遠程辦公中的反模式

作為一名在職業生涯中從事過多項工作的資深遠程辦公人員，我見證並體驗了成為遠程工作者的許多樂趣。 至於遠程辦公的弊端，我能講的恐怖故事不止幾個。 有一點藝術愛好和數學天賦，我對模式也很著迷：設計模式、建築模式、行為模式、社會模式、天氣模式——各種各樣的模式！

當我第一次遇到反模式時，我發現了一大堆智慧，我希望在我艱難地學習之前就知道。 反模式是可識別的重複模式，它們對失敗有很大影響。 例如，不斷打斷員工以查看員工是否完成任何工作的經理正在從事一種反模式，該模式旨在阻止員工完成任何工作！

根據我自己的經驗和朋友和同事的經驗，這裡是與遠程辦公相關的反模式的描述。

眼不見，心不煩

同事之間的溝通不僅僅發生在預先安排的會議中。 事實上，大多數溝通往往是即興和非正式的。 有時是在走廊裡偶遇，有時是自發決定去吃點東西。 戲謔，笑話，關於家庭和寵物的軼事，所有這些對於組建支持團隊至關重要。 在非正式的情況下，我們往往更放鬆，更坦率，更願意質疑規範和權威，所有這些都是設計師、工程師和建築師的理想行為。 通過這些互動，我們發現了彼此的優勢、劣勢、熱情和不足。 一旦隊友之間達成這種理解，他們就會開始互相支持，互相挑戰，並在幫助彼此實現更高目標中找到滿足感。

遠程辦公同事的問題是如何讓他們參與這種非正式的互動。 你不能在走廊裡遇到他們，你不能和他們一起出去吃午飯，但如果團隊要成功，這種包容是絕對必要的。

反模式：形式和變體

這種反模式的典型形式是簡單地做與沒有遠程工作人員的任何辦公環境相同的事情：邀請所有合適的團隊成員參加安排好的會議，當您有特定問題時致電團隊成員，並將電子郵件僅限於業務- 特定主題。 在這種環境下，遠程工作人員只能以正式方式與現場工作人員進行交互。 您的遠程辦公員工在情感上變得疏離和冷漠，因為他們覺得自己被降為二等團隊成員的地位。

這種反模式的另一種常見形式出現在現場同事或管理層傾向於面對面互動時。 例如，一位善於與團隊成員交談、使用肢體語言進行互動並在隨機有趣的話題上跑題的經理可能很難將這種自然的行為模式調整到看不見的人身上。 電話和視頻聊天感覺他們缺乏人情味，這可能是由於它們的非自發性。 那就是，事實上，困難的根源：自發性。 由於與遠程工作者的互動不是自發的，這些遠程工作者感覺更像是局外人而不是隊友。

最難面對的變種是當經理對遠程工作人員有偏見時。 這種偏見可能是眾所周知的，但通常是潛意識的。 這種偏見可能是由於過去與遠程工作者的經驗，甚至是作為遠程工作者的結果。 偏見也可能是文化的、專業的或哲學的。 一個有偏見的經理比遠程辦公的員工更頻繁地向當地員工提供重要的任務、理想的項目以及表揚和晉升。 結果，遠程工作人員變得疏遠、效率低下和憤怒導致離職，所有這些行為都加劇了經理的偏見。

打破格局

為了打破這種反模式，我們需要一個鼓勵和支持遠程員工和本地員工之間非正式和自發互動的解決方案。 當然，面對面的討論仍然會發生，不應該氣餒，但應該鼓勵盡可能地包括遠程工作者

遠程辦公最佳實踐解決方案：即時消息（文本聊天）

想像一下，每個團隊成員都使用相同的即時通訊程序，知道彼此的句柄，並且通常在工作時登錄。 自發的交流可以很簡單，比如點擊一個名字，輸入幾個詞，然後發送。 笑話、故事、抱怨和合法的工作問題可以通過即時消息輕鬆討論，無論您是在與您的辦公室同事還是在全球另一端的團隊成員交談。

