Dlaczego każda firma powinna tworzyć cotygodniowe prognozy przepływów pieniężnych

Podsumowanie wykonawcze

Dlaczego każda firma powinna tworzyć cotygodniowe prognozy przepływów pieniężnych

Faktem jest, że jedną z pierwszych lekcji, jakich nauczyłem się w biznesie, było to, że bilanse i rachunki zysków i strat to fikcja, a przepływy pieniężne to rzeczywistość. – Chris Chocola

Kiedy większość specjalistów ds. finansów słyszy termin „13-tygodniowa prognoza gotówkowa”, postrzega to jako obciążenie – jeszcze jedno zadanie, aby uspokoić apodyktycznego pożyczkodawcę. Większość specjalistów od finansów nie jest tak podekscytowana budowaniem tego, jak budowaniem modelu prognozy dla przejęcia lub inwestycji. Nie pomaga to, że firmy na ogół nie skupiają się na swoich potrzebach płynnościowych, dopóki nie zostaną do tego zmuszone. Dlatego ludzie często traktują cotygodniowe prognozy pieniężne tylko w trudnych sytuacjach, kiedy jest już za późno na podjęcie działań naprawczych. A mimo to analiza jest często wykonywana w pośpiechu i niedokładna.

Przez mój czas spędzony w private equity i konsultingu byłem świadkiem, jak korzystne może być kompilowanie cotygodniowych prognoz gotówkowych w różnych branżach, od dystrybucji i produkcji po fitness i usługi. W prawie wszystkich przypadkach zaangażowane firmy życzyły sobie wcześniejszego przeprowadzenia analizy. Dlatego jestem głęboko przekonany, że cotygodniowe prognozy gotówkowe są kluczowe dla firm dużych i małych, zdrowych lub znajdujących się w trudnej sytuacji i we wszystkich sektorach.

Czym są tygodniowe prognozy przepływów pieniężnych?

Tygodniowe prognozy gotówkowe służą do prognozowania płynności firmy w średnim okresie, oszacowania czasu i kwot wpływów i wypływów gotówki. Tygodniowy odstęp zmusza firmy do zrozumienia szczegółów swojej działalności na bardziej szczegółowym poziomie. Na przykład wpływy pieniężne mogą być duże w jednym tygodniu, jeśli ściągana jest duża kwota należności, ale wypływy mogą być ogromne w następnym, jeśli należne są płace i czynsze. Podział działalności na tydzień pozwala uchwycić szczegółowe ruchy, które można przeoczyć, jeśli stosuje się interwał miesięczny, kwartalny lub roczny. Dlaczego więc nie sporządzić dziennej prognozy? Z mojego doświadczenia wynika, że ​​może być nadmierna, ponieważ wprowadza siedmiokrotność zmiennych jako tygodniową prognozę i może nie poprawiać dokładności prognozy. Dlatego tygodniowy odstęp stanowi szczęśliwy środek w osiąganiu szczegółowości bez przytłaczających szczegółów.

W odniesieniu do optymalnego okresu prognozowania standardem branżowym jest 13 tygodni, liczba tygodni w kwartale finansowym. Idealnie, firma powinna zrozumieć, w jaki sposób zostaną poniesione przychody i koszty w tym czasie. Jeśli przewidujesz tylko cztery do ośmiu tygodni, trudno będzie skutecznie reagować na problemy z płynnością. Optymalny okres powinien rozciągać się na tyle daleko w przyszłość, aby dać zespołowi czas na reakcję, ale nie tak daleko, aby stopień pewności stał się zerowy.

Argumenty przeciwko tygodniowym prognozom są krótkowzroczne

Słyszałem, a niektórzy z was mogli nawet użyć jednego lub więcej z następujących powodów, aby nie wykonać prognozy:

• „To świetnie, ale to były trudne sytuacje. Mój biznes jest zdrowy, więc to strata czasu.

