกฤต!

ความคิดที่พรากจากกัน

ในการปิด การคาดการณ์เงินสดรายสัปดาห์สามารถปรับปรุงวินัยและการควบคุมการปฏิบัติงานได้อย่างมาก แม้ว่าจะไม่สามารถแก้ปัญหาทั้งหมดสำหรับธุรกิจที่มีความท้าทายโดยพื้นฐาน แต่ก็สามารถปรับปรุงกระบวนการและการทำงานทางธุรกิจได้ การคาดการณ์รายสัปดาห์จะนำไปสู่ข้อมูลเชิงลึกของบริษัทเกี่ยวกับตำแหน่งที่ธุรกิจสามารถประหยัดเงิน เพิ่มรายได้ และเพิ่มกระแสเงินสด ที่สำคัญยิ่งกว่านั้น หากทำอย่างถูกต้องด้วยความคิดเชิงวิพากษ์และความเข้าใจอย่างถ่องแท้ มันสามารถช่วยผู้จัดการให้นำหน้าปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวางแผนอย่างเหมาะสม ท้ายที่สุด Richard Branson พูดได้ดีที่สุดว่า: “อย่าละสายตาจากกระแสเงินสดเพราะเป็นสัดส่วนหลักของธุรกิจ”