即時通訊的巨大優勢在於它非常自發，它甚至可以鼓勵安靜的團隊成員進行交流，而且它是免費的！ 許多公司甚至提供特定的即時通訊程序，以確保所有數據都保留在公司的內部網絡上。

根據我的經驗，即時消息的批評者認為他們的缺點是打字速度不夠快，或者不斷的中斷會妨礙實際工作的完成。 奇怪的是，我發現這些論點完全是由最難通過電話聯繫和最難通過電子郵件獲得答案的人提出的——也就是說，那些抱怨的人是遠程工作者最不可用的人！

我見過許多公共即時通訊程序成功地用作遠程工作者，包括 Yahoo Instant Messenger、AOL Instant Messenger、Google Talk、Microsoft Messenger、Skype 和 ICQ。 一些公司會出於各種原因阻止這些公共服務，但會提供公司內部的解決方案。 開源解決方案可用於服務器（Openfire、ejabberd）和客戶端（Pidgin、Adium）。

（不是）解決方案：語音聊天

我不認為語音聊天可以解決遠程辦公問題的原因是語音聊天與電話一樣被對待。 通過語音聊天進行交流是一種正式的情況。 事實上，忽略語音聊天請求比忽略電話鈴聲更容易。 我在純音頻解決方案中遇到的其他困難包括連接質量、口音和發音不佳。 當多個人在任一端時，這些情況會更加複雜，因為很難區分聲音。

需要明確的是，我並不是說永遠不應該使用語音聊天或電話。 對於正式討論，它們是有效的。 主要依靠語音聊天或電話與遠程工作人員進行所有通信可能會創建或促成“看不見，心不在焉”的反模式，因為它缺乏非正式性和自發性。

（有時是）解決方案：視頻聊天

視頻聊天與音頻聊天有類似的問題，但視覺組件為用戶提供了更徹底的交流方式。 例如，同事可以觀察肢體語言並共享屏幕。 能夠看到您的同事使他們更加“真實”，因此他們不再“看不見”。 然而，視頻聊天仍然不鼓勵完全打破反模式所必需的非正式和自發性。 Skype 是最著名和使用最廣泛的視頻聊天程序。 谷歌環聊是一種處理群組視頻聊天的迷人方式，因為環聊允許每個人看到彼此。

解決方案：群聊

群聊是指前面提到的使用即時通訊工具的文本聊天，但同時涉及多個團隊成員。 每個參與者發送的每條消息都會被其他所有參與者看到。 通過依賴文本，不會發生音頻問題。 使用文本媒體，參與者只需偶爾看一眼就可以跟上整個對話，而不必一直專注於它。

最有趣的是，讓多人進行長時間的文本聊天會導致自發聊天和非正式互動的顯著增加。 有時，聊天與工作無關，例如對時事、家庭新聞或體育的評論。 然而，更多時候，這樣的對話是關於同事、設計決策和公司方向的相關觀察和問題。 我剛才描述的是水冷卻器效應，而這正是打破這種反模式所需的自發和非正式溝通類型。

Skype 的群聊有一個額外的遠程辦公最佳實踐功能，值得強調：當聊天參與者登錄 Skype 時，群聊的歷史記錄會更新，以便參與者可以看到所有錯過的消息。 這甚至使工作時間明顯不同的團隊成員能夠參與並了解正在進行的對話。

當我為 Skype 的歷史緩存群聊尋找開源解決方案時，我發現 Openfire 聊天服務器具有相同的功能。

例子

在我之前的一項工作中，公司實際上要求每個人都使用 Skype 並儘可能保持登錄狀態。 一個群聊包括公司的每個成員，用於全球公告。 其他特定辦公室的群聊也以同樣的方式使用。 偶爾，這些群聊會撿到閒聊，所以有些是專門為這種隨意的玩笑而創建的。 此外，不同的團隊會有自己的群聊，每當出現需要高度關注和可見性的問題時，就會專門針對該問題創建另一個群。 通過這種安排，當前事件以及關鍵的客戶問題都可以輕鬆傳達，並且我能夠更多地了解本地和遠程同事的個人品味。 每當我有問題時，我所要做的就是在正確的聊天中提出問題，讓別人回答。 每天早上我都能趕上我在晚上錯過的談話。 我的生產力得到了提高，決策過程變得透明，並且我能夠與不同地點的遠程辦公同事建立更好的關係。