• „Mam mały zespół (lub nie mam zespołu) i nie mam czasu na przygotowanie kolejnej prognozy”

• „Moja firma dobrze się rozwija i nic na horyzoncie nie każe mi wierzyć inaczej”

• „Moja firma różni się od tych, które opisałeś, więc prognozowanie gotówki nie dotyczy mojej firmy”

• „Moi udziałowcy/kredytodawcy/spółka macierzysta wierzy w nas i ma głębokie kieszenie. Nawet jeśli mamy problem, sfinansują każdy niedobór gotówki, jaki możemy mieć”

Chociaż można je powiązać, wszystkie są krótkowzroczne. Każda firma, nieważne jak silna, nieuchronnie stanie w obliczu trudnych czasów. Nie zapominajmy o Wielkiej Recesji, kiedy rzucono na kolana firmy blue chipów na szczycie świata (np. Goldman Sachs, Morgan Stanley, Lehman Brothers, Bear Stearns itp.). Czy cotygodniowa prognoza gotówkowa zapobiegłaby katastrofie? Może nie. Ale mogę powiedzieć z całą pewnością, że żadna z tych firm nie była w stanie dobrze poradzić sobie z potrzebami płynnościowymi, co mogło złagodzić ewentualne szkody. Zawsze istnieją limity płynności i operator powinien znać te limity.

Dlaczego cotygodniowe prognozy przepływów pieniężnych są przydatne?

Wymusza dyscyplinę poprzez mentalność „gotówka jest królem”

Operatorzy nie mogą chować się za sztuczkami księgowymi, aby ukryć słabe wyniki. GAAP może pomóc w ukryciu problemów biznesowych, ale trudno jest je ukryć, gdy koncentrujemy się na gotówce. Skupienie się na krótko- i średnioterminowych ramach czasowych może szybko wykryć potencjalne problemy i pomóc firmom podlegającym sezonowości przetrwać poza sezonem.

Poprawia zrozumienie klientów i dostawców

Proces stratyfikacji klientów i dostawców zapewnia wgląd w kluczowych klientów i dostawców w zależności od sytuacji:

• Jeśli klient płaci wolno: Może to być pretekstem do zadzwonienia do klienta. Zamiast po prostu żądać zapłaty, może to być kolejna okazja do generowania przychodów — zakładając, że Twoja firma nadal chce prowadzić interesy od tego klienta

• Jeśli niektórzy dostawcy oferują rabaty za wcześniejszą spłatę: Zarządzanie przepływami pieniężnymi może umożliwić firmie skorzystanie z tych rabatów i zwiększyć rentowność

• Jeśli niektórzy dostawcy są rozluźnieni w egzekwowaniu swoich warunków: Firma może rozciągnąć niektórych swoich elastycznych dostawców, aby zmniejszyć kapitał obrotowy netto i zwiększyć gotówkę

Pomaga firmom zrozumieć koszty wzrostu

Rozwijające się firmy są często ograniczone środkami finansowymi, ponieważ nakłady kapitałowe i inwestycje w zapasy muszą być dokonywane przed przychodami związanymi ze wzrostem. Zrozumienie krótkoterminowych potrzeb w zakresie płynności umożliwia firmie zaplanowanie tego wzrostu i pozyskanie odpowiedniego finansowania. W ten sposób pomaga również firmie uniknąć niepowodzenia lub, co gorsza, poważnych problemów finansowych.

Zmniejsza koszt kapitału

Rozumiejąc płynność, firma może zminimalizować zaciąganie pożyczek na kredyt w celu sfinansowania płatności okresowych, takich jak płace i czynsz. W innych przypadkach firma może zmniejszyć ilość przechowywanej gotówki, a zamiast tego wykorzystać kapitał poprzez ponowne inwestycje w firmę, redukcję zadłużenia lub dywidendy.