在後來的一份工作中，我是幾個新團隊成員之一，我們中的一些人是遠程的。 最了解代碼庫的高級團隊成員沒有使用即時通訊工具，也沒有接聽電話。 每當我們中的一個遠程工作人員需要他的回答時，我們發現自己要求當地工作人員去高級成員的隔間詢問我們。 我們的經理聽到了很多關於這位高級成員無法進入的投訴。 這是一個常見的遠程辦公問題。 我提出使用 Skype 群聊來改善溝通。 所有新的團隊成員都迅速加入。 在高級團隊成員最終加入之前，花了一個月的時間才讓我們的經理聯繫起來，還有更多的請求以及許多請求。 他討厭被打擾，所以他很少登錄。然而，新團隊成員彼此非常熟悉，我們開始通過分享我們的知識和回答彼此的問題來解決資深團隊成員的頑固問題。

結論

打破“眼不見心不煩”的反模式並糾正這種遠程辦公的弊端，需要每個團隊成員做出努力，並為所有同事提供服務。 可用性、非正式性和自發性的結合有助於加強您與遠程和本地同事的聯繫

你最好像我一樣

弗雷德很生氣，因為他在一個星期五下午四點找不到蘇。 弗雷德發現她去參加一個家庭週末露營。 為了解決這個問題，弗雷德在下週五下午 5:30 召開了一次強制性會議。 當 Sue 準備簽完晚上去參加她女兒的音樂會時，她收到了開會的通知——晚上 8:30，Fred 在太平洋時區； Sue 在東部時區。

當一個人假設或期望所有同事都像你一樣行事時，“你最好像我一樣”反模式的本質就出現了。 即使在遠程辦公和同地辦公的員工中，這也可能是一個問題！ 例如，一個人可能喜歡早起早退，而另一個人喜歡晚入晚住。 經理的午餐時間可能是中午，但一名團隊成員更喜歡在下午 1:30 吃午飯 精力充沛的團隊負責人安排了周一上午 8:00 的狀態會議，結果發現有幾名團隊成員尚未到達，並且在場的人都睡眼惺忪，端著咖啡杯，一言不發。

對於遠程工作者來說，這種反模式可以消除遠程辦公的所有優勢，同時破壞他們自己的生活質量。 三個小時的時區差異可能意味著遠程工作人員可能會在團隊成員離開去吃午飯時開始新的一天。 由於整個國家都在慶祝為期一周的假期，因此無法聯繫到位於中國的團隊成員。 美國的例行下午會議在印度的半夜舉行。 為期一周的為期一天的培訓可以防止遠程工作人員看到他們的孩子，因為培訓會佔用他們整個下午和晚上。

形式和變體

這種反模式的主要形式是以自我為中心的團隊成員。 這個人認為下午 3:30 是一個完美的會議時間，而沒有考慮到許多本地同事將經歷他們下午的精力不足或遠程同事將坐下來吃晚飯。 這樣的會議浪費了每個人的時間，因為除了組織者之外沒有人願意參加。

這種反模式更陰險的形式是墨守成規的人，例如上面例子中的 Fred，他希望每個人都遵守他的日程安排，但只要有人不遵守，他就會被冒犯。 這樣的人試圖強迫他人採取偏好的行為模式，通常會導致怨恨和被動或主動的反叛。

可能發生的這種遠程辦公問題的一個變體是“隨時待命”。 在非工作時間報告的客戶問題導致工人在非工作時間被要求工作。 當然，這可能發生在本地和遠程工作人員身上，但是遠程工作人員通常可以更快地解決問題，因為他們離工作環境只有幾秒鐘的路程。 在最壞的情況下，工人沒有得到報酬或任何其他補償，例如補償時間，導致不滿和過度工作導致生產力下降。