Zwiększa komunikację z innymi działami

Aby prawidłowo wykonać prognozę przepływów pieniężnych, zespół finansowy musi komunikować się z kolegami z działu sprzedaży, zakupów, rozrachunków z dostawcami, rozrachunkami z odbiorcami, zasobami ludzkimi itp. Zmusza to ekspertów ds. prognoz finansowych do uzyskania pełniejszego zrozumienia biznesu i jego działa.

Kiedy i dla jakich rodzajów firm jest to właściwe?

W wielu przypadkach stresu finansowego można uniknąć poprzez zrozumienie przepływów pieniężnych przychodzących i wychodzących oraz podjęcie odpowiednich odpowiednich działań. We wszystkich przypadkach firma może skorzystać na prognozowaniu gotówki. Pamiętaj, GOTÓWKA JEST KRÓLEM! Jestem głęboko przekonany, że firmy duże i małe, wczesne i dojrzałe powinny korzystać z tego narzędzia. Tygodniowa prognoza przepływów pieniężnych może być nawet dostosowana do każdego rodzaju działalności.

Nieoceniony dla firm w tragicznych sytuacjach

Kiedy jesienią 2008 roku zobaczyłem swoją pierwszą tygodniową prognozę gotówkową, przyznaję, że byłem sceptycznie nastawiony do jej wartości. W tym czasie pracowałem w firmie dystrybucyjnej obsługującej firmy z branży transportowej i budowlanej. Jednak dzięki prognozie byliśmy w stanie uzyskać wgląd w to, kiedy ludzie wchodzili do naszych sklepów i kiedy pieniądze faktycznie trafiały na nasze konto bankowe. Pomimo trudnego otoczenia gospodarczego, podstawowe wyniki biznesowe w zakresie „blokowania i przeciwdziałania” poprawiły się, podobnie jak przepływy pieniężne. Zdaliśmy sobie sprawę, że sprzedaż wzrosła w niektóre dni miesiąca (1, 10, 20) z powodu pewnych wzorców zakupów. Firma wykorzystała ten trend, przeprowadzając w tamtych czasach promocje, aby zwiększyć średnią wartość zamówienia. Szybko stałem się wierzący.

W innej sytuacji z biznesem usługowym uniknęliśmy katastrofy, ponieważ tygodniowa prognoza gotówki trafnie przewidywała, że ​​zabraknie nam gotówki w następnym miesiącu, jeśli bank wymusi obowiązkową spłatę. Firma osiągała ponad 100 milionów dolarów rocznie w sprzedaży, ale mieliśmy dziurę na milion dolarów ze względu na dużą sezonowość firmy. Wykorzystaliśmy prognozę, aby przekonać bank do zmniejszenia wymaganej kwoty spłaty zadłużenia i przebrnąć przez sezonowy kryzys gotówkowy do bardziej dochodowych czasów. Oprócz tego, że pomogły nam uniknąć kryzysu, dokładny wgląd w działalność biznesową wzmocnił naszą wiarygodność w banku, gdy przedstawiliśmy ponowną prognozę dotyczącą renegocjacji naszego pakietu umów.

Ćwiczenie jest również przydatne dla zdrowych firm

Choć jest to sprzeczne z intuicją, kiedy biznes jest świetny, może mieć sens przyzwyczajenie się do cotygodniowego prognozowania. Kontynuuj testowanie i ulepszanie prognozy, aby w przypadku pojawienia się problemu firma mogła podjąć odpowiednie działania w celu obniżenia kosztów, gromadzenia gotówki i przetrwania trudnej sytuacji.

Na przykład firma, z którą współpracowałem, radziła sobie dobrze i miała wystarczającą płynność, ale rozważnie nadal zdecydowała się kontynuować ćwiczenie. Okazało się, że była to właściwa decyzja. Wielu dostawców w branży oferowało zniżki za wcześniejszą wypłatę, z których firma nie korzystała w przeszłości, ponieważ priorytetowo traktowała kapitał obrotowy. Jednak po rozważeniu pewnych wrażliwości doszliśmy do wniosku, że wzrost rentowności byłby bardziej wartościowy niż krótkoterminowy odpływ z wcześniejszego płacenia niektórych kosztów. W tym scenariuszu tygodniowa prognoza gotówkowa pomogła nam osiągnąć zwiększoną rentowność, silniejsze relacje z dostawcami i wyższą wydajność operacyjną.