另一個變體是“All Hands On Deck”，遇到緊急情況，下意識的反應是聯繫每個團隊成員同時調查問題。 如果團隊成員不進行溝通導致重複工作並在死胡同的調查路徑上浪費時間，這將變得更加複雜。 當每個緊急問題都被視為緊急情況時，就會出現病理情況。

打破格局

遠程辦公最佳實踐需要遠程工作人員的靈活性，但也需要整個團隊的理解和考慮

解決方案：了解你的同事

鑑於每個人都是不同的，並且這些差異使團隊變得靈活，每個成員都應該了解他的同事的工作時間表。 到目前為止，以電子方式共享日曆是最好的方法，因為它允許所有同事查看轉換為他們自己時區的可用時間。

應盡可能在所有參與者有空的情況下進行實時討論。 在不可能的情況下，應為那些需要在正常工作時間以外工作的人提前協調此類討論。 作為一個很好的規則，召集會議的人應該是最樂於鼓勵其他人盡可能多地參與的人，以盡量減少遠程辦公員工的問題。

不需要實時協作的討論應轉移到異步渠道，例如電子郵件、語音郵件或文本聊天。 但是，團隊成員必須養成及時閱讀和回复此類消息的習慣，否則可能會被要求在不合適的時間參加會議！

解決方案：應急預案

緊急不是緊急！ 如果報告了來自重要客戶的問題，那肯定是緊急的——但這不是緊急的。 如果即將錯過最後期限，那當然很重要； 然而，它很少是緊急的，當然也不是緊急情況——它早就應該注意到並且已經採取了措施。 如果您的企業網絡在高峰時段出現故障，並且許多簽訂服務質量合同的客戶給您打電話，那麼這對您的團隊來說是緊急情況。

以下應急響應計劃側重於效率和有效性。 由於這種結構效率低下，因此它故意與正式和官僚的等級制度背道而馳。 唯一的目標是解決緊急情況，應該拒絕任何範圍蔓延。

1. 為問題建立一個中心聯絡點，以管理信息和客戶服務。 此人應該是開發團隊的成員，而不是管理人員，並且他或她應該了解所有涉及的團隊成員以及每個人正在調查的內容。 繞過這個人可能會中斷調查並冒著及時解決的風險。 請注意，此人不一定指導響應者的活動

2. 建立響應者之間的公共溝通，並使其非正式，以鼓勵快速和誠實的溝通。 將聯絡中心置於溝通鏈中，並移除任何干擾調查的人。 如果每個人都密切關注它，電子郵件可以在緊要關頭髮揮作用。 谷歌環聊更好，最好使用記錄歷史的群組文本聊天，以便所有人都可以進行對話

3. 忽略正式的組織結構和職稱，讓響應者結構自然發生。 似乎負責的人可能是知識最多的人，這是理想的。 忽略並大聲疾呼任何試圖譁眾取寵、拉高等級或打擊自我的人。 只有當個性優先於有效性時，才應該有人介入。

4. 應急響應團隊應僅從立即可用的人員開始。 響應者會臨時決定還需要呼叫誰。 如果很明顯響應者沒有什麼可貢獻的，請將該人從響應團隊中移除或分配給他一個支持角色。

5. 每當有人需要休息時，就給他。 好的解決方案不會在壓力下出現。 當團隊成員感到壓力和疲倦時，他的創造力和分析能力會迅速下降

6. 只在它不再是緊急情況之前解決問題——直到它被修復！ 無論緊急情況的解決方案是什麼，都需要在團隊成員更清晰地思考時進行審查

無論您是否遵循這些遠程辦公技巧，都要承認每個人的貢獻，慶祝成功，並給每個人充足的時間來恢復。 如果團隊成員取消了個人計劃或錯過了家庭時間，請想辦法以對他們來說很重要的方式來彌補。 考慮一下：您希望您的應急響應人員積極、樂觀、專注並渴望發光。 如果他們做出犧牲，他們應該得到回報。 相反，如果他們沒有得到任何回報，他們下次會更傾向於忽略電話