Jak skonstruować tygodniową prognozę przepływów pieniężnych

Tygodniowe prognozy gotówkowe nie są tak trudne, jak często się przedstawia. W tej sekcji poprowadzę Cię krok po kroku. Po pierwsze, oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać:

• Model zawiera dwa główne elementy. Jedna strona równania to wpływy gotówkowe (przychody), a druga to wypłaty gotówki (płatności gotówkowe). Zajmiemy się obydwoma.

• Syf na wejściu, syf na wyjściu. Twoja analiza jest tak dobra, jak wprowadzane liczby i dane. Postaraj się uzyskać dokładne informacje przed wprowadzeniem ich do modelu.

• Buduj dłużej niż 13 tygodni, a następnie rozwijaj. Chociaż typowy okres prognozy to 13 tygodni, wskazane jest zbudowanie takiej prognozy na dłuższy okres, a następnie jej rozwinięcie. Po 13 tygodniach zaktualizuj założenia, gdy pojawi się rzeczywista wydajność i zmierz prognozę w stosunku do rzeczywistej wydajności. Jak wspomniano wcześniej, użyj okresu, który daje zespołowi czas na reakcję, ale nie jest tak odległy, aby przewidywania stały się bardzo niedokładne.

• Użyj „księgowości pudełek na buty”. Najtrudniejszą częścią dla finansistów jest zmiana mentalności z metody memoriałowej GAAP na księgowość kasową. Pomyśl o swojej firmie jak o pudełku po butach, a jedynym zmartwieniem są pieniądze, które wchodzą i wychodzą – stąd „księgowość pudełek po butach”. Zapomnij o elementach GAAP, takich jak ujmowanie przychodów i KWS, koszty czynszu GAAP, naliczanie premii, odsetki od PIK i utrata wartości firmy — one nic nie znaczą w tej analizie. Czasami złożoność i atrybucje GAAP przesłaniają prawdziwy stan finansowy firmy. Zamiast tego skup się na zimnej, twardej gotówce: wpływy gotówkowe, płatności za zapasy lub usługi, płatności odsetek gotówkowych, czynsz gotówkowy, obowiązkowe spłaty kapitału zadłużenia itp.

Jest to szczególnie ważne, jeśli Twoja firma ma duży odroczony składnik przychodów i pobiera płatności gotówkowe przed rozpoznaniem przychodów. W szkole, z którą byłam związana w przeszłości, czesne było opłacane przed rokiem szkolnym. Dlatego lipiec przyniósł duży napływ gotówki, ale żadnych przychodów. Kolejne miesiące przyniosły przychody, ale gotówki nie wpłynęły.

Zacznijmy. Na potrzeby tego ćwiczenia wykorzystamy firmę konsultingową, która otrzymuje stałą tygodniową stawkę za konsultanta. Posiada również zmienny, ale przewidywalny mnożnik oparty na przepracowanych godzinach tygodniowych. Ponadto otrzymują wysokie honoraria za sukces po zakończeniu niektórych projektów. Założymy również, że firma wynajmuje powierzchnię biurową, a także ma zadłużenie.

Krok 1: Skonfiguruj arkusz kalkulacyjny

Pierwszym krokiem jest skonfigurowanie arkusza kalkulacyjnego. Dodaj daty końca tygodnia u góry; Osobiście wolę, aby data była piątkiem pod koniec tygodnia, ale możesz również użyć poniedziałku na początku tygodnia, w każdym razie jest w porządku. W kolumnie po lewej stronie utwórz wiersze dla wpływów gotówkowych (cyklicznych i jednorazowych) oraz wypłat (obowiązkowych i uznaniowych). Wypełnij i przeanalizuj rzeczywiste dane z 3-4 tygodni, aby narysować trend, a następnie zaprojektuj stamtąd.

Należy pamiętać, że uznaniowe wypłaty obejmują te koszty, w przypadku których firma ma pewną swobodę w zakresie tego, kiedy zapłacić, w przeciwieństwie do czegoś takiego jak lista płac, która musi być wypłacona tego samego dnia każdego miesiąca.

Arkusz kalkulacyjny poniżej projektów powyżej 13 tygodni, ale pokazuję tylko te 13 tygodni. Aby dalej przesuwać prognozę przepływów pieniężnych do przodu, możesz po prostu odkryć następną kolumnę i ukryć najbardziej odległy rzeczywisty tydzień. W poniższym przykładzie uwzględniłem zarówno powtarzające się, jak i jednorazowe wpływy gotówkowe, typowe wypłaty, takie jak płace i czynsze, a także wypłaty uznaniowe, takie jak rekrutacje i płatności kluczowych dostawców.

Krok 2: Skoncentruj się na wpływach gotówkowych, wybierając jeden z czterech rodzajów

Po skonfigurowaniu arkusza kalkulacyjnego skoncentruj się na wpływach gotówkowych, co często jest najtrudniejszą rzeczą do przewidzenia. Jeśli firma prowadzi sprzedaż na kredyt, będziesz potrzebować raportu Wiekowanie należności, który zawiera szczegóły dotyczące należności według czasu spłaty faktury. Potrzebny będzie również lejek sprzedaży lub prognoza. Oczywiście bardzo ważne jest, aby było to ćwiczenie oparte na współpracy z kolegami z działu sprzedaży i marketingu. Następnie zrozum, w jaki sposób firma dokonuje sprzedaży i zbiera gotówkę. Generalnie istnieją cztery modele:

Typ A. Umowne wpłaty gotówkowe: stały termin i kwota

Ten rodzaj odbioru gotówki jest zdecydowanie najłatwiejszy do rozliczenia: po prostu przejrzyj każdą umowę i zaplanuj termin płatności. Najpierw oblicz tygodniowy przychód, a następnie rozważ warunki płatności. Kluczowym punktem danych, który należy zrozumieć, jest część zakontraktowanych przychodów, która 1) jest spłacana z opóźnieniem lub 2) doprowadziła do powstania nieściągalnego długu. Jeśli 5% płatności jest spóźnionych, upewnij się, że odzwierciedla to Twoja prognoza przepływów pieniężnych. Jeśli 2% zakontraktowanych płatności nigdy nie wpłynie, należy zmniejszyć zakontraktowane przychody o 2%.

W przykładowej firmie konsultingowej firma otrzymuje tygodniową stawkę za konsultanta. Przyjęliśmy 5000 dolarów tygodniowo na konsultanta. Założyłem również niewielką kwotę złych długów (2%), ale żadnych opóźnień w płatnościach. Przychód uzyskany w ciągu miesiąca jest należny 10 dnia następnego miesiąca. Oznacza to, że tygodnie, w tym dziesiąty, będą miały większe wpływy, podczas gdy inne tygodnie z wydatkami, takimi jak czynsz i płace, mogą prowadzić do poważnych odpływów gotówki.

Typ B. Powtarzające się wpływy gotówkowe: przychody z pewnym wzorem

Ten rodzaj odbioru jest nieco trudniejszy, ale istnieją sposoby na wykorzystanie danych historycznych do prognozowania. Moim zdaniem są to najciekawsze rodzaje biznesów do prognozowania; choć wymagają one więcej analizy, można zbliżyć się do rzeczywistości. Pracowałem z wieloma firmami z tym modelem i dopiero po przyjrzeniu się danym odkryliśmy ważne wzorce. Większość detalistów pasuje do tego modelu biznesowego, podobnie jak firmy usługowe i produkcyjne, które przyjmują zamówienia przychodzące od stałych klientów. Dla sprzedawców detalicznych niektóre dni (weekendy, święta itp.) są często dniami dużych przychodów, podczas gdy inne (takie jak poniedziałki) są wolniejsze. W przypadku firm usługowych i/lub produkcyjnych często klienci ci zamawiają lub wymagają usługi w regularnych ramach czasowych.