解決方案：在羅馬時

當需要擴展實時交互時，例如講師指導的培訓、團隊建設、項目規劃或小組練習，請考慮在該時間段內將所有員工帶到一個地點。 努力克服預算限制和日程安排衝突等障礙。 對於那些必須遠程參加的團隊成員來說，這是使用高端電話會議設備的時候了。 應提供高質量的視頻和音頻饋送，讓遠程工作人員看到所有本地參與者，反之亦然。

需要明確的是，我是說免提電話斷斷續續的低分辨率視頻是不夠的。 您希望每個人都覺得他們的遠程同事是完全的參與者，而不是要求輔助人員盡可能地觀察。 筆記本電腦集成的網絡攝像頭可能無法實現高清視頻，而且它肯定會佔用大量帶寬。 完成這項工作可能需要在本地和遠程位置中的一個或兩個位置進行設備支出和更高的吞吐量。 未雨綢繆; 在您的第一個遠程工作人員開始工作之前，確保一切就緒並經過測試。

對於遠程工作人員來說，在下班時間參加這些會議可能會帶來不便； 但是，請記住，這些時間與在現場工作的時間相同。 作為遠程工作者，進行與旅行時相同的日程調整。 讓家人和朋友知道那些日子你實際上是在“出差”工作。 調整你的睡眠模式以匹配你的團隊。 注意修飾和穿衣，並整理您的工作區域。

解決方案：提前付款

當同事有問題時，幫助他們解決問題，反過來，該同事會在您需要時幫助您。

考慮一下：你正在做一些非常重要的事情，然後你遇到了一個絆腳石，比如一段你不理解的代碼，或者你需要以特定方式與之交互但你不知道如何交互的模塊。 給定時間，你知道你可以解決這個問題——但你也知道你的同事 Sam 熟悉程序的這一部分，與他在一起五分鐘可能會為你節省五個小時的時間。 您向 Sam 發送即時消息。 Sam 注意到了，停下手頭的工作，和你聊了幾分鐘，然後偷看代碼，或者你分享你的屏幕給他看問題。 十分鐘後，你就有答案了！ Sam 給了你一些建議，你交換了一些關於遺留代碼的評論或編程笑話。

遠程辦公人員的另一個常見問題：突然，現場一台機器停止響應您。 您認為它需要重新啟動，但您不能只是走過去並按下重置按鈕。 現場有人需要這樣做，而您甚至不在乎那是誰。 你在群文本聊天中發了一條消息，“嘿，有人可以檢查一下 xyz 嗎？” 幾秒鐘後，您的一位同事發回“檢查！” 問題解決了。

你的同事是合作者，而不是分心者。 這些中斷是有啟發性的，而不是破壞性的。 團隊成員應在正常工作時間內隨時提供幫助。 幫助可以讓您了解同事的長處和短處。 更重要的是，當你尋求幫助的時候，你的同事會優先幫助你，這才是你真正想要的，對吧？ 如果您需要一些專注時間，請退出即時通訊工具，並告訴人們在需要時給您打電話——如果有此類電話，請務必接聽。 如果您無法接聽電話，請經常查看您的電子郵件和語音信箱，並及時回复。 相信您的同事與您聯繫是因為他們需要您，反過來，他們會在您需要時出現。

這不是僅限於遠程辦公的最佳實踐。 事實上，這個解決方案同樣適用於本地同事，因為它是遠程的，但是本地同事更容易走到你面前詢問，而你更難以忽視。 此外，這個特定的解決方案不僅僅是反模式的解決方案。 它也是解決人際關係和生活問題的方法。 當朋友尋求幫助時，您會停止正在做的事情並提供幫助。 作為回報，當你尋求幫助時，你的朋友也會以同樣的身份幫助你。 即使是陌生人也會在被問到時互相幫助。 我們並不孤單，我們也不打算獨自做事。 如果你在別人跌倒時扶起他們，在他們跌倒時把他們拉起來，那麼你會發現你正在把世界握在手中。