I. Pierwszym krokiem, zakładając, że dane są dostępne, jest rozłożenie sprzedaży według segmentu, branży, linii biznesowej, a najlepiej oceniać biznes według dnia. W zależności od Twojej firmy będziesz chciał używać danych sprzed kilku miesięcy lub nawet kilku lat. Jeśli biznes nie jest bardzo sezonowy, wystarczy kilka miesięcy. Jeśli jest sezonowy z miesiąca na miesiąc, najlepiej wykorzystać dane z kilku lat.

II. Następnie spójrz na dzienne przychody w ujęciu miesięcznym lub tygodniowym. Oblicz, jaki procent przychodów przypada średnio pierwszego, drugiego, trzeciego itd. dnia miesiąca. Będziesz także chciał obliczyć procentowy przychód w poniedziałek, wtorek itd. dla przychodów tygodniowych. Wkrótce zaczną się pojawiać wnikliwe wzorce. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​firmy często miały miesięczny rytm, w którym X% przychodów przychodziło na 1., 2., 3. itd. Nie było to idealne, ale było o wiele dokładniejsze niż założenie, że przychody wpłynęły proporcjonalnie w ciągu miesiąca, i dał lepszy punkt wyjścia do prognozowania przepływów pieniężnych.

III. Na koniec zagreguj dane z ostatnich kilku miesięcy (średnia % miesięcznych przychodów każdego dnia miesiąca) i użyj ich jako podstawy dla przyszłych miesięcy. Pamiętaj, że dobrym pomysłem jest użycie kilku punktów danych dla 30-dniowych i 31-dniowych miesięcy. Oszacuj, jeśli nie są dostępne dane z lutego (28 dni).

W poniższym przykładzie zastosowaliśmy znacznie prostsze założenie dla tych płatności cyklicznych. Nasza firma konsultingowa poprosi o dodatkową opłatę, gdy jej konsultanci wykonają dodatkową pracę, która wykracza poza zakres projektu. Firma prosi średnio o 1000 dolarów tygodniowo dla około 20% swoich konsultantów, na podstawie średnich historycznych. W takich przypadkach firmy klienckie płacą opłatę przyrostową w 90% przypadków (zarabiając dług nieściągalny w 10%), na tych samych warunkach, co stawka tygodniowa, z którą się kontaktowano.

Aby jeszcze bardziej zademonstrować ten krok, zamieściłem przykład firmy detalicznej całkowicie niezwiązanej z przykładową firmą konsultingową. W większości oczekujemy, że prognozowana tygodniowa sprzedaż załamie się w podobny sposób, jak wyniki historyczne. Ponieważ sobota i niedziela stanowią odpowiednio ~27% i 26% sprzedaży tygodniowej, przewidujemy podobne wartości w przyszłości. Musimy również oszacować niektóre anomalie, takie jak święta i dni dłuższe niż zwykle, takie jak Czarny Piątek. Inne są wyróżnione, w tym Święto Pracy, Święto Dziękczynienia i Boże Narodzenie.

Typ C. Jednorazowe ryczałtowe wpłaty gotówkowe: jednorazowe w naturze

Ten rodzaj paragonu jest trudny do zaprojektowania i wymaga szerokiej komunikacji z zespołem sprzedaży. Wskazane jest również stosowanie ostrożnych szacunków opartych na tym, co mówi zespół sprzedaży, ponieważ ich rola zawsze ma wrodzoną nieprzewidywalność i jest zależna od innych stron. W rezultacie Twoja firma powinna unikać wykorzystywania tych płatności do finansowania operacji i powinna traktować te płatności jako „znalezione pieniądze”.

W poniższym przykładzie firma otrzymała duże honorarium klientów na kilka miesięcy przed rozpoczęciem projektu, zrekompensowane za czas potrzebny na znalezienie odpowiedniego personelu (50 000 USD we wrześniu i 75 000 USD w listopadzie). Te uchwyty są trudne do przewidzenia pod względem wielkości i czasu. W tym przykładzie liczby odzwierciedlają raporty zespołu sprzedaży. Jednak w rzeczywistości wskazane byłoby opóźnienie terminów tych płatności o 3-4 tygodnie, a także zmniejszenie ich o połowę.

Typ D. Hybrydowe pokwitowania gotówkowe: Połączone elementy wszystkich trzech modeli

Prognozowanie przepływów pieniężnych dla firmy z hybrydowym modelem biznesowym może wydawać się zniechęcające, ale nie powinno tak być. Możesz po prostu podzielić linie przychodów według typu i zastosować metodologię prognozowania dla każdego z nich.

Pamiętaj, że liczy się to, kiedy gotówka trafia do księgi głównej lub konta bankowego, a nie kiedy dokonuje się sprzedaży. Czasami sprzedaż i płatność odbywają się jednocześnie, co jest idealne. Jednak w innych przypadkach, jak to często bywa w przypadku firm, które dużo sprzedają kartami kredytowymi, występuje kilkudniowe opóźnienie. Może się to wydawać niewielkie, ale tak nie jest – pamiętaj, aby uwzględnić tę różnicę, na przykład zarejestruj gotówkę jako nadchodzącą w ciągu kilku dni po dokonaniu sprzedaży.

Firma konsultingowa w naszym przykładzie łączy rodzaje paragonów gotówkowych. Płatności umowne i przewidywalne płatności powinny finansować operacje, podczas gdy zaliczki dla dużych klientów (50 000 i 75 000 USD) powinny być traktowane jako miłe premie, jeśli i kiedy się pojawią.

Krok 3: Skoncentruj się na wypłatach gotówki

Po drugiej stronie równania prognoz przepływów pieniężnych są wypłaty gotówkowe, zwane inaczej płatnościami gotówkowymi. W dobrze zarządzanej organizacji są one znacznie łatwiejsze do przewidzenia, ponieważ ogólnie istnieją dobre kontrole nad tym, kto jest upoważniony do wydawania pieniędzy i kiedy dokonuje się płatności. Jednak widziałem, jak organizacje bez dobrej kontroli są nieustannie zaskakiwane dużymi wydatkami. Jeśli nic więcej, cotygodniowa prognoza gotówkowa wymusza dyscyplinę organizacyjną w kwestii tego, kto może wydawać i jakie są ich limity.

I. Pierwszym krokiem jest wyszczególnienie, jakie płatności należy dokonać w określonych terminach. Lista ta powinna zawierać takie pozycje, jak płace, odsetki, amortyzacja kapitału zadłużenia, czynsz, a media to płatności, z którymi Spółka zwykle nie ma zbyt dużego pola do opóźnień. Brak listy płac jest katastrofą i zmusza firmę do zamknięcia drzwi. Brak spłaty odsetek lub kwoty głównej powoduje, że firma pozostaje w zwłoce wobec pożyczkodawców, a opóźnione płatności czynszu skutkują wysokimi grzywnami, jeśli nie przejęciem.

Pierwsze migawki zawierają szczegółowe informacje o płacach, płatnościach dla konsultantów oraz harmonogramie obsługi zadłużenia. Ostatni obraz zawiera pełną akumulację obowiązkowych płatności, w tym wyżej wymienione pozycje, a także czynsz i media.

Lista płac

Konsultanci (1099 wykonawców)

Harmonogram obsługi zadłużenia

Pełne zestawienie wypłat obowiązkowych

II. Po zaplanowaniu stałych płatności należy sprawdzić, co pozostało na kontach zobowiązań. W tej części ćwiczenia podziel dostawców na dostawców krytycznych i niekrytycznych. Dostawcy krytyczni to tacy, którzy mogą przerwać działalność, jeśli zdecydują się przestać Ci służyć: pomyśl o Google jako firmie zajmującej się wyszukiwaniem cyfrowym lub dostawcy aluminium dla producenta puszek po napojach. Są one najwyższym priorytetem i muszą być opłacane przed innymi dostawcami, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie.

W naszym przykładzie dostawca oprogramowania i biuro podróży są dostawcami krytycznymi. Firma korzysta z zastrzeżonego oprogramowania do swojej pracy i korzysta z usług zewnętrznego biura podróży, aby uzyskać najlepsze możliwe stawki za sprowadzenie swoich konsultantów na spotkania.

III. Pozostali dostawcy są uważani za mniej krytycznych dostawców, czyli takich, których firma może zwykle rozciągnąć bez znaczących szkód w najbliższym czasie. W najlepszym przypadku, do którego powinieneś dążyć, każdy otrzymuje płatność na czas. Jednak w trudnych chwilach możesz zostać zmuszony do skorzystania z tego obszaru, aby uwolnić trochę gotówki. Jeśli zajdzie taka potrzeba, dostawca, taki jak firma zajmująca się rekrutacją kadry kierowniczej lub dostawca materiałów biurowych, może zostać nieco bardziej rozciągnięty. Ważne jest również, aby zrozumieć, czy istnieją umowne opłaty za opóźnienia, których należy unikać. Oczywiście, zrozum potrzeby indywidualnego biznesu; powinieneś rozciągać tych dostawców tylko w razie potrzeby.

W poniższym przykładzie przesuwanie płatności Profesjonalnej Prowizji i Rekrutacji na tygodnie, w których oczekiwane saldo gotówkowe jest nieco wyższe i nie niższe niż poziom komfortu 100 000 USD, jest potencjalnym rozwiązaniem, aby utrzymać poziom powyżej 100 000 USD (lub inny poziom, który firma uzna za wygodny dla operacji).

IV. Odejmij wypłaty od wpływów gotówkowych dla przepływów pieniężnych netto. Dodaj lub odejmij od początkowego salda tygodniowego, aby uzyskać końcowe saldo tygodniowe (które będzie saldem otwarcia w przyszłym tygodniu). Tygodnie zaznaczone na czerwono mają ujemne przepływy pieniężne netto. W przypadku deficytu w saldzie gotówkowym na koniec tygodnia albo skorzystaj z kredytu (jeśli jest dostępny) albo zastanów się, jak zwiększyć wpływy lub zmniejszyć wypłaty. Jeśli zidentyfikowałeś problem, porozmawiaj o nim z kluczowymi menedżerami. Możesz planować, nie czekaj na kryzys!

Pożegnalne myśli

Podsumowując, cotygodniowe prognozowanie gotówki może znacznie poprawić dyscyplinę i kontrolę operacyjną. Chociaż nie rozwiąże wszystkich problemów w fundamentalnie trudnej firmie, może poprawić procesy biznesowe i funkcjonalność. Cotygodniowe prognozy prowadzą do wglądu w firmę, gdzie firma może zaoszczędzić pieniądze, potencjalnie zwiększyć przychody i zwiększyć przepływ środków pieniężnych. Co ważniejsze, jeśli zostanie wykonane właściwie, z krytycznym myśleniem i odpowiednim wglądem, może pomóc menedżerom wyprzedzić wszelkie potencjalne problemy i odpowiednio zaplanować. W końcu Richard Branson ujął to najlepiej: „Nigdy nie odrywaj wzroku od przepływów pieniężnych, ponieważ są one siłą napędową biznesu”.